MODUL AJAR

KORESPONDENSI

PENULIS
Serafina Maus,S.Pd, S.Pd

PROGRAM KEAHLIAN
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) TIARA NUSA
KELAS X ADM
TAHUN PELAJARAN 2022/2023
BAGIAN I: IDENTITAS DAN INFORMASI MENGENAI MODUL

Nama Penyusun Serafina Maus,S.Pd

Instansi SMK Tiara Nusa
Tahun 2022/2023
Jenjang Sekolah SMK
Judu Elemen Korespondensi
Materi Pembelajaran 1. Komunikasi Kantor
2. Komunikasi telepon dengan Bahasa Indonesia.
3. Komunikasi telepon dengan Bahasa inggris
4. Tata naskah kegiatan surat menyurat Bahasa Indonesi
5. Memahami tata naskah dalam kegiatan surat menyurat Bahasa
Inggris
6. Membuat surat Pribadi
7. Surat Dinas
8. Surat Niaga
9. Surat Elektronik (Email)
10. Kegiatan Korespondensi

Fase Pencapaian Pada Akhir Fase E, Peserta didik mampu menguasai berbagai
kegiatan perkantoran mulai dari komunikasi , etika di kantor,
bertelpon sampai pembuatan surat.
Pemahaman Bermakna 1. Dapat Memahami konsep komunikasi kantor
2. Bisa Menerapkan komunikasi melalui telepon dalam Bahasa
Indonesia
3. Dapat Menerapkan komunikasi melalui telapon dalam
BahasaInggrisatau bahasa asing lainnya
4. Bisa Menerapkan tata naskah dalam kegiatan surat menyurat
Bahasa Indonesia
5. Dapat Memahami tata naskah dalam kegiatan surat menyurat
Bahasa Inggrisatau bahasa asing lainnya
6. Bisa Menerapkan cara pembuatan surat pribadi
7. Bisa Menganalisis dalam pembuatan surat dinas.
8. Bisa Menganalisis dalam pembuatan surat niaga
 9. Dapat Menerapkan pengelolaan surat elektronik
10. Dapat Mengevaluasi penyusunan laporan kegiatan

Tujuan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu memahami konsep komunikasi Kantor

dan mempresentasikan konsep komunikasi kantor
2. Peserta didik dapat Menerapkan komunikasi melalui telepon
dalam Bahasa Indonesia dan bisa Melakukan komunikasi
melalui telepon dalam Bahasa Indonesia
3. Peserta didik bisa berkomunikasi melalui telapon dalam
BahasaInggrisatau bahasa asing lainnya
4. Peserta didi bisa Menerapkan tata naskah dalam kegiatan
surat menyurat Bahasa Indonesia
5. Peserta didik mampu Memahami tata naskah dalam kegiatan
surat menyurat Bahasa Inggrisatau bahasa asing lainnya.
6. Peserta didik mampu membuat surat pribadi
7. Peserta didik mambu untuk membuat surat dinas
8. Peserta didik bisa Menganalisis pembuatan surat niaga
9. Peserta didik mampu Melaksanaan pengelolaan surat elektronik
10. Peserta didik mampu Menyusun laporan kegiatan

Pertanyaan Pemantik Pertemuan 1 & 2

1. Siapa Yang pernah melakukan komunikasi dengan orang
penting, seperti kepala desa,pak camat,atau Bupati?
2. Coba kalian susun kalimat jika harus berkomunikasi dengan
atasan atau bos kalian!
Pertemuan 3 & 4
3. Jika Kalian melakukan aktivitas bertelpon, hubungan telpon
apakah yang terjadi?
4. Coba sebutkan jenis pesawat telpon dari segi jaringan yang
digunakan?
Pertemuan 5
5. Siapa yang bisa berkomunikasi dalam bahasa inggris?
6. Kira2 apa yang kalian persiapakan untuk percakapan telpon
 dalam bahasa inggris?
Pertemuan 6 & 7
7. Siapa yang Pernah membuat surat resmi dalam bahasa
Indonesia?
8. Coba kalian jelaskan apa fungsi uatam Surat?
Pertemuan 8
9. Coba kalian sebutkan bagian2 surat dalam bahasa Inggris?
Pertemuan 9 & 10
10. Hal apa saja yang membedakan surat Pribadi dan surat resmi?
11. Ada yang bisa melipat surat?

Pertemuan 11
1. Bagaimana cara penulisan tanggal surat yang benar?
2. Coba berikan contoh isi pemberitahuan pada paragraf
pembuka pada surat dinas?
Pertemuan 12
12. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat
Niaga?
13. Apa yang di maksud dengan surat pesanan?

Pertemuan 13& 14
1. Coba sebutka kelebihan dan kkurangan dari email?
2. Bagaimana etika penggunaan email secara singkat dan jelas?
Pertemuan 15 & 16
1. Ayo coba sebutkan tipe korespondensi itu apa saja?
2. Apa saja kelebihan surat dalam kegiatan korespondensi?

Alokasi Waktu 40 JP
Jumlah Pertemuan (JP) 16 Pertemuan
Model Pembelajaran Tatap Muka
Metode Pembelajaran Model Pembelajaran yang digunakan adalah Discovery Learning

Sarana Prasarana Ruang kelas, papan tulis, laptop, spidol dan penghapus
Target Peserta Didik Reguler/Tipikal
Daftar Pustaka iles1.simpkb.id/guruberbagi/rpp/191939-1616128198.pd
Dra.Dwi Sudarwati, M.Si korespondensi Program Keahlian
Otmatisasi Dan Tata Kelola Perkantoran SMK/MAK Kelas X
Editor Keilmuan : PPPPTK BISMEN & PARIWISATA
Glosarium

Gambaran Umum Modul (Rasionalisasi, Urutan Materi Pembelajaran, dan Rencana

Asesmen)

Rasionalisasi Guru memberikan stimulus kepada siswa dengan menanyakan beberapa contoh yang
berkaitan dengan mata pelajaran yang berhubungan dengan kehidupan sehari- hari.
Kemudian Siswa diberikan informasi mengenai LK yang harus dikerjakan secara
berkelompok, siswa di beri waktu untuk berdiskusi dan mempresentasikan hasil
diskusinya dan mengumpulkan hasil diskusi dalam bentuk LK nya kepada guru. Diakhir
kegiatan KBM siswa diberikan soal kuis untuk asesmen individunya.
Rencana
Asesmen  Bagaimana guru menilai ketercapaian Tujuan Pembelajaran?
Asesmen individu dilakukan dalam latihan soal kuis, sedangkan asesmen kelompok
dilakukan dari hasil diskusi kelompok.
 Jenis Asesmen
Asesmen dilakukan dalam perfoma ketika presentasi hasil diskusi kelompok dan
 hasil portofolio dari lembar kerja siswa, kemudian tes tertulis berupa kuis untuk
asesmen individu.
Profil Pelajar  Beriman
Pancasila  Kreatif
 Gotong Royong

Urutan Kegiatan Pembelajaran

Pertemuan Pertama dan Kedua dengan Jumlah Alokasi 4 (160 menit)

A. Kegiatan 1. Siswa melakukan doa sebelum belajar

Pendahuluan 2. Guru mengecek kehadiran siswa dan meminta siswa untuk
mempersiapkan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan
3. Siswa menerima informasi tentang pembelajaran yang akan
dilaksanakan dengan materi yang memiliki keterkaitan dengan
materi sebelumnya.
4. Siswa menerima informasi tentang kompetensi, ruang lingkup
materi, tujuan, manfaat, langkah pembelajaran, metode
pembelajaran yang akan dilaksanakan.
B. Kegiatan Inti Orientasi Masalah (Mengamati)
1. Guru menyampaikan judul materi pembelajaran yang akan di
pelajari oleh siswa, serta pokok-pokok bahasan yang akan di
pelajari.
2. Siswa dapat memperhatikan dan mengamati penjelasan yang di
berikan guru.
3. Guru memotivasi siswa untuk menuliskan dan menanyakan
permasalahan hal-hal yang belum dipahami.
Guru meminta siswa untuk membuat kelompok dan
mengkaji materi sesuai dengan pokok bahasan yang ada
(LITERASI)
• Peserta didik membuat kelompok dengan teman
 sebangku dan membaca serta mengkaji dan
mendiskusikan materi sesuai dengan apa yang telah di
cai dari masing-masing buku (COLLABORASI)
Pengumpulan Data dan Verifikasi (Menanya dan
Mengumpulkan Informasi)
• Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum di
pahami mengenai materi yang telah di bagikan
• Guru memberikan informasi tembahan guna menjawab
pertanyaan siswa tentang hal-hal yang berkaitan dengan
buku sumber dan tata pengmpulan tugas
Mengorganisasi dan Memformulasi Penjelasan (Menalar)
• Guru memberikan waktu untuk siswa mencari materi
dan mengelompok
Menganalisis Proses Inkuiri (Mengkomunikasikan)
• Guru menyampaikan siswa untuk mempersiapan diri
minggu depan untuk maju mempresentasikan materi
yang di temukan dan buku literature atau buku acuan
dari materi tersebut.
C. Kegiatan  Peserta didik menanyakan hal-hal yang masih ragu
Penutup dalam melaksanakan tugas kelompok
 Guru merefleksikan kegiatan yang akan dlakukan
pertemuan berikutnya yaitu presentasi kelompok
 Guru mengakhiri kegiatann dengan memberi pesan
untuk tetap belajar
 Guru mengakhiri kelas dengan terima kasih dan salam.

BAGIAN III: REFLEKSI GURU DAN PESERTA DIDIK

Refleksi  Apakah didalam kegiatan pembukaan siswa sudah dapat diarahkan dan
Guru siap untuk mengikuti pelajaran dengan baik?
 Apakah dalam memberikan penjelasan teknis atau intruksi yang
disampaikan dapat dipahami oleh siswa?
  Bagaimana respon siswa terhadap sarana dan prasarana (media
pembelajaran) serta alat dan bahan yang digunakan dalam pembelajaran
mempermudah dalam memahami materi?
 Bagaimana tanggapan siswa terhadap materi atau bahan ajar yang
disampaikan sesuai dengan yang diharapkan?
 Bagaimana tanggapan siswa terhadap pengelolaan kelas dalam
pembelajaran?
 Bagaimana tanggapan siswa terhadap latihan dan penilaian yang telah
dilakukan?
 Apakah dalam kegiatan pembelajaran telah sesuai dengan alokasi waktu
yang direncanakan?
 Apakah dalam berjalannya proses pembelajaran sesuai dengan yang
diharapkan?
 Apakah 100% siswa telah mencapai penguasaan sesuai tujuan
pembelajaran yang ingin dicapai?
 Apakah arahan dan penguatan materi yang telah dipelajari dapat
dipahami oleh siswa?
Refleksi  Apa yang akan kamu lakukan untuk memperbaiki hasil belajar pada
Peserta materi ini?
Didik  Kepada siapa kamu meminta bantuan untuk lebih memahami materi ini?
 Berapa nilai yang akan kamu berikan terhadap usaha yang kamu
lakukan untuk memperbaiki hasil belajarmu? (jika nilai yang diberikan
dalam rentang 0 - 100)
BAHAN BACAan GURU DAN
SISWA
Pertemuan 1 & 2
 BAB 1
KOMUNIKASI KANTOR
CAPAIAN PEMBELAJARAN
Di akhir fase E, Siswa mampu Memahami konsep komunikasi kantor
Komunikasi kantor
dan Mempresentasikan konsep komunikasi kantor
TUJUAN PEMBELAJARAN

 Siswa dapat Menjelaskan pengertian komunikasi

 Siswa mampu Menemukan komponen/unsur komunikasi
 Siswa bisa Menentukan hal-hal yang menimbulkan komunikasi
 Siswa dapat Mempresentasikan komunikasi dalam kantor.
 Siswa bisa Melakukan komunikasi dalam kentor
PROFIL PELAJAR PANCASILA
 Beriman, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia terbentuk ketika
berdoa sebelum membaca dan mengerjakan tugas.
 Mandiri terbentuk ketika membaca secara mandiri materi dan mengerjakan latihan
soal yang diberikan secara individu maupun dalam kelompok.
 Bernalar Kritis dan Kreatif terbentuk dalam mengerjakan latihan soal dan
mengerjakan LKPD.

1.1 Definisi Komunikasi Kantor

 Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan
bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi
administrasi. Charles E. Redfield ( dalam The Liang Gie, 1992:60) mengemukakan
pengertian komunikasi kanto sebagai berikut: Administrative communication can best be
regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five
elements: A communicator (a speaker, sender; issuer) who transmits (says, sends, issues)
messages (orders, reports, suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience) to
influence the behavior ofthe communicate, as seen in his response (reply,reaction).

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses

penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian
itu bisa dari seorang atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor
baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan
menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.

1.2 Fungsi Komunikasi Kantor

Menurut Scott dan Mitchell (1976), komunikasi mempunyai empat fungsi penting

1) Fungsi Kontrol

a) Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya.

b) Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan
ulang deskripsi pekerjaannya.
c) Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan
komunikasi dengan atasan mereka.
d) Komunikasi informal juga dapat mengontrol mengontrol perilaku
karyawan,misalnya jika salah satu kangawan bekerja terlalu lambata teman yang lain
akan mengkomunikasikan ketidakuasan mereka dengan menjauhi ataupun mengejek
bahvwa yang bersangkutan sangat lambat.

2) Fungsi Motivasi

a) Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai
apa yangtelah mereka lakukan.
b) Sebaik apa mereka mengerjakannya.
c) Dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di
masa depan.
3) Fungs Emosional

a) Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi social;
b) Interaksi social melalui komunikasi (formal maupun informal).
c) Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negative, misalnya
frustrasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada
teman sekerja.

4)Fungsi Informasi

a) Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat

dilakukan oleh pihak (pemimpin. pen) manajemen.
b) Dengan mentransfer data dan alternative pilihanyang ada, individu atau organisasi
akan dengan mudah mengambil keputusan.

1.3 Bentuk Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor terdapat tiga dimensi yaitu :

1) Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication)
dan dari bawah ke atas (upward communication),adalah komunikasi dari pimpinan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic
communication).Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi
ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya
komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah.
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan
kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan
pesanpesanyang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya
berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan
umum.

2) Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. biasanya komunikasi ini
dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontai
pada umumnya bersifat pemberian infomasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan
dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah.
Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.

3) Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat
kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berebeda dan tidak memepunyai
wewenang langsung terhadap pihak lain.

 Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran

 Komunikasi massa yaitu komunikasi dengan sasarannya sekelompok orang
dalam jumlah yang besar , uumnya dikenal.
 Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelomok orang
yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi
langsung dan timbal bailk.
 Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka yang dapat
juga melalui telpon.
 Komunikasi berdasarkan arah pesan
1. Komunikasi satu arah (One Way Communication)
Adalah komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari
pihak komunikator saja dengan tidak memeberi kesempatan kepada komunikan
untuk memeberi respon atau tanggapan.
 Keutungan Komunikasi satu arah
 Lebih cepat dan efesien
 Dalam hal tertentu dapat memeberikan kepuasan kepada komunikator ,
karena pihak komunikan tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan
respon atau tanggapan terhadap hal-hal yang disampaikan komunikator
 Dapat membawa wibawa komunikator (pimpinan) karena komunikan tidak
dapat mengentahui secara langsung atau menilai kesalahan dan
kelemahankomunikator.
 Kelemahan Komunikasi satu arah
  Tidak memberikan kepuasan kepada komunikan, karena komunikan tidak
mepunyai kesempatan untuk memberikan respon atau tanggapan
 Memberikan kesan otoriter
 Dapat menimbulkan kesalahpahaman dan ketidak jelasan sehingga
muncul prasangka yang tidak baik.
2. Komunikasi Dua arah (Two Ways Commuication)
Merupakan komunikasi yang berlangsung anatar dua pihak dan ada timbal balik
dari komunikator maupun komunikan.
 Komunikasi Vertikal yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah
ke atas.

 Komunikasi Horizontal adalah komunikasi yang berlangsung anatara komunikator

dan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama.

A B

 Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada

tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berebeda dan tidak
memepunyai wewenang langsung terhadap pihak lain.

1.4 Unsur- Unsur Komunikasi

Menurut Deddy Mulyana Mengemas unsur komunikasi ke dalam model komunikasi yang
terdiri dari :

a. Komunikator
b. Pesan
c. Saluran
 d. Gangguan
e. Komunikator
f. Umpan balik/feedback

1.5 Asas Komunikasi

a) Kemudahan dalam pengiriman informasi

b) Informasi mudah dimengerti
c) Kesamaan pengertian
d) penggunaan alat komunikasi sederhana
e) bermanfaat dan menguntungkan

1.6 Factor Komunikasi

1. Faktor Penunjang keberhasilan

a. Dilihat dari sisi komunikator

 Kecakapan komunikator
 Sikap Komunikator
 Pengetahuan komunikator
 Keadaan fisik komunikator
 System sosial
b. Dilihat dari susdut komunikan
 Kecakapan komunikan
 Sikap komunikan
 Pengetahuan komunikan
 Keadaan fisik komunikan
 System sosial

2.Faktor Penghabat

 Kecakapan yang kurang baik

 Sikap kurang tepat
 Pengetahuan kurang
 Kurang memahami system sosial
 Prasangka yang tidak mendasar
 Kesalahan bahasa
 Jarak komunikator dan penerima
1.7 Lambang Komunikasi

Lambang dalam komunikasi adalah huruf atau tanda yang mengandung maksud tertentu
yanag digunakan dalam komunikasi. Guna lambang dalam komunikasi adalah sebagai media
yang digunakan komunikasi kantor untuk mempengaruhi komunika agara berbentuk
penegertian yang sama, sehingga warta/pesan/ informasi yang disamapaikan oleh komunikasi
menjadi jelas. Lambang- lambang komunikasi diantara andalah:

1. Lambang bahasa yaitu lamabang yang menggunakan bahasa baik dalam komunikasi
lisan maupun tertulis
2. Lambang gerak yaitu, lambang yang digunakan gerakan anggota badan
3. Lambang suara yaitu almabang yang dapat diterima melalui indra pendengar
4. Lambang warna yaitu lambang yang digunakan warna- warna dalam komunikasi
5. Lambang gambar yaitu, lambang yang digunakan gambar,poster,iklan dll.
 BAB II
KOMUNIKASI TELEPON DALAM
CAPAIAN PEMBELAJARAN
komunikasi melalui Di akhir fase E, Siswa mampu Menerapkan komunikasi melalui telepon
telepon dalam dalam Bahasa Indonesia dan Melakukan komunikasi melalui telepon dalam
Bahasa Indonesia Bahasa Indonesia
TUJUAN PEMBELAJARAN
 Siswa dapat Mengidentifikasi jenis-jenis pesawat telepon
 Siswa mampu Menjelaskan etika menerima telepon dengan benar
 Siswa dapat Melaksanakan panggilan telepon.
 Siswa bisa Mencatat pesan yang disampaikan melalui telepom
 Siswa mampu Mengoperasikan pesawat telepon.
PROFIL PELAJAR PANCASILA
 Beriman, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia terbentuk ketika
berdoa sebelum membaca dan mengerjakan tugas.
 Mandiri terbentuk ketika membaca secara mandiri materi dan mengerjakan latihan
soal yang diberikan secara individu maupun dalam kelompok.
 Bernalar Kritis dan Kreatif terbentuk dalam mengerjakan latihan soal dan
mengerjakan LKPD.
BAHASA INDONESIA
A. Pengertian Telepon

Kata Telepon berasal dari kata tele yang berarti “jauh”, dan phone yang berarti
“bunyi”.Menurut kamus besar bahasa Indonesia, pengertian telepon adalah pesawat dengan
listrik dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya. Menurut
kamus administrasi perkantoran, telepon adalah penyampaian warta dari satu pihak kepada
pihak lain di dalam organisasi sendiri ataupun ke luar kota (atau ke luar kota yang jauh
jaraknya) dengan memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung dari
kedua belah pihak.

B. Macam-macam pesawat telepon

Pesawat telepon dapat diklasifikasi dalam beberapa kelompok,yaitu:

1) Dari segi kapasitas dan kemampuan jangkauannya.

a. Pesawat telepon ekstem, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan
pembicaraan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon.
b. Pesawat telepon intern, yaitu pesawat telepn yang digunakan untuk melakukan
pembicaraan antar bagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gudang kantor,
tanpa menggunkan jaringan telepon ekstern
c. Pesawat telepon intercom, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk
menyampaikan berita di dalam lingkungan kantor atau organisasi perusahaan itu
sendiri, dari satu bagian ke bagian lain, dari seseorang pejabat ke pejabat lain, dengan
menggunakan peralatan yang disebut intercom.

2) Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan

a. Pesawat tunggal/ satu jalur telepon, yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh
masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah. .
b. Pesawat telepon dengan banyak tujuan, yaitu pesawat telepon yang digunakan di
kantor pemerintah/swasta, dimana hubungan telepon masuk dapat diatur
penyampaianya kepada orang-orang yang dituju.
c. Pesawat telepon sistem hunting, yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon
yang digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.

3) Dari segi letaknya

a. Pesawat meja (table phone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
 b. Pesawat dinding (wall phone),yaitu telepon yang dipasang pada dinding tembok.
c. Pesawat mobil, kapal atau pesawat, yaitu telepon yang dipasang dalam mobil, kawat
atau pesawat.
d. Pesawat genggam (handphone), yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa kemana-
mana, biasanya digengam ditangan, diletakkan di dalam tas, atau kantong baju/
celana.

4) Dari segi fungsinya

a. Pesawat telepon informative, yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan
mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan local, interlokal maupun
internasioa, melalui jaringan kabel aupu jaraingan nirkabel.
b. Faksimile yaitu alat eletronik yang berfungsi sebagai alat fotocopy jarak jauh.
c. Pesawat telepon internet, yaitu pesawat telepon yang menggunakan. akses internet de
berkomunikasi.
d. Telepon sms, yaitu teleon ya berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita
lisan, dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui sms.
e. Teleconference, yaitu suatu sistem komunikasi yang memunkinkan beberapa orang
saling betelepon dan saling bertelepon dan saling melihat melalui telepon.
f. Telepon digital, yaitu pesawa telepon yang menggunakan mekanisme mesin.

5) Dari segi jaringan yang digunakan

a. Pesawat telepon jarigan kabel, yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel
telepon.
b. Pesawat telepon nirkabel (telepon satelit) yaitu pesawat telepon ang tdak dihubungkan
dengan kabel telepon, tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi.
D. Macam-macam hubungan telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh melalui alat
elektronik dari satu pihak keada pihak lain. Hubungan telepon dapat dikelookkan menjadi
empat macam sebagai berikut :

a. Hubungan antar bagian, yaitu hubungan langsung antara satu bagian dengan bagian
lainnya dalamatu kantor.
b. Hubungan lokal, yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan
dalam satu lingkup daerah tertentu atau dalam satu kota.
 c. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepn antaa dua orang secara langsung dalam
jarak jauh.
d. Hubungan international, yaitu hubungan telepon langsung jarak jauh dari seseorang
atau organisasi di suatu Negara dengan orang lain atau organisasi Negara lain.

Ditinjau dari cara kerjanya, hungan telepon dapat dibagi menjadi tiga kelompok,sebagai
berikut :

 Hubungan melalui operator

 Hubungan langsung
 Hubunga langsung dengan sms
E. Etika penanganan telepon

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan daam etika bertelepon dikantor, yaitu :

1. Siapkan selalu alat tulis, buku teeon,dan kertas kosong untuk menuangka pesan-pesan
yang diterima dan harus dicatat.
2. Pegang ganggang pesawat telepon.
3. Usahan bunyi nafas teratur dengan baik.
4. Hindari menggunan kata “hallo” saat membuka percakapan.
5. Berusahalah menyimak dengan baik yang dibicarakan penelepon.
6. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon.
7. Berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan.
8. Bicaralah dengan tempo dan suara yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat
dan tidak terlalu lambat.
9. Seorang penelpon sebaiknya megetahui nama siapa yang akadi teepon, jabatannya
dan perusahaanya.
10. Jangan menggunakan pesawattelepon kantor untuk kepentingan pribadi.
11. Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapa di
bantu.

E. Hambatan dalam hubungan telepon

1. Faktor kondisi fisik peralatan telepon

 Suara berisik tidak jelas

 Suara tiba-tiba mengecil
 Saat memutar atau menekan nomor telepotidak mendengar nada kontak
  Tidak terdengar nada sambung
 Tiba-tiba sambungan terputus disaat percakapan berlangsung.

2.Faktor pengguna atau pemakai

 Berbicara berdecak atau sambil makan

 Berbicara mononon dan tidak jelas pengucapannya
 Berbicara terlalu cepat
 Berbicara sambil bergerak ke kanan dan kekiri
 Letak gagang telepon terlalu ke bawah.

LEMBAR KERJA SISWA

Soal!!!
1. Dalam melakukan aktivitas bertelepon sebutkan hubungan telepon apakah yag akan terjadi!
2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis pesawat telepon dari segi jaringan yang digunakan !
3. Sebutkan dan jelaskan empat macam hubungan teepon ditinjau dari segi jarak jangkauann!
4. Sebutkan hambatan hubungan telepon menurut faktor pemakai aau pengguna !
5. Sebutkan langkah-langkah pelayanan telepon dalam bahasa Indonesia!

Soal Praktik!!!

Anda mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon. Sekretaris Asosiasi perusahaan asing
di Jakarta yang beralamat di LTC-Glodok,jl.Hayam wuruk 212, Lt.7 jakarta 11180. Untuk
memberikan informasi bahwa pimpinan anda bersedia hadir pada malam penganugerahan
Marketing award yang diselenggarakan oleh asosiasi perusahan asing di Jakarta, yang akan
dilaksanakan pada hari jumat, 28 sept 2020 pukul 20.00 WIB di Hotel Kasih Sayang Jakarta.
Pimpinan anda meminta anda untuk menenyakan. mengenai nama ruangannya dan beberapa
orang akan confirm pada acara tersebut, serta siapa contact person yang akan dihubungi.
 BAB III
SURAT MENYURAT BAHASA INDONESIA

3.3.Menerapkan tata naskah surat menyurat Bahasa Indonesia

4.3. Membuat naskah surat menyurat Bahasa Indonesia

A.Dasar-dasar Menyurat Bahasa Indonesia

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu
kepada pihak lain atau alat untuk menyampaikan Informasi secara tertulis dari komunikator
kepada komunikan informasi dalam surat dapat berupa pemberitahan, pernyataan, pemintaan,
laporan, pemikiran, sanggahan. Adapula tujuan menulis surat yaitu:
a) Menyampaikan inforasi kepada pembaca surat
b) Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat
c) Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Syarat-syarat surat yang baik yaitu :

a) Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar

b) Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit
c) Bahasa yang digunakan harus bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia.

B.Jenis-jenis surat bahasa Indonesia

1. Berdasarkan wujud surat

 Kartu pos Adalah kartu untuk surat menyurat melalui berita yang sifatnya singkat dan
tidak bersifat rahasia
 Warta pos Adalah sehelai kertas yang telah cetak sedemikian rupa apabila dinyatakan
membentuk sebuah sampul surat.
 Memorandum dan nota mengingat dan instruksi pesan singkat
 Telegram adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan penggunaan atas untuk
mengirim pesan chatting rahasia atau secret chat.
  Surat bersampul adalah surat yang telah di tulis di kertas tersendiri kemudian pada
saat pengiriman menggunkan sampul surat atau amplop

2. Berdasarkan pembuatan surat

a) Surat pribadi
 Surat pribadi bersifat resmi, yaitu surat atas nama pribadi yang dikirimkan ke
instansi resmi/ organisasi-organisasi resmi. Contoh lamaran pekerjaan, surat
cuti, surat sakit dll.
 Surat pribadi tidak resmi, surat yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan,
seperi surat untuk ortu.
b) Surat dinas adalah surat yang berkaitan dengan kegiatan umum organisasi, seperti
surat pengumuman, surat pemberitahuan,dll
c) Surat Bisnis/surat niaga adalah surat yang berkaitan langsung dengan kegiatan
bisnis/kegiatan pokok organisasi contoh perkenalan produk, surat penawaran dll

3. Berdasarkan pesan surat

a) Surat keluarga, yaitu surat yang berisi masalah-masalah keluarga/kekeluargaan

b) Surat setengah resmi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada instansi atau
lembaga tertentu. Contoh surat lamaran pekerjaan, surat permohonan cuti dll
c) Surat niaga, yaitu surat yang di tulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan
berniaga.Contoh surat pesanan barang, surat penawaran dll
d) Surat dinas, yaitu surat yang berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari
suatu lembaga atau ke organisasian. Contoh surat keputusan, surat perintah, surat
perjalanan dinas.
e) Surat pengantar, yaitu surat yang ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai
pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat

4. Berdasarkan keamanan surat

a) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang apabila isisnya diketahui oleh yang tidak berhak
maka akan mengacam keamanan Negara.
b) Surat rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka
akan menimbulkan masalah
c) Surat konfidensial, yaitu srat yag isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan terbatas
dalam suatu organisasi.
 d) Surat biasa, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak
(umum)tidak menimbulkan masalah.

5. Berdasarkan tata aliran surat

a) Surat keluar, yaitu surat yang diterima oleh suatu organisasi

b) Surat masuk, yaitu surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi

6. Berdasarkan jumlah pembaca surat

a) Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak
lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.
b) Surat edaran adalah surat yang dikirim kepada beberapa orang baik dedalam maupun
di luar kantor yang bersangkutan
c) Surat biasa, yaitu surat yang khusus dikirim kepada seseorang yang namanya sudah
tertera pada alamat surat dan isinya hanya diketahui oleh orang yang dituju.

7.Berdasarkan cara pengirimannya

a) Surat pos adalah surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengirimanlainnya
b) Telegram/telex,yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat
telegram/telex
c) Faxcimile,yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile
d) Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

C.Fungsi surat

a) Sebagai alat untuk menyampaikan informasi

b) Sebagai alat pengingat
c) Sebagai bukti historis
d) Sebagai alat bukti tertulis
e) Sebagai duta organisasi
f) Sebagai pendoman
g) Sebagai sarana formasi

D.Perlengkapan surat

a) Kertas surat
 b) Ukuran kertas
c) Sampul surat
A. Lipatan surat
 Standar fold ( lipatan baku) adalah lipatan yang membagi kertas menjadi tiga bagian,
kemudia bagian bawah kertas dilipat ketas, sedangkan bagia atas dilipat kebawah.
 Low standard fold (lipatan baku rendah) adalah lipatan yang membagi kertas menjadi
tiga bagian, tetapi salah satu sisinya (biasanya di bagian bawah) lebih pendek dari
yang lainnya.
 Low accordion fold (lipatan akordion rendah) adalah lipatan ganda sejajar tapi bagian
atas lipatannya di balik kebelakang dengan salah satu ujung suratnya (biasanya di
bagian bawah) lebih pendek dari yang laiinya.
 Accordin fold (lipatan akordion) adalah lipatan ganda sejajar tapi bagian atas
lipatannya dibalik ke belakang.
 Parrarel double fold (lipatan ganda sejajar) adalah lipatan yang dilakukan dengan
membagi surat menjadi dua bagian (seperti lipatan tunggal) kemudian dilipaat lagi
menjdi dua dengan sisi yang sama.

Jenis kertas yang sering dipakai dalam kegiatan surat menyurat antara lain:

 Kertas onion skin, yaitu kertas kop surat yang digunakan pada perusahaan swasta.
 Kertas HVS putih merupakan kertas kop surat yang digunakan lembaga pemerintah
untuk penulisan laporan
 Kertas doarslag adalah surat yang biasanya digunakan sebagai tindasan apabila
menggunakan mesin keti/tik
 Kertas stensil digunakan untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

E.Bagian-bagaian surat

a) Kepala surat/kop merupakan bagian teratas dalam surat. Yang terdiri dari :

Alamat instasni/perusahaan/organisasi

Lambing/logo instasni/perusahaan/organisasi

Alamat instasni

Nomor telepon,kode pos,alamat email

Contoh:
PEMERINTAH KOTA MADYA JAKARTA PUSAT SUKU

DINAS PENDIDIKAN MENENGAH TINGGI

Jalan selamba Raya No. 15 telp (021) 1111222- faks (021)111222

b) Tempat dan tanggal surat.

Contoh:Jakarta,3 januari 2021

c)Nomor surat

3 fungsi/ kegunaan nomor surat antara lain:

Untuk mengetahui beberapa banyak surat yang sudah di keluar

Mudah dalam pengecekan

*Mudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dalam dokumen

Contoh:422/SMK.TN/05/X/2021

422

SMK.Tn

05

2021

:kode surat

:Nama Instansi

:jumlah surat yang keluar

:bulan pembuatan surat

:tahun

[00.40, 29/8/2022] Sherly✨: d)Lampiran surat merupakan bagian penjelas yang

menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat
tersebut.
e)Prihal surat/pokok surat.Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai
pokok isi surat sebagai inti yang akan dibahas dalam surat. Secara umum tata cara penulisan
prihal sebagai berikut:

1. Setiap awal kata ditulis dengan huruf capital

2. Prihal tidak boleh menggunakan huruf kaptal semua kecuali kepada

f)Alamat tujuan

Terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar yang ditulis di sampul
surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat).

Contoh:Yth.Bapak Sugiono

Kepala SMA Karang Tengah 01

Di Tempat

g)Salam pembuka

Pemakai slam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan namun salam
pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku. Pada surat lembaga pemerintahan penulisan
salam pembuka tidak wajib.contoh kalimat salam pembuka

·Dengan Hormat

·Assalamualaikum wr.wb.

·Salam sejahtera dll

h)Isi surat

·Alinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk segerah mengetahui masalah
pokok surat. Contoh kalimat alinea pembuka

keterangan,Contoh kalimat,Contoh alinea pembuka. pada surat,Kami beritahukan

bahwa.....,Alinea pembuka pada jawaban surat,Sehubung surat
saudara,Alinea pembuka berdasarkan informasi,

*Berdasarkan iklan saudara harian..... terbit tanggalSetelah membaca iklan saudara

terbit....terbitan,
Alinea isi yaitu seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan penutup. Alinea isi
berisikan uraian,keterangan, atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang sudah terdapat
dalam alinea pembuka.

Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah selesai alinea
ini berisi kesimpulan, mengemukkan harapan atau imbauan dengan mengucapkan terima
kasih. Contoh atas perhatian saudara kami ucapkan limpah terima kasih, demikian laporan ini
kami sampaikan mendapatkan perhatian saudara, dll.

i) Salam penutup

j)Nama pengirim

k)Nama penanggung jawab/penandatangan/penulis

[00.41, 29/8/2022] Sherly✨: F. Bentuk-bentuk surat

1. Full block style (bentuk lurus penuh) adalah surat yang semua bagian-bagiannya diketik
dari marg kiri.

Ket:1.Kop surat

5.Hal

6.Surat yang ditujukan

3.Nomor surat

2.Tanggal dibuatnya surat

7.Salam pembukaan

4.Lampiran

8a.pendahuluan isi surat 8b.penjelasan isi surat

11.Tanda tangan

10.Nama jabatan

9. Salam penutup

8c.pentup isi surat

12.Nama yang mendatangani

13.tembusan

14.Halaman lamipran surat/inisial

Contoh:

PT.SURYA MANDIRI

Jln. Raya Sawangan No. 10, Telp 021-7761516

Pancoran Mas-Depok

No

:10/P/XI/08

2 November 2008

Lamp

Hal

-:

:pindah alamat dan perubahan nomor telepon

Yth.Rekanan PT SURYA MANDIRI

Jakarta

Dengan Hormat,

Kami beritahukan kepada rekanan bahwa mulai tanggal 2 januari 2009 kantor PT. Surya
Mandiri pindah di jln. Raya Sawangan No.10 ke jln.Pandang raya no.07.

Akibat kepindahan tersebut, nomor telepon kami juga mengalami perubahan dari nomor lama
menjadi (021) 7801910. Atas perhatian rekanan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir.Edi Supriyanto

3. Block style (bentuk lurus ) adalah bentuk yang mirip dengan bentuk surat lurus
penuh. Perbedaanya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama
 organisasi/perusahaan, nama penanda tangan, dan nama jabatan penanda tangan yang
di ketik di sebelah kanan.

G. Jenis-jenis surat bahasa Indonesia sesuai standar

1. Surat pribadi

Adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi.Cirri-ciri surat pribadi sebagai
berikut:

a. Tidak menggunakam kop surat/kepala surat

b. Tidak menggunakan nomor surat

c.Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat

d. Format surat bebas.

2.Surat resmi

Adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi,baik yang ditulis
perseorangan, instansi,lembaga maupun organisasi.ciri-ciri surat resmi adalah:

Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkanya adalah lembaga atau organisasi

Menggunakan nomor surat, lampiran,dan prihal

Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi,

Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku

Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi.

3.Surat dinas

Adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor atau kegiatan
dinas.

Cirri-ciri surat dinas:

Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

Menggunakan nomor surat, lampiran dan prihal

✓ Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi

Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentu

4. Surat lamaran pekerjaan

5. Surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan,
'upacara, dengan harapan agar penerimaan undangan dapathadir pada eaktu dan tempat yang
telah ditetapkan.

6. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai phak
yang bentuk dan isinya sama. Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang
ditunjukkan kepada pejabat/pegawai.Macam-macam surat edarana:

Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang
bersifat nasional.

Surat edaran dari instansi pemerintah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan
peraturan di lingkungan instansi tersebut.

Surat edaran dari perusahaan terdiri dari surat edaran khusus adalah surat pemebritahuann
sesuatu yang ditunjukan untuk satu lingkungan tertentu dan surat edaran umum adalah surat
cdiaran Lniuk miemterkenalkan Jasa Perusahaan daun hasl Produk dardi Keselurian lapksan
masyarakat/khalayak.