1st Personal Assignment

Putri Sakinah
2001847710

IT Project Management
1. Proyek adalah sebuah kegiatan sementara yang menghasilkan produk, jasa, ataupun output
yang unik.
a. Jelaskan yang dimaksud dengan project management
Manajemen proyek merupakan perencanaan, pemantauan dan pengontrolan terhadap
semua aspek yang terdapat dalam sebuah proyek, serta motivasi yang ada didalamnya
untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan performansi yang telah
ditentukan

IT Project Management merupakan sebuah kegiatan proses perencanaan,

pengorganisasian, dan penggambaran tanggung jawab untuk penyelesaian tujuan dari
sebuah proyek berbasis teknologi informasi IT Project Management seperti mengawasi
proyek-proyek untuk pengembangan perangkat lunak, instalasi perangkat keras,
peningkatan jaringan, cloud sistem dan peluncuran virtualisasi, analitik bisnis dan
proyek-proyek manajemen data dan mengimplementasikan layanan IT.

b. Jelaskan kriteria proyek yang sukses.

Keberhasilan suatu proyek dapat dilihat berdasarkan cakupan, ketepatan waktu,
pemenuhan anggaran, kualitas dan bagaimana level tingkat kepuasan
stakeholder/customer terhadap produk/jasa yang dihasilkan dari output pelaksanaan
proyek tersebut.

Pada pernyataan dari agile project management, (Cohram dan Bohner, 2005) menyatakan
bahwa keberhasilan penerapan agile project management dipengaruhi tiga faktor penting,
yaitu people, process dan project characteristics. Faktor people berkaitan dengan faktor
sumber daya manusia, dengan parameter keahlian, pengalaman dan perannya dalam
proyek. Faktor process berkaitan dengan semua proses yang dilakukan selama proyek
berlangsung, dan dalam proses ini juga menyangkut semua perlengkapan pendukung
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.

IT Project Management
c. Jelaskan strategi apa yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering
sukses dalam menyelesaikan proyek.
Best practice dari sebuah proyek yaitu :

 Menggunakan toolbox yang terintegrasi

Organisasi yang konsisten terhadap proyek yang dilakukan ,biasanya memiliki
konsep yang baik tentang apa yang harus dilakukan , oleh siapa ,kapan dan bagaimana
langkah dalam melaksanakan proyek tersebut.

 Mengembangkan manager proyek

Manajer proyek yang baik harus memiliki pengetahuan yang baik tentang
kepemimpinan bisnis dan kemampuan interpersonal dan kemampuan interpersonal
yang baik

 Mengembangkan proses pelaksanaan proyek

Hal ini dilakukan dengan menganalisa fluktuasi dalam pekerjaan, mencari cara
untuk mengurangi deviasi dna menghindari proses yang bottlenect

 Mengukur kesehatan proyek

Perusahaan yang baik menggunakan tolak ukur kinerja untuk menghitung
kemajuan dari sebuah proyek

 Manajer proyek memiliki peranan penting dalam sebuah proyek

Manajer proyek harus bisa memastikan bahwa proyek yang dilaksanakan sudah
sesuai dengan rancangan awal dan proses tetap berjalan tanpa adanya masalah.

IT Project Management
2. Ada 3 klasifikasi umum dari struktur organisasi, yaitu struktur fungsional, project, dan
matrix. Jelaskan karakteristik dari masing-masing jenis struktur organisasi tersebut di atas.
Menurut anda, struktur mana yang paling cocok untuk diterapkan di divisi anda di tempat
kerja saat ini? Jelaskan alasannya.
 Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization)
Merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi.
Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan
fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia.
Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan
dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.

Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya
menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. organisasi bentuk ini dapat menekan
biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

 Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization)

Merupakan Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar

dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan
yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika
dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

IT Project Management
  Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization)

Merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi

Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada
kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga
disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja
fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang
ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi
komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu
pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya
digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional

IT Project Management
 Organisasi yang paling cocok dengan tempat saya berkerja saat ini adalah organisasi
fungsional, karena ada banyak departemen yang operasi seperti divisi pemograman dan
pendataan, divisi jaringan, divisi multimedia dan divisi administrasi. Setiap divisi memiliki
susunan staff dan koordinator di masing-masing divisi dalam sebuah teamwork sehingga ,
pekerjaan akan lebih mudah diselesaikan.

3. Andaikan anda ditunjuk sebagai seorang manajer proyek pada suatu proyek IT untuk
pengembangan system e-Voting berbasis mobile application yang dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk mempercepat proses pemungutan suara dalam pilkada serentak di Indonesia,
maka buatlah hal-hal berikut agar dapat digunakan untuk menyakinkan pemangku
kepentingan:
a. Buatlah MOV (measurabel organization Value) dari berbagai dampak yang
ditimbulkannya yang terukur dengan timeframe yang pasti

Measurable Organizational Value atau yang disingkat dengan MOV adalah istilah yang
diperkenalkan oleh Jack Marchewka sebagai alternatif tools untuk melakukan Evaluasi
terhadap nilai dari investasi yang dikenal selama ini dengan sebutan ROI. Marchewka
mendefinisikan MOV ini sebagai tujuan keseluruhan proyek dan sebagai ukuran
kesuksesan. Jadi MOV secara implisit menyatakan sebuah proyek harus dapat diukur,
memberikan nilai bagi organisasi, sudah disepakati dan dapat diverifikasi.

IT Project Management
Syarat MOV haruslah: dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dapat
diverifikasi. Proses untuk menyusun MOV:

1. Identifikasi area pengaruh yang diinginkan. Terdapat beberapa area yang

berpotensi antara lain strategi, customer, finansial, operasional, atau sosial.

Potensial area:
• Strategic.
Sistem E-Voting dapat menjadi teknologi baru dalam pemilihan umum sehingga data
hasil pemilihan dapat ditampilkan secara lebih transparan tanpa adanya perhitungan
suara manual yang membutuhkan waktu yang cukup lama
• Customer.
Peserta pemilih akan lebih mudah untuk melihat hasil perhitungan sementara hingga
perhitungan akhir karena dapat melihatnya melalui sistem evoting
• Financial.
Memangkas biaya pengeluaran pemerintah untuk biaya kertas pemilihan dan
perlengkapan untuk pemilihan yang dipastikan akan menjadi cukup signifikan.
• Operational.
Selain hemat biaya, proses voting pada pemilihan umum dapat dilakukan lebih cepat
dan tidak membutuhkan banyaknya sumber daya dalam perhitungan yang sebelumnya
dilakukan secara manual
• Social.
Keamanan dari pencurian kotak surat suara akan lebih mudah dimonitoring dan
diamankan melalui peningkatan sistem keamanan pada sistem evoting

IT Project Management
 2. Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organisasi
 Better – Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih baik?
Dapat memudahkan proses pemilihan umum
 Faster – Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih cepat?
Meningkatkan kecepatan dalam mengetahui hasil pemilihan
 Cheaper – Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih murah?
Mengurangi biaya kertas dan perlengkapan pemilihan umum yang sebelumnya
dilakukan secara manual
 Do more – Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih dari sekarang?
Menerapkan sistem evoting pada pemilihan umum selanjutnya

3. Menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau berkurang
(dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik)

4. Menentukan target waktu untuk mencapai MOV

Target dari pembuatan aplikasi yaitu dilakukan dalam jarak waktu sebaiknya
maksimal 1 tahun sebelum pemilihan umum.

5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek karena PM dan

tim proyek hanya dapat memandu proses ini.
6. Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas
Proyek evoting akan memberikan inovasi baru dalam pemilihan umum sehingga
pemilihan dapat dilakukan secara fleksibel dan lebih transparansi .

IT Project Management
b. Identifikasi benefit project ini baik yang tangible ataupun yang intangibel yang dapat
direpresentasikan dengan satuan rupiah.
- Evoting dapat mendukung program green technology karena tidak adanya
kertas suara
- Pemberian suara dapat dengan mudah dilakuka dengan menggunakan
tablet/smart phone
- Proses perhitungan suara akan menjadi lebih cepat dan akurat karena hasil
pemilihan dapat diperoleh secara akurat.
- Penayangan hasil pemilihan dapat menjamin transparansi, akuntabilitas dan
kecepatan bagi publik, dalam mengakses hasil pemilu
- Tabulasi suara dapat dilakukan secara otomatis melalui aplikasi tabulasi, yang
menampilkan hasil dari tiap mesin di tiap TPS.
- Pengiriman hasil langsung ke pusat data dapat menggunakan infrastruktur
komunikasi yang ada pada proses pemilu nasional.

IT Project Management