Kelompok 5

Mengelola Proyek

Raden Ayu Donna Fransiska Aulya Shafa Dini Meilia Rantika

01031181924001 01031181924003 01031281924203

Sherly Amanda Robertha Patricia Sihombing

0103118192406 01031281924202

Qaanita Fadhilah Iskandar Dina Halimah Sari Angel Putri Presillia

01031181924206 01031181924025 01031281924033

Pentingnya manajemen proyek

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara

proyek-proyek system informasi. Di hampir setiap
organisasi, proyek sistem informasi perlu lebih
banyakwaktu dan uang dalam pelakasanaannya daripada
pengantisipasian atau system tidak bekerja sesuai
harapan.
2
 Proyek macet dan kegagalan
sistem
Akibat yang ditimbulkan jika pengembangan proyek system tidak dikelola
dengan baik, diantaranya;
1. Biaya yang jauh melebihi anggran
2. Waktu selip yang tak terduga
3. Kinerja teknis kurang dari yang diharapkan
4. Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan

3
Sasaran manajemen proyek

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuanbisnis

tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasibaru,
peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian
infrastrukturteknologi informasi perusahaan / IT.

4
 Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan,
keterampilan,peralatan, dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran
dan waktu yangditentukan. Kegiatan manajemen proyek termasuk
perencanaan pekerjaan, menilairesiko, memperkirakan sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,pengorganisasian pekerjaan,
memperoleh sumber daya manusia dan material,menetapkan tugas,
mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkankemajuan,
dan menganalisis hasil. Manajemen proyek untuk sistem informasi harus
berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas,
dan risiko.

5
 Cakupan (scope) mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau
yangtidak termasuk dalam suatu proyek. Waktu adlaah lamanya yang
diperlukan ntukmenyelesaikan proyek.

Waktu adalah lamanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.Manajemen

proyek umunya menetapkan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaiakn
komponen-komponen yang utama dari proyek.
Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya
sumber daya manusia diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.Biaya
proyek system Informasi juga termasuk biaya perangkat keras,perangkat lunak,dan
lingkup kerja.Manajemen proyek membuat anggaran dan mengawasi pengeluaran
untuk proyek tersebut.

6
Kualitas adalah indikator seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi
sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen.Kualitas proyek system informasi
biasanya berujung pada peningkatan kinerja dan pengambilan keputusan
organisasional.Kualitas juga berkenaan dengan akurasi dan ketepatan waktu dari
informasi yang dihasilkan oleh system baru,dan kemudahan penggunaannya.

Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan

proyek.Masalah potensial ini dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai
sasaran dengan cara memperpanjang waktu memperbanyak biaya,menurunkan
kualitas hasil proyek,atau menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

7
Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi
Mengaitkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis

● Dibutuhkan Rencana Sistem Rencana Sistem Informasi :

Informasi dimana rencana 1. Tujuan dari Rencana
2. Rasional Rencana Bisnis yang Strategis
tersebut berisi pernyataan 3. Sistem pada Masa Sekarang
sasaran-sasaran perusahaan 4. Perkembangan Baru
dan menjelaskan bagaimana 5. Strategi Manajemen
teknologi informasi akan 6. Rencana Implementasi
7. Kebutuhan Anggaran
mendukung pencapaian
sasaran tersebut.
 Kebutuhan Informasi dan Indikator Kunci atas Kinerja

 Pendekatan yang strategis atas kebutuhan informasi, analisis strategis,

atau factor-faktor yang sangat penting bagi keberhasilan yang
menyatakan bahwa kebutuhan informasi suatu organisasi ditentukan
oleh sejumlah kecil indicator-indikator kunci atas kinerja (key
performance indicator-KPIs) dari para manajer.
 Analisis Portofolio

• Analisis portofolio (portofolio analysis) dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif

proyek system. Analisis portofolio menginvetarisasi semua proyek system informasi
perusahaan dan aktivitas, meliputi infrastruktur, surat kontrak alih daya, dan lisensi.
• Portofolio dari investasi system informasi ini dapat digambarkan sebagai kepemilikan profil
risiko tertentu dan manfaat bagi perusahaan
Dengan menggunakan analisis portofolio, manajer dapat menentukan
bauran yang optimal atas resiko investasi dengan imbalan bagi
perusahaan mereka
 Model Penilaian
Model penilaian (scoring model) bermanfaat untuk memilih proyek-proyek dengan banyak kriteria
yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot bagi fitur-fitur tertentu dari suatu system
kemudian menghitung total tertimbang.
 Biaya dan Manfaat Sistem Informasi

Manfaat Berwujud

Manfaat sistem informasi

Manfaat Tak Berwujud

 Penganggaran Modal Untuk Sistem Informasi

Untuk menentukan manfaat dari proyek tertentu, akan memerlukan

untuk menghitung semua biayanya dan semua manfaatnya
Metode penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas
ke dalam dan keluar perusahaan; proyek modal yang menghasilkan
arus kas tersebut
Model Penentuan Harga Opsi Nyata

Latar Belakang :
Investasi dalam proyek system informasi sangatlah tidak pasti. Arus masa
depannya tidak jelas sementara biaya awalnya sangat tinggi.

Akibat:
Modal penentuan harga opsi nyata dapat digunakan perusahan untuk
mempertimbangkan dan mengevaluasi investasi teknologi informasi.

*Model penentuan harga opsi nyata atau real options pricing models-
ROMP menggunakan konsep dari penilai opsi yang dipinjam dari
industry keuangan.
Contoh yaitu Opsi Beli (call option)

Opsi call adalah kontrak untuk membeli asset

Misalnya, pada tanggal 25 April 2012, Anda akan membeli satu opsi beli (call)
sebesar $17,09 yang akan memberikan anda hak untuk membeli selembar dari
saham biasa Procter & Gamble (P&G) dengan $50 per lembar pada suatu
tanggal tertentu. Opsi call ini jatuh temponya pada tanggal 17 Januari 2014.

*ROMP menilai bahwa proyek system informasi mirip dengan opsi saham.
*ROMP memberikan fleksibelitas kepada pihak manajer untuk menentukan
tahap-tahap pada investasi TI atau mengujikan terlebih dahulu dengan
percontohan untuk mengurangi resiko.
 Keterbatasan Dari Modal Keuangan:

Terkadang mengabaikan dimensi sosial dan organisasi yang

dapat mempengaruhi biaya dan manfaat investasi

Keputusan yang harus

dipertimbangkan:
1. melatih para pengguna akhir
2. dampak dari kurva pembelajaran yang Manfaat dari keputusan yang baik :
dimilki para pengguna bagi suatu system 1. lebih tepat waktu
baru terhadap produktivitas 2. mendorong pembelajaran dan
3. waktu yang dibutuhkan manajer untuk keahlian karyawan.
mengawasi perubahan yang terkait
dengan system baru.
 1.Ukuran Proyek
Semakin besar proyek maka tingkat risiko nya
. akan semakin tinggi.dimana proyek sistem yang
memiliki skala yang sangat besar mempunyai
tingkat kegagalan sebesar 50%-70%

2.Struktur Proyek
Suatu Proyek yang lebih terstruktur,dimana
DIMENSI RISIKO kebutuhan mereka jelas dan mudah, maka akan
memiliki risiko yang jauh lebih rendah dari pada

PROYEK proyek yang tidak terstruktur.

3.Pengalaman dengan Teknologi

Risiko suatu proyek akan meningkat jika tim
proyek dan staf sistem informasi kekurangan
keahlian teknis yang dibutuhkan.
 MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

1. KONSEP IMPLEMENTASI

Implementasi adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan

dengan penggunaan,manajemen,dan rutinitas dari sebuah inovasi,minsalnya
sistem informasi baru

Dalam proses implementasi,analisis sistem adalah seorang Agen

perubahan(change agent). Analisis ini tidak hanya mengembangkan solusi
teknis,tetapi juga mendifinisikan ulang berbagai konfigurasi,interaksi,aktivitas
pekerjaan dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasional.

Analisis ini menjadi katalis untuk keseluruhan proses perubahan dan

bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kelompok yang terlibat
menerima perubahan yang dibawa oleh sebuah sistem baru
 MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

2.PERAN PENGGUNA AKHIR

Dampak positif partisipasi pengguna dalam perancangan dan operasi dari sistem informasi:
1.Pengguna memiliki lebih banyak kesempatan untuk membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan
persyaratan bisnis mereka, dan lebih banyak kesempatan untuk mengendalikan hasilnya.
2. Pengguna cenderung bereaksi positif terhadap sistem yang telah selesai karena mereka telah menjadi peserta
aktif dalam proses perubahan
 MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

3.DUKUNGAN dan KOMITMEN

Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen
manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar pengguna dan
staf layanan informasi teknis akan berpikiran positif mengenai proyek ini.

4.TANTANGAN MANAJEMEN PERUBAHAN UNTUK REKAYASA ULANG PROSES

BISNIS,APLIKASI PERUSAHAAN,SERTA MERGER DAN AKUISASI
 Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa 70 persen dari semua proyek rekayasa ulang proses bisnis gagal
memberikan manfaat yang dijanjikan.
 Banyak proyek penerapan dan rekayasa ulang perusahaan telah dirusak oleh penerapan yang buruk dan
praktik manajemen perubahan yang gagal mengatasi kekhawatiran karyawan tentang perubahan
 Proyek-proyek yang berhubungan dengan merger dan akuisi mempunyai tingkat kegagalan yang juga
tinggi,karna Tanpa integrasi sistem yang berhasil,manfaat yang diharapkan dari merger tidak akan dapat
diwujudkan,atau yang lebih buruk,entitas yang digabungkan tidak dapat menyelenggarakan proses bisnis
secara efektif
 Karena tujuan sistem baru adalah
meningkatkan kinerja perusahaan,
proyek sistem informasi harus
secara eksplisit menyebutkan apa
saja perubahan dalam organisasi
MERANCANG yang akan terjadi ketika sistem
baru tersebut terpasang, termasuk
UNTUK pemasangan intranet, ekstranet,
dan aplikasi web. Selain perubahan
PERUSAHAAN prosedural, transformasi fungsi
pekerjaan, struktur organisasi,
hubungan hubungan kekuasaan,
dan lingkungan kerja sebaiknya
juga direncanakan dengan hati-hati.
 Ergonomi (ergonomics) Analisis dampak organisasional
(organizational impact analysis)

mengacu pada interaksi antara menjelaskan bagaimana sistem yang

orang dengan mesin dalam suatu diusulkan akan memengaruhi struktur
lingkungan kerja. organisasi, sikap, pengambilan
Ergonomi mempertimbangkan keputusan, dan operasi.
Rancangan pekerjaan, isu-isu
kesehatan, dan antarmuka
pengguna akhir dari sistem
informasi.
TABEL FAKTOR ORGANISASIONAL DALAM PERENCANAAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

Peran serta dan keterlibatan karyawan

Desain pekerjaan
Membuat standar dan memonitor kinerja
Ergonomi meliputi perlengkapan, antarmuka pengguna dan lingkungan
kerja)
Prosedur penyelesaian keluhan dari karyawan
Kesehatan dan keselamatan
Kepatuhan dengan peraturan pemerintah
 Perangkat lunak manajemen portofolio
proyek (project portfolio management
software) akan membantu mengelola portofolio
proyek dan ketergantungan antara mereka.
Perangkat lunak manajemen portofolio proyek
membantu para manajer untuk membandingkan
ALAT BANTU PERANGKAT LUNAK proposal dan proyek terhadap anggaran dan
MANAJEMEN PROYEK
level kapasitas sumber daya untuk menentukan
bauran yang optimal dan mengurutkan proyek
yang terbaik mencapai tujuan strategis
organisasi.
bagaimana manajemen proyek merancang metode untuk digunakan dalam proses bisnis
sehingga nantinya tujjuan dari proyek ini tepat tujuan dan tepat sasaran dan juga bias
dilakukan pengevaluasian kinerja dari system informasi yang digunakan. (harpa)

Nama : M. RamansyahPertanyaan : (Kasus) Perusahaan ini adalah perusahaan dengan skala

yang besar yang sangat memerlukan system informasi yang sangat besar. Tapi seperti
yang kita tau bahwasanya Risiko dari proyek system yang besar sangat tinggi
berdasarkan pemaparan anda. Menurut kelompok kalian? Apa yang harus dipilih
perusahaan tersebut? Melakukan apa yang mereka perlukan dengan risiko tinggi atau
tetap dengan risiko rendah namun sistem tersbut tidak sesuai dengan apa yang
diperlukan perusahaan tersbut.Bilapun kelompok kalian memilih untuk dengan risiko
tinggi, bagaimana cara mengelola risiko tersbut?Terima kasih.

tadi kan di jelaskan mengenai sasaran manajemen proyek. nah coba klompok kalian beri
contoh atau bukti nyata mengenai suatu perusahaan yang memberlakukan sasaran
tersebut. dan sasaran seperti apa yang dilakukan oleh perusahaan tersebut? (ajeng)
 Thank you !

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo, including

icons by Flaticon, and infographics & images by Freepik