EVENT ORGANIZER

KIAT SUSKES MEMBUAT EVENT

KELOMPOK 2:
1. IRFAN PRATAMA
2. MILA SARI
3. RIZKY SYAHDIAH
4. SASKIA CHAIRANI
5. SOUPIYAH
6. SUMINI
7. TIARA UMAIROH

DOSEN PENGAMPU:
DR. USMAN, S.Sos, M.I.Kom

ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
2023/2024
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah, tuhan pencipta langit dan bumi. Shalawat serta
salam kami haturkan kepada Nabi Muhammad Saw. Atas perkenaan-nya sehingga bisa
menyelesaikan pembuatan makalah ini. makalah disusun untuk memenuhi tugas semester VI
(Enam) pada mata kuliah Event Organizer.
Dan tidak lupa kami berterima kasih kepada Bapak DR. Usman S.Sos, M.I.Kom
Selaku dosen pengampu mata kuliah Eevent Organizer. Sesuai dengan topik utama dari
materi kami yang berjudul “Kiat sukses mebuat event”.
Semoga dengan makalah ini dapat memberi wawasan bagi para pembaca dan dapat
bermanfaat bagi teman teman. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna, oleh karena itu kami berharap saran dan kritik yang membangun guna untuk
penyempurnaan makalah ini. Mudah mudahan makalah ini dapat bermanfaat bagi diri
pribadi, para pembaca dan dunia menambah khazanah pengetahuan alam.

Pekanbaru, 25 Maret 2023

Penulis

Kelompok 2

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................................ii
BAB I....................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.................................................................................................................................1
A. LATAR BELAKANG................................................................................................................1
B. RUMUSAN MASALAH...........................................................................................................1
C. TUJUAN...................................................................................................................................1
BAB II...................................................................................................................................................2
PEMBAHASAN...................................................................................................................................2
A. KIAT SUKSES EVENT ORGANIZER.....................................................................................2
B. UNSUR PENUNJANG DALAM PENYELENGGARAAN EVENT.......................................4
C. PROSPEK MASA DEPAN EVENT ORGANIZER..................................................................4
D. KONTRAK ATAU MOU..........................................................................................................6
E. KONTRAK ATAU MOU..........................................................................................................8
F. TEKNIK PUBLIKASI EVENT...............................................................................................10
BAB III................................................................................................................................................14
PENUTUP...........................................................................................................................................14
A. KESIMPULAN.......................................................................................................................14
B. SARAN...................................................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................................15

iii
 BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Event organizer atau bisa disebut jasa penyelenggara acara. Istilah event organizer
atau EO sudah sangat akrab di telinga masyarakat. Secara prinsip kehadiran event
organizer dapat membantu costumer atau client agar dapat menyelenggarakan acara yang
telah direncakanan atau diinginkan. Dibalik kesukseskan sebuah acara, ada jasa besar dari
penyelenggaranya yaitu event organizer.
Ruang lingkup kerja event organizer ini begitu luas, sehingga dapat menjadi suatu
alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja karena dalam
melaksanakan suatu event maka dibutuhkan tim yang memiliki skil dibidang yang
dibutuhkan bahkan cara kerja event organizer mempunyai sistem pokok kerja yang sama
dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain. Perbedaannya hanya pada tingkat
klasifikasi program tersebut yang dapat di ukur dari cakupan wilayah kerja program,
beban kerja, dana anggaran dan sumber daya manusia yang berkualitas yang terlibat
dalam pelaksanaannya.

B. RUMUSAN MASALAH
a. Bagimana cara mensukseskan suatu acara Event?
b. Apa saja unsur penunjang dalam penyelenggaraan event?
c. Bagaimana prospek masa depan event organizer?
d. Bagaimana cara bermitra dengan event organizer lain?
e. Bagaimana teknik publikasi event?

C. TUJUAN
a. Untuk mengetahui cara mensukseskan suatu acara event
b. Untuk mengetahui unsur penunjang dalam penyelenggara event
c. Untuk mengetahui prospek masa depan event organizer
d. Untuk mengetahui cara bermitra dengan event organizer lain serta mengetahui
teknik publikasi event

iv
v
 BAB II

PEMBAHASAN

A. KIAT SUKSES EVENT ORGANIZER

1. Miliki Pengalaman yang Bagus
Sedikitnya pengalaman yang dimiliki pada saat awal membuat bisnis EO,
maka tidak menutup kemungkinan akan mendatangkan sebuah masalah. Jika tidak
memiliki pengalaman, maka langkah awal yang mungkin bisa dilakukan ialah dengan
bergabung dengan tim orang lain terlebih dahulu dan mulai belajar dari awal. Dan
minimal sudah mengetahui mengenai apa itu Event Organizer dan sudah terlibat di
dalamnya.
2. Bangun Tim yang Solid dan Tim yang Tepat
Sebuah event sangat susah untuk dilakukan seorang diri, akan diperlukan
orang lain yang bisa membantu dalam pengsuksesan acara. Tim yang memiliki
keahlian dan cakap dalam bidangnya sangat dibutuhkan dalam hal ini.
3. Membangun Relasi
Tidak dipungkiri jika relasi sangat diperlukan untuk mengembangkan sebuah
EO. Awal mula dari berkembangnya EO biasanya dibantu oleh orang terdekat, bisa
memakai jasa EO kita atau bisa kita jadikan sponsor atau hanya sebuah promosi saja.
4. Modal Awal yang Cukup
Pada saat memesan jasa EO, tidak langsung bayar diawal atau bayar diakhir
saja, terkadang membutuhkan dana yang tidak diduga pada saat pertengahan
persiapan acara. Disini peran modal yang cukup sangat diperlukan, dan pastikan kita
memiliki modal yang cukup tanpa harus mengorbankan reputasi dari EO sendiri.
5. Kreativitas yang Tinggi
Konsep dan penanganan yang tepat adalah dua hal yang selalu dibutuhkan
dalam sebuah bisnis EO. Tren terus berkembang mengikuti zaman yang dimana kita
sebagai penyedia jasa EO sangat harus bisa menyeimbangi ini, jangan sampai
ketinggalan trend dan membuat EO kita tidak diminati oleh calon client.
6. Sabar dan Cepat Belajar
Masalah bisa datang dari internal maupun eksternal. Bisa dari anggota tim
yang susah untuk menyatukan ide, atau dari client yang banyak kemauan dan suka

vi
 kurang puas dengan hasil yang ditampilkan. Kesabaran sangat diperlukan agar
masalah tidak menjadi besar. Belajar dari pengalaman dan dimungkinkan tidak
mengalami permasalahan yang sama terus-menerus.
7. Website dan Sosial Media Resmi
Membuat sebuah platform untuk mempromosikan EO sangat diperlukan,
mencantumkan kontak serta menampilkan hasil dari event sebelumnya merupakan
daya tarik jika membuat website dan sosial media resmi. Calon client tidak akan
kebingungan dan tau kemana harus menghubungi jika ingin memakai jasa EO kita.
8. Belajar dan Belajar
Belajar terus menerus untuk hasil yang lebih bagus. Jangan cepat puas dengan
hasil yang dicapai, belajar terus menerus agar EO makin dipercaya dan dikenal
khalayak banyak.
9. Evaluasi Tim secara Berkala
Memiliki tim yang kuat serta kinerja yang baik adalah sebuah langkah awal
untuk memulai sebuah event, dan dipastikan melakukan evaluasi agar tidak ada
masalah internal yang dialami dikemudian hari. Evaluasi bisa dilakukan secara
berkala dalam jangka waktu yang ditentukan. Jika perlu luangkanlah waktu diluar
jam kerja untuk kumpul bersama tim kita, sehingga kita bisa leluasa untuk
membicarakan berbagai hal, tekait kemajuan usaha.1
10. Persiapan yang Matang
Untuk memulai sebuah event, dipastikan memiliki persiapan yang matang,
dalam artian memiliki sebuah tim yang bisa dipercaya, modal yang dapat diandalkan,
serta rancangan acara yang pasti.
11. Mencari sponsor untuk Acara
Jika ingin dana untuk sebuah event dibantu, maka dibutuhkan sebuah sponsor.
Relasi sangat berperan besar dalam hal ini. Biasanya relasi yang baik akan lebih
dipercaya untuk diberikan sponsor. Dengan sumber dana yang terbatas, pasti akan
terbantu dengan adanya sebuah sponsor.

1
R. Trinugroho, 2017, Event Organizer, hlm, 47
vii
B. UNSUR PENUNJANG DALAM PENYELENGGARAAN EVENT
Event organizer adalah suatu bentuk jasa penyelenggara kegiatan untuk
mempermudah perwujudan ide-ide atau rencana menggelar sebuah acara tertentu 2. EO
atau Event Organizer ialah sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama yaitu
mengsukseskan sebuah acara yang dipandu dengan keanggotaan dari tim pelaksana, tim
pekerja, tim produksi, dan tim manajemen.
1. Penentuan lokasi kebanyakan ditentukan oleh EO tetapi ada juga client yang
menentukan sendiri. Dalam pengecekan yang dilakukan untuk lokasi biasanya berupa, a)
letak yang strategis, b) ukuran atau kapasitas daya tamping, dan c) penataan ruangan.
2. Untuk peralatan dan perlengkapan biasanya menyesuaikan dengan jenis acara yang
akan dilakukan, diantaranya, a) sound system, b) dekorasi, c) lighting, dan d) catering
atau konsumsi.
3. Yang dilihat dari sumber daya manusianya, a) pengalamannya, b) kreativitas, c) tim
yang solid, d) relasi, e) modal, f) platform dan g) sponsor.

C. PROSPEK MASA DEPAN EVENT ORGANIZER

Dalam dunia event sekarang, perkembangan yang dihasilkan semakin pesat dilihat
dari banyaknya event-event yang diselenggarakan di mall-mall besar, maupun tempat-
tempat besar lainnya. Hal ini menandakan bahwa telah terlihat bagaimana kehidupan
event organizer di masa mendatang. Selain daripada itu, keberanian adalah salah satu
kunci dari keberhasilan event-event yang diselenggarakan di masa yang akan datang.
Bagi seorang public relation event merupakan salah satu media atau sarana yang
memiliki peran penting.3 Sebagai perusahaan jasa, event organizer semakin dibutuhkan di
berbagai tempat baik kota maupun desa. Dengan semakin berperannya dunia EO ini,
maka potensi keuntungan dari usaha ini juga semakin menjanjikan. Modal utama
membangun usaha jasa event ini adalah kemampuan yang dimiliki dan keberanian untuk
memulai. Tidak perlu uang yang banyak, tapi harus mampu konsisten dalam berkarir dan
mau memulai dari bawah.
Pekerjaan yang dilakukan tanpa rasa cinta pada profesi tidak akan memberikan
manfaat maksimal. Rasa cinta pada profesi menjadi langkah awal untuk memulai usaha
bidang jasa EO ini. Melihat aktivitas EO ini yang banyak bertemu dan melayani banyak

2
Ruslan, manajemen public relation dan media komunikasi konsep dan aplikasi. (Jakarta: PT RajaGrafindo
Persada, 2007), Hal.56
3
Adawiyah El Sa’diyah, Manegement Event, (Yogyakarta: penerbit bintang Pustaka madani: 2020), hlm. 11.

viii
 orang, tanpa didasari rasa cinta maka kita akan merasakan tekanan yang berat. Namun
apabila semua itu dilakukan dengan dilandasi kecintaan pada profesi dan pekerjaan maka
hal hal yang menjadi kendala dalam pekerjaan itu akan dapat diatasi (De Keizer, 2011). 4
Jika kita bekerja, sudah selayaknya memperolah penghasilan. Langkah awal dalam
melakukan pekerjaan EO ini adalah kita dibayar oleh orang lain atau kita mencari
penghasilan sendiri. Ketika mendapat honor, maka acara akan menjadi tanggung kita.
Dalam sebuah acara yang menggunakan jasa EO akan memberikan dampak positif
untuk acara tersebut, di antaranya:
1. Acara lebih kreatif
Acara diselenggarakan lebih menarik, sehingga membuat pengunjung
bisa menikmati acara, serta lebih interaktif dan tidak membuat pengunjung
bosan.
2. Antisipasi Hal Tak Terduga
Dalam sebuah acara, hal-hal yang tak terduga dapat terjadi yang
kadang bisa mengganggu kelancaran acara. Dengan menggunakan EO, hal-hal
tak terduga tadi dapat diantisipasi dan ditangani oleh ahlinya.
3. Banyak Relasi
Jasa EO ini dapat memberikan banyak relasi bagi yang
menggunakannya. Karena biasanya jasa ini memiliki banyak anggota, mulai
dari bagian dekorasi dan venue, tata rias, serta dokumentasi. Hal ini bisa
dijadikan sebagai jalan untuk mempeluas relasi ke depannya.
4. Budget Event Terkontrol
Selain memperbanyak relasi, jasa EO ini juga membantu kita dalam
mengontrol biaya. Biaya yang dikeluarkan akan terkontrol karena biasanya
penyedia jasa akan menawarkan harga yang telah tertera. Jadi, antara rencana
acara pemakai jasa event dengan biaya yang diperlukan akan disesuaikan.
5. Lebih Efisien
Penyedia jasa EO akan mengatur seluruh perencanaan acara agara
berjalan dengan baik. Pihak penyewa tak perlu lagi repot-repot mengatur
acara, karena sudah dihandle oleh pihak EO sehingga penyelengaraan acara
akan lebih efisien dan tertata.

4
De Keizer, D. P. (2011). Event Organizer sebagai peluang wirausaha. Humaniora, 2(1), 855.

ix
D. KONTRAK ATAU MOU
Pengertian MoU merupakan singkatan dari Memorandum of Understanding. MoU
adalah sebuah dokumen resmi dalam suatu perjanjian yang dilakukan oleh kedua belah
pihak. Selain itu, di Indonesia dokumen ini juga mendapat sebutan sebagai nota
kesepakatan. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) menjelaskan ada
banyak jenis surat perjanjian yang ada berdasarkan pasal 1338 KUHP dan pasal 13120
mengenai persyaratan sahnya suatu perjanjian. Dokumen ini menjelaskan apa saja hal
yang berkaitan dengan perjanjian yang akan kedua belah pihak sepakati. Jadi,
memorandum of understanding merupakan sebuah kontrak yang mengikat perjanjian
secara moral dan perjanjian yang telah ditandatangani tidak bisa batal dengan mudah.

Beberapa ahli pun memberikan pandangan mereka terhadap definisi dari MOU,
seperti:NErman Rajagukguk mengemukakan bahwa MOU merupakan sebuah dokumen
yang menuliskan perjanjian antara dua belah pihak yang akan masuk ke dalam kontrak.
Mak memiliki kekuatan Munir Fuady pun turut menyatakan pendapatnya bahwa MoU
adalah perjanjian pendahuluan, dimana nantinya akan ada perjanjian lain yang akan
menjabarkan isi lebih rinci dan dokumen ini hanya memuat hal-hal inti saja. Pasal 1313
KUH perdata memberikan defenisi perjanjian, “Pejanjian adalah suatu perbuatan, di mana
satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang atau lebih.5

Di luar hal tersebut, MoU terbagi ke dalam tiga jenis yang memiliki konsekuensi
hukum apabila dalam masa perjanjian ada pihak yang melanggar dan merugikan pihak
lain. Konsekuensi hukum tersebut muncul melalui beberapa pertimbangan berikut:

1.Supaya setiap pihak yang menyetujui perjanjian tersebut terhindar dari

ketidakseriusan; pembatalan perjanjian yang tidak jelas dari salah satu pihak.

2. Tidak adanya pihak yang merasa rugi

3. secara finansial maupun non-finansial. Agar menjaga informasi pribadi selama

masa perjanjian tersebut.

Fungsi Pembuatan MoU

1. Mencapai suatu kesepakatan bersama

Dalam perjanjian bisnis, penting sekali kedua belah pihak sama-sama
memahami tujuan yang ingin tercapai melalui kesepakatan tersebut. Jangan

5
Wirjono Prodjodikorto I, Azaz-azaz perjanjian, (bandung: mandar maju, 2000), hlm.52

x
 sampai dalam suatu perjanjian kerjasama, hal tersebut malah merugikan salah satu
pihak. Oleh karena itu, dokumen ini merupakan solusi agar kedua belah pihak
mengetahui ekspektasi yang ingin dicapai melalui kerjasama tersebut.
2. Terhindar dari resiko ketidakpastian
Seringkali dalam sebuah perjanjian ada risiko ketidakpastian yang akan salah
satu pihak alami. Oleh karena itu, fungsi MoU adalah sebagai media untuk
mengurangi ketidakpastian tersebut. Kedua belah pihak akan memahami apa yang
menjadi tujuannya satu sama lain.
Dengan mengetahui apa disetujui dan tidak disetujui, kedua belah pihak akan
mencari jalan tengah untuk sama-sama mencapai ekspektasi mereka. Setelah
kedua belah pihak memahami perjanjian di dalamnya, maka akan berlanjut
mengenai kontrak dan
3. Mencatat perjanjian dalam negosiasi awal di dalam MoU
Meskipun MoU bukan suatu dokumen yang mengikat secara legal, tetapi
dokumen ini akan melakukan pencatatan mengenai hal yang disepakati saat
negosiasi supaya hal tersebut masuk ke dalam kontrak. Hal ini akan membantu
setiap pihak untuk mengingat hal-hal yang telah mereka sepakati.

4. Dapat melakukan pembatalan perjanjian dengan mudah

Apabila kedua belah pihak belum membuat kontrak secara resmi, maka
perjanjian bisa batal sesuai dengan kesepakatan bersama tanpa harus melalui
berbagai proses hukum yang rumit.
5. Menjadi framework antara kesepakatan dengan kontrak
MoU merupakan dokumen yang akan memberikan gambaran tentang
perjanjian yang akan kedua belah pihak sepakati. Jadi, dokumen ini mampu untuk
meyakinkan pihak yang mungkin masih ragu terhadap kesepakatan sebelum
membuat kontrak.

Isi yang Terkandung dalam MOU

Sebelum menyusun memorandum of understanding, ada baiknya Anda

mengerti apa saja isi yang terkandung dalam dokumen ini. Dengan membuat
dokumen ini secara baik dan benar, maka bisnis Anda akan dilihat profesional dan

xi
 serius terhadap kerjasama yang akan berjalan. Berikut adalah isi dalam MoU yang
baik dan benar:

1. Judul
Judul ini menuliskan kesepakatan apa yang akan kedua belah pihak sepakati.
Pastikan Anda menuliskan judul secara jelas, singkat, dan padat. Selain itu,
sertakan juga logo perusahaan agar dokumen lebih akurat.
2. Pembukaan
Bagian pembukaan merupakan bagian yang akan mencantumkan waktu MoU
tersebut dibuat, tempat untuk menandatangani perjanjian, dan jabatan dari setiap
pihak yang terlibat harus tertulis jelas. Selain itu, poin-poin tercantum dalam
bagian.
3. Substansi MoU
Penting sekali untuk menuliskan apa maksud dan tujuan dari perjanjian yang
tertulis di dalam MoU. Selain itu, Anda juga bisa menyertakan cakupan aktivitas,
rancangan kegiatan, dan jangka waktu yang telah kedua belah pihak pihak
sepakati. Jangan lupa juga untuk menyertakan rincian biaya yang akan perusahaan
keluarkan selama masa kerjasama tersebut.
4. Penutup
Bagian ini menjelaskan kalimat penutup yang tersampaikan dengan sederhana
dan mudah untuk semua orang mengerti. Selain itu, bagian ini pun berguna untuk
memperkuat alasan kerjasama dan menyimpulkan bahwa kedua belah pihak telah
sepakat untuk menjalin kerjasama tersebut.
5. Tanda tangan seluruh pihak
Bagian ini akan memuat nama jelas dan tanda tangan setiap pihak yang terlibat
dalam kerjasama ini.

E. KONTRAK ATAU MOU

Event organizer adalah jasa yang dapat menyelenggarakan acara seperti
pernikahan, ulang tahun, dan pameran. Karena kualifikasi ini tidak dipegang oleh
manusia, penyelenggaraan acara dapat dipercayakan kepada seseorang atau organisasi
yang memenuhi syarat di bidang ini. Jadi, penyelenggara adalah suatu jasa yang
tujuannya, di atas segalanya, untuk memfasilitasi penyelenggaraan acara atau acara.
Kompetensi inti seorang organisator adalah menggantikan orang lain dengan
melakukan hal-hal yang sebenarnya biasa bagi organisator. Misalnya penyiapan tapak,

xii
 penyiapan tapak tapak, yang mengacu pada hal-hal yang direncanakan jauh-jauh hari
tetapi ternyata. Untuk menghindari masalah yang bermasalah, seseorang dapat
ditugaskan untuk mengatur acara tersebut.

Secara umum, menjadi seorang organisator berarti Anda bertanggung jawab untuk
mengatur dan menjalankan suatu kegiatan, baik itu kegiatan yang kita rencanakan
sendiri maupun yang dilimpahkan orang lain kepada kita. Menjadi organisator berarti
bertanggung jawab atas semua yang ada di belakang layar, yang sebagian memang
demikian

1. Organisasi dan alokasi anggaran untuk memenuhi kebutuhan acara

2. Menentukan dan memastikan ketersediaan peralatan yang dibutuhkan. 3.

Memastikan lokasi kegiatan layak dan layak digunakan

4. Pastikan Anda memiliki staf yang cukup

5. Akomodasi, transportasi dan makanan untuk panitia dan pengunjung akan

disediakan

6. Dan seterusnya

Langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatur acara

1. Membentuk tim yang kohesif membutuhkan tim yang mau bekerja sama dengan
baik

2. Lakukan periklanan secara intensif dengan bantuan media massa.

3. Karena tersedianya risk capital yang cukup, maka tidak dipungkiri bahwa seluruh
dana pihak ditanggung oleh penyedia jasa EO.

4. Selalu kreatif. Kita juga bisa menggunakan EO influencer kelas internasional untuk
mendapatkan ide segar

5. Evaluasi yang baik memerlukan evaluasi untuk sampai ke akar permasalahan dan
memotivasi agar tidak terjadi pada kegiatan selanjutnya

6. Selalu perbarui semua informasi EO

xiii
Beberapa hal yang harus dilakukan ketika ingin bermitra dengan event organizer lain,
diantaranya

1. Semangat yang sama, visi yang sama melindungi kita dari hal-hal buruk yang bisa
terjadi selama bermitra

2. Integritas, yaitu kemauan untuk maju, pantang menyerah dan pantang menyerah
sebelum mencapai tujuan

3. Integritas tinggi, kejujuran tidak tergantikan dengan integritas, dan Anda dapat
bekerja bahu membahu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

4. Kualifikasi tinggi, yaitu kemampuan dan keterampilan memimpin lapangan

5. Saling mendukung, dukungan moral dapat berupa prinsip saling mendukung  

F. TEKNIK PUBLIKASI EVENT

Dalam kajian event maka pertu ilipahami bahwa sangar peming unack
melakukan publikasi baik sebelum acara maupun pasca event dengar demikian
khalayak menjadi tahu semang kegiatan yang kita laksanakan sehingga bisa
membangun citra event tersebut.

1. Mengatur Publisitas untuk Sebuah Event

a. Upayakan dapat liputan luas dari media massa baik cetak elektronik
maupun media interaktif, misalnya dengan konferensi media atau perss atau
liputan langsung dan pihak media.

b. Undang media untuk meliput event

c. Publikasi event sebelum, selama dan setelah pelaksanaan.

d. Siapkan secara teknis segala keperluan peliputan, seperti media

room,listrik,dan komputer online

e. Siapkan news release,foto-foto gambar dan media kit untuk melengkapi

keperluan media masa dalam penulisan berita

f. Siapkan foto atau rekaman pelaksanaan event untuk memenuhi permintaan

media massa

2.Konferensi Media untuk Event

xiv
 Hal-hal yang perlu dipertimbangkan penyelenggara antara lain sebagai
berikut.

a. Konferensi media dapat dilakukan sebelum, selama, maupun setelah event

berlangsung.

b. Dengan konferensi media diharapkan akan terjadi tanya jawab antara pihak
media massa dan penyelenggara acara fasilitas untuk ini harus dipersiapkan.

C. Undang media massa dan wartawan secara personal yang relevan dengan
topik yang akan dibahas dan lakukan konfirmas kehadirannya.

d. Siapkan release untuk menjadi bahan rujukan pihak media massa terkait
dengan event dan sediakan kir (alat tulis, block note, kertas) untuk keperluan
media.

e. Siapkan narasumber yang kredibel untuk menjadi pembicara dalam

konferensi media (misalnya pihak penyelenggara. pengisi acara, atau event
organizer)

f. Pilih tempat dan waktu yang paling tepat untuk pihak media. g.siapkan
fasilitas yang lengkap di lokasi pelaksanaan untuk memenuhi kebutuhan
media massa (ruang representative untuk media cetak dan elektronik,
komputer, faksimile internet, kabel, dan sebagainya).

h. Sebelum pelaksanaan sebaiknya ada diskusi internal untuk mengantisipasi

pertanyaan pihak media massa. Buat dokumentasi selama pelaksanaan untuk
mengantisipasi apabila dibutuhkan pihak media

j. Lakukan evaluasi dan berikan ucapan terima kasih buat media massa yang
hadir dan kan release buat media massa yang tidak hadir.

3. Peliputan Media Massa Terhadap Event

Selain news release dan konterensi pers, peliputan media massa

terhadap persiapan atau pelaksanaan suatu event akan sangat signifikan untuk
mendapatkan publisitas. Cara ini lebih kredibel karena liputan dilakukan
langsung oleh pihak media, tanpa ada distorsi dan upaya manipulasi. Audience
bisa mendapatkan gambaran secara nyata, seperti kondisi vang sebenarnya.
Tayangan melalui media televisi tentunya lebih baik dibandingkan metalul

xv
 radio atau media cetak karena sifatnya yang audio-visual. Untuk mendapatkan
liputan yang optimal, bagian publikasi harus merencanakan dan merancang
dengan baik dan matang pelaksanaannya. Hal yang harus diperhatikan antara
lain;

Upayakan agar event mendapat liputan yang luas dari pihak media
massa, baik cetak maupun elektronik. Undang semua media massa yang
relevan untuk melakukan peliputan. Undang mereka satu atau dua minggu
sebelum hari H. lengkapi dengan informasi tentang event yang akan dilakukan
dan jangan lupa lakukan konfirmasi bersedia tidaknya hadir Sarankan media
massa hadir lebih awal untuk melakukan persiapan sebelum tamu undangan
tiba di lokasi Ini penting agar tidak mengganggu kenyamanan tamu undangan
Siapkan fasilitas yang dibutuhkan pihak media massa, terutama posisi atau
lokasi terbaik untuk peliputan, khususnya untuk media televisi, agar mereka
leluasa melaksanakan kerjanya 6Berikan pada pihak media rundown acara agar
mereka bisa memilih hal-hal yang penting untuk diliput serta Lakukan
evaluasi dan berikan ucapan terima kasih pada media massa yang datang
meliput event, terlepas dimuat ditayangkan tidaknya liputan yang telah
dilakukan.

4. Publikasi melalu media massa

Publikasi dengan menggunakan iklan pada media massa maupun

elektronik dapat dilakukan pula dengan cara mengirimkan press release,
melakukan konferensi pers, liputan khusus maupun wawancara eksklusif.
Komunikasi dengan pihak media dilakukan sebelum pada saat hari H. Para
wartawan disediakan tempat sebagai tamu khusus dengan meja yang khusus
untuk tugas seorang humas dan juga manajer dari event tersebut adalah
menyambut mereka secara langsung dan membuat mereka merasa nyaman
dengan suasana yang ada.

5. Publikasi Melalui Media Bellow the Line

Untuk event yang dalam skala kecil dapat menghemat biaya dan tidak
terlalu perlu untuk melakukan publikasi melalui media massa. Publikasi dapat
dilakukan dengan mengirimkan brosur dan leafler Panitia juga dapat membuat
6
McCartney, G., Event management An Asian Perspective, (Singapore: MCGraw-Hill Education, 2010)

xvi
 spanduk atau umbul-umbul atau banner yang menginformasikan kegiatan
Spanduk dan umbul- umbul sebagai media luar ruang dipasang pada tempat-
tempat yang strategis, di pinggir-pinggir jalan maupun di sekitar gedung
seminar. Sedangkan banner, biasanya dipasang di dalam ruangan gedung atau
tempat-tempat keramaian yang tertutup. Pada saat event berlangsung, spanduk
dan banner dapat dipasang di tempat- tempat tertentu dalam ruangan dengan
tetap memperhatikan estetika ruangan dan tidak tierlihat begitu ramai atau
semrawut7

Publikasi diperlukan tidak hanya pada persiapan event tetapi juga

liputan pada pelaksanaan event dan sesudah event berlangsung yang menjadi
promosi untuk khalayak jika menyelenggarakan event berikutnya.Dan juga
publikasi diperlukan dalam kehidupan kita manfaatnya yang tepat sehingga
bisa menghasilkan suatu cara yang bernilai lebih untuk dipublikasikan dalam
kehidupan kita.

7
Effendy, O. U.., Ilmu komunikasi: Teori dan praktek, (bandung: remaja rosda, 2009). Jefkins, F., Public
Relation, (Jakarta: eralangga, 2008)

xvii
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dunia event sekarang mengalami perkembangan yang bagus dalam dunia
berbisnis, terlihat banyaknya event-event yang diselenggarakan baik di mall maupun
pelaku usaha lainnya ini menandakan sebuah prospek masa depan event organizer
masih sangat cerah. Karena masih sedikit menekuni bidang ini secara serius dan
profesional. Berbagai macam event atau acara selalu kita dengar setiap hari, semua
acara itu adalah peluang bagi kita untuk mencoba untuk menggarap dan
memahaminya. Peluang pasar masih sangat terbuka, keberanian kita untuk mencoba
dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk meraih masa depan sebagai event
organizer.

Beberapa hal yang harus diperhatikan ketika ingin mensukseskan suatu event
atau acara, diantaranya

a. Miliki pengalaman yang bagus

b. Bangun tim yang solid dan tim yang tepat
c. Membangun relasi
d. Modal awal yang cukup
e. Kreativitas yang tinggi
f. Sabar dan cepat belajar
g. Website dan sosial media resmi
h. Belajar dan belajar
i. Evaluasi tim secara berkala
j. Persiapan yang matang
k. Mencari sponsor untuk acara

B. SARAN
Demikian makalah yang kami buat, semoga dapat bermanfaat bagi pembaca.
apabila ada saran dan kritik yang ingin di sampaikan, kami terbuka untuk itu, dan apabila
ada terdapat kesalahan mohon dapat di maafkan dan memakluminya, karena kami adalah
hamba allah yang tak luput dari salah khilaf dan lupa.

xviii
 DAFTAR PUSTAKA

R. Trinugroho, 2017, Event Organizer, hlm, 47

Wirjono Prodjodikorto I, Azaz-azaz perjanjian, (bandung: mandar maju, 2000), hlm.52

McCartney, G., Event management An Asian Perspective, (Singapore: MCGraw-Hill

Education, 2010)
Effendy, O. U.., Ilmu komunikasi: Teori dan praktek, (bandung: remaja rosda, 2009). Jefkins,
F., Public Relation, (Jakarta: eralangga, 2008)
De Keizer, D. P. (2011). Event Organizer sebagai peluang wirausaha. Humaniora, 2(1), 855.

Ruslan, manajemen public relation dan media komunikasi konsep dan aplikasi. (Jakarta: PT
RajaGrafindo Persada, 2007), Hal.56
Adawiyah El Sa’diyah, Manegement Event, (Yogyakarta: penerbit bintang Pustaka madani:
2020), hlm. 11.

xix