MAKALAH EVENT ORGANIZER

TENTANG BERANI DAN PERCAYA DIRI

DOSEN PENGAMPU : Dr. Usman, S.Sos., M.I.Kom.

ANGGOTA

KELOMPOK 5 :

1. FITRI RAHMA SARI

2. M. RAUL AL MUGHINI
3. RAUDATUL HASANAH
4. RIA RAWAIDA
5. SILVI AGIL MAHARANI
6. SRI WULANDARI

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

PRODI ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

TP : 2023/2024
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada
penulis. Sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Sholawat
dan salam kita doakan kepada Allah SWT agar sampai kepada baginda Rasulullah SAW yang
telah berjasa meyebarkan agama islam.

Makalah ini dengan membahas tentang “Berani dan Percaya Diri” dibuat untuk
memenuhi tugas pada mata kuliah Event Organizer dengan dosen pengampu Dr. Usman,
S.Sos., M.I.Kom.

Dalam penulisan makalah ini penulis telah berusaha dengan semaksimal mungkin.
Namun, pasti masih banyak ditemukan kekurangan-kekurangan karena itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi terwujudnya kesempurnaan makalah
ini.

Akhir kata,kepada Allah SWT kami memohon ampun. Semoga makalah ini dapat
dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca maupun
penulis sendiri.

Pekanbaru, 24 Maret 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................................2

DAFTAR ISI..............................................................................................................................3

BAB I.........................................................................................................................................4

PENDAHULUAN......................................................................................................................4

1.1.Latar Belakang..................................................................................................................4

1.2. Rumusan Makalah...........................................................................................................5

1.3. Tujuan Makalah...............................................................................................................5

BAB II........................................................................................................................................6

PEMBAHASAN........................................................................................................................6

2.1. Media Partner..................................................................................................................6

2.2. Hal yang dibutuhkan dalam menjalin kerja sama yang baik dengan mitra kerja EO......9

2.3. Etika dalam membuat suatu event................................................................................10

BAB III.....................................................................................................................................13

PENUTUP................................................................................................................................13

3.1. Kesimpulan....................................................................................................................13

3.2. Saran..............................................................................................................................14

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................15

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Event organizer adalah jasa yang berkompetensi untuk menyelenggarakan sebuah

event, misalnya pernikahan, ulang tahun, atau pameran. Karena kompetensi ini tidak dimiliki
orang maka penyelenggaraan suatu event dapat dipercayakan kepada orang atau organisasi
yang berkompeten didalam bidang tersebut. Jadi event organizer adalah sebuah jasa yang
awalnya adalah bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan kejadian atau acara.
Kompetensi inti dari event organizer adalah menggantikan keharusan orang lain untuk
melalui hal-hal yang sebetulnya standar dilakukan oleh sebuah event organizer. Sebagai
contoh yaitu untuk persiapan tempat pelaksanaan, persiapan sarana di tempat pelaksanaan,
yang berkenaan dengan hal-hal yang direncanakan sebelumnya tetapi tampil ke permukaan.
Untuk menghindari halhal yang merepotkan maka seseorang dapat mempercayakan event
tersebut kepada event organizer.

Maka untuk memulai suatu event organizer harus di awali dengan keberanian dan
percaya diri. Seringkali kegagalan itu bermula karena tidak ada keberanian dan tidak percaya
diri, walaupun sudah memiliki modal yang banyak. Melaksanakan suatu event hendaknya
memiliki perencanaan yang matang, tentunya perencanaan tersebut berawal dari suatu ide,
atau gagasan yang dikemukakan bersama tim dengan demikian perlu menghilangkan rasa
malu dan rasa ragu dalam menyampaikan gagasan tersebut. Karena dengan adanya
kebersamaan maka ide yang ada itu akan dapat saran dana masukan yang bersifat positif.

Proses perencanaan event dimulai menentukan tujuan yang dapat diterima dengan
jelas oleh setiap anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan event. Tujuan merupakan
langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakannya suatu event
dapat berupa: pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, peringatan, hiburan,
mempromosikan produk baru perusahaan atau meningkatkan pendapatan perusahaan dan
sebagainya.1 Pada umumnya kekompakan tim menjadi penentu jalannya suatu event, karena

1
Mutia Dewi and Marcha Runyke, “PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM MANAJEMEN EVENT (STUDI TERHADAP
PERAN PUBLIC RELATIONS GALERIA MALL DAN PLAZA AMBARRUKMO DALAM PENGELOLAAN EVENT TAHUN

1
banyak hal yang akan dihadapi dalam melaksanakannya sehingga diperlukan tim yang solid
dan kompak.

Dalam menjalankan EO dibutuhkan menjali relasi untuk mitra bisnis, karena EO tidak
bisa berjalan sendiri, tetapi membutuhkan banyak vendor dalam menyelenggarakan acara.
Hubungan relasi yang baik akan membuat EO lebih mudah mendapatkan vendor diberbagai
acara yang akan dilaksanakan. Adapun mitra kerja EO sering disebut stakeholder, supplier
dan vendor. Maka dari itu, makalah ini kami buat untuk menjelaskan bagaimana cara
mendapatkan media partner, menjalin hubungan yang baik dengan mitra kerja EO, dan
pentingnya etika dalam membuat suatu event.

1.2. Rumusan Makalah

a. Bagaimana cara mendapatkan media partner?

b. Apa hal yang diperlukan dalam menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan mitra
kerja EO?

c. Apa saja etika dalam membuat suatu event?

1.3. Tujuan Makalah

a. Untuk mengatahui bagaimana cara mendapatkann media partner.

b. Dapat memahami apa saja hal yang dibutuhkan dalam menjalin kerja sama yang baik
dengan mitra kerja EO.

c. Untuk mengetahui apa saja etika dalam membuat suatu event.

BAB II

2013),” Jurnal Komunikasi 8, no. 1 (October 2, 2013): 85, https://doi.org/10.20885/komunikasi.vol8.iss1.art6.

2
 PEMBAHASAN

2.1. Media Partner

Media partnership merupakan kerja sama antara penyelenggara event dengan media
baik itu media TV, radio, online, ataupun cetak. Dalam melaksanakan sebuah event, media
partner dibutuhkan untuk mencari keuntungan sesuai dengan tujuan event yang akan
dilaksanakan. Semakin besar event yang akan dilaksanakan maka semakin banyak pula media
partner yang dibutuhkan. Namun sebelum menemukan media partner, kita perlu memahami
terlebih dahulu bagaimana ketentuan-ketentuann dari media partner tersebut untuk menjalin
kerja sama yang baik.

1. Berikut beberapa keuntungan jika EO dapat menjalin hubungan kerjasama dengan media
partnership:
1. Mendapat bantuan publikasi acara

Ketika EO dapat menjalin kerja sama media partner dengan media, tentunya media
yang diajak untuk kerja sama tersebut bakalan mempublikasikan acara yang telah EO
selenggarakan. Contoh media partner kompas.com, jika EO mengajak kerja sama media
partner tentunya kompas.com akan mempublikasika acara yang telah dilaksanakan di website
maupun di sosial media kompas.com.

2. Semakin banyak yang mengetahui acara event tersebut

Dengan adanya bantuan publikasi dari media partner, tentunya akan semakin banyak
yang mengetahui acara event tersebut karena bantuan dari pihak media partner.

3. Peluang pengunjung/peserta yang ikut akan semakin banyak

Dengan bantuan publikasi dari pihak media partner tersebut akan menambah besar
peluang acara kita banyak pesertanya.

4. Menghemat biaya publikasi

3
 Kerja sama media partner juga akan sangat menguntungkan dalam hal biaya. Media
partner juga disebut iklan dalam bentuk gratis, sehingga kita tidak peru membayar media
tersebut untuk memgiklankan acara yang dibuat.

5. Menambah peluang untuk mendapatkan sponsor

Dari publikasi media tersebut menambah kemungkinan pihak dari perusahaan-

perusahaan lainnya untuk mengetahui acara yang telah kita buat, pada umumnya perusahaan-
perusahaan yang ingin branding produknya akan memberikan sponsor ke berbagai acara,
pihak perusahaan pun biasanya mencari info acara di media-media yang kita diajak kerja
sama media partner tersebut.

Beberapa tips dalam mencari media partner untuk event, sebagai berikut :

1. Membuat list database

Sebelum mencari media partner untuk event, terlebih dahulu buatlah list data semua
calon media yang ingin dituju. Pisahkan datanya menjadi beberapa kategori media cetak
(majalah, koran,billboard). Kemudian, serta pisahkan juga data media partner untuk event
berdasarkan tingkat optimisme EO untuk menjalin kerjasama. Hal tersebut bisa membantu
memetakan skala prioritas media partner yang mana yang harus kamu jalin kerjasama duluan.
Kita juga bisa melengkapi list database dengan kolom berisi keterangan status kerjasama.
Dengan cara ini, kita bisa dengan mudah memonitor penyebaran proposal media partnership
dan lain sebagainya.

2. Memilih media yang tepat sebagai media partner

Tentukan lagi mana media yang tepat untuk mempromosikan eventmu karena setiap
media punya style dan target audiens yang berbeda. Ada media yang secara khusus
membahas hobby, ada juga yang spesifik membahas tentang event, seperti Seputar Event,
Info Pensi, Event Banget, dan lain sebagainya. Kurasi terlebih dulu media-media yang target
audiensnya, citranya, dan juga objektifnya mengkomunikasikan hal yang sama dengan event
yang akan diselenggarakan. Misalnya, jika event kamu beauty class, cari media partner yang
target audiensnya wanita, atau yang lebih spesifik seperti beauty enthusias.

3. Perhatikan penawaran kerjasama

4
 Jika sudah menargetkan media partner yang tepat dan sesuai dengan konsep event
kita. Kemudian saatnya menyusun penawaran apa saja yang bisa kita berikan pada calon
media partner untuk event yang akan dilaksanakan. Bikin kerjasama-kerjasama yang bisa
menguntungkan kedua belah pihak. Cobalah berpikir lebih kreatif dalam menyusun
penawarannya. Perhatikan kira-kira faktor apa yang bisa membedakan event kamu dengan
yang lainnya. Apa keunikkan eventmu? Lalu, apa penawaran yang cuma ada di eventmu dan
tidak dapat diberikan oleh event lainnya?

4. Buatlah proposal yang stand out

Pastikan desain proposalmu rapi, menarik, dan to the point. Jika media partner punya
style kekinian dan target audiensnya millenials, gunakanlah bahasa yang sesuai. Kamu bisa
menyusun proposal dengan bahasa yang kasual, unik, namun tetap sopan dan profesional.
Selipkan juga foto-foto pendukung yang memperlihatkan keseruan eventmu sebelumnya agar
calon media partner lebih tertarik. Berikut beberapa kiat-kiat untuk membuat proposal yang
bagus dan goal oleh pihak sponsor:

a. Brand sponsor berhubungan dengan tema event

b. Membuat proposal yang sangat menjual
c. Alternative mengirimkan proposal dalam bentuk digital
d. Memberikan lampiran atau kolom khusus untuk menulis keinginan sponsor
e. Mengirimkan atau menugaskan orang yang kenal dengan pihak sponsorship

5. Selalu cermat dalam membaca MoU

Tutup semua strategi kerjasama media partner untuk eventmu dengan cermat. Jangan
lupa untuk menyusun dan membaca MoU dengan teliti. Jangan asal copy paste saja
dari MoU event yang pernah dibuat terdahulu. Setiap acara dan masing-masing mitra
kerjasama pasti punya poin perjanjian yang berbeda. Jangan sampai kamu skip sedikit
dan menyesal di hari kemudian. Apalagi, MoU itu adalah jembatan saat ada kejadian
yang tidak diinginkan perihal kerjasama.

5
2.2. Hal yang dibutuhkan dalam menjalin kerja sama yang baik dengan mitra kerja EO

Menjaga hubungan baik dengan klien dan rekan bisnis adalah hal penting untuk
mempertahankan kelanggengan kerjasama. Selain menjaga kualitas produk dan level of
service, cara lain yang bisa dilakukan adalah dengan entertain them, menjalin kedekatan
dengan mereka di luar suasana formal kantor dan bisnis. Di tingkat yang paling dasar,
hubungan dengan klien bisa diartikan baik jika mereka merasa percaya, mau berkomunikasi,
dan bisa mempertanggungjawabkan semuanya. Hubungan antara klien dan perusahaan
sendiri harus menjadi mitra yang saling menguntungkan dan tidak merugikan salah satu
pihak.

Beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan dalam menjalin hubungan kerja sama yang
baik dengan mitra kerja EO :

1. Bergabung dengan suatu komunitas pemangku kepentingan EO Dunia bisnis

membutuhkan wadah organisasi komunitas pemangku kepentingan yang dapat dijadikan
tempat untuk menjalin kerja sama dalam menjalankan aktivitas bisnis di berbagai bidang.
Usaha acara penyelenggara memiliki berbagai jenis mitra kerja seperti: gedung, catering,
dekorasi, sound system, dan lain-lain. Orang yang menjalankan bisnis EO dapat
bergabung dengan komunitas yang terkait jenis mitra kerja, rnisalnya: komunitas catering,
komunitas PHRI, dan lain-lain.
2. Komunikasi dalam menjalankan bisnis relasi memang sangat penting. Hal ini karena
adanya komunikasi yang lancar dan terbuka maka kemungkinan perpecahan atau konflik
bisa cepat diredam sedini mungkin sebelum meledak menjadi permusuhan dan pemutusan
hubungan.
3. Menjaga kepercayaan yang diberikan mitra kerja kepercayaan adalah hal penting yang
harus dijaga dalam suatu hubungan kerja sama. Kata tindakan yang merugikan mitra kerja
kita, misalnya: ingkar janji, melanggar aturan atau kesepakatan yang dibuat bersama.
4. Saling memberikan dukungan sukses menjalin kerja sama dengan mitra kerja adalah
dengan saling mensupport satu sama lain. Sebagai manusia tertu kita dan partner tidak
akan luput dari kekhilafan, kesalahan dan kekurangan lainnya. Saat hal ini terjadi, maka
di antara kita tidak boleh saling menghujat dan mencela. Malah, kita dan mitra kerja harus
saling mengingatkan dan mensupport satu dengan yang lain. Dengan adanya dukungan

6
 atau dukungan dari masing-masing pihak, maka kita dan mitra kerja bisa segera bangkit
dan semangat untuk menjalankan bisnis yang sukses.

2.3. Etika dalam membuat suatu event

Etika adalah suatu studi moralitas. Moralitas bisa didefinisikan sebagai standard atau
pedoman bagi individu atau masyarakat tentang tindakan benar atau salah atau baik maupun
buruk. Sehingga suatu kelompok atau individu dalam menjalankan aktivitasnya memiliki
landasan untuk mengukur perilaku orang atau kelompok dalam berinteraksi secara sosial.
Refleksi kritis lebih bermaksud sebagai upaya manusia dalam etika perilaku yang bersifat
filosofis sesuai dengan dinamika perkembangan fenomena perubahan yang mendasar tentang
kehidupan pergaulan antarmanusia dan terhadap lingkungannya.

Etika sangat penting karena merupakan fondasi yang melandasi budi pekerti atau
moral yang mulia agar melahirkan manusia yang berhati bersih, amanah dalam menjalankan
tugas. Selain harus mengetahui dan memahami ketentuan-ketentuan dari media yang kita ajak
menjalin kerja sama, EO juga harus memperhatikan etika dalam mendapatkan media partner
untuk event.

1. Perkenalkan Diri Anda

Salah satu kesalahan fatal namun masih seringkali terjadi adalah tidak
memperkenalkan diri ketika menghubungi media yang ingin diajak kerja sama. Padahal ini
adalah hal paling mendasar yang hukumnya wajib untuk dilakukan.

Oleh sebab itu, sebelum Anda mengajukan penawaran kerja sama, perkenalkan diri
dan juga kampus Anda. Tujuan utama dari tindakan ini adalah untuk mempermudah
komunikasi antara Anda dengan pihak media yang ingin diajak kerja sama.

Jika Anda menggunakan akun atau email resmi dari acara, Anda tetap harus
mencantumkan contact person penanggung jawab dari penawaran kerja sama ini.

2. Berikan Informasi Event Kampus secara Detail

7
 Selain tahu dengan siapa mereka berbicara, media partner atau sponsor juga harus
tahu event kampus apa yang akan diselenggarakan. Usahakan berikan informasi yang singkat
namun sudah bisa mencakup semuanya. Dengan kata lain tidak berbelit-belit.

Paling tidak satu pesan sudah bisa mencakup informasi-informasi penting dari event
kampus tersebut. Mulai dari nama event, tanggal, tujuan acara, tempat pelaksanaan, dan lain
sebagainya.

3. Penawaran Kerja Sama yang Jelas

Pihak sponsor dan media partner tidak selamanya akan langsung memahami
penawaran yang ada di dalam proposal yang Anda ajukan. Oleh sebab itu, ada baiknya untuk
menjelaskan bentuk penawaran kerja sama.

Misalnya saja seperti jumlah konten yang harus diunggah, jenis-jenis kontennya
(misalnya saja seperti foto, video, instastory, dan lain sebagainya), sampai dengan jadwal
konten harus diunggah.

Nah, setelah Anda menuliskan semua kebutuhan yang harus dilakukan oleh pihak
media partner, tulis juga penjelasan timbal balik yang nantinya akan didapatkan oleh media
tersebut jika mau bekerja sama dengan Anda.

4. Berikan Waktu

Ketika mencari sponsor atau media partner untuk event, harus sabar dan memberikan
waktu untuk mereka berfikir. Jangan mendadak ketika menawarkan kerja sama dengan media
partner. Jangan sampai penawaran kerja sama ini sudah mendekati hari pelaksanaan acara.
Sebab tawaran kerja sama yang terkesan dadakan seperti ini, sudah pasti akan dinilai kurang
baik dari pihak media.

Artinya apa yang Anda lakukan ini sudah pasti akan dijadikan sebagai salah satu
bahan pertimbangan menerima ataukah menolak kerja sama yang Anda ajukan. Ada baiknya
Anda tidak membuat pihak media menjadi terburu-buru waktunya.

5. Pahami Cara kerja

8
 Ini tidak hanya berlaku ketika ingin mengajak kerja sama media partner saja. Namun
juga berlaku ketika Anda mengajukan proposal event. Ingat, tidak semua media memiliki
pelayanan 24 jam dan satu minggu.

Oleh sebab itu, cari tahu jam kerja dari media yang ingin Anda ajak kerja sama. Jika
memang akhir pekan mereka libur, maka jangan sekali-kali melakukan komunikasi di akhir
pekan. Kecuali jika memang ada hal mendesak yang memang harus disampaikan saat itu
juga.

6. Koordinasi Panitia yang baik

Perlu untuk koordinasi antara admin media sosial dan pencari media partner. Satu hal
yang sering terjadi adalah orang yang menghubungi media berbeda dengan pengelola akun
media sosial. Alhasil, informasi kesepakatan antara media dengan penyelenggara tidak
disampaikan dengan pengelola akun media sosial. Misal, ketentuan yang sudah disepakati:
Publish 1 konten di Instastory. Kemudian, pengelola akun media sosial menanyakan ke pihak
media, “mengapa tidak di-posting di feed IG juga?”. Simulasi kasus tersebut terlihat bahwa
koordinasi antara panitia tidak berjalan dengan baik.

9
 BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Untuk memulai suatu event organizer harus di awali dengan keberanian dan percaya
diri. Seringkali kegagalan itu bermula karena tidak ada keberanian dan tidak percaya diri,
walaupun sudah memiliki modal yang banyak. Melaksanakan suatu event hendaknya
memiliki perencanaan yang matang, tentunya perencanaan tersebut berawal dari suatu ide,
atau gagasan yang dikemukakan bersama tim dengan demikian perlu menghilangkan rasa
malu dan rasa ragu dalam menyampaikan gagasan tersebut. Karena dengan adanya
kebersamaan maka ide yang ada itu akan dapat saran dana masukan yang bersifat positif.

Proses perencanaan event dimulai menentukan tujuan yang dapat diterima dengan
jelas oleh setiap anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan event. Tujuan merupakan
langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakannya suatu event
dapat berupa: pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, peringatan, hiburan,
mempromosikan produk baru perusahaan atau meningkatkan pendapatan perusahaan dan
sebagainya.

Menjaga hubungan baik dengan klien dan rekan bisnis adalah hal penting untuk
mempertahankan kelanggengan kerjasama. Selain menjaga kualitas produk dan level of
service, cara lain yang bisa dilakukan adalah dengan entertain them, menjalin kedekatan
dengan mereka di luar suasana formal kantor dan bisnis. Di tingkat yang paling dasar,
hubungan dengan klien bisa diartikan baik jika mereka merasa percaya, mau berkomunikasi,
dan bisa mempertanggungjawabkan semuanya. Hubungan antara klien dan perusahaan
sendiri harus menjadi mitra yang saling menguntungkan dan tidak merugikan salah satu
pihak.

Penting menjaga hubungan yang baik dengan klien dan rekan bisnis adalah hal
penting untuk mempertahankan kelanggengan kerjasama. Selain menjaga kualitas produk dan
level of service, cara lain yang bisa dilakukan adalah dengan entertain them, menjalin
kedekatan dengan mereka di luar suasana formal kantor dan bisnis. Di tingkat yang paling

10
dasar, hubungan dengan klien bisa diartikan baik jika mereka merasa percaya, mau
berkomunikasi, dan bisa mempertanggungjawabkan semuanya. Hubungan antara klien dan
perusahaan sendiri harus menjadi mitra yang saling menguntungkan dan tidak merugikan
salah satu pihak.

3.2. Saran
Penulis menyadari bahwamakalah ini masih jauh dari kata sempurna, kedepannya
penulis akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan
sumber - sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan. Untuk
saran bisa berisi kritik atau saran terhadap penulisan juga bisa untuk menanggapi terhadap
kesimpulan dari bahasan makalah yang telah di jelaskan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Mutia, and Marcha Runyke. “PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM

MANAJEMEN EVENT (STUDI TERHADAP PERAN PUBLIC RELATIONS GALERIA
MALL DAN PLAZA AMBARRUKMO DALAM PENGELOLAAN EVENT TAHUN
2013).” Jurnal Komunikasi 8, no. 1 (October 2, 2013): 79–90.
https://doi.org/10.20885/komunikasi.vol8.iss1.art6.

Usman, Artis, and Atjih (2021) “Event Organizer Pengantar Praktis”. (Depok:PT
RajaGrafindo Persada).

Hafif (2021) “5 Cara Asik dan Etika Mendapatkan Media Partner”

https://bukansembarang.info/5-cara-asik-dan-etika-mendapatkan-media-partner/

12