PERENCANAAN DAN PENGEDALIAN INFORMASI DAN TEKNOLOGI

1. Pengendalian
Yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah teknologi pengolahan, teknologi
penyimpanan, dan teknologi komunikasi. Dimana ketiga hal tersebut dapat diwujudkan dengan
perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan computer. Sedangkan yang berhubungan dengan
keterampilan seorang dalam menggunakan alat-alat teknologi informasi, dan kemampuan
seseorang dalam mengembangkan sistem, tidak dibahas dalam penelitian ini. Teknologi informasi
dapat diijabarkan sebagai berikut :
1. Perangkat keras
Jenis :

- Personal Komputer
- Komputer Mini
- Kemampuan untuk menyimpan data
- Kecepatan Proses kemampuan yang digunakan
2. Perangkat lunak
- Aplikasi system informasi yang digunakan
3. Perlengkapan dan fasilitas pendukung

2. Dampak teknologi dan informasi

Menurut Cash Dampak teknologi teknologi informasi terhadap masing-masing organisasi

berbeda satu sama lainnya. Lingkungan atau informasi dimana teknologi informasi diterapkan
sangat mempengaruhi tinggi rendahnya tingkat kekritisan teknologi informasi. Ada 4 kategori
lingkungan yaitu :

a. Strategic
Peran teknologi informasi sangat berpengaruh dalam menjalankan operasional sehari –
hari. Teknologi informasi mempengaruhi menjadi faktor penentu dalam pencapaian sasaran
perusahaan.
b. Turnaround
Dukungan teknologi informasi sangat diperlukan untuk kelancaran operasional sehari-
hari,tetapi tidak jadi faktor penentu dalam mencapai keberhasilan usaha. Kinerja perusahaan
akan sangat berpengaruh oleh teknologi informasi
c. Factory
Sasaran dari strategi TI jika dihubungkan dengan strategi perusahaan tidak
mempengaruhi keberhasilan perusahaan dalam waktu yang akan dating. Tetapi teknologi
yang dipakai sekarang sangat berpengaruh pada operasi perusahaan pada saat ini. Teknologi
informasi digunakan untuk efektivitas biaya, sedangkan aplikasi yang digunakan kurang
berpengaruh dalam persaingan.
d. Support
Teknologi informasi kurang berpengaruh bagi kelancaran operasional dan aplikasinya
tidak di tunjukan untuk keunggulan atau kebutuhan stratejik
3. Pengendalian Manajemen

Pengendalian adalah proses mengerahkan sekumpulan variable (manusia) untuk

mencapai tujuan atau sasaran yang telh ditetapkan sebelumnya. Pengendalian merupakan konsep
yang luas yang berlaku untuk manusia,benda,situasi dan organisasi. Dalam organisasi,
pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian.

Bagian terpenting dari porses ini berbentuk pengendalian manajemen : Tindakan

Tindakan yang di lakukan manajemen untuk mengarahkan orang , mesin dan fungsi- fungsi
gunna mencapai tujun dan ssaran organisasi.

Sedangkan pengendalian manajemen adalah sebuah metode , prosedur dan sarana yang
digunakan manajemen untuk memastikan dipenuhinya kebijkan- kebijakan dan strategi-strategi
organisasi.
Proses pengendalian manajemen meliputi 3 tahap : Tindakan perencanaan, pelaksanaan
Tindakan dan evaluasi Tindakan. Tahap-tahap ini dapat terjadi sebelum, selama atau setelah suatu
Tindakan atau kejadian. Ketiga tahap ini terjadi di berbagai tingkat dalam suatu organisasi, dari
tingkat manajemen puncak sampai ke unit operasional terkecil. Pengendalian manajemen
mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tatanan organisasi, wewenang,
tanggung jawab dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan untuk
memproses sekumpulan Tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai
tujuannya.

Karakteristik sistem pengendalian manajemen menurut Anthony Garden dan before yang
diterjemahkan oleh Maulana adalah sebagai berikut:  
a. sistem pengendalian manajemen pada program-program dan pusat-pusat
pertanggungjawaban suatu program dapat berupa proyek produk Lini produk
penelitian dan pengembangan atau kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan
organisasi untuk mencapai tujuannya. pusat pertanggungjawaban adalah unit
organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab.
b. Informasi yang diproses dalam sistem pengendalian manajemen terbagi dalam dua
jenis (a)   data terencana dan  dan (b) Data aktual, yaitu yang benar-benar terjadi.
c.  sistem pengendalian manajemen  adalah sistem organisasi total yang merangkum
semua aspek dalam operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen
memelihara keseimbangan diantara bagian-bagian operasi dan mengoperasikan
organisasi secara terorganisasi.
d.  sistem pengendalian manajemen merupakan sistem yang terkoordinasi dan terpadu,
dimana data yang terkumpul digabungkan untuk saling dibandingkan setiap saat
pada setiap unit organisasi. secara khusus data aktual disusun sesuai dengan data
yang direncanakan - yang didefinisikan dan diukur  secara konsisten untuk
memungkinkan perbandingan antara hasil aktual dengan hasil yang diinginkan.
4. Informasi pengendalian manajemen

Dalam pengendalian manajemen, Informasi digunakan untuk proses perencanaan,

koordinasi, evaluasi, mengukur prestasi dab merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan
personalia operasional. Setiap proses membutuhkan informasi yang berbeda, sehingga relevansi
infotmasi tergantug pada informasi yang diperlukan, biaya untuk memperolehnya dan nilai
informasi tersebut.

Informasi untuk Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses yang menjawab pertnyaan mengenai apa yang harus
dilakukan dan bagaimana melakukannya. Jenis informasi yang diperlukan adalah informasi yang
beriorentasi pada masa depan, yang seringkali diperoleh dari sumber luar,walaupun pengalaman
masa lampau biasanya digunakan sebagai ttitk awal merencanakan kegiatan masa depan.

Informasi untuk perencanaan seringkali mencakup informs yang sifatnya tidak pasti dan
tidak di ketahui. Apakah suatu peluang baru diperoleh dari proses penelitian ataukan berasal dari
perubahan lingkungan, suatu perencanaan yang baik membutuhkan informasi tentang alternatif
Tindakan yang baru
Oleh karena itu sistem pengendalian manajemen sebaiknya direncanakan untuk bisa memantau
lingkungan dan gagasan setiap orang dalam perusahaan guna memperoleh peluang-peluang baru.
Pada dasarnya informasi tersebut harus dikumpulkan dari sumber – berikut :
a. Kegiatan intern perusahaan sehari-hari
b. Kegiatan pesaing
c. Perkembangan industry (perbaikan produk, produk dan jasa baru
d. Perkembangan industry (kebijakan politik/ekonomi, asosiasi, keputusan
mahkamah/pengadilan dan peraturan pemerintah
e. Kondisi umum di bidang ekonomi (tingkat harga, kegiatan ekonomi, perubahan pola
pemerintah)

Informasi untuk Koordinasi

Informasi koordinasi menggunakan Sebagian besar berupa informasi yang mengurangi
ketidakpastian. Untuk mengurangi ketidakpastian para karyawan mengenai apa yang harus
dikerjakan dan kapan melakukannya serta bagaimana melakukannya secara efisien dan efektif,
informasi harus setepat mungkin. Mungkin, agar ini tercapai, informasi koordinasi mengunakan
angka – angka untuk anggaran, standar dan sasaran. Tujuan informasi tersebut adalah memastikan
bahwa setiap orang dalam organisasi dapat mengetahui peraannya masing-masing agar
berprestasi baik untuk kepentingan organisasi keseluruhan.
Informasi untuk evaluasi
Setiap manejer pusat bertanggung jawab menggunakan rencana organisasi sebagai
pedoman bagi operasinya, termasuk perencanaan tugas. Informasi yang diterima dapat
memberikan saran agar kegiatan operasional tidak dilakukan persissesuai dengan rencana. Selain
informasi tentang rencan, kepada manejer juga diberikan informasi lain mengenai Tindakan yang
sebaiknya diambil atau sebaiknya diambil atau apa yang sebaiknya tidak dikakukan pada situasi
tertentu. Infirmasi ini disebut sebagai pola kebijakan umum, yang bisa berifat informal. Infomasi
ini jarang menyebutkan batas waktu tertentu, dan terus berlaku hingga ada perubahan lebih lanjut.
Menurut Davis, informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manejer
bagian, pusat laba dan sebaiknya untuk mengukur prestasi, memutuskan Tindakan pengendalian,
memutuskan Tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan
personaliaoperasional dan mengalokasikan sumber daya
Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
a. Pelaksanaan yang direncanakan
b. Perbedaan dan pelaksanaan yang direncanakan
c. Alasan untuk perbedaan
d. Alasan atas keputusan atau arah Tindakan yang mungkin
Pangkalan data untuk pengendalian manajemen terdiri atas dua unsur :
a. Pangkalan data yang disesiakan
b. Rencana,standar, dan sebagainya yang mendefinikan perkiraan tentang pelaksanaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah rencana, laporan yang
dijadwalkan, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan dan jawaban
atas pertanyaan