BAB I

MENGURUS DAN MELAYANI TAMU SERTA BERTAMU

1.1 Pengertian Tamu

Istilah tamu sudah tidak asing lagi bagi kita karena istilah tersebut
sudah biasa kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam
kehidupan kita sehari-hari. Istilah tamu dalam kehidupan organisasi pada
hakikatnya tidak berbeda dengan istilah tamu yang kita kenal dalam
kehidupan sehari-hari, kehidupan sosial, atau kehidupan rumah tangga
kita. Berarti dalam Kehidupan sosial, apabila kita menerima tamu berarti
kita menerima seseorang atau sekelompok orang yang datang dirumah
kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah.Tamu harus kita hargai
dan kita hormati, apapun kepentingannya, entah itu kepentingan pribadi
dirinya ataupun kepentinagn pihak lain. Prinsip ini juga berlaku dalam
kehidupan organisasi. Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau
kelompok seorang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik
itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain,
termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan
organisasi tersebut.

Gambar 5. 1 Melayani Tamu

Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak

bisa dihindarkan, bahkan merupakan suatu kebutuhan,selama organisasi
tersebut melalakukan interaksi dan menjalin relasi dengan lingkungan.
Mengapa demikian ? karena kehadiran tamu disuatu organisasi membawa
berbagai macam kepentingan dan keperluan. Kepentingan atau keperluan
tersebut misalnya memecahkan permasalahan karena mereka sebagai
customer, menjalin kerjasama, ingin menggunakan output organisasi tersebut,
ingin menjadi customer alias calon customer, hendak menggunakan jasa
organisasi tersebut atau hanya sekedar berkunjung saja. Oleh karena itu, tamu
mungkin sekali akan menjadi iklan hidup bagi organisasi.
Lantas,apa hubungan antara tamu dengan sekretaris ? tentu saja erat
kaitannya. Dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah penjaga pintu gerbang
bagi pimpinan. Namun tidak berarti bahwa sekretaris hanya menjaga tanpa
membuat keputusan apapun saat menerima tamu. Sekretaris berperan sebagai
filter bagi para tamu yang akan menemui pimpinan. Sepelekah tugas
tersebut

tentu

saja

tidak.

Bila

dalam

tugas

menerima

telepon,profesioanalitas sekretaris hanya dilihat dari caranya berdiplomasi

dalam percakapan ditelepon, kini dalam menerim tamu sekretaris harus
berhadapan langsung (face to face) dengan para tamu, sehingga tantangannya
jauh lebih besar. Bila kita berhadapan dengan tamu yang tidak berulah
macam-macam,tidak menjadi masalah. Tetapi apabila tamu tersebut orang
menjengkelkan, keras kepala, bahkan emosional, sekretaris tentu tidak dapat
sembarangan menanganinya. Hal yang harus selalu diingat ialah bahwa baik
buruknya citra perusahaan, salah satu diantaranya tergantung pada sikap
perusahaan dalam melayani tamu. Dengan demikian, sekretaris akan terlibat
langsung karena ia pelaksana dalam menerima tamu tersebut.
Sehubungan

dengan

hal

tersebut,

sekretaris

harus

mampu

berkomunikasi dengan baik terhadap tamu yang datang. Pimpinan sangat

mengharapkan sekretaris dapat meringankan tugasnya dengan menyaring
2

tamu yang masuk agar tidak membebani pekerjaan pimpinan tidak semua
tamu dikehendaki pimpinan. Oleh karena itu dalam hal ini tugas sekretaris
menjadi ganda. Disamping melindungi pimpinan dari tamu yang datang
sekretaris juga
para

harus mampu menghadapi

tamu

tersebut.

Gambar 5. 2 Sekretaris

Dalam suatu organisasi atau perusahaan,biasanya tamu yang datang

pertama-tama diterima dalam bagian resepsionis. Bagian resepsionis inilah
yang pertama-tama memberikan pelayanan secara secara langsung kepada
tamu, sekaligus menanyakan keperluan dan kepentingann kehadiran tamu
tersebut. Biasanya resepsionis juga memberikan petunjuk atau bahkan
mengantarkan tamu untuk menemui pihak-pihak yang dituju. Sehubungan
dengan hal itu perlu untuk diingat dan diperhatikan bahwa tamu yang datang
dalam suatu organisasi biasanya sangat membutuhkan seseorang yang dapat
memandu terutama jika tempat tersebut masih asing baginya. Dengan
demikian pelayan yang baik terhadap tamu mulai dari saat tamu tiba sampai
dengan tamu meninggalkan perusahaan. Pelayanan itu sangat penting karena
hal tersebut merupakan manifestasi penghargaan perusahaan terhadap tamu.
Dengan cara demikian, tamu pun merasa dihargai keberadaan dan
kehadirannya, sehingga merasa senang datang keperusahaan kita.
Setelah tamu diterima di resepsinis, mungkin sekali tamu langsung
lolos menemui pimpinan, karena resepsionis memang tidak tahu secara

menditel agenda kegiatan masing masing pimpinan. Oleh karena itu, tentu
saja mau tidak mau kita sebagai sekretaris harus berhadapan dan memberikan
pelayanan terbaik terhadap tamu tersebut.

1.2 Jenis-Jenis Penerima Tamu dan Tamu

Telah diungkapkan dimuka bahwa menerima tamu bagi sekretaris

merupakan tugas rutin yang dilakukan sekretaris hampir setiap hari, dan
tugas ini bukanlah tugas yang mudah karena kompetensi, kedewasaan, dan
kepribadian sebagai seorang sekretaris akan dilihat dan diuji disini.
Kemampuan

berkomunikasi,

kejujuran,

keramahan,

kesopanan,

keluwesan, ketegasan, dan kemampuan mengambil keputusan sangat

dibutuhkan oleh sekretaris dalam tugas ini. Agar dapat melakukan tugas ini
secara optimal, baik dalam memberikan pelayanan kepada pimpinan
maupun kepada tamu, maka sekretaris harus mengetahui siapa, dari
mana,dan apa kepentingan atau tujuan tamu tersebut. Sehubungan dengan
hal ini, tamu dapat dibedakan dan diklasifikasikan sebagai berikut.
1.2.1.

Tamu yang Sudah Mengadakan Perjanjian Terlebih Dahulu

Tamu semacam ini biasanya tidak terlalu bermasalah karena
pertemuan tamu.dengan pimpinan sudah diatur sebelumnya oleh
sekretaris. Dengan kata lain, telah diadakan perjanjian antara
sekretaris

dan tamu tersebut.

Hal ini bisa terjadi karena

sebelumnya tamu sudah datang atau mengirim berita untuk

mengadakan

pertemuan

dengan pimpinan,

dan kita telah

menyepakati atau mengaturya. Kesepakatan atau perjanjian untuk

bertemu ini selain dibuat secara langsung (bertemu muka), juga
dapat dibuat melalui surat atau telepon. Dalam hal ini, sekretaris
tetap mengatur menurut prioritas atau kepentingannya. Dengan
demikian, karena sudah ada kesepakatan, sekretaris dapat

mengantarkan langsung tamu tersebut kepada pimpinan, bila

pimpinan tidak terlalu sibuk atau sedang menerima tamu. Jika
temyata pimpinan sedang menerima tamu lain, tamu tersebut
diminta untuk menunggu sebentar. Walaupun begitu,dapat saja
terjadi pada waktu yang sudah dijanjikan, pimpinan mempunyai
acara mendadak. Hal ini dapat diinformasikan kepada tamu. Jika
ada acara rapat, tamu diminta untuk menunggu sebentar, tetapi jika
pimpinan ada tugas keluar, dengan mohon maaf tamu diminta
untuk membuat kesepakatan atau pejanjian baru.

1.2.2.

Tamu yang Belum Mengadakan Perjanjian

Untuk menghadapi tamu yang belum mengadakan perjanjian
sebelumnya, sekretaris dapat meminta tamu menunggu sebentar,
kemudian memberitahukan kepada pimpinan apakah bersedia
menerima kunjungan tersebut. Jika pimpinan memang tidak dapat
menerimaya, sekretaris dapat mengatakan bahwa pimpinan
sebenarnya ingin bertemu dengan tamu tersebut, namun karena saat
ini tidak dapat meninggalkan tugas, tamu dapat membuat
kesepakatan perjanjian terlebih dulu kapan akan bertemu.
Sebelumnya sekretaris dapat meminta keterangan tentang identitas
diri dan maksud kedatangannya. Bila tamu tetap ngotot ingin
bertemu, dan kita sudah tahu maksud kedatangannya, kita dapat
menawari tamu untuk bertemu dengan pejabat lain yang sesuai
bidang tugasnya. Sebagai sekretaris profesional, kita tidak boleh
kehilangan akal untuk menghadapi tamu tersebut. Oleh karena itu,
kita harus mengetahui struktur organisasi tempat kita bekerja dan
wewenang masing-masing pejabat. Dengan bekal tersebut kita
dapat melimpahkan dengan tepat tamu yang berkunjung kepada
pejabat lain yang berwenang.

1.2.3.

Tamu Relasi Pimpinan

Tamu dari relasi pimpinan biasanya adalah tamu yang
sudah biasa menemui pimpinan. Tamu ini bisa datang dengan
membuat perjanjian terlebih dahulu atau tanpa perjanjian.
Khusus tamu tipe demikian ini, sekretaris dapat mengantar
tamu untuk langsung menghadap pimpinan. Walaupun
demikian, kita tetap perlu mengetahui apakah pimpinan siap
atau tidak untuk menerimanya. Jika pimpinan sedang
menerima tamu lain, tamu tersebut diminta untuk menunggu
sebentar,

tetapi

apabila

kosong,

tamu

bisa

langsung

dipersilahkan menemui pimpinan.

1.2.4.

Tamu yang Datang untuk Meminta Dana atau Sumbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dana atau sumbangan
biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan
berbagai macam alasan, cara terbaik untuk mengatasi tamu ini
adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil
menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu
tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau
maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi
para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus
mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan
untuk menghungi bagian lain yang memang khusus menangani
dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

1.2.5. Tamu yang Datang untuk Menawarkan Barang atau Jasa.

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan

sebab mereka telah mendapatkan pelatihan keterampilan dalam
membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini
meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani
tamu tersebut.

1.2.6. Tamu yang Ingin Membeli Barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak
bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan,
bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu,
bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan
minum kepada tamu yang ingin membeli barang.
1.2.7.

Tamu Aparat Pemerintah

a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan
pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak
tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih
baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan
karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan
suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum
jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian
hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk
rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan
mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu
masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal
7

seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari

kendaraan.

Sekretaris

wajib

mengatur

tata

upacara

penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan

lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau
kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan.
Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang
kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan,
perusahaan tidak dapat disalahkan.

BAB II
Etika Pelayanan Tamu

2.1

Penerimaan Tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara
pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai
dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di
kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu
begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Di
bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam
menerima tamu bos di kantor:
a. Menyambut, menerima

dan

mempersilahkan

tamu

duduk.

Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu

anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah
sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak
takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan
berwibawa.
b. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu
berbicara melantur. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng
kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah
namun bijak.
c. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di
tempat,sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan
menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga
bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos.
Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan
kembali dengan anda.
d. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi
buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji
9

sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada

bos.
e. Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di
ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau
majalah.
f. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang
lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak
bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada
tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus
menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama
lembaga maupun kewibawaan bos.
g. Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana
bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri
tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia
belum familiar dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering
datang ke kantor anda.
h. Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu
seringkali mencerminkan image perusahaan dan mencerminkan
profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan
bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

2.2

Etika Menerima Tamu

Tamu perusahaan merupakan unsur yang sangat penting, karena tamu
dapat menunjukan bahwa perusahaan dimana kita bekerja mendapat
pengakuan. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam

10

menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa
nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam
dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor
rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya, untuk itu
dalam menerima tamu haruslah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Sopan dan ramah tamah
b. Berkepribadian
c. Bijaksana dan cerdas
d. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi yang
bersangkutan serta hal-hal pokok tentang kantor dimana ia bekerja.
2.3

Catatan Identitas Tamu

Catatan mengenai identitas dan kepribadian tamu penting untuk
diketahui yaitu untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan
terselubung dari tamu.

2.4

Pelayanan Terhadap Tamu

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik
dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita,
tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar
tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah hal-hal
yang harus dilaksanakan terhadap tamu dalam kantor :

a.

Sambut Dengan Tulus

1). Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara
tulus, buang semua kepura puraan, karena umumnya tamu akan
mengetahui jika kita hanya berpura pura tulus.
2). Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan
pintu
untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda
penghormatan
kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

11

3). Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi
akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian
memberikan salam dan berjabat tangan.

b.

Cara Duduk
1). Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,
segera
persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
2). Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di
sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas
dan maksud tujuan tamu tersebut.

c.

Janji Tamu
1). Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah
memiliki
Janji tamu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
2). Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu
3). kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan
yang dituju.
4). Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya
hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu
masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk
menerima tamu.
5). Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki
beberapa
pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapkan dengan baik dan sopan.

d.

Perlakuan Baik
12

1) Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat

sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap
perusahaan kita.
2) Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan,
berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau
makanan ringan.
e.

Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena
sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu
hingga ke pintu keluar.
5. Etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain;
1. Bersikap sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana
4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal
penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan
lainnya.

Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :

1. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
2. Berperilaku sopan dan ramah
3. Ekspresi wajah yang hangat
4. Menghafal nama tamu
5. Senang bergaul dan luwes
6. Menjadi pendengar yang baik
7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek
8. Bersikap hormat kepada tamu
9. Memiliki semangat kerja yang tinggi
13

10. Nada suara yang enak dan jelas

11. Tenang dan menangani complain secara profesional
12. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
13. Tulus melayani tamu

BAB III
Langkah-Langkah dalam Menerima Tamu dan Bertamu

3.1 Sikap Pelayanan

Salah satu tugas seorang sekretaris adalah menerima dan melayani tamu
organisasi atau perusahaan, di samping menyelesaikan tugas dan pekerjaan
lain yang dibebankan oleh pimpinan. Tamu organisasi adalah aset penting
dalam sebuah organisasi, tidak mungkin sebuah bisnis bisa berhasil tanpa
keberadaan mereka. Sebuah organisasi atau perusahaan harus merencanakan
dan menerapkan sebuah strategi yang jelas dalam memperlakukan tamunya.
Setiap tamu membawa arti bisnis tersendiri, karena itu cara menerima tamu
harus dipelajari menurut sopan santun yang berlaku umum dan dilaksanakan
secara baik agar dapat memberikan kesan yang profesional, menyenangkan,
dan memuaskan yang pada gilirannya memberikan keuntungan bagi
perusahaan yang bersangkutan.
Pada dasarnya tamu organisasi yang datang ke perusahaan atau
instansi adalah manusia yang ingin disambut dan dilayani dengan baik

14

sekaligus ingin di hormati. Seorang sekretaris harus pandai-pandai dalam

bersikap sehingga tidak menyinggung perasaan orang tersebut. sikap yang
harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menerima dan melayani tamu
adalah sebagai berikut:
1. Politeness (Kesopanan)
Politeness yaitu sikap sopan yang harus diperlihatkan kepada pihak
lain dalam suatu komunikasi. Seorang sekretaris haruslah mengatur
setiap kata yang akan diucapkan, penyampaian kata-kata yang lemah
lembut, tidak menggunakan kata yang meremehkan orang lain, menjauhi
untuk menggunakan kata kamu tetapi gunakan kata Bapak/Ibu,
menyambut tamu yang datang dengan salam dan tegur sapa yang ramah
dan sebagainya.
2. Respectful (Hormat)
Respectful yaitu sikap menghormati dan menghargai pihak lain
secara baik dan wajar dengan menghargai setiap tamu organisasi
atau perusahaan yang datang dapat dilakukan oleh sekretaris dengan
cara berperilaku sopan, ramah, murah senyum, dan berperilaku
menyenangkan, sehingga membuat suasana menjadi nyaman.
3. Attentive (Penuh Perhatian)
Attentive yaitu sikap penuh perhatian yang diperlihatkan kepada
pihak lain dan diberikan secara baik dan wajar dengan cara
mendengar dengan sungguh-sungguh apa yang dikatakan oleh tamu
yang datang tersebut.
4. Cooperative (Kooperatif)
Cooperative yaitu sikap suka menolong pihak lain yang
membutuhkan pertolongan sementara. Anda sebenarnya sanggup dan
mampu memberikan pertolongan. Tamu yang datang ke perusahaan
atau instansi pada dasarnya memiliki maksud dan tujuan tertentu
sehingga mereka berharap orang-orang yang ada di perusahaan atau
instansi tersebut dapat membantu setiap keingingan, kebutuhan, dan
permasalahan yang mereka hadapi.

15

5. Tolerance (Toleransi)
Tolerance yaitu sikap tenggang rasa dan toleransi yang tinggi
dalam menghadapi setiap tindak tanduk tamu organisasi atau
perusahaan.
6. Informality (Informalitas)
Informality yaitu sikap ramah yang Anda perlihatkan kepada
pihak lain. Sikap ramah yang Anda perlihatkan meliputi bagaimana
seorang sekretaris menyambut kehadiran tamu yang datang dengan
selalu tersenyum, tidak overacting dan tidak bersikap murung
bahkan cemberut.
7. Self Control (Kontrol Diri)
Self control yaitu sikap menguasai diri dan mengendalikan
emosi dalam setiap situasi. Seorang sekretaris harus memiliki
kesabaran dalam mengahadapi para pelanggan, terutama sikap sabar
terhadap tamu organisasi atau perusahaan yang mungkin rewel dan
memaksa. Agar tidak kecewa dan membuat orang lain marah,
sebaiknya Anda tidak terpancing oleh sikap emosional pihak yang
Anda hadapi. Dalam menerima dan melayani tamu, sekretaris harus
memperhatikan bagaimana cara berbicara dan bertanya yang baik.
a. Cara berbicara : Biarkan tamu berbicara lebih dahulu, tidak
memotong pembicaraan tamu, berusaha menjadi pendengar yang
baik dan tanggap terhadap isi pembicaraan. Berbicara dengan
wajar yaitu jelas, singkat, mudah dimengerti, positif, meyakinkan,
sopan, dan efisien.
b. Cara bertanya : Gunakan bahasa yang baik dan benar, hindari
mengajukan pertanyaan yang tidak jelas, ciptakan suasana yang
kondusif, tidak bertanya dengan nada yang mengancam, gerakan
badan dan tangan tidak menunjuk ke tamu.
Penampilan awal yang baik akan memberikan kesan yang baik
sehingga timbul rasa kagum, simpatik, dan hormat. Apa yang
16

Anda katakan pada menit-menit pertama sangat menentukan

sikap tamu terhadap Anda. Kesan petama sangat penting dan
menentukan karena itu usahakan agar tamu memperoleh kesan
yang baik terhadap perusahaan. Sebaliknya, hal yang seharusnya
dihindari oleh seorang sekretaris ketika melayani dan menerima
tamu perusahaan atau organisasi adalah sebgai berikut:
1. Melayani tamu sambil makan (termasuk mengunyah
permen) atau minum.
2. Melayani tamu sambil bercakap-cakap dengan rekan
kerja lainnya.
3. Melayani tamu dengan raut muka dan wajah murung
dan cemberut

bahkan memperlihatkan kekecewaan

terhadap tamu tersebut.

4. Melayani tamu sambil melakukan pekerjaan lainnya
seperti

membaca,

menulis,

mengangkat

telepon,

melakukan panggilan telepon, berhias, dan sebagainya.

5. Sebaiknya sekretaris tidak mengajak tamu atau
membuka terlebih dahulu ketika tamu tersebut sedang
menunggu pimpinan. Jika tamu lebih dulu mengajak
berbicara, sekretaris hendaknya tidak membicarakan
atau bertanya mengenai hal-hal pribadi atau berbicara
mengenai permasalahan-permasalahn yang dihadapi di
kantor. Dalam pembicaraan dengan tamu, sekretaris
harus dapat menjaga diri, mengerti apa yang boleh dan
tidak boleh dibicarakan.

3.2 Tata Cara Bertamu

Sekretaris tidak saja dituntun untuk memahami cara melayani dan

menghadapi tamu yang datang ke kantor, sekretaris juga harus mengetahui
dan menguasai tata cara bertamu pada jam kerja. Sekretaris sering kali
diminta untuk mendampingi pimpinan menghadiri pertemuan pertemuan
17

bisnis bahkan tidak jarang jika pimpinan berhalangan hadir maka pimpinan
akan mendelagasikan sekretaris untuk menghadiri pertemuan bisnis tersebut.
Berikut adalah tata cara bertamu pada jam kerja.
1. Buatlah perjanjian (appoinment) terlebih dahulu sebelum bertemu
dengan klien. Hindari membuat perjanjian di jam-jam sibuk,
diskusikan terlebih dahulu waktu yang tepat bagi kedua belah pihak.
2. Sehari sebelumnya hendaknya sekretaris mengkonfirmasikan dan
mengingatkan kembali jadwal pertemuan yang telah disepakati.
Jangan sekali-sekali membatalkan perjanjian tanpa adanya konfirmasi
sebelumnya.
3. Pastikan tempat pertemuan berlangsung telah diketahui sebelumnya
sehingga anda dapat memastikan jalan yang akan ditempuh untuk
menghadiri kemungkinan tersasar dan terlambat lagi.
4. Perhatikan penampilan dan sikap saat harus bertemu dengan klien.
Siapkan diri dengan penampilan yang rapi, segar, dan bersih.
Bersikaplah ramah dan tulus agar suasana menyenangkan. Pusatkan
perhatian pada pembicaraan yang singkat, jelas, dan padat sesuai
mkasud dan tujuan kedatangan ke kantor klien tersebut.
5. Sesaat setelah sampai di perusahaan yang dituju, sekretaris hendaknya
bertemu dengan resepsionis (jika ada) atau minta bantuan dari orang
orang yang ada di sana untuk bertemu dengan orang yang dituju.
Jangan lupa menyebutkan bahwa sebelumnya telah membuat
perjanjian (appointment) dengan orang

tersebut. Jika harus

menunggu, biarkan anda menunggu di tempat yang telah disediakan,

jangan mendesak untuk bertemu sesegera mungkin, memperlihatkan
kekecewaan, bahkan kemarahan.
6. Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor:
a. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya
ditempat yang paling jauh dengan pintu.

18

b. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk

yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas
tidaklah baik.
c. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya
hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada
tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang
dimaksud.
d. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang
dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan
ramah dan sopan.
7. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
a. Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.
Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu
dengan senyum dan sikap yang ramah.
c. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok
kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan
pekerjaan.
d. Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan
telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan
telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
e. Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan
dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang
untuk memperhatikan jalan tamu.
f. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam,
anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu
untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebarlebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

19

g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan

menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
8. Cara Pelayanan Tamu Kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai
penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima
tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
a. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan
maksud kunjungannya.
b. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan
kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
c. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang
tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
d. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh
diberitahukan kepada tamu.
e. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang
di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
f. Bila

tamu

terpaksa

menunggu,

ciptakan

suasana

yang

menyenangkan.
g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang
di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat
menguasai masalahnya.
h. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah
kepada tamu agar meninggalkan pesan. catat pesan itu dan
beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

20

Gambar 5. 3 Menerima Tamu

9. Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam

menghadapi tamu kantor :
a. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang,
ramah, sopan, syabar, dan percaya diri.
b. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu
berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar
atau tamu istimewa.
c. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat
dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon
selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
d. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti
selamat siang ada yang bisa saya bantu.
e. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi
sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
f. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut
namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
g. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan
secara sopan nama dan dari mana, seperti bolehkah saya tahu nama
bapak? atau bapak dari perusahaan mana?
21

Tamu yang datang ke perusahaan atau instansi pada dasarnya

memiliki maksud dan tujuan tertentu sehingga mereka ingin disambut dan
dilayani dengan kualitas pelayanan yang sopan. Bagaimanapun juga ujung
tombak kehidupan bisnis ada pada tamu-tamu tersebut, jadi mereka adalah
pihak-pihak yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi atau
perusahaan.
Pada perusahaan dengan skala kecil, sekretaris sering melakukan
tugas receptionist. Sedangkan pada perusahaan dengan skala besar,
sekretaris biasanya diminta untuk menerima tamu pimpinan setelah tamu
tersebut melewati receptionist perusahaan. Agar tamu yang datang tersebut
merasa nyaman, seorang sekretaris sebaiknya melakukan greet, seat, treat.

Gambar 5. 4 Receptionist

1). Greet (Menyapa)

Ketika tamu melewati ruang kantor, seorang sekretaris hendaknya
menyambut dan menyapa tamu yang datang dengan berdiri, tersenyum,
dan bersalaman. Layani tamu dengan ramah ramah dan sopan.
Sekretaris harus dapat menyapa, menghormati, dan memberi bantuan
dengan informasi yang tepat serta memberikan pelayanan sebaikbaiknya secara wajar. Sekretaris juga harus menanyakan keperluan
tamu yang datang, dengan siapa ingin bertemu dan apa yang bisa Anda
lakukan untuk mereka. Sapa tamu sesuai waktu yaitu ucapan selamat

22

pagi, siang, dan sore. Biasakan menyebut tamu tersebut dangan

panggilan Bapak/Ibu.
Pastikan dan periksa apakah tamu tersebut telah membuat
perjanjian sebelumnya. Jika tamu tersebut belum membuat perjanjian
dengan pimpinan, sebaiknya sekretaris memastikan terlebih dahulu
apakah pimpinan ada waktu untuk menerima tamu tersebut sebelum
mempersilahkan tamu untuk menunggu. Apabila pimpinan tidak mau
menerima tamu tanpa perjanjian tersebut, maka sekretaris harus
memastikan apakah pimpinan bersedia membuat jadwal pertemuan
kembali ataukah pimpinan punya alasan tersendiri untuk tidak bertemu
dengan tamu itu. Berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai
menyinggung perasaan tamu.
Berikut adalah contoh percakapan antara sekretaris dengan tamu
pimpinan.
Tamu

: Permisi

Sekretaris : Selamat pagi Bapak, ada yang bisa saya bantu ?

Tamu

: Apakah Sdri, bisa membantu saya untuk bertemu dengan

direktur perusahaan ini ?

Sekretaris : Mohon maaf, apakah sebelumnya Bapak telah membuat

perjanjian dengan beliau (direktur) ?
Tamu
Sekretaris

: Ya, beliau sendiri yang menelpon saya hari ini.

: Baiklah, akan saya beritahukan Bapak Direktur terlebih
dahulu. Apakah Bapak berkenan menunggu sebentar ?
bolehkah saya mengetahui nama Bapak dan dari
perusahaan mana ?

Tamu

: Nama saya Bryan. Jabatan saya adalah Senior

Computer

Engineer dari perusahaan Thunder Bird

Graphics.
Sekretaris : Terimakasih.

23

Menyampaikan dan memberikan informasi kepada Direktur.

Setelah menyampaikan kepada Direktur.
Sekretaris : Bapak, jika tidak keberatan harus menunggu sekitar setengah
jam lagi untuk bertemu dengan Bapak Direktur. Bapak
Direktur,Mr.Raymond pasti akan segera menemui Bapak.
Tamu

: Tidak masalah, saya akan tetap menunggu.

Sekretaris : (sambil menunjuk pada sofa yang ada) Bapak, untuk

sementara waktu sambil menunggu Bapak Direktur mohon
dapat menunggu disini. Staf kami akan membuatkan Bapak
teh atau kopi.
Tamu

: Terimakasih.

Sekretaris : Sama-sama.
2). Seat (Tempat Duduk)
Sebelum tamu dipersilahkan untuk duduk, persilahkan tamu mengisi
buku tamu yang telah disediakan dan menginggalkan tanda pengenal
berupa SIM atau KTP untuk ditukar dengan kartu visitor (jika tamu telah
selesai berkunjung kartu visitor dapat ditukar kembali dengan SIM atau
KTP). Kemudian sekretaris harus mempersilahkan tamu tersebut untuk
duduk di kursi yang telah disediakan di ruang depan (reception area) atau
mengantarkan tamu tersebut ke ruang pertemuan (meeting room) yang ada
di kantor.

3). Treat (Memperlakukan)

Apabila tamu terpaksa harus menunggu, usahakan agar tamu
merasa senang dan nyaman (comfortable). Tawarkan minuman seperti
kopi, teh, atau air mineral kepada tamu yang akan menunggu. Bila
memungkinkan, sediakan bahan bacaan seperti koran dan majalah bisinis
di ruang tamu. Selesai melayani tamu, sekretaris harus memastikan
kembali ke pimpinan bahwa tamu tersebut telah tiba dan menunggu di

24

ruang tamu. Jika pimpinan masih menerima tamu lainnya, pastikan juga
kepada tamu yang datang apakah dia bersedia menunggu beberapa menit
lagi. Sebaiknya tamu jangan terlalu lama dibiarkan menunggu.

25

BAB IV
Merencanakan dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

4.1 Maksud dan Tujuan Tamu

Hal mendasar dari bertamu adalah maksud dan tujuan. Maksud dan tujuan
menjadi alasan pokok orang untuk bertamu. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan adalah sebagai berikut :
1. Bila Anda sudah menanyakan maksud dan tujuan tamu, maka Anda
perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain :
a. Apakah permasalahan bisa diselesaikan oleh sekretaris sendiri.
b. Apakah permasalahan sudah diserahkan kepada pejabat lain.
c. Apakah permasalahan tidak ada sangkut pautnya dengan
pimmpinan.
d. Apakah permasalahan memang harus diteruskan kepada pimpinan.
2. Setelah Anda mengidentifikasi jenis masalahnya, maka ada beberapa
hal yang perlu Anda lakukan, antara lain :
a. Meminta tamu untuk menunggu
Kadang-kadang karena suatu hal tertentu yang tidak dapat
dihindari oleh pimpinan, walaupun tamu tersebut sudah memiliki
janji tamu tersebut tetap harus menunggu. Dan jika hal ini terjadi
pastikan Anda meminta tamu tersebut untuk menunggu dengan
baik dan jangan lupa untuk meminta maaf. Namun, jika dirasa
waktu yang akan dihabiskan oleh tamu untuk menunggu, sebaiknya
Anda menanyakan kembali apakah tamu tersebut akan tetap
menunggu atau membuat janji di lain waktu.
b. Menolak tamu atau menyerahkan tamu kepada pejabat lain
Usahakan jangan mengganggu pimpinan dengan orangorang yang tidak berkepentingan langsung dengannya, untuk itu

26

lebih baik menyerahkan tamu tersebut kepada pejabat lain yang

bersangkutan dengan permasalahan yang dimiliki tamu.
c. Mengantarkan tamu
Panggilah tamu dengan namanya sehingga ia merasa
dikenal. Dengan senyum dan beri salam yang umum. Hindari
kalimat-kalimat

yang

terdengar

manja.

Dalam

perjalanan

mengantarkannya ke ruangan pimpinan, Anda tidak perlu membuat

pembicaraan, tetapi Anda harus menjawabnya apabila ditanya
mengenai hal-hal yang umum.
3. Membuat Janji Pertemuan Untuk Pimpinan
Pimpinan meminta anda untuk membuatkan janji pertemuan dengan
rekan kerja atau klien perusahaan (scheduling appointments for your
boss to meet with someone in another office), untuk itu sebagai sekretaris
pimpinan, anda membutuhkan informasi berikut ini untuk dapat
membuatkan janji pertemuan.
a. Nama dari orang yang akan ditemui pimpinan (Name of person he
wants to meet)
b. Tempat pertemuan yang akan diajukan oleh pimpinan (Venue of
appointment)
c. Waktu pertemuan yang diajukan oleh pimpinan (Day, date, and time)
d. Hal yang akan dibicarakan (The subject he wishes to discuss)
e. Durasi waktu pertemuan (How long he needs for appointment)
4. Jika sudah memperoleh informasi dari pimpinan, sekretaris dapat
langsung menghubungi perusahaan tersebut dan membuatkan jadwal
pertemuan berdasarkan informasi yang telah diterima dari pimpinan.
Sekretaris dapat menghubungi langsung rekan kerja pimpinan atau dapat
dapat juga melalui sekretaris atau asistennya. Tentu saja jadwal yang
diajukan akan disesuaikan dengan kesibukan dan aktivitas dari rekan
kerja pimpinan sehingga terkadang perlu beberapa hari untuk menunggu
kepastian pertemuan tersebut. Kadang kala jadwal yang kita ajukan tidak
dapat disetujui karena padatnya jadwal kesibukan dan aktivitas rekan

27

kerja pimpinan. Untuk itu, sekretaris hendakanya tidak lupa untuk

memberikan informasi berikut kepada rekan kerja pimpinan atau
sekretarisnya.
a. Nama pimpinan Anda (Your bosss name for appointment)
b. Telepon yang dapat dihubungi (Your contact telephone number)
c. Nama Anda sebagai sekretaris pimpinan yang dipercaya untuk mengurus
pertemuan tersebut (Your name)
5. Bila sewaktu - waktu rekan kerja pimpinan mengubah jadwal pertemuan
yang telah disepakati sebelumya maka sekretaris harus meminta informasi
berikut ini kepada rekan kerja pimpinan tersebut.
a. Waktu pertemuan yang baru (Reschedule or new schedule)
b. Nama orang yang akan bertemu pimpinan (Name of person the
appointments with)
c. Tempat diselengarakannya pertemuan (Where the appointment is to be
held)
d. Telepon yang dapat dihubungi (Telephone contact details)
4.2 Sekretaris dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan
yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di
balik meja kerja kantor. Jadwal kegiatan pimpinan harus diperhitungkan
secara cermat mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak
mungkin dihadiri dan dilaksanakan semuanya. Tugas sekretaris adalah
mengatur dan membuat jadwal kegiatan pimpinan, menentukan skala
prioritas kegiatan berdasarkan tingkat kepentingannya (urgensinya). Agar
tersusun dengan baik, jadwal kegiatan pimpinan dibuat dalam jangka waktu
tertentu, misalnya harian, mingguan, dan bulanan.

4.2.1. Susun Rencana Kegiatan Pimpinan

Sekretaris harus mengetahui sasaran dan rencana kerja pimpinan
dalam satu hari, semiggu, bahkan sebulan. Susunlah sesuai prioritas
yang harus pimpinan selesaikan. Diskusikan dengan pimpinan, mana

28

yang harus dilakukan, mana yang sebaiknya dilakukan, dan mana

yang tidak begitu penting. Alokasikan waktu sesuai dengan rencana
yang

telah

disusun.

Sekretaris

hendaknya

jangan

hanya

mengandalkan ingatan, gunakan alat bantu manajemen waktu seperti

formulir to do list, planner, chart, dan lainnya.
Sekretaris harus menjadi proaktif, tidak semua informasi yang
dibutuhkan akan datang sendiri. Jangan menunggu pimpinan yang
akan memberikan informasi, tetapi sekretaris harus proaktif bertanya
mengenai rencana kerja pimpinan di setiap awal dan akhir minggu
agar memudahkan sekretaris dalam mengatur jadwal pimpinan.

4.2.2. Strategi Membuat Jadwal Kegiatan Pimpinan

Inti dari penjadwalan adalah membut rencana pemanfaatan waktu.
Dengan memiliki perencanaan yang baik setidaknya anda telah
memiliki pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan
mengurangi peluang anda terlupa untuk suatu aktivitas.

4.2.3. Jenis Aktivitas Pimpinan

Aktivitas pimpinan terbagi menjadi berikut.
a. Aktivitas rutin terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan yang
rutin dan telah ditetapkan waktu pelaksanaannya,
misalnya rapat migguan, rapat bulanan, dan sebagainya.
b. Aktivitas rutin tidak terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan
yang rutin dilakukan tetapi pelaksanaannya bisa diatur
sendiri, misalnya mengikuti kegiatan olah raga rutin
seperti golf, tenis, dan sebagainya dengan klien
perusahaan, pertemuan rutin dengan klien, pertemuan
rutin dengan tim pemasaran di kantor, dan sebagainya.

29

c. Aktivitas isidental terjadwal, yaitu kegiatan - kegiatan

yang tidak rutin tetapi waktunya telah ditetukan jauh jauh hari, misalnya jamuan makan malam dengan klien
atau kegiatan mengikuti seminar.
d. Aktivitas isidental tidak terjadwal, yaitu kegiatan rutin
yang waktunya diberitahukan tiba - tiba, misalnya rapat
mendadak karena ada situasi yang harus segera
ditangani.
4.2.4. Tentukan Skala Prioritas Kegiatan Pimpinan
Buatkan skala prioritas dari kegiatan pimpinan tersebut untuk
mengoptimumkan penggunaan waktu, misalnya untuk kegiatan
yang dianggap penting ditandai dengan angka 1(satu), kegiatan
yang tidak begitu penting ditandai dengan 2 (dua), dan
seterusnya. Diskusikan hal ini dengan pimpinan agar tidak salah
dalam menentukan prioritas. Suatu kegiatan memiliki prioritas
tinggi apabila kegiatan tersebut tidak dapat diwakilkan, tidak
dapat dijadwalkan ulang, akan berdampak buruk jika tidak
dilakukan, kesempatan untuk melakukan sangat langka, dan ada
pihak lain yang bergantung pada hasil kegiatan tersebut.

4.2.5. Perkiraan dan Alokasi Waktu untuk Tiap Kegiatan Pimpinan

Dalam mengatur jadwal kegiatan atau aktivitas pimpinan
sebaiknya sekretaris memberikan waktu tambahan. Sebagai
contoh, jika pimpinan memperkirakan pertemuan dengan klien
perusahaan di suatu tempat bisa selesai dalam waktu 2 (dua) jam,
maka anda dapat menambahkan setengah jam untuk kegiatan
berikutnya. Hal ini dibuat megantisipasi hal - hal yang tidak
diinginkan, misalnya jarak tempuh untuk mencapai tempat

30

pertemuan, kemacetan di jalan, klien terlambat menghadiri

pertemuan, dan lain sebagainya. Dalam menyusun jadwal
kegiatan pimpinan,

alokasi waktu untuk setiap kegiatan juga

merupakan hal terpenting untuk diketahui. Ada kegiatan kegiatan yang bisa anda kendalikan kapan waktu pelaksanaannya,
tetapi ada juga kegiatan - kegiatan yang tidak terjadwal yang
tidak diketahui waktu pelaksaannya. Untuk itu sekretaris perlu
mengetahui agar dapat diselipkan di antara apa yang sudah
terjadawal.

4.2.6. Teknik Penggunaan Waktu Pimpinan

Sekretaris sudah selayaknya mampu mengatur perencanaan
jadwal kegiatan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan,
mengawasi apakah masih ada jadwal kegiatan pimpinan yang
terlewatkan, dan melakukan anasilsis terhadap jadwal kegiatan
pimpinan untuk melihat apakah kegiatan yang sudah dijadwalkan
dapat dilaksanakan sesuai jadwal sebagaimana kesepakatan antara
pimpinan dengan sekretaris.
4.2.7. Perencanaan
Perencanaan jadwal kegiatan pimpinan merupakan suatu proses
menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat
tercapai, atau dengan kata lain kegiatan yang menggambarkan ke
depan hal - hal yang harus dikerjakan dalam mencapai suatu
tujuan. Ciri -ciri perencanaan pengaturan jadwal kerja dan
kegiatan pimpinan yang baik mencakup jelas, realistis, fleksibel,
dan berkesinambungan.
4.2.8. Pengorganisasian

31

Pengorgansasian jadwal kegiatan pimpinan artinya kegiatan

mengidentifikasi,

mengelompokan,

menganalisis

kegiatan

pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dalam mengorganisasikan
jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris dapat melakukan analisis
waktu kegiatan pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan
tugas tepat pada waktuna serta sesuai jadwal atau tidak.
4.2.9. Pengkoordinasian
Pengkoordiansian

jadwal

kegiatan

pimpinan

berarti

mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas

sekretaris atau dengan staf lainnya sehingga tercapai pelaksanaan
tugas yang efisien dan efektif.
4.2.10 Pengawasan
Sekretaris harus mengawasi pengaturan jadwal kegiatan
pimpinan, yang berarti melihat apakah jadwal kegiatan yang
direncanakan sesuai dengan yang dilaksanakan. Hal ini dapat
dijadikan bahan pertimbangan untuk menyusun jadwal di
kemudian hari.

4.2.11. Menjadwalkan Perjanjian Pimpinan

Setelah

menentukan

perkiraan,

dan

jenis

alokasi

aktivitas
waktu,

pimpinan,

sekretaris

prioritas,

juga

perlu

mempertimbangkan selera dan kebiasaan pimpinan dalam

pembuatan jadwal, misalnya setiap hari senin pimpinan enggan
melakukan pertemuan di luar kantor dengan alasan agar
pimpinan memiliki waktu untuk membuat rencana kerja
mingguan dan mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan
bersama staf lainnya untuk itu sebaiknya sekretaris menghindari

32

membuat jadwal pertemuan pimpinan dengan klien pada hari

pertama di awal minggu kecuali dengan persetujuan atau
permintaan pimpinan.
Sekretaris harus membuat kalender perjanjian pimpinan
untuk mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian,
mingguan, atau bulanan. Adapun hal - hal yang perlu dimasukan
dalam kalender perjanjian pimpinan yaitu perjanjian yang dibuat
oleh pimpinan, perjanjian yang dibuat oleh sekretaris melalui
telepon, dan perjanjian yang dibuat berdasakan undangan,
memo,atau surat yang diterima pimpinan.
Dari kalender jadwal kegiatan pimpinan yang sudah
dipersiapkan sekretaris bersama dengan pimpinan, tugas
sekretaris berikutnya adalah menyesuaikan dan mengingatkan
kembali pimpinan. Sekretaris harus memastikan jadwal tersebut
dapat terlaksana dengan baik tanpa ada yang terlewatkan. Beri
tanda pada kegiatan yang telah terlaksana (kolom status). Jika
belum terlaksana, ingatkan pimpinan untuk menjadwalkan
kembali (dengan persetujuan pimpinan) kegiatan tersebut.

33

BAB V
Kesalahan dan Tips dalam Menghadapi Tamu

5.1 Wewenang dan Etika

Seorang sekretaris tetap harus memperhatikan batas kewenangannya
dalam hal penerimaan tamu. Karena sesuatu hal terkadang sekretaris
terjerumus ke dalam suatu keslahan yang tanpa disadari mengancam posisi
jabatannya.
Dalam melayani tamu, ada beberapa hal yang harus dihindari yaitu
sebagai berikut:
1. Bila sekretaris diberi wewenang untuk menerima dan melayani
tamu, jangan sekali - kali melampaui batas wewenang tersebut
sehingga mempersulit tamu yang datang.
2. Hindari pembicaraan dengan berbisik - bisik atau tertawa di depan
tamu perusahaan yang datang ke kantor, karena bisa saja hal tersebut
menyinggung perasaan tamu.
3. Hindari melakukan kegiatan kegiatan yang tidak sopan di depan
para tamu yang datang, misalnya merias wajah atau berdandan,
makan makanan besar atau makanan ringan, mengunyah permen
karet, membaca koran, melakukan pembicaraan di telepon untuk
pembicaraan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, dan
sebagainya.
4. Bila sekretaris harus menghadapi tamu yang datang dengan keadaan
emosi atau marah hendakanya sekretaris tidak terpancing untuk

34

melakukan hal yang sama atau bertengkar dengan tamu. Persiapkan

diri untuk menerima kata - kata sinis atau kemarahan dari tamu tamu tersbut, hadapilah dengan kesabaran penuh.
5. Apabila sekretaris menerima tamu dengan perjanjian,sebaiknya
sekretaris memastikan kembali kepada pimpinan sebelum sekretaris
mempersilakan tamu tersebut masuk ke ruangan pimpinan hal ini
penting untuk diperhatikan karena kita tidak pernah mengetahui
kegiatan yang sedang dilakukan pimpinan di dalam ruangan
pribadinya.
6. Walaupun tamu tersebut sering berkunjung ke kantor atau
merupakan teman dekat pimpinan, hindari untuk mengistimewakan
tamu sehingga tamu lainnya harus menunggu giliran terlalu lama.
5.2 Tips Sekretaris yang Baik
Berikut ini adalah tips sederhana untuk menghindari adanya kesalahan bagi
sekretaris :
1. Selalu komunikasi dengan pimpinan dalam setiap pengambilan
2.
3.
4.
5.
6.

keputusan, dalam hal ini penerimaan maksud kedatangan tamu

Jaga sikap dan Penampilan
Jaga hubungan baik dengan rekan kerja yang lain
Mampu menelurkan ide-ide kreatif
Bisa dekat dengan segala lapisan karir
Menjaga nama baik perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

35

Hendarto Hartini dan Haryono.2002. Menjadi Sekretaris Profesional.

Jakarta: PPMTulus.
Lawalata, Caroline Fch.2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.
Padang: Akademia Permata.
R Endang Sri, Mulyani Sri.dkk. 2011. Modul Mengelola Pertemuan
Rapat. Jakarta: Penerbit Erlangga
Sudianingsih, Mustikawati Farida. dkk. 2008. Teori dan Praktik
Administrasi Kesekretarisan. Surabaya
Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta:
Penerbit Andi

36