Pertanyaaan :

Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan

insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat dilakukan !. Jelaskan pula hal hal yang
mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan system tersebut!

PERTANYAAN

1. Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan menggunakan

pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat dilakukan !. Jelaskan
pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan system tersebut!
2. Mengapa pendekatan “prototyping” menjadi sangat popular dalam pengembangan
system/aplikasi bisnis jelaskan? Apa keuntungan dan kelemahan dari pendekatan
prototyping? Jelaskan
3. Mantainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas tidaknya suatu
software. Jelaskan urgensi mantainaibility ini dalam konteks implementasi suatu
sistem informasi di organisasi?
4. Jelaskan bagaimana konversi sistem informasi dapat dilakukan ?

JAWABAN

No. 1

A. Pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau

outsourcing

Pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau

outsourcing dapat dilakukan karena penerapan sistem outsourcing maupun insourcing tak
bisa lepas dari tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu supaya
organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen,
baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang
strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi
data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan 1)teknologi
yang tinggi, 2)sumber daya yang berkualitas, dan 3)komitmen perusahaan. Komitmen
perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen sangatlah penting agar proses
produksi yang terjadi menjadi menguntungkan bagi perusahaan. Top Manajemen harus
mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang
diambilnya.

Outsourcing merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke tempat lain. Hal
ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian
kepada hal lain. Pemanfaatan outsourcing sudah sedemikian menjadi sarana perusahaan
untuk lebih berkonsentrasi pada core business-nya sehingga lebih fokus pada keunggulan
produk servicenya. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing; seperti
penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan kepada kegiatan utamanya
(core business), dan akses kepada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh
perusahaan.

B. Hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan insourcing atau

outsourcing

Membuat hubungan jangka panjang

Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan
jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Bentuk
outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam
bidang layanan kebersihan ruangan tetapi dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank
di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini, pengembangan sistem dilakukan
oleh perusahaan perangkat lunak. Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang
tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya.
Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing, yaitu: Pemindahan fungsi pengawasan,
pendelegasian tanggung jawab atau tugas suatu perusahaan, dan menitikberatkan pada hasil
atau output yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Meminimalkan Risiko

Penerapan outsourcing juga akan diikuti oleh munculnya risiko-risiko baru seperti penurunan
dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif.
Risiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost).
Risiko ini umumnya muncul bila keputusan outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan
untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan
secara asal-asalan dan tidak terencana.

Untuk meminimalkan risiko tersebut manajemen harus memisahkan fungsi sistem informasi
yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki
nilai tambah. Disamping itu manajemen di perusahaan harus bisa menentukan tingkat
risiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap risiko ,
biaya dan manfaat dari aktifitas outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk
melakukan outsourcing atau tidak.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam system outsourcing

 Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan

hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah
berpengalaman
 Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan
dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika
terjadi masalah selama masa pengembangan
 Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan
proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan
maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
  Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak
pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek
berlangsung
 Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi
pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.Menurut O’Brien dan
Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi
outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Risiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi
yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu
yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan
terampil

Sistem Insourcing

In-sourcing merupakan kebalikan dari outsourcing, dimana perusahaan bukan menyerahkan

aktivitas pada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten, namun justru mengambil atau
menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi yang
penting adalah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset yang maksimal agar biaya
satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan
demikian, kompetensi utama perusahaan tidak hanya digunakan oleh perusahaan sendiri
tetapi dapat digunakan perusahaan lain dengan imbalan tertentu. Hal ini sangat penting,
misalnya apabila kapasitas produksi tidak digunakan secara penuh akan ada kapasitas sistem
perusahaan yang menganggur.

In-sourcing adalah suatu model pengembangan dan dukungan dari sistem teknologi informasi
yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya
Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem
informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing
atau end-user development. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi
yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information
Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan
dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup
pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah
penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut :

 Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang

memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
 Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk
dibangun.
 Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
 Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang
diperoleh pada tahapan analisis.
 Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
 Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.
Pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai
kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang
terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai.

No. 2

Prototyping menjadi sangat popular karena metode ini sangat baik digunakan untuk
menyelesaikan masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak
mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009). Prototyping adalah
pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru
melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan
ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application
design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem (O’Brien, 2005).
Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang
sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh analis dengan
memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model (prototipe).
Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user.

Keuntungan prototyping:

 Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.

 Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.
 Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
 Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
 Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya

Kelemahan prototyping:

1. Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas

perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam
jangka waktu yang lama.
2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan
algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.
3. Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik
perancangan yang baik.

No. 3

Maintainability merupakan salah satu karakteristik dari kualitas suatu

software. Software yang berkualitas harus memiliki maintainability yang
baik. Software yang dikembangkan walaupun sudah melalui tahap pengujian dan evaluasi
biasanya selalu saja ada kekurangannya sepertibug, kondisi error, dan
sebagainya. Software yang baik harus bisa diperbaiki dan dikembangkan. Agar bisa
diperbaiki dan dikembangkan, pengembangan dan implementasi software harus
didokumentasikan dengan jelas. Kode dan alur pemrograman harus bisa dimengerti
olehprogrammer, sehingga jika akan dilakukan perbaikan atau penambahan fungsi,
pengembang tidak harus mengubah kode pemrograman secara keseluruhan. Selain
dokumentasi, perlu dilakukan back-up pada berbagai media penyimpanan. Back-up dilakukan
untuk mengantisipasi jika terjadi hal-hal buruk seperti bencana alam dan kerusakan komputer
atau perangkat lainnya yang terkait dengan penggunaan software.

Mantainaibility menjadi penting karena tidak mudah untuk mengganti sistem yang
digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Pergantian sistem akan menghabiskan
biaya yang sangat mahal. Selain biaya yang sangat mahal, diperlukan adaptasi untuk
menggunakan sistem yang baru. Oleh karena itu, maintainability sebaiknya dilakukan dengan
baik sehingga jika ada kebutuhan baru tidak perlu mengganti sistem secara keseluruhan.
Pengembang hanya perlu menambahkan beberapa fungsi baru untuk menjawab kebutuhan
yang baru.

No. 4

Konversi sistem informasi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem
informasi baru dalam rangka menggantikan sistem informasi yang lama atau proses
pengubahan dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru.

Ada empat metode konversi sistem informasi, yaitu:

 Konversi Langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan
sistem baru. Cara ini merupakan cara yang paling cepat dalam penggantian sistem, tetapi
dengan cara ini kemungkinan gagal menjadi lebih besar. Cara ini adalah yang paling
beresiko. Cara langsung ini dilakukan bila sistem baru dan sistem lama tidak dapat beroperasi
secara bersamaan.

 Konversi Paralel

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah masa tertentu,
jika sistem baru telah diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera
dihentikan. Cara seperti ini merupakan cara paling aman, tetapi paling mahal karena pemakai
harus menjalankan dua sistem sekaligus.

 Konversi Bertahap

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru.
Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika
tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul
lama yang lain. Dengan pendekatan ini, akhirnya semua sistem akan tergantikan oleh sistem
baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

 Konversi Pilot

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu
yang diperlukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke
tempat-tempat yang lain. Ini adalah pendekatan dengan biaya dan resiko yang rendah.

1. Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan menggunakan

pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat
 dilakukan!Jelaskan pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam
pengembangan sistem tersebut!

Pendekatan insourcing merupakan pengembangan dan penerapan sistem informasi

manajemen yang dilakukan oleh internal perusahaan dan biasanya terdapat divisi atau
departemen information and communication technology yang bertugas untuk mengurus hal
ini. Pendekatan ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki sumber daya manusia
yang memadai untuk pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal
ini dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika harus
membeli dari pihak lain. Berbeda dengan pendekatan insourcing yang dilakukan oleh internal
perusahaan atau organisasi tersebut, pendekatan outsourcing merupakan tindakan
mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak
lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
Pendekatan outsourcing dilakukan apabila perusahaan atau organisasi tersebut tidak dapat
memenuhi kebutuhan database yang diperlukan. Beberapa bidang yang dapat dilakukan
outsourcing oleh perusahaan antara lain pemeliharaan dan perbaikan teknologi informasi
maupun sistem informasi, pelatihan karyawan mengenai kemampuan TI dan SI,
pengembangan aplikasi software maupun hardware, pengelolaan sumber data, servis server,
jaringan administrasi, servis desktop, dan outsourcing terhadap total teknologi informasi
perusahaan.

Outsourcing dapat dilakukan dalam beberapa model yaitu perusahaan dapat membeli aplikasi
software yang sudah jadi, membeli aplikasi software dan melakukan modifikasi sesuai
kebutuhan vendor. Hal-hal yang mempengaruhi kesuksesan pengembangan dalam
pendekatan sistem outsourcing antara lain sebagai berikut:

 Memahami tujuan perusahaan dan sasaran yang hendak dicapainya.

 Pengalihdayaan tersebut mempunyai visi dan rencana strategis yang jelas.
 Pemilihan vendor yang tepat.
 Hubungan yang baik antara vendor dan perusahaan tidak saja pada saat proyek
pengembangan tetapi juga untuk selanjutnya, hal ini berkaitan dengan maintenance
sistem informasinya.
 Kontrak kerja antara vendor dan perusahaan yang terstruktur.
 Keterbukaan informasi antara vendor dan perusahaan, terutama dalam hal
perencanaan sistem informasi.
 Dukungan dan keterlibatan dari jajaran eksekutif perusahaan dalam pengembangan
sistem informasi.
 Memperhatikan terhadap isu atau masalah yang berkembang pada saat proses
pembuatan SI.
 Ketersediaan pendanaan yang dialokasikan khusus untuk pengembangan sistem
informasi.
 Menggunakan tenaga ahli yang berpengalaman untuk mengembangkan sistem
informasi perusahaan.

2. Mengapa pendekatan “prototyping” menjadi sangat popular dalam

pengembangan system/aplikasi bisnis jelaskan? Apa keuntungan dan kelemahan
dari pendekatan prototyping? Jelaskan

Karena metode pendekatan prototyping sangat baik digunakan untuk menyelesaikan masalah
kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan
secara jelas kebutuhannya. Sehingga prototyping menjadi sangat populer karena
pengembangan sistem dapat dilakukan sesuai dengan keperluan user.

Keuntungan dari pendekatan prototyping:

1. Prototyping mempercepat beberapa fase hidup dari programmer.

2. Prototyping dapat meningkatkan kreatifitas karena membolehkan adanya feedback
dari end user. Hal ini akan memberikan solusi yang lebih baik.
3. Kesalahan yang terjadi dalam prototyping dapat dideteksi lebih dini.
4. Komunikasi antara sistem dan pemakai membaik.
5. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menemukan kebutuhan pemakai.
6. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
7. Spesialis informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikit waktu dan usaha dalam
mengembangkan sistem.
8. Implementasi menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui sistem yang
diharapkan.

Kelemahan dari prototyping:

1. Prototyping memungkinkan terjadinya pengembalian terhadap kode, implementasi,

dan perbaikan siklus hidup yang digunakan untuk mendominasi sistem informasi.
2. Prototyping tidak menolak kebutuhan dari fase analisis sistem. Prototype hanya dapat
memecahkan masalah yang salah dan memberi kesempatan sebagai sistem
pengembangan konvensional.
3. Perancangan isu numerik tidak dialamatkan oleh prototyping. Isu tersebut dapat
dilupakan jika pengguna tidak berhati-hati.
4. Prototyping dapat mengurani kreatifitas perancangan.

3. Mantainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas tidaknya

suatu software. Jelaskan urgensi mantainaibility ini dalam konteks implementasi
suatu sistem informasi di organisasi?

Menurut ISO 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik salah satunya
maintainability. Mantainaibility yaitu kemampuan suatu software dalam menjalani perubahan
dalam artian suatu software tersebut harus mampu dikembangan dan diperbaiki apabila dalam
proses penggunaannya ada hal yang harus direvisi. Oleh sebab itu, karakteristik ini dapat
menjadi salah satu indikator suatu software berkualitas. Ketika suatu software memiliki
karakteristik ini maka software itu dapat dipertahankan dalam jangka waktu yang lebih
panjang dan dapat terus dijaga keguanaannya agar dapat terus dimanfaatkan oleh perusahaan
terutama dalam implementasi sistem informasi di dalam organisasi. Selain itu mantainaibility
menjadi penting karena sebuah organisasi yang menggunakan sistem yang memiliki
karakteristik ini maka tidak perlu mengganti sistem dalam jangka waktu yang pendek selain
menghemat biaya hal ini juga mempermudah organisasi dalam proses pengembangannya.

4. Jelaskan bagaimana konversi sistem informasi dapat dilakukan?

Konversi sistem informasi dapat dilakukan dengan empat metode, yaitu:

 Konversi Langsung
 Konversi Paralel
  Konversi Bertahap
 Konversi Pilot

Konversi Langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan
sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Apabila konversi
langsung telah dilakukan, maka tak ada cara untuk kembali ke sistem lama.

Konversi Paralel

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama beroperasi hingga tim
pengembangan proyek dan manajemen pemakai akhir (end-user) setuju untuk mengubah
secara keseluruhan ke sistem baru. Selama waktu tersebut, operasional dan hasil dari kedua
sistem dibandingkan dan dievalusi.

Kesalahan dapat diidentifikasi dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan
sebelum sistem lama ditinggalkan. Catra seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman,
tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem
sekaligus.

Konversi Bertahap

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru.
Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika
tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-
modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan
tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman dibandingkan dengan konversi
langsung

Konversi Pilot

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu
yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas
ke tempat-tempat yang lain. Cara ini merupakan yang paling rendah biaya dan resikonya. Dengan
metode konversi pilot, hanya sebagian dari organisasi saja yang mencoba mengembangkan sistem
baru. Metode pilot ini mensegmentasi organisasi, sedangkan metode bertahap mensegmentasi
sistem.