LAPORAN MAGANG PADA PT POS INDONESIA SUMATERA UTARA

CABANG PAYA GELI

Diajuikan Untuk Memenuhi Persyaratan Mata Kuliah Magang

Pada jurusan Manajemen

Disusun
Oleh :

ARI YUSNADI
1805160140

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA

MEDAN

2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah

memberikan nikmat kesempatan, kesehatan sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Magang

ini pada Kantor PT POS INDONESIA. Laporan magang ini sangat saya butuhkan sebagai salah

satu kelengkapan memperoleh gelar sarjana Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

Dalam proses pembuatan Laporan Magang ini, penulis telah berusaha dengan segala

kemampuan yang ada. Di dalam laporan magang ini, saya banyak menerima bantuan atau

bimbingan dan petunjuk. Untuk itu pada kesempatan ini izinkan saya untuk mengucapkan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Agussani, M. AP., selaku Rektor Universitas Muhammadiyah Sumatera

Utara.

2. Bapak H. Januri, SE, MM, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Muhammadiyah Sumatera Utara.

3. Bapak Jasman Saripuddin Hasibuan, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Manajemen

pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

4. Bapak Assoc. Prof. Dr. Jufrizen, SE, M.Si Selaku sekretaris Program Studi Manajemen

pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

5. Ibu Irma Christiana, SE., M.M selaku dosen pembimbing magang saya yang telah rela

mengorbankan waktu untuk membimbing, mengarahkan. dan membina saya sehingga

dapat menyelesaikan laporan magang dengan baik dan tepat waktu.

6. Bapak Alfi selaku Kepala Kantor di Cab. Paya Geli yang telah memberikan izin kepada kami

untuk melakukan magang sebagai syarat dari matakuliah di semester ini.

7. Serta Seluruh Staff dan Karyawan Kantor di Cab. Paya Geli -Sumatera Utara yang telah

membantu saya untuk mendapatkan ilmu dan pengalaman tentang magang ini.

8. Teman-teman seperjuangan magang saya yang telah bekerja sama dengan saya untuk

melancarkan pekerjaan di Kantor di Cab. Paya Geli -Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan magang ini masih banyak terdapat

kekurangan maupun kesalahan. Untuk itu penulis membuka diri atas segala kritik dan saran yang

bersifat membangun agar dapat didiskusikan dan dipelajari demi Kemajuan wawasan serta ilmu

pengetahuan dan teknologi. Semoga laporan magang ini dapat berguna bagi kita semua.Aamiin.

Medan, 12 Mei 2022

ARI YUSNADI
NPM : 1805160140
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI......................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Masalah........................................................... 1
1.2. Ruang lingkup Magang ............................................................ 4
1.3. Tujuan Magang & Manfaat Magang ........................................ 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...................................... 9

2.1. Sejarah & Kegiatan Operasional PT.Pos Indonesia ................. 9
2.2. Visi Misi Pada PT.Pos Indonesia ............................................. 11
2.3. Tugas Operasional PT Pos Indonesia....................................... 13
2.4. Struktur Organisasi & Deskripsi Tugas PT.Pos Indonesia ...... 14

BAB III PELAKSANAAN MAGANG ............................................................. 15

3.1. Bentuk Kegiatan Magang ............................................................. 15
3.2. Prosedur Kerja Magang ................................................................ 15
3.3. Kendala Kerja & Upaya Pemecahannya ....................................... 17

BAB IV KESIMPULAN & SARAN ................................................................. 20

3.1. Kesimpulan ................................................................................... 20
3.2. Saran ............................................................................................. 21

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 22

KESIMPULAN & DAFTAR GAMBAR .....................................................

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lembar Pengesahan

2. Berita Acara Bimbingan Laporan Magang

3. Foto Kegiatan Magang

4. Agenda Kegiataan Magang

5. Surat Keterangan Magang

6. Surat Keterangan Selesai Magang

7. Tanda Tangan Penanggung Jawab Magang

8. Lembar Penilaian Kerja

9. Surat Formulir Magang

10. Surat Izin Praktek Magang

11. Surat Penetapan & Penghujukan Dosen Pembimbing Magang

Dan Pendamping Praktek Kerja Magang
12. Balasan Surat Permohonan Magang

13. Lembaran Penilaian Laporan Magang

 BAB I
PENDAHULUAN

A. . Latar Belakang Masalah

Program magang adalah suatu kegiatan pembelajaran di lapangan yang

bertujuan untuk memperkenalkan dan menumbuhkan kemampuan mahasiswa

dalam dunia kerja nyata. Pembelajaran ini dilaksanakan melalui hubungan

yang intensif antara peserta program magang dan perusahaan.

Mahawiswa yang akan memasuki dunia kerja harus mempersiapkan diri

dengan sebaik- baiknya dan tidak terpaku hanya pada kompetisi disiplin ilmu

dari universitas saja. Tapi sebaliknya, mahasiswa juga dituntut harus memiliki

pengalaman, pengetahuan, dan wawasan dunia kerja.

Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) sebagai salah satu

lembaga Perguruan Tinggi yang menekankan pada pendidikan yang

profesional dengan tujuan pembentukan kompetesi yang menghasilkan

mahasiswa yang berdedikasi tinggi, disiplin, terampil, dan bertanggungjawab

serta menyediakan tenaga kerja yang siap pakai. Untuk itu UMSU menerapkan

program magang sebagai salah satu kegiatan intra kurikuler bagi

mahasiswanya untuk memperoleh pengenalan dan pengalaman terhadap dunia

kerja baik itu perusahaan pemerintah maupun perusahaanswasta.

Adanya program magang yang telah ditetapkan sebagai kurikulum intra

kurikuler oleh Fakultas Ekonomi UMSU, diharapkan dapat menjadikan

mahasiwa sebagai tenaga kerja, sehingga potensi manusia kota Medan dan

sekitarnya dapat dibangkitkan untuk modal utama dalam pembangunan,

terutama dalam era globalisasi dipasar bebas.

Melalui laporan magang ini penulis berharap dapat mengkomodasikan

antara konsep teori dan praktek yang akan bermuara kepada peningkatan

prestasi belajar sekaligus memberi bekal kepada penulis untuk memasuki dunia

kerja yang sesungguhnya.

B. Ruang Lingkup Magang

Ruang lingkup (menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah luas

subjek yang tercakup. Ruang lingkup ini berkenaan dengan batasan-

batasan yang dicakup oleh suatu bidang atau kajian.

Ruang lingkup merupakan suatu batasan terhadap bagian atau bidang

penulis dalam melakukan kegiatan magang. Tujuannya untuk

memusatkandan menjelaskan bagian dari kegiatan-kegiatan yang

dilaksanakan oleh penulis dalam kegiatan magang ini. Penulis

melaksanakan praktek kerja magang di PT. POS INDONESIA

Penulis melaksanakan magang selama 40 hari yang dimulai sejak

tanggal 24 Maret 2022 s/d 12 Mei 2022 dan ditempatkan di Bagian MSDM

Kantor PT. POS INDONESIA

Tugas-tugas dari bagian MSDM kantor POS INDONESIA

1. Mengagendakan Surat Luar Negeri & Lokal

Mengagendakan surat luar negeri & lokal adalah suatu kegiatan mencatat

surat masuk luar negeri & lokal dan surat keluar kedalam buku

agenda,buku agenda ini biasannya disebut daily mail record, setiap surat

nasuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

2. Memanifest Surat Luar Negeri & Lokal

Manifest adalah sebuah dokumen yang berisi daftar kargo, penumpang,

dan awak kapal, pesat, ataupun kendaraan lainnya. Manifest biasanya

digunakan oleh bea cukai dan pihak terkait.

3. Mensortir Barang Manifest Luar Negeri & Lokal

Manifest menunjukkan bukti negara asal barang, tidak adanya

selundupan, dan tidak ada barang lain (ilegal) yang dimuat dalam

kendaraan. Dokumen ini juga bermanfaat bagi pihak ketiga, seperti jasa

asuransi
C. Tujuan dan Manfaat Magang

Secara menyeluruh, tujuan dan manfaat dari pelaksanaan praktik

kerja/magang adalah untuk menambah ilmu dan pengalaman serta melatih diri

untuk dapat terbiasa dan mampu menjalani masa kerja yang sebenarnya. Dan

juga untuk melihat, mengetahui dan merasakan terkait perbedaan ilmu teori

dari perkuliahan dengan ilmu praktik dalam sebuah instansi/lembaga kerja.

Berikut ini penjelasannya.

1. Tujuan Magang
Praktik kerja/magang merupakan salah satu syarat dalam mengakhiri dan

menyelesaikan studi tingkat sarjana/strata-1 (S-1) pada Universitas

Muhammadiyah Sumataera Utara.Sebuah program tidak mungkin dilaksanakan

jika tidak memiliki tujuan dari pelaksanaannya.Untuk itu berikut tujuan dari

pelaksanaan praktik kerja/magang yang dilakukan.

a. Bagi Instansi/Lembaga

1) Untuk mengetahui kinerja para mahasiswa/i yang magang dalam ruang

lingkup universitas.

2) Untuk membuat gambaran tentang proses kinerja yang di lakukan oleh

para mahasiswa/i yang melakukan magang.

3) Untuk menambah peluang di dapatkan nya pekerja yang baru dari para

peserta magang.
b. Bagi Peguruan Tinggi

1) Menerapkan dan mengaplikasikan ilmu teori yang diperoleh dalam

perkuliahan kedalam dunia praktik kerja/magang sesuai dengan disiplin

ilmu yang dimiliki.

2) Membantu dan membuat mahasiswa/i untuk dapat terbiasa

berkomunikasi dalam lingkungan kerja dengan baik.

3) Membantu mahasiswa terlatih dalam hal kecekatan dalam pemahaman

tugas yang diberikan.

4) Melatih mahasiswa/i untuk lebih dapat bekerja sama dalam

melaksanakan dan menjalankan tugas-tugas.

5) Melatih mahasiswa/i untuk bersikap jujur dalam bekerja, menuntut

mahasiswa/i untuk berpikir dewasa, dan melatih mahasiswa/i untuk

antusias terhadap tugas yang diberikan.

c. Bagi Mahasiswa/i

1) Melatih mahasiswa/i terkhusus nya kepada saya menjadi individu-

individu yang pintar, cerdas, inisiatif, mandiri, bertanggung jawab,

profesional serta cepat dan tanggap dalam mengambil sebuah keputusan.

2) Memberikan wawasan dari setiap yang di kerjakan di magang.

3) Sebagai salah satu syarat mahasiswa dalam menyelesaikan studi

sarjana/strata-1 (S-1) pada Fakultas Ekonomi & Bisnis Universitas

Muhammadiyah Sumatera Utara

2. Manfaat Magang

Dalam pelaksanaan praktik kerja/magang juga memiliki beberapa manfaat,

baik bagi mahasiswa/i, instansi/lembaga maupun bagi perguruan tinggi.Berikut

manfaat dari pelaksanaan praktik kerja/magang.

a. Bagi Instansi/Lembaga

1) Dapat membagi ilmu dalam bidang kerjanya kepada peserta praktik

kerja/magang.

2) Dapat mensosialisasikan instansi/lembaganya kepada masyarakat

melalui peserta praktik kerja/magang.

3) Dapat meringankan pekerjaan para pegawainya.

4) Dapat menjadi tolak ukur masyarakat seberapa berkembang dan

majunya instansi/lembaga tersebut.

5) Instansi/lembaga dapat memberikan pekerjaan nyata, pelatihan dan

penyuluhan secara langsung terkait unsur-unsur dan hal-hal yang

terdapat dalam instansi/lembaga tersebut.

b. Bagi Perguruan Tinggi

1) Menciptakan dan menghasilkan sumber daya - sumber daya yang

berkompeten dan memilliki pengalaman kerja.

2) Menghasilkan relasi dan jaringan serta kerja sama kepada

instansi/lembaga terkait.

3) Menghasilkan sumber daya yang siap untuk diuji dan siap untuk

memasuki dunia kerja.

 4) Menambah minat masyarakat akan perguruan tinggi yang menghasilkan

lulusan yang berkualitas.

5) Dapat mewujudkan visi dan misi perguruan tinggi tersebut.

c. Bagi Mahasiswa/i

1) Sebagai referensi bagi mahasiswa/i terkhusus nya saya dalam hal

mendapatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja yang

sebenarnya.

2) Membuat penulis lebih disiplin dalam melaksanakan tugas-tugas dalam

sebuah pekerjaan.

3) Melatih kedisiplinan penulis untuk tepat waktu dan melaksanakan

pekerjaan sesuai dengan hasil yang diharapkan

 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah PT. Pos Indonesia (Persero)

Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik Negara

(BUMN) Indonesia yang bergerak dibidang layanan pos. Saat ini, bentuk

badan usaha Pos Indonesia merupakan perseroan terbatas yang ada di

Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan peraturan

Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan

Pemerintah tersebut berisi tentang pengalihan bentuk awal pos Indonesia

yang berupa perusahaan umum (perum) menjadi sebuah perusahaan

(persero).

Berdiri pada tahun 1746, saham pos Indonesia seutuhnya dimiliki

oleh Pemerintah Indonesia. Saat ini Pos Indonesia tidak hanya melayani

jasa pos dan kurir, tetapi juga jasa keuangan, yang didukung oleh titik

jaringan sebanyak kurang lebih 4.000 kantor pos dan 28.000 Agen Pos

yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia.

Perposan modern sudah ada di Indonesia sejak tahun 1602 silam

pada saat VOC masih menguasai Indonesia. Pada saat itu, Pos

dihubungkan hanya dilakukan dikota kota tertentu yang berada di Pulau

Jawa dan luar Pulau Jawa. Surat-surat atau paket-paket pos hanya

diletakkan di Gedung Penginapan Kota sehingga setiap orang haru

mengecek apakah ada surat atau paket untuknya di dalam gedung itu.

Untuk meningkatkan keamanan 9 surat-surat dan paket-paket pos tersebut,

Gubernur Jenderal G. W. Baron Van Imhoff mendirikan kantor pos

pertama di Indonesia yanf terletak di Batavia (Jakarta).

Pada saat Era kepemimpinan Gubernur Jenderal Daendels di VOC

ada sebuah kemajuan yang cukup pesat pada pelayanan kantor Pos di

Indonesia dimana kemajuan tersebut berupa jalan yang terbentang dari

Anyer hingga Panarukan. Jalan yang panjang sekitar kurang lebih 1.000

km sangat bermanfaat sekali untuk membantu dalam mempercepat proses

antaran surat dan paket antarkota di Pulau Jawa. Jalan yang telah dibuat

dengan metode kerja paksa dikenal juga dengan nama Groote Postwerg

atau Jalan Raya Pos.

Adanya jalan ini perjalanan proses pengantaran antara Provinsi

Jawa Barat hingga Provinsi Jawa Timur sangat dipermudah sekali, yang

pada awalnya sangat memakan waktu sampai puluhan hari, kini bisa

ditempuh hanya dalam jangka yang cukup pendek yaitu kurang dari satu

minggu.

Saat perkembangan teknologi telepon dan telegraf masuk ke Negara

Indonesia sistem yang ada pada pelayanan pos berubah. Pada tahun 1906,

pos di Indonesia akhirnya berubah menjadi Posts Telegraafend Telefoon

Dienst atau Jawatan Pos, Telegraf, dan Telepon (PTT). Awalnya pelayanan
pos hanya berpusat di Welrevender (Gambir) juga berpindah Dinas

Pekerjaan Umum atau Burgerlijke Openbare Werker (BOW) di Bandung

10 pada tahun 1923. Pada saat Jepang menduduki Negara Indonesia,

Jawatan PTT dikuasai oleh militer jepang.

Kekuasaan Jawatan PTT di ambil alih oleh Angkatan Muda PTT

(AMPTT) dimana hal itu secara resmi berubah menjadi Jawatan PTT

Republik Indonesia. Hal itu terjadi pada tanggal 27 September 1945, dan

hari itu pun di peringati sebagai hari Bakti PTT atau Hari Bakti Parpostel.

Perubahan demi perubahan yang sudah cukup pesat pada sistem

Pos Indonesia dapat dilihat dari bentuk badan usaha yang dimiliki oleh Pos

Indonesia secara terus menerus dari tahun ke tahun, Tahun 1961 Pos

Indonesia telah resmi menjadi perusahaan Negara. Berdasarkan Peraturan

Pemerintah Nomor 240 Tahun 1961.

Didalam peraturan tersebut menyebutkan bahwa Jawatan PTT itu

kemudian berubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi

(PN Postel). Setelah menjadi perusahaan Negara, Perusahaan Negara Pos

mengalami pemecahan menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos

dan Giro) dan Perusahaan Telekomunikasi (PN Telekomunikasi). Hal ini

bertujuan untuk mencapai perkembangan ang lebih luas lagi bagi

masingmasing badan usaha milik Negara (BUMN).

Pemecahan PN Postel menjadi PN Pos dan Giro dan PN

 Telekomunikasi memiliki legalitas hukum melalui Peraturaan Nomor 29

Tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1965. Pemerintah

11 telah mengeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1978

dikeluarkan untuk mengubah bentuk badan usaha lagi dari pelayanan pos

di Indonesia ini (melalui PN Pos dan Giro). Dengan dikeluarkannya

peraturan itu, Perusahaan Negara Pos dan Giro berubah menjadi

Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro).

B. Visi & Misi PT Pos Indonesia

Visi PT Pos Indonesia (Persero)Tbk:

Menjadi Perusahaan POS yang berkemampuan memberikan solusi terbaik

menjadi pilihan utama Stakeholder Domestik maupun Global, dalam

mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan yang didukung

SDA yang unggul dan menjunjung nilai tinggi.

Misi PT Pos Indonesia (Persero)Tbk:

1) Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara

2) Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan

3) Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan

4) Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa,

negara, pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham

 Hal tersebut memiliki tujuan untuk mempermudah keleluasaan

pleayanan pos bagi masyarakat di Indonesi. Perubahan bentuk usaha dari

sebuah perusahaan Negara menjadi perusahaan umum di sempurnakan lagi

agar dapat mengikuti iklim usaha yang sedang berkembang melalui

keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 1984 mengenai tata cara

pembinaan dan pengawasan. Setelah beberapa tahun memberikan layanan

dengan statusnya sebagai perusahaan umum, Pos Indonesia mengalami

perubahan pada status atau bentuk usaha lagi.

Dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1995, Perum

Pos dan Giro diubah menjadi PT.Pos Indonesia (Persero). Perubahan ini

bertujuan member fleksibilitas dan kedinamisan untuk PT.Pos

Indonesia(Persero) sehingga dapat lebih baik dalam melayani masyarakat

luas dan menghadapi perubahan serta perkembangan yang ada pada dunia

bisnis yang kini sudah sangat banyak persaingannya, dimana logonya

adalah sebagai berikut :

 Gambar II.1

Logo PT. Pos Indonesia (Persero)

Adapun bentuk Logo Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera

Utara terdiri atas lima bagian dengan makna sebagai berikut :

1. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggunakan rantai serta

perisainya melambangkan kebulatan tekat perjuangan rakyat Provinsi Sumatera

Utara melawan imperialism kolonialisme, feodelisme dan komunisme.

2. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan masyarakat di

dalam membela dan mempertahankan pancasila.

3. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun padi

dan tulisan “Sumatera Utara” melambangkan daerah yang indah permai masyur
dengan kekayaan alamnya yang melimpah ruah.

4. Tujuh belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba, empat puluh lima

butir padi melambangkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan diman ketiga-

tiganya ini berkat tongkat kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan yang

mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pecinta, keadaan dan pembela

keadilan.

5. Bukit barisan berpuncak lima melambangkan tata kemasyarakatan yang

berkepribadian luhur, bersemangat persatuan kegotong royongan yang dinamis.

Adapun bentuk Logo PT. Pos Indonesia (persero) atas 4 bagian dengan makna

sebagai berikut : Arti dan makna

1. Simbol Burung Merpati dalam posisi terbang dengan pandangan lurus

kedepan, lima garis sayap yang berbentuk garis-garis kecepatan, memiliki

arti/makna bahwa perusahaan dalam menjalankan usahanya

mengutamakan pada kecepatan, ketepatan, dan terpecaya.

2. Simbol Bola Dunia melambangkan peran perusahaan sebagai

penyelanggara layanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam

lingkup nasional maupun internasional.

3. Tipe Tulisan “ POS INDONESIA” dengan huruf FUTURAL EXTRA

BOLT memberika cirikhas sebagai perusahaan kelas dunia

4. Warna Logo menggunakan warna korporat yaitu warna Pos Orange

 dan Abu-Abu warna pos orange mengandung arti/makna dinamis dan

cepat. Warna abu-abu yang merupakan warna natural mengandung

arti/makna modern dari sisi pendekatan bisnis.

C. Kegiatan Operasional

Adapun kegiatan operasional yang ada di POS IDONESIA yaitu :

1. PT. Pos Indonesia mempunyai tugas menyelenggarakan jasa pos dan giro

untuk umum dalam dan luar negri yang meliputi jasa pos, jasa giro, jasa

keuangan dan jasa keagenan

2. PT. Pos Indonesia mempunyai usaha-usaha lain yang menunjang jasa pos

dan giro sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

3. Pengelolaan SDM dan pengelolaan keuangan perusahaan dengan

penyelenggaraan kerjasama dengan badan atau pihak lain baik yang

dianggap perlu untuk menunjang usaha perseroan

 D. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas

STRUKTUR ORGANISASI

PT. POS INDONESIA CAB. PAYA GELI

KEPALA KANTOR POS INDONESIA

CAB. PAYA GELI

KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN

MANAJEMEN PELAYANAN SDM

KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN

SARANA KEUANGAN
E. Deskripsi Tugas

1) Kepala Kantor

a. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan

umum keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian

tujuan perusahaan.

b) Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha

dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.

c) Secara Periodic mengawasi system pengawasan internal dan

melaksanakan pemeriksaan.

d) Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan

peraturan, ketentuan, system prosedur maupun administrasi yang pada

umumnya berlaku pada perusahaan.

e) Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan

kass agar sesuai dengan anggaran yang sudah ditetapkan.

f) Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporan

yang diterima bawahannya.

2) Kepala Bagian Audit Manajemen

a. Memeriksa bagoian-bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi,

 SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus dan pemasaran

b. Pemeriksaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos

c. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.

d. Menyusun laporan eksploitasi.

e. Penyusunan laporan pemeriksaan.

f. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP)

3) Kepala Bagian Pelayanan

a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi

paket pos biassa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, EMS, Express Post

dan penjualan benda pos dan materai (BPM)

b. Mengkoordinasikan pekerjaan penerimaan dari kantor lain termasuk

pekerjaan pembukuan atau pencatatan pekerjaan

c. Mengkoordinir persiapan paket pos serta menjaga kelancarannya

d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket penerimaan

paket pos

e. Menyiapkan konsep surat-menyurat tentang hal-hal yang berkaitan

dengan pos
4) Kepala Bagian Sdm

a. Melakukan dan emngevaluasi pelaksanaan mutasi dan rolering pegawai.

b. Merencanakan, mengembangkan dan mengatur sumber daya manusia

dalam lingkup kerja kantor pos Medan

c. Mengurus surat-menyurat dan naskah kepegwaian serta hal lain yang

menyangkut hak dan kkewajiban pegawai

d. Melaksanakan tata usaha SDM, epmbayaran gaji atau pension,

tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan ongkos perjalanan dinas

panjar, tabingan pegwai, serta segala sesuatu yang menyengkut hak-hak

dan kewajiban pegawai

5) Kepala Bagian Sarana

a. Melakukan pembelian barang-barang sarana. • Mengelola dan

memlihara peralatan, pembangunan dan kendaraan.

b. Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan kantor

c. Memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akan diajukan untuk

diadakan

d. Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh

pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di KP II dan KP VII

sampai KP X
6) Kepala Bagian Keuangan

a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat

berharga, menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau

kasir, neraca harian kas

b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan

serta piñata usahaan benda pos dan materai, membuat neraca harian

benda pos dan materai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan
 BAB III

PELAKSANAAN MAGANG

A. Bentuk Kegiatan Magang

Kegiatan pelaksanaan magang yang dilaksanakan di Kantor Pt. Pos

Indonesia Cab. Paya Geli, saya mendapatkan bagian di Bidang Umum

yaitu bagian bidang dalam manajemen SDM dalam perusahaan.

Pengalaman kerja yang berharga tidak akan terlepas dari ingatan saya.

Karyawan pada Bidang Umum sangat ramah dan mau bekerjasama dengan

para mahasiswa magang. Pada kesehariannya mereka selalu memotivasi

untuk memberikan petunjuk atau cara bekerja yang baik dan benar.

Magang dilaksanakan selama 40 hari yang dimulai sejak tanggal24 Maret

2022 s/d 12 Mei 2022. Penulis harus hadir pukul 08.00 s/d 17.00

(Senin,Selasa,Rabu,Kamis.Jumat & Sabtu).

Adapun kegiatan magang dan pekerjaan yang saya laksanakan selama

proses magang, yaitu :

1) Menyususn surat berdasarkan tanggal dan kode, dengan cara menyusun

surat internasional & lokal dengan sesuai tanggal diterimanya surat

tersebut sesuai dengan kode daerah setiap kantor pos bagian cabang
2) Memanifest data surat luar negeri & lokal, dengan cara login di website

resmi Pos Indonesia, jika sudah terhubung ke web pos indonesia lalu

scan barcode pada paket luar negeri dan lokal, supaya data dapat

termanifest oleh sistem

3) Mensortir brang luar negeri & lokal , dengan cara scan barcode pada item

barang luar negeri dan lokal pada web resmi Pos Indonesia, maka barang

yang telah disortir akan muncul jenis barang luar negeri atau lokal

B. Prosedur Kerja Magang

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berhubungan

sehingga menunjukkan adanya suatu tahapan yang harus dikerjakan dalam

rangka penyelesaian suatu pekerjaan. Dalam prosedur kerja magang yang

saya laksanakan memiliki beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut :

1) Menyusun surat & mensortir surat luar negeri dan lokal

a) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat

dalam buku agenda surat masuk

b) Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus memeriksa

kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang

 tercantum pada surat salah

c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju

d) Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup

e) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat tersebut

(lampiran surat bila ada)

f) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang

surat, ini berlaku untuk surat rahasia

2) Mensortir barang luar negeri & lokal.

a) Barang masuk yang diterima disortir terlebih dahulu dengan

menggunakan sistem aplikasi resmi kantor Pos Indonesia

b) Kemudian barang tersebut discan barcode agar data dapat diterima

c) Kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk luar negeri & lokal

d) Bila menerima barang dari luar negeri & lokal pastikan barang

dipisahkan antara barang ;luar negeri & lokal

e) Jika semua barang sudah tersortir maka siap untuk dimanifest data

agar barang dapat diantar oleh kurir

3) Membuat rekapitulasi bukti kiriman uang luar negeri di Kantor cabang

melalui Western Union dalam bentuk spreadsheet

a) Tahap pertama adalah melihat jumlah bukti transaksi yang ada agar

memudahkan dalam pembuatan kolom dalam spreadsheet

b) Kolom tabel yang yang diperlukan yaitu kolom Nomor, Kode kantor

cabang, No. MTCN (Money Transfer Control Number), Nama

Penerima dan Kode Negara Asal Pengirim

c) Kemudian praktikan melakukan input data yang dibutuhkan sesuai

dengan tabel spreadsheet, lalu praktikan menghitung atau

mencocokkan apakah jumlahnya sesuai atau tidak, Karena

dikhawatirkan ada bukti yang terlewat dan tidak tercatat

d) Setelah sesuai jumlahnya, maka data pembayaran Western Union

tersebut di print dan kemudian diserahkan kepada Ibu Winarni.

C. Kendala Kerja & Upaya Pemecahannya

1. Kendala Magang

Kendala kerja merupakan bentuk dari masalah yang dihadapin ketika

kita masuk kedalam dunia pekerjaan. Masalah yang terjadi bisa dari diri

sendiri, pihak perusahaan, ataupun orang yang terlibat dalam ruang lingkup

ekstermal perusahaan. Ada beberapa kendala kerja ketika saya

melaksanakan magang di Pt. Pos Indonesia Cab. Paya Geli:

1) Kendala Menyusun surat & mensortir surat luar negeri dan lokal

a) Pertama kendala yang saya hadapi adalah pada saat menyusun surat

kode angka barcode terlalu kecil sehingga sedikit mengalami

kesusahab dalam melakukan penyusunan surat

b) Pada saat mensortir surat barcode susah terdeteksi oleh sistem barcode

sehingga harus dilakukan pensortiran secara manual yang

mengakibatkan keterlambatanya waktu pensortiran

2) Kendala Mensortir barang luar negeri & lokal

a) Sering terjadinya kerusakan barang pada saat mensortir barang baik

dari luar negeri maupun lokal

b) Kode barcode pada barang sering tidak tercantum baik dari luar negeri

maupun lokal pada fisik barang tersebut, sehingga mengakibatkan

kesulitan dalam melakukan pensortiran barang

c) Pada saat mensortir surat barcode susah terdeteksi oleh sistem barcode

sehingga harus dilakukan pensortiran secara manual yang

mengakibatkan keterlambatanya waktu pensortiran

3) Kendala Membuat rekapitulasi bukti kiriman uang luar negeri di

Kantor cabang melalui Western Union dalam bentuk spreadsheet

a) Pada saat pembuataan kolom pada spreadsheet sering terjadi eror pada

ms.excel sehingga sering mengalami pembuatan ulang kembali

2. Cara Mengatasi Kendala/Upaya Pemecahannya

1) Adapun solusi atau pemecahan kendala pada menyusun surat & mensortir

surat luar negeri dan lokal yang saya lakukan ialah sebagai berikut.:

a) Upaya pemecahannya dalam melaksanakan menyusun surat yang

diakibatkan karena kode angka barcode sangat kecil seharusnya pihak

kantor pos menyediakan alat bantu berupa kacamata pembesar agar

pengerjaan menyusun surat tidak terkendala

b) Upaya pemecahannya dalam melaksanakan mensortir surat yang

diakibatkan karena surat barcode susah terdeteksi oleh sistem barcode

sebaikinya alat deteksi barcode segera diperbaiki atau digantikan dengan

alat deteksi yang baru & agar pengerjaan lebih efisien

2) Adapun solusi atau pemecahan kendala pada Mensortir barang luar negeri

& lokal yang saya lakukan ialah sebagai berikut.:

a) Upaya pemecahannya dalam melakukan sering terjadinya kerusakan barang

pada saat mensortir barang baik dari luar negeri maupun lokal, seharusnya

pihak ekpedisi pada Pos Indonesia lebih berhati hati dalam melakukan

pensortiran sebelum barang sampai ke kantor cabang, karena jika barang

sudah sampai kekantor cabang dengan keadaan barang rusak maka barang

akan dikembalikan kembali kekantor pusat

b) Upaya pemecahannya dalam melakukan kode barcode pada barang sering

tidak tercantum baik dari luar negeri maupun lokal pada fisik barang

tersebut, seharusnya pihak Pos Indonesia lebih teliti dalam melakukan

pensortiran dipusat sebelum memasuki kantor cabang

c) Upaya pemecahannya dalam melakukan saat mensortir surat barcode susah

terdeteksi oleh sistem barcode sebaiknya alat deteksi barcode segera

diperbaiki atau digantikan oleh alat yang baru, karena pensortiran barang

sangat memakan waktu yang sangat lama & agar pengerjaan lebih efisien

3) Adapun solusi atau pemecahan kendala pada membuat rekapitulasi bukti

kiriman uang luar negeri di Kantor cabang melalui Western Union dalam

bentuk spreadsheet yang saya lakukan ialah sebagai berikut.:

a) Upaya pemecahannya dalam melaksanakan pembuataan kolom pada

spreadsheet sering terjadi eror pada ms.excel. maka dari itu pihak kantor

pos cabang harus sering memperhatikan sistem pada komputer agar tidak

terjadinya virus virus yang terdapat pada komputer,

 BAB IV

KESIMPULAN & SARAN

A. KESIMPULAN

Dalam laporan magang ini ada beberap kesimpulan yang dapat saya

sampaikan untuk mencakup beberapa inti dari Bab – Bab sebelumnya. Pertama

saya dapat bersyukur atas terlaksananya magang dengan lancar pada PT POS

INDONESIA Desa Paya Geli Kec.Sunggal. Ada beberapa kesimpulan yang

dapat saya sampaikan sebagai berikut :

a) Dari pengalaman magang yang saya dapat ada banyak pengetahuan seperti

bagaimana menjadi seorang pegawai di sebuah instansi Pemerintahan.

Menjalani beberapa pekerjaan yang diberikan kepada saya menjadi

pengalaman kerja untuk contoh sebagai pekerja atau pegawai pada kantor

tersebut.

b) Dalam ruang lingkup kantor khususnya pada Bidang Umum PT. POS

INDONESIA telah menjalin persaudaraan dengan pegawai. Pada proses

magang saya telah dapat menimbulkan rasa kedisiplinan dan tanggung

jawab atas segala pekerjaan yang diberikan. Saya sangat berterimakasih

untuk kantor PT.POS INDONESIA atas terselenggaranya magang dengan

lancar sampai terselesaikannya laporan magang

 B. SARAN

. Adapun saran yang ingin disampaikan oleh penulis, agar dapat bermanfaat

bagi semua pihak nantinya :

a) Bagi Instansi, dalam melaksanakan kegiatan magang di PT. Pos Indonesia,

agar instansi tersebut dapat memberikan tugas-tugas yang lebih banyak

sehingga semakin banyak tugas yang diberi semakin banyak pula ilmu yang

didapat dan bermanfaat sebagai bentuk pengalaman kerja nyata bagi

mahasiswa/i

b) Bagi Penulis, hendaknya lebih aktif dan memberikan kinerja yang baik

selama melakukan kegiatan magang di Instansi Pemerintahan tersebut, agar

nama Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara terjaga dengan baik

c) Bagi Universitas, hendaknya melakukan pengarahan dini kepadaa

mahasiswa/I sebelum terjun ke dalam Instansi tentang kebijakan-kebijakan

akademik dan penyusunan laporan magang terhadap peserta didiknya