TATA KERJA,

PROSEDUR KERJA
DAN SISTEM KERJA
DALAM KANTOR
MANAJEMEN PERKANTORAN
Enny Diah Astute, S.P., M.M.
Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang
efisien atas suatu tugas atau pekerjaan dengan
memperhatikan dari segi tujuan, peralatan, fasili-
tas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang
tersedia

Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja

Yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan
yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian
sesuatu bidang tugas

Sistem Kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan

prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu
kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan
sesuatu bidang pekerjaan.
Manfaat Tata kerja,
Prosedur dan Sistem Kerja
1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan
penjabaran tujuan, sasaran, program kerja,
fungsi-fungsi dan kebijaksanaan kedalam
kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
2. Bila dilakukan dengan tepat, maka dapat
diciptakan standarisasi dan pengendalian
kerja dengan setepat-tepatnya.
3. Sebagai pedoman kerja bagi semua pihak
yang berkepentingan
Asas-asas Penyusunan 1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara
sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual
Tata Kerja, Prosedur atau pedoman kerja pelaksanaannya.
Kerja dan Sistem Kerja 2. Harus dikomunikasikan atau dikonfirmasikan secara
sistematis kepada semua pihak yang bersangkutan
atau yang berkepentingan.
3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang
berlaku dan dengan kebijaksanaan umum yang
ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
4. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan
secara efisien serta menciptakan jaminan yang
memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada dibawah pengendalian organisasi
5. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi
kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan
dengan keadaan
Asas-asas Penyusunan Tata Kerja,
Prosedur Kerja dan Sistem Kerja
1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggungjawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing
serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
3. Setiap pemimpin satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan
menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
4. Setiap pemimpin organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan
laporan guna sebagi bahan pengambilan keputusan, penyusunan
laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan
5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuanorganisasi wajib
memberikan tembusan satuan organisasi lainnya yang secara
fungsional mempunyai hubungan kerja.
Simbol-simbol dalam prosedur kerja

trol atau check) mengenai mutu atau

kualitas (quality)
Simbol-simbol dalam prosedur kerja
Kegunaan simbol-simbol dalam prosedur

Simbol digunakan sebagai tanda dalam membuat skema arus kerja

atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui :

1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah

yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas
2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau
jenis pekerjaan termak-sud maupun waktu seluruhnya yang diperlukan untuk
penyelesaian tugas termaksud.
3. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya.
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan
pekerjaan yang bersangkutan.
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang
kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6. Apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan
kapasitas yang semestinya.
7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi
Contoh
Penyederhanaan Kerja
WORK SIMPLIFICATION

Penyederhanaan kerja adalah :

Proses kegiatan yang harus dilakukan secara
rasional, untuk menerapkan tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja baru yang lebih : mudah,
baik, tepat, praktis dan efisien demi tercapainya
tujuan
Penyederhanaan kerja akan mudah untuk dilakukan apabila :
a) Adanya organisasi yang efisien
b) Adanya pimpinan yang tangguh dan bersih, serta mau
mendahulukan kepentingan kelompok atau bawahan daripada
kepentingannya sendiri.
c) Proses pengambilan keputusan dilaksanakan dengan cepat
dan tepat
d) Terdapatnya alat-alat pengendalian yang tepat, antara lain:
1)Ketepatan penggunaan formulir
2)Perencanaan yang mantap
3)Pengumpulan dan pengolahan data dilakukan secara efektif
4)Penataan dan pemanfaatan berkas laporan secara maksimal
5)Adanya kejelasan dan dimanfaatkannya buku pedoman.
6) Penerapan anggaran sesuai dengan kebutuhan.
e) Ketepatan didalam pemanfaatan waktu dan gerakan-gerakan
badan dalam melaksanakan pekerjaan
f.
Penyederhanaan kerja

f. Ketepatan di dalam bidang perkantoran meliputi :

1) Penggolongan, penyimpanan, dan pemeliharaan
berkas serta penetapan jangka waktu penyimpanannya.
2)Tata ruang yang tepat dan pemanfaatan ruang kerja
3) Pemanfaatan tenaga kerja, peralatan dan perabotan
kantor.
4) Penggunaan skema-skema atau bagan-bagan arus
kerja sebagai alat bantu kerja
5) Sistem Penggandaan
6) Pengolahan surar menyurat
7) Tata kearsipan
8) Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang
tepat
9) Tata komunikasi
10) Penyusunan tumpukan barang persediaan dengan
menerapkan azas FIFO (First In, First Out)
Penyederhanaan kerja

Dibidang prosedur kerja antara lain meliputi usaha :

1) Mengotomatisasikan pekerjaan-pekerjaan rutin
2) Mempergunakan alat-alat kerja bantuan seperti skema arus
kerja, daftar tugas, manual dan sebagainya.
3) Mengatur kembali frekuensi kerja dan pembagian kerja
4) Penertiban sistem penataan dan pengumpulan data
5) Penertiban pembuatan dan penggunaan formulir-formulir
Penyederhanaan kerja

Hasil utama yang ingin dicapai melalui analisis

penyederhanaan kerja adalah :
mengarahkan organisasi, tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja, yang berorientasi kepada kemajuan,
pengembangan, dan pendayagunaan

Salah satu contoh, misalnya pada sistem kepegawaian.

Sistem ini akan terdiri atau prosedur pengadaan pegawai,
prosedur pendidikan dan latihan pegawai, prosedur pengajian,
penilaian, dan prosedur-prosedur lainnya yang masing-masing
terdiri pula atau tatakerja
.
 TUGAS

Membuat prosedur kerja di perusahaan

tempat anda bekerja

Penggumpulan Tugas isi dengan link URL *

AP 19 202
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeKyVbOnKSX5oaSu
8SYsDzczVGUL5hIgxDqbN77117RM1wfTw/viewform?usp=pp_url

AB 19-201 AP 19-201
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd1Qk6h https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeKyVbOn
z8mYhAJLvsyxjQffsZxs2gE8UxBzwAWDes_Bw1DMog/v KSX5oaSu8SYsDzczVGUL5hIgxDqbN77117RM1wfTw/vie
iewform?usp=pp_url wform?usp=pp_url
Thank You
Click icon to add picture
Click icon to add picture