PERAN STAF ADMIN PENYUSUNAN

PROGRAM dan PERUNDANG-

UNDANGAN
PADA SEKRETARIAT DIREKTORAT
JENDERAL KERJA SAMA ASEAN
KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK
INDONESIA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh :
Karima Librianti
140113030042

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2017
 PENGESAHAN NASKAH
TUGAS AKHIR

Judul Naskah : Peran Staf Administrasi Penyusunan Program dan

Perundang-Undangan Sekretariat Direktorat
Jenderal Kerja Sama ASEAN pada Kementerian
Luar Negeri Republik Indonesia
Mahasiswa : Karima Librianti
NIM : 140113030042
Program Studi : Administrasi Bisnis
Konsentrasi : Administrasi Perkantoran

Menyetujui,

Syamsurizal, S.E., M.B.A. Herry Syafrial, S.Pd., M.A.

Kepala Program Studi Pembimbing Tugas Akhir

Mengetahui,

Nurdin, S.S., M.M.

Wakil Direktur I Bidang Akademik

ii
 LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa

Nama Mahasiswa : Karima Librianti
NIM : 140113030042
Program Studi : Administrasi Bisnis
Konsentrasi : Administrasi Perkantoran

Dinyatakan telah mengikuti ujian Sidang Tugas Akhir di hadapan Tim Dosen
Penguji pada tanggal -- ---- ---- dan yang bersangkutan dinyatakan

Tim Penguji Tugas Akhir

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ketua Penguji

2. Penguji Ahli

Jakarta,

Sekretaris Sidang

iii
iv
KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas
segala rahmat dan ridha-Nya yang telah diberikan kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) ini tepat waktu.

Sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan oleh Politeknik LP3I Jakarta,

bahwa untuk mahasiswa dan mahasiswi Politeknik LP3I tingkat akhir
diharuskan untuk menyusun dan memaparkan Tugas Akhir sebagai salah
satu syarat penyelesaian pendidikan di Politeknik LP3I Jakarta Program D3.
Untuk itu penulis melakukan pengamatan sebagai pegawai magang dari 28
November 30 Desember 2016 di Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja
Sama ASEAN Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Kemudian
menyusun hasil laporan pengamatan tersebut dibawah bimbingan Herry
Syafrial, S.Pd., M.A.

Selesainya Tugas Akhir ini tentunya tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan rasa hormat penulis ingin
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah terlibat dan membantu penulis secara langsung maupun tidak
langsung dalam pelaksanaan dan penyusunan TA, khususnya kepada:
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta,
Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.
2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Nurdin, S.S., M.M.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan dan Personalia,
Verus Hardian, S.E., M.M.
4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama, Arifin
Setiabudi, S.Kom., M.M.
5. Wakil Direktur IV Bidang Kerjasama Internasional dan Hubungan
Industri, Dr. Aspizain Chaniago, S.Pd., M.Si.

v
 6. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Syamsurizal, M.B.A.
7. Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Herry Syafrial, S.Pd. M.A. Yang
bersedia membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di
tengah kesibukannya.
8. Sekretaris Direktorat Kerja Sama ASEAN, Ashariyadi
9. Kepala Penyelenggara Program dan Perundang-Undangan ,
Bambang Witjaksono
10. Teman-teman magang, seluruh staf Kementerian Luar Negeri,
terutama pada Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama Asean
11. Seluruh jajaran dosen Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Pengembangan Blok M yang telah mengajarkan penulis dan
membimbing penulis banyak pengetahuan tentang ilmu administrasi
bisnis perkantoran
12. Seluruh keluarga penulis yang senantiasa memberikan dukungan
moril dan spiritual, terutama kedua orang tua penulis yang penulis
cintai
13. Sahabat-sahabat dekat penulis yang selalu mendukung dan
membantu penulis dalam hal apapun
14. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan TA
yang tidak mungkin bisa penulis sebutkan satu per satu

Untuk semua bimbingan dan arahan yang telah diberikan, serta kebaikan
dan kebijaksanaan Bapak/Ibu sekalian, penulis mengucapkan terima kasih.
Semoga kebaikan dan keikhlasan Bapak/Ibu sekalian mendapatkan
balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT. Dengan segala kerendahan
hati, penulis menyadari bahwa penulisan TA ini jauh dari kata sempurna.
Untuk itu, dengan senantiasa penulis menerima segala kritik dan saran dari
pembaca, yang bertujuan untuk meningkatkan mutu laporan ini.

vi
Akhir kata, penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
kita semua, khususnya mahasiswa dan mahasiswi Politeknik LP3I Jakarta
dan perusahaan terkait.

Jakarta,

Karima Librianti

vii
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR ..................... ii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH UJIAN ................................... iii
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN ........................................ iv
KATA PENGANTAR ....................................................................... v
DAFTAR ISI ..................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ....................................... 1
1.2 Alasan Pemilihan Objek ....................................... 4
1.3 Identifikasi Masalah .............................................. 4
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan ............................. 4
1.4.1 Tujuan Penulisan ....................................... 4
1.4.2 Manfaat Penulisan ..................................... 5
1.5 Batasan Masalah .................................................. 5
1.6 Metodologi Penulisan ........................................... 6
1.7 Sistematika Penulisan .......................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Tugas
2.1.1 Pengertian Tugas ...................................... 8
2.2 Staf
2.2.1 Pengertian Staf .......................................... 9
2.2.2 Tipe Staf..................................................... 9
2.2.3 Fungsi Staf. ................................................ 10
2.2.4 Wewenang Staf.......................................... 10

viii
 2.3 Administrasi
2.3.1 Definisi Administrasi ................................... 10
2.3.2 Sejarah Administrasi ................................... 11
2.3.3 Ruang Lingkup ........................................... 13
2.3.4 Unsur Administrasi. .................................... 14
2.4 Penyusunan Program dan Perundang-Undangan
2.4.1 Pengertian Program ................................... 15
2.4.2 Pengertian Perundang-Undangan ............. 15

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3 .1 Sejarah Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia. ............................................................ .. 17
3.2 Perkembangan Kementerian Luar Negeri
Republik Indonesia. ................................................... 19
3.3 Nilai-Nilai Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia. .................................................................. 21
3.4 Tugas dan Fungsi Kementerian Luar Negeri
Republik Indonesia ... 23
3.5 Tugas dan Fungsi Direktorat Jenderal
Kerja Sama ASEAN . ................................................ 24
3.6 Visi dan Misi Kementerian Luar Negeri RI
3.6.1 Visi. ............................................................... . 25
3.6.2 Misi ............................................................... . 26
3.7 Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri
Republik Indonesia. .................................................. 27
3.8 Struktur Organisasi .................................................. . 27
3.8.1 Gambar I . ...................................................... 28
3.8.2 Gambar II . ....................................................... 29
3.8.3 Gambar III . ...................................................... 30
3.8.4 Gambar IV ....................................................... 31
3.8.5 Gambar V......................................................... 32

ix
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Tugas Staf Administrasi ........................................ 33
4.2 Prosedur Kerja Staf Administrasi .......................... 35
4.3 Kendala Yang Dihadapi Staf Admin ..................... 36
4.4 Solusi Pemecahan Masalah ................................. 37

BAB V KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan ........................................................... 38
5.2 Saran .................................................................... 39

DAFTAR PUSAKA
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN

x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi yang sangat pesat ini, dimana dunia terasa
semakin sempit karena kemajuan teknologi, terutama di bidang
informasi, komunikasi, dan teknologi, sangat terlihat jelas tuntutan tugas
dari segala pihak yang semakin meningkat dan semakin berat.

Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta

praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi tersebut, di samping dengan menggunakan cara kerja yang
sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi, organisasi dan manajemen
moderen.

Administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen hanya dapat

terwujud apabila manusia sebagai pelaksananya berpikiran moderen
dan maju. Manusia moderen adalah mereka yang sadar akan kemajuan
dan berusaha meningkatkan mutu hidupnya.

Ilmu manajemen administrasi sangat penting dipelajari dan dipahami.

Ilmu ini sangat besar manfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu
perusahaan, kantor, instansi, atau pun organisasi. Seperti yang telah
kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para
pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Sehingga
kantor merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi,
lembaga, atau pun instansi-instansi pemerintahan karena administrasi
kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan-kegiatan kantor.
Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya tidak sesuai dengan
target, namun ada kalanya juga ketika pencapaian tersebut diakhiri
dengan optimal. Hal tersebut tergantung dari administrasi yang
dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanaan kantor berjalan
dengan baik, maka disinilah administrasi perkantoran dibutuhkan yang
mencakup perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, pengarahan,
pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor berkenaan dengan pembuatan surat, pengarsipan, penyampaian
keterangan dan laporan-laporan.

Bila hal-hal tersebut kurang mendapatkan perhatian, maka akan

menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Salah satu kerugian yang
dapat terjadi adalah kurangnya informasi atau terhambatnya informasi
yang perlu disampaikan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi
kantor dengan benar maka akan menguntungkan perusahaan karena
infomasi dapat disampaikan dengan baik dan dapat membantu
tercapainya aktivitas perusahaan yang telah ditetapkan dan
direncanakan sebelumnya.

Administrasi kantor merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

penanganan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam proses
pengambilan keputusan yang menyangkut dengan kepentingan dan
tujuan organisasi atau perusahaan. Selain itu, hal ini juga merupakan
pusat komunikasi yang sangat penting bagi seluruh unit atau bagian
yang ada didalamnya.

Dengan adanya komunikasi yang baik, maka penyimpangan

pelaksanaan pekerjaan akan dapat terminimalisir. Sedangkan pada
penyampaian informasi dapat disampaikan dengan cepat dan tepat.
Sehingga, dapat memperlancar tujuan aktivitas pekerjaan pada

2
organisasi atau perusahaan tersebut dan meningkatkan mutu pekerjaan
dari setiap anggotanya.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa administrasi

perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu
organisasi dan perusahaan. Dimana keberhasilan dalam pencapaian
tujuan organisasi tersebut sangat ditentukan dari administrasi yang
baik. Administrasi kantor yang baik memiliki peranan penting dalam
mengendalikan arah maupun ukuran untuk menentukan nilai sampai
seberapa jauh usaha yang telah dilaksanakan ataupun yang telah
berhasil. Sehingga tanpa dukungan administrasi yang baik, suatu
aktivitas organisasi tidak akan berjalan dengan lancar.

Dengan banyaknya manfaat dan hal positif yang dapat diambil dari ilmu
administrasi perkantoran ini, maka penulis sebagai penulis terdorong
untuk melihat dan mengetahui tentang peranan dan kinerja administrasi
kantor dalam mendukung keberhasilan untuk menuju tujuan pada
Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN (SETDITJEN KSA)
Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Sehingga penulis tertarik
untuk memilih judul untuk Tugas Akhir dengan nama Peran Staf Admin
Penyusunan Program dan Perundang-Undangan (PPUD) Pada
Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN Kementerian Luar
Negeri Republik Indonesia.

3
1.2 Alasan Pemilihan Objek
Penulis memilih objek tersebut dikarenakan penulis pernah bekerja
sebagai mahasiswa magang di Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja
Sama ASEAN Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia pada
bagian Penyusunan Program dan Perundang-Undangan, dan pada
bagian tersebut penulis mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan
program studi yang penulis ambil.

1.3 Identifikasi Masalah

Berdasarkan judul diatas, maka penulis mengidentifikasikan masalah
pada:
1. Bagaimana Peran Staf Admin pada SETDITJEN KSA Kementerian
Luar Negeri RI bagian PPUD?
2. Apa saja kendala yang dihadapi Staf Admin PPUD pada
SETDITJEN KSA?
3. Apa solusi yang dilakukan Staf Admin PPUD untuk menghadapi
kendala yang ada pada PPUD SETDITJEN KSA Kementerian Luar
Negeri RI?

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan

Adapun tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dalam pembuatan TA ini
adalah sebagai berikut:

1.4.1 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui tugas dan peran Staf Admin PPUD di
SETDITJEN KSA Kementerian Luar Negeri RI
2. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi Staf
Admin PPUD di SETDITJEN KSA Kementerian Luar Negeri
RI

4
 3. Untuk mengetahui bagaimana solusi yang akan dilakukan
Staf Admin PPUD untuk kendala tersebut di SETDITJEN KSA
Kementerian Luar Negeri RI

1.4.2 Manfaat Penulisan

Penulis berharap agar penulisan TA ini dapat memberikan
kontribusi kepada berbagai pihak, diantaranya:
1. Bagi Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN
Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
Dapat dijadikan sebagai sarana penelitian dan masukan
untuk membantu perkembangan kinerja para karyawan dan
dapat menjadi masukan yang bermanfaat bagi perusahaan.
2. Bagi Dunia Pendidikan
Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan tambahan untuk
informasi atau sebagai referensi bagi pembaca, sekaligus
sebagai acuan untuk bahan pembelajaran kedepan. Selain
itu, dapat dijadikan pula sebagai bahan pembanding dari
laporan sejenis yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
3. Bagi Penulis
Laporan ini dapat menambah pengetahuan dan
mengembangkan wawasan penulis tentang pentingnya tugas
dan peran Staf Admin.

1.5 Batasan Masalah

Dalam penulisan TA ini penulis membatasi kajian pada tugas dan peran
Staf Admin PPUD pada SETDITJEN KSA Kementerian Luar Negeri RI.
Hal ini dikarenakan untuk membatasi penulis focus dalam satu masalah
saja agar penelitian yang ditulis menjadi lebih terarah dan tidak terlalu
luas.

5
1.6 Metodologi Penulisan
Dalam pembuatan TA ini, penulis membutuhkan data-data yang
berhubungan dengan kajian yang penulis buat, yaitu bersumber dari:
1. Studi Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara terjun langsung
sebagai staf admin yang telah dilakukan di Sekretariat Direktorat
Jenderal Kerja Sama ASEAN Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia yang menjadi objek kajian.
2. Studi Pustaka (Library Research)
Yaitu pengumpulan data-data yang dilakukan dengan cara
mempelajari berbagai macam bahan tertulis seperti buku-buku
penunjang kajian, catatan-catatan, maupun referensi lain yang
bersifat tertulis.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan TA ini, pembahasan dan penganalisaan masalah
diklarifikasikan secara sistematis ke dalam 5 bab, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis memaparkan mengenai latar belakang
masalah, alasan pemilihan objek, identifikasi masalah,
tujuan dan manfaat penulisan, batasan masalah, metodologi
penulisan, serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini penulis mengemukakan berbagai macam
referensi atau tinjauan pustaka yang mendukung kajian yang
penulis sampaikan.

6
BAB III : PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini diuraikan mengenai segala sesuatu yang
berhubungan dengan perusahaan yang menjadi objek
kajian, seperti sejarah singkat perusahaan, visi dan misi,
aspek kegiatan usaha, dan struktur organisasi.

BAB IV : PEMBAHASAN
Di dalam bab ini penulis melakukan kajian lapangan
terhadap materi yang penulis angkat pada tempat penelitian
sesuai dengan judul yang telah disajikan sebelumnya.

BAB V : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan mengenai pembahasan yang
telah dilakukan sebelumnya, serta saran-saran yang
berguna bagi perusahaan sebagai bahan masukan.

7
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Tugas

Menurut Akhmad (2012:32), menyebutkan bahwa:
Tugas masuk kedalam teknik penyusunan sistem kerja yaitu
perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus
dilakukan termasuk dalam penetapan tahap demi tahap dari
rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan
yang berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat
keseluruhan untuk menuju ke suatu tujuan.

Umam (2014:58), menyebutkan bahwa tugas dapat dikelompokkan

menurut hasil yang hendak dicapai, yang menunjukkan pemegang
tanggung jawab untuk suatu tindakan.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2011:1492),

sebagai berikut:
1. Hal yang wajib dikerjakan atau yang ditentukan untuk dilakukan,
pekerjaan yang dibebankan, pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab.
2. Suruhan (perintah) untuk melakukan sesuatu.
2.2 Staf
2.2.1 Pengertian Staf
Pengertian staf menurut Rahmat (2013:103), Staf (pembantu
ahli) terdiri atas para ahli dalam bidang masing-masing selaku
penasihat (brain-trust) dan berfungsi dibidang pemikiran.

Sedangkan pengertian staf menurut Umam (2014:103),

Staf (pembantu ahli) adalah orang-orang yang karena

keahlian, kecakapan, dan kemampuan dalam bidang-
bidang tertentu bertugas membantu administrator dan
manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan
organisasi yang terlah ditetapkan.

2.2.2 Tipe Staf

Menurut Handoko (2011:221), staf dibagi menjadi 2 (dua) tipe
antara lain:
1. Staf Pribadi
Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan
jasa kepada seorang manajer (individual). Biasanya disebut
sebagai Asisten atau Asisten Staf yang mempunyai tugas
yang bermacam-macam untuk atasan dan biasanya
generalis.
2. Staf Spesialis
Staf spesialis dibentuk untuk memberikan saran, konsultasi,
bantuan, dan melayani seluruh lini dan organisasi. Disebut
dengan staf spesialis karena fungsinya sempit dan
membutuhkan keahlian khusus.

9
 2.2.3 Fungsi Staf
Fungsi staf menurut Umam (2014:61), menyebutkan bahwa:
Membantu pejabat garis melaksanakan tugasnya
secara efektif dengan memberikan nasihat, bimbingan,
dan bantuan, tetapi tidak punya wewenang.

2.2.4 Wewenang Staf

Menurut Akhmad (2012:19), menyebutkan bahwa:
Seorang staf tidak mempunyai wewenang komando
dan hanya bertugas memberikan bantuan, saran,
nasehat, dan pelayanan sebaik-baiknya kepada
pimpinan tertinggi dan para kepala bagian dalam
masalh-masalah administrasi, personel, keuangan,
logistik, dan sebagainya.

2.3 Administrasi
2.3.1 Definisi Administrasi
Admnistrasi menurut Rahmat (2013:27), menyebutkan:
Administrasi adalah jenis pekerjaan yang
memanfaatkan aktivitas manusia dalam pola kerja
sama sebagai upaya mencapai tujuan dengan cara-
cara yang efektif dan efisien.

Sedangkan menurut Umam (2014:13), menyebutkan bahwa:

Ilmu administrasi merupakan hasil pemikirna
penalaran manusia yang disusun berdasarkan dengan
rasionalitas dan sistematika yang menggunakan
kejelasan tentang objek formal, yaitu pemikiran untuk
menciptakan keteraturan dari berbagai aksi dan reaksi
yang dilakoni oleh manusia dan objek material, yaitu

10
 manusia yang melakukan aktivitas administrasi dalam
bentuk kerjasama menuju terwujudnya tujuan tertentu.

Menurut Anggara (2015:16) dalam buku Metode Penelitian

Administrasi sebagai berikut:
Administrasi merupakan totalitas sistem yang terdiri
atas subsistem dengan berbagai atribut yan berkaitan,
saling ketergantungan, saling berhubungan, dan saling
mempengaruhi sehingga keseluruhannya merupakan
suatu kebulatan yang utuh dan mempunyai tujuan
tertentu.

Pengertian administrasi dalam website

www.anugerahdino.com/2014/09/administrasi-perkantoran.html
(2014) menyebutkan, Administrasi perkantoran sebagai suatu
kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang
dengan secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk
lain sesuai dengan kebutuhan.

2.3.2 Sejarah Administrasi

Menurut Istianto dalam bukunya Gaya Manajemen Bisnis vs
Peran Negara Kuat dalam Mengurus Negara (2015:7),
mendefinisikan:
Administrasi berasal dari kata administration yang berarti
pemerintahan, pengelolaan. Kata latin ini dalam bahasa inggris
disebut administration yang berasal dari kata to administer yang
berarti to serve (melayani), dan to manage (mengelola) atau pun
to direct (menggerakkan). Dari berbagai pemahaman tersebut
administrasi dapat dibedakan menjadi:

11
a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai
kegiatan tata usaha yang berkenaan dengan penyusunan
pencatatan data dan informasi secara sistematis tentang
segala sesuatu yang terjadi di dalam organisasi.
b. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kegiatan
kerja sama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang
bersifat sistematis, rasional dan manusiawi yang dilakukan
sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

Sedangka menurut Ngalim kata ad dalam administrasi

mempunyai arti sama dengan kata to dalam bahasa inggris,
yang berarti ke atau kepada, dan ministrare sama artinya
dengan kata to serve atau to conduct yang berarti melayani ,
membantu, atau mengarahkan

Dengan demikian administrasi merupakan kegiatan atau usaha

untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur
semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan.

Ada beberapa pengertian administrasi berdasarkan menurut

berbagai para ahli sebagai berikut:

Arthur Grager: Administrasi adalah fungsi tata

penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
suatu organisasi.

George Terry: Administrasi adalah perencanaan, pengendalian,

dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.

12
 Sondang P. Siagian: Admnistrasi adalah keseluruhan dari
proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan
dari atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Wiliam Leffingwell dan Edwin Robinson: Administrasi adalah
cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Ulbert: Administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data

dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal
dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan
untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.

2.3.3 Ruang Lingkup Administrasi

Secara umum, ruang lingkup administrasi meliputi bidang
kegiatan berikut:
1. Manajemen administratif (administrative management).
Bidang kegiatan ini disebut juga management administrative
function, yaitu kegiatan-kegiatan yang bertujuan
mengarahkan agar semua orang dalam organisasi/kelompok
kerja sama mengerjakan hal-hal yang tepat sesuai dengan
tujuan yang hendak dicapai.
2. Manajemen operatif (operative management). Bidang
kegiatan ini disebut juga management of operative function,
yaitu kegiatan-kegiatan yang bertujuan mengarahkan dan
membina agar pekerjaan yang menjadi beban tugas masing-
masing, dilaksanakan dengan tepat dan benar.

13
2.3.4 Unsur-Unsur Administrasi
Menurut Rahmat dalam The Liang Gie (2013:30)
mengungkapkan unsur-unsur administrasi adalah sebagai
berikut:
1. Organisasi adalah unsur pertama dari administrasi yang
merupakan tempat menjalankan kegiatan-kegiatan
administrasi.
2. Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan
orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar
tujuan kerja sama tercapai.
3. Komunikasi, yaitu rangkaian perbuatan menyampaikan warta
dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama
yang bersangkutan.
4. Kepegawaian, yaitu rangkaian kegiatan mengatur dan
mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja
sama yang bersangkutan.
5. Keuangan adalah rangakaian kegiatan mengadakan
mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan, yaitu rangkaian kegiatan mengadakan mengatur
pemakaian, mendaftar, memelihara, hingga penyingkiran
benda-benda perlengkapan dalam usaha kerja sama.
7. Tata usaha, yaitu rangkaian kegiatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan, keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.
8. Hubungan masyarakat adalah rangkaian perbuatan
menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat
sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan.

14
2.4 Penyusunan Program dan Perundang-Undangan
2.4.1 Pengertian Program
Program adalah kata, ekspresi, atau pernyataan yang disusun
dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur, yang berupa
urutan langkah, untuk menyelesaikan masalah yang
diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman
sehingga dapat dieksekusi oleh komputer.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,

menyatakan bahwa program adalah rancangan mengenai asas
serta usaha (dalam ketenagakerjaan, perekonomian, dan
sebagainya) yang akan dijalankan.

2.4.2 Pengertian Perundang-Undangan

Menurut P.J.P Tak pada http://www.e-
jurnal.com/2013/12/pengertian-undang-undang-dan-
perundang.html undang-undang dalam arti formal adalah:

...van een wet in formele zin spreken we als de regering en de

stten-generaal gezamenlijk een besluit nemen volgenseen in de
grondwet

Yang mana artinya adalah apabila pemerintahan bersama

dengan parlemen mengambil keputusan, maksutnya untuk
membuat undang-undang.

15
Sedangkan undang-undang menurut P.J.P Tak dalam arti
material adalah:

"...van een wet in materele zin spreken we al seen besluit van

een organ met wetgevende beveogdheid algemenen, burgers
bindende regels bevat..

Yang mana artinya adalah jika suatu lembaga yang mempunyai

kewenangan membentuk peraturan perundang-undangan
mengeluarkan suatu keputusan yang isinya mengikat umum.

16
 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia merupakan salah satu

lembaga atau instansi pemerintah Republik Indonesia yang
membidangi urusan luar negeri. Kementerian Luar Negeri adalah salah
satu dari tiga kementerian (bersama Kementerian Dalam Negeri dan
Kemeterian Pertahanan) yang disebutkan secara eksplisit dalam UUD
1945. Kemeterian Luar Negeri tidak dapat diubah atau dibubarkan oleh
presiden.

Pada tanggal 19 Agustus 1945 dibentuk Kementerian Luar Negeri,

dalam Kabinet Presidensial merupakan kabinet pertama setelah
proklamasi negara Republik Indonesia pada 17 Agustus 1945. Selama
perkembangannya, lembaga ini pernah disebut sebagai departemen
yang kemudian berganti kembali menjadi Kementerian Luar Negeri
berdasarkan dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 39
Tahun 2008.

Pada tahun 1945 sampai 1950, Kementerian Luar Negeri merupakan

masa yang menentukan dalam berbagai macam perjuangan dalam
penegakan kemerdekaan yang merupakan bagian sejarah yang
menentukan watak atau karakter politik luar negeri Indonesia.
Mengusahakan simpati dan dukungan masyarakat internasional,
menggalang solidaritas negara-negara di segala bidang dan dengan
berbagai macam upaya memperoleh dukungan dan pengakuan atas
kemerdekaan Indonesia.
Pada saat itu Kementerian Luar Negeri juga melakukan beberapa
perundingan dan membuat persetujuan yang bertujuan untuk
mendapat pengakuan dari negara-negara lain, seperti:
1. Persetujuan Linggarjati yang menghasilkan pengakuan atas
Republik Indonesia meliputi Jawa dan Madura
2. Perjanjian Renville pada tahun 1948 yang menghasilkan
pengakuan atas Republik Indonesia meliputi Jawa dan Sumatera
3. Perjanjian Konferensi Meja Bundar (KMB) pada tahun 1949 yang
menghasilkan Indonesia dalam bentuk negara federal berbentuk
RIS. Kemudian dengan Semangat Diplomasi Perjuangan yang
memungkinkan Indonesia pada akhirnya meraih dukungan luas
masyarakat internasional terutama dalam organisasi PBB,
dengan demikian Indonesia berhasil melakukan diplomasi untuk
mengembalikan keutuhan wilayah Indonesia dengan
membatalkan Perjanjian Konferensi Meja Bundar pada tahun
1950.

Kemudian dilanjutkan pada tahun 1960 hingga 1988 berhasil

melakukapn integrasi Irian Barat ke dalam pangkuan ibu pertiwi,
Indonesia mendapatkan pengakuan sebagai negara kepualauan
dalam memperjuangkan hukum laut dalam United Nation Convention
on Law of the Sea (UNCLOS), meningkatkan Kerjasama ASEAN,
mencari pengakuan internasional terhadap Timor Timur akan tetapi
berakhir dengan referendum, Ketua Gerakan Non Blok untuk
memperjuangkan kepentingan-kepentingan negara berkembang,
Ketua APEC dan Group of 15, keanggotaan Indonesia dalam Peace
Building Commission (PBC) dan meningkatkan kerjasama
pembangungan ekonomi dengan negara The Group of Twenty (G-
20).

18
3.2 Perkembangan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Sebagai mana kita ketahui, Kementerian Luar Negeri Republik

Indonesia telah berkembang dari awal mula terbentuk. Berikut
penjelasannya:
1. 1954-1950
Tugas utama Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
melalui diplomasi:
a. Mengusahakan simpati dan dukungan masyarakat
internasional, menggalang solidaritas teman-teman disegala
bidang dan dengan berbagai macam upaya memperoleh
dukungan dan pengakuan atas kemerdekaan Indonesia
b. Melakukan perundingan dan membuat persetujuan:
1) Persetujuan Linggarjati Pengakuan atas RI meliputi
Jawa dan Madura
2) 1948 Perjanjian Renville Pengakuan atas RI meliputi
Jawa dan Sumatera
3) 1949 Perjanjian KMB Indonesia dalam bentuk negara
Federal > 1950. Diplomasi Indonesia berhasil
mengembalikan keutuhan wilayah RI dengan
membatalkan Perjanjian Konferensi Meja Bundar (KMB)

Dalam masa 5 tahun pertama kemerdekaan Indonesia merupakan

masa yang menentukan dalam perjuangan penegakan
kemerdekaan yang merupakan bagian dari sejarah yang
menentukan karakter atau watak politik luar negeri Indonesia.
Semangat diplomasi perjuangan yang memungkinkan Indonesia
pada akhirnya meraih dukungan luas masyarakat internasional
PBB pada tahun 1950.

19
2. 1966-1998
Tugas diplomasi Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
yang menonjol antara lain:
a. Pengakuan Irian Barat
b. Pengakuan terhadap Indonesia sebagai negara kepualauan
dalam perjuangan hukum laut UNCLOS (United Nation
Convention on Law of the Sea)
c. Meningkatkan kerja sama ASEAN
d. Mencari pengakuan internasional terhadap Timor Timur
e. Ketua Gerakan Non Blok untuk memperjuangkan kepentingan
negara-negara berkembangan
f. Ketua APEC dan G-15
g. Meningkatkan kerja sama pembangunan

3. 1998-Sekarang
Tugas utama Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
diarahkan untuk:
a. Memagari potensi disintegrasi bangsa
b. Upaya membantu pemulihan ekonomi
c. Upaya peningkatan citra Indonesia
d. Meningkatkan kualitas pelayanan dan perlindungan WNI

20
3.3 Nilai-Nilai Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia memiliki nilai-nilai yang

dianut demi tercapai nya tujuan-tujuan yang telah direncanakan.
Berikut adalah poin-poin dan penjelasannya:
1. Profesionalisme para pejabat Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia adalah professional yang memiliki kemampuan
melaksanakan tugas secara pro-aktif dan inovatif yang didasarkan
atas keahlian dan keterampilan yang tepat, termasuk penguasaan
bahasa asing dan pemahaman budaya setempat. Selain itu
terkandung pula pengertian produktifitas, yakni kemampuang
menggabungkan pemanfaatan semaksimal mungkin semua
sumber daya yang tersedia melalui proses tepat (efisiensi)
sehingga membuahkan hasil yang paling memuaskan (efektifitas).
2. Moral dan etika setiap pejabat Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan etika berdasarkan
Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945 dan agama.
3. Kemitraan pelaksanaan politik dan hubungan luar negeri Republik
Indonesia membutuhkan kerja sama dan dukungan berbagai
keahlian dari berbagai unit Kementerian Luar Negeri maupun
instansi lainnya, serta lembaga swadaya masyarakat sebagai mitra
sejajar. Oleh karena itu, penerapan prinsip-prinsip koordinasi,
integrasi dan sinkronasi harus mendapat prioritas yang tinggi.
Perbedaan-perbedaan pendapat dan pandangan merupakan hal
yang positif yang harus dinyatakan secara terbuka dan konstruktif
dalam rangka memperkuat formasi dan pelaksanaan politik dan
hubungan luar negeri.

21
4. Disiplin, Dedikasi dan Loyalitas Pegawai Kementerian Luar Negeri
melaksanakan tugas sesuai dengan peraturan yang berlaku
dengan disiplin dan dedikasi yang tinggi serta setia kepada
organisasi, atasan dan rekan-rekan kerja lainnya.
5. Integritas Kepribadian yang jujur, arif, terpercaya serta teguh dalam
pendirian.
6. Orientasi Pelayanan Untuk memajukan kepentingan negara dan
warganegara Indonesia di dalam dan di luar negeri, setiap pejabat
Kementerian Luar Negeri wajib memberikan pelayanan yang
terbaik kepada segenap lapisan masyarakat yang memerlukan.
7. Transparansi Setiap proses pengambilan keputusan dan
pelaksanaannya harus dilakukan secara terbuka serta dapat
dipertanggungjawabkan baik secara intern organisasi maupun
kepada masyarakat luas sebagai suatu bentuk tanggung jawab
sosial.
8. Akuntabel Hasil kinerja yang dilakukan dapat
dipertanggungjawabkan kepada pihak yang mempunyai wewenang
meminta pertanggungjawaban.
9. Jiwa Kejuangan Tinggi Sejarah perjuangan bangsa Indonesia yang
Diplomasi Indonesia yang dilaksanakan dalam mencapai tujuan
nasional dengan membina persahabatan dengan sebanyak
mungkin bangsa di dunia, diabdikan untuk kepentingan nasional
dengan dibekali keteguhan dalam prinsip dan pendirian, ketegasan
dalam sikap dan gigih serta pantang menyerah dalam upaya tetapi
luwes dan rasional dalam pendekatan.

22
 10. Keahlian Memiliki pengetahuan dan ketrampilan berdiplomasi,
pengalaman internasional dan kemampuan manajerial dalam
rangka memainkan peranan Indonesia dalam hubungan
internasional.
11. Asas Manfaat Seluruh kegiatan dan hasil-hasilnya diperhitungkan
manfaat yang sebesar-besarnya bagi kepentingan atau misi
organisasi dalam rangka memberikan sumbangan yang
semaksimal mungkin untuk kepentingan nasional.

3.4 Tugas dan Fungsi Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Kementerian Luar Negeri RI bertugas menyelenggarakan urusan

pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar neger dalam
pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan
pemerintahan negara. Selain itu juga Kementerian Luar Negeri
menyelenggarakan fungsi, yaitu:
1. Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang
politik dan hubungan luar negeri
2. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi
tanggung jawab Kementerian Luar Negeri
3. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian
Luar Negeri
4. Pelaksanaan kegiatan teknis dari pusat sampai ke daerah

23
3.5 Tugas dan Fungsi Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN

Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN mempunyai tugas

merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi di bidang
politik dan hubungan luar negeri dalam rangka kerja sama ASEAN,
serta melaksanakan tugas sebagai Sekretariat Nasional ASEAN-
Indonesia. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Jenderal Kerja Sama
ASEAN menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang politik dan hubungan
luar negeri dalam rangka kerja sama ASEAN
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang politik dan hubungan luar negeri
dalam rangka kerja sama ASEAN
3. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang politik
dan hubungan luar negeri dalam rangka kerja sama ASEAN
4. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang politik dan
hubungan luar negeri dalam rangka kerja sama ASEAN
5. Perundingan dalam rangka hubungan bilateral Republik Indonesia
dan kerja sama intra kawasan dengan negara-negara di kawasan
ASEAN
6. Pemberian dukungan bagi Perutusan Tetap Republik Indonesia
untuk ASEAN
7. Pemajuan identitas dan kesadaran ASEAN pada tingkat nasional
8. Pemberian dukungan terhadap pembentukan Komunitas ASEAN
9. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN

24
3.6 Visi dan Misi Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

3.6.1 Visi
Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia memiliki beberapa
visi, yaitu:
a. Memajukan, adalah mencapai atau membawa kepada suatu
keadaan yang lebih baik
b. Kepentingan Nasional, merupakan amanat yang telah
tercantum dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan pada
periode 2010-2014 difokuskan pada pencapaian Indonesia
yang sejahtera, demokratis, dan berkeadilan
c. Diplomasi Total, adalah instrumen dan cara yang digunakan
dalam diplomasi dengan melibatkan seluruh komponen
stakeholder dan memanfaatkan seluruh lini kekuatan (multi-
track diplomacy)

Dari poin-poin diatas menggambarkan komitmen yang akan

diperjuangkan dan diwujudkan oleh Kementerian Luar Negeri,
terutama melalui pelaksanaan tugas dan fungsinya (core
competency), sebagai institusi penyelenggara hubungan dan
pelaksana politik luar negeri. Pernyataan visi Kemeterian Luar
Negeri tersebut sejalan dengan visi nasional seperti tertuang
dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional
(RPJMN) 2010-2014 yang menyiratkan pentingnya
penyelenggaraan hubungan dan pelaksanaan politik yang dikelola
dan dilaksanakan melalui diplomasi total sebagai strategi
mewujudkan visi nasional, yaitu Indonesia yang sejahtera,
demokratis, dan berkeadilan.

25
3.6.2 Misi
Kementerian Luar Negeri telah menetapkan 9 (Sembilan) misi,
yaitu:
a. Meningkatkan hubungan dan kerjasama bilateral dan regional
di berbagai bidang untuk mencapai kepentingan nasional
b. Memperjuat peran dan kepemimpinan Indonesia dalam
kerjasama ASEAN, ikut mendorong proses integrasi Komunitas
ASEAN yang memberikan manfaat bagi Indonesia yang
mandiri, maju, bersatu, demokratis, aman, adil, makmur, dan
sejahtera
c. Meningkatkan diplomasi multilateral untuk mencapai Indonesia
yang lebih aman, damai, mandiri, maju, adil, makmur, dan
sejahtera
d. Meningkatkan citra Indonesia melalui Diplomasi Publik
e. Mengoptimalkan diplomasi melalui pemantapan instrumen
Hukum dan Perjanjian Internasional, dalam rangka melindungi
kepentingan nasional
f. Meningkatkan pelayanan keprotokolan, kekonsuleran, fasilitas
diplomatik dan perlindungan WNI/BHI di luar negeri yang cepat,
ramah, mudah, transparan, dan akuntabel
g. Merumuskan kebijakan luar negeri dalam rangka pencapaian
kepentingan nasional
h. Meningkatkan pengawasan intern untuk mendorong
terciptanya aparatur Kementerian Luar Negeri yang bersih dan
tertib
i. Meningkatkan manajemen Kemeterian Luar Negeri yang
transparan, akuntabel, dan profesional untuk mendukung
keberhasilan pelaksanaan politik luar negeri

26
3.7 Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri, pada dasarnya telah dimulai

sejak tahun 2001, ketika Kemlu mencanangkan "Benah Diri" untuk
mewujudkan prinsip pemerintahan yang baik dan meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat. Benah Diri dilaksanakan melalui pembentukan budaya
kerja yang berdisiplin tinggi, melalui "3 tertib dan 1 aman" (tertib waktu, tertib
administrasi, tertib fisik, dan aman personel-informasi-lingkungan kerja),
sehingga dapat tercapai sumber daya manusia yang kompeten dan
profesional untuk mendukung tujuan organisasi.

Komitmen Benah Diri Kemlu makin teguh dilaksanakan dengan adanya

Peraturan Presiden Nomor 05 Tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi. Peraturan ini memperkokoh usaha Kemlu untuk
membenahi dan menciptakan organisasi dan profesi yang transparan,
kapabel dan bersih.
Kebijakan Benah Diri berfokus pada tiga aspek utama, yaitu: (1) restrukturisasi
organisasi Departemen, (2) restrukturisasi Perwakilan RI di luar negeri, dan
(3) pembenahan profesi diplomat.

3.8 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan

seluruh jabatan-jabatan dan posisi yang bertujuan untuk mencapai
tujuan suatu organisasi, yang berhubungan dengan fungsi, wewenang,
dan tanggung jawab untuk mencerminkan mekanisme-mekanisme
formal pada pengelolaan organisasi.

Dikarenakan Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN Kementerian

Luar Negeri Republik Indonesia memiliki struktur organisasi yang
cukup besar dan banyak. Maka, berikut gambar atau skema struktur
oganisasinya:

27
 SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL KERJA SAMA ASEAN

DIREKTUR KERJA
SAMA ASEAN

SEKRETARIS DITJEN
KERJA SAMA ASEAN

KEPALA
KEPALA BAGIAN BAGIAN TATA
PENYELENGGARA KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN
DATA DAN KERTAS USAHA DAN
PROGRAM DAN PER UMUM KEUANGAN
KERJA DOKUMENTASI
UU

SUB BAGIAN SUB BAGIAN SUB BAGIAN

SUB BAGIAN SUB BAGIAN TATA
PENYUSUNAN PENGUMPULAN PENYUSUNAN

Gambar 3.8.1
KEPEGAWAIAN USAHA
PROGRAM DATA ANGGARAN

SUB BAGIAN
SUB BAGIAN SUB BAGIAN
PENYUSUNAN SUB BAGIAN SUB BAGIAN
PERUNDANG- DOKUMENTASI DAN
KERTAS KERJA DAN PERLENGKAPAN PERBENDAHARAAN
UNDANGAN KEARSIPAN
LAPORAN

SUB BAGIAN
SUB BAGIAN SUB BAGIAN
PERHITUNGAN
PEMASYARAKATAN RUMAH TANGGA
ANGGARAN

28
 DIREKTORAT POLITIK DAN KEAMANAN ASEAN

DIREKTUR POLITIK
DAN KEAMANAN
ASEAN

KASUBDIT K.S.
KASUBDIT KASUBDIT HUKUM FORUM, LEMBAGA
KASUBDIT POLITIK
KEAMANAN DAN HAM REGIONAL &
ENTITAS ASEAN

KASIE K.S. KASIE K.S. POLITIK

KASIE KERJA SAMA KASIE HUKUM,
KEPALA SUB BAGIAN PEMBERANTASAN & KEAMANAN
PEMBANGUNAN IMIGRASI &
TATA USAHA KEJAHATAN LINTAS LEMBAGA
POLITIK KONSULER
NEGARA REGIONAL ASEAN

Gambar 3.8.2
KASIE PEMBENTUKAN
PENGEMBANGAN & KASIE K.S. POLITIK
KASIE KEAMANAN KASIE HAK ASASI
KESINABUNGAN & KEAMANAN
NORMA-NORMA
MARITIM MANUSIA
ENTITAS ASEAN
ASEAN

KASIE
KASIE KERJA SAMA
PENCEGAHAN
PERTAHANAN
KONFLIK

29
 DIREKTORAT KERJA SAMA ASEAN

DIREKTUR KERJA
SAMA EKONOMI
ASEAN

KASUBDIT KASUBDIT KASUNDIT

KASUBDIT KERJA
PERINDUSTRIAN KOMODITI DAN INVESTASI DAN
SAMA JASA
DAN SUMBER DAYA KERJA SAMA SUB-
EKONOMI
PERDAGANGAN ALAM KAWASAN

KASIE KEUANGAN, KEPALA SEKSI

KEPALA SUBBAG TATA KEPALA SEKSI PERBANKAN, JASA PERTANIAN, KEPALA SEKSI
USAHA PERINDUSTRIAN BISNIS & KEHUTANAN & INVESTASI
KONSTRUKSI PERKEBUNAN

Gambar 3.8.3
KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI
KEPALA SEKSI
KEPALA SEKSI PERHUBUNGAN MIKRO, KECIL,
ENERGI DAN
PERDAGANGAN DAN MENENGAH DAN
MINERAL
TELEKOMUNIKASI KOPERASI

KEPALA SEKSI AFTA KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI SUB
& PENYELESAIAN PERIKANAN DAN
PARIWISATA KAWASAN
SENGKETA KELAUTAN

30
 DIREKTORAT KERJA SAMA FUNGSIONAL ASEAN

DIREKTUR KERJA
SAMA FUNGSIONAL
ASEAN

KASUBDIT IPTEK,
KASUBDIT
KASUBDIT KERJA LINGKUNGAN HIDUP
PENERANGAN, KASUBDIT PEMBANGUNAN
SAMA SDM DAN DAN
KEBUDAYAAN DAN SOSIAL
YAYASAN ASEAN PENANGGULANGAN
PENDIDIKAN
BENCANA

KASIE KERJA SAMA SOSIAL,

KASIE KERJA SAMA
KASIE KERJA SAMA PEMBANGUNAN
KEPALA SUB BAGIAN PEMUDA, KASIE KERJA SAMA
ILMU PENGETAHUAN PEDESAAN DAN

Gambar 3.8.4
TATA USAHA PEREMPUAN DAN PENERANGAN
DAN TEKNOLOGI PENGENTASAN
ANAK
KEMISKINAN

KASIE KERJA SAMA

PENANGGULANGA
KASIE KERJA SAMA
N MASALAH KASIE KERJA SAMA KASIE KERJA SAMA
KEPENDUDUKAN DAN
NARKOTIKA DAN KEBUDAYAAN LINGKUNGAN HIDUP
KESEHATAN
OBAT-OBATAN
TERLARANG

KASIE KERJA SAMA

KASIE KERJA SAMA KASIE KERJA SAMA
PEGAWAI NEGERI KASIE KERJA SAMA
PENANGGULANGAN PELAYANAN MASYARAKAT
ASEAN DAN PENDIDIKAN
BENCANA DAN TENAGA KERJA

31
YAYASAN ASEAN
 DIREKTORAT MITRA WICARA DAN ANTAR KAWASAN ASEAN

DIREKTUR MITRA
WICARA DAN
ANTAR KAWASAN
ASEAN

KASUBDIT KS ORGANISASI
KASUBDIT ASIA
KASUBDIT ASIA KASUBDIT AMERIKA REGIONAL DAN
SELATAN DAN
TIMUR DAN EROPA ORGANISASI
PASIFIK
INTERNASIONAL

KASIE KERJA SAMA

KEPALA SUB BAGIAN KASIE KERJA SAMA KASIE KS ASEAN -AS KASIE KERJA SAMA ASEAN
ASEAN-INDIA DAN
TATA USAHA ASEAN-CHINA DAN ASEAN KANADA PLUS THREE (APT)
ASEAN-PAKISTAN

Gambar 3.8.5
KASIE KERJA SAMA KASIE KERJA SAMA KASIE KERJA SAMA KASIE KERJA SAMA ASEAN-
ASEAN-JEPANG ASEAN-AUSTRALIA ASEAN-UNI EROPA EAST ASIA SUMMIT (EAS)

KASIE KERJA SAMA KASIE KERJA SAMA

KASIE KERJA SAMA KASIE KS ANTAR
ASEAN KOREA ASEAN-SELANDIA
ASEAN-RUSIA KAWASAN DAN ASEAN-OI
SELATAN BARU

32
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Tugas Staf Administrasi Penyusunan Program dan Perundang-

Undangan Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN
pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Tugas dan kegiatan penulis selama bekerja di Sekretariat Direktorat

Jenderal Kerja Sama ASEAN Kementerian Luar Negeri Republik
Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan hal-hal yang dibutuhkan sebelum dan selama Rapat
Konsolidasi Ditjen Kerja Sama ASEAN dengan Pusat Studi ASEAN
berlangsung.
Dalam hal ini, penulis diberikan tugas langsung untuk membantu
persiapan Rapat Konsolidasi Ditjen Kerja Sama ASEAN dengan
Pusat Studi ASEAN hingga akhir rapat tersebut. Mulai dari
penataan meja dan kursi rapat di ruang auditorium, hingga
pengecekan catering.
2. Membuat undangan untuk Gala Dinner Rapat Konsolidasi Ditjen
Kerja Sama ASEAN dengan Pusat Studi ASEAN.
Penulis diberikan kepercayaan dari atasan untuk membuat
undangan jamuan makan malam Rapat Konsolidasi Ditjen Kerja
Sama ASEAN dengan Pusat Studi ASEAN, mulai dari penentuan
font, warna, design, hingga pencetakan.
3. Menerima berkas yang akan diteruskan kepada kepala bagian.
Penulis akan menyerahkan langsung seluruh berkas-berkas yang
perlu ditandatangani, laporan hingga undangan rapat kepada
atasan yang bersangkutan.
4. Menyiapkan ruang rapat untuk Rapat RKP 2018.
5. Menjadi notulen rapat.
Selama rapat berlangsung, penulis diberikan kepercayaan untuk
menjadi pointer dan notulen. Penulis diharuskan mencatat hal-hal
penting yang dibicarakan selama rapat berlangsung.
6. Membuat laporan dari hasil data rapat.
Dari hasil pencatatan rapat, penulis diwajibkan untuk membuat
laporan hasil rapat yang nantinya akan diserahkan kepada atasan
yang bersangkutan.
7. Membuat laporan Matriks Paruh Waktu .
8. Membuat surat undangan dan memorandum untuk rapat yang akan
diselenggarakan.
Setiap rapat yang akan diselenggarakan, diwajibkan untuk
membuat undangan untuk para peserta rapat dan diwajibkan untuk
membuat memorandum untuk makan siang atau makan malam
beserta snack. Yang nantinya surat dan memorandum tersebut
akan diserahkan ke Kepala Bagian Umum yang akan diteruskan ke
bagian Rumah Tangga, jika sudah mendapatkan persetujuan dari
Sekretaris Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN dan Kepala
Penyusunan Program dan Perundang-Undangan.
9. Menyiapkan bahan untuk rapat RDK.
10. Mengurus konsumsi jika ada rapat internal.
Dalam kegiatan ini, penulis ditugaskan untuk menentukan
konsumsi makan siang atau makan malam dan snack untuk para
peserta rapat.
11. Mengkonfirmasi ulang setiap undangan rapat satu persatu.

34
4.2 Prosedur Kerja Staf Administrasi Penyusunan Program dan
Perundang-Undangan Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama
ASEAN pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Sama seperti dengan perusahaan atau lembaga lainnya, Kementerian

Luar Negeri Republik Indonesia terutama pada unit Sekretariat
Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN juga memiliki prosedur kerja.
Namun sehubungan dengan kegiatan yang berada didalam unit
Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN bagian
Penyusunan Program dan Perundang-undangan (PPUD) adalah
kegiatan yang lebih menjurus pada pembuatan peraturan, maka
seluruh kegiatan yang berlangsung merupakan kegiatan administrasi.

Pada bagian ini jika akan mengadakan rapat, maka bagian ini akan
sangat mengambil andil karena bagian ini merupakan bagian pembuat
program-program dan perundang-undangan dalam unit Sekretariat
Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN.

Layaknya dengan perusahaan lainnya, disini menjunjung tinggi

kedisiplinan dan ketepatan waktu, kecerdasan intelegensi, kreatifitas,
kerapihan, cekatan, teliti, dan terampil dalam menggunakan alat-alat
yang ada. Pada poin kreatifitas ini sendiri sangat digunakan jika hendak
menyelenggarakan rapat-rapat, terutama rapat kenegaraan yang akan
dihadiri oleh pejabat-pejabat negara Indonesia dan pejabat atau
perwakilan dari negara lain.

35
4.3 Kendala yang Dihadapi Staf Administrasi Penyusunan Program
dan Perundang-Undangan Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja
Sama ASEAN pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia

Dibawah ini adalah beberapa kendala atau masalah-masalah yang

penulis hadapi, yaitu:
1. Job Desk dan Tanggung Jawab
Sehubungan dengan status penulis yang adalah seorang
mahasiswi intern atau magang, maka untuk poin jobdesk dan
tanggung jawab cukup membuat penulis bingung. Dikarenakan
pekerjaan yang penulis kerjakan tidaklah menentu. Dalam arti,
pekerjaan yang penulis kerjakan bukanlah pekerjaan yang rutinitas
harus penulis kerjakan setiap hari. Dapat dibilang pekerjaan yang
penulis kerjakan hanya occationally, tergantung dengan adanya
laporan-laporan yang masuk ke bagian penulis.

2. Komunikasi
Penulis terkadang mengalami kendala komunikasi dengan staf dan
karyawan dari bagian lain di unit Sekretariat Direktorat Jenderal
Kerja Sama ASEAN. Dikarenakan satu unit ini memiliki karyawan,
staf, dan direktur yang cukup banyak dan terlebih lagi seringnya
mereka dinas keluar negeri sehingga penulis menjadi lupa dan
salah saat berkomunikasi dengan mereka.

36
4.4 Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan poin-poin kendala atau masalah yang penulis hadapi
selama bekerja di Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN
bagian Penyusunan Program dan Perundang-Undangan (PPUD),
penulis mencoba untuk memberikan beberapa upaya solusi atau
pemecahan masalah. Diantaranya adalah:

1. Permasalahan Job Desk dan Tanggung Jawab

Untuk solusi dari poin yang disebutkan ini, penulis
mengantisipasinya dengan tetap aktif bertanya dan menawarkan
bantuan kepada staf maupun atasan.

2. Permasalahan Komunikasi
Solusi atau pengatasan masalah dari poin komunikasi adalah
penulis meminta struktur organisasi kepada bagian umum agar
penulis dapat mempelajari siapa-siapa saja yang bekerja di unit
Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN. Sebisa mungkin penulis
hafalkan sedikit demi sedikit perbagian, sehingga penulis dengan
percaya diri dapat berkomunikasi dengan orang-orang sekitar
tanpa harus merasa takut salah.

37
 BAB V
PENUTUP

Pada bab terakhir dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini penulis akan
menarik beberapa kesimpulan serta saran yang mungkin dapat bermanfaat
untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada pelaksanaan Tugas Staf
Administrasi Penyusunan Program dan Perundang-Undangan Sekretariat
Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN pada Kementerian Luar Negeri
Republik Indonesia:

5.1 Kesimpulan
1. Tugas staf administrasi PPUD Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja
Sama ASEAN adalah membuat laporan, membuat undangan dan
memorandum, bertanggung jawab mulai dari perencanaan rapat
hingga rapat selesai, membantu penyusunan laporan program dan
undang-undang, dan pengarsipan surat-surat undangan maupun
surat-surat penting lainnya.
2. Kendala yang dihadapi staf administrasi PPUD Sekretariat
Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN adalah banyaknya
karyawan, pegawai, dan atasan yang bekerja disana dan sering nya
mereka pergi dinas negara sehingga penulis merasa kesulitan
untuk mengenal satu per satu.
3. Beberapa solusi yang dilakukan dalam pemecahan masalah yang
dihadapi oleh staf administrasi PPUD Sekretariat Direktorat
Jenderal Kerja Sama ASEAN adalah untuk tetap aktif bertanya,
meminta struktur organisasi untuk mengetahui lebih jauh mengenai
unit tersebut agar penulis tidak merasa takut salah dalam mengenal
pegawai dan atasan-atasan yang cukup banyak.

38
5.2 Saran

Sebelum penulis menutup laporan ini, izinkan penulis memberikan

sedikit saran. Terlepas dari sudah berjalannya sistem dan prosedur
yang ada di perusahaan dengan baik, masih terdapat beberapa hal
yang mungkin perlu ditambahkan untuk kemajuan perusahaan dan
kenyamanan pekerja dan staf, diantaranya sebagai berikut:

1. Sekiranya untuk poin pertama dapat penulis katakan bahwa

pendingin ruangan (AC central) agar segera di aktifkan tiap unitnya.
Dikarenakan selama ini pendingin ruangan yang digunakan
memakai pendingin ruangan biasa dan sering terjadi kebocoran
pada pipa pembuangan air nya. Ditambah lagi dengan suhu nya
yang kurang dingin. Mungkin hal-hal tersebut dapat diantisipasi
dengan pengecekan rutin setiap bulan dan pembersihan saringan
setiap minggu pada tiap unitnya.

2. Sehubungan dengan cukup maju nya teknologi pada era sekarang,

maka penulis ingin memberikan saran tentang pengupgrade-an
sistem komputer beserta seluruh Microsoft Office dan pengecekan
secara berkala terhadap seluruh hardware dan software.

3. Untuk fisik, dapat dikatakan bahwa bangunan Kementerian Luar

Negeri Republik Indonesia cukup usang dan terlihat lama. Ada
baiknya jika bangunan tersebut dapat direnovasi sehingga dapat
terlihat lebih bagus, indah, modern, baru, dan bersih.

39
4. Lorong koridor yang cukup gelap dapat diantisipasi dengan
menambahkan penerangan atau mungkin dengan mengganti
warna cat dinding yang lama dengan warna yang baru dan lebih
terang.

5. Kantin karyawan yang penataan dan penempatan barangnya yang

kurang rapi dan berantakan, sekiranya dapat direnovasi menjadi
lebih bagus dan rapi. Sehingga dapat menambah kenyamanan
pada karyawan dan penjual yang berada disana.

40
 DAFTAR PUSTAKA

Akhmad, Jaenudin. Manajemen Perkantoran dan Bisnis. Jakarta: Lentera

Ilmu Cendikia, 2012

Anggara, Sahya. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: CV Pustaka

Setia, 2015

Gunawan, Herry. Pengantar Transportasi dan Logistik. Jakarta: RajaGrafindo

Persada, 2014

Handoko, T. Hani. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE, 2011

Ika, Widayanti.Administrasi Perkantoran.Yudistira, 2014 dalam online

www.anugerahdino.com/2014/09/administrasi-perkantoran.html
Tanggal 14 Mei 2016

Istianto, Bambang. Gaya Manajemen Bisnis Vs Peran Negara Kuat Dalam

Mengurus Negara. Jakarta: Mitra Wacana Media, 2015

Departemen Pendidikan Nasional. Kampus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta:

Balai Pustaka, 2011

Rahmat, H. Filsafat Administrasi. Bandung: Pustaka Setia, 2013

Umam, Khaerul. Manajemen Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia, 2014

 BIODATA PENULIS

Nama Lengkap : Karima Librianti

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 25 Semptember 1995
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam

Nama Orang tua

1. Nama Bapak : H. Sumidjo Senowibowo
2. Nama Ibu : Hj. Dhyna Farida
Alamat : Jl. Duta No. 5 RT 006 RW 003
Deplu Raya Pesanggrahan Bintaro Jakarta
Selatan 12330
Pendidikan
1. SD : MIN Al-Azhar Asy-Syarief Indonesia (2007)
2. SMP : MTsN 3 Jakarta (2010)
3. SLTA : SMK Patria Wisata, Jakarta (2013)
4. Perguruan Tinggi : Politeknik LP3I Jakarta
a. Program Studi : Administrasi Bisnis
b. Konsentrasi : Administrasi Perkantoran
c. Kampus : Blok-M
Pengalaman Kerja :
1. Hotel Kristal Jakarta (Januari Juni 2012)
2. PT Accor Asia Pasific Indonesia (2013 2015)

Jakarta,

Karima Librianti