MANAJEMEN PROYEK

SISTEM INFORMASI
FEBIE ELFALADONNA, S.KOM., M.KOM
 KONSEP DASAR MANAJEMEN PROYEK
SISTEM INFORMASI

Pengertian manajemen
•Manajemen adalah proses perencanaan, organisasi, koordinasi, dan kontrol pada sumber daya
agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien (Ricky W. Griffin).
•Manajemen sebagai keahlian dalam membangkitkan orang lain agar bersedia melakukan sesuatu
(Lawrence a. Appley).
• Seni dalam menyelesaikan tugas melalui perantara. Dalam hal ini, manajemen dapat diartikan
sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seorang manager untuk mengarahkan bawahan atau
orang lain dalam menyelesaikan pekerjaan demi tercapainya sebuah tujuan (Mary parker follet).
Pengertian proyek
•Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diadakan dalam selang
waktu tertentu dan mempunyai tujuan khusus.
•Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang
khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolanya
pun memerlukan perhatian extra lebih banyak karena menghasilkan
resiko yang lebih besar.
Manajemen proyek
•Manajemen proyek adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan
tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya
Secara sederhana, manajemen proyek dapat disusun dengan menjawab pertanyaanpertanyaan
berikut :
•Apa yang harus dikerjakaan ?
•Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada ?
•Sampai kapan waktu yang tersedia ?
•Bagaimana pembiayaannya ?
•Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai ? atau bahkan gagal ?
Fase proses manajemen proyek :
•Perencanaan dan penyusunan jadwal.Tahap ini adalah tahap paling penting karena didalamnya
terdapat proses penentuan tugas dan durasinya serta penentuan hubungannya dengan tugas-tugas
lainnya
•Pengelolaan perubahan. Selama melaksanakan proyek, seringkali diperlukan penyesuaian antara
rencana dengan kenyataan yang ada. Hal ini mungkin saja terjadi karena ada factor yang tidak
dapat diperkirakan sebelumnya, seperti kebijakan politik pemerintah setempat dan sebagainya.
Untuk itu diperlukan suatu cadangan sumber daya untuk mengatasinya.
•Publikasi informasi proyek. Semua bagian yang terkait dengan proyek, baik diluar apalagi didalam
tubuh organisasi proyek, mutlak harus tau informasin tentang proyek. Untuk itu diperlukan sarana
publikasi yang beragam, misalnya laporan kemajuan, rapat regular, rapat lapangan, penerbitan
buletin, majalah dinding dan seterusnya
Pengertian sistem informasi
•Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-
komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengendalikan organisasi
(hermawan et al., 2016)
•Ahli lain berpendapat bahwa system informasi merupakan kumpulan dari sistem yang saling
bertukar data dan saling mendukung satu sama lain untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan, dan
menghasilkan sebuah informasi yang baru (firmansyah & pitriani, 2017)
•Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan
Komponen sistem informasi
•Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block),
yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi,
komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen control 
membentuk satu keastuan untuk membangun sebuah tujuan

Manfaat sistem informasi

•Mengurangi biaya.
•Mengurangi kesalahan-kesalahan
•Meningkatkan kecepatan aktivitas
•Meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen
• Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud
(tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits).
• Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematanpenghematan atau
peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan
nilai uang.
• Keuntungan berwujud diantaranya adalah sebagai berikut :
- Pengurangan-pengurangan biaya operasi.
- Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.
- Pengurangan biaya telekomunikasi.
- Peningkatan penjualan.
- Pengurangan biaya persediaan.
- Pengurangan kredit tak tertagi
• Manajemen proyek sistem informasi sering disingkat juga sebagai MPSI adalah
kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur tingkat keberhasilan proyek.
• Mpsi juga memberikan informasi yang diperlukan untuk memantau dan
mengendalikan proyek.
• Sebuah sistem informasi manajemen proyek (pmis) dapat menjadi kerangka
kerja untuk memandu kemajuan proyek dan membantu untuk meningkatkan
tingkat keberhasilannya.
• Didalamnya terdapat informasi yang akurat dan relevan dengan manajemen
dalam kerangka waktu yang diperlukan.
Penerapan MPSI

Basis data risiko

•Setiap risiko perlu ada data mengenai perkiraan probabilitas, preventif / tindakan
korektif dilaksanakan, data aktual kejadian dan efektivitas tindakan. Data tentang
risiko yang berbeda-beda pada proyek yang sudah selesai secara sistematis
dikumpulkan dan disimpan dalam data base. Sehingga pada saat ada proyek-
proyek baru manajemen bisa mendapatkan keuntungan dengan data yang sudah
dikumpulkan. Penerapan ini bekerja dengan baik pada proyek-proyek di mana kita
menemukan risiko yang sama.
Basis data paket pekerjaan
•Dalam paket pekerjaan biasanya berisi deskripsi dan spesifikasi, hasil estimasi usaha, sesuai
perubahan atau klaim usaha yang sebenarnya. Serupa dengan data base risiko, data base paket
pekerjaan menyimpan data aktual proyek yang sudah selesai.
Basis data perubahan dan klaim
•Penerapan ketiga dari mpsi adalah data base yang berisi semua perubahan besar (perubahan
permintaan dan perintah perubahan) dan / atau klaim yang tidak secara langsung sesuai dengan
paket pekerjaan masing-masing, tetapi signifikan untuk hasil proyek. Konten yang relevan untuk
setiap perubahan atau klaim dapatberupa kegiatan, masalah, atau penyimpangan, catatan, hasil
analisa, solusi yang diusulkan, solusi yang sebenarnya, dan tempat (dalam kasus klaim)
Manfaat MPSI
• MPSI memungkinkan tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya
dan melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi.
• Tim harus bisa melacak status dari setiap bagian dari proyek dan menilai pekerjaan yang selesai dan
pekerjaan yang masih harus dilakukan.
• Ketika informasi ini tersedia tim proyek akan dapat mengalokasikan sumber daya yang diperlukan
untuk melihat bahwa setiap bagian dari proyek memberikan kontribusi bagi keberhasilan proyek
• MPSI dapat membantu para pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari risiko masa
depan yang disebabkan oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas
proyek tidak buruk.
• Ini akan membantu tim untuk memahami bagian-bagian dari proyek yang memerlukan revisi pedoman
dan bagaimana mereka harus melaksanakan.
• Untuk mpsi yang efektif, perlu ada perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang sangat tepat dan
mencakup semua.
• Pengendalian biaya dan sistem umpan balik harus selalu up to date.
• Tonggak proyek perlu diidentifikasi sangat jelas dan terkait dengan sumber daya yang diperlukan
untuk menjangkau mereka.
• Seleksi vendor, manajemen material, sumber daya manusia harus secara individual melihat ke untuk
memastikan bahwa masing-masing daerah pas dengan parameter untuk proyek tersebut.
• Dokumen kontrol termasuk coding dan gerakan adalah bidang penting lain dari mpsi.
Faktor keberhasilan MPSI

• Dukungan dari manajemen atas karena bekerja dalam tingkat koordinasi atas dan bawah, sangat
penting apa yang kita lakukan didukung penuh oleh atasan.
• Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan manajemen proyek. Dukungan yang
dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada timbal balik ataupun
tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan.
• Misalnya, mengadakan pertemuan tim untuk membahas manajemen proyek sistem informasi
yang dikerjakan.
• Quality control tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan kriteria
kualitas yang ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus
masuk ke dalamnya dan apa yang tidak cocok.
• Pembaruan rutin dan sering informasi yang tersimpan harus up to date.
• Mudah digunakan seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal men-download dan
mengirimkan informasi.
• Penghargaan untuk setiap kontribusi imbalan atau insentif bagi kontribusi untuk manajemen
proyek sistem informasi adalah cara lain untuk meningkatkan atau menjaga nilai lebih.