BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kegiatan magang adalah salah satu mata kuliah yang wajib diambil oleh
para mahasiswa program S1 yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu. Dengan
diadakanya kegiatan magang ini diharapkan mahasiswa dapat memberikan sebuah
konstribusi yang nyata berupa pengelaman tentang dunia kerja sehingga dapat
mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan di dalam kelas ke dalam praktek
dilingkungan pemerintahan yang sebenarnya.
Salah satu tujuan dibentuknya Program Studi Ilmu Administrasi Negara adalah
untuk mencetak sumber daya manusia yang berkompeten dan terampil dalam
bidang pemerintahan yang tidak hanya mengerti teori saja namun juga peka
terhadap perubahan dan perkembangan yang ada disekitarnya, termasuk
perkembangan ilmu administrasi negara yang setiap tahun selalu berkembang.
Sehingga dengan kegiatan magang ini mahasiswa bisa mendapatkan pengalaman
kerja dan pengetahuan.

Dalam program kegiatan Magang ini. penulis selalu berupaya untuk

dapat terlibat langsung dalam proses kegiatan kantor kanpora, dengan harapan
mampu memahami suatu bidang ilmu dan kegiatan pegawai kanpora, baik secara
teori atau praktek. Bidang ilmu administrasi yang penulis pelajari pada kegiatan
magang atau internship ini adalah PERAN ADMINISTRASI KEARSIPAN
KANTOR PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA BOGOR.
Dalam prakteknya penulis berupaya untuk terlibat langsung dalam
sistem penerimaan surat masuk dan surat keluar, dengan harapan mampu
memahami suatu kegiatan kearsipan, baik secara teori maupun praktek. Kegiatan
Kearsipan yang ada di Kantor Pemuda & Olahraga Kota Bogor, salah satunya
meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar.
Kegiatan kearsipan ini cukup menarik kaitannya dengan Administrasi
Kearsipan, di Fakultas ilmu sosial dan ilmu politik (FISIP) Universitas Djuanda,
administrasi kearsipan adalah cabang dari Ilmu Administrasi Negara secara
umum. Secara Metode pendidikan Kearsipan tidak dipelajari secara umum di

1
 Fakultas Ilmu Sosial & Ilmu Politik Universitas Djuanda Oleh sebab itulah
Penulis berupaya untuk memperoleh teori dan Praktek seputar Kearsipan di
Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor (KANPORA).

1.2 . Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan latar belakang maka penulis merumusakan masalah
sebagai berikut :

1. Bagaimana penyelenggaraan kearsipan di lingkukan kantor pemuda dan

olahraga.?

1.3 . Tujuan dan Kegunaan Internship

1.3.1. Tujuan
Untuk mengetahui bagaimana penyelengaraan kearsipan di kantor
pemuda dan olahraga
1.3.2 Kegunaan interenship
1. Memperoleh pengalaman praktek keprofesian yang berguna
untuk mengembangkan kapasitas kepribadian dalam memasuki
dunia kerja secara luas.
2. Menambah wawasan mahasiswa dalam bidang ilmu
administrasi negara secara luas.

1.4 . Teknik Pengumpulan Data

a. Teknik observasi ( pengamatan langsung ) yaitu kami mengadakan
pengamatan, pemantauan , dan pencatatan lansung ke lokasi penelitian.

1.5 . Waktu dan Tempat Internship

Waktu Pelaksanaan: 11 Juli-27 Agustus 2016 (Durasi Waktu 08.00-16.00)
Hari Kerja : Senin sampai dengan Jum’at
Tempat : Kantor Pemuda dan Olah Raga Kota Bogor
Alamat : Jl. Pemuda No. 4, Tanah Sareal, Kota Bogor

2
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan adalah penyelenggaraan

administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas Surat-
Menyurat keluar dan masuk (Moekijat 1989:35).

Sedangkan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut

aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi
penyimpanan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali (Mulyono,
dkk. 1985:3)

Menurut Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, Administrasi

kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan
kembali sewaktu diperlukan.

Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam

penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam

pelaksanaannya.

3. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran

dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan
arsip.

4. Tidak memakan tempat.

5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan

cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.

3
 6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup
kegiatan organisasi.

7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi

yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah

campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak
berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk
kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan
dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.

9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam

pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam
perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar
tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya

2.1.1 Fungsi Administrasi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana

berdasarkan fungsinya dan menurut Hasugian (1994:14) dibedakan menjadi dua
bagian yaitu:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-
ciri sebagai berikut:

1. Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

3. Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-
surat.

4
 4. Fungsi dan Kegunaan Arsip Dinamis

Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis
dapat dibedakan atas :

1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor.

2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.

3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.

4. Siklus Arsip Dinamis

Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle)

1. Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi

tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data yang
dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media
lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh
instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh
kantor kita.

2. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu

beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering
menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas
dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses
yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat
penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip
dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun
masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih
panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan berkas
aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi atau
perusahaan.

5
 3. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip
dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi
inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan
seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama
masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena
kebutuhan rujukan, dan sebagainya.

4. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA).
Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan
habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-
undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus
dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit
ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik
arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan
demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat,
memudahkan penemuan kembali arsip manakala diperlukan. Sedangkan
JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak

memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai
guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi
(masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal
Retensi Arsip (JRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka
waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan
arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan,
pembuburan, dan kimiawi.

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang
bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu
Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip).

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo
Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan
berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk

6
perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.)

Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan

menggunakan berita acara.

b. Arsip Statis

Arsip Statis Adalah yang digunakan secara langsung untuk perencanaan

kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi
pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.1.2 Perlindungan Administrasi Kearsipan

Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :

1. Tidak hilang.

2. Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab.

3. Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk

mencari keuntungan/kepentingan pribadi.

4. Tidak cepat/mudah rusak.

a. Penyimpanan arsip

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem

tertentu memungkinkan:

1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan.

2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan

mudah.

7
 3. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah.

b. Pengawetan Arsip

Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya :

1. Reproduksi dan fotografi.

2. Restorasi dan penjilidan arsip.

3. Laminasi arsip.

2.1.3 Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian

besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada
umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip,
minimal terdiri dari:

1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan
(snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau
brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di
dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan
Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar,
atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing
cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena
dapat memuat banyak lembaran arsip.

2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti
stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti
snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder
dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang

8
 berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan
isi folder yang bersangkutan.

3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan
kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan
badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing
adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya.
Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek
utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide
ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

4. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang

yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang
memiiki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung (bila arsip
ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada
yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer
type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

5. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan

arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang
disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical
lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam
almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak
arsip.

6. Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk

menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-
hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

9
 7. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun
secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas
menuju kekanan, dan seterusnya kebawah

8. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk

menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

9. Cardex (Card Index), adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan

arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat
ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas
kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet,
brosur, dan sebagainya.

11. Out Guide atau Out Sheet adalah alat yang digunakan untuk menandai
posisi/letak/tempat dari arsip yang sedang dipinjam.

2.2 Macam-Macam system Kearsipan

Menurut Sulaiman (1999: 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan
fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Dengan kegiatan ini
pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara
optimal. Saat ini, dikenal lima macam sistem penataan arsip yaitu:

2.2.1 Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad (Wursanto 2001:50). Umumnya dipakai untuk arsip
yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan /
organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil
dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang
akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :-

10
Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda /
barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang
dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau
bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara
mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang
dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu
nama yang dijadikan tanda pengenal surat (Suwarno 2010:97). Unit adalah bagian
kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari
suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul
memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang
diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk
tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau
simbol pada arsip.
Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang
terkandung di dalam arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat
petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang di pakai, atau
petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang antara lain:a. Petunjuk silang langsungAdalah
petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari
satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk
silang tak langsungAdalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan
hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan
atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca
surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai
dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat-
Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi
kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi
satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan
abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.

11
 Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling
cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk
menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.-
Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide
(petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari
guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton
tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat (Amsyah 2003:61).
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks;
adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan
diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut
kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian
utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila
uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub
pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide-
Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara-
Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat
dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.

C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam Menurut Wursanto (1991: 122-
141), :
1. Sistem nomor menurut Dewey 1998 (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini
menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang
bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang
diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomor.
Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua
kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor

12
 tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama,
memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat
uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat
uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi
adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk
mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder,
dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10
guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam
setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih
dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat
kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat-
Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan
paling depan- Menyimpan kartu kendali.
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan
kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal
digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku
arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk
tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap
laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan
dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain.
Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan
penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode
sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan
nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu
menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3
yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat;
surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19,
dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor
Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan
guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada
di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada

13
 dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam
sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka
ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode
kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai
berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor
Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan
kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya
adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah Menurut Martono (1994:85) adalah suatu
sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang
menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut
kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan
ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam
penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
sistem tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini-
Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling
cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui prosedura.
Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat
tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi
kode suratd. Mencatat surat pada kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut
wilayahnya masing-masingf. Menyimpan suratg. Menyimpan kartu kendali-
Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem
lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)

14
 Sistem tanggal Menurut Martono (1994:88) adalah sistem penyimpanan
surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan untuk sistem ini adalah-
Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul
“tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan
kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan
tahun (judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)c.
Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan guide dan
folder dalam filling cabineta. Laci menggambarkan tahunb. Guide
menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal.

Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali

2.3 Kodetifikasi Arsip

. 1. Nomor Naskah Dinas Arahan

a. Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis, Instruksi,

Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), dan SuratEdaran Susunan
nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan danpenetapan terdiri dari
tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim),
tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
b. Pedoman dan petujuk pelaksanaan/petujuk teknis pedoman dan petujuk
pelaksanaan/petunjuk teknis merupakan peraturan, yang penomorannya
sama dengan nomor peraturan.susunan penomoran pedoman dan petunjuk
pelaksanaan/ petunjuk teknis adalah a. Nomor urut pedoman dan petunjuk
pelaksanaan/petunjuk teknis; dan b. Tahun terbit.

2. Nomor Surat Dinas

Susunan nomor surat dinas meliputi: a) kategori klasifikasi keamanan
surat dinas; b) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c)
kode klasifikasi arsip; d) bulan; dan e) tahun terbit.
Contoh:

15
3. Nomor Nota Dinas
Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut:
a) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); b) kode
klasifikasi; c) bulan (ditulis dalam dua digit); dan d) tahun terbit.

Adapun kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan
Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 Tentang Tata
Kearsipan adalah sebagai berikut:

000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 keamanan dan ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan

Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan
adalah:
800 Kepegawaian
900 Keuangan
420 PENDIDIKAN
421 Sekolah
421.1 Pra Sekolah
421.2 Sekolah Dasar
421.3 Sekolah Menengah
421.4 Sekolah Tinggi
421.5 Sekolah Kejuruan
421.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
421.7 Kegiatan Pelajar
421.71 Reuni Darmawisata
421.72 Pelajar Teladan
421.73 Resimen Mahasiswa
421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa

16
421.9 Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
422.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras,
Perpeloncoan
422.2 Tahun Pelajaran
422.3 Hari Libur
422.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
422.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
423.1 Kuliah
423.2 Ceramah, Simposium
423.3 Diskusi
423.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
423.5 Kurikulum
423.6 Karya Tulis
423.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
425 Sarana Pendidikan
425.1 Gedung
425.11 Gedung Sekolah
425.12 Kampus
425.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2 Buku
425.3 Perlengkapan Sekolah

17
 BAB III

Keadaan Umum

3.1. Gambaran Umum Tempat Intership

Pembentukan Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor dengan Peraturan

Daerah Kota Bogor Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah
dan Peraturan Walikota Bogor Nomor 49 Tahun 2010 tanggal 01 Nopember 2010
tentang Tugas, Fokok dan Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural
dilingkungan Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor merupakan perangkat
daerah sebagai unsur pelaksana teknis di Bidang Pemuda dan Olahraga dipimpin
oleh seorang Kepala yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada
Walikota melalui Sekretaris Daerah, Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor
mempunyai tugas pokok melaksanakan kewenangan otonomi pemerintah di
bidang Kepemudaan dan Olahraga yang menjadi urusan rumah tangga daerah.

Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor berdasarkan Perda tersebut

ditugaskan melaksanakan kewenangan pemerintah di bidang pemuda dan
olahraga.Dengan tugas pokok dan fungsi tersebut Kantor pemuda dan olahraga
Kota Bogor berkewajiban agar masalah kepegawaian di bawah pembinaan dan
pengelolaannya dapat berfungsi secara optimal sehingga dapat menghasilkan
kinerja dan manfaat yang maksimal serta mendukung visi dan misi Pemerintah
Daerah Kota Bogor.

Tugas :Kantor dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang mempunyai tugas
pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang pemuda dan olah
raga.

Fungsi :Perumusan kebijakan dan bimbingan teknis di bidang pemuda dan

olahragaPenyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pemuda dan olah raga;

Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pemuda dan olahraga;

18
 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan
fungsinya.Struktur:Kepala Kantor;Sub Bagian Tata Usaha;Seksi Pembinaan
Pemuda;Seksi Pembinaan Olahraga;Seksi Sarana dan Prasarana.

3.1.2 VISI, MISI, TUJUAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

 VISI
Terwujudnya kepemudaan dan keolahragaan kota bogor yang berdaya
saing.

 MISI
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin
dicapai. Pernyataan misi ini membawa organisasi kepada suatu fokus dan
menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukan dan bagaimana
melakukannya untuk mencapai suatu pernyataan, tujuan organisasi diwujudkan
dalam produk pelayanan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi kelompok
masyarakat, nilai yang diperoleh serta aspirasi dan cita-cita di masa mendatang
atau sesuatu yang di emban atau dilaksakan oleh organisasi sejalan dengan
pemikiran tersebut. Maka dirumuskan misi Kantor Pemuda dan Olah Raga Kota
Bogor sebagai berikut :
a. Urusan Kepemudaan dan Olahraga terdapat dalam Misi Kota Bogor yang
ke 1 dan 2 :
Untuk urusan Pemuda dan Olahraga mempunyai misi :
1. Meningkatkan kualitas pemuda melalui ilmu pengetahuan dan teknologi
2. Meningkatkan kualitas olahraga dan olahraga yang berkualitas
3. Meningkatkan fasilitas sarana dan prasarana olahraga serta meningkatkan
kontribusi terhadap PAD kota Bogor.
b. Urusan kepemudaan dan Olahraga yang terdapat dalam Misi Ke 5 Kota
Bogor yaitu, Meningkatkan sinergitas antara pemerintah Kota dengan
elemen masyarakat. Sasarannya adalah :
 Terfasilitasinya organisasi, Komunitas da sejenisnya yangmemiliki
fokus terhadap pembangunan Kota.
c. Urusan Seluruh OPD

19
 Selain urusan Kepemudan dan Olahraga kantor Pemuda dan lahraga
juga melaksanakan tugas misi ke 5 “ Mewujudkan pemerintah yang
bersih dan transparan” bertujuan :
 Mempercepat pelaksanaan reformasi birokrasi mempunyai 3 sasaran
 Sasaran diarahkan kepada “terwujudnya pemerintahan yang bersih
dan bebas korupsi, Kolusi, dan Nepotisme.
 Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
 Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat

 Tujuan
Dalam rangka mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan, maka
Kantor Pemuda dan Olah Raga Kota Bogor harus merumuskan visi dan misi
tersebut kedalam bentuk yang lebih nyata dan terarah. Penetpan tujuan dan
sasaran didasarkan atas isu strategis yang merupakan faktor kunci keberhasilan
yang telah diidentifikasi sebelumnya sehingga pencapaian tujuan dan sasaran yang
telah ditetapkan menjadi lebih Nasional.
Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi
yang diharapkan dapat menggambarkan hasil akhir yang akan dicapi atau
dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) tahun sampai dengan 5 (lima) tahun.
Tujuan tersebut harus konsisten dengan tupoksi yang kemudian akan menjadi arah
strategi organisasi dan perbaikan-perbaikan yang akan dicapai kedepan dengan
lebih mempertajam fokus pelaksanaan misi sekaligus meletakan kerangka
prioritas untuk lebih memfokuskan arah semua program dan aktifitas/kegiatan.
Sejalan dengan kedudukan tugas pokok dan fungsi, maka dirumuskan tujuan :
1. Mewujudkan Pemuda yang cerdas, kreatif, inovatif, mandiri,
demokratis, bertanggung, berdaya saing, serta memiliki jiwa
kepemimpinan, kkewirausahaan, dan kepeloporan;
2. Memelihara dan meningkatkan kesehatan dan kebugaran, prestasi
olahraga pendidikan maupun olahraga masyarakat;
3. Meningkatkan kenyamanan masyarakat dalam berolahraga serta
meningkatkan retribusi jasa usaha atas saarana olahraga yang ada pada
Kantor Pemuda dan Olahraga.

20
 Sasaran
1. Meningkatkan prestasi pemuda, peran organisasi pemuda dalam
menampung kegiatan kepemudaan;
2. Meningkatnya Pembinaan dan pelatihan dasar olahraga;
3. Meningkatnya sarana dan prasaraana olahraga masyarakat serta
retribusi jasa usaha tempat rekreasi dan olahraga pada kantor Pemuda
dan Olahraga.

3.2 Organisasi dan Sumber Daya Manusia

STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR PEMUDA DAN OLAHRAGA
Gambar Struktural Organisasi Kantor Pemuda dan Olahraga.

Kepala Kantor

Kasubag
Tata Usaha

KASI
KASI KASI
Sarana Dan
Prasarana Olahraga Kepemudaan

A. Kepala Kantor Pemuda dan Olahraga:

a. Kantor dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang mempunyai tugas
pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang pemuda dan

21
 olahraga. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud kepala
Kantor menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
1. Merumusan kebijakan dan bimbingan teknis di bidang pemuda dan
olahraga.
2. Penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pemuda dan
olahraga.
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pemuda dan olahraga.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

Uraian tugas jabatan Kepala Kantor Pemuda dan Olahraga

menyelenggarakan fungsi :

a. Memimpin pelaksanaan tugas lingkup Kantor Pemuda dan Olahraga

yang meliputi Sub. Bagian Tata Usaha, Seksi Pembinaan Pemuda,
Seksi Pembinaan Olahraga dan Seksi Sarana dan Prasarana.
b. Menyusun rencana dan program kerja Kantor Pemuda dan Olahraga.
c. Mendistribusikan pekerjaan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas
kepada bawahan.
d. Mengkordinasikan dan mengendalikan kegiatan bawahan.
e. Membimbing kerja bawahan dan mengevaluasi hasil kerja dalam upaya
meningkatkan produktivitas kerja.
f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang Pemuda dan Olahraga yang
meliputi pembinaan pemuda, pembinaan olahraga serta sarana dan
prasarana.
g. Merumuskan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan pemuda dan
olahraga.
h. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan di bidang kepemudaan dan
keolahragaan.
i. Melaksanakan pengawasan terhadap pemenuhan standar nasional dan
pengawasan pendayagunaan bantuan sarana dan prasarana pemuda dan
olahraga.

22
 j. Melaksanakan kebijakan, bimbingan, dan pembinaan standarisasi
teknis, norma, kriteria, prosedu pengelolaan sarana dan prasarana
pemuda dan olahraga.
k. Melaksanakan peningkatan peran serta, pemberdayaan potensi
masyarakat dalam menyelenggarakan, pembinaan, pengembangan
pemuda dan olahraga.
l. Melaksanakan fasilitas kegiatan kepemudaan dan keolahragaan.
m. Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan sarana, prasarana di lingkungan
Gelanggang Olahraga.
n. Melaksanakan kerjasama dengan daerah lain dan pihak ketiga di bidang
kepemudaan dan keolahragaan seizin Walikota.
o. Memaraf dan menandatangani naskah dinas sesuai kewenangannya.
p. Mengarahkan RKA dan DPA serta mengendalikan DPA.
q. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
r. Memberikan saran pertimbangan kepada atasan.
s. Menyusun laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas pada
atasan.
t. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

B. Sub. Bagian Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub. Bagian yang
mempunyai tugas pokok melaksanan sebagian fungsi kantor di bidang tata usaha.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Sub. Bagian Tata
Usaha mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan koordinasi dalam penyusunan rencana dan program kerja
kantor.
b. Pelaksanaan tugas administrasi umum dan administrasi kepegawaian,
perlengkapan, keuangan, kearsipan dan kerumahtanggaan.
c. Menyiapkan dan menyusun pedoman serta produk hukum di bidang
pemuda dan olahraga.
d. Mengevaluasi dan pelaporan Sub. Bagian Tata Usaha.

23
 e.
 Uraian tugas jabatan Kepala Sub. Bagian Tata Usaha :
a. Memimpin pelaksanaan tugas Sub Bagian Tata Usaha.
b. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Tata Usaha.
c. Mendistribusikan pekerjaan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas
kepada bawahan.
d. Membimbing, mengendalikan, dan mengevaluasi hasil kerja bawahan
dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja.
e. Mengkoordinasikan penyusunan program, penyelenggaraan kegiatan
dan penyusunan laporan kantor.
f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaabn di lingkungan Kantor
yang meliputi administrasi umum, Kepegawaian, perlengkapan,
keuangan, kearsipan, aset dan kerumahtanggaan.
g. Menyiapkan dan menyusun pedoman serta petunjuk teknis pelaksanaan
tugas Kantor Pemuda dan Olahraga.
h. Mengoreksi surat atau naskah dinas dan mengendalikan pelaksanaan
administrasi umum baik surat masuk/keluar maupun naskah dinas.
i. Menyiapkan rancangan produk hukum daerah yang berkaitan dengan
pemuda dan olahraga.
j. Menyusun Rencana Kerja (Renja), Laporan Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Keterangan
Pertanggungjawaban (LKPJ).
k. Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD), Informasi
Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (ILPPD) dan laporan
lainnya.
l. Menghimpun data, informasi dan dokumentasi sebagai bahan
pelaksanaan evaluasi dan laporan.
m. Menyusun laporan kegiatan Kantor secara periodik dan insidentik.
n. Melaksanakan fungsi sebagai Pejabat penatausahaan keuangan SKPD
(PPK-SKPD).

24
 o. Memfasilitasi berbagai macam pengaduan kepada masyarakat baik
melalui kotak saran, media cetak/elektonik maupun yang datang secara
langsung sesuai dengan bidang kewenangannya.
p. Menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar
Pelayanan Minimal (SPM) beserta indikator kinerja di bidang pemuda
dan olahraga.
q. Melaksanakan koordinasi dalam rangka penyusunan RKA dan DPA
lingkup kantor.
r. Melaksanakan Koordinasi dengan instansi terkait.
s. Memberikan saran pertimbangan kepada atasan.
t. Menyusun laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Sub
Bagian Tata Usaha.
u. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.
C. Seksi Pembinaan Pemuda
Seksi Pembinaan Pemuda dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi kantor di bidang
pembinaan pemuda. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana
dimaksud, Seksi Pembinaan Pemuda mempunyai fungsi :
a. Memimpin pelaksanaan tugas seksi Pembinaan Pemuda.
b. Menyusun rencana dan progran kerja seksi pembinaan pemuda.
c. Mendistribusikan pekerjaan dan memberikan petunjuk pelaksanaan
tugas kepada bawahan.
d. Membimbing, mengendalikan dan mengevaluasi hasil kerja bawahan
dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja.
e. Menyusun konsep kebijakan bidang kepemudaan.
f. Melaksanakan pengkajian Kebijakan teknis Operasional Bidang
Kepemudaan.
g. Menyusun konsep naskah dinas yang berkaitan dengan kepemudaan.
h. Mendorong dan memfasilitasi aktivitas kepemudaan yang berskala kota,
provinsi, nasional dan internasional.

25
 i. Melaksanakan koordinasi bidang kepemudaan, baik koordinasi antar
dinas/instansi terkait, koordinasi dengan lembaga non pemerintah,
maupun koordinasi antar kecamatan.
j. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan di bidang kepemudaan.
k. Menginventalisir data pemuda.
l. Menyusun konsep Standar Oprasional Produser (SOP) dan Standar
Pelayanan Minimal (SPM) beserta indikator kinerja Seksi Pembinaan
Pemuda.
m. Menyusun RKA dan DPA serta melaksanakan DPA.
n. Memberikan saran pertimbangan kepada atasan.
o. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan Seksi
Pembinaan Pemuda.
p. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

D. Seksi Pembinaan Olahraga

Seksi pembinaan olahraga dipimpin oleh seorang kepala seksi yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi kantor di bidang
pembinaan olahraga.Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
Seksi Pembinaan Olahraga mempunyai fungsi :
a. Memimpin pelaksanaan tugas Seksi Pembinaan Olahraga.
b. Menyusun konsep dinas, rencana dan program kerja Seksi Pembinaan
Olahraga.
c. Mendistribusikan pekerjaan dan memberikan petunjuk pelaksanaan
tugas kepada bawahan.
d. Membimbing, mengendalikan dan mengevaluasi hasil kerja bawahan
dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja.
e. Menyusun konsep kebijakan di bidang keolahragaan.
f. Menyusun konsep naskah dinas yang berkaitan dengan keolahragaan.
g. Melaksanakan pengkajian kebijakan teknis operasional bidang
keolahragaan.
h. Melaksanakan berbagai kegiatan olahraga.

26
 i. Mendorong aktifitas olahraga skala kota, provinsi, nasional, dan
internasional.
j. Memfasilitasi dan mendukung aktifitas olahraga.
k. Merencanakan dan mengusulkan pendanaan keolahragaan.
l. Melaksanakan koordinasi dengan Dinas/Instansi terkait, lembaga non
pemerintah dan masyarakat.
m. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan di bidang olahraga.
n. Menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar
Pelayanan Minimal (SPM) beserta indikator kinerja Seksi Pembinaan
Olah Raga.
o. Menyusun RKA serta melaksanakan DPA.
p. Memberikan saran pertimbangan kepada atasan.
q. Menyusun laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Seksi
Pembinaan Olah Raga.
r. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

E. Seksi Sarana dan Prasarana

Seksi Sarana dan Prasarana dipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai
tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi kantor di bidang Sarana dan
Prasarana.Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Seksi Sarana
Prasarana mempunyai fungsi :

a. Memimpin pelaksanaan tugas Seksi Sarana dan Prasarana.

b. Menyusun konsep dinas, rencana dan program kerja Seksi Sarana dan
Prasarana.
c. Mendistribusikan pekerjaan dan memberikan petunjuk pelaksanaan
tugas kepada bawahan.
d. Membimbing, mengendalikan dan mengevaluasi hasil kerja bawahan
dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja.
e. Menyusun konsep kebijakan di bidang sarana dan prasarana.
f. Menyusun bahan dan pedoman serta teknis pengelolaan kegiatan sarana
dan prasarana.

27
 g. Menyusun konsep kebijakan dibidang sarana dan prasarana.
h. Melaksanakan koordinasi dalam rangka pelayanan teknis, pengelolaan
sarana dan prasarana, kebersihan ketertiban dan keamanan.
i. Memfasilitasi kegiatan kepemudaan dan keolahragaan.
j. Melaksanakan koordinasi dalam hal penentuan besaran retribusi.
k. Melaksanakan dan mendorong pembangunan pusat pemberdayaan
pemuda.
l. Menyusun dan menyelenggarakan pengelolaan serta pemeliharaan
sarana dan prasarana, kebersihan, ketertiban, dan keamanan di
lingkungan Gelanggang Olah Raga.
m. Melaksanakan pelayanan sarana dan prasarana olah raga dan menjaga
kebersihan, ketertiban dan keamanan di lingkungan Gelanggang Olah
Raga.
n. Menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar
Pelayanan Minimal (SPM) beserta indikator kinerja Seksi Sarana
Prasarana.
o. Menyusun RKA dan DPA serta melaksanakan DPA.
p. Melaksankan koordinasi dengan instansi terkait.
q. Memberikan saran pertimbangan kepada atasan.
r. Menyusun laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Seksi
Sarana dan Prasarana.
s. Melakukan tugas kedinasan lainnya.

3.2.1 Susunan Kepegawaian dan Kelengkapan

Keadaan kepegawaian dilingkungan Kantor Pemuda dan Olahgara Kota

Bogor kota Bogor per Mei 2016 berjumlah 38 (tiga puluh delapan) orang terdiri
dari :

Keadaan kepegawaian dilingkungan Kantor Pemuda dan Olahgara Kota Bogor

kota Bogor per Mei 2016 berjumlah 38 (tiga puluh delapan) orang terdiri dari :

28
 1. Struktural
a. Esselon III berjumlah 1 (satu) orang
b. Esselon IV berjumlah 4 (empat) orang
c. Pelaksana berjumlah 32 (tiga puluh dua) orang diantaranya 1 (satu)
orang Tenaga Kontrak Kerja

2. Berdasarkan Pendidikan
a. Sarjana Stara 2 (S2) 1 orang
b. Sarjana Stara 1 (S1) 7 orang
c. SMA berjumlah 26 orang
d. SMP berjumlah 3 orang
e. SD berjumlah 1 orang

▪ Menurut Jenis Kelamin

Berdasarkan jenis kelamin, pegawai Kantor Pemuda dan Olahraga Kota

Bogor dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel
Jumlah Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Banyaknya Pegawai
Laki – Laki 27 Orang
Perempuan 11 Orang
Jumlah 38 Orang
Sumber : Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor,2016

▪ Menurut Golongan

Berdasarkan golongan, pegawai Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor

dapat dilihat pada tabel berikut :

29
 Tabel

Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan

Golongan Banyaknya Pegawai

Golongan IV 2 Orang
Golongan III 12 Orang
Golongan II 23 Orang
Golongan I -
Tenaga Kontrak Kerja 1 Orang
Jumlah 38 Orang
Sumber : Kantor Pemuda dan Olahraga Kota Bogor,2016

3.3 Fasilitas dan Program

3.3.1 Fasilitas

Fasilitas Prasarana yang terdapat di Ruang Bidang yang Penulis fokuskan Sebagai
berikut:

1. 1 Buah Komputer Aktif

2. 1 Buah Mesin tik

3. 1 Buah Lemari Arsip

4. 1 Buah AC

5. 2 Buah Meja untuk di isi 1 orang

6. mempunyai 1 dispenser

7. 1 kursi

3. 3.2 Program

30
 Program Pengembangan dan Keserasian Kebijakan Pemuda
- Pelatihan Kewirausahaan Pemuda
 Program Peningkatan dan Pengembangan Pengelolaan Keuangan
daerah
- Evaluasi Penilaian dan Pelaporan (Hibah/Bansos/RTLH)
 Program Pembinaan dan Pemasyarakatan Olahraga
- Pekan Olahraga Pelajar Daerah
- Pekan Olahraga Pondok Pesantren Daerah
- Liga pendidikan indonesia
- Pengembangan olahraga rekreasi/olahraga masyarakat (pekan olahraga
rekreasi dan tradisional)
- Turnamen Bola Volley dan futsal bagi Pelajar SD, SLTP dan SLTA se
Kota Bogor
- Pembibitan untuk 8 Cabang Olahraga dan Kelas Olahraga
 Program peningkatan sarana dan prasarana olahraga
- Perbaikan dan pembuatan fasilitas olahraga dan fasilitas umum lainnya
 Pembinaan dan Peningkatan Partisipasi Pemuda
- Diklat dan selesksi paskibra
- Pemilihan Pemuda pelopor
- Gebyar sumpah pemuda
- Pemilihan Jambore pemuda

 Peningkatan Peran Serta Kepemudaan

- Pemilihan Pertukaran Pemuda Antar Provinsi (PPAP) dan Pertukaran Pemuda
Antar Negara (PPAN

31
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Rincian Pekerjaan (Job Description)

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima
dari kulir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
(Wursanto, 1991: 108).

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan
usaha dari instansi lain atau perorangan (Wursanto, 1991 :144). Dari pendapat
para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan
surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus
dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu
mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar
administrasi instansi tersebut.

Naskah dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang
menikat atau tidak mengikat (Hasugian, 2003 : 45)

a. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat,tidak
memerlukan tindak lanjut, tidak mengandung informasi penting, dan tidak
mengandung konsepsi kebijaksanaan.
b. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat,
memerlukan tindak lanjut, tidak mengandung informasi penting, dan
konsepsi kebijaksanaan.
c. Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya memerlukan
perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugian
besar, mengurangi kredibilitas Negara, menyulitkan terlaksananya strategi
pemerintahan umumnya.

Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian,

penemuan kembali, dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.

32
 a. Kartu Kendali Masuk adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan,
dan penyampaian naskah dinas masuk,kartu kendali masuk dibuat rangkap
4(empat) yang berbeda warna yaitu warna lembar pertama putih,lembar
kedua hijau,lembar ketiga kuning,dan lembar keempat merah.
b. Kartu kendali keluar adalah lembar isian untuk pencatatan dan
penyampaian naskah dinas keluar.kartu kendali masuk dibuat 3(tiga) yang
berbeda warna yaitu warna lembar pertama putih,lembar kedua kuning dan
lembar ketiga merah.

Lembar disposisi adalah menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dari
sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan
yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang
bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali
bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi,
petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada
bawahannya. Dalam lembar disposisi terdapat dua lembar yakni lembar berwarna
putih dan lebar kedua berwarna merah.

Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/
pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya
kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu
peraturan perundang-undangan. Surat edaran dipakai oleh instansi swasta maupun
pemerintah. Surat edaran biasanya dikirim oleh instansi atau subjek surat yang
kedudukannya lebih tinggi daripada objek surat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat
itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah

memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

33
 Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan
kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat

pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat

kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima
maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR =

membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan
kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat
tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

34
4.2. Rincian Kegiatan yang dilakukan (Logbook)

LOGBOOK (CATATAN HARIAN)

KEGIATAN INTERNSHIP (MAGANG KERJA)

NAMA/NIM : NURUL SYAH JIHAN / D.1410342

LOKASI INTERNSHIP : KANTOR PEMUDA DAN OLAHRAGA

No Tanggal Pelaksanaan Isi Catatan Keterangan

1 11 Juli 2016 Halal bihalal Kegiatan Bersalam

salaman dan
Ramah Tamah
2 12 juli 2016 - -
3 13 juli 2016 - -
4 14 juli 2016  Menulis surat masuk di Memasukkan surat
buku arsip surat masuk pada
 Bu euis buku besar (buku
arsip)
5 15juli 2016  Rapat membahas untuk Rapat kegiatan
kegiatan lomba voli dan lomba voli dan
futsal futsal yang di
hadiri oleh guru
olahraga
perwakilan
sekolah

No Tanggal Pelaksanaa Isi Catatan Keterangan

1 18 juli 2016  Kegiatan pemuda Pemilihan dipilih
beberapa bidang

35

2 19juli 2016
3 20 juli 2016
4 21 juli 2016
5 22 juli 2016
pelopor seperti bidang:
pendidikan,teknoligi
inovasi,bidang
pangan,pengelola
sumber daya alam.
 Menulis surat masuk di Memasukkan surat
buku arsip masuk pada buku
besar (pengarsipan)
 Menulis surat masuk di Memasukkan surat
buku masuk pada buku
Arsip besar (pengarsipan)
- Pembukaan -pembukaan
turnamen volli dan turnamen
futsal
 Data dari bu euis Mejadi panitia voli
 Panitia volli di tugaskan menjadi
menghitung point.
 Kegiatan Olahraga di olahraga sehat
Balaikota
 Data bu euis

No Tanggal Pelaksanaa Isi Catatan Keterangan

1 25 juli 2016
2 26juli 2016
3 27 juli 2016
4 28 juli 2016
-menulis surat masuk di
buku khusus seperti nota
-menulis surat keluar
-
diperbantukan di gor
diperbantukan di gor dari
Mendisposisikan
surat yang masuk
dan menyerahkan
kepada kepala
kantor.
Panitia voly dan
futsal.
Pembirian piala bagi

36
 pagi sampai sore juara umum
dilanjutkan pemenag lomba
Penutupan turnamen serta futsal dan voly sma

membagikan piala untuk dan smp.

juara umum
5 29 juli 2016 -tidak ada aktivitas

No Tanggal Pelaksanaan Isi Catatan Keterangan

1 1 Agustus 2016 Surat keluar Memasukan di
kartu kendali
keluar
2 2 agustus 2016 Surat masuk Memasukan di
kartu kendali
masuk dan di
lembar disposisi
3 3 agustus 2016 Mestampel absen
4 4 agustus 2016 Surat masuk Memasukan di
kartu kendali
masuk dan di
lembar disposisi
5 5 Agustus 2016 Rekap pajak, peminjaman, Merekap pajak
input data pemenang
perlombaan futsal.

1 8 Agustus 2016 Surat masuk Memasukan di

kartu kendali
masuk dan di
lembar disposisi
2 9 Agustus 2016 -
3 10 Agustus 2016 Surat Masuk Memasukan di
kartu kendali

37
 masuk dan di
lembar disposisi
4 11 Agustus 2016 -
5 12 Agustus 2016 Surat masuk Memasukan di
kartu kendali
masuk dan di
lembar disposisi

1 15 Agustus 2016 Surat masuk Memasukan di

kartu kendali
masuk dan di
lembar disposisi
2 16 Agustus 2016 Surat setoran pajak bukti Surat pajak
pemotongan pajak retribusi.
penghasilan pasal 21
3 17 Agustus 2016 HUT RI 71
4 18 Agustus 2016 Surat perintah Nota
pencairan dana
5 19 Agustus 2016 Surat masuk dan surat Memasukan di
keluar kartu kendali
masuk dan di
lembar disposisi
dan kartu kendali
keluar
4.3. Analisis Kompetensi (Analisis Hasil Magang)

Setelah melakukan Magang internship Penulis akhirnya bisa mengetahui berbagai

hal yang pastinya belum banyak diketahui oleh Penulis, Diantaranya adalah
Mempelajari Administrasi Kearsipan dimana Teori ini Sebelumnya tidak
diajarkan oleh Mata Kuliah Administrasi Negara. Namun Administrasi kearsipan
merupakan cabang ilmu dari Administrasi Perkantoran, dimana Administrasi
Perkantoran sendiri adalah bagian dari cabang ilmu Administrasi Negara. maka

38
jika membahas Kearsipan sudah pasti kita membahas maupun memakai teori
Administrasi Negara.

Selama melakukan internship penulis diperintahkan untuk mengelola surat masuk,

surat keluar dan lembar disposisi, Dimana surat masuk dan surat keluar adalah
salah satu kegiatan yang ada di dalam bagian Administrasi Kearsipan. Tentunya
Administrasi Kearsipan tidak akan berjalan tanpa adanya pengelolaan surat
masuk, surat keluar dan lembar disposisi. Terutama pentingnya surat keluar dan
surat masuk dalam kantor maupun dinas adalah adanya keterangan atau kabar dari
dinas lain maupun perusahaan lain terkait acara ataupun penyelenggaraan bersama
suatu program-program yang telah dicanangkan.

Untuk sistem informasi surat masuk dan surat keluar di Kantor Pemuda dan
Olahraga Kota Bogor Masih kurang mengandalkan sistem informasi secara
komputerisasi, sedangkan sistem tersebut lebih efektif dan terstruktur tidak harus
sulit untuk mengatur dan menstruktur ulang di Buku Besar (Kearsipan Manual).
Sistem Komputerisasi dapat menyimpan data secara aman dan tidak akan terjadi
lagi keterlambatan dalam pencarian data, serta dapat meningkatkan produktifikas
kerja terutama dalam segi proses surat masuk dan surat keluar akan menjadi cepat
dan efisien.

BAB V

39
 PENUTUP
5.1 Kesimpulan

Setelah penulis memaparkan bab demi bab dalam tulisan ini, dan berdasarkan
hasil penelitian dan analisa masalah yang ada, penulis berkesimpulan, bahwa:

a. Sistem Informasi Agenda surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan
masih bersifat konvensional dan membutuhkan waktu yang lama serta sering
terjadi kesalahan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar serta masih
minimnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang
efektif dan efisien sehingga pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan petunjuk dan pedoman yang
ada.
b. Sistem informasi Agenda surat masuk dan surat keluar yang disimpulkan
adalah menggunakan sistem informasi komputerisasi secara menyeluruh
sehingga proses penginputan dan pencarian surat akan lebih cepat.

5.2 Saran

1. Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan

dan penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik
2. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif
3. Diharapkan adanya penambahan kemampuan dalam
penginputan/penerimaan surat masuk melalui alat scanner ke
database secara langsung.

40