• Sintesis organisasi, pelabelan, pencarian, dan sistem navigasi dalam ekosistem

digital, fisik, dan lintas saluran.

• Seni dan ilmu membentuk produk dan pengalaman informasi untuk mendukung
kegunaan, kemudahan ditemukan , dan pemahaman.
• Munculnya disiplin dan komunitas praktik yang berfokus pada membawa prinsip-
prinsip desain dan arsitektur ke lanskap digital.
Kemudian, mereka dengan bercanda bertanya, “Apakah Anda mengharapkan satu
definisi? Sesuatu yang pendek dan manis? Beberapa kata yang secara ringkas menangkap
esensi dan luasnya bidang arsitektur informasi? Teruslah bermimpi!"
Masih ada ketidaksepakatan tentang apa yang merupakan bagian dari IA. Andrew
Dillon dan Don Turnbull menjelaskan beberapa perbedaan sudut pandang:
Dengan tidak adanya definisi formal, garis pemisah telah ditarik antara dua pandangan
yang bersaing di lapangan, yang secara umum dikenal sebagai perspektif IA Besar vs. IA
Kecil. IA besar adalah . . . proses merancang dan membangun sumber informasi yang
berguna, berguna, dan dapat diterima. Dari perspektif ini IA harus mencakup pengalaman
pengguna dan bahkan penerimaan organisasi terhadap sumber daya. Di sisi lain, Little IA
mengacu pada . . . aktivitas yang jauh lebih terbatas yang berhubungan dengan organisasi dan
pemeliharaan informasi, tetapi tidak melibatkan dirinya dalam menganalisis respons
pengguna atau desain grafis ruang informasi. IA besar cenderung dilihat sebagai top-down,
memahami produk lengkap dan dampak manusia atau organisasinya; IA kecil dipandang
lebih dari bawah ke atas, menangani metadata dan aspek kosakata terkontrol dari organisasi
informasi, tanpa berurusan langsung dengan, dan tentu saja tidak pernah mengevaluasi secara
formal, pengalaman pengguna dari ruang yang dihasilkan.
Beberapa arsitek informasi menolak gagasan bahwa arsitektur informasi adalah
pendekatan baru untuk organisasi informasi yang telah dipraktikkan di perpustakaan, arsip,
dan museum untuk waktu yang lama. Tapi paralelnya mencolok. Pustakawan telah lama
memahami perlunya mengatur sumber daya informasi dengan cara yang akan membantu
pengguna dalam mendapatkan akses ke mereka sesuai kebutuhan. Namun, tampaknya ada
beberapa kesepakatan tentang keinginan untuk merancang “ekologi informasi” yang lengkap
dan bermanfaat. Untuk melakukan ini, arsitek informasi harus
• menciptakan ruang online dengan mempertimbangkan kebutuhan, perilaku, dan
keterbatasan pengguna;
• memahami konteks spesifik situs (mis., misi, tujuan, strategi, dll., yang unik bagi
institusi yang menciptakan ruang); dan
• mengatur informasi online (misalnya, hal-hal yang dicari pengguna) secara logis dan
jelas untuk memberikan akses mudah ke informasi tersebut.

Prosesnya termasuk merancang antarmuka yang dapat digunakan dan sistem navigasi
(misalnya, peta situs, taksonomi, menu) selain menciptakan desain grafis keseluruhan yang
menyenangkan. Rosenfeld, Morville , dan Arango menyatakan, “banyak orang memikirkan
struktur navigasi situs web ketika mereka memikirkan arsitektur informasi, dan pandangan ini
tidak sepenuhnya salah: menu navigasi dan sejenisnya tentu saja berada dalam jangkauan
arsitektur informasi yang dihasilkan. Hanya saja Anda tidak bisa sampai di sana tanpa
menjelajahi wilayah yang lebih abstrak terlebih dahulu. ” Singkatnya, bidang ini
didedikasikan untuk membuat informasi dapat ditemukan dan dipahami dengan membuat
struktur informasi yang unik dan logis dalam pengaturan online.
Rosenfeld, Morville , dan Arango mengidentifikasi tahapan berikut bahwa proses
arsitektur informasi harus melalui: penelitian, strategi, desain, implementasi, dan
administrasi.
• Penelitian mencakup tinjauan materi latar belakang; memperoleh pemahaman
tentang tujuan dan konteks bisnis; memeriksa arsitektur informasi yang ada, konten, dan
khalayak yang dituju; dan akhirnya melakukan studi yang diperlukan untuk mengeksplorasi
situasi. Pada tahap ini, pemahaman tentang konten harus dikembangkan. Ini termasuk
mengumpulkan informasi tentang: kepemilikan; jenis, format, dan struktur konten; metadata
yang ada; dan jumlah atau volume konten.
• Strategi muncul dari pemahaman kontekstual yang dikembangkan pada fase pertama
dan mendefinisikan tingkat teratas dari organisasi situs dan struktur navigasi, sementara juga
mempertimbangkan jenis dokumen dan skema metadata. Misalnya, seseorang harus
mengembangkan ide tentang bagaimana pengguna akan mengakses informasi situs (misalnya,
cara alfabetis, kronologis, topikal, atau berorientasi tugas).
• Desain melibatkan pembuatan cetak biru rinci, skema metadata, dan sejenisnya,
untuk digunakan oleh desainer grafis, programmer, penulis konten, dan tim produksi. Pada
tahap ini, kategori konten, menu penelusuran, kosakata terkontrol, fungsi pencarian, dan
sistem label dibuat.
• Implementasi adalah di mana desain digunakan dalam pembangunan, pengujian, dan
peluncuran situs—pengorganisasian dan penandaan dokumen, pemecahan masalah, dan
pengembangan dokumentasi terjadi pada fase ini.
• Administrasi melibatkan evaluasi berkelanjutan dan peningkatan arsitektur informasi
situs.
Tahap strategi dan desain, khususnya, adalah tahap yang memerlukan pemahaman
menyeluruh tentang dasar-dasar teoretis organisasi informasi dan desain sistem yang akan
memungkinkan tampilan hasil secara logis dan dapat digunakan.

Pengindeksan dan Abstrak

Pengindeksan dan abstraksi adalah dua pendekatan untuk menyaring konten informasi
menjadi representasi singkat , tetapi komprehensif, dari sumber informasi. Pengindeksan
memiliki tradisi yang panjang dan bergeser dalam hal apa itu, siapa yang melakukannya,
mengapa hal itu dilakukan, dan bagaimana hal itu dilakukan. Sejarah abstraksi kurang stabil,
dan telah berkembang pada abad kedua puluh dan dua puluh satu ke dalam format khusus
dengan audiens yang ditargetkan.
Pengindeksan
Pengindeksan adalah proses di mana isi dari sumber informasi dianalisis, dan tentang
item itu ditentukan dan dinyatakan secara ringkas. Pengindeksan juga berkaitan dengan
menggambarkan sumber informasi sedemikian rupa sehingga pengguna menyadari atribut
dasar dokumen, seperti penulis, judul, panjang, dan lokasi konten. Pengindeksan biasanya
hanya menyangkut item tekstual; meskipun pengindeksan gambar adalah area praktik yang
berkembang. Ada tiga tipe dasar pengindeksan: pengindeksan back-of-the-book,
pengindeksan database, dan pengindeksan web.
Dalam pengindeksan back-of-the-book tradisional, indeks adalah daftar istilah atau
frasa yang disusun menurut abjad dengan referensi pencari yang memungkinkan pengguna
untuk mengambil konten yang diinginkan. Bahasa istilah pengindeksan biasanya berasal dari
bahasa teks—sehingga jenis pengindeksan yang dilakukan dalam konteks ini disebut sebagai
pengindeksan turunan. Indeks buku yang baik juga akan mencakup entri tingkat kedua (yaitu,
subpos), entri varian (yaitu, beberapa titik masuk), dan referensi silang. Pengindeksan buku
terutama dilakukan oleh spesialis lepas yang membuat kontrak dengan penerbit, meskipun
beberapa penerbit memiliki staf pengindeksan internal, atau mungkin dilakukan oleh penulis
sendiri.
Dalam pengindeksan basis data (kadang-kadang disebut sebagai pengindeksan jurnal
atau berkala), setiap item basis data diwakili oleh satu set istilah deskriptor dan, dalam
beberapa kasus, kode klasifikasi. Pengindeksan basis data biasanya menggunakan kosakata
atau tesaurus terkontrol dari mana pengindeks memilih dan menetapkan istilah yang sesuai.
Cakupan dan jumlah istilah deskriptor yang ditetapkan untuk suatu item ditentukan oleh
kebijakan editorial penerbit database yang diberikan, dan pengindeks internal atau yang
terlatih khusus biasanya melakukan pengindeksan.
Pengindeksan web (atau pengindeksan Internet) adalah jenis pengindeksan yang
masih sangat berkembang, baik dari segi jargonnya maupun praktiknya yang sebenarnya.
Saat ini, pengindeksan web terbagi dalam dua kategori dasar: (1) pengindeksan gaya di
belakang buku—sering disebut sebagai Pengindeksan A–Z—yang menggunakan tautan
indeks yang disandikan di dalam situs web, dan (2) pengindeksan mesin telusur—lebih akurat
digambarkan sebagai pengindeksan otomatis situs web. Dalam pengindeksan mesin pencari,
situs web dicari berdasarkan istilah kueri pengguna, indeks kata-kata yang ditemukan dan di
mana kata-kata itu ditemukan dipertahankan, dan pencarian di masa mendatang pada kueri
yang sama ini menggunakan indeks yang disimpan. Karena jenis pengindeksan web, siapa
yang melakukan pengindeksan web adalah pertanyaan yang berlaku terutama untuk gaya
pengindeksan web A-Z. Kontraktor lepas, sering kali pengindeks buku yang telah
memperluas daftar layanan mereka, membuat indeks web A–Z. Berbagai jenis indeks
dijelaskan lebih lengkap dalam Bab 3.
Sejumlah perangkat lunak telah dibuat untuk menghasilkan indeks. Mereka
menggunakan berbagai teknik, kemanjuran yang tergantung pada variabel seperti biaya,
kendala waktu, jenis dan ukuran file yang akan diindeks, dan preferensi individu. American
Society for Indexing (ASI) mencantumkan beberapa jenis alat yang digunakan untuk
pengindeksan. Ini termasuk:
• Alat mandiri atau khusus, yang memungkinkan pembuatan indeks bagian belakang
buku dari dapur bernomor halaman;
• Alat pengindeksan tertanam, yang memungkinkan penyisipan entri indeks sebagai
teks tak terlihat dalam file elektronik;
• Alat penandaan dan kata kunci , yang memungkinkan kode pengindeksan (bukan
teks tak terlihat) untuk disematkan dalam teks elektronik dan memungkinkan pembuatan
lompatan kode keras, mirip dengan tautan web; ini bergantung pada kata-kata yang
digunakan oleh penulis teks, bukan konsep pengindeks;
 • Perangkat lunak pengindeksan otomatis, yang menyertai sebagian besar perangkat
lunak pengolah kata dan membangun konkordansi atau daftar kata langsung dari teks
menggunakan bahasa penulis (sekali lagi, bukan indeks sebenarnya yang menyertakan
konsep kunci yang mungkin tidak menggunakan kata-kata penulis);
• Alat pencarian teks bebas dan teks berbobot, yang memungkinkan penetapan nilai
pada kata dan frasa.
Abstrak
Abstraksi adalah proses yang terdiri dari menganalisis isi sumber informasi dan
kemudian menulis ringkasan singkat atau sinopsis dari pekerjaan itu. Biasanya, abstraksi
dilakukan untuk publikasi akademis atau jurnal profesional. Panjang, gaya, dan jumlah detail
dalam abstrak dapat bervariasi tergantung pada audiens yang dituju. Umumnya, abstrak
bukanlah gambaran dari karya, juga tidak mengevaluasi atau menafsirkan karya yang
diabstraksikan, meskipun abstrak kritis menyertakan beberapa teks evaluatif. Meskipun berisi
kata-kata kunci dan konsep yang ditemukan dalam dokumen yang lebih besar, abstrak adalah
teks asli dan bukan kutipan. Ada beberapa jenis abstrak:
• Indikatif: deskriptif isi, tetapi tanpa memberikan hasil atau hasil (juga dapat disebut
sebagai abstrak deskriptif);
• Informatif: sumatif dengan hasil atau hasil yang ditekankan;
• Kritis: tinjauan kritis yang kental (jenis ini cukup jarang);
• Terstruktur: dalam format non-narasi; itu mencakup faktor-faktor tertentu, seperti
tujuan, metode, hasil, dll .;
• Modular: mencakup lima bagian terpisah—kutipan, anotasi, abstrak indikatif,
abstrak informatif, dan abstrak kritis.
Secara teknis, abstrak adalah teks ringkasan; dalam prakteknya, abstrak formal terdiri
dari judul dan kutipan dari karya yang diabstraksikan dan teks ringkasan.
Abstrak dilakukan oleh penulis dan profesional informasi yang terlatih secara khusus.
Jurnal ilmiah sering mengharuskan abstrak menyertai artikel yang penulis kirimkan untuk
publikasi. Rubrik yang disediakan oleh penerbit jurnal bisa jadi tidak konsisten atau kabur,
dan akibatnya kualitas abstrak yang diterbitkan bisa menurun. Abstrak juga ditulis oleh para
profesional, baik yang in-house atau dikontrak oleh penerbit. Kebijakan editorial digunakan
untuk memandu abstraktor dalam hal ini; kebijakan tidak semuanya sama tetapi dirancang
untuk menanggapi kebutuhan audiens yang spesifik.
Abstrak memiliki sejumlah kegunaan dalam organisasi dan pengambilan informasi.
Pengguna yang perlu mengikuti bidang atau topik tertentu dapat melakukannya dengan
meninjau abstrak yang diterbitkan di area tersebut. Peneliti pemula atau peneliti yang ingin
menguasai bidang literatur tertentu menemukan bahwa meninjau abstrak alih-alih teks
lengkap menghemat waktu. Abstrak membantu dalam keputusan artikel mana yang perlu
dibaca secara penuh versus mana yang dapat di-skim atau dilewati sama sekali. Dengan cara
yang terkait, karena kadang-kadang praktik menerbitkan abstrak berbahasa Inggris untuk
artikel non-bahasa Inggris, pengguna dapat memutuskan dari membaca abstrak apakah hemat
biaya dan waktu untuk membuat terjemahan yang lengkap. artikel. Pustakawan dan
profesional informasi lainnya menemukan bahwa penggunaan abstrak membantu dalam
kecepatan dan kegunaan pencarian literatur pelindung. Pengindeks basis data, yang biasanya
mengindeks hanya menggunakan judul dan abstrak teks, mengharuskan abstrak ditulis
dengan baik dan akurat.
Manajemen Catatan
Manajemen arsip adalah terminologi yang diterapkan pada kontrol dan disposisi arsip
yang dibuat di kantor dan pengaturan administratif lainnya. Ini berakar pada sistem
pengarsipan kantor yang berkembang sepanjang abad kedua puluh. Sistem ini sangat
dipengaruhi oleh perkembangan teknologi—mesin tik, mesin fotokopi, dan komputer
(dimulai dengan penyortir dan pengumpul). Penggunaan komputer dalam konteks ini kadang-
kadang disebut sebagai administrasi data. Sistem manajemen arsip memiliki hubungan yang
kuat dengan arsip, karena di situlah arsip organisasi dapat disimpan ketika masa operasi
aktifnya telah berlalu dan menjadi arsip tidak aktif.
Seperti yang terjadi di bagian lain masyarakat kita, manajemen arsip pada awalnya
melibatkan penyimpanan, pengarsipan, dan pemeliharaan arsip kertas. Itu adalah waktu yang
lebih sederhana tetapi juga waktu yang membuat frustrasi, karena biasanya hanya satu salinan
catatan yang diajukan hanya di satu tempat. Label file dari satu manajer rekaman tidak selalu
logis untuk yang berikutnya. Ketika informasi mulai dimasukkan dan disimpan dalam file
elektronik, titik akses (label file) menjadi tidak terlihat. Ini bukan masalah langsung selama
orang yang mengembangkan file elektronik mendokumentasikan apa yang terkandung di
dalamnya. Situasi menjadi lebih rumit ketika komputer pribadi yang kuat mulai
memungkinkan orang untuk menyimpan dan menyimpan informasi mereka sendiri di desktop
mereka. Masalah kesinambungan berkembang ketika file pribadi ini ditinggalkan.
Selama bertahun-tahun berbagai operasi diotomatisasi, masing-masing dengan
sistemnya sendiri. Misalnya, penggajian, buku besar, hutang dagang, persediaan, dan sistem
lain semacam itu diotomatisasi secara terpisah. Selama tahun 1990-an integrasi sistem ini
terjadi dengan hasil bahwa sistem memiliki banyak bidang data yang berlebihan dengan
sedikit dokumentasi isinya. Bidang-bidang ini tampaknya dimaksudkan untuk memuat
informasi yang sama, tetapi yang sebenarnya sering kali berbeda (misalnya, nama diberikan
secara lengkap dalam file penggajian, tetapi nama tengah disingkat menjadi inisial dalam file
fakultas).
Pada tahun 2001 Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) menerbitkan
standar untuk manajemen arsip. Ini mendefinisikan manajemen arsip sebagai “bidang
manajemen yang bertanggung jawab atas pengendalian yang efisien dan sistematis atas
pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan arsip.” Selanjutnya,
dalam menggambarkan karakteristik sistem rekaman, standar menyatakan:
Sebuah sistem pencatatan harus
a) secara rutin merekam semua catatan dalam lingkup kegiatan bisnis yang
dicakupnya,
b) mengatur arsip dengan cara yang mencerminkan proses bisnis pembuat arsip,
c) melindungi arsip dari perubahan atau disposisi yang tidak sah,
d) secara rutin berfungsi sebagai sumber informasi utama tentang tindakan yang
didokumentasikan dalam catatan, dan
e) menyediakan akses siap pakai ke semua catatan yang relevan dan metadata terkait.
 Saat ini telah dikembangkan sejumlah sistem manajemen arsip yang tersedia secara
komersial yang melacak dan menyimpan arsip, menyediakan fungsi keamanan dan audit,
memiliki modul manajemen konten dan identitas pengguna, dan banyak lagi. Sistem
manajemen arsip adalah industri yang berkembang karena pengaturan perusahaan (serta
perguruan tinggi dan universitas, pemerintahan, dan pengaturan institusional lainnya yang
lebih tradisional) terlibat dalam aktivitas manajemen arsip dan mencari solusi teknologi untuk
masalah manajemen data yang sudah berlangsung lama.
Manajer arsip telah menangani ledakan informasi dengan menggunakan prinsip-
prinsip organisasi informasi. Unit-unit yang perlu diatur dalam lingkungan administratif
adalah hal-hal seperti direktori, file, program, dan, pada tingkat lain, hal-hal seperti nilai
bidang. Organisasi dapat berdasarkan sistem (misalnya, penggajian, anggaran) atau
berdasarkan jenis catatan (misalnya, nama pribadi, catatan pendaftaran). Manajer rekaman
harus melacak informasi yang melintasi batas sistem (misalnya, nama pribadi melintasi batas
ketika nama yang sama dimasukkan ke dalam beberapa file berbeda). Harus ada metode
untuk menangani konsep yang memiliki nama yang sama tetapi tujuan yang berbeda
(misalnya, konsep paruh waktu dapat memiliki definisi yang berbeda di universitas
tergantung pada apakah seseorang berbicara tentang penggajian, fakultas, mahasiswa
pascasarjana, atau mahasiswa sarjana).

Manajemen Informasi Pribadi*

Manajemen informasi pribadi didefinisikan sebagai “praktik dan studi tentang

aktivitas yang dilakukan seseorang untuk memperoleh atau membuat, menyimpan, mengatur,
memelihara, mengambil, menggunakan, dan mendistribusikan informasi yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas dan memenuhi berbagai peran dan tanggung jawab. ”86 Karena
manajemen informasi pribadi terhubung langsung dengan kehidupan sehari-hari individu, ada
minat yang berkembang dalam pengembangan alat dan perangkat yang memfasilitasi
manajemen informasi pribadi, serta lebih banyak penyelidikan tentang bagaimana orang
mengelola informasi pribadi mereka.
Orang-orang mengatur informasi pribadi mereka dalam berbagai format—termasuk
dokumen kertas, email, foto, album musik, resep, dan berbagai jenis file digital—di ruang
pribadi mereka seperti kantor dan rumah. Saat mengatur informasi pribadi, orang memiliki
kebiasaan dan proses yang berbeda. Misalnya, beberapa orang memiliki kantor yang tertata
rapi sementara kantor yang lain berantakan dengan tumpukan dokumen kertas.87 Dalam hal
mengatur file digital, ada perdebatan terus-menerus tentang perlunya mengaturnya ke dalam
folder, terutama karena orang sekarang dapat dengan mudah mencari mereka di perangkat
pribadi. Namun, banyak orang melaporkan bahwa mereka masih mengatur file digital ke
dalam folder; tindakan mengatur file memiliki lebih banyak fungsi daripada hanya
menemukan item tertentu. Fungsi-fungsi ini termasuk mengingatkan orang tentang tugas dan
membantu mereka lebih memahami hubungan antara item informasi. Selain itu, fungsi
pencarian dapat menjadi kurang berguna ketika ada sejumlah file dengan nama yang mirip
atau kata kunci yang tepat tidak dapat dipanggil kembali.
Ada banyak faktor yang mempengaruhi keputusan organisasi, seperti di mana dan
bagaimana mengatur item. Faktor utama meliputi penggunaan/tujuan item informasi, format
item informasi, dan topik item informasi.88 Pengorganisasian informasi pribadi dapat
menjadi tantangan karena melibatkan berbagai keputusan yang perlu dibuat berdasarkan
penggunaan di masa depan, kebutuhan akan , minat, dan nilai informasi, yang semuanya sulit
diprediksi (dan dapat berubah dengan mudah). Saat ini, dua masalah juga membuat organisasi
informasi pribadi menjadi lebih menantang. Ini adalah informasi yang berlebihan, yaitu
ketika seseorang menerima lebih banyak informasi daripada yang dapat diproses, dan
fragmentasi informasi, yang memiliki item informasi yang tersebar di beberapa perangkat dan
alat pribadi dalam format yang berbeda.89 Namun, terlepas dari formatnya, pengorganisasian
informasi pribadi secara efektif item pasti memfasilitasi menemukan dan menggunakan
informasi secara efisien, yang dapat meningkatkan produktivitas individu.
Manajemen Pengetahuan
Semua orang pernah mendengar ungkapan “Pengetahuan adalah kekuatan.” Awalnya,
ungkapan itu berlaku untuk individu dan menyiratkan bahwa orang yang meningkatkan
pengetahuannya akan dapat meningkatkan kekuatannya di masyarakat. Selama tahun 1980-an
dipahami bahwa hal yang sama berlaku untuk organisasi. Pada saat itu, ada banyak
perampingan organisasi untuk mengurangi overhead dan meningkatkan keuntungan. Dalam
prosesnya, menjadi jelas bahwa organisasi kehilangan pengetahuan penting ketika karyawan
pergi dan membawa akumulasi pengetahuan mereka selama bertahun-tahun. Pada periode
yang sama ada banyak perkembangan teknologi yang pada awalnya dilihat sebagai cara untuk
menghemat biaya dengan mengganti pekerja manusia. Namun, sekali lagi, pengetahuan yang
dipegang dan diterapkan oleh manusia tidak semuanya digantikan oleh mesin. Agar
organisasi dapat bertahan, pengetahuan dibawa untuk menghadapi tantangan yang dihadapi
organisasi. Pengelolaan pengetahuan itu meningkatkan kekuatannya.
Gagasan untuk meneruskan pengetahuan yang diperoleh dalam lingkungan kerja telah
ada selama berabad-abad. Magang belajar berbagai perdagangan dengan bekerja bersama
para master. Anak-anak sering mengikuti orang tua ke dalam bisnis keluarga. Baru-baru ini,
ada orang yang dikenal sebagai mentor. Juga, seseorang yang meninggalkan pekerjaan sering
diminta untuk melatih orang pengganti sebelum pergi.
Manajemen pengetahuan (KM) adalah proses menangkap, mengembangkan, berbagi,
dan menggunakan informasi organisasi untuk membuat keputusan yang baik dan terinformasi
dengan baik. Konsep ini muncul sebagai upaya untuk menangkap pengetahuan karyawan
dengan teknologi canggih sehingga pengetahuan dapat disimpan dan dibagikan dengan
mudah. Ketika orang menjadi kewalahan dengan meningkatnya ketersediaan informasi
melalui perkembangan teknologi yang cepat, manajemen pengetahuan mengambil peran
tambahan untuk mengatasi ledakan informasi. Dalam konteks KM, proses terdiri dari tiga
komponen utama: orang, proses, dan teknologi.
Mengelola pengetahuan membutuhkan definisi pengetahuan, sebuah konsep yang
telah dibahas oleh para filsuf selama bertahun-tahun tanpa penyelesaian yang lengkap. Ini
telah dicirikan dalam beberapa cara—misalnya, sebagai berada di benak orang daripada
dalam bentuk apa pun yang tersimpan; sebagai kombinasi dari informasi, konteks, dan
pengalaman; sebagai sesuatu yang mewakili pengalaman bersama di antara kelompok dan
komunitas; atau, sebagai bentuk informasi bernilai tinggi yang diterapkan pada keputusan dan
tindakan. RD Stacy membuat pengamatan berikut:
 Pengetahuan bukanlah suatu "benda", atau suatu sistem, tetapi suatu proses hubungan
yang bersifat sementara dan aktif. Jika seseorang mengambil pandangan ini maka tidak
seorang pun, apalagi korporasi, dapat memiliki pengetahuan. Pengetahuan itu sendiri tidak
dapat disimpan, modal intelektual juga tidak dapat diukur, dan tentunya tidak satu pun dari
keduanya dapat dikelola.
Namun, Rosenfeld, Morville , dan Arango berpendapat, “Manajer pengetahuan
mengembangkan alat, proses, dan insentif untuk mendorong orang berbagi” apa yang mereka
ketahui.
Dave Snowden mencatat bahwa manajemen pengetahuan dimulai pada tahun 1995
dengan mempopulerkan ide-ide tentang pengetahuan tacit versus pengetahuan eksplisit yang
dikemukakan oleh Ikujiro. Nonaka dan Hirotaka Takeuchi. Nonaka dan Takeuchi
mendalilkan bahwa pengetahuan tacit tersembunyi, berada dalam pikiran manusia, dan tidak
dapat dengan mudah direpresentasikan melalui elektronik; tetapi dapat dibuat eksplisit ke
tingkat yang diperlukan untuk mencapai inovasi tertentu. Mereka menggambarkan proses
spiral berbagi pengetahuan tacit dengan orang lain melalui sosialisasi, diikuti oleh pendengar
yang menginternalisasi pengetahuan, dan kemudian pengetahuan baru diciptakan, pada
gilirannya, untuk dibagikan. Snowden mengatakan bahwa tidak berarti bahwa semua
pengetahuan dalam pikiran orang dapat atau harus dibuat eksplisit. Seringkali, pengetahuan
yang dapat dibuat eksplisit hanyalah puncak gunung es. Namun, program manajemen
pengetahuan awal "berusaha untuk menghilangkan semua pengetahuan dari pemiliknya untuk
menjadikannya aset organisasi." Program perangkat lunak dibuat dan digunakan untuk tujuan
ini. Misalnya, Perangkat Lunak Basis Pengetahuan dari Novo Solutions mengklaim bahwa ia
dapat menyediakan alat pelatihan untuk karyawan baru, memusatkan dan mempertahankan
pengetahuan karyawan, dan membuat dan memperbarui artikel manajemen pengetahuan yang
dikategorikan dan dapat dicari, antara lain. Perangkat lunak Solusi Kolaborasi (sebelumnya
dikenal sebagai Lotus) dari IBM mengklaim untuk membuat, mengatur, berbagi, dan
mengelola konten bisnis untuk memberikan informasi yang tepat secara efektif dan efisien
kepada mereka yang membutuhkannya, dan untuk “mengumpulkan dan bertukar informasi
melalui jaringan profesional dan membangun komunitas ahli untuk membantu menjalankan
tugas lebih cepat.
Naresh Agarwal dan Md. Anwarul Islam memberikan daftar alat dan mekanisme
teknologi dan non-teknologi untuk menerapkan fase yang berbeda dari siklus manajemen
pengetahuan (misalnya, penangkapan dan penciptaan pengetahuan, berbagi dan transfer
pengetahuan, serta aplikasi dan penggunaan pengetahuan). Mereka mengajukan sejumlah
pertimbangan tentang tempat teknologi dalam manajemen pengetahuan:
• Satu set alat tidak dapat diamanatkan karena setiap organisasi dan karyawannya
perlu memutuskan sendiri alat dan teknologi mana yang mereka anggap mudah digunakan
dan berguna untuk kebutuhan mereka saat ini.
• Alat teknologi terus berubah, sehingga tidak ada rekomendasi permanen yang akan
berlaku seiring waktu. Apa yang akan tetap konsisten adalah kebutuhan akan penciptaan,
berbagi, dan penggunaan pengetahuan dalam organisasi.
• Organisasi perlu memperhitungkan biaya untuk mengadopsi perangkat atau
teknologi tertentu (yaitu, pembelian/lisensi dan biaya pemeliharaan).
 • Teknologi bukanlah komponen terpenting dalam implementasi KM. Manajemen
pengetahuan adalah tentang orang, bukan tentang alat dan teknologi. Teknologi dibutuhkan
untuk mendukung kebutuhan masyarakat, bukan sebaliknya.
MC Vasudevan , Murali Mohan, dan Amit Kapoor mengamati bahwa manajemen
pengetahuan dalam suatu perusahaan sering melibatkan
• mengidentifikasi, memilih, dan membuat katalog sumber informasi yang relevan
dengan kebutuhan perusahaan;
• mengidentifikasi pola arus informasi antar individu dan antar kelompok (misalnya,
mencari tahu siapa yang mengajukan pertanyaan apa, mempelajari informasi apa yang
diperoleh dari sumber mana, menentukan jenis informasi apa yang tidak mudah tersedia atau
diakses); dan
• merancang dan mengembangkan sistem yang mudah digunakan untuk mengakses
basis pengetahuan perusahaan.
Isu inti yang menjadi perhatian orang-orang dalam bisnis organisasi informasi adalah
mendeskripsikan, mengklasifikasi, dan mengambil kembali apa yang telah disimpan. Dalam
konteks manajemen pengetahuan, ini berarti bahwa pengetahuan organisasi harus disortir,
diberi label (yaitu, dijelaskan), dan dikategorikan ke dalam mata pelajaran atau kelompok
yang berbeda (yaitu, taksonomi) jika ingin diambil saat dibutuhkan. Dalam studi mereka
tentang manajemen pengetahuan di perusahaan konsultan, Ling-Ling Lai dan Arlene G.
Taylor menemukan bahwa perusahaan membutuhkan penciptaan bagian pengetahuan di akhir
setiap proyek. Selanjutnya, setiap organisasi memiliki template dengan atribut dan aspek
yang sesuai untuk menggambarkan pengetahuan tacit dan eksplisit yang diperoleh selama
konsultasi. Para peneliti mengamati bahwa tindakan menangkap pengetahuan tacit dan
kemudian menggambarkannya sangat mirip dengan proses pengorganisasian informasi di
perpustakaan: “Pada dasarnya, katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek (dalam
terminologi LIS) dicapai ketika konsultan bekerja untuk menggambarkan sepotong
pengetahuan dengan menyelesaikan template standar dengan sejumlah atribut, dan
selanjutnya ketika mereka menggunakan aspek untuk mengkategorikan bagian pengetahuan.
Apakah itu disebut analisis segi, penandaan, atau penyediaan metadata, makna inti dari
katalogisasi dan klasifikasi ada di perusahaan konsultan maupun di perpustakaan.

KESIMPULAN
Bab ini membahas kebutuhan dasar untuk mengatur, mendefinisikan organisasi
informasi, dan menyajikan gambaran umum dari sejumlah jenis konteks dan lingkungan
pengorganisasian yang berbeda. Meskipun ada perbedaan di antara lingkungan ini, ada juga
banyak titik konvergensi. Semua konteks dan lingkungan tertarik untuk mendeskripsikan
sumber daya untuk tujuan pengambilan dan anak cucu, menyediakan akses ke sumber daya
dan membantu pengguna untuk memilih apa yang paling sesuai untuk kebutuhan mereka,
membantu pengguna untuk memahami dan mengeksplorasi informasi yang mereka temui,
menganalisis konten dan menggambarkannya konsisten, menggunakan kategori dengan cara
yang bermanfaat, dan sebagainya.
Bab-bab berikut membahas secara lebih rinci proses-proses yang telah dikembangkan
untuk organisasi informasi, proses-proses yang sedang dikerjakan, dan isu-isu yang
mempengaruhi implementasinya. Tetapi pertama-tama, di bab berikutnya, tinjauan historis
pada perkembangan proses pengorganisasian selama beberapa abad berfungsi untuk memberi
kita perspektif tentang di mana kita berada, di mana kita sekarang, dan seberapa jauh kita bisa
melangkah.