FILING-MAILING

FILING & MAILING
A. RUANG LINGKUP ARSIP

1. Pengertian Arsip
Arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan
bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa. Arsip berasal dari
Yunani, yaitu kata arche, kemudian menjadi archea dan menjadi archeon. Archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Pengertian arsip menurut Undang-Undang
No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan bab 1 pasal 1:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Atas dasar pengertian tersebut di atas, maka dapat disimpulkan pengertian arsip
secara sederhana adalah sebagai berikut: “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis”.
2. Syarat Arsip
a. Merupakan kumpulan warkat
b. Mempunyai nilai guna
c. Disimpan menurut sistem tertentu
d. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat
3. Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung di dalam arsip yang
didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.
Menurut Ensiklopedia Administrasi:
a. Nilai Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal
atau peristiwa.
b. Nilai Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.
c. Nilai Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa
lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.
d. Nilai Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang
sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.
e. Nilai Guna Finansial, yakni sebagai alat bantu penerimaan dalam proses transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.
4. Fungsi Arsip
a. Arsip Dinamis: arsip yang masih dipergunakan dalam pelaksanaan, perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip Statis: arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan negara.
5. Jenis-Jenis Arsip
Ditinjau dari Kepentingannya:
a. Arsip vital, yaitu arsip yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi
atau instansi, untuk itu arsip jenis ini harus disimpan secara terus menerus selama
organisasi itu masih berdiri. Misalnya akta pendirian suatu organisasi.
b. Arsip penting, yaitu arsip yang dapat membantu kelancaran jalannya suatu
pekerjaan. Arsip ini habis kegunaannya dalam jangka waktu yang lama (3 tahun
keatas). Misalnya surat keputusan, peraturan tertulis, naskah kejadian, surat
perjanjian sewa menyewa.
c. Arsip berguna/biasa, yaitu arsip yang bernilai guna hanya untuk sementara waktu
saja, setelah batas waktu tertentu sudah tidak berguna lagi. Misalnya surat-surat
kantor pada umumnya.
d. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang habis nilai gunanya setelah dibaca. Arsip
semacam ini tidak perlu disimpan. Misalnya surat undangan, memo, koran.
Ditinjau dari Fisiknya:

a. Arsip Tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis.
b. Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan.
Ditinjau dari Isinya:

a. Financial Record (catatan keuangan)
b. Inventory Record (catatan persediaan barang)
c. Personnel Record (catatan kepegawaian)
d. Sales Record (catatan penjualan)
e. Production record (catatan produksi)
Ditinjau dari Pemilikannya:

a. Berasal dari lembaga pemerintah, antara lain:
a. Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang
selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnapus)
b. Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing daerah Tingkat I, yang
selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)
b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta, antara lain:
1) Arsip Primer, merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau
tembusan/tindasan.
2) Arsip Sekunder, merupakan arsip yang berupa salinan, copy
tembusan/tindasan.
c. Arsip Sentra, adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).
d. Arsip Unit, adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing
unit dimana arsip tersebut dibuat (tersebar/desentralisasi).
Ditinjau dari Fungsinya:

a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan dan pelaksanaan kegiatan pelayanan ketatausahaan pada umumnya.
Arsip dinamis dapat dibedakan lagi menjadi:
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses/penyelesaian
suatu pekerjaan. Masih sering digunakan untuk keperluan tertentu.
2) Arsip Semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun, tetapi masih dikelola oleh unit pengolahan arsip.
3) Arsip in aktif, yaitu arsip yang sudah jarang dipergunakan dalam proses
penyelesaian suatu pekerjaan jadi sudah selesai diproses hanya kadang-kadang
masih diperlukan.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan dan pelayanan keatausahaan.
B. RUANG LINGKUP KEARSIPAN

1. Pengertian Kearsipan
Kearsipan/filing adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan
warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat
ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
2. Fungsi Kearsipan:
a. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
e. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
f. Sebagai alat pengingat
g. Sebagai alat penyimpanan warkat
h. Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan
i. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi
j. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.
3. Tujuan Kearsipan:
a. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban
b. Menyimpan warkat secara sistematis
c. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan
d. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip
e. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas
4. Asas-Asas Kearsipan
a. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah pengurusan arsip yang penyelenggaraannya dilakukan
satu bagian khusus atau unit tersendiri.
Kelebihannya:
1) Mudah menyeragamkan cara kerja.
2) Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan.
3) Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor lainnya.
4) Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
5) Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Kelemahannya:
1) Dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk
masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa
unit kemungkinan meminta arsip.
2) Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada di
unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin kurang sistematik.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pengurusan arsip yang penyelenggaraannya
dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi tersebut.
Kelebihannya:
1) Memperlancar proses kerja organisasi.
2) Adanya beberapa pekerjaan yang memang harus didesentralisasikan.
Kelemahan-kelemahannya:
1) Pemborosan biaya.
2) Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah
ruangannya.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan ini diselenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan
dan kondisi organisasi yang bersangkutan dengan syarat penyeragaman klasifikasi
antara pusat dan daerah, ruang arsip pusat tidak jauh dari masing-masing.
5. Masalah Pokok Dalam Kearsipan Dan Pemecahannya

a. Masalah Kearsipan
1) Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
2) Tidak adanya pedoman tata kerja kearsipan secara baku
3) Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai
4) Pegawai pengelolaan arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya
bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya
5) Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib
6) Jumlah arsip bertambah secara terus menerus tanpa diimbangi dengan
penyusutan arsip
7) Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh
kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untuk
mencegahnya.
8) Sulit ditemukannya arsip kembali
9) Lepasnya pengawasan
b. Cara Pemecahannya
1) Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat sesuai dengan sifat kegiatan
instansi yang bersangkutan sehingga arsip mudah ditemukan kembali.
2) Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta
mengikuti perkembangan teknologi.
3) Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi
kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.
4) Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai.
5) Adanya perhatian dan dukungan dari pimpinan terhadap pegawai dalam rangka
pengelolaan arsip.
6) Adanya pembinaan dan pendidikan dalam meningkatkan kemampuan pegawai.
7) Perlu dibakukannya pedoman tata kerja kearsipan di kantor sehingga mampu
memberikan arah yang jelas.
8) Adanya pengadaan penyusutan baik di unit operasional maupun di pusat.
9) Adanya pengawasan oleh unit.
6. Petugas Kearsipan
Petugas kearsipan disebut arsiparis. Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang
diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak
termasuk kegiatan mengurus, memberkaskan dan mengelola arsip-arsip aktif.
Syarat-syarat Arsiparis:
a. Memiliki pengetahuan umum
b. Memiliki pengetahuan organisasi dan administrasi
c. Memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan
d. Memiliki kepribadian yang baik
e. Memiliki syarat-syarat kepemimpinan
7. Lingkungan Kerja Kearsipan

Merupakan lingkungan dimana pengelola arsip mengerjakan pekerjaan
kearsipan tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan kearsipan:
a. Cahaya
b. Udara
c. Warna
8. Peralatan Arsip
Sebelum diadakannya penggunaan peralatan arsip yang beraneka ragam, maka
perlu diadakan pemilihan yang cukup teliti dalam pemilihan peralatan arsip. Adapun
kriteria yang harus dipertimbangkan antara lain:
a. Biaya yang tersedia.
b. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.
c. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai dan sebagainya).
d. Frekuensi penggunaan arsip.
e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
Adapun peralatan arsip antara lain:
a. Filing Cabinet:
b. Tab
c. Sekat/Guide
d. Hang Map (map gantung)
e. Tickler File (berkas penyekat)
f. Schnelhecter Map
g. Folder (sampul arsip)
h. Ordner
i. Letter Tray (baki surat)
j. Safe Keeping Dokumen (Brankas)
k. Rak buku (lemari tebuka)
l. Lemari Arsip
m. Visible Record Cabinet
n. Compact Rolling Shelving (Roll of Pact)
o. Rotary Filing System
p. Compact Rotary Filing
q. Mobiplan Filing System
r. Vertical Plan Filing System
s. Data plan Tray Filing System (Kardek)
t. Memory Writer (Mesin Tik Elektronik)
u. Microfilm
v. Computer
w. Desk Tray
x. Rollafile Trolley
y. Clip paper
z. Paper Fastener
aa. Stapler & Staples
bb. Perforator
cc. Folder Clip
dd. dll
9. Manajemen Kearsipan
Merupakan suatu pekerjaan mengurus arsip yang meliputi:
a. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records
creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan
lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.
b. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat.
Pendistribusian warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau
penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat
yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam
suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit
Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja
organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas
pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi
yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
1) Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan.
Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
2) Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit
Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit
Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
3) Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat
Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab.
c. Penyimpanan Arsip
a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan
pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
b. Memeriksa tanda-tanda pelepasan
Suatu warkat baru boleh disimpan setelah mendapat tanda pelepas dari
pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti; simpan, arsipkan, file,
deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa digunakan
oleh pimpinan sebagai bukti tanda pelepas.
c. Penetapan Indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus diindeks berdasarkan
peraturan yang berlaku.
d. Pemberian Kode Warkat
Kode warkat diperlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di
belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan disimpan.
e. Penyortiran / Pengklasifikasian
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode
yang telah ditetapkan.
f. Penyimpanan dan Penataan Warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan
kode yang telah ditetapkan dan menyusunnya sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Penggunaan atau Pengolahan Arsip

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor
sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuatu tergantung kepada
warkat/dokumen. Baik itu di dunia perusahaan pemerintahan atau swasta.
Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan
sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
1) Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan
disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
2) Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya
tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah
menyimpan arsipnya.
Di dalam penggunaan arsip terdapat proses peminjaman arsip. Untuk

menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang tidak
melakukan administrasi yang tertib, maka petugas kearsipan menyediakan
formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, yang disebut Bon Pinjam
Arsip.
Bon Pinjam Arsip adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan

yang dapat digunakan sebagai pengganti warkat atau arsip yang dipinjam. Oleh
karena itu bon pinjam harus ditempatkan pada tempat warkat atau arsip yang
dikeluarkan atau dipinjam. Dalam melakukan peminjaman ada beberapa hal yang
harus di lakukan antara lain;
1) Setiap peminjaman dokumen dilakukan oleh Petugas Arsip Unit Kerja pemilik
dokumen.
2) Peminjam harus membuat dan mengisi Bon Pinjam Dokumen yang
ditandatangani oleh Petugas Arsip dan Pimpinan Unit kerja pemilik Dokumen.
3) Peminjaman dokumen vital dan atau konfidensial harus mendapat persetujuan
dari Pimpinan Unit Kerja, Kepala Unit Kerja yang membawahi Pemilik
Dokumen.
4) Peminjaman dilakukan pada jam kerja
5) Peminjam harus mengembalikan dokumen yang dipinjam sesuai kebijakan di
unit kearsipan.
6) Peminjaman dapat diperpanjang dengan mengup-date bon pinjam dokumen.
7) Jika dokumen belum dikembalikan maka Petugas menyampaikan formulir
“Reminder” Peminjaman Dokumen.
8) Berita Acara Kehilangan/Kerusakan Dokumen dibuat dan ditandatangani oleh
Team Leader, dan Petugas, Pimpinan Unit Kerja pemilik dokumen jika
dokumen yang dipinjam belum juga dikembalikan.
9) Dokumen yang dikembalikan setelah Berita Acara Kehilangan/Kerusakan
Dokumen diterbitkan, maka Team Leader membuat Berita Acara Pembatalan
Kehilangan/Kerusakan Dokumen yang ditandatangani oleh Team Leader dan
Petugas Arsip, Pimpinan Unit Kerja Pemilik
Contoh “Bon Pinjam Arisp”:

Contoh berita acara kehilangan arsip:
e. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan
untuk menjaga dan mencegah arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
1) Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien
2) Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
3) Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4) Mencegah terjadinya bencana
5) Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat
6) Melindungi hak milik organisasi/masyarakat
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut :

1) Pengaturan Ruangan
a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
b) Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu
sinar matahari.
c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
f) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama.
g) Lokasi ruangan/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-
tempat industri.
2) Pengaturan Kebersihan
a) Kebersihan ruangan
 Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot
debu.
 Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip.
b) Kebersihan arsip
 Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner.
 Arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak hendaknya dipisah dengan arsip
lainnya.
 Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
Pengamanan arsip dilakukan dengan cara:

1) Pengamanan arsip dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah diatur dalam Undang-
undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.
Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya
saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
“Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat
dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.”
“Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dalam pasal 1 huruf a
Undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi
naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia
diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana
penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh)
tahun.”
2) Pengamanan arsip dari segi fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari segi
kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan
faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta dan bahan
perekat atau lem.Faktor eksternal dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini:
a) Faktor biologis
Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur
atau serangga. Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip
oleh jamur dan serangga.
 Jamur
- Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
- Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
- Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
- Perekat kertas menjadi rusak
- Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya
 Serangga
- Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
- Membuat sarang pada tumpukan arsip
- Merusak jilid dan buku
- Merusak kertas, foto dan label
- Jenis serangga seperti rayap, ngengat
b) Faktor Fisik
- Cahaya
- Panas (suhu)
- Air
c) Faktor Kimiawi
Zat kimia yang ada di dalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu
sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon
dioksida) dan CO (karbon monoksida).
Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7,
semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat
rusak.
d) Faktor Bencana
Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang,
gunung meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan
ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain
sebagainya.
Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara,

antara lain dengan cara :
a) Restorasi arsip, yaitu melakukan tindakan khusus untuk memperbaiki dan
memperkuat arsip yang mengalami kerusakan.
b) Laminasi arsip
c) Microfilm
f. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23)
Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar
nilai guna yang terkandung di dalamnya.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
Dasar hukum penyusutan arsip:

1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2) PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3) Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyerahan
Arsip Statis bagi Oragnisasi Politik
4) Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan
Arsip
5) Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan
unit kearsipan pada Lembaga Negara
Tujuan Penyusutan Arsip:

1) Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip
2) Menjamin ketersediaan arsip yang benar-benar bernilai guna
3) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban sosial
Teknik Penyusutan Arsip:
Untuk melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik
sehingga proses penyusutan dapat berjalan lancar. Adapun teknik-teknik
penyusutan adalah sebagai berikut:
1) Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Contoh Jadwal Retensi Arsip:
2) Berdasarkan Nonjadwal Retensi Arsip

Pada teknik penyusutan arsip nonjadwal retensi arsip dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut:
a) Pelaksanaan pembenahan arsip
b) Penilaian arsip
c) Penyusunan daftar arsip
d) Pelaksanaan penyusutan
e) Perencanaan pembenahan arsip
Pemindahan Arsip
Apabila di suatu kantor pengelolaan arsipnya berdasarkan asas kombinasi
sentralisasi-desentralisasi berarti selama arsip tersebut masih aktif maka arsip
tersebut dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing, dan apabila arsip
tersebut inaktif maka dikelola diarsip pusat. Waktu pemindahan arsip berdasarkan
jadwal retensi arsip.
Adapun cara pemindahannya adalah sebagai berikut:
- Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang
akan diserahkan (Daftar Pertelaan, yaitu suatu daftar berupa catatan susunan
berkas yang akan dipindahkan/dimusnahkan)
- Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak
yang menerima.
Penyerahan Arsip
Apabila sudah waktunya untuk memusnahkan arsip maka arsip segera
dimusnahkan. Arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan
tetapi diserahkan kepada Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-
lamanya. Arsip ini disebut arsip statis, yaitu arsip yang masih memiliki nilai guna
bagi penyelenggaraan nasional, tetapi tidak digunakan dalam kegiatan
administratif sehari-hari.
Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional, ditetapkan
dalam PP No. 34 tahun 1976 tentang penyusutan arsip, sebagai berikut:
“Arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan
pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.”
“Arsip yang disimpan oleh badan-badan nasional daerah harus diserahkan kepada
Badan Kearsipan Daerah.”
“Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnnya sekali dalam 10 tahun, serta
dilaksankan dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar
pertelaan arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.”
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Nomor :
Pada hari ini………… tanggal ………….. bulan …………… tahun

……………… bertempat di ……………. Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama : ……………………
NIP : ……………………
Jabatan : ……………………
Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan Instansi…………………… yang

selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
2. Nama : ……………………
NIP : ……………………
Jabatan : ……………………
Dalam hal ini bertidak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebut
sebagai PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi ………………
yang memiliki nilai guna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan
Arsip terlampir untuk disimpan di ANRI.
Yogyakarta,.............................
Pihak Kedua Pihak Pertama
Kepala ANRI, Kepala SKPD,
………………………. ……………………….
NIP. NIP.
g. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan
(Perka ANRI Nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip).
Tujuan Pemusnahan Arsip
1) Efisiensi dan efektifitas kerja
2) Penyelamatan informasi dari pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya
Prinsip Pemusnahan Arsip

1) Sesuai prosedur dan perundang-undangan
2) Tanggung jawab pencipta arsip
3) Dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah ada persetujuan PPA (Panitia Penilai
Arsip) dan atau Kepala ANRI
4) Pelaksanaan pemusnahan di lingkungan UK/ditempat lain dibawah koordinasi
dan tanggung jawab UK pencipta arsip
5) Pemusnahan Non arsip di Unit Pengolah
6) Dilakukan secara total baik fisik dan informasinya
Kriteria Pemusnahan Arsip

1) Tidak memiliki nilai guna
2) Telah habis retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
3) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
Kewenangan Pemusnahan
Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah di bedakan menjadi dua
yaitu pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun, dan
pemusnahan arsip yang retensinya sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.
Arsip yang retensinya dibawah 10 tahun pemusnahannya menjadi kewenangan
SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yaitu badan, dinas, kantor, dan lain-lain
yang secara teknis dilaksanakan oleh Unit Kearsipan yaitu sekretariat atau Bagian
Tata Usaha. Pemusnahan arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah baru boleh
dilakukan oleh pimpinan SKPD setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang
berwenang yaitu Gubernur atau Bupati/Walikota.
Sedangkan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas pemusnahannya menjadi
kewenangan LKD (Lembaga Kearsipan Daerah) yaitu instansi yang memiliki
fungsi pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
minimal 10 (sepuluh) tahun. Pemusnahan arsip oleh Kepala LKD apabila telah
mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang yaitu Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
Prosedur Pemusnahan Arsip
1) Pembentukan Panitia Penilai Arsip
Tugas Panitia Penilai Arsip yang paling pokok adalah melakukan
penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah berdasarkan nilai guna
maupun JRA sebagai referensi dalam menentukan suatu arsip boleh
dimusnahkan atau tidak.
Panitia Pemusnahan Arsip, sekurang-kurangnya memenuhi unsur sebagai
berikut:
a) Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota
b) Pimpinan unit pengolah pemilik arsip yang arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota
c) Arsiparis sebagai anggota.
2) Penyeleksian Arsip
Kegiatan penilaian untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah
tersebut sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan
berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan yang
melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaiaan proses suatu perkara.
3) Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Oleh Arsiparis

Pembuatan daftar arsip usul musnah adalah kegiatan menuangkan arsip
hasil penyeleksian dalam formulir daftar arsip usul musnah.
4) Penilaian Oleh Panitia Penilai Arsip (PPA)
Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek
fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya
yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis
dalam unit-unit informasi.
a) Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan
verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
b) Hasil Penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai
arsip.
5) Permintaan Persetujuan Dari Pimpinan Pencipta Arsip

Arsip belum boleh dimusnahkan oleh unit yang berwenang sebelum
mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. Contohnya, kepala SKPD
(Satuan Kerja Perangkat Daerah) dapat memusnahkan arsip setelah mendapat
persetujuan dari Gubernur/Bupati/Walikota. Sedangkan Gubernur/Bupati/
Walikota baru dapat memusnahkan arsip setelah mendapat persetujuan Kepala
ANRI.
6) Penetapan arsip yang akan dimusnahkan (psl 66 PP No.28/2012)

Pemusnahan arsip baik di tingkat SKPD maupun LKD dibuatkan surat
Ketetapan Pemusnahan dalam bentuk Surat Keputusan Pemusnahan yang
ditetapkan oleh Kepala SKPD untuk arsip yang retensinya kurang dari 10
tahun, sedangkan untuk arsip yang retensinya 10 atau lebih Surat Keputusan
Pemusnahan dibuat oleh Gubernur/Bupati/Walikota.
a) Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan
b) Penetapan mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta arsip atau
Kepala ANRI
7) Pelaksanaan Pemusnahan
a) Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit hukum dan/atau
pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan.
b) Penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan
(dilampirkan).
c) Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip MUSNAH dan
TIDAK dapat dikenali, dengan cara :
 Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah
arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan
dengan sempurna (sudah jadi abu).
 Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang
sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan.
Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara
bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.
 Penggunaan Bahan Kimia
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas
tumpukan arsip.
 Pembuburan atau Pulping
Merupakan metode pemusnahan dokumen yang ekonomis, aman dan
nyaman. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air,
kemudian dicacah, dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur
kertas. Dengan menjadi bubur kertas, maka wujud asli dokumen dan isi
dokumen tidak dapat dikenali lagi. Pembuburan banyak dilakukan oleh
bank dan organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi.
 Cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah
8) Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip
harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara
(BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga
berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor :
Pada hari ini………… tanggal ………….. bulan …………… tahun

……………… kami yang bertandatangan di bawah ini telah melakukan
pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir.
Dengan cara:
a. Pembakaran
b. Pencacahan
c. Peleburan secara kimia
d. Pembuburan (Pulping)
Saksi-saksi:
1. Jabatan Pimpinan Unit Kearsipan
ttd ttd
……………………….. …………………………..
NIP. NIP.
2. Jabatan
ttd
………………………
NIP.
Angka Kecermatan Dan Angka Pemakaian Arsip
1. Angka Kecermatan Arsip
Angka kecermatan arsip dikatakan tinggi apabila >= 3%. Apabila Angka
Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik. Apabila Angka
Kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali
untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.
Rumus:
Contoh kasus:
Dalam suatu periode kearsipan terjadi permintaan arsip sebanyak 358 kali.
Namun, arsip yang mampu ditemukan oleh petugas hanya 321 lembar. Hitunglah
angka kecermatannya!
358 - 321 = 37 (jumlah arsip yang tidak ditemukan)
Realita di atas menunjukkan bahwa:

a. Petugas arsip kurang terampil
b. Waktu yang diberikan untuk pencarian arsip terlalu pendek
c. Sarana prasarana yang disediakan tidak memadai untuk penyelenggaraan arsip
d. Arsip yang disimpan terlalu banyak
2. Angka Pemakaian Arsip

Angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai
angka 15%.
Rumus:
Contoh kasus:
Kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar.
Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap
arsip yang berbeda. Hitunglah angka pemakaiannya!

C. FILING SISTEM
Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat. Filing sistem (penyimpanan/penataan arsip), merupakan salah
satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan
kembali (finding).
1. Tujuan Filing Sistem:
a. Menghemat waktu
b. Menghemat tenaga
c. Menghemat tempat
2. Sarana Filing Sistem:
a. Indeks adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu sebagai petunjuk untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip yang diperlukan.
b. Kode arsip adalah tanda pengenal pengganti (nama/masalah/wilayah) dari daftar
klasifikasi. Kode arsip dapat berupa huruf, angka atau gabungan huruf dan angka
yang disusun secara sistematis.
c. Daftar Klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokan arsip secara
sistematis berdasarkan kegiatan, sifat dan tujuan organisasi.
d. Tunjuk silang adalah alat untuk menunjukkan apabila ada arsip yang mempunyai
dua nama atau dua permasalahan atau lebih yang saling berhubungan.
3. Macam-Macam Filing Sistem

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
b. Sistem Masalah (Subject Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)
e. Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
4. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan:

a. Filing Cabinet, yaitu lemari tempat penyimpanan arsip.
1) Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan
alas untuk menyimpan arsip.
2) Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik
keluar-masuk.
b. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan
ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas
kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada di belakangnya. Guide
ada 2 macam yaitu:
1) Guide besar berukuran 36x25 cm, biasanya dipergunakan dalam penyimpanan
surat-surat dalam folder folio.
2) Guide kecil berukuran 16x11 cm, biasanya dipergunakan untuk menyimpan
kartu yang ukurannya 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar
pengantar dan sebagainya.
B
A : Pembatas
A B : Tab
c. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk
menyimpan warkat, ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder, yaitu:
1) Brief Ordner, yaitu map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat
penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam
jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertikal di atas rak.
2) Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau
plastik.
3) Snelhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di
dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.
4) Hanging map/map menggantung yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada
gawang filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci
filing cabinet.
d. Rak Sortir, berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses

dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
e. Kartu Indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang di dalamnya memuat data
tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk
memudahkan penemuan kembali arsip.
Contoh:
MU
Indeks : Muara Jaya, PT – Bandung
Kode/Tgl. Simpanan : M-3, 8 Januari 2017
Masalah : Pesanan 3 Unit Komputer Merk IBM
No./Tgl. Surat : 131/Ps/I/17, 2 Januari 2017
f. Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad,
contoh kartu indeks di atas, disimpan di dalam laci “M” sesuai dengan huruf yang
terdapat pada “Tab” (bagian yang menonjol pada kartu indek). Pada contoh
tersebut tab berisi huruf “MU”.
D. Filing Sistem Abjad
1. Istilah-Istilah dalam Filing Sistem Abjad
a. Mengindeks, adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit.
Syarat-syarat dalam mengindeks antara lain:
1) Singkat, jelas dan mudah diingat.
2) Berorientasi pada kebutuhan pemakai.
3) Merupakan kata yang mudah dimengerti.
b. Unit, adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.
c. Caption, adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda
pengenal.
d. Mengkode (kodifikasi), adalah kegiatan menentukan kode dari nama yang sudah
diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.
e. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/judul
yang sudah diindeks.
2. Kelebihan Sistem Abjad

a. Sangat mudah menggolongkan surat menyurat nama
orang/instansi/lembaga/perusahaan.
b. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
c. Sangat sederhana dan mudah dimengerti baik pengerjaannya maupun
pencariannya.
d. Perlengkapannya berguna untuk bermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-
tiap dokumen.
3. Kelemahan Sistem Abjad

a. Dalam sistem-sistem yang luar memerlukan waktu lama untuk menemukan surat
atau warkat yang diperlukan.
b. Sulit apabila terdapat nama yang sama, terutama nama orang.
c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang
berlainan.
4. Mengindeks dan Memberi Kode

a. Indeks Nama Orang Indonesia
1) Nama Tunggal, terdiri dari satu suku kata, diindeks sebagaimana nama tersebut
ditulis.
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1. Herawati Herawati - - He
2. Suparyanto Suparyanto - - Su
2) Nama Ganda, terdiri dari lebih dari satu suku kata, diindeks berdasarkan suku
kata nama terakhir.
No Nama Unit I Unit II Unit III Kode
.
1. Ine Wijayanti Wijayanti Ine - Wi
2. Muhammad Mahardika Janutama Muhammad Mahardik Ja
Janutama a
3) Nama keluarga/suku/marga, nama yang diikuti nama keluarga/suku/marga,

maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga.
.
1. Aspin Sihombing Sihombing Aspin - Si
2. Henny Maspaitella Maspaitella Henny - Ma
3. Sekar Arumbinang Arumbinang Sekar - Ar
4) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak

diketahui kepanjangannya, maka diindeks nama jelasnya.
1. A. Rachman Rachman A - Ra
2. M. Maulana. S Maulana M S Ma
5) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui

kepanjangannya, maka diindeks dnegan cara menulis lengkap singkatan
tersebut.
1. B. J. Habibie Habibie Baharuddin Jusuf Ha
2. A. H. Nasution Nasution Abdul Haris Na
6) Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan
gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun
apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
.
1. Dra. Hj. Dewi Laraswati, Laraswati Dewi (Dra, Hj, Msi) La
M.Si
2. K.H. Abdullah Gymnastyar Abdullah (K.H) Gy
Gymnastyar
3. Kapten Pierre Tendean Tendean Pierre (Kapten) Te
4. Andi Meriem Mattalata Mattalata Meriem (Andi) Ma
7) Namar urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diindeks

adalah nama diri diikuti oleh glear urutan kelahiran.
.
1. Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus Ar
2. I Gusti Nyoman Panji Tisna Panji Tisna Nyoman I Gusti Pa
8) Nama yang didahului dengan nama baptis, peng-indeks-an dimulai dengan
nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama Baptisnya.
1. Yohannes Soemarsono Yohannes - Soe
Soemarsono
2. Maria Magdalena Wulandari Soekoco (Maria Wu
Wulandari Soekoco Magdalena)
9) Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan
menampilkan nama suami/ayahnya dahulu.
No Nama Unit I Unit II Unit Kode
. III
1. Ny. Kartika Ibrahim Ibrahim Kartika (Ny.) Ib
2. Yohanna Kartadipoetra Kartadipoetra Yohanna - Ka
10) Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih
dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian.
Unit
No. Nama Unit I Unit II Kode
III
1. Fatimah binti Abdullah Abdullah Fatimah binti - Ab
2. Arifin bin Sulaiman Sulaiman Arifin bin - Su
11) Nama orang yang masih menggunakan Ejaan lama, diindeks sebagaimana
nama itu ditulis.
1. Drs. H. Djajalaras Djajalaras Drs H Dj
2. Dra. Astuti Oemaruddin Oemaruddin Astuti (Dra) Oe
b. Indeks Nama Orang Asing

1) Nama orang Barat, Jepang, Muang Thai, India dll, diindeks berdasarkan nama
keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (nick name).
.
1. Frederick W. Taylor Taylor Frederick W Ta
2. Eiji Yoshikawa Yoshikawa Eiji - Yo
3. Jawaharlal Nehru Nehru Jawaharlal - Ne
4. Charoon Ratanatsin Ratanatsin Charoon - Ra
2) Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang
menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata.
1. John Frank Smith-Jones Smith-Jones John Frank Sm
2. Sylvia Lopez-Tiana Lopez-Tiana Sylvia - Lo
3) Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap
sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga.
Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya
diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von, Da, Di, de, De la, Mc, el, dan Al, dll.
.
1. Marco Van Basten Van Basten Marco - Va
2. Oscar De La Hoya De La Hoya Oscar - De
4) Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama
tersebut ditulis, karena baik orang Cina, maupun orang Korea nama keluarga
selalu dicantumkan di depan.
1. Liem Swi King Liem Swie King Li
2. Kim Jong Soen Kim Jong Soen Ki
c. Indeks Nama Perusahaan

1) Nama perusahaan pada umumnya.
1. PT Pos Indonesia Pos Indonesia Perseroan terbatas Po
2. Toko Buku Gramedia Gramedia Toko Buku Gr
3. Firma Sejati Sejati Firma Se
2) Nama bank atau perusahaan yang disingkat, diindeks dengan menampilkan

kepanjangan dari singkatan itu terlebih dahulu.
1. BCA Central Asia Bank Ce
2. GIA Garuda Indonesia Airways Ga
3) Nama perusahaan yang menggunakan orang, diindeks sebagaimana nama

tersebut ditulis.
1. RS Hasan Sadikin Hasan Sadikin Rumah Sakit Ha
2. Bandara Soekarno- Soekarno-Hatta Bandar Udara So
Hatta
4) Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan
tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan
yang lainnya.
1. Restaurant 499 Empat sembilan-sembilan Restoran Em
2. Hotel 727 Tujuh dua tujuh Hotel Tu
5) Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan
diindeks dengan cara sbb:
1. Toko Xyz Xyz Toko Xy
2. Firma ABC ABC Firma Ab
6) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, tidak
dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, diindeks dengan cara:
1. Beauty Fashion & Beauty Fashion & Make Up Be
Make Up
2. Metty & Shopie Metty & Shopie Salon Me
Salon
d. Indeks Nama Instansi Pemerintah

1) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung, dari, dan, &, tidak
dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, diindeks dengan cara:
1. SMK Negeri 1 Kejuruan Negeri 1 Bandung Sekolah Menengah Ke
Bandung
2. UPI Bandung Pendidikan Indonesia Universitas Pe
Bandung
3. STIEB Ilmu Ekonomi Bandung Sekolah Tinggi Il
2) Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan instansi/lembaga

tersebut pada unit terakhir pengindekan.
1. Depdiknas Pendidikan Nasional Departemen Pe
2. LAN Administrasi Negara Lembaga Ad
3. LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga Il
3) Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari

nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.
1. PGRI Guru Republik Indonesia Persatuan Gu
2. IDI Dokter Indonesia Ikatan Do
3. ICMI Cendekiawan Muslim Indonesia Ikatan Ce
4) Nama pemerintah negara asing, diindek adalah unit politik dari negara tersebut.
1. CIA America Central Intelegence (of) Am
2. AAA American Accounting Association Am
5. Membuat Daftar Klasifikasi
Daftar klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokan arsip secara
sistematis, berdasarkan urutan abjad dari nama perorangan/organisasi. Untuk
menyusun daftar klasifikasi, prosedur yang pertama dilakukan adalah kegiatan
mengindeks, kemudian mengkode, dan selanjutnya mengabjad.
Kegunaan Pola Klasifikasi:

a. Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung
dalam arsip
b. Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
c. Sebagai alat penataan dalam berkas/filing sistem
d. Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin
e. Efesiensi waktu dan tenaga
Contoh:
Cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama berikut ini:
a. Maharani Dewi Pramudhita
b. PO Purnama
c. Panti Asuhan Kasih Ibu
d. PT Berdikari
e. Apotik Kimia Farma
f. Hotel Kedaton
g. Rumah Makan 488
h. ITB
i. BCA
j. Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Kode Caption
B
Be Berdikari, Perseroan Terbatas
C
Ce Central Asia, Bank
Ci Cipto Mangunkusumo, Rumah Sakit
E
Em Empat Delapan-Delapan, Rumah Makan
K Ka Kasih Ibu, Panti Asuhan

Ke Kedaton, Hotel
Ki Kimia Farma, Apotik
P
Pr Pramudhita, Maharani Dewi
Pu Purnama, Perusahaan Otobis
T
Te Teknologi Bandung, Institut
6. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Warkat-warkat yang masuk, diteliti dan di kelompok-kelompokkan.
b. Menetapkan indeks dan kode arsip yang diambil dari daftar klasifikasi.
Contoh: Pramudhita, Maharani, Dewi ( Kode Pr)
c. Mengisi kartu indeks.
Pr
Indeks : Pramudhita, Maharani Dewi
Kode/Tgl. Simpanan : Pr, 20 Oktober 2017
Masalah : Lamaran Pekerjaan
No./Tgl. Surat : -/ 19 Oktober 2017
d. Setelah warkat/surat diberi kode arsip, warkat/surat disimpan pada laci berkode, di
belakang Guide, di dalam Folder.
Contoh: Surat berkode Pr disimpan di dalam laci M-S, di belakang Guide P, di
dalam Folder Pr.
Kode Laci: A-F, G-L, M-S, dan T-Z
e. Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci, sesuai dengan huruf
yang tertera pada tab kartu indek.
Contoh: Kartu Indeks disimpan pada Lemari Kartu Indeks pada Laci P
E. Filing Sistem Masalah

Filing sistem masalah adalah klasifikasi warkat yang disimpan menurut susunan
perihalnya atau pokok soal, berdasarkan masalah yang tertera dalam surat/warkat.
Contoh daftar klasifikasi:
Kod Masalah Masalah Sub Masalah

e Utama
KP Kepegawaian 1. Pengadaan a. Formasi
b. Pengadaan
c. Pengangkatan
2. Ketatausahaan a. Izin/Dispensasi
b. Data/Keterangan
3. Pembinaan Pegawai a. Diklat

b. Penilaian Pegawai
c. Pembinaan Mental
4. Mutasi a. Kenaikan Golongan

b. Masa Kerja
c. Tunjangan Keluarga
d. Alih Tugas
e. Jabatan
5. Kesejahteraan a. Kesehatan
b. Cuti
c. Rekreasi/Kesenian/Olahraga
d. Bantuan Sosial
e. Koperasi
f. Perumahan
g. Jemputan
6. Hukuman Disiplin a. Terlambat

b. Alpha
c. Bolos
d. Izin
7. Pemberhentian a. Pensiun
b. Atas Permintaan Sendiri
c. Meninggal Dunia
8. Dan seterusnya Dan seterusnya
Prosedur Penyimpanan:
1. Memberi kode surat
2. Mengisi kartu indeks
Contoh:
Pr
Kode/Tgl. Simpanan : KP. 1. B / 20 Oktober 2017
3. Menyimpan di laci arsip, disimpan di lemari berkode KP.
KP (Kepegawaian) Arsip disimpan di lemari arsip kode KP

(kepegawaian) di belakang guide pengadaan di
dalam folder penerimaan
SA (Sarana)
4. Kartu indeks disimpan di lemari kartu indeks pada laci P, sesuai
dengan huruf Pr yang tertera pada Tab kartu indeks.
A B C D E F G
PD (Pendidikan)
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indeks dengan indek Pr
F. Filing Sistem Wilayah

Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian
surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
JW-BALI JAWA
JB 1 JAKARTA
A Jakarta Pusat
B Jakarta Barat
C Jakarta Selatan
D Jakarta Timur
E Jakarta Utara
2 JAWA BARAT
A Bandung
B Bogor
C Cirebon
D Merak
3 JAWA TENGAH
A Pekalongan
B Rembang
C Semarang
D Solo
E Tegal
4 YOGYAKARTA
A Bantul
B Sleman
5 BALI
A Amplapura
B Denpasar
C Klungkung
D Singaraja
Contoh:
Pr
Kode/Tgl. Simpanan : JB. 4. B / 20 Oktober 2017
3. Menyimpan pada laci arsip kode JB 4 B
Jawa-Bali (JB)
Sumatra (SM)
Kalimantan (KM) Arsip disimpan di lemari arsip kode JB di

belakang guide Yogyakarta di dalam
folder Sleman
4. Kartu indeks disimpan di lemari kartu indeks pada laci P, sesuai dengan huruf Pr yang
tertera pada Tab kartu indeks.
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z

G. Filing Sistem Tanggal
Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan,
dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian.
Contoh:
Pr
Kode/Tgl. Simpanan : 2017.10.19 / 20 Oktober 2017
3. Menyimpan pada laci arsip kode 2017.10.19
2015
2016
2017 Arsip disimpan di lemari arsip 2017 di belakang

guide Oktober di dalam folder 19
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
H. Filing Sistem Nomor

Filing sistem nomor adalah sistem kearsipan yang dalam penyimpanan dan penyusunan
surat/warkat dengan menggunakan nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai
nomor terbesar.
Kode Uraian
000 Humas
100 Keuangan
200 Kepegawaian
300 Pembangunan
400 Koperasi
500 Produksi
600 Pemasaran
700 Penelitian dan Laboratorium
800 Perlengkapan
900 Pengangkutan dan perbekalan
Kode Uraian
201 Formasi
202 Seleksi
203 Tata tertib
204 Ujian
205 Kenaikan pangkat
206 Cuti
207 Mutasi
208 Promosi jabatan
209 Kesejahteraan
210 Pemberhentian
Kode Uraian
210 Iklan
220 Lamaran
230 Panggilan
240 Seleksi
250 Wawancara
260 Psikotes
270 Pendidikan dan Latihan
280 Percobaan
290 Pengangkatan
300 Penempatan
Contoh:
Pr
Kode/Tgl. Simpanan : 220 / 20 Oktober 2017
3. Menyimpan pada laci arsip kode 220
000
100
200 Arsip disimpan di lemari arsip kode 220
Berdasarkan kode 220, arsip disimpan pada:

Laci 200 urutan laci ke-3
Guide 202 urutan guide ke-2
Folder 220 urutan folder ke-2
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z

I. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
Sistem pengurusan surat-surat masuk di suatu kantor tergantung pada sistem
administrasi kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan. Sistem-sistem
yang sudah biasa dikenal yaitu:
1. Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
a. Penerimaan surat
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim
3) Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran surat
1) Menggolongkan surat
2) Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, dan pegawai lainnya
3) Membubuhkan stempel agenda pada surat
Contoh:
AGENDA BAGIAN ARSIP
Tanggal diterima : ............................................
Nomor Agenda : ............................................
Tanggal diteruskan : ............................................
Tanda tangan : ............................................
c. Pencatatan surat
1) Menyiapkan dan mengisi buku agenda
2) Menyiapkan dan mengisi lembar disposisi
3) Menyiapkan dan mengisi routing slip
4) Menyerahkan surat ke pengarah
d. Pendistribusian surat
1) Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2) Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan.
3) Petugas pengarahan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan
e. Penyimpanan surat
1) Meneliti tanda pada lembar disposisi, apakah surat tersebut boleh disimpan
2) Mengindeks atau memberi kode pada surat tersebut
3) Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian dan tujuan surat
4) Menyimpan ke dalam map (folder)
5) Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan
Terdapat 3 macam buku agenda, yaitu:

1) Buku Agenda Tunggal
Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman untuk
satu halaman.
2) Buku Agenda Kembar
Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar (Agenda masuk dan
agenda keluar).
3) Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
dalam satu buku. Halaman kiri untuk surat masuk, halaman kanan untuk surat
keluar.
Contoh buku agenda tunggal:

No. Tanggal SM/ Surat Dari /
Perihal Ket
Agenda M/K SK Tanggal Nomor Kepada
Contoh buku agenda masuk:

No. Tanggal Pengiri Surat
Perihal Lampiran Ket
Agenda Terima m Tanggal Nomor
Contoh buku agenda keluar atau buku verbal:

No. Verbal Tanggal Dikirim Kepada Surat
Perihal Lamp. Ket
Urut Nomor Kirim Instansi Alamat Tanggal Nomor
Contoh buku agenda berpasangan:

Surat No Surat
No. Tangg K . Tangg K
Pengiri Peri Lampir Kep Peri Lampir
Agend al T N e Ag al T N e
m hal an ada hal an
a Terima gl o t end Kirim gl o t
a
Contoh buku ekspedisi intern:

Nomor Verbal Tanggal Nomor Dikirim Nama Paraf
Urut Nomor Surat Surat Kepada Pengirim dan tgl.
terima
Contoh Routing Slip (lembaran beredar):
ROUTING SLIP
Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskannya kepada pejabat-pejabat yang
tersebut dalam daftar ini:
Surat Nomor: Tanggal:

Dari/bagian:
Dikirim
Hal Tindakan Tgl.
Kepada Tgl. Para
Selesai/Diteruska
Usul/ Terima f
Nama Bagian Mengetahui Jawaban/Laporan n
Saran
Dikembalikan lagi ke: ............................ tanggal ..........

Yogyakarta, 11 Oktober 2017
Kepala
.................
................
Contoh Lembar Disposisi:
NAMA INSTANSI
No. Agenda :
Pengolah
Tanggal terima :
Kode
Klasifikasi
Paraf:
Hal/Isi Ringkas
Surat: ................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
:............................................ .......................................
Dari .............................................. Kepada : .......................................
......... Lampiran : .......................................
Nomor Surat :............................................ Tgl. Surat : ............
....
Sifat: a. Biasa b. Segera c. Penting d. Rahasia
Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf
Disposisi:
1. Untuk diproses 11. Direspon dan ditindaklanjuti
2. Untuk perhatian 12. Dimanfaatkan di unit kerja
3. Mohon saran/pendapat Saudara
4. Mohon petunjuk 13. Buatkan konsep surat
5. Edarkan balasan
6. Gandakan 14. Buatkan laporan
7. Arsip 15. Mewakili kepala
8. Agendakan 16. Tidak berpartisipasi
9. ..........................................................................
10. ..........................................................................
2. Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
a. Jika surat rutin atau biasa pengurusannya menggunakan lembar pengantar
b. Jika surat penting menggunakan kartu kendali, yang terdiri dari 3 lembar:
1) Lembar I berwarna putih
2) Lembar II berwarna kuning
3) Lembar III berwarna merah
Fungsi kartu kendali:
 Sebagai pengendali surat masuk dan keluar
 Sebagai alat pelacak lokasi surat
 Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
 Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali:

a. Lebih efisien dibanding buku agenda
b. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia) karena lembarannya
berbeda
c. Menghilangkan pencatatan yang berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventaris dan penilaian arsip
Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa:

Lembar Pengantar Surat Biasa
UNIT PENGOLAH Tanggal Waktu Penyampaian
........................................ ............................... ...............................
Asal surat / Tanggal / No.

No. Urut Perihal Keterangan
ditujukan kepada Surat
Jumlah : .....................................
Diterima jam : ..................................... Tanggal: .............................
Tanda tangan penerima : .....................................
Nama terang : .....................................
Contoh Kartu Kendali:

KARTU KENDALI
Indeks / Subyek KODE

Tanggal : M
No. Urut : K
Perihal :
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari / :
Kepada
Tanggal : No. Surat :
Pengolah : Paraf :
Catatan :
Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan kartu kendali:

a. Penerima Surat
1) Menerima surat yang masuk melalui unit kearsipan baik melalui kurir pos atau
instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya.
2) Menyortir surat-surat berdasarkan unit yang dituju dan sifat surat.
3) Memeriksa surat dan kelengkapannya.
4) Membubuhi cap tanggal dan waktu diterima pada sampul serta menyertakan
kepada pencatat surat.
b. Pencatat Surat
1) Mencatat surat penting ke dalam kartu kendali III (kolom indeks atau subjek,
kode, dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali dapat dikosongkan untuk
diisi oleh pengarah).
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan klip kertas dan
meneruskannya kepada pengarah.
c. Pengarah atau Pengendali Surat

1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks atau subjek, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengambil kartu kendali lembar I (putih) dan disimpan di kotak kartu indeks
yang berfungsi sebagai alat pengendali surat (kartu kendali lembar I ini setelah
satu tahun dijilid).
d. Unit Pengolah
1) TU Unit Pengolah
a) Menerima surat, kartu kendali II, dan III (kuning dan merah) serta memaraf
kartu kendali II (kuning) setelah diparaf dikembalikan kepada pengarah
untuk diteruskan kepada penata arsip.
b) TU unit pengolah melampiri surat tersebut dengan dua lembar
disposisi.menyerahkan surat, kartu kendali III (merah) dan dua lembar
disposisi surat kepada pimpinan unit pengolah.
c) Menerima kembali surat, kartu kendali III dan dua lembar disposisi dari
pimpinan unit pengolah.
d) Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua ditambah surat serta
meneruskan surat dan lembar disposisi I kepada pengolah surat.
2) Pimpinan Unit Pengolah

a) Menerima surat, kartu kendali III, dan dua lembar disposisi serta memberi
disposisi surat tersebut.
b) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan dua lembar disposisi
kepada TU unit pengolah, (unit pengolah mengambil kartu kendali II dan
lembar disposisi dua serta menyimpannya).
c) Meneruskan surat dan lembar disposisi I kepada pengolah surat.
3) Pengolah Berdasarkan Disposisi Pimpinan

a) Menerima surat dan lembar disposisi I yang telah diparaf pimpinan unit
pengolah.
b) Memproses surat menurut isis disposisi.
c) Selesai surat diproses, unit pengolah mengembalikan usrat dan lembar
disposisi I ke TU unit pengolah, (TU unit pengolah menerima surat, lembar
disposisi I dan mencocokkan dengan lembar disposisi II, lembar disposisi I
dan II disatukan dan disimpan pada kotak lembar disposisi). Sedangkan surat
dan kartu kendali III yang sebelumnya disimpan pada TU unit pengolah
diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan. Sebagai gantinya kartu
kendali II yang disimpan pada penata arsip sebelumnya disserahkan kembali
kepada TU unit pengolah pertanda surat telah diserahkan.
e. Penata Arsip
1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh TU unit pengolah dan
disimpan di kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di
unit pengolah).
2) Menerima surat yang selesai diproses oleh unit pengolah dari TU unit pengolah
dan menukar kartu kendali II dengan kartu kendali III.
3) Menyimpan surat dengan sistem tertentu.
3. Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

a. Persiapan
1) Menentukan jenis, ukuran, dan warna kertas yang tepat untuk digunakan
dalam menulis surat.
2) Mengemukakan ide, fakta, dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami.
3) Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.
4) Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata sulit, dan istilah-
istilah yang tidak sulit.
5) Menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan sopan.
6) Menggukana bahas yang baku.
b. Pembuatan Konsep Surat (Draft)

Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan
penulisan surat-surat keluar. Dari segi orang yang membuat, konsep surat dapat
dibuat oleh seorang pimpinan dan seorang konseptor (orang yang ditunjuk untuk
membuat konsep surat). Dari segi pembuatannya, konsep surat dapat dilakukan
dengan 2 sistem:
1) Sentralisasi, dimana pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu,
yaitu bagian surat-menyurat (mail department)
2) Desentralisasi, konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing bagian sesuai
dengan kebutuhan bagiannya.
c. Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan
persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau
perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan.
Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan selanjutnya sebagai tanda
persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentinan membubuhkan
parafnya pada blangko isian lembar konsep.
d. Mengagendakan Surat
Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam buku agenda keluar
atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.
e. Pengetikan Konsep Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengetikan surat:
1) Pemakaian kertas
2) Bentuk-bentuk surat
3) Isi surat
f. Pemeriksaan Konsep
1) Pengetik Surat (Juru Tik)
Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah dicetak
dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.
2) Konseptor
Setelah diperiksa juru tik, konsep diserahkan kembali kepada konseptor
untuk diperiksa.
3) Penanggung jawab surat
Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus membaca
dan memeriksa surat terlebih dahulu.
4) Agendaris
Surat yang akan dibukukan harus pula diperiksa oleh agendaris.
g. Penandatangan Surat
Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian usrat jadi
(net surat) disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk
ditandatangani. Surat yang akan ditandatangani oleh pimpinan sebaiknya
diletakkan pada map khusus (signature folder).
h. Pemberian Cap Dinas

Surat-surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab suarat,
kemudian dicap atau stempel. Bila terdapat surat-surat yang belum diberi stempel,
maka surat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang sah. Stempel
dibubuhkan sebelh kiri menyinggung sedikit tanda tangan.
i. Melipat Surat
Surat-surat yang telah ditandatangani dan telah diberi stempel harus
dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar
kedua disimpan sebagai arsip. Untuk surat yang adan dikirim harus dilipat dengan
rapi ke dalam bentuk tertentu.
j. Penyampulan Surat
Setelah selesai dilipat, surat-surat yang akan dikirim harus diberi sampul atau
amplop. Pada sampul surat harus dilengkapi:
1) Alamat pengirim bila tidak memaki kop surat
2) Nomor surat diketik di kiri atas di bawah kop surat
3) Cap dinas diterapkan pada amplop di bawah nomor
4) Stempel bebas bea atau perangko secukupnya
k. Pengiriman Surat
Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku verbal, surat
siap untuk dikirim.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara:
1) Dikirim langsung
2) Dikirim melalui pos, pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai buku
pos tercatat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1) Mencatat segala keterangan yang akan diposkan ke buku catatan perangko.
2) Memeriksa pelayanan pos dan menghitung jumlah perangko yang akan
dikirimkan.
3) Apabila menggunakan fasilitas mesin perangko, semua dokumen yang akan
dikirim melalu pos perangkonya dicap dengan mesin tersebut.
4) Untuk jenis paket atau perangko yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas
label berperekat (gummed label) lalu tempelkan pada amplop.
Pengiriman surat-surat keluar terbagi dalam dua bagian:

1) Pengiriman surat keluar intern, dalam sistem buku agenda menggunakan buku
ekspedisi intern.
2) Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.
Contoh buku ekspedisi ekstern:

No. Tanggal Surat Lampira
Kepada Perihal Ket
Urut Kirim Tanggal Nomor n
Contoh buku pos tercatat:

Nomor Urut Nomor Surat Tujuan Surat Dikirim Cap Ekspedisi
Menggunakan
l. Penyimpanan Surat
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju. Sedangkan tindasan (lembar kedua)
disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.
4. Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Pengurusan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali urutannya sebagai
berikut:
a. Unit Pengolah
1) Kepala TU segera mengonsep surat setelah disetujui oleh pimpinan.
2) Setelah disetujui oleh pimpinan surat itu diketik 2 rangkap (asli dan tindasan)
3) Surat yang selesai diketik periksa oleh kepala TU.
4) Memberi paraf di sebelah kiri salam penutup pada lembar tindasan untuk
diteruskan pada pimpinan untuk ditandatangani.
5) Diserahkan kepada pencatat surat.
b. Pencatat Surat
1) Menerima dan melampiri surat itu dengan tiga lembar kartu kendali dan
mengisinya.
2) Memberi nomor.
3) Meneruskan kepada pengarah.
c. Pengarah Surat
1) Menerima surat dari pencatat surat.
2) Mengisi kolom indeks atau subjek, kode pada lembar kartu kendali.
3) Mengambil satu lembar kartu kendali I disimpan pada kotak KK.
4) Meneruskan surat asli, tindasan, kartu kendali II dan III kepada pengirim surat.
d. Pengirim Surat (ekspeditur)

1) Menerima dua lembar surat (asli dan tindasan), kartu kendali II, dan III.
2) Memberi stempel pada lembar asli dan tindasan.
3) Melipat dan memasukkan surat asli ke dalam amplop untuk dikirim.
4) Surat lembar kedua (tindasan) dan kartu kendali III diteruskan kepada tata usaha
pengolah untuk disimpan. Sedangkan kartu kendali II diteruskan kepada penata
arsip.
e. Penata Arsip
1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh unit pengolah dan
menyimpannya pada kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa tindasan surat
masih berada di unit pengolah.
2) Jika tindasan yang berada di unit pengolah telah inaktif maka tindasan surat dan
kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan kartu kendali II yang
berada pada penata arsip dikembalikan kepada unit pengolah sebagai bukti
bahwa arsip telah diserahkan kepada penata arsip di unit kearsipan.
Alur Pengurusan Surat Penting Masuk
Unit Kearsipan Unit Pengolah

Penerima Pencatat Pengarah Penata TU Unit Pim. Unit Pengolah
Arsip Pengolah Pengolah
KK I KK I KK II KK
III
KK
KK II KK II
III LD I
KK III KK III LD I
LD II
Surat Surat Surat
LD II Surat
Penting Penting Penting Penting
KK
KK I KK II KK II III
LD I
LD II
Surat
Penting
LD I
KK KK LD
III III II
LD
I
Surat
Penting
Surat Surat Penting
Penting
KK II
Alur Pengurusan Surat Penting Keluar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Ekspedisi
Pencatat Pengarah Penata Arsip
KK I KK I KK II
KK II KK II KK III
KK III KK III
Asli Asli Asli Asli

Tembusan Tembusan Tembusan
Tembusan
KK I KK II
KK III KK III
Surat Asli
Dikirim
Tembusan
Tembusan
KK II
J. Pemanfaatan Teknologi Modern Untuk Sarana Pengelolaan Arsip
1. Pengelolaan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Otomasi
Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan
yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan
fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba
canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui
otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau
pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas
bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media
penyimpanan.
Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga
mampu atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan.
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat
dilakukan melalui sistem yang bekerja secara cepat. Bila kesemuanya telah
diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan
otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi
baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi
tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat
diganti dengan sistem otomasi tersebut. Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi,
semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database
dan dapat dapt ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam
memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai
macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat
mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah
melalui indexing yang tepat dan canggih.
Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak
variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk
kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang
tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah
pengelolaan arsip.
2. Document Imaging
Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju
telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya
adalah dengan sistem document imaging. Pengertian istilah ini dalam bahasa Inggris
adalah sebagai berikut.
Document imaging is the process of scanning pages or importing files into a
database that will display the scanned page and ASCII text on the sreen for later
viewing.
Dalam kaitan ini, pengguna database mesti men-scan atau “mengimpor” file yang
nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database tersebut
pada saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, hal itu sangat memudahkan dan
mempercepat pengelolaan kearsipan. Program ini memungkinkan pengguna dapat
mengindeks, menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen
yang dikelolanya. Contoh merk document imaging yang telah beredar di pasaran,
antara lain Adaptec, Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Liberty, Panasonic, Plextor,
Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan lain-lain.
Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu
dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik
tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan
pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing
system). Di antara alasannya adalah :
a. Jika diperhitungkan dari segi biaya maka biaya langsung terbesar yang diperlukan
pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip
yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dan penempatan
kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga
memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja
memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk
melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan,
menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas
arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan
menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit.
b. Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani
sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya
untuk membayar aktifitas penyimpanan (mem-file) arsip secara fisik pada tempat
penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya.
c. Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam
unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan
pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya
seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan
mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut
tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya
atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang
waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa
berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang
mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam
kesempatan yang pertama kalinya.
d. Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih
aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak
dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses
ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem
penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol
setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama
tertentu.
e. Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu
dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat
untuk mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun
dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat
dunia sekaligus.
f. Sistem penyimpanan dokumen memungkinkan lembaga atau perwakilannya
melalui orang yang ditunjuk atau yang diberi hak untuk dapat mengakses
dokumen/file dari luar kantornya (tempat yang jauh).
g. Perwakilan lembaga atau pemerintah dapat menelusur secara simultan dari
berbagai server tempat penyimpan dokumen di setiap lokasi yang dikehendakinya.
h. Banyak keuntungan lain yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem tersebut
3. Beberapa Pertimbangan Pentingnya Sistem Otomasi Arsip

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan
jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan
lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Teknologi komputer yang
berkembang saat ini telah memungkinkan penyimpanan keseluruhan tulisan yang
terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data tertentu saja,
tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan. Sejalan
dengan uraian di atas, maka menurut Amsyah (1991) dalam merencanakan
manajemen kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan
hal-hal sebagai berikut :
a) Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat.
b) Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan
informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna
tinggi.
c) Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk
pula arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip
yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena pengelolaan
secara modern biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang
banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri.
d) Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikelola secara modern haruslah arsip
penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima.
e) Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke komputer atau
document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu
saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang
bersangkutan.
f) Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih
disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun.
Demikian pula dokumen yang memang hanya data tertentu saja yang di-file dalam
komputer, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut
sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer.
4. Komputerisasi Arsip
Penggunaan kertas dalam pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh
setiap kantor atau oganisasi setiap hari mengakibatkan volume dan jumlah arsip yang
dikelola oleh organisasi semakin meningkat. Messkipun peningkatan ini masih dapat
diimbangi dengan menggunakn sistem kearsipan manual namun seiring dengan
tingkat pertumbuhan arsip kertas akan menjadi dokumen yang sulit untuk ditemukan.
Dengan kondisi seperti di atas maka diperlukan antisipasi dengan menggunakan
teknologi yang memudahkan pengolaan arsip yang dimilikinya. Komputerisai
dokumen/arsip telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan
kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan, pencarian, penemuan kembali hingga
pendistribusian arsip dalam oganisasi, sihingga fungsi arsip sebagai sumber informasi
dalam pengambilan keputusan dapat dioptimalkan.
Dalam usaha efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan kerarsipan, para pegawai
kearsipan saat ini telah menggunakan komputer. Komputer juga mempengaruhi tugas
para pegawai kearsipan, karena kini banyak pegawai kearsipan menggunakan
komputer untuk melaksakan tugasnya sehingga menghasilkan arsip dalam bentuk
terbacakan mesin (mesin readable) atau dikenal juga dengan arsip elektronik
(Sulistyo-Basuki,2003:1)
a. Tugas Administrasi Umum
1) Program olah kata untuk menyusun surat, laporan, formulir, dan dokumen lain.
2) Program terbitan di atas meja untuk membantu pegawai kearsipan membuat
panduan, newsletter dan bahan publisitas lainnya.
3) Program grafis untuk membuat tanda atau caption untuk pameran.
4) Program spreadsheet untuk membuat anggaran belanja dan membantu
membuat statistic dan spreadsheet.
b. Kebutuhan Manajemen Dokumen Elektronik

Manajemen dokumen elektronik diperlukan karena berbagai alasan seperti
yang dikemukakan Sulistyo-Basuki (2003:187), yaitu:
1) Jumlah dokumen elektronik mudah digandakan dan mudah dalam
penyimpanan
2) Memudahkan karyawan atau pekerja yang bekerja dalam suatu instansi untuk
menemukan kembali arsip, menghemat waktu dan tenaga dalam pencarian
suatu arsip.
3) Lingkungan teknologi informasi tempat pegawai bekerja yang sangat tersebar
dan berpusat pada pemakai akan menyebabkan terjadinya pengangguran pada
tingkat atau kualitas manajemen dokumen. Lebih-lebih dengan tersedianya
produk otomatisasi kantor seperti pengolah kata dan sarana komunikasi seperti
surat elektornik.
5. Sistem Kearsipan Elektronik (Electronic Filing System)

Fasilitas sistem kearsipan elektronik dalam Indofile memungkinkan seluruh jenis
dokumen-dokumen baik dalam bentuk kertas maupun dokumen digital (Computer
File) dari suatu organisasi/perusahaan disimpan secara elektronik dalam media
penyimpanan elektronik seperti Flash Disk.

FILING-MAILING

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

FILING-MAILING

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

FILING & MAILING

A. RUANG LINGKUP ARSIP

3. Nilai Guna Arsip

Ditinjau dari Fisiknya:

Ditinjau dari Isinya:

Ditinjau dari Pemilikannya:

Ditinjau dari Fungsinya:

B. RUANG LINGKUP KEARSIPAN

5. Masalah Pokok Dalam Kearsipan Dan Pemecahannya

7. Lingkungan Kerja Kearsipan

d. Penggunaan atau Pengolahan Arsip

Di dalam penggunaan arsip terdapat proses peminjaman arsip. Untuk

Bon Pinjam Arsip adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan

Contoh “Bon Pinjam Arisp”:

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut :

Pengamanan arsip dilakukan dengan cara:

2) Pengamanan arsip dari segi fisiknya

Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara,

Dasar hukum penyusutan arsip:

Tujuan Penyusutan Arsip:

2) Berdasarkan Nonjadwal Retensi Arsip

Pada hari ini………… tanggal ………….. bulan …………… tahun

Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan Instansi…………………… yang

Prinsip Pemusnahan Arsip

Kriteria Pemusnahan Arsip

3) Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Oleh Arsiparis

5) Permintaan Persetujuan Dari Pimpinan Pencipta Arsip

6) Penetapan arsip yang akan dimusnahkan (psl 66 PP No.28/2012)

8) Pembuatan Berita Acara

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini………… tanggal ………….. bulan …………… tahun

1. Jabatan Pimpinan Unit Kearsipan

Angka Kecermatan Dan Angka Pemakaian Arsip

Realita di atas menunjukkan bahwa:

2. Angka Pemakaian Arsip

3. Macam-Macam Filing Sistem

4. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan:

d. Rak Sortir, berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses

2. Kelebihan Sistem Abjad

3. Kelemahan Sistem Abjad

4. Mengindeks dan Memberi Kode

3) Nama keluarga/suku/marga, nama yang diikuti nama keluarga/suku/marga,

4) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak

5) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui

7) Namar urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diindeks

b. Indeks Nama Orang Asing

c. Indeks Nama Perusahaan

2) Nama bank atau perusahaan yang disingkat, diindeks dengan menampilkan

3) Nama perusahaan yang menggunakan orang, diindeks sebagaimana nama

d. Indeks Nama Instansi Pemerintah

2) Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan instansi/lembaga

3) Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari

Kegunaan Pola Klasifikasi:

K Ka Kasih Ibu, Panti Asuhan

E. Filing Sistem Masalah

Contoh daftar klasifikasi:

Kod Masalah Masalah Sub Masalah

3. Pembinaan Pegawai a. Diklat

4. Mutasi a. Kenaikan Golongan

6. Hukuman Disiplin a. Terlambat

8. Dan seterusnya Dan seterusnya

3. Menyimpan di laci arsip, disimpan di lemari berkode KP.

KP (Kepegawaian) Arsip disimpan di lemari arsip kode KP