Knowledge Management
Week 6
Finding Knowledge
• LO2: Mengorganisir strategi manajemen pengetahuan, alat & teknologi, dan perencanaan
dalam organisasi
OUTLINE MATERI:
1. Aplikasi Pengetahuan di Tingkat Individu
2. Aplikasi Pengetahuan di Tingkat Grup dan Organisasi
Manajemen pengetahuan biasanya membahas salah satu dari dua tujuan umum, yaitu :
pengetahuan digunakan kembali (knowledge reuse) untuk meningkatkan efisiensi dan inovasi
untuk memperkenalkan cara-cara yang lebih efektif dalam melakukan sesuatu. Aplikasi
pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan aktual dari pengetahuan yang telah
dibuat dan dimasukkan ke dalam siklus KM. Kunci keberhasilan organisasi dalam menghadapi
persaingan global adalah kemampuan untuk menangkap pembelajaran organisasi, untuk
menggunakan kembali pengetahuan secara efektif melalui cara-cara yang efisien, dan untuk
mensintesiskan ke dalam masalah yang lebih rumit, analisis dan arah yang strategis (Hatami,
Galliers & Huang 2003). Dengan cara memanfaatkan ingatan organisasi, pembuat keputusan
dapat membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas. Hal ini dapat dicapai ketika individu
mengakses data, informasi, dan pengetahuan yang berada di repositori. Penangkapan
pengetahuan saja tidak cukup, karena itu aplikasi pengetahuan harus mengikuti fungsi dari
karakteristik individu, isi pengetahuan, tujuan penggunaan kembali untuk tugas tertentu yang
dihadapi, dan konteks organisasi atau budaya.
Personalisasi dan pembuatan profil saat ini merupakan cara populer untuk mengkarakterisasi
pengunjung ke situs web. Ini terutama berlaku untuk toko virtual di mana data pelanggan dapat
dianalisis untuk meningkatkan upaya pemasaran. Namun, dalam manajemen pengetahuan kita
kurang peduli dengan aplikasi pemasaran database personalisasi, dimana penekanannya lebih
pada memastikan bahwa pengambilan informasi dan proses aplikasi pengetahuan dibuat khusus
untuk setiap pekerja pengetahuan. Semakin mudah bagi pekerja pengetahuan untuk menemukan,
memahami, dan menginternalisasi pengetahuan, semakin besar keberhasilan mereka dalam
menerapkan pengetahuan tersebut.
Domain afektif mencakup cara kita menangani berbagai hal secara emosional, seperti perasaan,
nilai, penghargaan, antusiasme, motivasi, dan sikap. Lima kategori utama domain afektif
tercantum dalam tabel 2, berikut:
Domain psikomotorik mencakup gerakan fisik, koordinasi, dan penggunaan area keterampilan
motorik. Pengembangan keterampilan ini membutuhkan latihan dan diukur dalam hal kecepatan,
ketepatan, jarak, prosedur, atau teknik dalam pelaksanaan. Tujuh kategori utama tercantum
dalam tabel 3.
Analisis tugas merupakan langkah pertama yang penting dalam desain sistem pendukung
aplikasi pengetahuan. Bentuk populer ini sudah ada jauh sebelum istilah KM mulai digunakan
secara umum. Electronic Performance Support Systems (EPSS) digunakan terlebih dulu dan
terus digunakan secara luas, dimana menyediakan pembelajaran dan saran di tempat kerja. EPSS
Arsitektur manajemen pengetahuan organisasi terdiri dari setidaknya tiga tingkat: lapisan
data, yang merupakan abstraksi pemersatu di antara berbagai jenis data dengan mekanisme
penyimpanan yang berpotensi berbeda (mis. Database, dokumen teks, video, audio); lapisan
proses, yang menggambarkan logika yang menghubungkan data dengan penggunaannya dan
penggunanya (orang lain atau sistem lain yang menggunakan data); dan antarmuka pengguna,
yang menyediakan akses ke aset informasi perusahaan melalui logika yang tergabung dalam
lapisan proses. Arsitektur organisasi KM ditunjukkan pada gambar 2.
(Markus, 2001) mengemukakan ada empat jenis situasi penggunaan kembali pengetahuan
yang berbeda:
1. Produser kerja bersama, yang menghasilkan pengetahuan yang kemudian mereka gunakan
kembali
2. Praktisi kerja bersama, yang menggunakan kembali kontribusi pengetahuan satu sama lain
3. Murid yang mencari keahlian
4. Penambang pengetahuan sekunder
Repositori pengetahuan (Knowledge repositories) biasanya berupa intranet dan portal dari
beberapa jenis yang berfungsi untuk melestarikan, mengelola, dan memanfaatkan memori
organisasi. Banyak jenis repositori pengetahuan yang digunakan saat ini, dan mereka dapat
dikategorikan dalam beberapa cara yang berbeda. Secara umum, repositori pengetahuan akan
berisi lebih dari dokumen (sistem manajemen dokumen), data (database), atau catatan sistem
manajemen (record). Repositori ini menyimpan dokumen dan catatan, pengetahuan diam-diam
dan eksplisit, konten internal dan eksternal serta pengetahuan umum dan spesifik.
• Ada sejumlah cara untuk memastikan bahwa individu menerapkan pengetahuan, seperti
dengan cara menurunkan model pengguna dan tugas untuk menyesuaikan konten
pengetahuan dengan preferensi dan kebutuhan pekerja pengetahuan individual.
• EPSS, Bloom taksonomi domain kognitif, afektif, dan psikomotorik adalah cara yang
baik untuk memberikan pembelajaran dan dukungan tugas kepada pekerja pengetahuan
yang menerapkan pengetahuan dan mengoptimalkan kecocokan antara kebutuhan
pengguna dan konten yang akan diterapkan .
• Arsitektur organisasi KM perlu dirancang, dikembangkan, dan diimplementasikan untuk
memfasilitasi aplikasi pengetahuan di tingkat organisasi.
• Penggunaan kembali pengetahuan, menjadi ukuran tentang seberapa baik konten yang
berharga telah disimpan dan dikelola di dalam sistem manajemen memori organisasi.
• KSS adalah alat yang dapat membantu dalam penggunaan kembali pengetahuan
organisasi, biasanya melalui beberapa bentuk penyimpanan pengetahuan atau aplikasi
intranet.
• KM dan e-learning memiliki banyak tujuan dan proses yang sama, dimana integrasi
mereka dapat membantu memperkuat aplikasi pengetahuan, penggunaan kembali, dan
peningkatan berkelanjutan dari sumber daya pengetahuan dan objek pembelajaran dalam
repositori organisasi.