Hasnan Attariq

11160930000100
Tp 1 – Manajemen Proyek SI 5D

BAGIAN I :
BAB I
KONSEP MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

1.1 Konsep Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola
sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Apa maksud dari
mencapai suatu tujuan yang ditentukan? Maksudnya ialah suatu proyek yang dimanajemen sedemikian rupa
agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari
manajemen sistem informasi tersebut.
Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang
diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan yang tadi. Berikut
beberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sistem informasi:
- Mutu
- Biaya
- Waktu
Jika seorang konsumen memiliki biaya rendah, maka proyek manajer bisa menyesuaikan mutu dengan
anggaran yang ada. Jiak konsumen menginginkan pembuatan proyek cepat, maka konsumen harus
menyediakan dana lebih untuk mendapatkan tujuan tersebut. Begitu juga dengan tujuan mutu yang dihasilkan.
Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah
Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang
proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan,
dll.
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses.
Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen
proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia
(a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan
menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan
rancangan kerja serta pengembangan tim.
a. Manusia
Model kematangan manajemen manusia membatasi area praktik berikut kunci bagi masyarakat
perangkat lunak : rekruitmen , seleksi , manajemen untuk kerja , pelatihan, kompensasi , perkembangan karir,
desain kerja , dan organisasi dan perkembangan tim/ kultur. Organisasi mencapai tingkat kematangan yang
tinggi dalam area manajemen manusia memiliki kemiriipan yang lebih tinggi dari implementasi praktik
rekayasa perangkat lunak yang efektif.
b. Masalah
Sebelum memulai project, kita memerlukan untuk mengidentifikasi obyektifitasnya dan ruang
lingkupnya, pemecahan alternatif harus dipertimbangkan, teknik dan batas pun harus didefinisikan.
 Tanpa informasi ini tidak mungkin melakukan estimasi biaya yang dapat dipertanggung jawabkan
dan akurat, penilaian yang efektif terhadap resiko, merinci secara realistis tugas-tugas proyek, atau jadwal
proyek yang dapat dikelola yang memberikan indikasi kemajuan yang berarti.
c. Proses
Proses perangkat lunak memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensif bagi
pengembangan perangkat lunak dapat dibangun. Sejumlah kecil aktivitas kerangka kerja yang dapat
diaplikasikan pada semua proyek perangkat lunak, tanpa mempedulikan ukuran dan kompleksitasnya.
Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda tugas-tugas, milestone, kemampuan penyampaian dan jaminan
kualitas memungkinkan aktivitas kerangka kerja disesuaikan dengan karakterisitik proyek perangkat lunak
serta kebutuhan tim proyek. Akhirnya aktivitas pelindung seperti jaminan kualitas perangkat lunak,
manajemen konfigurasi perangkat lunak, dan pengukurannya melapisi model proses yang ada. Aktivitas
pelindung tidak tergantung pada satu aktivitas kerangka kerja dan ada pada keseluruhan proses.
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu :
manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
dan manajemen tingkat atas(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan
semuanyabekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1) Manajemen tingkat bawah (operasional)
Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat
mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan
proses-proses seperti produksi.
Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan
sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar. Manajer
operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang
memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumber daya
informasi real-time.
2) Manajemen tingkat menengah (Perencanaan dan kontrol manajerial)
Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-
keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-
tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat
besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas
kinerja yang diukur sesuai standar.
3) Manajemen tingkat atas (strategik)
Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional
dan manajer tingkat menengah. Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang
sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah
pengarahan dan perencanaan. Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan
organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi. Membutuhkan informasi internal (agar bisa
beradaptasi dengan perubahanperubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk
mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-
perusahaan pesaing).

1.2 Manfaat Manajemen Proyek Sistem Informasi

MPSI memungkinkan tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya
dan melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi. Tim harus bisa melacak status dari
setiap bagian dari proyek dan menilai pekerjaan yang selesai dan pekerjaan yang masih harus dilakukan.
Ketika informasi ini tersedia tim proyek akan dapat mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk
melihat bahwa setiap bagian dari proyek memberikan kontribusi bagi keberhasilan proyek.
Selain itu juga MPSI dapat membantu para pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari
risiko masa depan yang disebabkan oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas
proyek tidak buruk. Ini akan membantu tim untuk memahami bagian-bagian dari proyek yang memerlukan
revisi pedoman dan bagaimana mereka harus melaksanakan.
Untuk MPSI yang efektif, perlu ada perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang sangat tepat dan
mencakup semua. Pengendalian biaya dan sistem umpan balik harus selalu up to date. Tonggak proyek perlu
diidentifikasi sangat jelas dan terkait dengan sumber daya yang diperlukan untuk menjangkau mereka.
Seleksi vendor, manajemen material, sumber daya manusia harus secara individual melihat ke untuk
memastikan bahwa masing-masing daerah pas dengan parameter untuk proyek tersebut. Dokumen kontrol
termasuk coding dan gerakan adalah bidang penting lain dari MPSI.

1.3 Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Karena yang dikelola bukanlah hal yang statis dan berupa sistem, terdapat beberapa faktor yang dapat
menentukan manajemen proyek sistem informasi ini berhasil. Diantaranya adalah:
A. Dukungan dari Manajemen Atas
Karena bekerja dalam tingkat koordinasi atas dan bawah, sangat penting apa yang kita lakukan
didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan manajemen
proyek.
Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada
timbal balik ataupun tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan. Misalnya,
mengadakan pertemuan tim untuk membahas manajemen proyek sistem informasi yang dikerjakan.
B. Pembaruan Rutin
Informasi yang tersimpan harus up to date. Konten yang teratur, jelas dan update akan
meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.
C. Mudah Digunakan
Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal men-download dan mengirimkan informasi.
Selain itu akses ke sistem harus semudah mungkin. Sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan
dengan mudah.
D. Penghargaan untuk Setiap Kontribusi
Imbalan atau insentif bagi kontribusi untuk manajemen proyek sistem informasi adalah cara
lain untuk meningkatkan atau menjaga nilai lebih.
1.4 Manajemen Proyek, Program, dan Portofolio
1.4.1 Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah
dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek.
Hal ini merupakan usaha agar tujuan kegiatan dapat tercapai secara efisien dan efektif.
Efektif dalam hal ini adalah di mana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan
sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu, dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan
penggunaan sumber daya dan pemilihan sub-kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat
penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu, manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi
merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja. Karena tanpa hal ini, konstruksi akan sulit
berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.
Tujuan dari Manajemen Proyek diantara lain adalah:
a. Mengelola Risiko
Keberhasilan pelaksanaan proyek tak lepas dari ’trial and error’ selama menjalani prosesnya.
Reisiko bisa saja mengganggu keberlangsungan suatu proyek, namun bukan berarti tidak bisa dikelola.
Dengan melakukan manajemen proyek, Anda dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi.
b. Memaksimalkan Potensi Tim
Kualitas sumber daya manusia turut mengambil peran penting dalam melaksanakan proyek.
Manajemen proyek menggerakkan setiap individu agar dapat memainkan perannya dengan maksimal,
mampu membuat perencanaan yang baik serta memiliki kemampuan dalam mengelola proyek.
c. Menciptakan Perencanaan yang Tepat
Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan yang tepat mencakup seluruh proses awal
hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas.
d. Memanfaatkan Peluang
Manajemen proyek sangat membantu mengelola sebuah peluang untuk dimanfaatkan bagi
perkembangan perusahaan tanpa mengurangi nilai utama yang ingin dicapai perusahaan.
e. Mengelola Integrasi
Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada jalur yang tepat dibutuhkan integrasi
antara sistem, proses bisnis, dan organisasi. Kesinambungan antara 3 elemen tersebut membuat kunci
dari nilai sebuah proyek tetap terjaga, sehingga tujuan pun dapat tercapai. Manajemen proyek berperan
penting dalam mengidentifikasi dan mempertahankan integrasi.

Manajemen Proyek juga memiliki beberapa tahapan, yaitu:

- Project Definition, Mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
- Project Initiation, Perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu
proyek dimulai.
- Project Planning, Menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Pada
project planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek yaitu waktu,
biaya, dan ruang lingkup suatu proyek.
- Project Execution, Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai
dengan keinginan.
- Project Monitoring & Control, Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga
pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
- Project Closure, Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber
daya.

1.4.2 Manajemen Program

Sebuah program terdiri dari sekelompok proyek terkait dan manajemen Program adalah proses
mengelola beberapa proyek akan. Sebuah contoh akan bahwa merancang, manufaktur dan
menyediakan infrastruktur pendukung untuk membuat mobil.
Manajemen program melibatkan terpusat mengelola dan mengkoordinasikan kelompok proyek
terkait untuk memenuhi tujuan dari program ini.
 Dalam beberapa kasus Manajemen Proyek adalah bagian dari Manajemen Program. Manajer
proyek dapat melaporkan kepada manajer program dalam kasus tersebut. Sebuah portofolio terdiri dari
beberapa program.

1.4.3 Manajemen Portofolio

Portofolio adalah kumpulan proyek, program subportfolios, dan operasi yang dikelompokkan
bersama untuk memfasilitasi manajemen yang efektif dari yang bekerja untuk memenuhi tujuan bisnis
strategis. Organisasi mengelola portofolio mereka berdasarkan tujuan tertentu.
Manajer senior atau tim manajemen senior biasanya mengambil tanggung jawab manajemen
portofolio bagi suatu organisasi.
Manajemen portofolio meliputi mengelola koleksi program dan proyek dalam portofolio. Ini
termasuk menimbang nilai setiap proyek, atau proyek potensial, terhadap tujuan strategis portofolio.
Manajemen portofolio juga menyangkut pemantauan proyek aktif untuk kepatuhan terhadap
tujuan, menyeimbangkan portofolio antara investasi lain dari organisasi, dan menjamin efisiensi
penggunaan sumber daya.
Dalam standar portofolio, manajemen portofolio fokus pada peningkatan efektivitas dan
efisiensi manajemen proyek dan manajemen program tentang berbagai (multiple) proyek dan program
dengan tujuan yang independen.

Komponen inti manajemen portofolio standar adalah:

 Menetapkan infrastruktur untuk mendukung proyek dan program;

 Menentukan prosedur dan proses manajemen yang digunakan secara terus-menerus untuk proyek
dan program;
 Koordinasi sumber daya terbatas, dengan menyesuaikan permintaan dan persediaan dan
mengoptimalkan alokasi sumber daya yang tersedia.

Selain itu, struktur portofolio dapat mengkoordinasikan proyek dan program yang bersama-
sama merealisasikan tujuan strategi organisasi. Tujuannya adalah menyeimbangkan pelaksanaan
perubahan dan memelihara bisnis seperti biasa ketika mengoptimalkan pengembalian investasi.

Penambahan unsur inti struktur manajemen portofolioadalah:

 menjaga portofolio yang diseimbangkan selaras dengan tujuan strategi dalam kondisi perubahan;
 meningkatkan pencapaian tujuan proyek dan program melalui koordinasi, pandangan luas risiko
portofolio, sumber daya, ketergantungan, dan jadwal;
 mengoordinasikan perlunya perubahan dengan kapasitas bagian yang berbeda dari organisasi
terhadap perubahan;
 mengurangi biaya dengan menghilangkan biaya yang tumpang tindih dan bentuk pelaksanaan
proyek dan program yang buruk.

Manajemen struktur portofolio harus secara terus-menerus mengkaji keseimbangan investasi

dan manfaat, menciptakan, dan menutup proyek dan program bila perlu.
 BAB II
ORGANISASI PROYEK

2.1 Stakeholder Proyek

Untuk memenuhi kebutuhan masing-masing pihak dalam suatu proyek dapat direalisasikan dalam
suatu usaha bersama untuk pencapaian sasaran dan tujuan, perlu dilakukan identifikasi terhadap organisasi
atau individual (stakholder), baik dari internal maupun eksternal, yang akan berperan mempengaruhi proyek
dan harus diantisipasi selama proyek berlangsung.
Stakeholder proyek terdiri dari :
- Manager Proyek
- Pelanggan, Customer atau Owner
- Organisasi Proyek
- Sponsor
- Masyarakat
Stakeholder proyek konstruksi dapat diuraikan sebagai berikut :
- Pemilik Proyek : seseorang atau perusahaan yang mempunyai dana, memberikan tugas kepada
seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan agar
hasil proyek sesuai sasaran dan tujuan yang diterapkan.
- Konsultan : seseorang atau perusahaan yang ditunjuk oleh pemilik yang memiliki keahlian dan
pengalaman merancang dan mengawasi proyek Konstruksi, terdiri atas :
- Kontraktor : Perusahaan yang dipilih dan disetujui untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi yang
direncanakan sesuai dengan keinginan pemilik proyek dan bertanggung jawab penuh terhadap
pembangunan fisik proyek. biasanya penentuan kontraktor dilakukan melalui lelang/tender atau dapat
juga melalui penunjukan langsung dengan negosiasi penawaran harga.
- Sub-Kontraktor : pihak yang ditunjuk oleh kontraktor dan disetujui oleh pemilik untuk mengerjakan
sebagian pekerjaan kontraktor pada bagian fisik proyek yang memiliki keahlian khusus/spesialis.
- Pemasok (Supplier) : pihak yang ditunjuk oleh kontraktor untuk memasok material yang memiliki
kualifikasi yang diinginkan oleh pemilik.

2.2 Pengaruh Organisasi

Proyek biasanya bagian dari organisasi yang lebih besar dibandingkan dengan perusahaan proyek,
instansi pemerintah, institusi pelayanan kesehatan, badan-badan internasional, profesional Asosiasi Industri,
dan lain-lain. Bahkan ketika proyek ini adalah organisasi (usaha patungan, kemitraan), proyek ini masih akan
dipengaruhi oleh organisasi atau organisasi yang mendirikannya. Bagian berikut menjelaskan aspek-aspek
kunci dari struktur organisasi yang lebih besar membangun struktur yang mungkin mempengaruhi proyek.
2.2.1 Sistem Organisasi
organisasi proyek berbasis operasi mereka yang terutama terdiri dari projects. Organisasi-
organisasi ini jatuh ke dalam dua kategori:
• Organisasi yang berasal pendapatan mereka terutama dari proyek-proyek pertunjukan lain-
arsitektur perusahaan, perusahaan rekayasa, konsultan, konstruksi traktor, pemerintah
kontraktor, dll
• Organisasi yang telah mengadopsi manajemen oleh proyek-proyek. Organisasi-organisasi ini
cenderung memiliki sistem manajemen di tempat untuk memfasilitasi proyek manajemen.
Sebagai contoh, sistem keuangan mereka sering khusus dirancang untuk akuntansi, pelacakan,
dan pelaporan pada proyek-proyek secara simultan. Non proyek organisasi berbasis-
 perusahaan manufaktur, jasa keuangan perusahaan, dll-jarang memiliki sistem manajemen
yang dirancang untuk mendukung proyek perlu efisien dan efektif. Tidak adanya sistem
berorientasi proyek biasanya membuat manajemen proyek lebih sulit. Dalam beberapa kasus,
bukan berbasis proyek organisasi akan memiliki departemen atau sub-unit yang beroperasi
sebagai organisasi berbasis proyek dengan sistem untuk mencocokkan.

2.2.2 Budaya Organisasi dan Gaya

Kebanyakan organisasi telah mengembangkan budaya yang unik dan describable. Budaya ini
tercermin dalam nilai bersama, norma, keyakinan, dan harapan, dalam kebijakan mereka dan prosedur,
dalam pandangan mereka tentang hubungan kekuasaan, dan dalam berbagai faktor-lain. budaya
organisasi sering memiliki pengaruh langsung terhadap proyek tersebut. Sebagai contoh:
• Tim mengusulkan suatu pendekatan yang tidak biasa atau berisiko tinggi lebih mungkin untuk
mengamankan persetujuan dalam organisasi agresif atau kewirausahaan.
• Seorang manajer proyek dengan gaya yang sangat partisipatif cenderung menghadapi prob-
memiliki kualifikasi dalam organisasi hirarkis kaku, sementara manajer proyek dengan gaya
otoriter akan sama-sama ditantang dalam sebuah organisasi partisipatif.

2.3 Struktur Organisasi

2.3.1 Struktur Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para
pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh
F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang
jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang
ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu
orang atasan yang berberda-beda. Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada
umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan
karena dapat memudahkan melakukan pengawasan.
Struktur organisasi fungsional terdiri dari bagian bagian tertentu misalnya Bagian Pemasaran,
Bagian Produksi, Bagian Personalia dan Bagian Pembelanjaan serta Bagian Umum. Pada struktur
organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek
biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dia dahulu bekerja. Oleh karena itu
seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan dengan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya
dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga
pengalaman dan pengetahuan dapat dishare bersama-sama.

Ciri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut :

- Organisasi skala kecil
- Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
- Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
 - Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
- Pengawasan dilakukan secara ketat
- Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
- Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan yang sama
Keuntungan dari organisasi dalam bentuk fungsional adalah:
- Adanya pembagian tugas antara kerja pikir (mental) dan fisik.
- Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik.
- Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama tinggi.
- Moral serta disiplin kerja yang tinggi.
- Koordinasi antara orang-orang yang ada daiam satu fungsi mudah dijalankan
- Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
Kekurangan dari organisasi bentuk fungsional adalah:
- Insiatif perseorangan sering tertekan karena sudah dibatasi pada satu fungsi.
- Sulit mengadakan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang
saja.
- Koordinasi yang sifatnya menyeluruh sulit diadakan karena orang-orang yang bergerak dalam
satu bidang mementingkan fungsinya saja.
- Pejabat fungsional sering kali mengalami kebingungan dalam mengikuti prosedur administrasi.

2.3.2 Struktur Organisasi Berbasis Proyek

Pada dasarnya struktur organisasi proyek bermula dari organisasi fungsional. Pengelola proyek
dari suatu bagian meminta agar orang–orang fungsional yang bekerja pada proyek benar–benar pindah
untuk bekerja sepenuhnya dibawah kekuasaannya.
Semakin banyak proyek maka semakin banyak pula duplikasi fungsi. Selain itu para karyawan
akan ragu di mana dia akan ditempatkan bila pelaksanaan proyek sudah selesai. Sebaliknya manajer
bagian mungkin akan khawatir bila personelnya ditarik ke proyek-proyek. Pemanfaatan personel-
personil yang fungsional akan menjadi tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu diciptakanlah apa yang
disebut struktur organisasi matriks.

2.3.3 Struktur Organisasi Matriks

Bentuk organisasi matriks merupakan bentuk campuran antara struktur organisasi fungsional
dengan proyek, akibatnya masing-masing anggota tim seringkali bertanggung jawab kepada dua atau
lebih pemimpin.
Organisasi matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan-kebaikan organisasi fungsional
dan organisasi proyek. Para ahli/staf dihimpun berdasarkan fungsinya untuk mengerjakan proyek
tertentu. Dalam hal ini dibentuk bagian manajemen proyek secara tersendiri. Masing-masing bagian
secara struktural tidak boleh mempunyai proyek. Walaupun demikian berbagai proyek masih dapat
dilakukan oleh perusahaan akan tetapi berada di bawah pengawasan manajemen proyek.
Struktur matriks ini bisa jadi lemah (weak), berimbang (balanced), atau kuat (strong). Lemah
jika elemen-elemen dan peran fungsional dominan di dalam fungsi matrik ini dan kuat jika organisasi
matriks ini lebih dominan dan lebih condong pada elemen struktur proyek.
Kesulitan mengadopsi dan melaksanakan fungsi organisasi matriks ini ialah bahwa organisasi
matriks biasanya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan besar dan bila sistemnya tak lancar dapat
menimbulkan konflik dan kesenjangan antara bagian fungsional dan bagian proyek.
 2.3.4 Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Proyek
Setiap proyek dibentuk dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat
di dalamnya. Oleh karena itu, struktur pembagian tugas dan tanggung jawab, yang tercermin dari
struktur organisasi yang diadopsi sangat menentukan dan sangat berpengaruh pada proyek yang
dijalankan.
Struktur Organisasi yang baik, hendaknya mendukung dan sesuai dengan type proyek yang
dilaksanakan. Memberikan kejelasan fungsi proyek, memudahkan pencapaian tujuan proyek, tetapi
juga dapat memaksimalkan peran-masing-masing individu yang terlibat sesuai denngan fungsi,
kapabilitas, dan kompetensi spesifiknya masing-masing. Pertimbangan pemanfaatan sumber daya
yang dimiliki, type proyek dan rencana pencapaian tujuan proyek harus menjadi faktor dominan dalam
menentukan struktur organisasi yang dipilih sebagai kendaraan menuju proyek yang sukses.

2.4 Kantor Manajemen Proyek/Project Management Office(PMO)

PMO atau Project Management Office adalah sebuah divisi atau departemen dalam organisasi yang
menentukan dan menjaga standar dalam manajemen proyek dalam organisasi tersebut. Tujuan utama
dibentuknya PMO adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal dengan menstandardisasikan dan
mendisiplinkan proyek menurut peraturan, proses dan metode tertentu.
Beberapa perusahaan yang mengimplementasikan metode bisnis tertentu, yang rutin menjalankan
proyek berbasis metode-metode tersebut, memiliki PMO di internalnya. Dari waktu ke waktu, PMO tersebut
akan menjadi sumber bimbingan, dokumentasi dan matriks yang berkaitan dengan praktek-praktek yang
terlibat dalam pengelolaan dan implementasi proyek dalam organisasi.
PMO juga mungkin terlibat dalam tugas-tugas terkait proyek dan menindaklanjuti aktivitas dalam
proyek hingga selesai. PMO memberikan laporan mengenai aktivitas proyek, berikut semua masalah dan
kebutuhan yang harus dipenuhi oleh para eksekutif di perusahaan. Mereka memastikan para implementer dan
pengambil keputusan terus berjalan dengan konsisten menuju tujuan dan target proyek.

2.4.1 Tujuan PMO

Sebuah Project Management Office dibentuk untuk memberikan berbagai pelayanan kepada
organisasi, diantaranya:
- Menetapkan dan “menstandardisasikan” proses pengelolaan proyek (project management),
yang dapat memangkas waktu di muka dan biaya untuk menjalankan setiap proyek.
- Memberikan Quality Assurance untuk semua proyek – mulai dari memberikan penilaian
kualitas proyek hingga mengaudit kemajuan dan kepatuhan setiap proyek kepada proses dan
tujuan.
- Melengkapi sumber daya proyek untuk aktivitas proyek yang spesifik, seperti Project Planning
di tahap awal; Project Monitoring dan pengukuran kinerja; dan meninjau penyampaian proyek.
- Memberikan pendidikan dan pelatihan bagi Project Manager dan anggota tim proyek.
- Memenuhi kebutuhan akan “pusat penyimpanan” bagi pengetahuan mengenai Project
Management, best practice, dan sumber daya lainnya.

2.4.2 Fungsi PMO

A. Pusat Pengetahuan Proyek
PMO memainkan peran sebagai “gudang penyimpanan sentral” dari pengetahuan mengenai
proses, best practice, matriks-matriks korporat, matriks-matriks kinerja proyek, template, peraturan
perusahaan, dan dokumentasi proyek yang pernah dijalankan. Penggunaan sumber informasi, best
practice dan pengetahuan akan bergantung kepada masing-masing tim proyek.
B. Penyedia Project Support, Pelatihan, dan Pembimbingan
Satu level di atas peran sebagai “gudang penyimpanan”, fungsi peran ini termasuk
pendampingan dan bimbingan untuk memberikan pengetahuan melalui pengalaman kepada tim
proyek. Sebagai tambahan, struktur PMO ini juga memiliki peran aktif memberikan pelatihan kepada
project manager dan anggota tim.
C. Penasehat Bagi Project Manajemen
Peran sebagai “Project Advisor” ini berada dua tingkat diatas peran yang pertama. Disini PMO
memberikan bimbingan dan sumbangan dari expert dalam bentuk Project Manager dan anggota tim,
sebagai staf tambahan dalam proyek yang berjalan.
D. PMO Tersentralisasi
Pada dasarnya, peran PMO ini adalah sebagai struktur manajemen portofolio dalam organisasi.
PMO Tersentralisasi mengatur dan mengelola semua proyek di perusahaan dengan dukungan dari
Project Manager yang profesional dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan.
 BAB III
PERAN DAN SKILL MANAJER PROYEK

3.1 Peran Manajer Proyek

Manajer Proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai
tujuan tertentu. Selain itu, Manajer Proyek juga berperan sebagai seorang komunikator. Dengan ini berarti
manajer proyek menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Manajer
proyek juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak
dan memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai
kebijaksanaan, tujuan, anggaran, jadwal kebutuhan, dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang
dimiliki.
Manajer Proyek merupakan seorang enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan
dana, fasilitas dan orang agar proyek dapat berjalan. Manajer Proyek pun berperan untuk mengambil
keputusan yang menjadi wewenangnya, antara lain mengenai realokasi sumber daya, mengubah lingkup
proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi.
Dan Manajer Proyek Merupakan seorang agen pengubah yang mempelopori pemakaian ide yang baru
dan inovatif dan berusaha keras mengatasi halangan untuk melakukan perubahan.

3.2 Tanggung Jawab Manajer Proyek

Tanggung jawab manajer proyek didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya. Seorang
manajer proyek memiliki tanggung jawab utama yaitu menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu,
biaya, dan informasi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. Secara garis besar tanggung
jawab manajer proyek adalah (Soeharto, 1997):
- Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk
pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan anggaran.
- Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek.
Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.
- Memonitor status proyek.
- Mengindentifikasikan masalah-masalah teknis.
- Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.
- Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
- Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumber daya.

3.3 Skill dan Kemampuan Manajer Proyek

Berkaitan dengan pekerjaan seorang manajer, menurut Katz, kemampuan yang diperlukan oleh
manajer adalah:
- Kemampuan konseptual
- Kemampuan interpersonal
- Kemampuan administrasi
- Kemampuan teknis

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer
proyek, diantaranya adalah:
 a. Budgeting and Cost Skills: Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek baik dalam hal
analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai
dengan keinginan penyedia dana.

b. Schedulling and Time Management Skills: Manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu
secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini
manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik
WBS (Work Breakdown Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu
bagi setiap aktivitas secara realistis.

c. Technical Skills: Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu
sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya
didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb

d. Resource Management and Human Relationship Skills: Manajer proyek perlu memahami akibat
dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, sehingga diperlukan kehati-hatian dalam menempatkan
sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun
jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder.

e. Communication Skills: Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada
komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui
tanggung jawab mereka.

f. Negotiating Skills: Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi
dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang
bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul
kepercayaan.

g. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills: Manajer proyek juga harus memiliki
kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang
sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu,
kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan
kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci
utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus anatar
pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).

h. Leadership Skills: Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang
manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang
lain atau timnya bekerja.

3.4 Kualitas Manajer Proyek

Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat
menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :
- Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak
waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan, menyatakan
pentingnya penguji dan pekerjaan tim.
- Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting
dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting.
- Pemecahan masalah, manajer proyek yang efektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana
tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan
untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.

- Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan
memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.

- Standar kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek
melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh,
serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.

- Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahann informasi
penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa
perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.
 BAB IV
SIKLUS HIDUP PROYEK

4.1 Siklus Hidup Produk

Pada prinsipnya, Hampir setiap produk di dunia ini mengalami Siklus Hidup Produk. Namun jangka
waktu siklus hidup produk pada setiap produk tersebut berbeda-beda, ada yang cepat hilang, ada juga yang
dapat bertahan dalam jangka waktu yang relatif lama. Apalagi pada produk-produk yang berorientasi pada
Teknologi seperti pada produk-produk Elektronika (Ponsel, Komputer, Televisi), Siklus Hidup suatu produk
akan semakin terasa.
Pada dasarnya, Siklus Hidup Produk adalah tahapan-tahapan proses perjalanan hidup suatu produk
mulai dari diperkenalkannya kepada pasar (market) hingga pada akhirnya hilang dari pasaran. Untuk
memperpanjang umur hidup suatu produk, produsen harus bekerja keras melakukan berbagai strategi agar
produknya dapat bertahan lebih lama lagi di pasar (market).

4.2 Tahapan Siklus Hidup Produk

Pada umumnya, Siklus Hidup Produk atau Product Life Cycle memiliki 4 Tahapan yaitu Perkenalan
(Introduction), Perkembangan (Growth), Kedewasaan (Maturity), Penurunan (Decline). Berikut ini adalah
penjelasan singkat mengenai keempat tahapan Siklus Hidup Produk beberapa strategi umum yang digunakan
produsen dalam memasarkan produknya berdasarkan Fase atau Tahap Siklusnya.
4.2.1 Tahap Perkenalan (Introduction)
Tahapan Perkenalan adalah tahapan pertama dalam siklus hidup produk dimana produsen
memperkenalkan produk barunya kepada pasar atau masyarakat umum. Beberapa ciri-ciri pada Tahap
Perkenalan ini diantaranya adalah :
 Produk baru diluncurkan ke Pasar (Market)
 Omset penjualan yang masih rendah
 Kapasitas produksi masih rendah
 Biaya per unit yang masih tinggi
 Cash Flow Negatif
 Distributor berkemungkinan enggan untuk mengambil produk yang masih belum terbukti
Kualitasnya.
 Diperlukannya promosi secara besar-besaran dalam rangka memperkenalkan produknya (biaya
promosi yang tinggi)

Strategi yang sering digunakan dalamTahap Perkenalan (Introduction) :

 Mendorong Adopsi pelanggan

 Mengeluarkan Biaya yang besar dalam promosi untuk menciptakan kesadaran pada produk dan
juga untuk memberitahukan produk barunya kepada masyarakat
 Menggunakan strategi Harga Peluncuran (skimming) atau Harga Penetrasi (Penetration)
 Distribusi yang terfokus (pada wilayah yang terbatas)

4.2.2 Tahap Perkembangan (Growth)

Tahap Perkembangan (Growth) adalah tahap dimana produk yang diperkenalkan tersebut
sudah dikenal dan diterima oleh konsumen. Beberapa ciri-ciri pada tahap Perkembangan ini adalah :

 Memperluas pasar
 Omset penjualan yang naik signifikan
 Meningkatnya kapasitas produksi
 Produk mulai diterima oleh pasar
 Cash Flow mulai berubah menjadi Positif
 Pasar semakin berkembang, laba juga akan meningkat, namun pesaing-pesaing baru akan mulai
bermunculan
 Biaya per unit akan turun ke skala yang ekonomis

Strategi yang sering dilakukan dalam Tahap Perkembangan

 Membuat iklan yang menciptakan kesadaran akan pemilihan produk dan memperkuat merek
(branding)
 Memperbanyak saluran distribusi dan memperluas cakupan distribusi.
 Meningkatkan kualitas produk, menambahkan fitur-fitur baru dan gaya serta memperbanyak model
atau varian.
 Menurunkan harga produk untuk menarik pembeli dan memperluas segmen pasar
 Masih mengeluarkan biaya yang besar dalam mempromosikan produk dan mereknya.

4.2.3 Tahap Kedewasaan (Maturity)

Peningkatan Omset penjualan yang mulai melambat, bersaing dengan ketat dan berjuang dalam
merebut pangsa pasar dengan pesaing-pesaingnya.

 Kapasitas produksi yang tinggi

 Memiliki laba yang besar bagi mereka yang dapat memimpin pasar
 Cash Flow akan berada dalam kondisi Positif yang kuat
 Pesaing yang lemah dan kalah bersaing akan mulai keluar dari pasar
 Harga Produk mulai turun

Strategi yang sering dilakukan dalam Tahap Kedewasaan

 Memperbaiki dan memodifikasi Produk dan memperbanyak pilihan (model, warna, bau, rasa,
estetika)
 Meninggalkan varian produk yang tidak kuat di pasar.
 Kapasitas Produksi pada kondisi yang rasional
 Menerapkan harga yang lebih bersaing
 Menggunakan Iklan yang persuasif, mempengaruhi konsumen untuk menggunakan produknya.
 Menarik pengguna-pengguna baru
 Distribusi yang intensif
 Memasuki Segmen pasar yang baru
 Repositioning

4.2.4 Tahap Penurunan (Decline)

Pada tahap penurunan, penjualan dan keuntungan akan semakin menurun dan jika tidak
melakukan strategi yang tepat, produk yang ditawarkan mungkin akan hilang dari pasar (market). Ciri-
ciri Tahap Penurunan adalah sebagai berikut :

 Laba menurun secara signifikan dan Cash flow akan melemah

 Pasar menjadi Jenuh
 Akan banyak Pesaing-pesaing yang keluar dari pasar
 Kapasitas produksi akan menurun

Strategi yang sering digunakan pada tahap penurunan adalah sebagai berikut :

 Melakukan promosi untuk mempertahankan Pelanggan yang setia

 Mempersempit saluran distribusi
  Menurunkan harga uang menjaga daya saingnya

4.2.5 Strategi Ekstensi (Perpanjangan)

Untuk mempanjang umur produk, strategi-strategi yang sering dilakukan oleh produsen agar
memperlambat produknya memasuki tahap penurunan diantaranya sebagai berikut :

 Periklanan, Mencoba untuk menambah pengguna baru dan berusaha mengingatkan pengguna
lama.
 Menurun Harga, Berusaha untuk menarik pelanggan baru.
 Penambahan Nilai (Adding Value), Menambahkan fitur baru pada produk saat ini (contohnya
menambahkan fitur Wifi pada Kamera).
 Menjelajahi pasar-pasar baru, Mencoba menjual produk keluar negeri.
 Memperbarui kemasan, Menggantikan kemasan pada produk dengan warna yang lebih cerah dan
segar.

4.3 Siklus Hidup Proyek

Dalam mengerjakan sebuah proyek, dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Hal ini diperlukan
untuk memastikan bahwa tujuan akhir proyek dapat tercapai sesuai dengan waktu, scope dan dana yang telah
ditetapkan di awal kegiatan proyek. Untuk itu, manajer proyek harus dapat memastikan bahwa seluruh sumber
daya yang dialokasikan dalam proyek digunakan dengan cara yang paling efisien. Ini berarti bahwa
perencanaan proyek harus dilakukan secara professional yang didasarkan pada siklus hidup proyek.
Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan
bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan
hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup
proyek yaitu :
1. Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati
untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa
pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat
dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan
sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka
seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
2. Tahap Perencanaan
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek
mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara
terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas
yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial
plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform
phare review.
3. Tahap Eksekusi
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki
tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik
akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna
memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
4. Tahap Penutupan
 Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek
(deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier
diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan
bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini
yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan
mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk
proyek-proyek dimasa yang akan datang.

4.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

System Development Life Cycle (SDLC) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu
metode tradisional yang digunakan untuk membangun, memelihara dan mengganti suatu sistem informasi
(Jogiyanto, 1993). SDLC dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan
pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem
tersebut. Banyak ragam kerangka kerja berdasarkan pengembangan SDLC, yang masing-masing memiliki
kekuatan dan kelemahan sendiri-sendiri. Beberapa contoh metodologi pengembangan perangkat lunak yang
tersedia, antara lain waterfall, prototyping, incremental, spiral, RAD.
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi berdasarkan Siklus Hidup
Pengembangan Sistem (System Development Life Cycles). Siklus Hidup Pengembangan Sistem merupakan
penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer
(M.C.Leod, 2004).
4.4.1 Tahapan SDLC
Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang
dilaksanakan oleh professional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan
mengimplementasikan sistem informasi (Solikhin, Rahmatullah, Riyanto). Siklus hidup
pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam tahap yaitu:
1. Perencanaan Sistem
Pada tahapan ini dibentuk struktur kerja strategis yang luas, pandangan sistem
informasi baru yang jelas akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi, proyek
sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi
akan dipilih untuk pengembangan, sumber daya baru direncanakan untuk, dan disediakan untuk
mendukung pengembangan sistem. Pada tahap ini direncanakan dari aspek teknis (sarana
prasarana yang dipergunakan untuk mengembangkan sistem), aspek ekonomi (anggaran yang
dibutuhkan untuk mengembangkan sistem), dan aspek sumber daya manusia (siapa yang akan
mengembangkan; manajemen puncak, analis, dan programmer, dan siapa sasaran dari sistem
yang dikembangkan).
2. Analisis Sistem
Pada tahapan ini dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan
hubungan timbale balik yang terkait dalam pengembangan sistem, definisi masalah, tujuan,
kebutuhan, prioritas dan kendala sistem, ditambah identifikasi biaya, keuntungan. Ruang
lingkup analisis sistem ditentukan pada tahap ini. Profesional sistem mewawancarai calon
pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah
dan menentukan kebutuhan pemakai. Selain itu analis juga akan menguji kelayakan sistem dari
aspek ekonomi, teknis dan SDM sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh sistem.
3. Perencanaan Sistem Secara Konseptual
Tahapan ini dibentuk alternative perancangan konseptual untuk perluasan pandangan
kebutuhan pemakai (berdasarkan umur, status, profesi, gender pengguna). Alternatif
perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan
terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. Pada tahap ini analis sistem mulai merancang
proses dengan mengidentifikasikan laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang
diusulkan. Sistem dibuat desain antarmuka (interface), hak dan wewenang pengguna, content
sistem, dikonsep bagaimana sistem nantinya akan bekerja.
4. Evaluasi dan Seleksi Sistem
Pada tahap ini, nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek
sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Karena
akhir tahap perancangan sistem menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Evaluasi
dilaksanakan tidak hanya pada tahap ini tetapi juga dilaksanakan disetiap tahapan SDLC.
Semua aspek sistem di evaluasi: teknis, ekonomi, laporan uji kelayakan, dsb.
5. Perancangan Sistem
Pada tahap ini menyediakan spesifikasi untuk perancangan sesuai konseptual. Semua
komponen dirancang dan dijelaskan secara detil. Perencanaan output (layout) dirancang untuk
semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output ditinjau ulang
dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Akhir tahap ini laporan rancangan sistem
secara detil dihasilkan. Tahap ini sistem yang msh dalam bentuk konsep diwujudkan dalam
bentuk desain. Siapa pengguna dan apa hak dan wewenang pengguna. Semua kebutuhan yang
sudah dikumpulkan disusun satu persatu. Semua komponen baik manajemen, analis dan
programen bekerja sama mewujudkan konsep tersebut.
6. Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Tahap ini sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi, beberapa tugas harus dikoordinasi
dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. Laporan implementasi yang dibuat pada
tahap ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau program
dan evaluation review technique (PERT) chart dan penjadwalan proyek serta teknik
manajemen. Evaluasi dibutuhkan pada tahap ini untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan
 sistem dikembangkan. Jika masih terdapat kekurangan maka akan dilakukan perbaikan sampai
sistem tersebut berjalan sesuai dengan rencana. Setelah itu sistem akan diinstalasi dan
dilakukan perawatan agar sistem dapat bekerja dengan optimal.

Perlu diingat bahwa proses pengembangan tidak akan berhenti sampai pada tahap akhir yaitu
implementasi sistem, tetapi akan berulang kembali ke tahap awal dimana direncanakan kembali sistem
baru yang akan mememperbaiki sistem lama.

4.4.2 Keunggulan SDLC

Meskipun kadang-kadang dikritik karena kekakuan, sebuah SDLC tradisional tersedia dan
terus memberikan manfaat bagi banyak organisasi . Sebagai tambahan dari alasan itu dimulai – yaitu
, menambahkan struktur ke sebelumnya terstruktur proses – pendekatan terjun ke pengembangan
sistem memiliki dua keuntungan utama (www.ism-journal.com):
1. Pedoman eksplisit memungkinkan staf kurang berpengalaman (stap pemula) untuk
pengembangan sistem, karena semua langkah-langkah yang jelas diuraikan. Bahkan staf
yang belum eprnah melakukan pengembangan mampu untuk menghasilkan sistem yang
memadai dengan mengikuti “buku resep” SDLC. Ketergantungan pada keahlian individu
berkurang. Penggunaan SDLC dapat memiliki manfaat tambahan memberikan pelatihan
untuk staf junior, lagi karena urutan langkah dan tugas yang harus dilakukan dalam setiap
langkah didefinisikan dengan jelas.

2. Metodologi mempromosikan konsistensi antara proyek-proyek , yang dapat mengurangi

biaya dukungan yang berkelanjutan dan memungkinkan staf untuk ditransfer dari satu
proyek ke yang lain . Meskipun teknik coding tidak ditentukan dalam SDLC khas ,
dokumentasi yang luas yang bagian inheren dari yang paling metodologi menyederhanakan
pemeliharaan dengan mengurangi ketergantungan pada pengembang asli untuk penjelasan
mengapa sistem itu dibangun seperti itu dan yang fungsi termasuk dalam modul mana
program.
Menurut Kumar, Zadgaonkar, Shukla (2013). keunggulan SDLC sebagai berikut:
- Sederhana dan mudah digunakan.
- Mudah untuk mengatur tugas dan tahap yang jelas.
- Kebutuhan harus jelas sebelum pergi ke fase berikutnya.
- Setiap fase perkembangan hasil dalam rangka linear tanpa tumpang tindih.
- Bekerja dengan baik untuk proyek-proyek di mana kebutuhan-kebutuhan sistem terpenuhi.

4.4.3 Kelemahan SDLC

Sedangkan kelemahan menurut Kumar, Zadgaonkar, Shukla (2013). adalah sebagai berikut:
- Pengguna dapat menilai kualitas hanya di akhir proses dan sulit untuk meramalkan hasil tanpa
mengikuti setiap langkah-proses.
- Klien mengalami kesulitan melakukan perubahan di pertengah proses .
- Proses yang panjang dan memiliki resiko yang tinggi jika ada kesalahan di awal proses.
- Pengguna tidak dapat mereview produk sebelum produk tersebut selesai diproduksi.
- Perangkat lunak hanya bisa digunakan jika sudah produk benar-benar sudah jadi.
 BAGIAN II:
BAB I
PROSES GRUP MANAJEMEN PROYEK DAN KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK

1.1 Proses Manajemen Proyek

Sebuah proses adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang saling terkait untuk membuat suatu
spesifikasi produk, layanan, atau hasil. Setiap proses ditandai dengan input, alat dan teknik yang dapat
diterapkan, dan output yang dihasilkan. Pada Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling
berkaitan. Masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari proyek dimulai sampai dengan
proyek berakhir.
Proses Manajemen Proyek ini memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses
organisasi dengan kebutuhan spesifik proyek. Menurut PMBOK proses yang terjadi dalam aktivitas proyek
dibagi menjadi lima tahapan utama atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process Groups
(Process Groups).
1.1.1 Initiation, Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa
dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja), Agreement, Statement of Work (SOW), Purchase
Order atau bentuk kesepakatan lainnya. Proses dari tahap ini menghasilkan dua dokumen
penting, yaitu:
- Project Charter, berisi kebutuhan proyek seperti project manager, latar belakang, targer yang
ingin dicapai, product description, kriteria sukses suatu proyek, kendala-kendala yang akan
dihadapi, anggaran dan durasi proyek.
- Stakeholder, Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu
proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada
tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeholder antara lain:
identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power), tingkat kepentingan
(interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi stakeholder akan memengaruhi
strategi penanganan mereka.
Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang masuk ke
dalam batasan proyek (Project Boundaries) seperti Business Case Assessment, persetujuan
Stakeholder dan pembiayaan proyek. Batasan proyek ini didefinisikan sebagai suatu titik waktu
dimana proyek atau fase proyek dikatakan sudah selesai dengan lengkap. Tujuan utama dari
proses ini adalah untuk manangani ekspektasi stakeholder dan memberikan gambaran kepada
mereka mengenai scope dan objetive suatu proyek.

1.1.2 Planning, Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau
Project Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project
Management Plan adalah:
- Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat
uraian pekerjaan.
- Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber daya, estimasi
durasi, dan finalisasi jadwal proyek.
- Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
- Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang disepakati (quality
control).
- Perencanaan sumber daya manusia.
- Perencanaan komunikasi antara stakeholder.
- Perencanaan manajemen risiko.
 1.1.3 Execution, Tugas pengelola proyek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan mengawasi tim
agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak behind
schedule maupun over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan
dan pelaksanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu,
mutu dan risiko, sebelum perubahan diterapkan dalam bentuk baseline (patokan) baru.
Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek
ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang Manajer Proyek cukup
mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan
lancar. Beberapa tugas Manajer Proyek dalam tahap ini antara lain:
- Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan.
- Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.
- Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa.
- Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder.
- Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder.

1.1.4 Monitoring & Control, Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim,
tugas seorang Manajer Proyek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama
dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang
dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat
utama dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala.
Beberapa poin penting proses Monitoring dan Controlling:
- Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan untuk
mengantisipasi kemungkinan masalah.
- Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen
proyek
- Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap perubahan, jadi
hanya perubahan yang disetujui yang dapat diimplementasikan.

1.1.5 Closing, Tahap untuk mengakhiri sebuah proyek dimana Project Manager secara resmi
mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil pembelajaran proyek (lessons
learned). Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:
- Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.
- Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).
- Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
- Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
- Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan
bermanfaat selama proyek dijalankan.
- Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/
vendor), outsourcing dan sebagainya.

1.2 Knowledge Area Manajemen Proyek

Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge area) sering pula
disebutdengan elemen manajemen proyek (the element of project management) adalah cakupan bahasan atau
bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek, Tentunya bidang pengetahuan yang berkaitan
dengan manajemen.
Elemen atau knowledge area yang dimaksud terdiri atas 9 macam, yaitu:
1. Project Scope Management atau manajemen ruang lingkup
2. Project Time Management atau manajemen waktu
3. Project Cost Management atau manajemen biaya
4. Project Human Resource Management atau manajemen sumber daya manusia
5. Project Risk Management atau manajemen resiko
6. Project Communication Management atau manajemen komunikasi
7. Project Quality Management atau manajemen mutu
8. Project Procurement Management atau manajemen pengadaan
9. Project Integration Management atau manajemen integrasi
Berikut adalah definisi dari 9 element atau knowledge area
1. Project scope management memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan aktivitas-aktivitas
apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan
suatu proyek.
Proses pada ruang lingkup proyek:
- Inisiasi memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya
- Perencenaan ruang lingkup proyek
- Pendefinisian ruang lingkup proyek
- Membangun WBS
- Verifikasi ruang lingkup proyek
- Kendali perubahan ruang lingkup proyek
2. Project time management adalah pengelolaan waktu pelaksanaan, sedemikian rupa sehingga seluruh
proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Proses pada manajemen waktu:
- Pendefinisian Kegiatan
- Pengurutan Kegiatan
- Perkiraan Waktu Kegiatan
- Pembuatan Jadwal
- Pengendalian Jadwal

3. Project cost management adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan
spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan
seperti dollar, rupiah, dsb Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses yang dibutuhkan
untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.
Proses pada manajemen biaya:
- Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan sebuah proyek.
- Penganggaran (Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan
individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja.
- Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran proyek.
4. Project Human Resource Management adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau
menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan
potensinya secara efektif dan efisien.Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor,
pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb
Proses pada manajemen sumber daya manusia:
 - Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan
seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut
dengan orang-orang lain dalam proyek
- Akuisisi Tim Proyek usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk
menyelesaikan proyek
- Membangun Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik
secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
- Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau
motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek
5.Project Risk Management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis,
dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan
mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.
Proses pada manajemen resiko:
- Perencanaan manajemen risiko
- Identifikasi risiko
- Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif
- Perencanaan respon risiko
- Pengendalian dan monitoring risiko
6. Project Communication Management adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan
tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada
waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.
Proses pada manajemen komunikasi:
- Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)mendefinisikan kebutuhan komunikasi
dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek
- Distribusi Informasi adalah proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan
informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder
- Pelaporan Kinerja proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk
di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan
7. Project Quality Management adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan
dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi.
Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan
ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas
8. Project Procurement Management adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar
organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau
jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”
Proses pada manajemen pengadaan:
- Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan ,proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan
dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa
yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh
distributor kelak
- Perencanaan kontrak kerja sama ,proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang
diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW
- Permintaan respon dari distributor ,proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau
proposal dari penjual
- Memilih Distributor ,proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis
suplier potensial dan negosiasi
- Administrasi kontrak kerja sama ,formalisasi pernyataan kerja sama
 - Penutupan Kontrak
9. Project Integration Management adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh
seluruh knowledge area dalam Manajemen ProyekManajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruh
knowledge area dalam project life cycle Manajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satu kompetensi yang
harus dimiliki oleh Manajer Proyek sebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan pekerjaan-pekerjaanyang harus
dilakukan selama proyek berlangsung, serta pintu komunikasi antara proyek dengan top manajemen.
Proses pada integrasi manajemen:
- Membangun Project Charter
- Membangun Preliminary Scope Statement
- Membangun Project Management Plan
- Mengarahkan dan mengelola ekseskusi proyek
- Monitoring & Kontroling proyek
- Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi
- Menutup Proyek