BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor
pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk
dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan
laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan
berhubungan dengan kearsipan. 
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana
diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto
dan Teguh Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk
menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai
tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam
menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi
yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima
karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan
kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor
tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah
kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam
mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat
sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi.
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat
mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya
dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip
sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip
yang baik dan benar.
 

1
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Apa pengertian arsip?
1.2.2 Apa pengertian kearsipan?
1.2.3 Apa tujuan dari arsip dan kearsipan?
1.2.4 Apa jenis-jenis dari arsip dan kearsipan?
1.2.5 Apa nilai guna dari arsip?
1.2.6 Apa saja Ruang Lingkup Arsip?
1.2.7 Bagaimana dengan perbedaan arsip dan kearsipan?

1.3 Tujuan
1.3.1 Memenuhi tugas manajemen perkantoran
1.3.2 Diharapkan dapat bermanfaat bagi penyusun dan pembaca dalam mempelajari
hal tentang bab arsip dan kearsipan.

2
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Arsip

Secara etimologi Kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium, yang
artinya peti atau laci tempat menyimpan sesuatu. Pada awalnya pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan barang-barang, tetapi
lama-kelamaan orang lebih cenderung mengartikan arsip sebagai surat yang tersimpan
di dalam peti atau laci itu. 

2.1.1 Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan
dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian
yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor
arsip).

2.1.2 Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2.1.3 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali. 
Jadi, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah data/warkat/surat/naskah berupa
kertas, berkas, foto, film, atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya
yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang

3
 mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk
mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan
tepat.

2.2 Pengertian Kearsipan

Secara Etimologi Kearsipan berasal dari kata arsip, dalam bahasa Inggris
diebut file. Sedangkan kegiatan mengarsipkan dalam bahasa Inggris disebut
dengan  filing. Dengan kata lain, file adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya.
2.2.1 Menurut kamus administrasi perkantoran oleh drs. The liang gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang
telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari
penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secaratepat.

2.2.2 Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dapat disimpulkan Kearsipan adalah kegiatan atau proses pengaturan dan
penyimpanan arsip dengan menggunakan siitem tertentu,sehingga apabila arsip
tersebut diperlukan, maka dapat ditemukan kembali secra tepat dalam waktu yang
singkat (cepat).

4
2.3 Tujuan Arsip dan Kearsipan
2.3.1Sebagai sumber ingatan
2.3.2   Sebagai sumber informasi
2.3.3   Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi
2. 3.4   Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan
2. 3.5   Sebagai sumber bahan pengawasan
2.3.4   Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

2.4 Jenis-Jenis Arsip

2.4.1 Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat
lamaran,surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan,contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadirsiswa, raport dan transkip mahasiswa.

2.4.2 Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya.

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk

2.4.3. Arsip menurut nilai gunanya.

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi,
surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran,
akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

5
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar foto dan peristiwa.
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian.
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran.

2.4.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan
surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

2.4.5. Arsip Menurut Fungsinya.:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2.4.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya.

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di
Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota
propinsi.

2.4.7. Arsip Menurut Keasliannya.

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen
utama.

6
 b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak
selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

2.4.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum.:

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil
print komputer.

2.4.9Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat
lamaran,surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2.5 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah suatu arsip yang nilainya didasari oleh manfaatnya bagi
kepentingan penggunaan arsip. Terdapat dua macam nilai guna arsip yaitu sebagai
berikut:
2.5.1. Nilai guna primer
Nilai guna primer merupakan arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh
kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut. Nilai guna primer ini meliputi:
a. Nilai Guna Administrasi
Nilai guna administrasi bermakna bahwa arsip dijadikan sebagai

7
 kebijaksanaan serta prosedur persyaratan ketika mengadakan kegiatan. Hal
ini hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsipnya.
b. Nilai Guna Keuangan
Suatu arsip dapat dikatakan memiliki nilai guna keuangan apabila
arsip tersebut mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban
keuangan.
c. Nilai Guna Hukum
Suatu arsip yang memberikan segala informasi yang dapat digunakan
sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum.
d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Suatu arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian yang telah dilakukan.

2.5.2 Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang memiliki nilai namun
didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan perusahaan ataupun umum dan
berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.
Nilai guna sekunder meliputi:
a. Nilai guna kebuktian
Arsip berfungsi untuk menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa
digunakan ketika menjelaskan perihal pendirian instansi, pengembangan serta
fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap
kegiatan yang dilakukan.
b. Nilai guna informational
Suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi
penelitian dan sejarah.

2.6 Ruang Lingkup Arsip

2.6.1 Penerimaan
Penerimaan meliputi pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.

2.6.2 Pencatatan
Pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku
agenda,lembar disposisi,dll.

8
 2.6.3 Penyimpanan
Pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan
tempatpenyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.

2.6.4 Perawatan
Menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.

2.6.5 Penggunaan/pelayanan
1.Menyusun tata tertib dan menyiapkan serta perangkat pelayanan.
2.Pelayanan terhadap peminjaman arsip
3.Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.

2.6.6 Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi

Menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentu panitia,membuat
usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan
arsip.

2.7 Perbedaan Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan kearsipan adalah
semua hal yang berkaitan dengan arsip.
Adapun istilah arsiparis, yang berarti seseorang yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.

9
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa korespondensi atau surat
menyurat dalam sebuah organisasi perkantoran sangatlah penting meskipun jika di
lihat dari segi pengertian , tujuan , dan fungsi arsip dan kearsipan tidaklah sama.
Karena arsip berfungsi sebagai data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas,
foto, film, atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau
diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan. Sedangkan fungsi dari
kearsipan adalah kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem tertentu.
Agar arsip dan kearsipan dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu di kelola
dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu waktu
diperlukan dapat dengan cepat , tepat dan lengkap dapat di sajikan .

3.2 Saran
1. Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara
petugas pembuat dan petugas pengagendaan.
2. Perlu adanya penambaan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan
penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik.
3. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip inaktif.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Anggrawati Dewi. 2010. Sistem Arsip. Bandung: CV ARMICO.

Dani, Kang. 2013. Pengelolaan Arsip Dinamis, (Online),
(http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/pengelolaan-arsip-dinamis.html), diakses 6
April 2018.
Yani, Noor. ____. Sistem Penyimpanan Arsip Aktif, (Online),
(http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download),
diakses 6 April 2018.
Zare, Abid. 2009. 5 Sistem Pengarsipan, (Online),
(http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/), diakses 6 April
2018.
Fitriani, Asri Rizki. 2014. Perbedaan Arsip dan Kearsipan, (Online),
(http://fitrianirizkiasri.blogspot.co.id/2014/05/perbedaan-arsip-dan-kearsipan.html?
m=1), diakses 7 April 2018.

11