TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

BAGIAN PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 2

Aryulita Indah Sari (01031181924189)

Aulia Mahmudah (01031181924023)

Dina Halimah Sari (01031181924025)

Putri Nadia Ramadhani (01031181924191)

Sherly Amanda (01031181924026)

Dosen Pengampu :

Dra. Hj. Suhartini Karim, MM

FAKULTAS EKONOMI

AKUNTANSI

UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Tugas Kelompok

SOAL :

1. Silahkan anda berkunjung ke salah satu perusahaan yang ada di sekitar anda.
Selanjutnya, mintalah dua contoh surat-surat bisnis yang digunakan perusahaan dalam
melakukan korespondensi bisnis.

Pertanyaan :

Anda diminta untuk melakukan revisi terhadap surat-surat bisnis tersebut agar mudah
dipahami dengan baik oleh pembaca.

Jawaban :

1. Contoh surat sebelum Revisi

PT. HATINDO METAL UTAMA

KITCHEN EQUIPMENT SPECIALIST
STAINLESS STEEL FABRICATION & EXHAUST SYSTEM
Officer : Jl. Cemara 37 Karangsari Kebumen 54351. Telp & Fax : (0287) 381132
E-mail :hatindometalutama@yahoo.co.id

No : 066/SP/HMU/VII/2017 19 Juli 2017

Yth. Pimpinan PT. Triaman Nagamas Farma

Jln. Pangeran Jayakarta No. 14
Jakarta
Hal : Perkenalan

Dengan Hormat,

Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak dibidang kitchen
equipment stainless steel fabrikasi. Kami telah banyak mendapat kepercayaan untuk
membuat produk yang dipakai dibeberapa hotel, restoran, rumah sakit, dan pabrik obat di
Jakarta dan diluar Jakarta.

Untuk memberikan gambaran tentang produk kami, bersama surat ini kami sertakan
brosur yang berisi penjelasan garis besar spesifikasi barang-barang yang kami produksi. Bila
bapak menginginkan penjelasan rinci mengenai produk kami, silahkan mengontak kami, atau
petugas kami akan menemui bapak untuk memperkenalkan aneka produk kami.
 Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan bapak, dan atas
perhatian bapak terhadap surat perkenalan ini kami ucapkan terimakasih

Hormat Kami

Hisyam Said

Direktur Utama

Lampiran : Brosur.

Berdasarkan surat bisnis di atas hal hal yang perlu di revisi adalah sebagai berikut:

1. Pada bagian perihal surat bisnis diatas pengirim surat hanya menuliskan kata
perkenalan saja, tanpa mencantumkan perkenalan dalam hal apa yang akan di
tawarkan ke perusahaan yang dituju oleh si pengirim surat.
2. Pada surat terdapat penulisan kata yang kurang efektif terutama banyak pengulangan
kata “kami” dan penulisan kalimat yang bertele-tele atau penggunaan kalimat yang
berlebihan.
3. Selain kata kami terdapat juga banyak pengulangan kata di beberapa bagian surat.
4. Pada bagian isi surat, surat tampak ditujukan kepada seorang Pimpinan perusahaan
seorang laki-laki (Bapak) sedangkan belum diketahui apakah Pimpinan perusahaan
tersebut seorang laki-laki atau perempuan
5. Pada bagian penutup surat terdapat kata kata yang menurut kelompok kami terdapat
kalimat yang berlebihan dan harus disingkat agar lebih efektif.

Oleh karena itu berikut kami tuliskan surat yang telah direvisi dari surat diatas:

 Surat setelah di revisi

PT. HATINDO METAL UTAMA

KITCHEN EQUIPMENT SPECIALIST
STAINLESS STEEL FABRICATION & EXHAUST SYSTEM
Officer : Jl. Cemara 37 Karangsari Kebumen 54351. Telp & Fax : (0287) 381132
E-mail :hatindometalutama@yahoo.co.id

Nomor : 066/SP/HMU/VII/2017 19 Juli 2017

Lampiran : Brosur
Perihal : Perkenalan Produk Perusahaan.

Yth. Pimpinan PT. Triaman Nagamas Farma

Jln. Pangeran Jayakarta No. 14
Jakarta

Dengan Hormat,
Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak dibidang Kitchen
Equipment Stainless Steel Fabrikasi. Perusahaan Kami telah banyak mendapat kepercayaan
untuk membuat produk yang dipakai di beberapa hotel, restoran, rumah sakit, dan pabrik obat
di Jakarta dan di luar Jakarta.

Untuk memberikan gambaran produk yang lebih rinci kami juga menyertakan brosur
yang berisi penjelasan spesifikasi barang-barang yang kami produksi. Informasi lebih lanjut
silahkan menghubungi:

E-mail : hatindometalutama@yahoo.co.id

Telp : : (0287) 381132

Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Bapak/Ibu, atas
perhatiannya kami ucapkan terimakasih

Hormat Kami,

Hisyam Said

Direktur Utama
 2. Contoh surat sebelum Revisi

PRIMA JAYA TEKNIK

AIR CONDITIONER CONTRACTOR-SALES SERVICE

Nomor : 005/X/CV-PIT/2014
Lampiran :-
Hal : Penawaran harga barang dan jasa service

Kepada :

Yth, Pimpinan PT Perkasa Internusa Mandiri

Di Jakarta

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami mengajukan Penawaran harga perawatan dan jasa service Air
Conditioner, sesuai dengan permintaan penawaran sebelumnya yang kami terima untuk
pengerjaan Perawatan air conditioner di toko Alfa mart kota Pekanbaru. Berikut ini daftar
harga yang kami tawarkan (belum termasuk sparepart AC lainnya) yaitu:

Qty
No Keterangan (Service Only) Harga (Rp)
(unit)
1 Service AC 1 Rp 45.000
Tambah Freon I PK (R22) 1 Rp 60.000
2
Tambah Freon I PK Inverter 1 Rp 100.000
3 Tambah Freon 2 PK (R22) 1 Rp 80.000
  Tambah Freon 2 PK Inverter 1 Rp 120.000
4 Isi Ulang Freon I PK 1 Rp 150.000
  Isi Ulang Freon I PK Inverter 1 Rp 250.000
5 Isi Ulang Freon 2 PK 1 Rp 200.000
  Isi Ulang Freon 2 PK Inverter 1 Rp 350.000
6 Jasa Pemasangan AC 1 Rp 150.000
7 Jasa Bongkar 1 Rp 80.000

Demikian Penawaran ini kami sampaikan, besar harapan kami Bapak/Ibu sudi untuk
mempertimbangkannya. Atas waktu dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Pekanbaru, 29 Oktober 2014

Hormat saya,

AZIZ ST

Office workshop : Jln. Purwodadi no. IA Panam

Hp: 085265775963

E-mail : primajayat@yahoo.co.id

Berdasarkan surat bisnis di atas hal hal yang perlu di revisi adalah sebagai berikut:

1. Tempat dan tanggal yaitu “Pekanbaru, 29 Oktober 2014 “ yang terletak di kiri bawah
seharusnya terletak di kanan atas sejajar dengan nomor.
2. Dibawah kata “Perihal” terdapat kata “kepada” yang seharusnya tidak perlu dan bisa
langsung dengan kata “Yth”.
3. Kata “Di” pada kata Jakarta sebaiknya dihilangkan.
4. Pada bagian isi surat menurut kelompok kami terdapat kalimat yang berlebihan dan
harus disingkat agar lebih efektif.
5. Kata “sudi” dalam penutup surat sebaiknya diganti dengan kata “bersedia”.
6. Pada kata penutup “ atas waktu dan kerjasamanya” sebaiknya diganti dengan kata “
atas Perhatiannya” dikarenakan surat ini belum mendapatkan konfirmasi persetujuan
kerjasamanya.
7. No Telepon, E-mail, dan Alamat seharusnya diletakkan di bawah Nama Perusahaan
dalam Kop Surat.

8. Dibawah nama “AZIZ ST” tidak dicantumkan jabatan dari orang tersebut, apakah
sebagai direktur, manager pemasaran atau pimpinan perusahaan.
  Surat setelah di revisi

PRIMA JAYA TEKNIK

AIR CONDITIONER CONTRACTOR-SALES SERVICE

Jln. Purwodadi no. IA Panam Tlp. 085265775963

E-mail : primajayat@yahoo.co.id

Nomor : 005/X/CV-PIT/2014 Pekanbaru, 29 Oktober 2014

Lampiran :-
Hal : Penawaran harga barang dan jasa service

Yth, Pimpinan PT Perkasa Internusa Mandiri

Jakarta

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami mengajukan Penawaran harga perawatan dan jasa service Air
Conditioner. Berikut ini daftar harga yang kami tawarkan (belum termasuk sparepart AC
lainnya) yaitu:

Qty
No Keterangan (Service Only) Harga (Rp)
(unit)
1 Service AC 1 Rp 45.000
Tambah Freon I PK (R22) 1 Rp 60.000
2
Tambah Freon I PK Inverter 1 Rp 100.000
3 Tambah Freon 2 PK (R22) 1 Rp 80.000
  Tambah Freon 2 PK Inverter 1 Rp 120.000
4 Isi Ulang Freon I PK 1 Rp 150.000
  Isi Ulang Freon I PK Inverter 1 Rp 250.000
5 Isi Ulang Freon 2 PK 1 Rp 200.000
  Isi Ulang Freon 2 PK Inverter 1 Rp 350.000
6 Jasa Pemasangan AC 1 Rp 150.000
7 Jasa Bongkar 1 Rp 80.000

Demikian Penawaran ini kami sampaikan, besar harapan kami Bapak/Ibu bersedia untuk
mempertimbangkannya. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
AZIZ ST

Direktur

HI/KL

SOAL :

5. Kunjungi alamat situs (situs web) mengenai pesan-pesan bisnis di internet.

Pertanyaan:

A. Berdasarkan situs tersebut, bagaimana penulisan surat surat bisnis secara efektif?
B. Sebutkan dan jelaskan secara singkat beberapa komponen penting dalam sebuah surat
bisnis.

Jawaban :

 Berikut pesan bisnis yang kami ambil dari sebuah artikel di internet.

CV. GALUNGGUNG WIJAYA

Jl. Parangtritis KM 11, Manding, Kadibeso, Bantul-Yogyakarta

Hal : Penawaran Harga Pekerjaan Konstruksi Baja Yogyakarta, 2 Maret 2017

Yth :

Bpk. Fauzi

Di Yogyakarta

Salam Sejahtera,

Sehubungan dengan permintaan penawaran harga konstruksi baja, maka dengan ini kami
sampaikan penawaran harga sebagai berikut :

Konstruksi Baja :
 1. Baja IWF 150, 75
2. Harga Jasa Tenaga : Rp. 9.750 / kg
3. Harga Jasa Tenaga dan Bahan/ Material dari kami : Rp 18.000/ Kg

Waktu mulai pelaksanaan pekerjaan terhitung sejak diterimanya pembayaran DP, dengan
durasi waktu pekerjaan sampai selesai maksimal 1,5 bulan.

Demikian penawaran harga kami, untuk konfirmasi selanjutnya mohon menghubungi kami.
Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan
Bapak/Ibu, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami

Dadan Ramdani
Galunggung Wijaya Jogja
0813 9261 3403

A. Surat bisnis yang efektif adalah alat penting dalam gudang senjata setiap
pebisnis. Surat bisnis yang efektif harus memiliki beberapa karakteristik dasar untuk
membuat pembaca merespons dengan baik. Suatu surat bisnis dikatakan efektif apabila :
1) Informasinya lengkap.
Surat bisnis yang efektif memiliki semua informasi yang diperlukan pembaca
untuk bertindak tepat. Surat itu harus menyatakan dengan jelas dari siapa surat itu
berasal dan darimana, serta bagaimana menanggapinya. Ini menyatakan tentang
apa surat itu, kapan tindakan perluu di ambil dan mengapa tindakan harus diambil
sekarang. Surat bisnis penuh dengan informasi dan tidak meninggalkan apapun.
Ia memiliki ajakan bertindak yang jelas dan memberi tahu penerima bagaimana
melakukan tindakan itu.
2) Keringkasan.
Surat bisnis yang efektif tidak berornamen dan tidak bertele-tele dalam
penggunaan kata-kata. Itu tidak penting dan harus to the point. Tidak ada kata-
kata yang sia-sia. Bahasa ini ringkas dalam penyampaiannya sehingga pembaca
hanya memiliki informasi yang dibutuhkan. Surat bisnis yang efektif pendek dan
to the point.
3) Manfaat, Bukan fitur.
Surat bisnis yang efektif berfokus pada manfaat bagi penerima, bukan fitur
produk atau informasi. Ini menjawab pertanyaan untuk pembaca :”apa untungnya
bagi saya” sebuah surat bisnis mempertimbangkan kendala waktu yang dihadapi
pembaca dan kebutuhan yang dibawa oleh pembaca. Hal itu melayani mereka,
 membuatnya mudah bagi pembaca untuk mengambil tindakan yang di inginkan.
Surat bisnis fokus pada bagaimana penulis surat dapat membantu pembaca, bukan
mengapa pembaca harus membantu penulis.
4) Kekhususan
Gunakan bahasa tertentu saat menulisa surat bisnis. Beritahu pembaca apa yang
dapat mereka harapkan dari produk, layanan, atau bisnis. Jangan menggunakan
bahasa yang tidak jelas yang membuat mereka menebak. Gunakan contoh jika
perlu untuk lebih memperjelas bahasa yang membuat surat bisnis jelas kepada
pembaca.
5) Kejelasan.
Penting untuk menjelaskan dengan tepat apa yang ditawarkan surat itu dan apa
yang diminta oleh pembaca. Jika tidak, pembaca mungkin tidak mengambil
tindakan yang diminta, dan surat itu tidak akan efektif. Gunakan bahasa yang
jelas dan kuat untuk menekankan apa yang harus dilakukan pembaca setelah
membaca surat bisnis. Kalimat pendek dengan kata kerja yang kuat dan dapat
ditindak lanjuti direkomendasikan untuk mendorong pembaca untuk bertindak.

6) Etiket.
Pastikan untuk mengikuti etiket yang tepat dalam surat bisnis. Pastikan untuk
mengetahui nama dan ejaan yang benar dari orang yang akan menerima surat itu.
Dengan mengikuti etiket yang benar, seorang pebisnis menunjukkan bahwa ia
memiliki rasa hormat yang pantas terhadap orang yang ia tuju. Penghormatan itu
sangat membantu pembaca surat menerima ajakan untuk bertindak.
7) Kebenaran
Dari format surat sampai kesesuaian penerima, surat bisnis harus mengenal
banyak catatan yang benar agar efektif. Pastikan surat dikirim ke orang yang
tepat, di departemen yang benar, di perusahaan yang benar. Pastikan bahwa surat
itu ditujukan kepada orang yang tepat untuk mengambil tindakan yang diminta
suratnya. Bahasanya harus tepat dan sesuai kepada orang yang akan ditujui surat
dan tidak terlalu formal maupun informal.

B. Beberapa komponen penting dalam sebuah surat bisnis yaiu sebagai berikut :

1. Kepala Surat (Letter Head)

Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas
dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala
Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon,
faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.

2. Tanggal (Date)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat

kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca.
 Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan
angka saja. Harus jelas dan lengkap.

3. Reference line

Reference line merupakan bagian surat yang di dalamnya terdapat

penjelasan perihal maksud dari surat tersebut. Biasanya disingkat dengan “Ref”
dalam penulisannya.

4. Alamat yang Dituju (Inside Addres)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah
surat. Biasanya dalam penulisan Inside Address selain nama dan alamat penerima,
disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta kode pos dan Negara yang
dituju.

5. Salam Pembuka (Salutation)

Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi
sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di
sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang
lain ditulis huruf kecil semua.

6. Subject Line

Subject line kita sebut seebagai topic dari surat yang kita buat, sehingga si
pembaca akan lebih mengerti dan tertarik untuk membacanya.

7. Isi Surat (Body of the Letter)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi
yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat
haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

8. Salam Penutup (Complimentary Close)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa
hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital,
sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup
dibubuhkan tanda koma.

9. Tanda Tangan dan Nama Penulis (Signature and Writer’s Identification)

Bagian ini berupa tanda tangan penulis yang terletak pada sisi kanan
bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah
tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda
kurung.