Kerangka Dasar Sistem Pengendalian Manajemen (SPM)

Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan
mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi
tertentu. pelaksanaan pengendalian manajemen ini telah mencakup berbagai aspek seperti
kegiatan perencanaan operasional perusahaan, koordinasi kegiatan, pengendalian kegiatan,
pembinaan dan pelaksana kegiatan.

Menurut kerangka di atas terdapat 2 faktor yang mempengaruhi yaitu faktor eksternal dan
faktor internal.

FAKTOR EKSTERNAL

1. Teknologi
Sistem Pengendalian Manajemen membantu manajer memastikan tercapainya
efisiensi dan efektifitas perusahaan, Penggunaan teknologi informasi membantu
manajer mengakses informasi secara cepat dan lebih efektif.
Apalagi Sistem informasi juga mempermudah mekanisme koordinasi, misalnya: dapat
mengkoordinasikan antara pemasok, jadwal produksi,dan pemesanan
Salah satu contohnya adalah PT. Kalbe Farma, Tbk yang menggunakan aplikasi
ERP,SCM, dan CRM pada dasarnya bekerja berdasarkan proses yang berkaitan
dengan mekanisme penciptaan informasi dan penyebarannya ke berbagai entiti
organisasi yang membutuhkannya. Rencana Pengembangan dan Proyek TI yang
sedang dilakukan PT. Kalbe Farma,Tbk antara lain:
• Integrasi sistem untuk lima perusahaan farmasi, yakni: PT Kalbe Farma Tbk.; PT
Finusol Prima; PT Bifarma Adiluhung; Innogene Kalbiotech Pte. Ltd.; dan PT Dankos
Laboratories. Diproyeksikan selesai pada 2009.
• Masuk ke proyek integrasi sistem TI inti dengan sistem distribusi. Ditargetkan pada
2010, semua perusahaan sudah memiliki sistem TI yang terintegrasi
dengan unit distribusi.
• Mengembangkan layanan procurement menjadi centralized procurement. Jadi
pembelian akan diseragamkan, disentralisasi dalam satu tempat.
• Penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan informasi kepada
masyarakat secara komprehensif, mengenai produk hingga solusi.
 
Rencana lainnya adalah penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan
informasi kepada masyarakat secara komprehensif, mulai dari produk hingga solusi.
Enterprise Resources Planning (ERP)
Dalam penerapan ERP terdapat tiga fungsi utama yang merupakan suatu alur
berurutan yaitu : 1). Pendukung operasional bisnis, 2). Sebagai alat yang membantu
dalam proses pengambilan keputusan, dan 3). Pendukung untuk menentukan strategi
yang akan diambil oleh perusahaan. Pada tahun 2000 PT. Kalbe Farma, Tbk mulai
menerapkan ERP untuk mendukung bisnis proses yang ada di perusahaannya. PT.
Kalbe Farma, Tbk pertama kali menerapkan modul keuangan, manufaktur, dilanjutkan
modul distribusi, penjualan dan pemasaran, kemudian penerapan modul manufaktur.
Terdapat beberapa alasan mengapa PT. Kalbe Farma, Tbk menerapkan ERP yaitu
sesuai dengan cetak biru Teknologi Informasi PT. Kalbe Farma, Tbk hingga 2012:
 
1. Visi dan misi perusahaan adalah tumbuh bersama teknologi. Keberadaan TI bukan
sekadar enabler, tapi harus menjadi akselerator pengembangan bisnis perusahaan.
2. Cetak biru TI yang disusun Grup Kalbe tersebut cukup komprehensif, mulai dari
sistem Supply Chain Management (SCM) terintegrasi hingga Customer Relationship
Management (CRM).
3. Kebutuhan akan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi
yang tepat waktu dan real time.
4. Dankos sebagai anak perusahaan menggunakan teknologi yang dibuat sendiri (in-
house development).
 
5. Adanya kebutuhan untuk melakukan pengintegrasian sistem informasi yang ada di
grup Kalbe Farma untuk dapat merumuskan strategi perusahaan dengan tepat.
6. Grup Kalbe berdiri tahun 1966, dimana saat ini mempunyai tiga divisi, yakni
farmasi, makanan kesehatan, serta kemasan dan distribusi. 
 7. Grup usaha ini didukung oleh sekitar 12 ribu karyawan, termasuk 2 ribu salesman
dan 105 orang staf TI.
8. Sistem integrasi penuh Supply Chain Management
 
 
 
2. Ekonomi
Dalam suatu organisasi, setiap orang memiliki tujuan masing-masing. Untuk
menyikapi hal itu tersebut perlu adanya suatu jembatan yang mampu mengantarkan
organisasi mencapai tujuannya, yaitu tercapainya keselarasan antara individual goal
dengan organisation goal.
Pada situasi yang saat ini terjadi, tidak sedikit perusahaan yang kewalahan untuk
menghadapi covid, yaitu dengan tidak berjalannya perusahaan membuat kinerja
perusahaan menurun dari biasanya. Banyak para pekerja yang di PHK akibat
peristiwa tersebut, bahkan jika terus-menerus seperti ini tidak menutup kemungkinan
bahwa perusahaan juga akan mengalami kebangkrutan. Maka dari itu, perusahaan
juga harus mengatur strategi yang sekreatif mungkin.
Dalam mengatur strategi, maka perusahaan dapat melakukan pengendalian internal
terhadap perusahaan secara baik dan benar. Pengendalian internal adalah suatu sistem
pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran
yang diterapkan dalam perusahaan.

2.FAKTOR EKSTERNAL

 Tujuan dan Strategi organisasi

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan

manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalain intern organisasi. Efektivitas
unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan
lingkungan pengendalian. Sebagai contoh, dalam suatu Perusahaan baju yang
melakukan protocol sesuai dalam kondisi pandemic covid 19 ini yang pimpinan
puncaknya menganggap anggaran hanya sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan
stakeholder organisasi, bukan sebagai alat pimpinan untuk perencanaan dan
pengendalian kegiatan organisasi, lingkungan ini akan mengakibatkan pimpinan
menengah dan karyawan tidak serius dalam melaksanakan anggaran organisasi.
Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan perhatian, karena berdasarkan
kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar
terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan di dalam organisasi.S truktur
organisasi perusahaan,  yang merupakan kerangka kerja untuk perencanaan dan
pengendalian operasi, juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
Kebijakan personalia juga berpengaruh pada lingkungan pengendalian.
Kebijakan personalia meliputi pemberian kontrak kerja, pelatihan, evaluasi,
kompensasi, dan promosi karyawan.
Deskripsi pekerjaan, kode etik karyawan, dan kebijakan atas konflik kepentingan,
juga merupakan bagian dari kebijakan personalia.
  Sistem pengendalian manajemnen
Sistem Pengendalian Manajemen merupakan salah satu sistem yang cenderung
mengarah pada pengendalian kegiatan dengan dominasi tinggi dan menyeluruh untuk
memperoleh kepercayaan bahwa strategi dan kinerja perusahaan sudah dilakukan
secara efektif dan efisien.
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua
yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern
Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang
tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data
akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya
pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan
yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Contoh Perusahaan :

PT. ABC adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perpajakan, meliputi
konsultasi, pelatihan dan penerbitan khusus buku perpajakan. Dalam menunjang kinerja
perusahaan menerapkan sistem informasi dalam setiap proses bisnisnya.
Salah satu implementasi Sistem Informasi di PT ABC adalah berkaitan dengan
penjualan produk buku khususnya kepada pihak-pihak yang pembeliannya dengan
sistem kontrak / berlangganan. Sistem yang digunakan adalah LAN (Local Area
Network). LAN dalam penjualan buku tersebut dirancang hanya meliputi bagian
marketing, operasional dan keuangan. Masing – masing bagian tersebut dipimpin oleh
Kepala Bagian.

 Pelaporan dan Akuntansi

Bagian keuangan adalah bagian terakhir dalam sistem akuntansi penjualan tunai. Bagian
keuangan memulai tanggung jawabnya setelah marketing mengeluarkan invoice untuk
dilakukan pembayaran sebelum buku dikirim yaitu ketika marketing mengeluarkan
kwitansi. Invoice dan kwitansi yang ada akan dimasukan ke dalam software yaitu berupa
penjurnalan lalu akan secara otomatis memposting dan akan berakhir ke neraca saldo dan
setelah dilakukan penyesuaian akan menghasilkan laporan keuangan yaitu laporan laba
rugi komprehensif dan akan mempengaruhi laporan perubahan posisi keuangan dan
laporan perubahan equitas
Sistem Informasi ini mengkaitan ketiga bagian tersebut untuk berkoordinasi untuk
menghasilkan sebuah informasi mengenai posisi keuangan perusahaan tersebut yaitu
Laporan Penjualan setiap bulannya dan Laporan Keuangan setiap akhir tahun.