MAKALAH

KOMUNIKASI PERKANTORAN

Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran

Dosen : HJ. Mas Any, Dra., MM.

Disusun Oleh :

1. Yeni Rahman 1701010057

2. Titi Maryani Fauziah 1701010058
3. Surati Alfi Muntiarawati 1701010066
4. Hilda Puspasari 1701010093
5. Yuniarti A
6. Dara Alifiah
7. Ari Mulya

IV – B Ilmu Administrasi Negara

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ISLAM SYEKH YUSUF
TANGERANG
2019
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang.
Kami panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah memberikan rahmat dan
hidayahnya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan makalah kelompok yang
berjudul “Komunikasi Perkantoran”.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini.Untuk itu kami ucapkan
terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari itu semua, kami menyadari bahwa masih ada kekurangan baik dari segi
susunan kalimat maupun tata bahasanya.Oleh karena itu, dengan ini kami menerima segala
saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.Akhir kata kami
ucapkan terima kasih, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menginspirasi pembaca.

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................ii
DAFTAR ISI.............................................................................................................................iii
BAB I
PENDAHULUAN......................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................................2
1.3 Tujuan Penulisan.........................................................................................................2
BAB II
PEMBAHASAN........................................................................................................................3
2.1 Pengertian Komunikasi...............................................................................................3
2.2 Pengertian Komunikasi Kantor...................................................................................4
2.3 Proses Komunikasi......................................................................................................4
2.4 Unsur Unsur Komunikasi............................................................................................6
2.5 Fungsi Komunikasi......................................................................................................9
2.6 Tujuan Komunikasi...................................................................................................10
2.7 Teknik Komunikasi...................................................................................................10
2.8 Bentuk Komunikasi...................................................................................................11
2.9 Sifat Komunikasi.......................................................................................................14
2.10 Etika Komunikasi......................................................................................................15
BAB III
PENUTUP................................................................................................................................18
3.1 Kesimpulan................................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................19

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan salah satu unsur administrasi yang penting. Tanpa adanya suatu
komunikasi yang baik, suatu organisasi tidak mungkin akan mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dalam suatu kantor, komunikasi merupakan hal yang penting yang harus
diperhatikan untuk mencapai tujuan kantor tersebut. Komunikasi mempunyai beebagai
unsure karena komunikasi merupakan suatu proses sehingga melibatkan berbagai unsure
didalamnya.

Dalam proses komunikasi ada berbagai hambatan, dan sebagai instansi atau lembaga
hendaknya harus tahu bagaimana mengatasi hambatan-hambatan yang ada dalam proses
komunikasi tersebut sehingga komunikasi komunikasi dapat berjalan secara efektif.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu

pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam
komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan
Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group,
organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and
one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu
dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan
menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses

penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian
itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu
unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media
atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi
secara efektif.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 1
 1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang sudah kami tuliskan diatas, maka kami dapat merumuskan
masalah sebagai berikut :

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi ?

2. Apa yang dimaksud dengan komunikasi kantor ?
3. Bagaimana proses terjadinya komunikasi ?
4. Apa saja unsur-unsur komunikasi ?
5. Apa fungsi komuniaksi ?
6. Apa saja tujuan komunikasi ?
7. Bagaimana teknik komunikasi ?
8. Apa saja bentuk komuniaksi ?
9. Bagaimana sifat komunikasi ?
10. Bagaimana cara beretika dalam berkomunikasi ?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui tetntang arti komunikasi.

2. Untuk mengetahui arti tentang komunikasi kantor.
3. Untuk mengetahui proses terjadinya komunikasi.
4. Untuk mengetahui unsur komunikasi.
5. Untuk mengetahui fungsi dari komunikasi.
6. Untuk mengetahui tujuan komunikasi.
7. Untuk mengetahui teknik dalam komunikasi.
8. Untuk mengetahui bentuk-bentuk komuniaksi.
9. Untuk mengetahui sifat komunikasi.
10. Untuk mengetahui etika dalam komunikasi.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Komunikasi

Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian warta yang mengandung
macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi meliputi 5unsur
yaitu : 

a) Pengirim warta (comunicator)

b) Warta, keterangan, atau buah pikiran 
c) Alat dan sarana untuk menyampaikan warta
d) Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan
e) Penerima warta (communicate)

Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya

sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada
prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang
atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi
dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk
melakukan umpan balik.

Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli : 

a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan

dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau
mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee
2003) 
b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan
memehami makna yang dimaksudkan 
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan
warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu. 

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor
memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 3
kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi
secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau
secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan
penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang
efektif.

2.2 Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain,
yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan
secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.
Komunikasi kantor dapat dibedakan atas :

1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota
organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,
 Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan
dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan
kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
 Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat
pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor.
Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
 Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam
organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor
dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.
3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di
kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah,
cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan
menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

2.3 Proses Komunikasi 

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi
merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut :

a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya 

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 4
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi
wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya
tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn
tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan
formalitas yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus
mendapatkan pesan. 
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan
menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang
disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. 
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi
efektivitas dari pesan.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 5
2.4 Unsur Unsur Komunikasi
Ada beberapa unsur pokok yang mendukung proses keberhasilan komunikasi yang
merupakan satu kesatuan untuh dan bulat yang tidak dapat dipisahkan dari unsur-unsur
yang satu dengan unsur-unsur yang lain. Unsur tersebut adalah sebagai berikut :

a. Sumber → Who

Adalah seorang atau organisasi/lembaga yang mempunyai kebutuhan untuk

berkomunikasi atau memutuskan untuk berkomunikasi dengan menyampaikan informasi,

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 6
gagasan, sikap dan perasaannya kepada orang lain. Semua peristiwa komunikasi akan
melinatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim ineormasi. Dalam komunikasi
antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok
misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator
atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender, atau encoder.

b. Pesan → Say what

Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan
pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui
media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau
propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata massage,
content atau informasi (Hafied Cangara, 2008;22-24).

c. Media → In Which

Channel Media adalah alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari
komunikator kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam
komunikasi antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah
pancaindra manusia seperti mata dan teliga. Pesan-pesan yang diterima pancaindra
selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya
terhadap sesuatu, sebelum dinyatakan dalam tindakan. Akan tetapi, media yang dimaksud
dalam buku ini, ialah media yang digolongan atas empat macam, yakni: Media
antarpribadi, untuk hubungan perorang (antarpribadi) media yang tepat digunakan ialah
kurir /utusan, surat, dan telpon. Media kelompok, Dalam aktivitasa komunikasi yang
melibatkan khlayak lebih dari 15 orang, maka media komunikasi yang banyak digunakan
adalah media kelompok, misalnya, rapat, seminar, dan konperensi. Rapat biasanya
digunakan untuk membicarakan hal-hal penting yang dihadapi oleh suatu organisasi.
Seminar adalah media komunikasi kelompok yang biasa dihadiri 150 orang. Konferensi
adalah media komunikasi yang dihadiri oleh anggota dan pengurus dari organisasi
tertentu. Ada juga orang dari luar organisasi, tapi biasanya dalam status peninjau. Media
publik, kalau khalayak lebih dari 200-an orang, maka media komunikasi yang digunakan
biasanya disebut media publik. Misalnya rapat akbar, rapat raksasa dan semacamnya.
Media massa, jika khalayak tersebar tanpa diketahui di mana mereka berada, maka
biasanya digunakan media massa. Media massa adalah alat yang digunakan dalam
penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak (penerima) dengan menggunakan alat-

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 7
alat komunikasi mekanis seperti surat kabar, film, radio, dan televisi (Hafied Cangara,
2008;123-126).

d. Komunikan → To Whom

Komunikan atau penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim
oleh sumber. Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelempok,
partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti
khalayak, sasaran, komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver.
Dalam proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat
karena adanya sumber. Tidak adanya penerima jika tidak ada sumber. Penerima adalah
elemen penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari
komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai
macam masalah yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan, atau
saluran.

e. Respon → With what effect

Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan
dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi
pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa juga
diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai akibat
penerimaan pesan (Hafied Cangara, 2008;22-27).

f. Barier (Hambatan komunikasi)

Merupakan faktor-faktor yang menghambat dalam proses komunikasi, sehingga pesan

yang disampaikan tidak cukup jelas dan terjadi destrosi dalam komunikasi. Ada beberapa
hambatan komunikasi, antara lain :

 Hambatan mekanis yaitu faktor-faktor yang menghambat jalannya pesan

secara fisik, biasanya terdapat pada media yang dipakai dalam menyampaikan
pesan.
 Hambatan semantik yaitu hambatan yang berhubungan dengan bahasa yang
digunakan dalam penyampaian pesan, sehingga terjadi perbedaan penafsiran
atau salah pengertian terhadap suatu pesan yang pada akhirnya terjadi salah
komunikasi diantara pihak-pihak yang berkomunikasi.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 8
  Hambatan psikologis merupakan faktor-faktor dalam diri komunikan/penerima
(kondisi kejiwaan seseorang) yang dapat menghambat jalanya komunikasi,
seperti perasaan marah, sedih, kecewa, bingung atau prasangka terhadap orang
lain yang berkomunikasi dengannya.
g. Gangguan (Noise)
Merupakan sesuatu yang mempengaruhi jalannya suatu pesan, terhalangnya
proses penyampaian pesan atau yang mengganggu kamampuan pengiriman atau
penerimaan pesan, sehingga pesan yang diterima komunikan berbeda dengan pesan
yang disampaikan oleh sumber/komunikator. Gangguan-gangguan dalam komunikasi
antara lain :
 Gangguan teknis yaitu faktor-faktor yang mengganggu komunikasi, sehigga
penerima merasakan perubahan dalam informasi atau stimulus yang sampai
kepadanya.
 Gangguan statis yaitu gangguan-gangguan yang sifatnya selalu tetap, tidak
dapat ditolak dan dikontrol oleh sumber atau komunikator. Misalnya : cuaca,
hujan, petir dan lain-lain.
h. Pengaruh (efek, akibat, influence)
Merupakan dampak atau pengaruh dari pesan yang disampaikan
sumber/komunikator ke penerima. Komunikasi yang efektif tentu menimbulkan
dampak pada penerima yang sesuai dengan tujuan dan harapan dari
sumber/komunikator. Efek atau pengaruh yang ditimbulkan antara lain :
 Efek kognitif yaitu pengaruh pada komunikan berupa perubahan atau
penambahan pengetahuan tertentu. Contoh: Setelah menonton siaran berita,
penerima pesan/komunikan memperoleh tambahan informasi/pengetahuan
mengenai masalah tertentu.
 Efek efektif yaitu pengaruh pada komuikan berupa perubahan sikap dan
perasaanterhadap sesuatu. Contoh: Setelah berkomunikasi dengan seseorang,
bisa terjadi perubahan sikap dan tidak suka menjadi suka atau dan
berprasangka menjadi bersimpati atau sebaliknya.
 Efek konotif/psikomotorik yaitu pengaruh pada komunikan/penerima berupa
perubahan perilaku. Contoh: Setelah mengikuti konseling perkawinan secara
intensif, maka seseorang yang sebelumnya memutuskan untuk bercerai

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 9
 kemudian mengurungkan niatnya dan mencoba untuk mempertahankan
perkawinannya.

2.5 Fungsi Komunikasi

Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat
penting yaitu : 

a. Fungsi Kontrol 
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya.
Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan
menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan
komunikasi dengan atasan mereka. 
b. Fungsi Motivasi 
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa
yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang
seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
c. Fungsi Emosi 
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial.
Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing
anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif. 
d. Fungsi Informasi 
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat
dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan
yang ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan. 

2.6 Tujuan Komunikasi

Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik
sebagai berikut:

1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu

2. Mempengaruhi perilaku seseorang
3. Mengungkapkan perasaan
4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain
5. Berhubungan dengan orang lain
6. Menyelesaian sebuah masalah
7. Mencapai sebuah tujuan

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 10
 8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik
9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain

2.7 Teknik Komunikasi

Teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi
dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan
setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat
menggunakannya.

Teknik-Teknik Dalam Komunikasi :

1. Ucapan yang jelas dan idenya tidak ada makna ganda, utuh.
2. Berbicara dengan tegas, tidak berbelit-belit
3. Memahami betul siapa yang diajak bicara, hadapkan wajah dan badan, pahami
pikiran lawan bicara.
4. Menyampaikan tidak berbelit-belit, tulus dan terbuka.
5. Sampaikan informasi dengan bahasa penerima informasi.
6. Menyampaikan dengan kemampuan dan kadar akal penerima informasi
7. Sampaikan informasi dengan global dan tujuannya baru detailnya.
8. Berikan contoh nyata, lebih baik jadikan anda sebagai model langsung.
9. Sampaikan informasi dengah lembut, agar berkesan, membuat sadar dan
menimbulkan kecemasan yang mengcerahkan.
10. Kendalikan noise dan carilah umpan balik untuk meyakinkan informasi anda
diterima. Contoh dengan bertanya atau menyuruh mengulanginya.

Dengan adanya beberapa teknik komunikasi ini diharapkan hambatan-hambatan dalam

komunikasi dapat diminimalisasi. Bukan hanya komunikasi antar individu saja yang
membutuhkan teknik komunikasi, dalam berkomunikasi dengan stakeholder atau antar
karyawan juga perlu teknik komunikasi tersendiri.

2.8 Bentuk Komunikasi

JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk
yang sistematis yaitu: 

a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar
sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya. 

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 11
 b. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication)
Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor
sendiri , radio, atau hanya corong suara
c. Sistem Mekanis (Mechanical System) 
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi 
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil
sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas
seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya
meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain : 

a. Komunikasi Internal 

Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam

organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan
atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun.
Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam
melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komuniaksi internal yang
baik, kita menggunakan : 

a) Jaringan Komunikasi Formal.

Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi

perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun
dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi
seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.

 Downward 
Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat, majalah
intern.
 Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan
laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan. 

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 12
  Horizontal 
Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung
tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi
terjadi tidak dalam suasana kerja. 
b) Jaringan Komunikasi Informal 

Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai

perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Menurut penelitian
komunikasi yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80% berlangsung dalam
bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif
berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan
tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapagnan dalam
jaringan komunikasi informal. 

c) Komunikasi diagonal 

Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi /
bagian lainnya.

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari
organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang
berhubungan dengan perusahaan. 
Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang
lain. 

a) Komunikasi Verbal

Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk
menciptakaan kata- kata tentunya dibutuhkan aturan–aturan grammar dan meletakkan
potongan–potongan kalimat sesuai dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam
bentuk tulisan atau perkataan.

b) Komunikasi Non verbal

Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah,
hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 13
 berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi lebih berarti dibanding kata - kata.
Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya
karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam
menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan
dan tanpa ungkapan. 

c) Komunikasi Tulisan 

Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer
melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini
digunakan karena berwujud dan dapa diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti
adminstrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai
arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah
pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas
dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah
menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah
surat.

2.9 Sifat Komunikasi

a. Tatap Muka (face to face)

Menurut Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A, Dikatakan komunikasi tatap
muka dikarenakan ketika komunikasi berlangsung komunikator dan komunikan saling
berhadapan dan saling melihat satu sama lainnya. Dalam situasi seperti ini,
komunikator dapat mengkaji langsung diri komunikan. Sehingga komunikasi ini
sering disebut juga komunikasi langsung (direct communication). Komunikasi jenis
ini juga menghasilkan arus balik atau umpapan balik atau juga timbal balik (feedback)
secara langsung. 

b. Bermedia (mediated)

Yaitu Komunikasi yang dilakukan dengan menggunanakan media sebagai

pendukung kegiatan. Media yang digunakan beragam bentuknya. antara lain adalah
media tulisan, suara dan video. Komunikasi yang dilakukan dengan media menuntut
seorang komunikator untuk mampu menguasai teknologi komunikasi, baik itu tulisan,
suara maupun video. Pesan yang akan disampaikan pun harus dipersiapkan dengan

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 14
 sangat matang, karena Komunikator harus menjamin kesuksesan proses komunikasi
yang berlangsung tanpa timbal balik (feedback).

c. Verbal (verbal)

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang terjadi dengan menggunakan simbol-

simbol verbal. Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral)
juga berupa pesan yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan
dapat mendengar langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan
yang disampaikan oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini.

d. Nonverbal (non-verbal) 

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak

menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak
isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti
pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti
intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

2.10 Etika Komunikasi

Etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan
komunikasi di suatu masyarakat.

 Etika Dan Etiket Yang Baik Dalam Komunikasi

Berikut di bawah ini adalah beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi
antar manusia dalam kehidupan sehari-hari :

1. Jujur tidak berbohong

2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan
3. Lapang dada dalam berkomunikasi
4. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien
6. Tidak mudah emosi / emosional
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 15
 8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan
10. Bertingkahlaku yang baik
 Etika Menerima Tamu

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu
ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang
menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya
kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu
urusan seperti rapat atau lainnya.

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan
rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya
menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan
dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam
kantor

a) Sambut Dengan Tulus

a. Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus,
buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui
jika kita hanya berpura – pura tulus.
b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu
untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita
terhadap tamu yang datang berkunjung.
c. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan
lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan
salam dan berjabat tangan.
b) Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera
persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah
kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud
tujuan tamu tersebut.
c) Janji Temu

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 16
 a. Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji
temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
b. Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu
kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang
dituju.
c. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya
hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk
untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa
pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

d) Perlakuan Baik
a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun
atau datang hanya untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita.
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan
tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
e) Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah
berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu
keluar.
 Etika Bertelepon
1. Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering unutk yang ke 3
kalinya.
2. Jangan mengganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan
pekerjaan anda.
3. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara anda.
4. Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda, sesuai kebijakan
pimpinan.
5. Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan tanyakan apa
keperluannya.
6. Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas,
berilah penekanan pada kata-kata secara beruntun.
7. Batasi pembicaraan di telepon secara pribadi karena urusan pribadi di
kantor sangat tidak menyenangakan bagi siapapun yang mendengarkan.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 17
8. Apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah memberi tahukan
di mana pimpinan anda berada.
9. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan dulu pada
pimpinan apakah beliau bersedia menerima telepon atau tidak.
10. Apabila pimpinan anda sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan
pembicaraan di telepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain
untuk pimpinan, tanyakan kepada penelepon untuk menunggu (apabila
penelepon lebih memilih menunggu, jangan biarkan penelepon menunggu
lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila penelepon bersedia menelepon
kembali.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 18
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu
pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Komunikasi kantor adalah proses penyampaian
berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam
suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat
komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

Proses komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara
berurutan (ada tahapan atau sekuensi) serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu
tertentu dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Unsure-unsur dalam
komunikasi diantaranya sumber, pesan, media, komunikan, respon, hambatan, dan
gangguan. Komunikasi juga memiliki fungsi sebagai fungsi motivasi, fungsi emosi, fungsi
control dan fungsi informasi.

Teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi
dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan
setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat
menggunakannya.

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 19
 DAFTAR PUSTAKA

file:///C:/Users/RatihPC/Documents/kumpulan/modul-komunikasi-kantor.pdf

file:///C:/Users/RatihPC/Documents/kumpulan/4-Komunikasi%20Perkantoran-20151117.pdf

17tujuhbelas17.blogspot.com/2016/05/makalah-komunikasi-kantor.html?m=1

KOMUNIKASI PERKANTORAN | 20