Information System

Project Management
Pipin Anggaliya.S.Kom.,M.T
 Project
• Proyek ialah suatu kegiatan yang kompleks dan mempunyai sifat yang tidak
dapat terjadi berulang,memiliki waktu yang terbatas, spesifikasi yang sudah di
tentukan di awal untuk menghasilkan suatu produk.
• Tugas yang dapat diukur besarnya dan harus diselesaikan dengan anggaran serta
satuan waktu tertentu, sekali dan tidak berulang

• Karakteristik Project :
a. Waktu (Timeline) : Proyek memiliki timeline atau garis waktu yang pasti dengan
titik awal dan titik akhir yang terukur.
b. Sumber Daya (Resource) : Sebuah proyek memiliki sumber daya modal dan
tenaga kerja yang terbatas.
c. Alat (Tools) : Menggunakan alat-alat (tools) dan teknik khusus digunakan untuk
manajamen proyek, contohnya Gantt Chart.
d. Tim (Team) : Manajemen Proyek memerlukan tim yang beragam dari berbagai
departemen dan fungsi.
 Management
•  Management merupakan suatu seni dalam ilmu dan
pengorganisasian seperti menyusun perencanaan,
membangun organisasi dan pengorganisasiannya,
pergerakan, serta pengendalian atau pengawasan.

• Management Project
Manajemen proyek adalah upaya yang menggabungkan
pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk
memberikan sesuatu yang bernilai kepada orang-orang.
Sederhananya, project management adalah proses memimpin tim
untuk mencapai tujuan proyek atau menyelesaikan proyek dalam
jangka waktu tertentu.
 Manajemen Proyek Sistem Informasi

• Pada dasarnya Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah kegiatan

mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek
sistem informasi. Tujuan dari Manajemen Proyek Sistem Informasi itu sendiri
adalah agar proyek dapat berhasil berjalan dengan lancar. Manajemen Proyek
Sistem Informasi juga dapat menjadi kerangka kerja yang membantu Project
Manager dalam menjalankan, memantau dan mengendalikan proyek.
• Manfaat yang bisa kamu dapatkan dengan adanya manajemen proyek antara lain
yaitu:
a. Efisiensi
b. Kontrol Proyek
c. Meningkatkan kualitas
d. Meningkatkan produktifitas
e. Menekan Resiko
f. Koordinasi internal
g. Meningkatkan semangat tim
 Stakeholder

Stakeholder dalam proyek pada pembahasan kali ini adalah pemilik proyek (project owner),
komite pengarah (steering comitte), pengguna hasil proyek (user), dan pelaksana proyek.

1. Project Owner : Pemilik proyek biasanya merupakan perusahaan atau individu yang
memiliki kepentingan awal terhadap hasil proyek. Pemilik biasanya sekaligus juga
merupakan penyandang dana ataupun yang mengorganisir dana pihak sponsor.
2. Steering Committee (Komite Pengarah) : Dibentuk agar proyek dilaksanakan tetap
berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil sesuai
kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan yang biasanya disebut
sebagai Segitiga Manajemen Proyek (Project Management Triangle). Fungsi pengarah ini
penting karena secara statistik banyak proyek sistem informasi yang dapat dikategorikan
gagal. Suatu proyek sistem informasi dikatakan gagal jika tidak memenuhi tiga hal ini :

Selesai pada waktu yang direncanakan (time constraint).

Menggunakan anggaran di bawah atau sesuai yang ditentukan (cost constraint).
Sistem berfungsi sesuai yang diharapkan (scope constraint).
3. End User
 Project Implementation

Dalam sebuah proyek sistem informasi, selalu ada beberapa orang dengan tugas-tugas
berikut ini:
- Manajer Proyek, Seorang manajer proyek terkadang harus memiliki kualifikasi khusus
meskipun tidak harus memiliki keahlian sebagai eksekutor atau pelaksana. Kualifikasi
yang umum untuk seorang manajer proyek adalah PMP (Project Management
Professional) yang merupakan sertifikasi yang dikeluarkan oleh PMI (Project
Management Institute).

- Analisis Sistem. Ada berbagai sebutan untuk bidang ini seperti Business System
Analyst, Business Process Analyst, dan sebagainya. Fungsi utamanya adalah
melakukan analisis terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Seringkali tugas
analisis sistem juga termasuk melakukan analisis kebutuhan (requirements analysis),
dengan melakukan wawancara, studi, pengamatan, analisis kasus (use case), ataupun
simulasi.
 Project Implementation

- Desainer Sistem. Untuk sistem yang lebih kompleks, software yang dibangun akan dirancang
melalui tahap yang disebut software architecture yang fungsinya mirip seperti arsitek yang akan
membangun rumah. Pada umumnya hasil desain sistem dalam suatu proyek adalah berupa
dokumen yang berisi desain dalam beberapa tingkatan atau level, mulai dari gambaran umum
sampai lebel mudah. Semakin detail hasil desain akan semakin mempermudah pemrogram untuk
mewujudkannya, namun juga membutuhkan waktu yang lebih banyak dalam menyusunnya.

- Pemrogram. Banyak sebutan untuk seorang pemrogram, seperti programmer, developer, software
engineer, analyst programmer, dan sebagainya. Tugas utamanya adalah membangun software
sebagai wujud penerapan sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu,
berdasarkan desain sistem yang telah disusun. Pemrogram tidak hanya berupa penulisan bahasa
program, tetapi juga pengujian (testing), debugging atau troubleshooting, dan pemeliharaan
(maintenance).
 Project Implementation

- Tester. Bertugas sebagai penguji untuk menentukan apakah software yang dibangun
sesuai dengan desain, juga bisa membantu menemukan kesalahan software, seperti
error, bugs, maupun kesalahan logika.

Anggota Lain Dalam Tim. Beberapa anggota lain dalam tim adalah instalator (deployer),
sistem integrator, trainer dan pendukung teknis (technical support)
 Metodologi Manajemen Proyek

- Agile
metodologi dalam pengembangan software
yang didasarkan pada proses pengerjaan
berulang yang terdiri dari aturan dan solusi
yang sudah disepakati. Metode ini juga
dilakukan dengan sistem kolaborasi antar tim
secara terstruktur dan terorganisir.
 Metodologi Manajemen Proyek

- Kanban Tahapan dalam Kanban

● Kanban menggunakan kanban board yang memecah
project menjadi beberapa tugas. Kanban biasanya - Visualisasikan Pekerjaan
memiliki tiga segmen yaitu to-do, in progress, dan - Membatasi Pekerjaan dalam Proses
done namun dapat diubah sesuai kebutuhan. - Berfokus pada Alur
● Kanban membuat manajemen proyek lebih mudah - Ketahui Batasan
- Saling Memberikan Timbal Balik
dengan melihat area mana yang bermasalah. Apabila
satu tugas stuck pada bagian progress maka tugas
tersebut bermasalah.
 Metodologi Manajemen Proyek

- Scrum adalah salah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang
menggunakan pendekatan Agile. Pengertian lain dari Scrum adalah kerangka kerja
yang menggunakan satu atau lebih tim yang cross-functional dengan proses
pengembangan yang incremental (Perkembangan secara teratur).

- Metode Scrum menggunakan iterasi tetap yang bernama Sprint, yang dijalankan

dalam waktu dua minggu atau tiga puluh hari. Metode scrum terdiri dari sebuah tim
yang memiliki peran dan tugas masing-masing. Tim tersebut harus berusaha untuk
membangun produk (perangkat lunak) secara teratur yang telah siap digunakan dan
telah diuji pada setiap iterasi proses.

- Metode pengembangan Scrum mengedepankan proses kerja yang cepat dalam

pengembangan perangkat lunak.
 Metodologi Manajemen Proyek

Tahapan Scrum

1. Product Backlog
Product Backlog adalah daftar lengkap keinginan stakeholder terhadap produk yang akan
dikembangakan. Product Backlog memberikan gambaran umum tentang apa yang akan dikerjakan
pada sprint mendatang.

2. Sprint Backlog
Sprint backlog adalah daftar item yang akan dikembangkan selama sprint. Sprint backlog dibuat
selama penyempurnaan berdasarkan item dari product backlog.

3. Increment
Increment adalah pengiriman sprint dan terdiri dari beberapa cerita pengguna yang bersama-sama
menghasilkan produk yang berfungsi atau setengah jadi. Bagi para pemangku kepentingan, Increment
dijadikan suatu indikator terhadap kemajuan yang telah dicapai oleh tim pengembang.
 Metodologi Manajemen Proyek

Six sigma
Six Sigma adalah metode manajemen
yang digunakan untuk memperbaiki,
peningkatan berkelanjutan dalam
segi kualitas manajemen.
 Metodologi Manajemen Proyek

Jabatan dalam Six sigma

● Champion / Sponsor (Top Management)
Dalam hal ini, top management atau manajemen puncak memiliki tanggung jawab untuk mampu mengkoordinasikan roadmap bisnis agar bisa menyentuh
six sigma. Mereka juga berperan penting dalam memilih proyek, menjalankan pengawasan, dan juga mengurangi berbagai hambatan untuk proyek six
sigma.

● Master Black Belt

Master Black Belt berperan sebagai mentor di dalam satu organisasi. Tujuannya adalah untuk membawa organisasi menjadi lebih sukses dan meraih
kompetensi six sigma seperti yang sudah ditetapkan. Perlu diketahui bahwa Master Black Belt harus diisi oleh mereka yang memiliki tingkat kemahiran
teknis dan organisasi yang tinggi, karena Master Black Belt nantinya harus melatih Black belt. Selain itu, mereka juga harus mengetahui seluruh hal yang
diketahui black belt di dalam organisasi dan memahami berbagai teori matematika yang menjadi dasar dalam ilmu metode statistik.

● Black Belt
Black Belt adalah seorang pemimpin tim yang nantinya harus menerapkan metodologi six sigma di dalam proyeknya. Dia juga harus memperkenalkan
metodologi dan alat yang digunakan kepada setiap anggota tim dan organisasi yang lebih luas.
 Metodologi Manajemen Proyek

Jabatan dalam Six sigma

● Green Belt
Green Belt akan bertindak dalam menghasilkan proyek departemen kecil secara terfokus dengan menggunakan berbagai strategi untuk meraih keberhasilan
dan kesuksesannya.

● Team Members
Mereka adalah para anggota yang berpartisipasi dalam suatu tim proyek. Jadi, mereka akan mendukung keberhasilan proyek berdasarkan tanggung jawab
yang sudah diembannya. Selain itu, mereka juga harus terus menggunakan metode dan sumber daya six sigma sebagai  bagian dari pekerjaan sehari-
harinya.

● Yellow, White and Other Six Sigma Belts

Terdapat beberapa jabatan terakhir selain six sigma yang sudah disebutkan di atas. Mereka adalah yang menerima sejumlah bentuk pelatihan, namun tidak
diharapkan untuk memimpin tim atau menyelesaikan suatu proyek. Mereka hanya menerima pelatihan dan memungkinkan mereka bekerja sebagai
pendukung six sigma saja.
 Metodologi Manajemen Proyek
Methode Six sigma (DMAIC)
● DMAIC six sigma adalah sebuah metode yang
menggunakan data dengan tujuan untuk
mengembangkan produk dan/atau jasa yang sudah
ada.
● Nantinya pengembangan ini digunakan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan. Metode
DMAIC six sigma ini umumnya digunakan oleh
perusahaan yang berada di sektor manufaktur produk
atau perusahaan jasa pengiriman atau logistik.
Metode DMAIC six sigma sendiri terdiri dari:
● Define untuk menentukan masalah, tujuan, dan proses
● Measure untuk menilai masalah, kinerja serta evaluasi
sistem
● Analyze untuk menganalisa seberapa efektif dan efisiensi
proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang
sudah ditentukan
● Improve untuk mengidentifikasi perbaikan atau
mengembangkan proses yang sudah ada
● Control untuk mengukur kinerja penerapan pada setiap
tahapan strategi sebelumnya atau yang sudah dilakukan
 Metodologi Manajemen Proyek

Methode Six sigma (DMADV)

● Perbedaan antara DMAIC dengan DMADV terletak pada dua huruf (sebagai tahapan). Dalam DMADV, D
didefinisikan sebagai design dan V untuk verify. Design, diperlukan untuk mendesain proses-proses agar
memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan.sementara, Verify diperlukan untuk melakukan verifikasi
terhadap kinerja proses, terlebih lagi dalam kaitannya dengan pemenuhan kebutuhan dan persyaratan
pelanggan.

● Model DMAIC digunakan saat diterapkan pada peningkatan kinerja produk, proses, atau layanan yang ada.
Model DMADV digunakan saat tujuan proyek adalah pengembangan produk, proses atau layanan yang
didesain ulang secara radikal.
 Metodologi Manajemen Proyek

Siklus PDAC
● Siklus Plan Do Check Act (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindaklanjuti) merupakan model manajemen yang
dikembangkan oleh W. Edwards Deming berdasarkan cetusan Walter Shewhart untuk perbaikan proses
maupun individu secara berkelanjutan.
● PDCA adalah siklus yang terus berulang. Model manajemen ini mampu membantu industri atau perusahaan
keluar dari stagnasi. Selain itu, siklus ini juga mampu mewujudkan sistem yang selalu berkembang menjadi
lebih baik secara kualitas, efektivitas, maupun efisiensi.
 Metodologi Manajemen Proyek

Tahapan dari Siklus PDAC (PLAN)

- Plan adalah tahap perencanaan yang dimulai dengan identifikasi masalah menggunakan teknik 5W,
yaitu what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why (mengapa) dengan teknik root cause
analysis.
- Pada tahap ini, buatlah hipotesis masalah dan tujuan yang harus dicapai agar hasil yang diinginkan dapat
terwujud.Sebelum melanjutkan proses ke tahap berikutnya, pastikan tim sudah mengetahui:
● masalah utama yang perlu diselesaikan
● sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
● sumber daya yang tersedia saat ini
● solusi terbaik untuk perbaikan masalah dengan sumber daya tersebut
● metrik atau parameter apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan perbaikan
 Metodologi Manajemen Proyek

Tahapan dari Siklus PDAC (DO)

● Pada tahap siklus PDCA ini harus mulai menjalankan hal-hal yang telah direncanakan, meliputi pengujian
skala kecil untuk mengukur hasil dari solusi yang sudah dirancang pada tahap pertama. Carilah mana solusi
yang paling baik dan apakah hal tersebut bisa memberikan hasil sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Pada
fase ini, masalah yang tidak diperkirakan mungkin terjadi. Oleh karena itu, lebih baik menjalankan rencana
dengan skala kecil terlebih dahulu di lingkungan terkendali. Agar tahap Do menjadi lebih sukses, lakukan
standardisasi agar semua orang yang terlibat dalam prosesnya benar-benar tahu tugas dan tanggung
jawabnya dengan baik.
 Metodologi Manajemen Proyek

Tahapan dari Siklus PDAC (CHECK)

Fase Check dalam siklus PDCA adalah tahap di mana pemeriksaan dilakukan. Menurut Kanbanize

, Check merupakan fase yang paling penting untuk memperbaiki rencana, menghindari kesalahan terulang, dan
menjalankan semuanya dengan sukses. Oleh karena itu, fase ini harus dilakukan dengan benar-benar teliti. Seperti
namanya, proses Check dilakukan untuk mengaudit eksekusi rencana dan melihat apakah sudah sesuai dengan
rancangan awal. Permasalahan yang terjadi pada fase Do akan dievaluasi di tahap ini dan harus berhasil
dieliminasi. Proses Do dan Check bisa dilakukan berulang-ulang hingga hasilnya sesempurna mungkin.
 Metodologi Manajemen Proyek

Tahapan dari Siklus PDAC (Act)

Dalam tahap ini, seluruh aspek proses telah diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase Do dan Check yang
mengidentifikasi masalah dalam implementasi rencana. Fase Act merupakan yang terakhir dari siklus PDCA.
Akan tetapi, seluruh prosesnya akan berulang lagi secara berkelanjutan. Setelah tahap ini, model PDCA yang telah
dikembangkan akan menjadi standar baru proses perusahaan. Ketika prosesnya berulang, cobalah untuk selalu
melakukan perbaikan. Setelah mulai melakukan implementasi PDCA, pastikan kamu berkomitmen untuk
melakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
 Metodologi Manajemen Proyek
Kekurangan
Meskipun modelnya simpel dan mudah dimengerti, namun
implementasinya tidak begitu mudah. Plan Do Check
Act adalah model manajemen yang membagi proses perbaikan
ke dalam beberapa tahapan kecil. Hal ini menyebabkan
prosesnya cukup lambat dan kurang cocok untuk
menyelesaikan masalah yang sifatnya mendesak. Tidak hanya
itu, PDCA adalah proses yang berkelanjutan, sehingga butuh
komitmen dan pelaksanaan secara menyeluruh dalam sebuah
organisasi atau perusahaan. Jika tidak, siklus PDCA tidak akan
efektif untuk jangka panjang.
Kelebihan
Salah satu kelebihan dari siklus PDCA adalah fleksible. PDCA
dapat digunakan untuk berbagai macam bisnis dan aplikasi.
Tidak hanya untuk manufaktur, Plan Do Check Act juga bisa
digunakan untuk manajemen proyek, manajemen perubahan,
pengembangan produk, dan manajemen sumber daya.Tidak
hanya itu, model PDCA juga sederhana dan mudah dipahami
oleh siapapun yang ingin melakukannya. Meski begitu,
efektivitasnya dalam menghasilkan perubahan, menyelesaikan
masalah, dan meningkatkan efisiensi cukup signifikan. Oleh
karena itu, PDCA cukup populer digunakan.
 Metodologi Manajemen Proyek

Teknik Six Sigma

Tercatat ada delapan teknik six sigma yang menggunakan campuran ilmu statistika dasar dan analisis data untuk meraih hasil
yang diinginkan.
● Brainstorming
Brainstorming adalah langkah pertama yang dilakukan sebelum menggunakan peralatan dalam six sigma. Pada tahapan ini, Anda
harus membuat berbagai ide dan cara kreatif dalam menyelesaikan suatu masalah.
● Root Cause Analysis
Root cause analysis atau analisis akar masalah adalah suatu tahapan yang harus diselesaikan dengan menggunakan teknik 5W
(why, who, when, what, where) agar mampu mengenali dan menemukan akar permasalahan yang ada.
● Suara Konsumen
Tahapan ini harus dilakukan dengan mendengarkan kritik dan saran dari konsumen, baik itu secara internal maupun eksternal.
Dengan begitu, Anda bisa mengetahui hal apa saja yang harus dikembangkan ataupun diperbaiki berdasarkan saran dan kritik
dari konsumen.
● Sistem 5R
Dalam hal ini, sistem 5R yang dimaksud adalah ringkas, rapi, resik, rawat dan juga rajin. Kelima langkah ini dilakukan untuk
bisa menghilangkan berbagai hal yang tidak perlu dan juga menurunkan potensi hambatan yang bisa muncul dalam proses
pelaksanaan.
 Metodologi Manajemen Proyek

Teknik Six Sigma

● Kaizen
Teknik kaizen adalah suatu strategi yang bisa digunakan untuk meningkatkan bisnis secara terus menerus dengan cara memantau,
mengidentifikasi, dan melakukan berbagai pengembangan secara berkelanjutan. Jika terdapat sedikit saja inefisiensi, maka harus
segera dilakukan perubahan agar bisa lebih baik.
● Benchmarking
Benchmarking adalah suatu proses yang digunakan untuk menentukan standar pengukuran. Dalam hal ini, Anda bisa
membandingkan bisnis Anda dengan kompetitor ataupun bisnis lain yang sama untuk mengetahui apa saja kekurangan dan
kelebihan yang dimiliki oleh kompetitor.
● Poka-Yoke
Poka-yoke adalah teknik yang bisa dilakukan untuk menghindari berbagai potensi kesalahan dan penyusunan strategi. Di
dalamnya, setiap pegawai harus bisa mengidentifikasi dan membuang berbagai hal yang bisa menyebabkan inefisiensi.
● Value Stream Mapping
Value stream mapping adalah suatu teknik yang bisa digunakan untuk mengukur arus material dan informasi dalam menyusun
suatu proyek di masa depan. Tujuannya adalah demi memaksimalkan pengurangan inefisiensi.