KONTEN STRATEGI DAN TARGET DALAM MANAJEMEN EVENT

MAKALAH
Untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Event Organizer
Yang diampu oleh Marini, S.Kom.I, M.Sos
Pada program studi Ilmu Komunikasi

Oleh
Kelompok 2
Rara Amelia 2070201004
Toyah 2070201001
Budiman Sujatmiko 2070201002

FAKULTAS HUKUM DAN ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KOTABUMI
LAMPUNG UTARA
2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah berkat rahmat dan karunianya-lah kami dapat
menyelesaikan makalah ini tanpa suatu kekurangan apapun. Sholawat serta salam
tak lupa kita sanjung agungkan kepada sang suri taulan yang membawa kita dari
zaman kegelapan ke zaman terang benderang tak lain dan tak bukan nabi kita
Muhammad Saw.semoga kita dapat diakui sebagai umatnya dan diberi syafaat di
yaumil akhir kelak aamiin, aamiin ya robbal alamin.

Makalah ini kami susun guna memenuhi mata kuliah Event Organizer
untuk menambah ilmu pengetahuan bagi khalayak ramai. Disusunnya makalah ini
kami mengambil referensi dari kumpulan artikel-artikel yang ada di website.

Kami sadari makalah ini masih banyak kekurangan untuk itu kami mohon
kritik dan saran kepada khalayak yang membaca makalah ini terutama dosen mata
kuliah Event Organizer yang kami harapkan agar sebagai bahan koreksi kami.

Kotabumi, 09 November 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah............................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah...................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan........................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................. 3
1. Pengertian Konten Strategi........................................................... 3
2. Mengapa Konten Strategi Penting Dibuat.................................... 3
3. Cara Menyusun Konten Strategi.................................................. 3
4. Pengertian Manajemen Event....................................................... 5
5. Jenis Sumber Daya Manusia dalam Penyelenggaraan Event....... 7
6. Struktur Organisasi Event............................................................ 7
BAB III KESIMPULAN.................................................................................. 9
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 10

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengembangan strategi merupakan tindakan kreatif untuk memasarkan,

dan menyampaikan informasi. Strategi komunikasi mempunyai peran yang sangat
penting dalam mengembangkan strategi kepada masyarakat. Sebelum
menjalankan penyampaian pesan kepada khalayak, terlebih dahulu menentukan
STP (Segmenting, Targeting, dan Positioning) untuk Indonesia International
Motor Show sebagai acuan dalam penyusunan strategi komunikasi tersebut.

Segmentasi adalah menentukan target pasar dengan karakteristik tertentu

atau memiliki nilai seperti, yang dilihat dari umur, pendapatan, pendidikan, dan
jenis kelamin. Indonesia International Motor Show memiliki target audiens
tertentu yaitu generasi milenial. Tahap selanjutnya adalah positioning yang harus
ditentukan dengan tepat, karena berkaitan dengan bagaimana cara melakukan
strategi komunikasi tersebut.

Penerapan strategi sangat dekat dengan asumsi pada awal kemunculannya,

sekalipun hal tersebut diterapkan bukan pada dunia militer. Sebagai contoh dalam
dunia ekonomi, strategi masih sering diasumsikan dengan bagaimana cara
mengalahkan kompetitor, bagaimana bisa menguasai pasar, dan sebagainya.
Begitu juga dalam dunia olah raga, strategi juga diasumsikan dengan bagaimana
cara mengalahkan lawan bertanding kita. Strategi adalah prioritas atau arah
keseluruhan yang luas yang diambil oleh organisasi. Strategi adalah pilihan-
pilihan tentang bagaimana cara terbaik untuk mencapai misi organisasi. Beberapa
contoh singkat strategi organisasi publik atau organisasi nonprofit berikut
diharapkan dapat memperjelas arti makna.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian kontent strategi ?

1
 2. Mengapa kontent strategi penting dibuat ?

3. Bagaimana cara menyusunan kontent strategi ?

4. Apa pengertian manajemen event ?

5. Apa saja jenis sumber daya manusia dalam penyelenggaraan event ?

6. Apa saja struktur organisasi event ?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui pengertian kontent strategi.

2. Mengetahui mengapa kontent strategi penting dibuat.

3. Mengetahui cara menyusunan kontent strategi.

4. Mengetahui pengertian manajemen event.

5. Mengetahui jenis sumber daya manusia dalam penyelenggaraan event.

6. Mengetahui struktur organisasi event.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Kontent Strategi

Kontent strategi  adalah cara kita merencanakan apa yang ingin dicapai
dengan publikasi konten, tipe konten apa yang paling sesuai, dan bagaimana cara
membuat dan mendistribusi konten serta bagaimana cara mengukur
keberhasilannya. Hal ini pun bisa diaplikasikan untuk konten yang bukan
dimaksudkan untuk pemasaran. Namun, memang content strategy umumnya
digunakan untuk content marketing yaitu aktivitas yang bertujuan untuk upaya
pemasaran menggunakan konten.

2. Mengapa Kontent Strategi Penting Dibuat

Menyusun kontent strategi adalah cara untuk menentukan arah yang tepat

agar tujuan tercapai menggunakan konten. Tanpa strategi yang disusun baik, akan
sulit untuk memulai proses dari eksekusi hingga mendapatkan hasil.

3. Cara Menyusunan Kontent Strategi

1. Tentukan tujuan

Untuk mengawali penyusunan content strategy, kamu harus tahu apa

tujuan yang ingin dicapai. Pertimbangan yang harus dipikirkan adalah apa visi dan
misi brand, sasaran marketing, dan kebutuhan bisnis. Jangan lupa untuk meminta
persetujuan dari stakeholder utama yang memiliki kepentingan dalam bisnis.

Beberapa contoh tujuan yang bisa ditetapkan untuk perancangan strategi ini
adalah:

a. menumbuhkan awareness terhadap produk
b. mendukung pelanggan
c. mengubah persepsi publik
d. meningkatkan angka signup atau subscription

3
 e. lead nurturing sehingga pengguna menjadi konsumen
f. menumbuhkan customer loyalty atau kesetiaan pelanggan

2. Kenali audiens

Pengetahuan yang penting untuk diketahui sebelum menyusun content

strategy adalah informasi tentang audiens. Tanpa informasi ini, strategi yang
dibuat tidak akan efektif.  Misalnya, ketahui apakah mereka lebih sering
menonton video, membaca artikel, atau melihat Instastory di Instagram maupun
konten media sosial lainnya. Dengan begitu, menentukan konten apa yang paling
tepat untuk mereka dan di mana harus meng-upload-nya.

3. Riset kompetitor

Kontent strategi yang baik juga harus mempertimbangkan kompetitor.

Selalu ketahui apa yang sedang kompetitor lakukan atau
kembangkan. Gunakan tools-tools yang bisa membantumu unuk memantau
aktivitas kompetitor dan mengetahui tren industri sehingga kamu bisa menemukan
peluang untuk sukses di pasar.

4. Ketahui kelebihan

Positioning atau penempatan perusahaan atau bisnis adalah hal yang

penting. Untuk melakukan ini, kamu harus mengetahui apa kelebihan bisnismu
dibanding kompetitor dan apa yang bisa membuatmu unggul.

5. Estimasi biaya

Tentunya, content marketing tidak dapat berjalan tanpa biaya. Oleh karena

itu, dalam menyusun content strategy, penting juga untuk menghitung biaya yang
diperlukan untuk mewujudkan strategi dan mencapai tujuan.

6. Rencanakan metrik pengukuran hasil

Tentunya keberhasilan sebuah strategi harus bisa diukur. Oleh sebab itu,
kita harus mengetahui metrik-metrik apa saja yang tepat untuk mengukur

4
keberhasilan tujuan yang sudah ditetapkan. Contohnya, jika tujuannya adalah
untuk menumbuhkan brand awareness, metrik yang perlu ditinjau adalah
pertumbuhan traffic, views, dan shares. Namun, memang dibutuhkan waktu dan
persiapan yang matang untuk bisa menyusun strategi yang bisa mendorong bisnis
ke arah yang tepat.

4. Pengertian Manajemen Event

Manajemen event adalah bagian dari ilmu manajemen yang menciptakan

dan mengembangkan sebuah kegiatan dengan tujuan untuk mengumpulkan orang-
orang di satu tempat, melakukan serangkaian aktivitas yang teratur untuk
memperoleh suatu informasi atau menyaksikan suatu kejadian. Sebagian orang
menyebut manajemen event sebagai bagian dari manjemen proyek.

Tahapan-Tahapan dalam Penyelenggaraan Event: (Joe Golbatt, 36-55:

2002)

1. Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan dari

target pasar. Melalui riset yang dilakukan secara mendalam, penyelenggaraan
dapat melihat trend yang sedang berkembang, mengembangkan sistem penyediaan
layanan baru dan memecahkan masalah kecil sebelum menjadi besar. Yang
dilakukan umumnya hanya dengan menganalisis data sekunder dan laporan
penyelenggaraan event sebelum-sebelumnya ataupun dari pengalaman. Panitia
bisa melakukan riset dengan menyebar kuisioner atau melakukan focus group
discussion.

2. Desain (rancangan) Tahap ini adalah tahap perumusan tema dan konsep event.
Proses ini membutuhkan waktu cukup lama karena terjadi seleksi ide dan konsep
event.

3. Planning Tahap ini panitia mulai merumuskan strategi-strategi yang kemudian

siap untuk diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia melengkapi sumber daya
yang diperlukan untuk penyelenggaraan event.

5
4. Coordinating Tahap ini penekanan diletakkan pada arus proses, koordinasi
peserta dan pemecahan masalah jangka pendek. Panitia mulai
mengimplementasikan strategi-strategi yang telah disusun, melakukan kegiatan
audiensi, komunikasi kepada public, gladi bersih, dan kegiatan-kegiatan pra-event
lainnya. Tahap ini bisa dimulai kurang lebih satu setengah bulan menjelang
deadline penyelenggaraan event.

5. Evaluations Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat dilakukan

dengan metode review secara menyeluruh atau per-sesi. Tolak ukur menilai
keberhasilan penyelenggaraan event dengan menggunakan indikator kuantitatif,
seperti jumlah peserta atau undangan yang hadir dan transaksi, sedangkan hasil
dari evalusi kualitatif dan diumumkan saat penutupan acara.

Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO selain meliputi perkiraan

biaya, tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga
perparkiran, Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal seperti
mengembangkan konsep atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara,
koordinasi kebutuhan di lapangan (listrik, sound system, dan lainlain), dekorasi,
meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet,
signage, petugas kesehatan profesional dan petugas kebersihan. (Komunikasiku
blogspot). Hal yang perlu ditelaah sebelum mengadakan kegiatan antara lain
adalah:

a. Tempat (venue): fasilitas penunjang yang dimiliki tempat atau gedung dapat
mempermudah atau sebaliknya, mendatangkan tantangan baru terhadap waktu,
pekerjaan, dan biaya pelaksanaan acara (Sulyus Natoradjo, 55: 2011) meliputi
berapa besar ruang atau tempat yang diperlukan untuk menampung peserta atau
pengunjung, indoor atau outdoor.

b. Waktu pelaksanaan: EO harus mampu mengelola waktu (time management)

pertanyaan pertama yang diajukan EO kepada klien adalah “kapan
(hari-H/tanggal/waktu) klien ingin acara itu dilaksanakan ?” jawaban atas

6
pertanyaan itu akan menunjukkan berapa banyak waktu yang tersedia bagi EO
dalam melakukan.

c. Fasilitas pendukung: meliputi toilet, telepon umum, kantin, lapangan parkir,

penerangan dan informasi, pos kesehatan dan lain sebagainya

d. Faktor kebersihan dan keamanan: pengunjung akan merasakan kenyamanan

apabila kedua faktor ini terjaga dengan baik

e. Analisis anggaran: sebagai event organizer harus memperhitungkan

kemungkinan yang akan terjadi pada event. Karena bisnis bidang event banyak
mengandung resiko diantaranya perhitungan mengenai perkiraan pemasukan uang
dari hasil event atau pengeluaran kegiatan yang tidak terduga

5. Jenis Sumber Daya Manusia dalam Penyelenggaraan Event

Jenis sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan event ada
2 macam (Any Noor, 2013: 152) yaitu staf yang dibayar untuk penyelenggaraan
event dan sukarelawan.

a. Pegawai yang dibayar staf yang dibayar dan dibutuhkan pada saat-saat
tertentu saja. Jenis pekerjaan pada penyelenggaraan event meliputi persiapan,
pelaksanaan, dan penutupan event. Jumlah staf terbanyak hanya pada saat
persiapan dan pelaksanaan event saja. Biasanya staf yang bekerja dalam event
akan dibayar sesuai jumlah jam atau jumlah hari kerja.

b. Sukarelawan sesuai dengan namanya, sukarelawan tidak akan

mendapatkan bayaran atas peran sertanya dalam event, tetapi mereka akan
mendapatkan fasilitas standar yang telah ditetapkan oleh penyelenggara.

6. Struktur Organisasi Event

Keterbatasan SDM yang dimiliki EO membentuk struktur organisasi yang

dibuat untuk event berbeda satu dengan yang lainnya. Setiap struktur organisasi
akan membentuk tugas dan tanggungjawab antara staf yang terlibat dalam EO
atau antara EO dengan stakeholder lainnya. Semua bentuk struktur organisasi

7
dibuat untuk memudahkan penyelenggaraan event. Sehingga setiap event tidak
memiliki struktur organisasi yang sama, tetapi disesuaikan dengan fungsi setiap
bagian dalam EO untuk penyelenggaraan event.

1. Divisi Operasional Pelayanan Pendukung

Tanggung jawab operasional pelayanan pendukung meliputi pelayanan

terhadap barang dan jasa. Tersedianya produk barang atau jasa akan sangat
membantu dalam kelancaran operasional event, misalnya pelayanan jasa
pelayanan makan dan minuman. Divisi ini dapat menurunkan fungsinya menjadi
divisi operasional teknis, sarana pendukung serta pelayanan tambahan yang
mungkin dibutuhkan, misalnya jasa alih bahasa dan guide.

2. Divisi Operasional Pelayanan Pengunjung

Divisi ini harus merencanakan dengan baik pengelolaan pengunjung yang

hadir. Misalnya, untuk event konser music perlu pengelolaan masuk dan keluar
pengunjung yang jelas. Begitu juga dengan event eksibisi dengan jumlah
pengunjung yang banyak, diperlukan bidang khusus yang menangani registrasi
dan informasi.

3. Divisi Pemasaran

Divisi ini lebih banyak berhubungan dengan masyarakat. Divisi pemasaran

harus menentukan jenis publikasi yang tepat. Bagian pemasaran akan membagi
fungsinya menjadi divisi yang lebih kecil untuk kelancaran tugasnya antara bagian
penjualan (sales), ticketing dan promosi

4. Divisi Administrasi

Divisi ini diturunkan menjadi bagian administrasi umum, kepegawaian,

recruitment, orientasi pegawai, dan penggajian

5. Divisi Keuangan

Divisi ini diturunkan menjadi bagian anggaran, pembelian, dan pendanaan.

8
 KESIMPULAN

Kontent strategi adalah proses mengubah sasaran dan tujuan bisnis

menjadi sebuah rencana. Menyusun kontent strategi merupakan cara untuk
menentukan arah yang tepat agar tujuan tercapai menggunakan konten. Tanpa
strategi yang disusun baik, akan sulit untuk memulai proses dari eksekusi hingga
mendapatkan hasil. Sebuah event yang sukses mempunyai lima tahapan penting
yang harus diperhatikan, yaitu: research, design, Planning, coordination, dan
evaluation.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Utami, Heryanti.(2021). MANAJEMEN EVENT DAN PROYEK: Antara Konsep

dan Praktiknya. Jakarta Timur: UNJ PRESS.

10