5 Kualitas Yang Harus Dimiliki Sekretaris

Profesional
Lisa Nuryanti Dec 13th, 2013 Comments Off on 5 Kualitas Yang Harus Dimiliki Sekretaris
Profesional

Apabila kita belajar melalui pengalaman

para sekretaris di perusahaan-perusahaan ternama, para sekretaris tersebut benar-benar
membantu atasannya dalam mengoptimalkan proses serta hasil pekerjaannya. Guna menemukan
sekretaris-sekretaris yang berkualitas dan profesional, perusahaan-perusahaan ternama bahkan
sampai menggunakan alat tes khusus beserta wawancara eksklusif dengan para atasan meskipun
sudah di tes dan di wawancara oleh tim HRD
Untuk menjadi sekretaris yang profesional, terdapat 5 (lima) kualitas yang sudah sepantasnya
dimiliki. Dengan kualitas ini, pengalaman kerja yang menyenangkan serta optimal dan karir yang
menakjubkan pun akan bisa didapatkan.

SEKRETARIS PROFESIONAL
CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah
tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan
yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya.
Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan
sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris
harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga
harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa
melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang
harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos
untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang
baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan
dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara
dengan publik atau pada saat meeting

Menjaga rahasia
Kerahasiaan adalah kualitas utama yang dimiliki seorang sekretaris profesional. Sudah
sewajarnya bagi seorang sekretaris untuk bersama dengan atasannya dan membantu atasannya
dalam melakukan aktivitas yang berkaitan dengan kerahasiaan perusahaan. Oleh karena itu,
sudah sewajarnya apabila seorang sekretaris mengetahui hal-hal yang bersifat internis seperti
jaringan-jaringan bisnis yang dimiliki perusahaan, dan berbagai hal lainnya yang tidak
sepantasnya diketahui oleh pihak dari luar perusahaan.
Oleh karena hak istimewa yang dimiliki oleh sekretaris inilah, sehingga menjadikan tanggung
jawab yang besar juga bagi para sekretaris. Kualitas seorang sekretaris akan menurun apabila
hal-hal yang bersifat internis dan pribadi sampai tersebar ke pihak-pihak yang tidak
bersangkutan. Akan lebih baik apabila sebagai sekretaris memilah mana informasi yang dapat
diungkap dan mana yang seharusnya menjadi rahasia di dalam perusahaan.
Semakin baik seorang sekretaris di dalam menjaga rahasia-rahasia dari perusahaan yang
bersangkutan, maka bukan hanya kualitas yang meningkat, melainkan juga tingkat presentase
untuk dipertahankan lebih lama di dalam perusahaan tersebut akan semakin meningkat juga.

Jujur
Di dalam membina karir dan sifat profesionalisme, tersapat salah satu karakter kunci yang
disebut sebagai kejujuran. Kejujuran adalah sebuah karakter yang sifatnya sangat dominan di
dalam sebuah bisnis, terlebih lagi bagi seorang sekretaris. Bersikap jujur kepada relasi, rekan
kerja, dan atasan akan menghasilkan buah karir yang sangat baik untuk ke depannya.
Kepercayaan yang sudah dibangun dalam jangka waktu yang relatif lama mudah sekali untuk
runtuh kebohongan akan hal yang kecil sekalipun dapat membuat kepercayaan bertahun-tahun
menjadi hilang dalam sekejap.
Oleh karena itu, seorang sekretaris yang profesional sudah selayaknya selalu bersikap jujur di
dalam segala hal, baik hal besar maupun hal yang kecil.
Profesional
Ukuran bagi tingkat profesionalisme seseorang tidaklah hanya dilihat dari segi penampilan luar
saja, melainkan melalui sikap, perilaku, karakter, kecekatan, dan usaha yang dimiliki. Bagaimana
cara mengatur waktu yang efektif serta efisien bagi atasan, bagaimana cara menghadapi jejaring
kerja dengan berbagai macam karakter dan tipe, dan sebagainya adalah kemampuan-kemampuan
penting yang jauh melebihi penampilan seorang sekretaris. Seorang sekretaris sudah selayaknya
menjadi tangan kanan bagi kelancaran dan tingkat efektivitas pekerjaan dari atasannya.
Disamping itu, penampilan sendiri jugalah penting bagi pencerminan image dari perusahaan
yang bersangkutan. Seorang sekretaris yang profesional adalah seorang yang selalu menjaga
penampilan agar tetap rapi dan sesuai dengan kode etik perusahaan yang bersangkutan. Apabila
seorang sekretaris sudah dapat menciptakan citra diri yang baik dalam segi luar maupun dalam
(karakter), maka ia sudah dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional.
Menambah pengetahuan dan keterampilan
Seperti halnya dengan sekolah dan kuliah, di dunia kerja sekalipun kita harus selalu belajar
karena ilmu tidak akan pernah habis dan akan selalu ada yang baru. Sebagai seorang sekretaris
yang profesional, tidak takut untuk mempelajari hal baru dan mengasah serta meningkatkan
ketrampilan yang dimilikinya adalah kunci penting dalam membangun profesionalisme dan
kesuksesan.
karena ilmu tidak akan pernah habis, maka selalu mempelajari hal baru pada nantinya akan
sangat membantu dalam kemajuan karir, pembinaan karakter profesional, optimalisasi di dalam
segala aspek kehidupan, dan lain sebagainya.
Rasa humor

di dalam dunia kerja, jejaring atau yang biasa disebut sebagai relasi adalah kunci penting dalam
membangun kesuksesan. Di dalam proses membangun jejaring atau relasi, penting bagi kita
untuk memahami orang lain. Terlalu serius pada pekerjaan juga akan membuat hubungan dengan
orang lain menjadi tidak enak. Di sinilah humor berperan penting di dalam hubungan pekerjaan.
Rasa humor dapat membantu kita di dalam menangani kritik dan berkomunikasi dengan berbagai
karakter dan kepribadian orang. Dengan humor kita juga dapat menangani kesalahan orang lain
secara profesional yang berarti tidak membuat orang tersebut stres atau merasa gagal.
Disamping itu, humor juga terbukti dapat meningkatkan produktivitas kerja karena berperan
dalam mengurangi tekanan perkerjaan. Apabila rasa humor dikembangkan dan diaplikasikan
secara benar serta efektif, maka kehidupan karir yang profesional dan sukses dapat diciptakan.

Kepribadian sering diidentikkan dengan identitas seseorang, baik yangmenyangkut watak, sifat,
perbuatan, atau tindakan yang merupakan usaha seseorangdalam mengaktualisasikan jati dirinya.
Kepribadian seorang sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna
membangun profesionalisme seorang sekretaris. Kuncinya adalah dengan meningkatkan
kemampuan dan ketrampilan dalam menghadapi masyarakat dan berusaha untuk menjadi
manusia yang dibutuhkan dalam masyarakat semaksimal mungkin. Kepribadian yang positif
akan terhormat dan dapat diterima dimanapun juga, sedang yang negatif dan tidak disukai
merupakan rintangan untuk meniti karir.
Sebagai seorang sekretaris yang baik dan professional, kita harus pandai menempatkan diri serta
pandai dalam memilah dan memilih permasalahan. Jangan sampai permasalahan pribadi terbawa
saat berada ditempat kerja.Maka dalam hal ini perlu membentuk dan mengembangkan pribadi
untuk menjadi sekretaris yang professional, meliputi; mengenal dirinya dengan baik. Untuk
mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujur dalam menilai diri sendiri, yang berarti mau
menerima kekurangan dan kelebihan yang ada pada dirinya, dan berusaha untuk
menyempurnakan kekurangan tersebut serta meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya. Hal
ini membawa sekretaris untuk berfikir optimis, positif dan menghargai orang lain. Dengan
adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu membandingkan pekerjaan yang dicapai
dirinyasendiri dengan perkembangan perusahaan.
Ketaatan, yang merupakan konsekuensi dari sekretaris untuk memenuhi semua perintah dan
petunjuk atasannya, tapi tidak dengan cara buta, sekretaris tetap mempunyai tanggung jawab
moral terhadap diri sendiri. Konfidensialitas, dengan konfidensialitas diharapkan seorang
sekretaris dapat menjaga rahasia perusahaan, karena pekerjaan ini menuntut untuk tahu banyak
mengenai hal-hal yang bersifat rahasia di perusahaan, dan perusahaan sangat keberatan apabila
rahasianya jatuh kepada pihak lain, khususnya pesaing perusahaan. Loyalitas, bagi semua

karyawan perusahaan termasuk juga sekretaris, dengan loyalitas karyawan berkewajiban untuk
merealisasikan tujuan perusahaan dan tidak melakukan sesuatu yang nantinya akan merugikan
kepentingan perusahaan. Murah Senyum, bersikap sumehdan pandai berhadapan dengan
berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap
psychologis terhadap orang.
Memiliki Personal image yang baik sangatlah penting bagi setiap kehidupan manusia lebihnya
bagi seorang sekretaris. Sekretaris pada dasarnya perlu membentuk citra diri (personal image)
yang baik, karena hal ini akan sangat berpengaruh dalam pekerjaannya yang berdampak pada
citra perusahaannya.Personal imageini dapat diperoleh melalui pembentukan nilai-nilai etika
dalam kehidupan sehari-hari. Namun citra diri yang positif bukan didasari oleh kepalsuan,
namun harus didasari oleh kemurnian hati, usaha, serta komitmen diri untuk bertindak dan
berpikir positif dalam setiap langkah.
Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafit membutuhkan sekretaris yang memiliki
personal image yang baik. Mulai dari Good Appearance, bukan berarti cantik dalam wajah tetapi
memiliki keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris harus dapat diterima
dilingkungan kantor tempat bekerja, meliputi cara berpakaian dan dandanan seorang sekretaris.
Appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang apakah seseorang gembira, sedih,
kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka.
Good Behaviour, berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai
nilaiyang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviouradalah
berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja,
di mana saja dalam suasana apa pun juga.
Good Character, tuntutan dari perusahaan yang menghendaki seseorang sekretaris mempunyai
karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dapat menjalin hubungan yang
baik dengan pimpinan atau bagian yang lainnya di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang
melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiranpositif, taat beribadah,
menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.
Good Capability, kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala
pekerjaan. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk
menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya.Seorang sekretaris harus
mempunyai kemampuan intelektual, skill, serta kemampuan teknis.
Sekretaris merupakan sebuah profesi yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi.
Kepribadian sekretaris dapat menunjangkemampuan kerja yang menguntungkan bagi diri sendiri
maupun dalam pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris kadang juga membuat
kesalahan tetapi sekretaris harus tetap bermuka manis. Sekretaris yang bijaksana akan melihat

kesalahan merupakan suatu yang berguna dan di kemudian hari ia akan mengetahui apa yang
seharusnya dilakukan untuk memperbaiki. Untuk itulah seorang sekretaris perlu memiliki sikap
personal yang baik, karena sekretaris akan dapat memperhatikan dan menerima input, saran, dan
kritik pimpinan atau anak buahnya. Sekretaris yang memiliki personal image tidak akan merasa
sakit hati atau tersinggung apabila menerima masukan dari orang lain, dan memiliki sifat
keterbukaan. Disinilah tuntutan personal image sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus
memilih dan mau bersikap bagaimana dalam menggunakan bahasa lisan maupun bahasa
tubuh untuk menghindari persepsi-persepsi negative dan menciptakan persepsi positif dibenak
lingkungan terhadap dirinya dan profesinya. Dengan memiliki sikap personal image yang baik
pada akhirnya sekretaris dapat memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan
perusahaan.