LECTURE NOTES

ISYS6310
Information System Project Management

Week 3

Measurable Organizational Value

and the Business Case

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.1

 LEARNING OUTCOMES

Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:

 Menjelaskan dan mengembangkan MOV proyek.
 Memahami tujuan dari suatu Business Case (kasus bisnis).
 Menyiapkan Business Case.
 Membedakan antara model keuangan dan penilaian.
 Memahami bagaimana proyek dipilih.

OUTLINE MATERI :

 Pendahuluan
 Measurable Organizational Value (MOV)
 Kasus Bisnis (Business Case)
 Pemilihan dan Persetujuan Proyek
 Simpulan

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.2

 ISI MATERI

1. Pendahuluan
Tidak semua organisasi memiliki sumberdaya yang dibutuhkan proyek-proyek, secara
penuh. Banyak organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, dan proyek tertentu mungkin
harus bersaing dengan proyek lain dalam organisasi untuk sumber daya yang langka tersebut.
Sehingga hanya sejumlah proyek yang harus dipilih dan didanai untuk menyusun portofolio
proyek dari organisasi tersebut. Dasar pemilihan biasanya, pada tujuan dan ketersediaan
sumberdaya.
Sebuah proyek yang memiliki tujuan yang jelas dan terukur yang membawa nilai bagi
organisasi akan memiliki kemungkinan lebih besar untuk dipilih. Nilai atau benefit bagi
organisasi harus terukur, atau yang sering digunakan istilah Meassuarable Organization Value.
Yang disingkat MOV. Konsep tujuan atau tujuan dari proyek, itu menjadi kekuatan pendorong
bagi proyek sebagai penentu arah dan meletakkan dasar untuk perencanaan dan desain produk
atau sistem sebagai luaran dan berbagai keputusan yang terkait dengan proyek.
MOV, juga menyediakan cara untuk mengevaluasi apakah proyek itu sukses atau tidak,
dengan membandingkan tingkat ketercapaian tujuan, dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Untuk keperluan itu maka MOV, harus dikembangkan dengan jelas dan ringkas yang dapat
diterima oleh semua pemangku kepentingan proyek, dan kemudian didokumentasikan dalam
“business case” atau kasus bisnis. Jelaslah maka hubungan antara MOV dengan business-case.

2. Measurable Organizational Value (MOV)

Untuk memberikan nilai nyata bagi suatu organisasi, proyek harus selaras dengan
dan mendukung visi, misi, dan strategi organisasi. Selain itu proyek, harus dapat juga
mendukung tujuan taktis organisasi, seperti efektivitas dan efisiensi proses bisnis. Dalam
mengembangkan MOV, dapat digunakan pendekatan dari mana suatu proyek dimunculkan
atau diusulkan.
Pendekatan top-down dimulai dengan visi, misi, dan strategi organisasi, pernyataan
visi mengartikulasikan dan mengilhami tujuan proyek, sementara pernyataan misi
menjelaskan apa yang dilakukan organisasi, siapa yang mereka lakukan, dan bagaimana

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.3

 atau mengapa mereka melakukannya. proyek dapat memberikan implementasi taktis dari
strategi organisasi yang selaras dengan visi dan misi organisasi,
Pendekatan bottom up atau, lebih spesifik, diusulkan oleh seorang individu.
komite, atau unit bisnis dalam organisasi.

Figure 3.1 Project Alignment

Organizational Drives
Vision & Mission

Drives
Organizational
Strategy
Supports

Project’s
Organizational
Measurable
Supports Value
(MOV)

Gambar 3.1, MOV masih perlu menyelaraskan dan mendukung strategi dan visi
keseluruhan organisasi dan misi untuk memberikan nilai atau value bagi organisasi

MOV harus:
o Hasilnya terukur-memberikan definisi yang jelas tentang keberhasilan untuk
semua pemangku kepentingan proyek . Tujuannya mendefinisikan tujuan proyek
dan memungkinkan organisasi untuk mengevaluasi, tingkat ketercapaiannya.
o Memerikan nilai-Waktu dan sumber daya tidak boleh diperuntukkan bagi proyek
kecuali dapat membawa nilai bagi organisasi.
o Disepakati-MOV yang jelas dan disepakati menetapkan harapan untuk para
pemangku kepentingan proyek. MOV harus bisa dilakukan dan layak dilakukan ..

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.4

o Dapat diverifikasi -sebagai ukuran keberhasilan, maka harus diverifikasi pada
akhir proyek., dan sumber daya yang diinvestasikan

Pengembangan MOV.

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.5

 Pengembangan MOV
Proses pengembangan MOV dilakukan beberapa tahapan, dimulai dari identifikasi
area yang diinginkan terdampak dari proyek. Sebuah proyek yang dilaksanakan harus
dapat memberikan dampak pada organisasi dalam berbagai cara, area manakan yang akan
terdampak. Selanjutnya identifikasi nilai yang diinginkan dari proyek, ada beberapa
kategori nilai atau value dari proyek :
 Akankah proyek membantu organisasi melakukan sesuatu yang lebih baik?
 Akankah proyek membantu organisasi melakukan sesuatu lebih cepat?
 Akankah proyek membantu organisasi melakukan sesuatu yang lebih murah?
 Akankah proyek membantu organisasi melakukan lebih dari sesuatu yang saat ini
sedang dilakukannya?

Selanjutnya setelah mengidentifikasi area terdampak dan nilai yang diberikan

proyek, dilanjutkan dengan mengembangkan metrik yang sesuai, yang dapat
memberikan gambaran kepada tim proyek dengan target kinerja atau arahan, menetapkan
harapan di antara semua pemangku kepentingan, dan memberikan sarana untuk
mengevaluasi apakah proyek tersebut sukses nantinya.
Menetapkan jangka waktu untuk mencapai MOV, setelah memiliki kesepakatan
mengenai target rnetrics yang akan memberikan dampak yang diinginkan kepada

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.6

 organisasi, langkah selanjutnya adalah menyetujui kerangka waktu tertentu. Cakupan,
jadwal, anggaran, dan kualitas adalah tujuan proyek.
Hasi pengembangan MOV, kemudian diverivikasi untuk mendapatkan persetujuan
dari pemangku kepentingan proyek, sekaligus untuk mMeyakinkan bahwa MOV itu
akurat dan realistis. Penyelesaian proyek yang berhasil memberikan nilai yang ditujukan
kepada organisasi.dan akhirnya dibuatkan ringkasan MOV dalam pernyataan atau tabel
yang jelas dan ringkas, setelah dampak dan nilai untuk organisasi diverifikasi dan
disetujui oleh semua pemangku kepentingan proyek.

Proses pengembangan MOV

3. Kasus Bisnis (Business Case)

Meskipun organisasi semakin beralih ke teknologi informasi untuk meningkatkan
efektivitas dan tingkat efisiensi, banyak proyek telah dilakukan tanpa pemahaman yang
mendalam tentang mereka biaya dan risiko penuh. Akibatnya, banyak proyek gagal

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.7

mengembalikan manfaat yang memberi kompensasi secara memadai untuk waktu dan
sumber daya yang diinvestasikan.
Kasus bisnis memberikan deliverabel pertama dalam siklus hidup proyek dan
merupakan tema utama dalam metodologi PRINCE2 @.Ini memberikan analisis nilai
organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari beberapa alternatif atau opsi yang
diusulkan.
Namun, kasus bisnis bukanlah anggaran atau rencana proyek. Sebuah kasus bisnis
harus memberikan manajemen senior dengan semua informasi yang diperlukan untuk
membuat keputusan tentang apakah proyek boleh menerima pendanaan dalam rangka
melanjutkan ke fase berikutnya. Di fase selanjutnya. proyek akan direncanakan secara lebih
rinci di mana keputusan go-no-gok, dibuat sebelum rencana dilaksanakan atau
dilaksanakan.
Untuk proyek yang lebih besar, kasus bisnis mungkin besar. dokumen resmi harus
disiapkan. Dokumen yang kurang formalitasnya, mungkin cocok untuk proyek yang lebih
kecil; Namun, proses berpikir melalui mengapa proyek tertentu sedang diambil dan
bagaimana hal itu dapat membawa nilai bagi suatu organisasi masih berharga. Jadi, harus
ada kasus bisnis yang baik. Dalam kasus bisnis, harus di teliti secara detail semua
kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat. Harus jelas dan logis dalam membandingkan
biaya dan manfaat dari setiap alternatif. Sasaran dikembangkan dengan memasukkan
semua informasi terkait. Susunan yang sistematis dalam hal merangkum semua temuan
sangat diperlukan dalam rancangan kasus bisnis ini.

Pengembangan Business case (kasus bisnis).

Ada tujuh langkah yang harus dilalui dalam mengembangkan business case
Langkah 1: Tentukan Nilai Organisasi Terukur (MOV)
Langkah 2: Bentuk Tim Kasus Bisnis Lintas Fungsional
Langkah 3: Identifikasi Alternatif
Langkah 4: Definisikan Kelayakan dan Menilai Risiko-
Langkah 5: Definisikan Total Biaya Kepemilikan
Langkah 6: Tentukan Total Manfaat Kepemilikan

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.8

 Langkah 7: Analisis Alternatif

Langkah 1: Tentukan Nilai Organisasi Terukur (MOV)

 Langkah paling penting dalam mengembangkan kasus Bisnis. Proses untuk
mengembangkan MOV dijelaskan di bagian sebelumnya dan harus ditetapkan
sebelumnya atau sebagai langkah pertama dalam mengembangkan kasus bisnis

Langkah 2: Bentuk Tim Kasus Bisnis Lintas Fungsional

 Manajer proyek dan tim di tempat pada tahap awal proyek dan terlibat dengan
pengembangan kasus bisnis. Keuntungan memiliki tim lintas fungsi
mengembangka n kasus bisnis:
 Kredibilitas-Alignment dengan tujuan organisasi
 Akses ke biaya nyata - Tim yang mengembangkan kasus bisnis dapat memainkan
peran penting ketika menangani berbagai bidang atau departemen dalam batas
organisasi. Keuntungannya meliputi: (1) Kepemilikan; (2) Perjanjian; (3)
Pembangunan Jembatan.

Langkah 3 Identifikasi Alternatif

 mengidentifikasi beberapa alternatif sebelum berhubungan langsung dengan
peluang bisnis yang diberikan.
 Alternatif atau pilihan, yang diidentifikasi dalam kasus bisnis harus menjadi
strategi untuk mencapai MOV.
 Alternatif yang tercantum termasuk berbagai solusi potensial yang bahkan
termasuk mempertahankan status quo.
 Opsi-opsi ini harus mempertimbangkan spektrum pilihan yang meliputi: (1)
Mengubah proses bisnis yang ada tanpa berinvestasi di TI; (2) Mengadopsi atau
mengadaptasi aplikasi yang dikembangkan oleh area atau departemen berbeda di
dalam organisasi; (3) Reengineering sistem yang ada; (4) Membeli paket aplikasi
off-the-shelf dari vendor perangkat lunak; (5) Buat kustomisasi aplikasi baru
menggunakan sumber daya internal atau outsourcing peralatan ke perusahaan lain

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.9

Langkah 4: Definisikan Kelayakan dan Menilai Risiko,
Kelayakan ekonomi
Kelayakan teknis
Kelayakan organisasi
Kelayakan lainnya
Fokus pada risiko
Identifikasi
Penilaian
Tanggapan

Langkah 5: Definisikan Total Biaya Kepemilikan

Biaya langsung atau di muka
Biaya yang Sedang Berlangsung
Biaya tidak langsung

Langkah 6: Tentukan Total Manfaat Kepemilikan

Meningkatkan kerja bernilai tinggi
Meningkatkan akurasi dan efisiensi
Memperbaiki pengambilan keputusan
Meningkatkan layanan pelanggan

Langkah 7: Analisis alternatif: menggunakan model keuangan dan model pemberian skor
Payback
Payback Period = Investasi Awal
Arus Kas Bersih
= $ 100,000 / $ 20.000
= 5 tahun

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.10

 Break Even
Bahan (kepala putter, poros, pegangan, dll.) .... $ 12,00
Buruh (0,5 jam pada $ 9,00 / jam) .................. $ 4,50
Overhead (sewa, asuransi, utilitas, pajak, dll.) .. $ 8,50
Total $ 25,00

Jika Anda menjual putter golf seharga $ 30,00 dan biaya $ 25,00 untuk membuat,
Anda memiliki margin keuntungan $ 5,00:

Titik Impas = Investasi Awal / Margin Laba Bersih

= $ 100,000 / $ 5.00
= 20.000 unit

Pengembalian Investasi

Project ROI = (total manfaat yang diharapkan - total biaya yang diharapkan)
total biaya yang diharapkan
= ($ 115.000 - $ 100.000)
$ 100,000
= 15%

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4

Total Kas Masuk $0 $150,000 $200,000 $250,000 $300,000

Total Kas Keluar $200,000 $85,000 $125,000 $150,000 $200,000

Arus Kas Bersih ($200,000) $65,000 $75,000 $100,000 $100,000

NPV = -I0 +  (Arus Kas Bersih / (1 + r) t)

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.11

Dimana:
I = Biaya Total atau Investasi Proyek
r = tingkat diskonto
t = periode waktu

Net Present Value

Periode Waktu Perhitungan Arus Kas Diskon

Tahun 0 ($200,000) ($200,000)

1
Tahun 1 $60,185
$65,000/(1 + .08)

2
Tahun 2 $64,300
$75,000/(1 + .08)

3
Tahun 3 $79,383
$100,000/(1 + .08)

4
Tahun 4 $73,503
$100,000/(1 + .08)

Net Present Value $77,371

(NPV)

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.12

 Contoh Template Business Case

4. Pemilihan dan persetujuan proyek

 Proses Pemilihan Proyek TI
 Keputusan Pemilihan Proyek
 Proyek harus memetakan ke tujuan organisasi
 Proyek harus menyediakan MOV yang dapat diverifikasi
 Seleksi harus didasarkan pada berbagai ukuran seperti biaya dan manfaat yang
nyata dan tidak berwujud berbagai tingkatan di seluruh organisasi

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.13

 Bobot Alternative Alternative Alternative
Kriteria A B C

ROI 15% 2 4 10
Payback 10% 3 5 10
Finansial
NPV 15% 2 4 10

Penyelarasan
dengan tujuan 10% 3 5 8
strategis
Organizational
Kemungkinan
mencapai MOV 10% 2 6 9
proyek
Ketersediaan
anggota tim 5% 5 5 4
yang terampil
Maintainability 5% 4 6 7
Project
Ketepatan
Waktu 5% 5 7 6
Pengembangan
Risiko 5% 3 5 5

Kepuasan
10% 2 4 9
Pelanggan
External
Peningkatan
10% 2 5 8
Pangsa Pasar

Total Skor 100% 2.65 4.85 8.50

Catatan: Skor risiko memiliki skala terbalik - yaitu, skor yang lebih tinggi untuk risiko
menyiratkan tingkat risiko yang lebih rendah

Langkah 8: Usulkan dan Dukung Rekomendasi

Alternatif diidentifikasi dan dianalisis
Rekomendasikan salah satu opsi
Usulan rekomendasi dari salah satu opsi dan Dukungan
Formalisasi Kasus Bisnis, dalam laporan yang tampak profesional

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.14

 SIMPULAN

Fase pertama proyek dimulai dengan konseptualisasi tujuan proyek dan ukuran
keberhasilan secara keseluruhan disebut organisasi terukur nilai atau MOV.
MOV harus:
• Dapat diukur
• Berdoalah nilai ide
• Disepakati
• Dapat diverifikasi
 Tujuan proyek termasuk ruang lingkup, jadwal, anggaran, dan kualitas. Mereka penting
tetapi tidak harus kondisi yang cukup untuk keberhasilan proyek.
 Suatu proyek dapat terlambat dan melebihi anggaran tetapi tetap dianggap berhasil jika
memberikan nilai kepada organisasi. Demikian pula, proyek dapat diselesaikan awal, di
bawah anggaran, dan bebas cacat tetapi masih dianggap gagal jika tidak menyediakan nilai
apa pun untuk organisasi.

Proses untuk mengembangkan MOV proyek termasuk:

 Identifikasi area dampak yang diinginkan
o Pelanggan
o Strategis
o Keuangan
o Operasional
o Sosial

 Identifikasi nilai yang diinginkan dari proyek

o Lebih baik
o Lebih cepat

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.15

 o Lebih murah
o Melakukan lebih

• Kembangkan metrik atau kinerja yang tepat target Uang

• Persentase
• Nilai angka
• Tetapkan jangka waktu untuk mencapai MOV
• Verifikasi MOV dan dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan proyek
• Ringkaskan MOV dalam pernyataan atau tabel yang jelas dan ringkas
• Kasus bisnis adalah dokumen yang mendokumentasikan

MOV proyek dan memberikan analisis tentang kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari
beberapa opsi atau alternatif untuk mencapai MOV.
 Langkah-langkah atau proses untuk mengembangkan bisnis kasus termasuk:
o Tentukan MOV proyek
o Bentuk tim lintas fungsional untuk mengembangkan kasus bisnis
o Identifikasi beberapa opsi atau alternatif
o Menentukan kelayakan dan menilai risiko
o Tentukan total biaya kepemilikan (TCO)
o Tentukan total manfaat kepemilikan (TBO)
o Analisis alternatif
o Mengusulkan dan mendukung rekomendasi

Tujuan dari kasus bisnis adalah untuk mendapatkan persetujuan dan pendanaan untuk tahap
perencanaan proyek.
Meskipun setiap organisasi mungkin memiliki proses yang berbeda untuk memilih proyek,
keputusan untuk memilih proyek harus mempertimbangkan bagaimana proyek selaras dengan
nilai, visi, misi, dan strategi organisasi.

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.16

 DAFTAR PUSTAKA

Borysowich, C. (2005, 07 18). Project Planning Framework Checklist. Retrieved 01 15,

2012, from Tool box for IT: http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/project-
planning-framework-checklist-5005

Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project
Management.

Washington: Prentice Hall.

Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei:

Wiley. Pcubed. (n.d.). Project charter. Retrieved January 14, 2012, from
http://office.microsoft.com/en-
us/templates/project-charter-TC001141418.aspx: http://office.microsoft.com

Schmidt, M. J. (2011, December 23 ). Business case / Business case analysis. Retrieved

January

05, 2012, from Solution Matrix • Cost-Benefit-Analysis :

http://www.solutionmatrix.com SSCX Online. (2011, February 27). Project Charter.
Retrieved January 14, 2012, from Green

Belt and Black Belt Training Modules for Six Sigma in

Indonesia: http://www.sixsigmaindonesia.com

ISYS6310 – Informstion System Project Manajemen 3.17