BAB II

RUMUSAN MASALAH

A. LATAR BELAKANG
Arsip merupakan informasi yang disimpan dalam berbagai cara dan berbagai
media, agar suatu saat dibutuhkan dapat digunakan kembali. Arsip (record) adalah setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu daya ingatan orang pula. Dalam organisasi atau instansi
pemerintahan maupun swasta, arsip berperan penting karena arsip memuat keterangan-
keterangan atau informasi yang dapat digunakan dalam menunjang kegiatan administrasi
organisasi atau dalam pengambilan keputusan yang tepat mengenai suatu masalah yang
sedang dihadapi.
Setiap kegiatan yang terlaksana pada suatu organisasi maka akan menghasilkan
arsip sehingga menyebabkan bertambahnya volume arsip, dengan banyaknya volume
arsip dalam suatu organisasi maka perlu dikendalikan yaitu dengan melaksanakan
pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip yang telah diciptakan tersebut
dapat memberikan nilai guna yakni informasi yang diperlukan guna memperlancar
kegiatan organisasi maupun pengambilan keputusan yang tepat mengenai masalah yang
sedang dihadapi. Jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis
merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau
pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah
arsip yang memiliki nilai sejarah, telah habis referensinya dan disimpan secara abadi.
Arsip dinamis juga terbagi menjadi arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, dan
arsip vital. Penyimpanan arsip dinamis aktif yaitu pada unit pengolah karena arsip
dinamis aktif ini sering digunakan sedangkan arsip dinamis inaktif sangat jarang keluar
dari tempat penyimpanan karena kadang-kadang saja diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kegiatan dan disimpan pada unit kearsipan. Sedangkan arsip vital
adalah adalah arsip penting yang tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
Arsip dinamis aktif dikelola oleh unit kerja atau unit pencipta arsip selanjutnya
dilakukan penyusutan dengan memindahakan atau mengurangi volume arsip yang ada
pada suatu ruangan atau unit sesuai dengan nilai gunanya atau jangka waktu
penyimpanan arsip. Pemindahan arsip aktif yang telah menjadi inaktif yakni arsip
dipindahkan keruangan khusus atau dipindahkan ke unit kearsipan. Dalam pengelolaan
arsip inaktif unit kearsipan melaksanakan penyimpanan, penataan, pemeliharaan dan
pengamanan serta penyusutan arsip sesuai ketentuan).
Sebagai bahan informasi, arsip harus dijaga dari kerusakan sehingga dapat
digunakan dalam pengambilan kebijakan. Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk
memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna. Arsip yang sudah
dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan (dari arsip aktif menjadi arsip inaktif)
dan jangka waktu penyimpanan sudah melewati batas waktu sesuai daftar retensi, maka
bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi harus segera dihapus atau
dimusnahkan.
Pada kenyataan yang ada saat ini, masih banyak unit kerja yang belum menaruh
perhatian secara proporsional terhadap arsip inaktif, baik itu cara penyimpanannya
maupun pengelolaannya. Penyimpanan arsip dinamis inaktif dilakukan agar arsip yang
masih dibutuhkan atau masih memiliki nilai guna tidak hilang, aman, dan tidak rusak
sehingga dapat digunakan kembali jika suatu saat nanti dibutuhkan. Arsip yang disimpan
perlu dipelihara dengan baik agar tetap terjaga dengan baik, yaitu tidak rusak atau
mengalami penurunan fungsi. Arsip inaktif biasanya disimpan di gudang, di lorong,
bahkan ada yang disimpan di toilet yang sudah tidak terpakai. Arsip inaktif dianggap
sebagai barang yang sudah tidak bernilai guna lagi, dicampur dengan barang-barang
yang non arsip sehingga mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembaban udara,
debu, serangga, air dan jamur.
Tujuan akhir dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan
arsip. Hal ini sesuai dengan amanah UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 47
ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/ atau BUMN
dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan negera.
Arsip yang tidak dikelolah dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan
suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga/
organisasi menurun. Demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik maka
pencarian surat/ arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses
pengambilan keputusan, proses pertanggungjawaban, dan proses-proses kegiatan lain
yang harus segera diselesaikan. Pengelolaan dan penataan arsip yang baik sesuai dengan
kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah,
sumber pertanggungjawaban sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang
hanya dibundel/ diberkas dan ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang
layak dan perlu dilestarikan demi keberlangsungan suatu perusahaan atau lembaga.
PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 merupakan salah satu perusahaan
BUMN yang bergerak dibidang kepelabuhanan. Sebagai kantor pusat yang menaungi 26
cabang dan 3 anak perusahaan yang tersebar di seluruh Indonesia bagian timur, produksi
arsip PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 semakin hari semakin banyak. Selain
itu PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 sejak merger atau penggabungan
Pelindo terdiri dari 6 (enam) divisi yang mencakup 23 (dua puluh tiga) departemen.
Setiap departemen mengelolah arsip atau dokumen-dokumen terkait secara mandiri. Oleh
karena itu, diperlukannya sistem pengelolaan arsip inaktif yang baik, terutama
pengklasifikasian, penataan, dan sistem temu balik arsip sehingga dapat ditemukan
secara cepat dan tepat. Maka penulis mengangkat tugas akhir magang (Business Process
 Re-Engineering) dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA PT
PELABUHAN INDONESIA (PERSERO) REGIONAL 4”.
B. KONDISI EKSISTING
Secara umum, arsip inaktif merupakan arsip yang jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari atau frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip
inaktif yang ada di PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 sejak penyatuan Pelindo
tanggal 1 Oktober 2021 – 20 Januari 2022 dikelolah oleh Divisi Pelayanan SDM dan
Umum, Departemen Umum. Segala hal yang berkaitan dengan surat menyurat dan
administrasi semuanya fokus pada satu departemen yaitu Departemen Umum. Mulai dari
penomoran, pengklasifikasian, pengiriman, surat masuk, pendistribusian surat,
pengarsipan, dan lain-lain. Semua itu dilakukan secara manual dan terpusat menggunakan
spread sheet dan Drive. Namun semua itu hanya bersifat sementara sampai
diberlakukannya aplikasi PELINDO E-OFFICE.
Pelindo E-Office merupakan aplikasi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan
pengelolaan Naskah Dinas elektronis perusahaan yang dinamakan PEO (Pelindo E-Office)
dengan URL: peo.pelindo.co.id yang mulai berlaku sejak tanggal 20 Januari 2022 sampai
sekarang. Ruang Lingkup Aplikasi Pelindo E-Office mencakup proses pembuatan dan
pengagendaan naskah dinas. Naskah dinas yang dimaksud yaitu naskah dinas arahan
(Surat Keputusan Direksi dan Edaran), naskah dinas korespondensi (Nota Dina dan Surat
Keluar) dan naskah dinas khusus (Berita Acara, Pengumuman, Undangan dan Surat
Pengantar). Berikut merupakan tampilan dari aplikasi Pelindo E-Office atau PEO:

Pelindo E-Office memungkinkan setiap Divisi di PT Pelabuhan Indonesia (Persero)

Regional 4 dapat membuat naskah dinas. Tidak hanya itu, setiap divisi juga dapat
mengklasifikasi dan menomori setiap surat mereka secara mandiri tanpa bantuan
Departemen Umum. Khusus untuk surat keluar internal maupun eksternal, Departemen
Umum berperan dalam memberi cap stempel maupun tanggal. Pelindo E-Office juga
memberi kemudahan dalam penandatanganan di mana tanda tangan tidak lagi secara
langsung namun dapat dilakukan melalui aplikasi.
Dengan adanya Pelindo E-Office setiap divisi tidak perlu lagi menyimpan arsip
pada Departemen Umum. Arsip akan disimpan pada masing-masing divisi dan
 departemen. Namun demikian, segala hal yang berhubungan seperti pengiriman (fisik
maupun via email), menerima surat masuk, pendistribusian surat masuk kepada penerima
tetap dikelolah oleh Departemen Umum.
C. ANALISA PERMASALAHAN
Adapun yang menjadi permasalahan dalam pengelolaan arsip inaktif PT Pelabuhan
Indonesia (Persero) Regional 4 yaitu:
1. Belum ada ruangan khusus penyimpanan dan pengelolah arsip inaktif
2. Perlunya klasifikasi arsip inaktif agar penyusunan dan pengelompokan arsip dapat
tersusun rapi, sehingga dokumen dapat ditemukan secara cepat dan tepat apabila
diperlukan.
3. Prosedur pengelolaan arsip inaktif belum jelas, sehingga perlunya penyusunan SOP
(Standard Operating Procedure) yang akan menjadi petunjuk atau alur kerja
pengelolaan arsip inaktif.
Dari kedua permasalahan tersebut di atas, yang menjadi pokok inti adalah
pengelolaan arsip inaktif agar dapat dikelolah dengan baik sehingga arsip PT Pelabuhan
Indonesia (Persero) Regional 4 tetap aman dan apabila diperlukan dapat dengan mudah
ditemukan secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk menganalisa
permasalahan “Pengelolaan Arsip Inaktif pada PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional
4”.
D. RUANG LINGKUP PERMASALAHAN
Agar tulisan ini tidak menimbulkan berbagai persepsi yang luas, maka dari itu
tulisan ini memiliki batasan agar tidak keluar dari konteks yang akan dituju. Sehingga
diperlukan untuk membatasi ruang lingkup pembahasan, batasan yang dimaksud antara
lain:
1. Menentukan warna setiap divisi atau departemen sebagai media klasifikasi atau
pengelompokan dalam menyusun arsip inaktif.
2. Membuat rancangan SOP (Standard Operating Procedure) untuk kemudian didisposisi
kepada pimpinan sebelum direalisasikan.
3. Menyusun prosedur/ alur temu balik arsip.

BAB III
 PEMECAHAN MASALAH

A. RANCANGAN PROGRAM
1. Klasifikasi Berdasarkan Divisi dan Departemen
PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regioanl 4 yang terdiri dari 26 cabang dan
3 anak perusahaan yang tersebar di seluruh Indonesia bagian timur. Regional 4 sebagai
kantor pusat tentu saja mempunyai produksi arsip dan dokumen-dokumen yang begitu
banyak. Arsip tersebut semakin hari semakin menumpuk mulai dari laporan keuangan,
naskah dinas, surat masuk dan keluar, perjanjian/addendum, dan seluruh dokumen
penting baik itu dokumen yang sifatnya internal maupun eksternal.
PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 sejak merger atau penggabungan
Pelindo terdiri dari 6 (enam) divisi yang mencakup 23 (dua puluh tiga) departemen.
Setiap departemen mengelolah arsip atau dokumen-dokumen terkait secara mandiri.
Oleh karena itu, diperlukan klasifikasi sebagai dasar pengelompokan arsip inaktif
mengingat produksi asrip setiap departemen setiap harinya semakin meningkat.
Berikut adalah tabel klasifikasi untuk memudahkan proses penyusunan dan penataan
arsip inaktif:

NO. DIVISI KODE DEPARTEMEN

1 1.1 Umum

2 Pelayanan SDM & 1.2 Pelayanan SDM

Umum Hukum & Hubungan
3 1.3
Masyarakat
4 1.4 Pengadaan
Pemeliharaan Peralatan
5 2.1
Pelabuhan
Pemeliharaan Fasilitas
6 2.2
Pelabuhan
Teknik
7 2.3 Sistem Manajemen
8 2.4 Teknologi Informasi

9 2.5 Project Management Office

10 Pengelolaaan 3.1 Perpajakan

11 Keuangan & 3.2 Pembendaharaan
12 Perpajakan 3.3 Layanan Keuangan

13 Anggaran, 4.1 Anggaran

Akuntansi &
14 Pelaporan 4.2 Akuntansi
15 4.3 Pelaporan Keuangan
 16 4.4 Aset Tetap
17 5.1 Pelayanan Kapal

18 5.2 Pelayanan Petikemas & Barang

Operasi Pelayanan Ro-Ro &

19 5.3
Penumpang
20 5.4 HSSE
21 5.5 Pelaporan
22 6.1 Pengusahaan Properti
Komersial
23 6.2 Pemasaran

Tabel 1 : Klasifikasi berdasarkan divisi dan departemen

Tabel di atas merupakan tabel klasifikasi berdasarkan divisi dan departemen yang
dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memudahkan proses peletakan dan penataan
arsip inaktif. Arsip inaktif akan dikemas dalam boks khusus arsip dan ditata
berdasarkan warna dan kode klasifikasi pada rak yang telah disediakan. Selain itu,
klasifikasi juga memudahkan dalam sistem temu balik arsip. Sistem temu balik arsip
yang dimaksud yaitu ketika suatu arsip dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan
kembali secara cepat dan tepat. Tentunya dengan dukungan teknologi informasi.
Berikut format dan contoh label yang akan ditempel berdasarkan divisi dan
departemen:

Tahun/bulan/tanggal
Kode Departemen

2022/03/15
3.1 Perpajakan
2. Rancangan SOP (Standard Operating Procedure) Pengelolaan Arsip Inaktif

NO PELAKSANA MUTU BAKU

TAHAP KEGIATAN
. ARSIPARIS PEGAWAI KELENGKAPAN OUTPUT
1) Arsip inaktif Arsip inaktif
2) Daftar arsip dipindahkan
pindah tanggung jawab
Memberikan persetujuan pemindahan arsip
3) Berita acara pengelolaannya
inaktif yang dilengkapi dengan daftar arsip
1     pemindahan kepada unit
pindah, berita acara pemindahan arsip, berita
arsip kearsipan dengan
acara serah terma arsip.
4) Berita acara disertai daftar arsip
serah terima dan berita acara
arsip pemindahan
1) Daftar arsip
pindah
Arsip inaktif yang
2) Berita acara
Memeriksa dan memverifikasi kesesuaian arsip sesuai dengan daftar
pemindahan
yang dipindahkan dengan Daftar Arsip Pindah arsip pindah dan
arsip
2 yang dilengkapi dengan Berita Acara     Berita acara
3) Arsip
Pemindahan Arsip dan Berita Acara Serah pemindahan arsip
4) Boks
Terima Arsip. serta Berita Acara
(disediakan oleh
Serah Terima arsip
unit pengelolah
arsip)
Penandatanganan
Menerima pemindahan arsip dari arsip aktif
1) BAST BA Pemindahan dan
3 departemen/ divisi terkait ke ruangan arsip    
2) BA Pemindahan BA Serah Terima
inaktif.
arsip
 Arsip digital
Alih media arsip berdasarkan izin dari 1) Scanner (memudahkan
4    
departemen atau divisi terkait. 2) Komputer dalam temu balik
arsip)
Menyiapkan ruang simpan, dan peralatan
5 penataan arsip yaitu boks, label boks, folder,    
rak arsip.
Pengaturan fisik arsip, yaitu dilakukan melalui
kegiatan :
1) Melakukan penataan berkas dalam boks.
Berkas arsip yang ditata ke dalam boks tetap
mempertahankan pengaturan aslinya sesuai
Arsip aktif tertata
kondisi pengaturan arsip aktif yang diterima
1) Arsip kedalam boks yang
dari divisi atau departemen terkait.
2) Boks telah diberikan label
2) Memeriksa kelengkapan fisik dan informasi
3) Label boks sebelum ditata
arsip serta kesesuaian dengan daftar arsip.
6     4) Rak Arsip pada rak yang
3) Membuat penomoran boks arsip
disediakan.
berdasarkan
nomor urut pada database arsip inaktif di unit
kearsipan
4) Membuat label boks sesuai sebagai identitas
boks arsip yang memuat kode departemen,
waktu (tahun,bulan, tanggal) arsip diterima,
serta warna klasifikasi berdasarkan
departemen.
Arsip yang sudah Boks arsip tertata
7 Penataan dan Penyimpanan arsip inaktif    
dikemas dalam dan disimpan pada
boks rak arsip
 3. Alur Temu Balik Arsip Inaktif
Keberhasilan pelaksanan pengelolaan arsip akan nampak dengan jelas, jika
semua arsip yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah dikembalikan ke
tempat semula. Hal tersebut dikarenakan arsip yang diolah dan disimpan di tempat
penyimpanan arsip memiliki tujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali
arsip yang diperlukan. Proses atau alur temu kembali ini berkaitan dengan
penyimpanan arsip dan alat bantu pencarian fisik arsip.

NO PELAKSANA
TAHAP KEGIATAN
. ARSIPARIS PEGAWAI
Membuat surat permohonan peminjaman arsip
1 yang disetujui oleh kepala departemen terkait    
dengan format yang sudah ditetapkan.
Membawa surat permohonan kepada arsiparis
2    
secara langsung atau melalui via email.
Arsiparis menelusuri arsip yang dibutuhkan
3 dengan menggunakan alat bantu temu kembali    
arsip yaitu database arsip pada komputer.
Setelah arsip ditemukan pada database,
arsiparis menelusuri rak dan boks untuk
4    
mengambil arsip yang diperlukan sesuai
keterangan yang ada.
Pencatatan arsip yang akan dipinjam pada
5    
formulir peminjaman arsip.
Foemulir penyinjaman arsip meliputi perihal
arsip yang dipinjam, nama peminjam, jabatan,
6 tanggal peminjaman, tanggal pengembalian,    
tanggal perpanjangan, jumlah arsip, tanda
tangan dan keterangan lainya.
7 Arsip siap dipinjamkan.    

B. ANGGARAN BIAYA
C. AS IS Dan TO BE
D. TIME LINE

BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
B. SARAN