Proyek &

Manajemen Resiko
Yori Apridonal M, M.Kom
Manajemen juga disebut sebagai “SENI” untuk
merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”.

Kaitannya dengan organisasi, berarti para manajer

dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara
pengaturan orang lain (misalnya staff atau karyawan)
untuk melakukan berbagai pekerjaanya sesuai
dengan tujuan organisasi, tanpa harus melakukan
dengan tangan sendiri.
 Bentuk Pengerjaan
Proyek
• Proyek konstruksi : terkait pekerjaan membangun
atau membuat produk fisik.
• Proyek Penelitian dan Pengembangan : terkait
pekerjaan mencari, menemukan, mengembangkan
produk.
• Proyek jasa : kegiatan membangun atau membuat
produk jasa, misalnya perancangan sistim informasi
manajemen, peningkatan produktivitas, pemberian
training.
 Dari mana ide proyek?

• Client / customer
• Tawaran dana
• Proses lelang
• Dari dalam perusahaan / organisasi
• Melakukan penawaran
 Ukuran Proyek

• Jumlah kegiatan
• Besarnya biaya
• Jumlah tenaga kerja
• Waktu yang diperlukan
 Kerumitan Proyek
• Jumlah kegiatan dan hubungan antar kegiatan.
Makin banyak jumlah kegiatan dan makin
banyak hubungan antar kegiatan maka proyek
tersebut dapat dikatakan sebagai proyek yang
memiliki kompleksitas yang tinggi.
• Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok/
organisasi yang terlibat
• Tingkat kesulitan yang tinggi menunjukkan
komplesitas proyek yang tinggi pula.
 Keuntungan
Manajemen Proyek
• Efisiensi
• Kontrol yang baik
• Meningkatkan kualitas
• Meningkatkan produktifitas
• Menekan resiko kesalahan
• Meningkatkan semangat
 Kompetensi
Manajemen Proyek
1. Kompetensi Pencapaian Bisnis
• Kompetensi Kesadaran Bisnis : Kemampuan mengikat
tiap proyek sistem pada misi, visi dan tujuan
organisasi (perusahaan).
• Kompetensi Orientasi Rekan Bisnis : Kemampuan
menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna
selama proyek berlangsung.
• Kompetensi Komitmen pada Kualitas : Kemampuan
memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada
kualitas organisasi secara keseluruhan.
 Kompetensi
Manajemen Proyek
2. Kompetensi Pemecahan Masalah
• Kompetensi Pengumpulan Informasi :
Kemampuan memperoleh informasi
faktual yang diperlukan untuk
menganalisis,merancang (disain) dan
mengimplementasikan sistem
informasi.
 Kompetensi
Manajemen Proyek
• Kompetensi Inisiatif : kemampuan
mendemonstrasikan kreativitas,
resiko yang diperhitungkan dan
kelanjutan yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
 Kompetensi
Manajemen Proyek
• Kompetensi Berfikir Analitis : Kemampuan menilai dan
memilih proses pengembangan sistem yang sesuai dan
menggunakan perangkat manajemen untuk
merencanakan, menjadwalkan dan mengangarkan
pengembangan sistem, disamping itu mampu
memecahkan masalah melalui pendekatan analitis
yhaitu penguraian atas bagian – bagian dan merakit
ulang bagian – bagian menjadi sistem baru yang lebih
baik
• Kompetensi Berfikir Konseptual : Kemampuan
memhami konsep sistem dan menerapkannya pada
analisis dan desain sistem informasi
Organisasi Proyek
• Secara umum ada beberapa dasar penyusunan struktur organisasi
– Berdasar produk > membagi berdasarkan jenis produk yang
dihasilkan.
– Berdasar Lokasi > membagi berdasarkan wilayah produksi atau
wilayah pemasaran.
– Berdasar Proses > membagi organisasi berdasarkan proses
produksi.
– Berdasar Pelanggan > membagi organisasi berdasarkan
karakteristik pelanggan .
– Berdasar Fungsi > membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi
yang diperlukan dalam organisasi seperti pemasaran, produksi,
keuangan dll.
 Bentuk Organisasi
Proyek
1. Bagian dari Organisasi Fungsional
• Di pimpin oleh project expeditor > ditugaskan untuk
manajemen pengadaan persediaan dan mengatur
transportasi personel serta pengiriman dan
penyimpanan bahan. Penyunting proyek sangat
penting dalam proyek besar di mana diharapkan
penggunaan bahan yang signifikan dan
pengendalian biaya sangat penting.
 Bentuk Organisasi
Proyek
• Di pimpin oleh project coordinator > Pekerjaan
koordinator proyek terdiri dari memeriksa masalah,
memantau perubahan dalam proyek, memastikan
bahwa jadwal diikuti dan melacak status semua
tugas untuk memastikan hasil proyek akan siap
tepat waktu dan sesuai anggaran. Koordinator
proyek melaporkan masalah kepada manajer
proyek dan melakukan tugas-tugas yang ditugaskan
oleh manajer.
 Bentuk Organisasi
Proyek
2. Organisasi Proyek Murni > proyek menjadi
organisasi tersendiri dalam staff teknis,
administrasi tersendiri. Pimpinan proyek dapat
melakukan pengadaan sumber daya dari luar
seperti subkontraktor atau supplier selama
sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak
efektif dan efisien bila diselenggarakan secara
internal.
 Proyek Sistem
Informasi

SDLC
(System Development Life Cycle)
 Pengertian SDLC
System Development Life Cycle (Siklus
Hidup Pengembangan Sistem) atau
Systems Life Cycle (Siklus Hidup
Sistem) adalah proses pembuatan
dan pengubahan sistem serta model
dan metodologi yang digunakan
untuk mengembangkan sistem
tersebut.
 Tahapan SDLC
• Inisiasi (initiation) > tahap ini biasanya
ditandai dengan pembuatan proposal proyek
perangkat lunak.
• Pengembangan konsep sistem (system
concept development)> mendefinisikan
lingkup konsep termasuk dokumen lingkup
sistem, analisis manfaat biaya, manajemen
rencana, dan pembelajaran kemudahan
sistem.
 Tahapan SDLC
• Perencanaan (planning) > mengembangkan
rencana manajemen proyek dan dokumen
sumber daya (resources) yang dibutuhkan
untuk memperoleh solusi.
• Analisis kebutuhan (requirements analysis) >
menganalisis kebutuhan pemakai sistem
perangkat lunak (user) dan mengembangkan
kebutuhan user. Membuat dokumen
kebutuhan fungsional.
 Tahapan SDLC
• Desain (design) > mentransformasikan
kebutuhan detail menjadi kebutuhan yang
sudah lengkap, dokumen desain sistem fokus
pada bagaimana dapat memenuhi fungsi-
fungsi yang dibutuhkan.
 Tahapan SDLC
• Pengembangan (development) >
mengonversi desain ke sistem informasi yang
lengkap termasuk bagaimana memperoleh
dan melakukan instalasi lingkungan sistem
yang dibutuhkan; membuat basis data dan
mempersiapkan prosedur pengujian, berkas/
file pengujian, pengodean,pengompilasian,
memperbaiki dan membersihkan program.
 Tahapan SDLC
• Integrasi dan pengujian (integration and
test) > mendemonstrasikan sistem perangkat
lunak bahwa telah memenuhi kebutuhan
yang dispesifikasikan pada dokumen
kebutuhan fungsional. Dengan diarahkan
oleh staf penjamin kualitas (quality
assurance) dan user. Menghasilkan laporan
analisis pengujian.
 Tahapan SDLC
• Implementasi (implementation) > termasuk
pada persiapan implementasi, implementasi
perangkat lunak pada lingkungan produksi
(lingkungan pada user) dan menjalankan
resolusi dari permasalahan yang ter-
identifikasi dari fase integrasi dan pengujian.
 Tahapan SDLC
• Operasi dan pemeliharaan (operations and
maintenance) > mendeskripsikan pekerjaan
untuk mengoperasikan dan memelihara
sistem informasi pada lingkungan produksi
(lingkungan pada user), termasuk
implementasi akhir dan masuk pada proses
peninjauan.
Manajemen Resiko
Secara umum, tujuan manajemen resiko
yang utama adalah mencegah atau
mengurangi pengaruh yang tidak baik
akibat kejadian yang tidak terduga melalui
penghindaran resiko atau persiapan
rencana yang berkaitan dengan resiko
tersebut.
Manajemen resiko meliputi langkah
memahami dan mengidentifikasi
masalah potensial yang mungkin
terjadi, mengevaluasi, memonitoring
dan menangani resiko.
resiko merupakan kombinasi dari
kemungkinan suatu kejadian dan
akibat dari kejadian tersebut dengan
tidak menutup kemungkinan bahwa
ada lebih dari satu akibat yang
mungkin terjadi untuk satu kejadian.
Pada umumnya resiko dipandang dari
perspektif negatif, seperti kehilangan,
bahaya, kerugian, kegagalan dan lain
sebagainya. Hal-hal tersebut pada
prinsipnya merupakan bentuk
ketidakpastian yang mestinya dipahami
dan dikelola secara efektif sehingga dapat
menjadi nilai tambah bagi organisasi.
 Jenis-Jenis Resiko

• Resiko Operasional > resiko yang berhubungan

dengan operasional organisasi misalnya resiko
yang mencakup sistem organisasi, proses kerja,
teknologi dan sumber daya manusia.
• Resiko Finansial > resiko yang berdampak pada
kinerja keuangan organisasi seperti kejadian
resiko akibat dari perubahan nilai mata uang,
tingkat suku bunga likuiditas & kondisi pasar.
 Jenis-Jenis Resiko
• Hazard Risk > resiko yang terkait dengan
kecelakaan fisik seperti kerusakan karena
kebakaran, gempa bumi, ancaman fisik dll.
• Resiko Strategic > berhubungan dengan
strategi perusahaan, politik, ekonomi,
hukum. Resiko ini juga terkait dengan
reputasi kepemimpinan organisasi dan
perubahan selera pelanggan.
Kenapa pentingnya manajemen
resiko?
Manajemen resiko proyek yang baik
akan mampu memperbaiki tingkat
keberhasilan proyek secara
signifikan.
 Hal yang Harus Diperhatikan
Dalam Manajemen Resiko

1. Identifikasi, analisis dan penilaian resiko di awal

proyek secara sistematis serta mengembangkan
rencana untuk mengantisipasi resiko.
2. Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang
paling sesuai untuk mengelola resiko.
3. Memastikan bahwa biaya penanganan resiko cukup
kecil dibanding nilai proyek. Artinya bahwa biaya yang
diperlukan untuk mengurangi dampak negatif dari
suatu resiko realatif lebih rendah atau sama dengan
besaran manfaat dari terhindarnya/ berkurangnya
resiko tersebut.
 Proses Manajemen
Resiko
• Perencanaan Manajemen resiko > meliputi
langkah memutuskan bagaimana mendekati dan
merencanakan kegiatan manajemen resiko
untuk sebuah proyek.

Dengan mempertimbangkan lingkup proyek,

rencana manajemen proyek, faktor lingkungan
perusahaan, maka tim proyek dapat
mendiskusikan dan menganalisis aktivitas
manajemen resiko untuk proyek tertentu.
 Proses Manajemen
Resiko
• Identifikasi Resiko > dilakukan dengan analisis
sumber resiko dan analisis masalah Analisis sumber
resiko yaitu analisis resiko dengan melihat darimana
resiko berasal.

Ada tiga sumber resiko :

- Internal organisasi spt manusia, material, keuangan.
- Eksternal organisasi.
- Technical risk (hardware, disign dan implementasi).
 Proses Manajemen
Resiko
• Analisis Resiko Kualitatif > proses menilai dampak dan
kemungkinan resiko yang sudah diidentifikasi.
Dilakukan dengan menyusun resiko berdasarkan
dampaknya terhadap tujuan proyek.
• Analisis Resiko Kuantitatif > metode untuk
mengidentifikasi resiko kemungkinan kegagalan sistem
dan memprediksi besarnya kerugian. Analisis ini
dilakukan dengan mengaplikasikan formula matematis
yang dikaitkan dengan nilai finansial.
 Proses Manajemen
Resiko
• Penanganan resiko > proses yang dilakukan untuk
meminimalisasi tingkat resiko yang dihadapi sampai
pada batas yang dapat diterima.

Teknik yang digunakan :

- Menghindari resiko dengan tidak melakukan aktivitas
yang beresiko dan memilih melakukan kegiatan yang
tidak memiliki resiko.
- Reduksi/ Mengurangi resiko dengan melakukan tindakan
untuk mengurangi peluang terjadinya peristiwa yang
tidak diharapkan.
 Proses Manajemen
Resiko
- Menerima resiko yakni tetap melakukan
pekerjaan yang mengandung resiko
dengan tidak melakukan perubahan
apapun namun menyiapkan rencana jika
resiko terjadi.
- Tranfer resiko yakni dengan mengalihkan
resiko ke pihak lain misalnya dengan
membeli asuransi.