IX.

PENGORGANISASIAN MUTU

A. Pertimbangan dalam Pengembangan dan Pengoperasian Organisasi Mutu

Adalah sangat penting untuk mengupayakan organisasi mutu terpadu dapat efektif dan ekonomis di
seluruh perusahaan. Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam mengembangkan organisasi mutu
meliputi:
1. Tanggung jawab, wewenang, akuntabilitas dan hubungan mutu dari setiap individu atau
kelompok yang menentukan mutu di dalam perusahaan.
2. Bidang – bidang yang sama untuk fungsi kendali mutu.
3. Kepemimpinan manajemen yang harus terus menerus di dalam pembentukan dan
pemeliharaan organisasi mutu.

Organisasi mutu akan tangguh kalau sistem mutu terpadu yang menjadi landasan manajerial dan
teknologinya juga baik. Organisasi dan sistem mutu memiliki hubungan timbal balik yang sepadan,
tidak mungkin organisasinya baik kalau sistem mutunya buruk.

Organisasi mutu masa kini memiliki karateristik sbb:

1. Program mutu sebagai suatu kelompok disiplin mutu yang sistematik , terkoordinasi pada
semua fungsi di seluruh perusahaan / pabrik; tidak merupakan fungsi tunggal seperti pada
masa lalu.
2. Program mutu selalu pada kontak langsung dengan pembeli atau pelanggan, menjadikannya
sebagai umpan balik bagi perusahaan
3. Program mutu harus diorganisasikan dengan baik untuk realistik, oleh.karena masalah mutu
tidak memperhatikan batas – batas fungsional.
4. Operasi yang berkaitan dengan masalah mutu demikian luasnya, kompleks memerlukan
pengendalian terpadu, merupakan kepentingan utama, bukan kepentingan kedua.

Pengaruh pengendalian mutu terpadu pada organisasi perusahaan secara keseluruhan,

menjadikan implementasi perihal yang manajerial dan yang teknis dari aktivitas mutu yang
berorientasi kepada pelanggan sebagai tanggung jawab semua pihak di dalam organisasi. Dampak
masalah mutu dapat ada pada seluruh organisasi, sehingga semua masalah yang berkaitan dengan
peningkatan mutu menjadi tanggung jawab manajerial yang primer. Pada waktu lalu departemen
kendali mutu mungkin hanya melihat / menangani 20% masalah mutu.

Organisasi mutu pada perusahaan merupakan komponen organisasi yang dibentuk oleh
manajemen sebagai titik poros organisasi kendali mutu terpadu untuk tugas menyiapkan pemaduan
dan kendali yang diperlukan untuk berbagai aktivitas perorangan atau kolompok orang yang
bekerja. Dengan fungsi kendali mutu terpadu ini maka komponen pengendalian mutu yang masing-
masing ada di rekayasa, pembikinan, pemeriksaan dan pemasaran dapat berfungsi lebih besar / kuat.

Membentuk organisasi mutu yang memadai adalah menyangkut hubungan manusia, sehingga
bagaimana hubungan struktural yang efektif dan bermanfaat untuk peningkatan mutu di dalam
organisasi dapat ditemukan. Bagaimana organisasi membangkitkan semangat, memotivasi karyawan
memiliki kesadaran mutu yang tangguh. Kesadaran memang tergantung pada banyak hal akan tetapi
sikap manajemen sendiri terhadap mutu akan sangat mempengaruhi sikap karyawan secara
keseluruhan.

Page 1 of 5
Ditemui seringnya pembentukan struktur organisasi mutu terpadu kurang memadai, sehingga tidak
dapat bekerja seperti yang diharapkan. Hal ini disebabkan antara lain:
 Hanya sebagai reaksi terhadap masalah mutu atau hanya untuk mengembangkan aspek –
aspek kendali mutu, tidak dipikirkan secara tepat dan mendalam.
 Sebagai tanggapan jangka pendek terhadap tekanan mutu seperti mengurangi biaya
kegagalan, adanya ancaman keamanan produk.
 Pekerjaan mutu dilakukan bukan sebagai bagian pengendalian mutu terpadu secara
keseluruhan perusahaan, tidak terkoordinasi. Misalnya hanya tanggung jawab kelompok
fungsional tertentu.
 Organisasi mutu sering dilihat hanya mempunyai hubungan dengan komponen pekerjaan
tertentu, sebagai embel - embel saja. Kurang dasar analisisnya, sedikit hubungan
langsungnya dengan masalah mutu, hanya menciptakan mekanisme untuk laporan saja.
 Organisasi mutu yang dikembangkan secara formal sering tidak memadai di dalam
memberikan pelayanan kendali mutu.
 Membentuk organisasi mutu terpadu hanya menambahkan penerapan suatu metode saja
misalnya pengambilan sample pada aktivitas tertentu di tempat kerja.
 Kurangnya keterpaduan berbagai aktivitas, perencanaan pengendalian mutu yang tidak
teratur, terpotong – potong tanpa saling berhubungan.
 Kecampuradukan tanggung jawab dan koordinasi yang dapat menimbulkan konflik,
menjadikan sulit untuk mensinkronkan aktivitas, dan menurunkan minat untuk mencapai
mutu produk.

B. Prinsip Pengorganisasian

Ada dua prinsip mendasar yang perlu diperhatikan untuk penyusunan struktur organisasi mutu agar
menjadikan efektif untuk menangani pekerjaan pengendalian mutu. Yang kesatu: mutu adalah
pekerjaan setiap orang dalam bisnis. Yang kedua: karena mutu merupakan pekerjaan setiap
orang dalam bisnis, ia dapat menjadi bukan pekerjaan siapapun.

1. Prinsip kesatu, Mutu adalah pekerjaan setiap orang dalam bisnis

Tanggung jawab dan wewenang mutu ada di dalam keseluruhan organisasi perusahaan, pada tiap –
tiap kelompok fungsional utama memiliki tanggung jawab dan wewenang utama atas mutu produk
dan pelayanannya yang ditangani. Untuk itu tanggung jawab dan wewenangnya ada di dalam semua
bagian departemen atau kelompok fungsional di perusahaan / pabrik tersebut. Secara singkat dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. Perencanaan, Pemasaran, dan Penjualan produk: penentuan produk yang dapat memenuhi
keinginan dan kebutuhan pelanggan, penyajian data mutu produk kepada pelanggan,
pentuan standar mutu bersama pelanggan
b. Rakayasa Produk: merekayasa / merancang produk yang asli, penulisan spesifikasi,
pembuatan garansi, pemilihan bahan, toleransi, dan karakteristik operasi.
c. Rekayasa Pembikinan: pemilihan perlengkapan mesin dan proses, rancangan alat Bantu / jig
yang cocok, analisis kesulitan pembuatan, pemilihan metode, pengembangan tempat kerja,
penyediaan kondisi kerja yang sesuai
d. Pembelian: pemilihan penjual dan jaminan mutu yang diminta dari penjual.
e. Laboratorium : pemeriksaan standar mutu bahan dan proses, persetujuan atas bahan yang
dibeli atau diproses, rekomendasi teknik pemrosesan khusus.
Page 2 of 5
 f. Fasilitator produksi: pengusulan pendidikan / latihan operator, pemeliharaan fasilitas,
interpretasi gambar / spesifikasi, kendali pada komponen yang sedang dibuat pada waktu
yang sedang dilaksanakan.
g. Karyawan produksi: memenuhi / memelihara keterampilan atau kompetensi kerja,
ketelitian, kecakapan kerja.
h. Pemeriksaan dan pengujian: penilaian mutu bahan dan komponen masuk , menilai
kesesuaian komponen yang dibuat dan rakitannya terhadap spesifikasinya produk.
i. Pengemasan dan pengiriman: untuk kecukupan standar pengemasan, pengangkutan &
pengiriman.
j. Pelayanan Produk: informasi tentang produk, prosedur pengoperasian, pemeliharaan

2. Prinsip kedua, Karena mutu pekerjaan setiap orang, ia dapat menjadi bukan
pekerjaan siapapun

Agar pekerjaan mutu tidak terabaikan, maka fungsi kendali mutu harus memiliki kewenangan dasar
dua macam yang harus dinyatakan secara formal, yaitu yang meliputi:
 Menyediakan penjaminan mutu bagi produk bisnis
 Membantu dalam menjamin biaya mutu yang optimum

Untuk melaksanakan dua kewenangan dasar tersebut, fungsi kendali mutu harus dibebankan tiga
tanggung jawab utama yaitu:
 Tanggung jawab bisnis: tanggung jawab yang membuat kendali mutu memberikan
tanggung jawab utama dan langsung pada perencanaan & implementasi bisnis bagi
pertumbuhan pasar perusahaan, kendali biaya, dan produk sesuai dengan keinginan &
kebutuhan pelanggan.
 Tanggung jawab sistem: menjadikan kendali mutu dapat menyediakan kepemimipinan
kerekayasaan dan manajemen mutu terpadu yang kuat untuk menjamin mutu produk.
 Tanggung jawab teknis: yang menjadikan kendali mutu menyediakan kendali operasi
utama dan aktivitas-aktivitas penjaminan mutu.

Ketiga tanggung jawab tersebutlah yang memberikan pekerjaan pada fungsi kendali mutu lebih
besar. Dari tanggung jawab itu menjadikan kontribusi fungsi kendali mutu amat esensial dan positif
bagi kesehatan perusahaan. Namun jika fokus pekerjaan fungsi kendali mutu masih saja terbatas pada
masalah teknis, inilah yang kemudian kalaupun sudah dibentuk organisasi mutu diperusahaan, namun
tetap saja terasa tidak meningkatan mutu produk perusahaan.

3. Tanggung Jawab Manajemen Umum dalam Implementasi kedua prinsip

Agar implementasi kedua prinsip pengorganisasian mutu dapat tepat, manajemen umum perlu
membuat dukumentasi tentang stuktur organisasi mutu perusahaan secara jelas dan rinci
seperlunya dan mengkomunikasikan ke seluruh karyawan. Dengan demikian tiap individu atau
kelompok di seluruh perusahaan mengerti tentang akuntabilitas kerja mereka atas pemenuhan hasil
kerja yang berorientasi kepada pelanggan.

Karena di dalam sistem mutu terpadu ini memang memerlukan koordinasi dan pemaduan berbagai
aktivitas bidang – bidang kerja yang sangat tinggi, maka untuk sinkronisasi, pengupayaan kerja sama
dan kelancaran hubungan kerja diperlukan adanya identifikasi dan dukumentasi hubungan tipikal,
bagian kegiatan yang dikerjakan bersama, pekerjaan yang overlapping. Data ini kemudian dapat
Page 3 of 5
bermanfaat untuk dianalisis, guna membangun tanggung jawab mutu dari masing – masing bidang
kerja.

4. Perincian / sub fungsi Kendali Mutu

Untuk kewenangan dasar, tanggung jawab, dan akuntabilitas serta hubungan kerja dalam organisasi
perusahaan maka komponen organisasi kendali mutu rincian fungsinya meliputi:
 Rekayasa kendali mutu: mengembangkan perencanaan mutu perusahaan dan kontribusi dalam
mengiplementasikannya.
 Rekayasa kendali proses: memantau penerapan kendali mutu pada perusahaan, secara bertahap
menyesuaikan / mengganti kebijakan atau aktivitas mutu untuk peningkatan / pemeliharaan mutu
produk.
 Rekayasa perlengkapan informasi mutu: merancang dan mengembangkan perlengkapan pengujian
dan pemeriksaan mutu untuk mendapatkan pengukuran , pengendalian, dan informasi mutu yang
diperlukan.

C. Langkah – Langkah Pengembangan Organisasi

Tiap perusahaan memiliki karakteristik masing- masing baik dalam produknya, latar belakang
sejarah keberadaannya, dan kondisi kerjanya. Untuk itu sangat dimungkinkan bahwa tiap perusahaan
akan mengadaptasi struktur organisasi mutu menurut keadaannya masing – masing.

Namun enam langkah berikut ini dapat sebagai pedoman dalam penyusunan stuktur organisasi mutu
agar dapat memberikan sistem / mekanisme kerja kendali mutu yang baik.
1. Mendifinisikan maksud mutu perusahaan, yang harus direalisasikan oleh organisasi mutu.
2. Membuat tujuan – tujuan yang harus dicapai oleh organisasi untuk maksud tersebut di atas.
3. Menentukan aktivitas dasar untuk mencapai tujuan organisasi yang akan dicapai. Dan
klasifikasikan aktivitas dasar tadi ke dalam sejumlah fungsi.
4. Gabungkan fungsi - fungsi dasar ini ke dalam paket – paket pekerjaan. Paket pekerjaan
dinyatakan dapat dibentuk kalau dapat menjawab pertanyaan berikut dengan ‘ya’ atau
‘dapat.’
 Apakah posisi tersebut terdiri dari tanggung jawab yang logis & terpisah?
 Apakah posisi tersebut jelas dan pasti dalam kaitannya dengan maksud, tujuan dan hasil
yang akan dicapai?
 Dapatkah satu individu dibebani dengan paket pekerjaan tersebut, dan layak untuk
penilaian kerja individu ybs?
 Apakah fungsi – fungsi tersebut erat hubungannya dan apakah dapat menyatu?
 Apakah posisi tersebut memiliki tanggung jawab sebanding dengan wewenangnya?
 Apakah posisi tersebut memiliki hubungan yang tidak menyulitkan, dapat bekerja sama
dengan posisi lainnya?
 Dapatkah orang – orang tertentu yang melapor, pada pemegang posisi sungguh –
sungguh dapat diawasi?
5. Konsulidasikan paket pekerjaan ke dalam komponen organisasi mutu yang paling cocok
dengan karakter perusahaan.
6. Tempatkan komponen organisasi mutu tersebut pada bagian organisasi perusahaannya yang
lebih besar. Bangun hubungan antara komponen organisasi dengan pertimbangan:
keefektifan, keekonomisan, dan sesedikit mungkin terjadinya gesekan dalam bekerja .

Page 4 of 5
D. Penempatan Fungsi Kendali Mutu

Dimana fungsi kendali mutu akan ditempatkan di dalam organisasi perusahaan yang lebih besar?
Tentunya tidak ada jawaban pasti, karena tiap perusahaan memiliki kondisi yang tidak sama. Mereka
memiliki antara lain tujuan, karakteristik, filosofi organisasi,dan teknologi yang berbeda. Maka
dalam menempatkan komponen kendali mutu juga akan beraneka ragam.

Namun kecenderungannya perusahaan melihat pentingnya masalah mutu dengan makin tumbuhnya
dalam memberikan pengakuan pada komponen kendali mutu. Semakin banyak komponen fungsi
kendali mutu yang ditempatkan sejajar dengan fungsi lini utama dalam perusahaam. Fungsi kendali
mutu sudah harus melapor langsung ke manajemen umum.

Dalam pengendalian mutu terpadu ini telah banyak perusahaan yang berhasil untuk mengembangkan
fungsi kendali mutu pada semua fungsi lini utamanya, sebagai berikut:
 Komponen pemasaran, mengevaluasi keinginan / kebutuhan mutu para pembeli, dan
menentukan harga yangakan dibayar pembeli untuk berbagai tingkatan mutu.
 Komponen rekayasa, menerjemahkan permintaan pasar pada rancangan, gambar, dan
spesifikasi yang tepat.
 Komponen pembikinan, membuat produk sesuai dengan proses kerja yang benar, gambar
dan spesifikasinya.
 Komponen kendali mutu, mengembangkan hubungan baik antara strategi bisnis dan
teknologi kendali mutu.

Page 5 of 5