DESAIN PROGRAM PERUBAHAN TAHAPAN PROSES SIKLIKAL PERUBAHAN

Setiap perubahan memiliki tujuan tertentu yang dapat berupa upaya penyesuaian terhadap perubahan lingkungan (misalnya selera konsumen berubah, adanya peraturan baru yang diberlakukan pemerintah, kemajuan teknologi, dan lain-lain) dan upaya peningkatan efisiensi organisasi dalam rangka mencapai kondisi yang lebih baik. Apa pun jenis tujuan yang hendak dicapai, setiap perubahan harus disiapkan dengan baik mengikuti langkah-langkah tertentu. Secara sederhana, tahapan (langkah-langkah) yang harus ditempuh dalam mengadakan perubahan adalah sebagai berikut: a) Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang

dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman. b) Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah

penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan. c) Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan

baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

Tahap pertama ialah menumbuhkan kesadaran akan pentingnya perubahan. Tahapan ini berkenaan dengan faktor manusianya. Manusia memegang posisi kunci dalam proses perubahan. Mereka dapat merupakan kunci keberhasilan tetapi sebaliknya dapat juga merupakan faktor penyebab gagalnya perubahan yang dilakukan. Oleh karena itu faktor manusianya harus terlebih dahulu disiapkan dengan baik sebelum perubahan dilaksanakan. Setelah anggota menyadari arti pentingnya perubahan yang hendak dilakukan, barulah perubahan yang sesungguhnya dilaksanakan. Konsekuensi dari perubahan tersebut bisa sangat beragam, mulai dari yang sederhana sampai yang kompleks. Saat-saat perubahan berlangsung, sekolah berada dalam kondisi kritis dan sering terjadi chaos karena aturan yang lama sudah ditinggalkan/tidak berlaku lagi tetapi aturan yang baru belum berjalan dengan sempurna. Kondisi seperti itu wajar karena memang sedang dalam masa transisi. Penerapan sesuatu yang baru dapat saja diikuti dengan perubahan sikap dan tingkahlaku. Tahapan berikutnya ialah mengembalikan kondisi kepada situasi yang normal kembali. Setelah perubahan dilaksanakan, berbagai aturan baru diberlakukan secara penuh, demikian juga para anggota diharapkan bersikap dan bertingkahlaku sesuai kondisi organisasi yang baru. Jika pada

tahapan pertama kondisi yang sudah stabil sengaja dibuka sehingga siap menerima perubahan, maka pada tahapan yang terakhir ini kondisi yang berubah tadi ditutup, agar stabil kembali. KARAKTERISTIK PROGRAM PERUBAHAN YANG EFEKTIF Sementara itu, karakteristik dari program perubahan atau rencana perubahan juga akan sangat menentukan keberhasilannya. Terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan karakteristik proses perubahan ini, yakni: Spesifikasi Tujuan Menunjukkan sedetil apa tujuan perubahan telah didefenisikan apakah sudah cukup detil atau masih terlalu luas. Program Hal ini melibatkan tingkatan dimana perubahan dapat diprogram atau tingkatan dimana karakteristik perubahan yang berbeda dapat dipetakan dengan jelas guna memungkinkan adanya sosialisasi, komitmen, dan alokasi penghargaan. Target Perubahan Menunjukkan target perubahan; apakah merupakan organisasi secara total atau hanya departemen atau kelompok kerja yang kecil. Dukungan Internal Merujuk pada sejauh mana terdapat dukungan internal bagi proses perubahan. Sponsor Merujuk pada keberadaan sponsor; apakah terdapat dukungan dari top manajemen untuk memulai dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk mendukung proses perubahan.

SERANGKAIAN LANGKAH DALAM PROGRAM PERUBAHAN Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam

(dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu: Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan. Tahap 2, adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai Dalam proses ini perlu

diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.

dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan. Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi

ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.
Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi secara benar.

Gambar berikut ini menunjukkan kejelasan komponen tersebut.

Dalam proses perubahan, seorang pemimpin harus berupaya untuk melatih perubahan terlebih dahulu pada dirinya sendiri. Sehingga terjadi suatu integritas pada dirinya. Dan perubahan ini akan mempengaruhi terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang dipimpinnya. Gambar-gambar dibawah ini menunjukkan bagaimana proses perubahan tersebut terjadi, komponen apa yang terkena dalam diri individu bila ingin berubah, bagaimana orang luar terlibat dalam proses perubahan di suatu organisasi dan bagaimana manajemen perubahan tersebut untuk mencapai tujuan organisasi.

MEMPERSIAPKAN PERUBAHAN YANG DIRENCANAKAN

a. Perubahan yang Direncanakan

Merupakan perubahan yang direncanakan atau yang mempunyai tujuan. Sasaran perubahan yang direncanakan adalah untuk mempertahankan organisasi tersebut agar tetap seperti sekarang ini dan dapat hidup terus. Perubahan yang direncanakan dapat diartikan sebagai sebuah usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi pada lingkungan eksternal atau mencapai sasaran baru. Perubahan yang direncanakan itu biasanya terjadi karena : 1) adanya pergeseran dalam waktu, serta 2) hubungan yang terjadi diseluruh dunia karena teknologi pemrosesan informasi canggih, bertambahnya globalisasi organisasi yang berarti bahwa tantangan yang lebih besar shingga manager harus mempunyai banyak ide baru, produk baru, strategi yang baru. Perubahan yang direncanakan umumnya terbatas pada masalah struktural, yakni jenis perubahan yang dicoba diciptakan oleh manajemen bervariasi. Jenis perubahan bergantung pada tujuan yang hendak dicapai. Perubahan struktur sebuah organisasi bisa berupa pengaturan ulang sistem internal, seperti jalur komunikasi, alur kerja, atau hieraiki manajemen. Secara lebih rinci, Wallace dan Szilagyi (1982: 386) mengemukakan bahwa proses perubahan organisasi yang direncanakan (planned change) mencakup enam tahapan, yaitu: a. Dirasakannya kebutuhan untuk melakukan perubahan b. Pengenalan bidang permasalahan c. Identifikasi hambatan d. Pemilihan strategi perubahan e. Pelaksanaan f. Evaluasi

Urutan proses perubahan yang mencakup tahapan-tahapan tersebut ditunjukkan pada gambar 1.

Dirasakan kebutuhan utk melakukan perubahan: Faktor intern dan ekstern (1)

Pengenalan bidang permaslahan: Diagnosis dan tujuan (2)

Identifikasi hambatan: Resistensi terhadap perubahan (3)

Evaluasi: Model, metode, pendekatan

Pelaksanaan: Waktu, tempat, kedalaman

Pemilihan strategi perubahan: Struktur, teknologi, tugas, atau orang (4)

Gambar 1. Proses Pelaksanaan Perubahan yang Direncanakan Sumber: Wallace, J.M. & A.D. Szilagy (1982: 387) Perbedaan bobot permasalahan yang dihadapi oleh sebuah sekolah, menyebabkan perbedaan intensitas perubahan yang dituntut. Permasalahan-permasalahan yang tergolong kecil menuntut perubahan yang berskala kecil pula sedangkan permasalahan yang tergolong besar menuntut perubahan yang berskala besar. Terhadap perubahan-perubahan yang berskala kecil, pimpinan biasanya sanggup menghadapi sendiri (mendiagnosa dan menentukan strateginya), akan tetapi terhadap perubahan yang tergolong besar, biasanya pimpinan membentuk satuan tugas khusus untuk melakukan diagnosis, menentukan tujuan, dan strategi yang akan ditempuh. Tahap berikutnya ialah identifikasi terhadap berbagai keterbatasan (constraints) yang dihadapi oganisasi dalam melakukan perubahan. Berbagai keterbatasan itu mencakup iklim kepemimpinan, struktur, organisasi, dan karakteristik anggota. Iklim kepemimpinan ialah suasana kerja yang ditimbulkan oleh gaya kepemimpinan seseorang. Apakah suasana kerja cenderung menerima atau menolak terjadinya perubahan banyak ditentukan oleh praktik kepemimpinan yang diterapkan seseorang. Struktur yang fleksibel memberikan kemungkinan yang lebih besar bagi keberhasilan suatu program perubahan dibandingkan dengan struktur yang kaku dan birokratis, kecuali jika strukturnya itu sendiri yang hendak diubah. Berbagai karakteristik individu (anggota) yang ikut menentukan keberhasilan program perubahan organisasi antara lain: sikap, kepribadian, dan harapan. Karakteristik-karakteristik tersebut harus ikut dipertimbangkan sehingga aspek-aspek yang tidak mendukung dapat dihilangkan (setidak-tidaknya dikurangi), sementara itu aspek-aspek yang mendukung dapat lebih ditingkatkan perannya dalam mencapai keberhasilan perubahan yang dilaksanakan. Setelah mengenali berbagai keterbatasan yang ada, tahapan berikutnya ialah memilih strategi perubahan yang sesuai. Harold Levitt (Wallace J.M. & A.D. Szilagy: 389) mengemukakan bahwa dalam rangka melaksanakan perubahan organisasi ada empat macam strategi yang dapat dipilih, yaitu :

a. Perubahan struktur organisasi. b. Perubahan teknologi. c. Perubahan tugas. d. Perubahan manusianya. Perubahan struktur berkenaan dengan pola hubungan kerja antar anggota. Sebagai contoh perubahan dari pola sentralisasi ke dalam desentralisasi atau sebaliknya, perubahan dari bentuk fungsional ke bentuk matrik, perubahan dari struktur yang memiliki tingkat formalitas tinggi ke tingkat formalitas rendah, dan sebagainya. Perubahan teknologi terutama berkaitan dengan proses dan metode kerja yang digunakan, misalnya penggantian sistem manual dengan mesin, penggunaan komputer, dan penggunaan ICT. Perubahan tugas berkaitan dengan perubahan jenis, macam, maupun jumlah satuan tugas yang dikerjakan anggota. Termasuk dalam katagori ini misalnya mutasi kerja, rotasi kerja, dan penambahan serta pengurangan tugas-tugas yang dibebankan kepada anggota. Perubahan manusianya ialah perubahan organisasi yang menyangkut faktor orang dalam kedudukannya sebagai warga sekolah. Termasuk dalam katagori ini misalnya program-program latihan, penataran, bimbingan & konseling, dan pemecahan masalah (problem solving).

b. Perubahan yang tidak direncanakan

Perubahan yang tidak direncanakan terjadi begitu saja karena lingkungan yang mempengaruhi dan mulanya tidak memiliki tujuan yang terencana. Dalam melakukan perubahan organisasi, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain : 1) Bagan organisasi, melakukan reformasi dengan restrukturisasi organisasi. Yaitu penataan ulang susunan organisasi dengan pendekatan efisiensi dan efektifitas kinerja usaha ataupun kinerja pemerintahan. 2) Penerapan berbagai prinsip organisasi, seperti rantai komando, keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. 3) Pendelegasian wewenang, melakukan penunjukan pemimpin organisasi yang layak dan mampu sebagai pelopor dan penggerak perubahan organisasi dan mengawal perubahan tersebut agar dapat mencapai tujuan organisasi. 4) Sentralisasi versus desentralisasi, terutama dalam pengambilan keputusan operasional. Yaitu memberikan proporsi yang tepat dengan melakukan perubahan sistem komunikasi dan sistem administrasi yang lebih efektif dan cepat. Sentralisasi dikurangi tetapi memperkuat desentralisasi program usaha dan kegiatan bisnis organisasi pada strata terjauh yang efektif. 5) Pengelompokkan tugas-tugas yang sejenis dsb.

DAFTAR PUSTAKA

Cheng, Yin Cheong. 1996. School Effectiveness & School-based Management: A Mechanism for Development. London: The Falmer Press. Nadler, D.A. and Thusman, M.L. 1983. A General Diagnostic Model for Organizational Behavior. New York: MacGraw Hill. Wallace Jr. M.J. & A.D. Szilagy Jr. 1982. Managing Behavior in Organization. Glenview: Scott, Foresman and Company.

TUGAS MANAJEMEN PERUBAHAN DESAIN PROGRAM PERUBAHAN

Dosen Pengampu : Dr. Edy Rahardja, S.E., M.Si.

Nama Anggota Kelompok Freza Mahaztra Sandi Dhany Bagus Saputra Revanda Pramudia Joko Putro Nugroho

NIM : 12010110120004 12010110120030 12010110130183 12010110200125

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS DIPENOGORO SEMARANG 2013