LECTURE NOTES

Knowledge Management

Week 8
Knowledge Management Tools

ISYS6319 – Knowledge Management

 LEARNING OUTCOMES

• LO3: Mengevaluasi situasi KM untuk membuat rekomendasi tentang implementasi KM

OUTLINE MATERI:
1. Penangkapan Pengetahuan dan Pembuatan Pengetahuan
2. Alat Visualisasi dan Peta Pengetahuan
3. Berbagi Pengetahuan dan Alat Diseminasi
4. Akuisisi Pengetahuan dan Alat Aplikasi

ISYS6319 – Knowledge Management

 ISI MATERI

Teknologi baru terus muncul dan memiliki beberapa persimpangan dengan KM. Implementasi
manajemen pengetahuan membutuhkan berbagai alat yang cukup beragam yang berperan di
seluruh siklus KM. Teknologi digunakan untuk memfasilitasi terutama untuk komunikasi,
kolaborasi, dan manajemen konten untuk penangkapan, berbagi, diseminasi, dan aplikasi yang
lebih baik.

1. Penangkapan Pengetahuan dan Pembuatan Pengetahuan

a. Content Creation Tools
(Robertson, 2003), memperkirakan bahwa content management systems (CMS) akan
menjadi komoditas di masa depan. Banyak proyek CMS gagal karena kurangnya
standar implementasi yang baik dan kurangnya pemahaman tentang masalah kegunaan.
CMS harus ditangani secara strategis dengan penggunaan protokol berbasis XML
untuk komunikasi dengan dan di antara sistem manajemen konten. Standar tambahan
diperlukan untuk menyimpan, menyusun, dan mengelola konten. Pada akhirnya akan
ada konvergensi antara konten, dokumen, catatan, dan manajemen pengetahuan yang
akan sangat bermanfaat bagi organisasi. Sampai sekarang, belum ada platform
gabungan untuk mengakomodasi konvergensi semacam itu. Authoring tools adalah alat
pembuatan konten yang paling umum digunakan, dari yang bersifat umum seperti
pengolah kata (Ms.Word) atau yang lebih khusus misalnya halaman web dan software
design. Teknologi anotasi memungkinkan komentar pendek untuk dilampirkan di
bagian tertentu dari dokumen teks (fitur lacak perubahan di Word).

b. Data Mining, Knowledge Discovery, and Analytics

Data mining dan proses penemuan pengetahuan secara otomatis mengekstraksi
informasi prediktif dari database besar berdasarkan analisis statistik (biasanya analisis
kluster). Menggunakan kombinasi pembelajaran mesin, analisis statistik, teknik
pemodelan, dan teknologi basis data, data mining mendeteksi pola tersembunyi dan
hubungan halus dalam data dan menyimpulkan aturan yang memungkinkan prediksi
hasil di masa depan. Data mentah dianalisis untuk menampilkan model dan mencoba

ISYS6319 – Knowledge Management

 menjelaskan pola yang diamati. Model ini kemudian dapat digunakan untuk
memprediksi kejadian masa depan dan untuk memperkirakan hasil yang diharapkan
(lihat gambar 1)

Gambar 1. Model Prediktif

Sumber: Dalkir, Kimiz (2017)

Beberapa alat data mining yang saat ini digunakan adalah:

• Statistical analysis tools (mis. SAS)
• Data mining suites (mis. EnterpriseMiner)
• Consulting/outsourcing tools seperti: EDS, IBM, Epsilon (alat ini adalah model,
bukan hanya perangkat lunak)
• Data visualization software yang secara logis menyajikan sejumlah besar informasi
dalam ruang yang kecil.

c. Blogs
"Blog" adalah istilah untuk web log (bentuk konten yang populer dan cukup pribadi di
internet). Blog seseorang hampir seperti buku harian terbuka, dimana menceritakan apa
yang ingin dibagikan seseorang dengan dunia, hampir setiap hari (Blood, 2002). Blog
adalah jurnal yang sering diperbarui dan dapat diakses publik. Sementara

ISYS6319 – Knowledge Management

 "blogosphere" dimulai sebagai media untuk renungan pribadi dan telah berkembang
menjadi alat yang menawarkan beberapa informasi paling berwawasan di web. Blog
telah menjadi sangat umum, ketika bisnis, politisi dan pembuat kebijakan, dan bahkan
perpustakaan dan asosiasi perpustakaan, telah mulai membuat blog sebagai cara
berkomunikasi dengan pelanggan dan konstituennya. Generasi blog berikutnya,
menerapkan elemen audio dan video, dengan multimedia yang canggih (youtube). Ini
menjadi sumber informasi tanpa filter yang baik tentang produk yang salah atau sangat
bermanfaat.

d. Mashup
"Mashup" adalah cara inovatif untuk menggabungkan konten. Sebuah aplikasi web
yang menawarkan cara mudah dan cepat untuk menggabungkan dua atau lebih sumber
konten yang berbeda menjadi satu aplikasi yang terintegrasi. Sangat mudah untuk
menggabungkan berbagai media seperti teks dan gambar, video, peta, dan umpan
berita. Namun memiliki masalah dengan kekayaan intelektual dan privasi informasi.
Beberapa contoh penggunaan bisnis popular yaitu membuat presentasi yang berisi
konten gabungan dan untuk mendukung kerja kolaboratif seperti pembuatan konten
bersama. Ini juga dianggap sebagai portal pengetahuan dengan cara yang lebih dinamis.

e. Crowdsourcing
Crowdsourcing mengacu pada memperoleh praktik yang membutuhkan layanan, ide,
atau konten dengan meminta kontribusi dari sekelompok besar orang. Jenis analitik
serupa dapat dilakukan pada sumber data yang berbeda (pelanggan dapat diundang
untuk berpartisipasi dalam brainstorming, pemecahan masalah, atau bahkan desain
produk). Konsultasi seringkali melalui internet dan menyertakan pemungutan suara
atas ide atau solusi terbaik serta dapat memperoleh umpan balik (untuk menangkap
pengetahuan yang sangat sulit diidentifikasi)/ Aplikasi crowdsourcing memiliki
kemampuan untuk menerjemahkan frasa atau memilah gambar yang dapat
menyebabkan hasil yang cepat. Mengandalkan bentuk pengetahuan agregat kerumunan
ini bisa berisiko (sedikit sumber tentang kontributor). Solusinya adalah

ISYS6319 – Knowledge Management

 menggabungkan konten crowdsourced dengan pendapat ahli untuk memvalidasi hasil
yang diperoleh.

2. Alat Visualisasi dan Peta Pengetahuan

Dengan meminta para ahli untuk memvisualisasikan pengetahuan, dapat membantu dalam
menangkap pengetahuan. Dua cara yang umum digunakan untuk memvisualisasikan
pengetahuan adalah peta pengetahuan dan alat visualisasi. Peta pengetahuan adalah cara yang
umum untuk memvisualisasikan pengetahuan yang kompleks untuk ditangkap dan
dikodifikasi. Peta pengetahuan dianalogikan dengan peta situs situs web. Memvisualisasikan
pengetahuan membantu mengidentifikasi kelompok yang pada akhirnya dapat mengarah ke
kategori pengetahuan. Peta pengetahuan dapat membantu mengklasifikasikan pengetahuan
yang ditangkap dan dapat digunakan di seluruh siklus proses KM untuk membantu berbagi,
menyebarluaskan, dan memanfaatkan pengetahuan tersebut.
Visualisasi data adalah cara mendeteksi "pola, tren, dan korelasi yang mungkin tidak
terdeteksi dalam data berbasis teks yang dapat diekspos dan dikenali. Data disajikan dalam
beberapa jenis bentuk grafik atau gambar sehingga kita dapat "melihat" polanya, Perangkat
lunak visualisasi data secara koheren menyajikan sejumlah besar informasi dalam ruang yang
kecil. Kadang-kadang disebut sebagai "big data", sebuah volume data yang besar dapat
dengan mudah diproses oleh komputer dan disajikan dalam bentuk yang lebih visual.
Visualisasi informasi biasanya digunakan ketika ada sejumlah besar data yang tidak numerik,
misalnya, hasil jajak pendapat atau analisis tren (Burley, 2010).

a. Videos for Exit Interview

Video adalah media yang kuat untuk menangkap keahlian dalam exit interview. Video
dapat digunakan untuk menangkap wawancara terstruktur selama penangkapan
pengetahuan. YouTube, banyak digunakan dalam kegiatan penangkapan pengetahuan.
Sebagian organisasi akan menggunakan pembuatan film aktual untuk mencapai kualitas
"dokumenter".

ISYS6319 – Knowledge Management

b. Mobile Tools
Alat seluler seperti ponsel cerdas dan tablet semakin populer dan memiliki berbagai fungsi
termasuk perekaman suara, pengambilan foto, dan bahkan perekaman video. Mereka
menawarkan potensi untuk membantu dalam menangkap pengetahuan dan kodifikasi.

c. Content Management Tools

Manajemen konten mengacu pada manajemen konten yang berharga sepanjang memiliki
konten yang bermanfaat. Rentang usia konten biasanya akan dimulai dengan pembuatan
konten, menangani beberapa perubahan dan pembaruan, penggabungan, peringkasan, dan
pengemasan ulang lainnya dan biasanya akan berakhir dengan pengarsipan. Metadata
digunakan untuk mengelola konten dengan lebih baik selama masa pakainya. XML
(eXtensible markup language) menyediakan kemampuan untuk menyusun dan
menambahkan relevansi ke potongan informasi (banyak solusi manajemen konten
menggunakan XML) dan secara teori bertukar data menjadi lebih mudah antar aplikasi.
Manajemen konten dapat digambarkan sebagai hibrid manajemen dokumen, basis data,
dan konten web.

d. Folksonomies and Social Tagging/Bookmarking

Metadata (disebut sebagai tag atau kata kunci) menerjemahkan data dan merujuk pada
informasi spesifik tentang konten yang terkandung dalam buku, laporan, artikel, gambar,
dan wadah lainnya sehingga dapat diatur dan diambil secara teratur. Perpustakaan Digital
Oxford mendefinisikan tiga jenis metadata sebagai :
• administratif
• struktural
• deskriptif
Bookmark sosial adalah metode di mana pengguna berpartisipasi langsung dalam
penyimpanan, pengorganisasian, pencarian, dan pengelolaan sumber daya web.
Dimungkinkan untuk berbagi pengetahuan dengan orang lain dengan cara baru (metadata).
Merupakan kendaraan yang sangat baik untuk berbagi pengetahuan peer-to-peer dan dapat
memainkan peran yang lebih besar dalam masa depan communities of practice (CoP).

ISYS6319 – Knowledge Management

 Folksonomies tidak memiliki hierarki, tidak ada gaya pewarisan berorientasi objek dari
objek induk ke objek anak, hanya kumpulan tag yang kaitannya longgar. Seperti halnya
bookmark sosial, folksonomies sangat cocok untuk CoP, di mana dapat berbagi secara
peer-to-peer. Folksonomies dapat dianggap sebagai alat penciptaan pengetahuan
(pembuatan tag) dan alat berbagi pengetahuan dan diseminasi (berbagi peer-to-peer,
posting tag publik) serta alat aplikasi pengetahuan (metadata yang mengontekstualisasikan
kapan dan di mana pengetahuan harus digunakan).

3. Berbagi Pengetahuan dan Alat Diseminasi

(Rollet, 2003), membuat perbedaan antara teknologi komunikasi ( telephone dan email) dan
teknologi kolaborasi (seperti manajemen alur kerja), namun sangat sulit untuk menarik garis
di antara keduanya. Komunikasi dan kolaborasi selalu terjalin dan cukup sulit untuk
menentukan di mana yang satu berakhir dan yang lainnya dimulai. Kedua jenis alat ini telah
dikelompokkan di bawah kategori perangkat grup atau alat kolaborasi.

a. Groupware and Collaboration Tools

Groupware mewakili kelas perangkat lunak yang membantu grup kolega (kelompok kerja)
yang terhubung ke jaringan komunikasi, biasanya groupware mendukung operasi berikut:
• Menjadwalkan pertemuan dan mengalokasikan sumber daya
• Email
• Perlindungan kata sandi untuk dokumen
• Utilitas telepon
• Electronic newsletters
• Distribusi file
Teknologi komunikasi hampir selalu terintegrasi dengan beberapa bentuk kolaborasi,
apakah itu perencanaan untuk kolaborasi atau mengorganisir kerja kolaboratif. Teknologi
kolaborasi sering disebut sebagai groupware atau sebagai perangkat lunak produktivitas
workgroup. Ini adalah teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pekerjaan
kelompok. Teknologi ini dapat digunakan untuk berkomunikasi, bekerja sama,
berkoordinasi, menyelesaikan masalah, bersaing, atau bernegosiasi.
(Coleman, 1997) mengembangkan taksonomi groupware dalam 12 kategori:

ISYS6319 – Knowledge Management

 • Surat dan pesan elektronik
• Kalender dan penjadwalan grup
• Sistem pertemuan elektronik
• Video desktop, konferensi sinkron real-time
• Konferensi asinkron non-real-time
• Penanganan dokumen grup
• Alur kerja
• Utilitas workgroup dan alat pengembangan
• Layanan groupware
• Kerangka kerja groupware dan KM
• Aplikasi groupware
• Aplikasi dan produk berbasis Internet yang kolaboratif

b. Wikis
Wikis adalah perangkat lunak berbasis web yang mendukung pengeditan terbuka dan
memungkinkan banyak pengguna untuk membuat dan mengedit konten. Wiki terdiri dari
halaman web tempat orang memasukkan informasi dan kemudian membuat hyperlink ke
halaman lain atau halaman baru untuk detail lebih lanjut tentang topik tertentu
Dua jenis Wikis:
• Wikis publik: ensiklopedia gratis yang ditulis, secara harfiah, oleh ribuan orang di
seluruh dunia
• Wikis korporat: lebih aman dan memiliki lebih banyak fitur navigasi, penggunaan,
dan bantuan (manajemen proyek, komunikasi perusahaan, situs diskusi, dan basis
data pengetahuan)

c. Social Media, Web 2.0 and KM 2.0

Media sosial semakin terintegrasi ke dalam peralatan KM. Social network analysis (SNA)
adalah alat penelitian ilmu sosial yang berasal dari tahun 1970-an dan dapat digunakan
untuk mengidentifikasi komunitas dan jaringan informal dan untuk menganalisis aliran
pengetahuan. Web 2.0: adalah kombinasi dari media sosial, blogging, Wikis, dan teknologi

ISYS6319 – Knowledge Management

 terkait lainnya. KM 2.0 adalah pendekatan manajemen pengetahuan yang lebih berorientasi
pada orang.

d. Networking Technologies
Teknologi jaringan terdiri dari intranet (jaringan intra-organisasi), dan ekstranet (jaringan
antar-organisasi), repositori pengetahuan, portal pengetahuan, dan ruang kerja bersama
berbasis web. Repositori pengetahuan berbeda dari gudang data dan repositori informasi
terutama dalam sifat konten yang disimpan. Ini adalah one-stop-shop untuk semua
pengguna organisasi untuk dapat mengakses semua konten pengetahuan yang berharga,
historis, dan diproyeksikan.
(Davenport dan Prusak, 1998) membagi antara tiga jenis repositori pengetahuan:
1. Repositori pengetahuan eksternal (seperti intelijen kompetitif)
2. Gudang pengetahuan internal yang terstruktur (seperti laporan penelitian, materi
pasar yang berorientasi produk)
3. Repositori pengetahuan internal informal (seperti “lessons learned”)
Portal pengetahuan menyediakan akses ke beragam konten perusahaan, komunitas,
keahlian, dan ke layanan dan informasi internal dan eksternal.

4. Akuisisi Pengetahuan dan Alat Aplikasi

Sejumlah teknologi memainkan peran penting dalam seberapa sukses pekerja pengetahuan
dalam memperoleh (memahami dan menerapkan) konten pengetahuan sebagai berikut:
• Sistem e-learning memberikan dukungan untuk pembelajaran, pemahaman, dan
pemahaman yang lebih baik tentang pengetahuan baru yang akan diperoleh.
• Basis data praktik terbaik, pelajaran yang dipetik, dan cerita dapat membantu
menerapkan pengetahuan yang ditangkap dan dikodifikasikan dari para ahli.
• EPSS, sistem pakar, dan decision support systems (DSS) membantu pekerja
berpengetahuan untuk menerapkan pengetahuan di pekerjaan dengan lebih baik.
• Teknologi adaptif dapat digunakan untuk mempersonalisasikan push atau pull konten
pengetahuan.

ISYS6319 – Knowledge Management

• Sistem rekomendasi dapat mendeteksi kesamaan atau kedekatan antara berbagai jenis
pengguna dan membuat rekomendasi konten tambahan yang menurut orang lain
bermanfaat untuk diperoleh dan diterapkan.
• Peta pengetahuan dan alat visualisasi lainnya dapat membantu untuk memperoleh dan
menerapkan pengetahuan yang berharga dengan lebih baik dan sejumlah alat yang
berasal dari kecerdasan buatan setidaknya dapat mengotomatiskan sebagian proses
seperti peringkasan teks, klasifikasi konten, dan pemilihan konten.
• Penelitian Artificial intelligence (AI) membahas tantangan dalam menangkap, mewakili,
dan menerapkan pengetahuan jauh sebelum istilah manajemen pengetahuan popular.

a. Intelligent Filtering Tools

Agen cerdas umumnya dapat didefinisikan sebagai program perangkat lunak yang
membantu pengguna mereka dan bertindak atas namanya, seperti program komputer yang
membantu Anda dalam pengumpulan berita, bertindak secara mandiri dan atas inisiatifnya
sendiri, memiliki kecerdasan dan dapat belajar, serta kinerjanya dalam menjalankan
tugasnya. Ada banyak aplikasi manajemen pengetahuan yang memanfaatkan agen cerdas.
Hal ini mencakup manajemen informasi yang dipersonalisasi (seperti pemfilteran email),
perdagangan elektronik (seperti menemukan informasi untuk pembelian dan pembelian),
dan manajemen proses komersial dan industri yang kompleks (seperti janji penjadwalan
dan kontrol lalu lintas udara).

b. Personal Knowledge Management (PKM)

"Personal Capital" adalah istilah yang diciptakan oleh (Cope, 2000) sebagai
penyimpangan dari gagasan modal tradisional, yang merupakan aset yang dimiliki oleh
suatu organisasi. Personalisasi KM (PKM) akan semakin penting mengingat saat ini
kelebihan informasi terus meningkat. Beberapa prinsip utama, praktik terbaik, dan proses
bisnis KM yang hingga saat ini difokuskan pada tingkat organisasi akan disaring untuk
digunakan oleh individu yang mengelola kemampuan pribadi mereka sendiri. PKM
mengelola dan mendukung pengetahuan dan informasi pribadi sehingga dapat diakses,
bermakna, dan berharga bagi individu; memelihara jaringan, kontak, dan komunitas;
membuat hidup lebih mudah dan lebih menyenangkan; dan mengeksploitasi modal pribadi

ISYS6319 – Knowledge Management

(Higgison, 2004). Pada tingkat manajemen informasi, PKM melibatkan penyaringan dan
memahami informasi, mengatur kertas dan arsip digital, email, dan koleksi bookmark.

c. Adaptive Technologies
Teknologi adaptif digunakan untuk menargetkan konten dengan lebih baik ke pekerja
pengetahuan tertentu, atau ke grup pekerja pengetahuan tertentu yang memiliki kebutuhan
kerja yang sama.

ISYS6319 – Knowledge Management

 KESIMPULAN

• Pembuatan konten dan alat manajemen digunakan untuk menyusun dan mengatur konten
pengetahuan untuk setiap pengambilan dan pemeliharaan.
• Groupware dan alat kolaborasi lainnya adalah pendukung penting aliran pengetahuan dan
kegiatan berbagi pengetahuan di antara personel.
• Data mining dan teknik penemuan pengetahuan dapat digunakan untuk menemukan atau
mengidentifikasi pola yang muncul yang tidak dapat dideteksi. Beberapa di antaranya
mungkin memberikan wawasan berharga.
• Agen pemfilteran cerdas adalah teknologi KM yang dapat membantu mengatasi
tantangan kelebihan informasi dengan memilih konten yang relevan dan mengirimkannya
dalam format yang tepat waktu.
• Tempat penyimpanan pengetahuan akan sering menjadi aspek yang paling banyak
digunakan dan paling terlihat dari teknologi KM. Yang penting bukanlah wadah tetapi isi
dan bagaimana konten ini akan dikelola.
• Teknologi manajemen pengetahuan membantu mendukung fenomena yang muncul yang
terlibat dalam penciptaan, berbagi, dan penerapan aset pengetahuan yang berharga.

ISYS6319 – Knowledge Management

 DAFTAR PUSTAKA

1. Blood, R. (2002). The weblog handbook: Practical advice on creating and maintaining your
blog. Cambridge, MA: Perseus Publishing
2. Burley, D. (2010). Information visualization as a knowledge integration tool. Journal of
Knowledge Management Practice, 11(4). http://www.tlainc.com/articl240.htm
3. Coleman, D. (1997). Groupware: Collaborative strategies for corporate LANS and intranets.
San Francisco, CA: Prentice-Hall
4. Cope, M. (2000). Know your value. Value what you know. London: Pearson Education Ltd
5. Dalkir, Kimiz (2017). Knowledge Management in Theory and Practice. Routledge. ISBN:
978-0262036870. Chapter 8.
6. Davenport, T., & L. Prusak. (1998). Working knowledge: How organizations manage what
they know. Boston, MA: Harvard Business School Press
7. Higgison, S. (2004). Your say: personal knowledge management. KM Magazine, 7(7).
http://www.kmmagazine.com
8. Robertson, J. (2003). Looking towards the future of content management. IT Toolbox.
http://knowledgemanagement.ittoolbox.com/documents/document.asp?i=2094.
9. Rollet, H. (2003). Knowledge management processes and technologies. Norwell, MA: Kluwer
Academic Publishers

ISYS6319 – Knowledge Management