1.bagaimana siklus arsip yang harus kita ketahui?

Jawaban: Proses terjadinya arsip pada umumnya melalui beberapa tahap sebagai berikut:

1. Tahap penciptaan dan penerimaan (creation and receipt)

Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dukomen yang merupakan awal dari
siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, gambar atau print out
komputer.

2. Tahap distribusi (distribution)

Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/orang/sasaran yang
dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa melalui
kurir, pos, e-mail, dan sebagainya.

3. Tahap penggunaan (use)

Setelah pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk
kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.

4. Tahap pemeliharaan (maintenance)

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai
kemudian menjadi arsip inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi,
sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahap ini arsip dinamis
diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya
pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya
ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan
informasi yang terdapat pada berkas yang diminta.
Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file.

5.       Tahap pemusnahan (disposion)

Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang
dianggap permanen dapat dimusnahkan,  Sehingga tidak memenuhi ruang penyimpanan serta
tidak menimbulkan pemborosan.
2.berapa macam pengorganisasian arsip, jelaskan
Jawaban:
Pengorganisasian arsip mengenal dua asas yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Dalam prakteknya banyak organisasi pemerintah atau dunia bisnis menggunakan dan
mengkombinasikan dua asas ini terutama karena lokasi kantor yang berjauhan. Dengan
demikian terdapat 3 (tiga) asas pengorganisasian arsip dinamis yaitu asas sentralisasi, asas
desentralisasi dan asas kombinasi atau gabungan.

3.bandingkan kelebihan dan kekurangan asas sentralisasi dan desetralisasi

Jawaban:
1. Asas Sentralisasi

Asas Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian

organisasi atau unit kerjatersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu
tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.

Adapun kelemahan pula yakni :

1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-
masing.

2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh.

3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.

2. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau
bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-
sendiri.

Adapun kelemahannya :
1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan

2. Pemborosan biaya dan perlengkapan

3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanj

4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip
sendiri- sendiri.

4.sebutkan faktor penentu pengorganisasian arsip

Jawaban:
Dalam menentukan asas pengorganisasian arsip pada suatu organisasi ada beberapa
pertimbangan disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan
agar dicapai prinsip efisiensi dan efektifitas.

Adapun faktor-faktor tersebut adalah:

1. Lokasi, yaitu letak unit-unit kerja yang membutuhkan arsip. Menentukan asas
pengorganisasian antara unit-unit kerja yang berdekatan akan lain dengan unit-unit
kerja yang berjauhan lokasi.

2. Volume, yaitu jumlah atau akumulasi arsip yang dikelola, antara jumlah dan
akumulasi arsip yang sedikit tentu saja pengorganisasian-nya akan lain dengan jumlah
dan akumulasi arsipnya yang banyak.

3. Identifikasi, yaitu mengenali seluruh arsip yang dikelola secara utuh dan sistematis
baik dari segi tipe dan kompleksitasnya.

4. Pengguna arsip, yaitu dalam mencapai pelayanan yang maksimal, baik dari segi
waktu, materi, maupun cara pelayanan, faktor pengguna arsip harus diperhatikan
dalam menentukan asas pengorganisasian arsip dinamis sehingga dapat memberikan
kepuasan bagi pengguna arsip.

5. Efisiensi alat dan tempat, yaitu dalam penentuan pengorganisasian harus

memperhatikan penggunaan peralatan dan tempat yang paling efisien bagi organisasi
yang bersangkutan
6. Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengelola arsip. Hal ini terkait dengan alokasi
pegawai yang tersedia sebagai pengelola arsip.

5.jelaskan tentang SDM kearsipan dan syaratnya

Jawaban: