Mata Pelajaran Korespondensi kelas X OTKP

Kompetensi Dasar :
3.1 Memahami komunikasi kantor
4.1 Melakukan klasifikasi komunikasi kantor

Indikator Pencapaian Kompetensi:

3.1.1. Menjelaskan definisi komunikasi kantor
3.1.2. Mengemukakan fungsi komunikasi kantor
3.1.3. Mengidentifikasi bentuk komunikasi kantor
3.1.4. Menguraikan jenis komunikasi kantor
3.1.5. Merinci sarana komunikasi kantor
3.1.6. Mengemukakan efektivitas komunikasi kantor
4.1.1. Memilih bentuk dan sarana komunikasi kantor
4.1.2. Merancang bentuk dan sarana komunikasi kantor
4.1.3. Melakukan praktek komunikasi kantor

A. Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi berdasarkan beberapa sumber sebagai berikut :
a. Menurut Kamus
Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti hubungan.
b. Pengertian Komunikasi Antar Manusia
Komunikasi antar manusia adalah penyampaian suatu pesan dari seseorang yang
ditujukan kepada orang lain baik secara langsung atau menggunakan media.
Jadi dapat disimpulkan bahwa ”komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari
komunikator kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai
tujuan/hasil”.

2. Komponen Komunikasi
Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan Poerwadarminta, komponen adalah
bagian yang berperan dalam proses komunikasi. Dalam proses komunikasi pihak ada 5
komponen yaitu :
1) Komunikator
Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada pelaksanaannya dapat
dilakukan oleh perseorangan atau kelompok.
2) Pesan
Pesan adalah rangsang yang dipancarkan dari komunikator kepada komunikan. Pesan
dapat berupa kata-kata (verbal) misalnya : pujian, caci-maki, berita. Pesan juga dapat

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN SMKN 1 PAKISJAYA 1

 berupa bukan kata-kata (non verbal) misalnya: body language (bahasa isyarat), suara,
warna, dan sebagainya.

3) Komunikan
Komunikan adalah pihak yang menerima pesan.
4) Saluran/Media
Yaitu alat yang menghubungkan komunikator dengan komunikan. Misalnya : TV,
Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan sebagainya.
5) Umpan Balik/Hasil
Yaitu adanya perubahan tingkah laku pada komunikan. Tingkah laku tersebut dapat
berupa pengetahuan, sikap dan perbuatan.

3. Proses Komunikasi

Keterangan:
1) Sender: Komunikator/Sumber/Pengirim pesan/Source/Encoder
2) Encoding/Pengkodean: Pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan ke
dalam simbol atau isyarat.
3) Message: Pesan/Informasi
4) Media: Saluran/Channel
5) Decoding/Penafsiran kode: Penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi
informasi yang berarti baginya.
6) Receiver: Komunikan/Penerima/Decoder
7) Response: Tindakan yg diambil komunikan setelah dia menerima pesan.
8) Feedback: Umpan Balik/Hasil
9) Noise/Gangguan: Faktor-faktor fisik ataupun psikologis yg dapat mengganggu atau
menghambat kelancaran proses komunikasi. Contoh faktor fisik : suara gaduh, gema
suara atau segala sesuatu yg mengganggu konsentrasi dan contoh faktor psikologis :
marah, sedih, dan grogi.

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN SMKN 1 PAKISJAYA 2

B. Komunikasi Kantor

1. Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak
lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat
dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk
tulisan.
2. Fungsi Komunikasi Kantor
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya.
Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan
ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi
dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang
telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya
dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah
satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota
organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat
dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang
ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan.

3. Bentuk Komunikasi Kantor

a. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota
organisasi yang bersangkutan.
b. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor
dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.

4. Jenis-jenis Komunikasi
a. Komunikasi menurut cara penyampaiannya
1) komunikasi lisan, adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak
dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua
belah pihak secara bertatap muka.
2) komunikasi tertulis, adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan,
seperti surat, SMS, surat elektronik, memo, gambar, spanduk, dll.

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN SMKN 1 PAKISJAYA 3

b. Komunikasi menurut kelangsungannya
1) komunikasi langsung, adalah komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur
tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh
jarak.
2) komunikasi tidak langsung, dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau
bantuan alat-alat komunikasi lainnya. Misalnya melalui telepon, surat, dll.
c. Komunikasi menurut perilakunya
1) Komunikasi formal, biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini
biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari
organisasi atau perusahaanya.
2) Komunikasi informal, terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam
struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh
terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar
teman, desas-desus dan lain sebagainya.
3) Komunikasi nonformal, adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan
informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan
organisasi.
d. Komunikasi menurut maksudnya
1) Pidato
2) Ceramah
3) Wawancara
4) Memberi perintah atau tugas
e. Komunikasi menurut ruang lingkupnya
1) Komunikasi internal
• Komunikasi vertikal, adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam
suatu organisasi ke suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih
rendah, atau sebaliknya, dimana komunikasi atau interaksi ini terjadi secara
timbal balik.
Dalam komunikasi vertikal terdapat komunikasi ke atas dan ke bawah.
• Komunikasi horizontal, adalah bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua
pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama atau jabatan yang sama
dalam suatu organisasi.

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN SMKN 1 PAKISJAYA 4

 • Komunikasi diagonal, dikatakan juga sebagai komunikasi yang memotong
garis komunikasi vertikal dan horizontal, dimana komunikasi dilakukan
menyilang antara pihak-pihak yang memiliki tingkat, struktur, dan level yang
berbeda.
2) Komunikasi eksternal
f. Komunikasi menurut aliran informasi
1) Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang
berlangsung dari satu pihak saja.
2) Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang
bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi
kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck
kepada komunikatornya.
3) Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang
terjadi dari bawahan kepada atasan
4) Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang
terjadi dari atasan kepada bawahan.
5) Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang
terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.
g. Komunikasi menurut jumlah
1) Komunikasi perorangan, terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi
dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.
2) Komunikasi kelompok, berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang
masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

5. Sarana Komunikasi
• Tatap Muka Langsung
• Surat Menyurat antar seksi (Nota Dinas)
• Telepon antar Seksi
• Speaker pengumuman yg ada di tiap ruangan
• Suatu Aplikasi intranet
• e-mail
• Group WA Kantor
• ~~Selamat Belajar~~

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN SMKN 1 PAKISJAYA 5