TATA KERJA, PROSEDUR KERJ DAN SISTEM KERJA 1, PENGERTIAN Dalam mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan penge tian untuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya. ‘Tatakerja_merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhas guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal. Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan bai ‘mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan ter but harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar peker} tersebut dapat diselesaikan. Sistem " merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi sat sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu. peke jaan. Misalnya: Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadarma adalah sebagai berikut i. Mengklasifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesi 42... Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama penga- rang maupun gabungan keduanya (Melaksanakan pengkodean buku = coding), 3. Mengatur buku-buku yang sudah diberi kode di tempat yang sudah dise- | diakan. | 4. Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga | tersusun rapi seperti semula, Dari contoh tersebut untuk masing- masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja dan prosedurnya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik. Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur maupun sistem merupakan satu kesatuan yang. bulat artinya ketiga-tiganya merupakan tindak Janjut dalam rangka pelaksanaan suatu. bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelak- sanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoor- dinir dan terkontrol dengan baik. 2. PRINSIP-PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA, PROSE- DUR DAN SISTEM KERJA Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata Kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berkut: 1) | 1. | Tata kerja, prosedur kerja dan sistem taim,ketia hacus,disusam,dengan mempertati- kan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi Iuas, macam dan sifat dari, tugas atau pekerjaan, 2. Untuk mempersiapkan hhal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedumya. 4, Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang. harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud, (contoh dalam gambar 1). Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prose- dur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul- betul terdapat saling hubungan, yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan 6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud. 1) FX Soedljadi. MPA, Drs, 0 & M Organization and Methods Penunjang Berhaslmya proses manajemen, CV Haji Masagung, cetakan kedua, 1989, hal 86 357. Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tena, kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ifi dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedir kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melaink: berdasarakan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaj- kkan suatu bidang pekerjaan tertentu, DAFTAR PEKERJAAN PETUGAS (Untuk Evaluasi Kerja dan Pembuatan Skema Arus Kerja) Nama Pegawai Jabatan Golongan sa kerja Kep. seksi Nomor Keterangan tentang Jumlah jam kerja Pekerjaan Pekerjaan seminggu utk tia Jenis pekerjaan 1 Memeriksa nama, slip. disposisi dari 6 jam kepala Bidang 2 Memproses pekerjaan sebagai disebutkan 5 jam dalam disposisi tersebut 3 Mencari referensi dan peraturanan yang 4 jam berhubungan dengan pekerjaan seksi/ bidang 4 ‘memperhatikan sifatnya*) dalam proses kerja | 4 jam 5 Meneruskan hasil kerja staf kepada Kabid 5 jam 6 | _ Mengecek rencana-rencana kerja & operasi | 6 jam pelaksanaannya i Mempersiapkan laporan kerja seksi 10 jam JUMLAH SELURUH JAM KERIA SEMINGGU, 40 jam TANGGAL | UNIT DISAHKAN OLEH | TANDA TANGAN & saci sade usta) ann JABATAN PENGAWAS, *) Misalnya: sangat rahasia, rahasia, sangat segera, segera, biasa dansebagainya. Gambar 5. Contoh daftar tugas untuk mempersiapkan prosedur 56Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa se- hingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability and flexibility) . Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap schingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus Iuwes yaitu masih memungkinkan diadakannnya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah scorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya. Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya diper- ‘gunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-te- patnya, Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus kerja (work flow chart) atau skema’ proses Kerja (Work prosedures chart). Khusus tentang hal ini periksa uraian D di bawah. Dan akhimya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja ‘yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman (manuals) tentang hal-hal itu mutlak perly dipersiapkan, untuk itu maka adanya staf khusus sebagai O & M Spesialist adalah mutlak diperlukan. 37A. Soal Multiple Choise 38 2. Coding adalah: 3. Yang tersebut di bawah ini merupakan prinsip pemakaian tata kerja, prosedi 4, Stabilitas dalam tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja di maksudkan ag: 5. Pelaksanaan suatu tata kerja, sistem kerja maupun prosedur kerja yang ti PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL 1, Suatu cara untuk melaksanakan pekerjaan dengan benar dan berhasil guna dis but: car Tata kerja ¢. Prosedur Kerja b. Istem kerja d. Prosedur tata kerja a. Mengklasifikasikan buku ke dalam golongan masing-masing, b. Mengatur buku yang sudah diberi kode-kode tertentu. ¢< Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama peng}- rang atau keduanya, d. Memberikan buku pada tempat yang sudah ditentukan, kerja dan sistem kerja kecuali: a. Mempersiapkan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dengan bai haruslah terlebih dahulu mempersiapkan penjelasan mengenai tujuan pok organisasi, skema, analisa jabatan maupun jabatan yang diisi. Memilih salah satu bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedumya, Menjelaskan bagan prosedur kerja kepada yang berkepentingan. d. Menjelaskan daftar dari setiap bagan pekerjaan secara mendetail dibs beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tug: yang termaksud. a. Ketiga kegiatan di atas mengandung unsur tetap yang menjamin kelancar dan kemantapan kerja Ketiga hal tersebut bisa menghasilkan pekerjaan yang konsisten. c. Ketiga hal tersebut menjadi unsur tetap dari setiap pelaksanaan kegiata kerja, 4. Kegiatan ketiga hal tersebut adalah tetap sepanjang waktu, kaku di samping masih bisa memungkinkan adanya pergantian tugas yang bail merupakan salah satu sifat tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja yan disebut sebag. a. Stabilitas ©. Skematis b. Fkelsibelitas 4. Kontinuitas1 B. Pertanyaan Essay ‘Mengapa tata kerja, sistem kerja maupun prosedur kerja merupakan satu kesa- ‘uan yang bulat, Jelaskan dengan singkat. Jelaskan perbedaan pengertian antara tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja Dari ketiga kegiatan tersebut menurut saudara mana yang paling penting ? Sebutkan prinsip-prinsip yang harus dipakai dalam penggunaan tata kerja, sistem kerja dan prosedur Kerja. Apa kegunaan prinsip-prinsip tersebut bagi pelaksanaan kegiatan ketiga hal tersebut Buatlah daftar kegiatan pelaksanaan pekerjaan saudara selama satu minggu (40 jam). Urutkan dari pekerjaan yang paling penting dan mendesak untuk dilakukan sampai dengan pekerjaan yang relatif kurang penting pengerjaannya, dalam sminggu ini Mengapa dalam tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja harus selalw disusun ‘untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibelitas ? Jeluskan dan beri contohnya, Jelaskan pengertian updateness suatu penyususnan sistem, prosedur dan tata kerja, 59)