BAB V

MENGURUS DAN MELAYANI TAMU SERTA BERTAMU

A. Pengertian Tamu
Istilah tamu sudah tidak asing lagi bagi kita karena istilah tersebut
sudah biasa kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam
kehidupan kita sehari-hari. Istilah tamu dalam kehidupan organisasi pada
hakikatnya tidak berbeda dengan istilah tamu yang kita kenal dalam
kehidupan sehari-hari, kehidupan sosial, atau kehidupan rumah tangga
kita. Berarti dalam Kehidupan sosial, apabila kita menerima tamu berarti
kita menerima seseorang atau sekelompok orang yang datang dirumah
kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah.Tamu harus kita hargai
dan kita hormati, apapun kepentingannya, entah itu kepentingan pribadi
dirinya ataupun kepentinagn pihak lain. Prinsip ini juga berlaku dalam
kehidupan organisasi. Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau
kelompok seorang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik
itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain,
termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan
organisasi tersebut.

Gambar 5. 1 Melayani Tamu

Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak

bisa dihindarkan, bahkan merupakan suatu kebutuhan,selama organisasi
tersebut melalakukan interaksi dan menjalin relasi dengan lingkungan.
Mengapa demikian ? karena kehadiran tamu disuatu organisasi membawa
berbagai macam kepentingan dan keperluan. Kepentingan atau keperluan
tersebut misalnya memecahkan permasalahan karena mereka sebagai
customer, menjalin kerjasama, ingin menggunakan output organisasi tersebut,
ingin menjadi customer alias calon customer, hendak menggunakan jasa
organisasi tersebut atau hanya sekedar berkunjung saja. Oleh karena itu, tamu
mungkin sekali akan menjadi iklan hidup bagi organisasi.
Lantas,apa hubungan antara tamu dengan sekretaris ? tentu saja erat
kaitannya. Dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah penjaga pintu gerbang
bagi pimpinan. Namun tidak berarti bahwa sekretaris hanya menjaga tanpa
membuat keputusan apapun saat menerima tamu. Sekretaris berperan sebagai
filter bagi para tamu yang akan menemui pimpinan. Sepelekah tugas
tersebut

tentu

saja

tidak.

Bila

dalam

tugas

menerima

telepon,profesioanalitas sekretaris hanya dilihat dari caranya berdiplomasi

dalam percakapan ditelepon, kini dalam menerim tamu sekretaris harus
berhadapan langsung (face to face) dengan para tamu, sehingga tantangannya
jauh lebih besar. Bila kita berhadapan dengan tamu yang tidak berulah
macam-macam,tidak menjadi masalah. Tetapi apabila tamu tersebut orang
menjengkelkan, keras kepala, bahkan emosional, sekretaris tentu tidak dapat
sembarangan menanganinya. Hal yang harus selalu diingat ialah bahwa baik
buruknya citra perusahaan, salah satu diantaranya tergantung pada sikap
perusahaan dalam melayani tamu. Dengan demikian, sekretaris akan terlibat
langsung karena ia pelaksana dalam menerima tamu tersebut.
Sehubungan

dengan

hal

tersebut,

sekretaris

harus

mampu

berkomunikasi dengan baik terhadap tamu yang datang. Pimpinan sangat

mengharapkan sekretaris dapat meringankan tugasnya dengan menyaring

tamu yang masuk agar tidak membebani pekerjaan pimpinan tidak semua
tamu dikehendaki pimpinan. Oleh karena itu dalam hal ini tugas sekretaris
menjadi ganda. Disamping melindungi pimpinan dari tamu yang datang
sekretaris juga
para

harus mampu menghadapi

tamu

tersebut.

Gambar 5. 2 Sekretaris

Dalam suatu organisasi atau perusahaan,biasanya tamu yang datang

pertama-tama diterima dalam bagian resepsionis. Bagian resepsionis inilah
yang pertama-tama memberikan pelayanan secara secara langsung kepada
tamu, sekaligus menanyakan keperluan dan kepentingann kehadiran tamu
tersebut. Biasanya resepsionis juga memberikan petunjuk atau bahkan
mengantarkan tamu untuk menemui pihak-pihak yang dituju. Sehubungan
dengan hal itu perlu untuk diingat dan diperhatikan bahwa tamu yang datang
dalam suatu organisasi biasanya sangat membutuhkan seseorang yang dapat
memandu terutama jika tempat tersebut masih asing baginya. Dengan
demikian pelayan yang baik terhadap tamu mulai dari saat tamu tiba sampai
dengan tamu meninggalkan perusahaan. Pelayanan itu sangat penting karena
hal tersebut merupakan manifestasi penghargaan perusahaan terhadap tamu.
Dengan cara demikian, tamu pun merasa dihargai keberadaan dan
kehadirannya, sehingga merasa senang datang keperusahaan kita.
Setelah tamu diterima di resepsinis, mungkin sekali tamu langsung
lolos menemui pimpinan, karena resepsionis memang tidak tahu secara

menditel agenda kegiatan masing masing pimpinan. Oleh karena itu, tentu
saja mau tidak mau kita sebagai sekretaris harus berhadapan dan memberikan
pelayanan terbaik terhadap tamu tersebut.

B. Jenis-Jenis Penerima Tamu dan Tamu

Telah diungkapkan dimuka bahwa menerima tamu bagi sekretaris
merupakan tugas rutin yang dilakukan sekretaris hampir setiap hari, dan
tugas ini bukanlah tugas yang mudah karena kompetensi, kedewasaan, dan
kepribadian sebagai seorang sekretaris akan dilihat dan diuji disini.
Kemampuan

berkomunikasi,

kejujuran,

keramahan,

kesopanan,

keluwesan, ketegasan, dan kemampuan mengambil keputusan sangat

dibutuhkan oleh sekretaris dalam tugas ini. Agar dapat melakukan tugas ini
secara optimal, baik dalam memberikan pelayanan kepada pimpinan
maupun kepada tamu, maka sekretaris harus mengetahui siapa, dari
mana,dan apa kepentingan atau tujuan tamu tersebut. Sehubungan dengan
hal ini, tamu dapat dibedakan dan diklasifikasikan sebagai berikut.
1. Tamu yang Sudah Mengadakan Perjanjian Terlebih Dahulu
Tamu semacam ini biasanya tidak terlalu bermasalah karena
pertemuan tamu.dengan pimpinan sudah diatur sebelumnya
sekretaris.

Dengan kata lain, telah diadakan

perjanjian

oleh
antara

sekretaris dan tamu tersebut. Hal ini bisa terjadi karena sebelumnya
tamu sudah datang atau mengirim berita untuk mengadakan
pertemuan

dengan pimpinan,

dan kita telah menyepakati atau

mengaturya. Kesepakatan atau perjanjian untuk bertemu ini selain

dibuat secara langsung (bertemu muka), juga dapat dibuat melalui
surat atau telepon. Dalam hal ini, sekretaris tetap mengatur menurut
prioritas atau kepentingannya. Dengan demikian, karena sudah ada
kesepakatan, sekretaris dapat mengantarkan langsung tamu tersebut

kepada pimpinan, bila pimpinan tidak terlalu sibuk atau sedang

menerima tamu. Jika temyata pimpinan sedang menerima tamu lain,
tamu

tersebut

diminta

untuk

menunggu

sebentar. Walaupun

begitu,dapat saja terjadi pada waktu yang sudah dijanjikan, pimpinan

mempunyai acara mendadak. Hal ini dapat diinformasikan kepada
tamu. Jika ada acara rapat, tamu diminta untuk menunggu sebentar,
tetapi jika pimpinan ada tugas keluar, dengan mohon maaf tamu
diminta untuk membuat kesepakatan atau pejanjian baru.
2. Tamu yang Belum Mengadakan Perjanjian
Untuk menghadapi tamu yang belum mengadakan perjanjian
sebelumnya, sekretaris dapat meminta tamu menunggu sebentar,
kemudian memberitahukan kepada pimpinan apakah bersedia
menerima kunjungan tersebut. Jika pimpinan memang tidak dapat
menerimaya,

sekretaris

dapat

mengatakan

bahwa

pimpinan

sebenarnya ingin bertemu dengan tamu tersebut, namun karena saat

ini tidak dapat meninggalkan tugas, tamu dapat membuat kesepakatan
perjanjian terlebih dulu kapan akan bertemu. Sebelumnya sekretaris
dapat meminta keterangan tentang identitas diri dan maksud
kedatangannya. Bila tamu tetap ngotot ingin bertemu, dan kita sudah
tahu maksud kedatangannya, kita dapat menawari tamu untuk bertemu
dengan pejabat lain yang sesuai bidang tugasnya. Sebagai sekretaris
profesional, kita tidak boleh kehilangan akal untuk menghadapi tamu
tersebut. Oleh karena itu, kita harus mengetahui struktur organisasi
tempat kita bekerja dan wewenang masing-masing pejabat. Dengan
bekal tersebut kita dapat melimpahkan dengan tepat tamu yang
berkunjung kepada pejabat lain yang berwenang.
3. Tamu Relasi Pimpinan
Tamu dari relasi pimpinan biasanya adalah tamu yang sudah biasa
menemui pimpinan. Tamu ini bisa datang dengan membuat perjanjian

terlebih dahulu atau tanpa perjanjian. Khusus tamu tipe demikian ini,
sekretaris dapat mengantar tamu untuk langsung menghadap
pimpinan. Walaupun demikian, kita tetap perlu mengetahui apakah
pimpinan siap atau tidak untuk menerimanya. Jika pimpinan sedang
menerima tamu lain, tamu tersebut diminta untuk menunggu sebentar,
tetapi apabila kosong, tamu bisa langsung dipersilahkan menemui
pimpinan.
4. Tamu yang Datang untuk Meminta Dana atau Sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dana atau sumbangan biasanya
ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam
alasan, cara terbaik untuk mengatasi tamu ini adalah tetap
melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir
isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama,
alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk
kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian
formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu
harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan
untuk menghungi bagian lain yang memang khusus menangani dana.
Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
5. Tamu yang Datang untuk Menawarkan Barang atau Jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan
sebab mereka telah mendapatkan pelatihan keterampilan dalam
membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta
bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu
mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
6. Tamu yang Ingin Membeli Barang
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.
Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin
diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke

bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang

ingin membeli barang.
7. Tamu Aparat Pemerintah
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan
pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu
untuk mendapatkan informasi.

Akan tetapi, lebih baik bila

sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin

pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting
mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa
dampak

positif

dikemudian

hari

bila

sewaktu-waktu

ada

kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk
rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak
harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam
pakaian lengkap artinya pakaian formal seperti dress lengkap
sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur
tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan
dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau
kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk
tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu,
supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat
disalahkan.

C. Etika Pelayanan Tamu

1.

Penerimaan Tamu

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara

pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan
tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam
menerima tamu. Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya
dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:
a. Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk.
Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu
anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah
sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak
takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan
berwibawa.
b. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu
berbicara melantur. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng
kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah
namun bijak.
c. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di
tempat,sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan
menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga
bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos.
Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan
kembali dengan anda.
d. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi
buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji
sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada
bos.
e. Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di
ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau
majalah.

f. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang
lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak
bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada
tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus
menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama
lembaga maupun kewibawaan bos.
g. Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana
bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri
tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia
belum familiar dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering
datang ke kantor anda.
h. Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu
seringkali mencerminkan image perusahaan dan mencerminkan
profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan
bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

2. Etika Menerima Tamu

Tamu perusahaan merupakan unsur yang sangat penting, karena
tamu dapat menunjukan bahwa perusahaan dimana kita bekerja
mendapat pengakuan. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima
tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui,
untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja
tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika
melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering
menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu
urusan seperti rapat atau lainnya, untuk itu dalam menerima tamu
haruslah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Sopan dan ramah tamah

b. Berkepribadian
c. Bijaksana dan cerdas
d. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi yang
bersangkutan serta hal-hal pokok tentang kantor dimana ia bekerja.
3. Catatan Identitas Tamu
Catatan mengenai identitas dan kepribadian tamu penting untuk
diketahui yaitu untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan
terselubung dari tamu.
4. Pelayanan Terhadap Tamu
Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik
dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita,
tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar
tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah hal-hal
a.

yang harus dilaksanakan terhadap tamu dalam kantor :

Sambut Dengan Tulus
1). Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara
tulus, buang semua kepura puraan, karena umumnya tamu akan
mengetahui jika kita hanya berpura pura tulus.
2). Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan
pintu
untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda
penghormatan
kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
3). Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi
akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian
memberikan salam dan berjabat tangan.

b.

Cara Duduk
1). Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,
segera
persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

2). Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di
sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas
dan maksud tujuan tamu tersebut.
c.

Janji Tamu
1). Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah
memiliki
Janji tamu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
2). Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu
3). kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan
yang dituju.
4). Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya
hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu
masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk
menerima tamu.
5). Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki
beberapa
pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapkan dengan baik dan sopan.

d.

Perlakuan Baik
1) Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat
sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap
perusahaan kita.
2) Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan,
berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau
makanan ringan.

e.

Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena

sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu
hingga ke pintu keluar.
5. Etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain;
1. Bersikap sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana
4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal
penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan
lainnya.

Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :

1. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
2. Berperilaku sopan dan ramah
3. Ekspresi wajah yang hangat
4. Menghafal nama tamu
5. Senang bergaul dan luwes
6. Menjadi pendengar yang baik
7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek
8. Bersikap hormat kepada tamu
9. Memiliki semangat kerja yang tinggi
10. Nada suara yang enak dan jelas
11. Tenang dan menangani complain secara profesional
12. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
13. Tulus melayani tamu
D. Langkah-Langkah dalam Menerima Tamu

Salah satu tugas seorang sekretaris adalah menerima dan melayani

tamu organisasi atau perusahaan, di samping menyelesaikan tugas dan
pekerjaan lain yang dibebankan oleh pimpinan. Tamu organisasi adalah
aset penting dalam sebuah organisasi, tidak mungkin sebuah bisnis bisa
berhasil tanpa keberadaan mereka. Sebuah organisasi atau perusahaan
harus merencanakan dan menerapkan sebuah strategi yang jelas dalam
memperlakukan tamunya. Setiap tamu membawa arti bisnis tersendiri,
karena itu cara menerima tamu harus dipelajari menurut sopan santun
yang berlaku umum dan dilaksanakan secara baik agar dapat memberikan
kesan yang profesional, menyenangkan, dan memuaskan yang pada
gilirannya memberikan keuntungan bagi perusahaan yang bersangkutan.
Pada dasarnya tamu organisasi yang datang ke perusahaan atau
instansi adalah manusia yang ingin disambut dan dilayani dengan baik
sekaligus ingin di hormati. Seorang sekretaris harus pandai-pandai dalam
bersikap sehingga tidak menyinggung perasaan orang tersebut. sikap
yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menerima dan
melayani tamu adalah sebagai berikut:
1. Politeness (Kesopanan)
Politeness yaitu sikap sopan yang harus diperlihatkan kepada pihak
lain dalam suatu komunikasi. Seorang sekretaris haruslah mengatur
setiap kata yang akan diucapkan, penyampaian kata-kata yang lemah
lembut, tidak menggunakan kata yang meremehkan orang lain,
menjauhi untuk menggunakan kata kamu tetapi gunakan kata
Bapak/Ibu, menyambut tamu yang datang dengan salam dan tegur
sapa yang ramah dan sebagainya.

2. Respectful (Hormat)
Respectful yaitu sikap menghormati dan menghargai pihak lain
secara baik dan wajar dengan menghargai setiap tamu organisasi
atau perusahaan yang datang dapat dilakukan oleh sekretaris dengan

cara berperilaku sopan, ramah, murah senyum, dan berperilaku

menyenangkan, sehingga membuat suasana menjadi nyaman.
3. Attentive (Penuh Perhatian)
Attentive yaitu sikap penuh perhatian yang diperlihatkan kepada
pihak lain dan diberikan secara baik dan wajar dengan cara
mendengar dengan sungguh-sungguh apa yang dikatakan oleh tamu
yang datang tersebut.
4. Cooperative (Kooperatif)
Cooperative yaitu sikap suka menolong pihak lain yang
membutuhkan pertolongan sementara. Anda sebenarnya sanggup dan
mampu memberikan pertolongan. Tamu yang datang ke perusahaan
atau instansi pada dasarnya memiliki maksud dan tujuan tertentu
sehingga mereka berharap orang-orang yang ada di perusahaan atau
instansi tersebut dapat membantu setiap keingingan, kebutuhan, dan
permasalahan yang mereka hadapi.
5. Tolerance (Toleransi)
Tolerance yaitu sikap tenggang rasa dan toleransi yang tinggi
dalam menghadapi setiap tindak tanduk tamu organisasi atau
perusahaan.
6. Informality (Informalitas)
Informality yaitu sikap ramah yang Anda perlihatkan kepada
pihak lain. Sikap ramah yang Anda perlihatkan meliputi bagaimana
seorang sekretaris menyambut kehadiran tamu yang datang dengan
selalu tersenyum, tidak overacting dan tidak bersikap murung
bahkan cemberut.
7. Self Control (Kontrol Diri)
Self control yaitu sikap menguasai diri dan mengendalikan
emosi dalam setiap situasi. Seorang sekretaris harus memiliki
kesabaran dalam mengahadapi para pelanggan, terutama sikap sabar
terhadap tamu organisasi atau perusahaan yang mungkin rewel dan
memaksa. Agar tidak kecewa dan membuat orang lain marah,

sebaiknya Anda tidak terpancing oleh sikap emosional pihak yang

Anda hadapi. Dalam menerima dan melayani tamu, sekretaris harus
memperhatikan bagaimana cara berbicara dan bertanya yang baik.
a. Cara berbicara : Biarkan tamu berbicara lebih dahulu, tidak
memotong pembicaraan tamu, berusaha menjadi pendengar yang
baik dan tanggap terhadap isi pembicaraan. Berbicara dengan
wajar yaitu jelas, singkat, mudah dimengerti, positif, meyakinkan,
sopan, dan efisien.
b. Cara bertanya : Gunakan bahasa yang baik dan benar, hindari
mengajukan pertanyaan yang tidak jelas, ciptakan suasana yang
kondusif, tidak bertanya dengan nada yang mengancam, gerakan
badan dan tangan tidak menunjuk ke tamu.
Penampilan awal yang baik akan memberikan kesan yang baik
sehingga timbul rasa kagum, simpatik, dan hormat. Apa yang
Anda katakan pada menit-menit pertama sangat menentukan
sikap tamu terhadap Anda. Kesan petama sangat penting dan
menentukan karena itu usahakan agar tamu memperoleh kesan
yang baik terhadap perusahaan. Sebaliknya, hal yang seharusnya
dihindari oleh seorang sekretaris ketika melayani dan menerima
tamu perusahaan atau organisasi adalah sebgai berikut:
1). Melayani tamu sambil makan (termasuk mengunyah permen)
atau
minum.
2). Melayani tamu sambil bercakap-cakap dengan rekan kerja
lainnya.
3). Melayani tamu dengan raut muka dan wajah murung dan
cemberut
bahkan memperlihatkan kekecewaan terhadap tamu tersebut.
4).Melayani tamu sambil melakukan pekerjaan lainnya seperti
membaca, menulis, mengangkat telepon, melakukan panggilan
telepon, berhias, dan sebagainya.
5). Sebaiknya sekretaris tidak mengajak tamu atau membuka terlebih
dahulu ketika tamu tersebut sedang menunggu pimpinan. Jika

tamu lebih dulu mengajak berbicara, sekretaris hendaknya tidak

membicarakan atau bertanya mengenai hal-hal pribadi atau
berbicara mengenai permasalahan-permasalahn yang dihadapi di
kantor. Dalam pembicaraan dengan tamu, sekretaris harus dapat
menjaga diri, mengerti apa yang boleh dan tidak boleh
dibicarakan.

E. Tata Cara Bertamu

Sekretaris tidak saja dituntun untuk memahami cara melayani dan
menghadapi tamu yang datang ke kantor, sekretaris juga harus
mengetahui dan menguasai tata cara bertamu pada jam kerja. Sekretaris
sering kali diminta untuk mendampingi pimpinan menghadiri pertemuan
pertemuan bisnis bahkan tidak jarang jika pimpinan berhalangan hadir
maka pimpinan akan mendelagasikan sekretaris untuk menghadiri
pertemuan bisnis tersebut. Berikut adalah tata cara bertamu pada jam
kerja.
1. Buatlah perjanjian (appoinment) terlebih dahulu sebelum bertemu
dengan klien. Hindari membuat perjanjian di jam-jam sibuk,
diskusikan terlebih dahulu waktu yang tepat bagi kedua belah pihak.
2. Sehari sebelumnya hendaknya sekretaris mengkonfirmasikan dan
mengingatkan kembali jadwal pertemuan yang telah disepakati.
Jangan sekali-sekali membatalkan perjanjian tanpa adanya konfirmasi
sebelumnya.
3. Pastikan tempat pertemuan berlangsung telah diketahui sebelumnya
sehingga anda dapat memastikan jalan yang akan ditempuh untuk
menghadiri kemungkinan tersasar dan terlambat lagi.
4. Perhatikan penampilan dan sikap saat harus bertemu dengan klien.
Siapkan diri dengan penampilan yang rapi, segar, dan bersih.

Bersikaplah ramah dan tulus agar suasana menyenangkan. Pusatkan

perhatian pada pembicaraan yang singkat, jelas, dan padat sesuai
mkasud dan tujuan kedatangan ke kantor klien tersebut.
5. Sesaat setelah sampai di perusahaan yang dituju, sekretaris hendaknya
bertemu dengan resepsionis (jika ada) atau minta bantuan dari orang
orang yang ada di sana untuk bertemu dengan orang yang dituju.
Jangan lupa menyebutkan bahwa sebelumnya telah membuat
perjanjian (appointment) dengan orang

tersebut. Jika harus

menunggu, biarkan anda menunggu di tempat yang telah disediakan,

jangan mendesak untuk bertemu sesegera mungkin, memperlihatkan
kekecewaan, bahkan kemarahan.
6. Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor:
a. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya
ditempat yang paling jauh dengan pintu.
b. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk
yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas
tidaklah baik.
c. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya
hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada
tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang
dimaksud.
d. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang
dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan
ramah dan sopan.
7. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
a. Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.
Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu
dengan senyum dan sikap yang ramah.

c. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok

kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan
pekerjaan.
d. Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan
telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan
telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
e. Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan
dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang
untuk memperhatikan jalan tamu.
f. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam,
anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu
untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebarlebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan
menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
8. Cara Pelayanan Tamu Kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai
penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima
tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
a. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan
maksud kunjungannya.
b. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan
kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
c. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang
tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
d. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh
diberitahukan kepada tamu.
e. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang
di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.

f. Bila

tamu

terpaksa

menunggu,

ciptakan

suasana

yang

menyenangkan.
g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang
di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat
menguasai masalahnya.
h. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah
kepada tamu agar meninggalkan pesan. catat pesan itu dan
beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Gambar 5. 3 Menerima Tamu

9. Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam

menghadapi tamu kantor :
a. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang,
ramah, sopan, syabar, dan percaya diri.
b. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu
berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar
atau tamu istimewa.

c. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat
dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon
selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
d. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti
selamat siang ada yang bisa saya bantu.
e. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi
sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
f. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut
namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
g. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan
secara sopan nama dan dari mana, seperti bolehkah saya tahu nama
bapak? atau bapak dari perusahaan mana?
Tamu yang datang ke perusahaan atau instansi pada dasarnya
memiliki maksud dan tujuan tertentu sehingga mereka ingin disambut dan
dilayani dengan kualitas pelayanan yang sopan. Bagaimanapun juga ujung
tombak kehidupan bisnis ada pada tamu-tamu tersebut, jadi mereka adalah
pihak-pihak yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi atau
perusahaan.

Pada perusahaan dengan skala kecil, sekretaris sering melakukan

tugas receptionist. Sedangkan pada perusahaan dengan skala besar,
sekretaris biasanya diminta untuk menerima tamu pimpinan setelah tamu
tersebut melewati receptionist perusahaan. Agar tamu yang datang tersebut
merasa nyaman, seorang sekretaris sebaiknya melakukan greet, seat, treat.

Gambar 5. 4

Receptionist

1). Greet (Menyapa)

Ketika tamu melewati ruang kantor, seorang sekretaris hendaknya
menyambut dan menyapa tamu yang datang dengan berdiri, tersenyum,
dan bersalaman. Layani tamu dengan ramah ramah dan sopan. Sekretaris
harus dapat menyapa, menghormati, dan memberi bantuan dengan
informasi yang tepat serta memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara
wajar. Sekretaris juga harus menanyakan keperluan tamu yang datang,
dengan siapa ingin bertemu dan apa yang bisa Anda lakukan untuk
mereka. Sapa tamu sesuai waktu yaitu ucapan selamat pagi, siang, dan
sore. Biasakan menyebut tamu tersebut dangan panggilan Bapak/Ibu.
Pastikan dan periksa apakah tamu tersebut telah membuat
perjanjian sebelumnya. Jika tamu tersebut belum membuat perjanjian
dengan pimpinan, sebaiknya sekretaris memastikan terlebih dahulu apakah
pimpinan

ada

waktu

untuk

menerima

tamu

tersebut

sebelum

mempersilahkan tamu untuk menunggu. Apabila pimpinan tidak mau

menerima tamu tanpa perjanjian tersebut, maka sekretaris harus
memastikan apakah pimpinan bersedia membuat jadwal pertemuan
kembali ataukah pimpinan punya alasan tersendiri untuk tidak bertemu
dengan tamu itu. Berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai
menyinggung perasaan tamu.
Berikut adalah contoh percakapan antara sekretaris dengan tamu pimpinan.
Tamu

: Permisi

Sekretaris : Selamat pagi Bapak, ada yang bisa saya bantu ?

Tamu

: Apakah Sdri, bisa membantu saya untuk bertemu dengan

direktur perusahaan ini ?

Sekretaris : Mohon maaf, apakah sebelumnya Bapak telah membuat

perjanjian dengan beliau (direktur) ?
Tamu

: Ya, beliau sendiri yang menelpon saya hari ini.

Sekretaris : Baiklah, akan saya beritahukan Bapak Direktur terlebih

dahulu. Apakah Bapak berkenan menunggu sebentar ?
bolehkah saya mengetahui nama Bapak dan dari perusahaan
mana ?
Tamu

: Nama saya Bryan. Jabatan saya adalah Senior Computer

Engineer dari perusahaan Thunder Bird Graphics.

Sekretaris : Terimakasih.
Menyampaikan dan memberikan informasi kepada Direktur.
Setelah menyampaikan kepada Direktur.
Sekretaris : Bapak, jika tidak keberatan harus menunggu sekitar setengah
jam lagi untuk bertemu dengan Bapak Direktur. Bapak
Direktur,Mr.Raymond pasti akan segera menemui Bapak.
Tamu

: Tidak masalah, saya akan tetap menunggu.

Sekretaris : (sambil menunjuk pada sofa yang ada) Bapak, untuk

sementara waktu sambil menunggu Bapak Direktur mohon
dapat menunggu disini. Staf kami akan membuatkan Bapak
teh atau kopi.
Tamu

: Terimakasih.

Sekretaris : Sama-sama.
2). Seat (Tempat Duduk)
Sebelum tamu dipersilahkan untuk duduk, persilahkan tamu mengisi
buku tamu yang telah disediakan dan menginggalkan tanda pengenal
berupa SIM atau KTP untuk ditukar dengan kartu visitor (jika tamu telah

selesai berkunjung kartu visitor dapat ditukar kembali dengan SIM atau
KTP). Kemudian sekretaris harus mempersilahkan tamu tersebut untuk
duduk di kursi yang telah disediakan di ruang depan (reception area) atau
mengantarkan tamu tersebut ke ruang pertemuan (meeting room) yang ada
di kantor.

3). Treat (Memperlakukan)

Apabila tamu terpaksa harus menunggu, usahakan agar tamu
merasa senang dan nyaman (comfortable). Tawarkan minuman seperti
kopi, teh, atau air mineral kepada tamu yang akan menunggu. Bila
memungkinkan, sediakan bahan bacaan seperti koran dan majalah bisinis
di ruang tamu. Selesai melayani tamu, sekretaris harus memastikan
kembali ke pimpinan bahwa tamu tersebut telah tiba dan menunggu di
ruang tamu. Jika pimpinan masih menerima tamu lainnya, pastikan juga
kepada tamu yang datang apakah dia bersedia menunggu beberapa menit
lagi. Sebaiknya tamu jangan terlalu lama dibiarkan menunggu.

E. Merencanakan dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

1. Bila Anda sudah menanyakan maksud dan tujuan tamu, maka Anda
perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain :
a. Apakah permasalahan bisa diselesaikan oleh sekretaris sendiri.
b. Apakah permasalahan sudah diserahkan kepada pejabat lain.
c. Apakah permasalahan tidak ada sangkut pautnya dengan
pimmpinan.
d. Apakah permasalahan memang harus diteruskan kepada pimpinan.

2. Setelah Anda mengidentifikasi jenis masalahnya, maka ada beberapa

hal yang perlu Anda lakukan, antara lain :
a. Meminta tamu untuk menunggu
Kadang-kadang karena suatu hal tertentu yang tidak dapat
dihindari oleh pimpinan, walaupun tamu tersebut sudah memiliki
janji tamu tersebut tetap harus menunggu. Dan jika hal ini terjadi
pastikan Anda meminta tamu tersebut untuk menunggu dengan
baik dan jangan lupa untuk meminta maaf. Namun, jika dirasa
waktu yang akan dihabiskan oleh tamu untuk menunggu, sebaiknya
Anda menanyakan kembali apakah tamu tersebut akan tetap
menunggu atau membuat janji di lain waktu.
b. Menolak tamu atau menyerahkan tamu kepada pejabat lain
Usahakan jangan mengganggu pimpinan dengan orangorang yang tidak berkepentingan langsung dengannya, untuk itu
lebih baik menyerahkan tamu tersebut kepada pejabat lain yang
bersangkutan dengan permasalahan yang dimiliki tamu.
c. Mengantarkan tamu
Panggilah tamu dengan namanya sehingga ia merasa
dikenal. Dengan senyum dan beri salam yang umum. Hindari
kalimat-kalimat

yang

terdengar

manja.

Dalam

perjalanan

mengantarkannya ke ruangan pimpinan, Anda tidak perlu membuat

pembicaraan, tetapi Anda harus menjawabnya apabila ditanya
mengenai hal-hal yang umum.
3. Membuat Janji Pertemuan Untuk Pimpinan
Pimpinan meminta anda untuk membuatkan janji pertemuan dengan
rekan kerja atau klien perusahaan (scheduling appointments for your
boss to meet with someone in another office), untuk itu sebagai sekretaris
pimpinan, anda membutuhkan informasi berikut ini untuk dapat
membuatkan janji pertemuan.

a. Nama dari orang yang akan ditemui pimpinan (Name of person he

wants to meet)
b. Tempat pertemuan yang akan diajukan oleh pimpinan (Venue of
appointment)
c. Waktu pertemuan yang diajukan oleh pimpinan (Day, date, and time)
d. Hal yang akan dibicarakan (The subject he wishes to discuss)
e. Durasi waktu pertemuan (How long he needs for appointment)
4. Jika sudah memperoleh informasi dari pimpinan, sekretaris dapat
langsung menghubungi perusahaan tersebut dan membuatkan jadwal
pertemuan berdasarkan informasi yang telah diterima dari pimpinan.
Sekretaris dapat menghubungi langsung rekan kerja pimpinan atau dapat
dapat juga melalui sekretaris atau asistennya. Tentu saja jadwal yang
diajukan akan disesuaikan dengan kesibukan dan aktivitas dari rekan
kerja pimpinan sehingga terkadang perlu beberapa hari untuk menunggu
kepastian pertemuan tersebut. Kadang kala jadwal yang kita ajukan tidak
dapat disetujui karena padatnya jadwal kesibukan dan aktivitas rekan
kerja pimpinan. Untuk itu, sekretaris hendakanya tidak lupa untuk
memberikan informasi berikut kepada rekan kerja pimpinan atau
sekretarisnya.
a. Nama pimpinan Anda (Your bosss name for appointment)
b. Telepon yang dapat dihubungi (Your contact telephone number)
c. Nama Anda sebagai sekretaris pimpinan yang dipercaya untuk mengurus
pertemuan tersebut (Your name)
5. Bila sewaktu - waktu rekan kerja pimpinan mengubah jadwal pertemuan
yang telah disepakati sebelumya maka sekretaris harus meminta informasi
berikut ini kepada rekan kerja pimpinan tersebut.
a. Waktu pertemuan yang baru (Reschedule or new schedule)
b. Nama orang yang akan bertemu pimpinan (Name of person the
appointments with)
c. Tempat diselengarakannya pertemuan (Where the appointment is to be
held)
d. Telepon yang dapat dihubungi (Telephone contact details)
6. Sekretaris dan Jadwal Kegiatan Pimpinan

Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan

yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di
balik meja kerja kantor. Jadwal kegiatan pimpinan harus diperhitungkan
secara cermat mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak
mungkin dihadiri dan dilaksanakan semuanya. Tugas sekretaris adalah
mengatur dan membuat jadwal kegiatan pimpinan, menentukan skala
prioritas kegiatan berdasarkan tingkat kepentingannya (urgensinya). Agar
tersusun dengan baik, jadwal kegiatan pimpinan dibuat dalam jangka waktu
tertentu, misalnya harian, mingguan, dan bulanan.

7. Susun Rencana Kegiatan Pimpinan

Sekretaris harus mengetahui sasaran dan rencana kerja pimpinan
dalam satu hari, semiggu, bahkan sebulan. Susunlah sesuai prioritas yang
harus pimpinan selesaikan. Diskusikan dengan pimpinan, mana yang
harus dilakukan, mana yang sebaiknya dilakukan, dan mana yang tidak
begitu penting. Alokasikan waktu sesuai dengan rencana yang telah
disusun. Sekretaris hendaknya jangan hanya mengandalkan ingatan,
gunakan alat bantu manajemen waktu seperti formulir to do list, planner,
chart, dan lainnya.
Sekretaris harus menjadi proaktif, tidak semua informasi yang
dibutuhkan akan datang sendiri. Jangan menunggu pimpinan yang akan
memberikan informasi, tetapi sekretaris harus proaktif bertanya
mengenai rencana kerja pimpinan di setiap awal dan akhir minggu agar
memudahkan sekretaris dalam mengatur jadwal pimpinan.

8. Strategi Membuat Jadwal Kegiatan Pimpinan

Inti dari penjadwalan adalah membut rencana pemanfaatan waktu.
Dengan memiliki perencanaan yang baik setidaknya anda telah memiliki
pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan mengurangi peluang
anda terlupa untuk suatu aktivitas.

9. Jenis Aktivitas Pimpinan

Aktivitas pimpinan terbagi menjadi berikut.
a. Aktivitas rutin terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang rutin dan
telah ditetapkan waktu pelaksanaannya, misalnya rapat migguan, rapat
bulanan, dan sebagainya.
b. Aktivitas rutin tidak terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang rutin
dilakukan tetapi pelaksanaannya bisa diatur sendiri, misalnya
mengikuti kegiatan olah raga rutin seperti golf, tenis, dan sebagainya
dengan klien perusahaan, pertemuan rutin dengan klien, pertemuan
rutin dengan tim pemasaran di kantor, dan sebagainya.
c. Aktivitas isidental terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang tidak rutin
tetapi waktunya telah ditetukan jauh - jauh hari, misalnya jamuan
makan malam dengan klien atau kegiatan mengikuti seminar.
d. Aktivitas isidental tidak terjadwal, yaitu kegiatan rutin yang waktunya
diberitahukan tiba - tiba, misalnya rapat mendadak karena ada situasi
yang harus segera ditangani.

10. Tentukan Skala Prioritas Kegiatan Pimpinan

Buatkan skala prioritas dari kegiatan pimpinan tersebut untuk
mengoptimumkan penggunaan waktu, misalnya untuk kegiatan yang
dianggap penting ditandai dengan angka 1(satu), kegiatan yang tidak
begitu penting ditandai dengan 2 (dua), dan seterusnya. Diskusikan hal
ini dengan pimpinan agar tidak salah dalam menentukan prioritas.
Suatu kegiatan memiliki prioritas tinggi apabila kegiatan tersebut tidak
dapat diwakilkan, tidak dapat dijadwalkan ulang, akan berdampak
buruk jika tidak dilakukan, kesempatan untuk melakukan sangat langka,
dan ada pihak lain yang bergantung pada hasil kegiatan tersebut.

11. Perkiraan dan Alokasi Waktu untuk Tiap Kegiatan Pimpinan

Dalam mengatur jadwal kegiatan atau aktivitas pimpinan
sebaiknya sekretaris memberikan waktu tambahan. Sebagai contoh, jika
pimpinan memperkirakan pertemuan dengan klien perusahaan di suatu
tempat bisa selesai dalam waktu 2

(dua) jam, maka anda dapat

menambahkan setengah jam untuk kegiatan berikutnya. Hal ini dibuat

megantisipasi hal - hal yang tidak diinginkan, misalnya jarak tempuh
untuk mencapai tempat pertemuan, kemacetan di jalan, klien terlambat
menghadiri pertemuan, dan lain sebagainya. Dalam menyusun jadwal
kegiatan pimpinan,

alokasi waktu untuk setiap kegiatan juga

merupakan hal terpenting untuk diketahui. Ada kegiatan - kegiatan yang

bisa anda kendalikan kapan waktu pelaksanaannya, tetapi ada juga
kegiatan - kegiatan yang tidak terjadwal yang tidak diketahui waktu
pelaksaannya. Untuk itu sekretaris perlu mengetahui agar dapat
diselipkan di antara apa yang sudah terjadawal.

12. Teknik Penggunaan Waktu Pimpinan

Sekretaris sudah selayaknya mampu mengatur perencanaan
jadwal kegiatan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, mengawasi
apakah masih ada jadwal kegiatan pimpinan yang terlewatkan, dan
melakukan anasilsis terhadap jadwal kegiatan pimpinan untuk melihat
apakah kegiatan yang sudah dijadwalkan dapat dilaksanakan sesuai
jadwal sebagaimana kesepakatan antara pimpinan dengan sekretaris.
a. Perencanaan
Perencanaan jadwal kegiatan pimpinan merupakan suatu proses
menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat
tercapai, atau dengan kata lain kegiatan yang menggambarkan ke
depan hal - hal yang harus dikerjakan dalam mencapai suatu tujuan.
Ciri -ciri perencanaan pengaturan jadwal kerja dan kegiatan
pimpinan yang baik mencakup jelas, realistis, fleksibel, dan
berkesinambungan.
b. Pengorganisasian
Pengorgansasian jadwal kegiatan pimpinan artinya kegiatan
mengidentifikasi, mengelompokan, menganalisis kegiatan pimpinan,
termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan tersebut. Dalam mengorganisasikan jadwal kegiatan
pimpinan, sekretaris dapat melakukan analisis waktu kegiatan
pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan tugas tepat pada
waktuna serta sesuai jadwal atau tidak.
c. Pengkoordinasian
Pengkoordiansian

jadwal

kegiatan

pimpinan

berarti

mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris

atau dengan staf lainnya sehingga tercapai pelaksanaan tugas yang
efisien dan efektif.

d. Pengawasan
Sekretaris harus mengawasi pengaturan jadwal kegiatan
pimpinan, yang berarti melihat apakah jadwal kegiatan yang
direncanakan sesuai dengan yang dilaksanakan. Hal ini dapat
dijadikan bahan pertimbangan untuk menyusun jadwal di kemudian
hari.

13. Menjadwalkan Perjanjian Pimpinan

Setelah menentukan jenis aktivitas pimpinan, prioritas, perkiraan,
dan alokasi waktu, sekretaris juga perlu mempertimbangkan selera dan
kebiasaan pimpinan dalam pembuatan jadwal, misalnya setiap hari
senin pimpinan enggan melakukan pertemuan di luar kantor dengan
alasan agar pimpinan memiliki waktu untuk membuat rencana kerja
mingguan dan mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan bersama
staf lainnya untuk itu sebaiknya sekretaris menghindari membuat
jadwal pertemuan pimpinan dengan klien pada hari pertama di awal
minggu kecuali dengan persetujuan atau permintaan pimpinan.
Sekretaris harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk
mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau
bulanan. Adapun hal - hal yang perlu dimasukan dalam kalender
perjanjian pimpinan yaitu perjanjian yang dibuat oleh pimpinan,
perjanjian yang dibuat oleh sekretaris melalui telepon, dan perjanjian
yang dibuat berdasakan undangan, memo,atau surat yang diterima
pimpinan.
Dari kalender jadwal kegiatan pimpinan yang sudah dipersiapkan
sekretaris bersama dengan pimpinan, tugas sekretaris berikutnya adalah
menyesuaikan dan mengingatkan kembali pimpinan. Sekretaris harus
memastikan jadwal tersebut dapat terlaksana dengan baik tanpa ada
yang terlewatkan. Beri tanda pada kegiatan yang telah terlaksana

(kolom status). Jika belum terlaksana, ingatkan pimpinan untuk

menjadwalkan kembali (dengan persetujuan pimpinan) kegiatan
tersebut.

F. Kesalahan dan Tips dalam Menghadapi Tamu

Dalam melayani tamu, ada beberapa hal yang harus dihindari yaitu
sebagai berikut:
1. Bila sekretaris diberi wewenang untuk menerima dan melayani
tamu, jangan sekali - kali melampaui batas wewenang tersebut
sehingga mempersulit tamu yang datang.
2. Hindari pembicaraan dengan berbisik - bisik atau tertawa di depan
tamu perusahaan yang datang ke kantor, karena bisa saja hal tersebut
menyinggung perasaan tamu.
3. Hindari melakukan kegiatan kegiatan yang tidak sopan di depan
para tamu yang datang, misalnya merias wajah atau berdandan,
makan makanan besar atau makanan ringan, mengunyah permen
karet, membaca koran, melakukan pembicaraan di telepon untuk
pembicaraan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, dan
sebagainya.
4. Bila sekretaris harus menghadapi tamu yang datang dengan keadaan
emosi atau marah hendakanya sekretaris tidak terpancing untuk
melakukan hal yang sama atau bertengkar dengan tamu. Persiapkan
diri untuk menerima kata - kata sinis atau kemarahan dari tamu tamu tersbut, hadapilah dengan kesabaran penuh.

5. Apabila sekretaris menerima tamu dengan perjanjian,sebaiknya

sekretaris memastikan kembali kepada pimpinan sebelum sekretaris
mempersilakan tamu tersebut masuk ke ruangan pimpinan hal ini
penting untuk diperhatikan karena kita tidak pernah mengetahui
kegiatan yang sedang dilakukan pimpinan di dalam ruangan
pribadinya.
6. Walaupun tamu tersebut sering berkunjung ke kantor atau
merupakan teman dekat pimpinan, hindari untuk mengistimewakan
tamu sehingga tamu lainnya harus menunggu giliran terlalu lama.
Hendarto Hartini dan Haryono.2002. Menjadi Sekretaris Profesional.
Jakarta: PPMTulus.
Lawalata, Caroline Fch.2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.
Padang: Akademia Permata.
R Endang Sri, Mulyani Sri.dkk. 2011. Modul Mengelola Pertemuan
Rapat. Jakarta: Penerbit Erlangga
Sudianingsih, Mustikawati Farida. dkk. 2008. Teori dan Praktik
Administrasi Kesekretarisan. Surabaya
Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta:
Penerbit Andi