1.

Salah satu urgensi utama dari pengelolaan arsip adalah terjaminnya ketersediaan
informasi mengenai kegiatan-kegiatan sebuah lembaga/organisasi. Menurut
saudara apakah arsip yang dikelola tersebut menjadi literature primer bagi
peneliti atau tidak? Berikan beberapa alasan-alasannya.

Jawab :

Menurut pendapat saya, arsip yang dikelola dengan baik tentu saja akan
menjadi literatur primer bagi peneliti, sebab sebuah arsip menyajikan berbagai
informasi terekam yang bersumber dari tangan pertama yang dihasilkan oleh
seseorang atau organisasi yang dibutuhkan para peneliti mengenai kegiatan atau
laporan atas sebuah lembaga/ organisasi. Arsip dinamis ini menyajikkan data-
data, informasi dan laporan hasil dari seluruh kegiatan organisasi secara orisinil
dan sistematis, karena tujuan dari arsip dinamis ini untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kerja dan alat
bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi syarat seperti andal,
sistematis, menyeluruh dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.
Arsip sebagai literatur primer ini memiliki nilai guna tersendiri untuk para
peneliti dalam melakukan penelitian.

2. Dokumen/arsip yang bisa diartikan sebagai bukti hasil kegiatan sebuah badan
korporasi pada awalnya disebut dengan arsip dinamis. Kemukakan pendapat
saudara mengapa dinamakan arsip dinamis?

Jawab :

Menurut pendapat saya, dinamakan arsip dinamis karena arsip tersebut

mempunyai informasi yang terekam termasuk data atau catatan yang dibuat dan diterima
badan korporasi dalam melakuakan segala aktivitas atau tindakan yang direkam sebagai
bukti aktivitas tersebut, yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan
arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip ini timbul karena kegiatan suatu
organisasi yang digunakan dalam jangka waktu tertentu yang frekuensi cukup tinggi.
Arsip dinamis atau rekaman yang akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar
belakang bagi perencanaan di masa mendatang, pengambilan keputusan, pengawasan
dan keperluan lain sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.
3. Dalam kegiatan pemberkasan arsip, terdapat beberapa metode pemberkasan,
seperti pemberkasan berdasarkan sistem abjad atau berdasarkan subyek.
Menurut saudara keuntungan dan kelebihannya itu seperti apa?

Jawab :

Pemberkasan Menurut Sistem Abjad

Pemberkasan menurut abjad artinya pemberkasan arsip dinamis menurut akasara

yang berlaku di suatu negara. Sistem abjab merupakan sistem pemberkasan yang
mengatur arsip dinamis secara abjad, kata demi kata, huruf demi huruf atau unit demi
unit. Pemberkasan menurut abjad artinya pemberkasan menurut nama, orang, badan
korporasi, subjek dan mungkin juga menurut tempat.

Keuntungan dan keunggulan sistem pengabjaban sebagai berikut :

1. Pemahaman serta pelaksanaannya mudah dan sederhana.

2. Bersifat swaindeks artinya sudah mampu mengindeks arsip dinamis itu sehingga
tidak memerlukan indeks terpisah.
3. Bersifat luwes artinya tajuk baru dapat ditambahkan pada setiap berkas, tanpa
merusak keseluruhan berkas.
4. Sistem tersebut merupakan rujukan langsung artinya dapat digunakan. Oleh
karena langsung digunakan, pemeriksaan atas berkas dapat langsung dilakukan
sehingga peluang terjadinya kesalahan pemberkas (maksudnya ada bagian yang
keliru dalam pemasukan ke berkas) dapat segera diperbaiki.

Di sisi lain, sistem penyusunan menurut abjad memiliki kelemahan sebagai berikut :

1. Untuk menemu balik makalah dalam sistem yang besar, diperlukan waktu yang
lama sehingga mengurangi kecepatan operasi sistem.
2. Akan terjadi kekacauan apabila terdapat nama yang sama. Sebagai contoh, untuk
Indonesia, peluang tersebut besar dengan banyaknya nama yang sama, misalnya
Tahir dan Sukarno.
3. Berkas mungkin dimasukkan ke berkas yang memiliki tajuk yang berlainan atau
salah pemberkas karena kekeliruan penulisan nama. Misalnya, dimasukkan ke
berkas Bandung, padahal Bandung dapat diartikan sebagai Kabupaten Bandung,
Kotamadya Bandung, atau berkas Karesidenan Bandung (Prianagan).
4. Kesulitan meramalkan ruang atau tempat yang diperlukan untuk berbagai huruf.
Sebagai conto, bagaiamana meramalkan berkas untuk huruf S yang banyak
digunakan di Indonesia dibandingkan huruf B.
 Selain membahas pemberkasan menurut abjad, saya akan membahas secara khusus
mengenai pemberkasan menurut abjad subjeknya.

Pemberkasan Menurut Abjad Subjek

Adapun pemberkasan menurut abjad subjek ini banyak dilakukan oleh badan
korporasi. Pendekatan ini menekankan pendekatan subjek, bukan ancangan lokasi atau
nama koresponden. Sistem pemberkasan abjak subjek ini sendiri memiliki keunggulan
atau keuntungan berupa menghemat waktu karena semua komentar tertulis menyangkut
sebuah topik, situasi, proyek, masalah yang memerlukan keputusan atasan terkelompok
menjadi satu, serta tidak tersebar menurut nama koresponden atau pengirim surat.
Informasi yang berkelompok itu mencakup arsip dinamis tentang transaksi yang telah
berjalan, prosedur yang diikuti, pemerikasaan yang telah dilaksanakan, antisipasi
perkembangan, perkembangan yang telah berlangsung dan hasil yang diperoleh.

Semua materi yang berhubungan terkumpul menjadi satu di bawah tajuk subjek
yang sama sehingga memudahkan pemakai. Namun, pemberkasan menurut abjak subjek
memiliki kelemahan sebagai berikut :

1. Ada kecenderungan daftar subjek dan subsidi tumbuh tak terkendali.

2. Pemberkasan menurut abjak subjek tidak akan efektif apabila istilah yang
digunaakan tidak dibatasi.
3. Pengembangan berkas subjek memerlukan bantuan analisis arsip dinamis
yang berpengalaman.
4. Sering kali pemberkasan menurut subjek cenderung menggunakan nama
petugas yang bertanggung jawab atas sebuah bagian karena mudah diingat,
padahal petugas tersebut bisa saja pindah ke bagian lain.
5. Pemberkasan menurut abjak subjek memerlukan sistem rujukan silang yang
luas untuk menyatukan sebagai terkait, termasuk informasi statik dan daftar
alamat.

Sumber Referensi :

Basuki, Sulistyo. 2019. Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang Selatan:

Universitas Terbuka.