SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM ORGANISASI EVENT ORGANIZER

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah:

“Manajemen Event Organizer ”

Dosen Pembimbing:

Sugeng Fitri Aji, M.Pd. I.

Disusun Oleh Kelompok 3:

Misria Hastuti (02809202)

SEMESTER V

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH LINGGA (STIT-LG)

TAHUN AJARAN 2022/2023

 KATA PENGANTAR

‫ميحرلا نمحرلا هللا‬ ‫بسم‬

Puji syukur Saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat serta karunia-Nya kepada saya sehingga saya berhasil menyelesaikan
Makalah ini yang Alhamdulillah tepat pada waktunya yang berjudul “Sumber
Daya Manusia dalam Organisasi Event Organizer”.

Makalah ini dibuat guna memberikan informasi kepada pembaca dan juga
untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Event Organizer.

Saya mengucapkan terimakasih kepada Bapak selaku dosen mata kuliah

yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan. Saya
menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik
dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu saya harapkan demi
kesempurnaan makalah ini. Semoga Allah SWT. senantiasa meridhai segala usaha
kita. Amin.

Singkep Barat, 25 Oktober 2022

Kelompok 3

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................. i

DAFTAR ISI .............................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................... 1
C. Tujuan .............................................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................ 3

A. Pengertian Sumber Daya Manusia Penyelenggaraan Event ............... 3
B. Gambaran Umum Organisasi Event Organizer ................................ 4
C. Posisi dan Jabatan ............................................................................. 5
D. Job Description dalam Organisasi Event Organizer ......................... 8
1. Peran dan Tanggungjawab EO .................................................... 9
2. Keterampilan dan Pengetahuan EO ............................................. 9

BAB III PENUTUP .................................................................................. 11

A. Kesimpulan .................................................................................... 11
B. Saran ............................................................................................ 11

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kesibukan di masyarakat perkotaan menciptakan lapangan kerja

baru bagi sektor jasa dalam bidang event. Pekerjaan sebagai event
oraganizer menjanjikan keuntungan yang cukup menggiurkan bagi
pemiliknya. Event organizer adalah suatu organisasi yang melayani kliennya
dengan menyediakan layanan dalam bentuk perencanaan acara, pengatur
acara, kepanitiaan suatu acara, dan jasa lain yang berhubungan dengan
acara.

Kebanyakan jasa EO digunakan untuk mengorganisir acara

pernikahan atau ulang tahun kliennya. Jasa yang ditawarkan EO bukan
hanya pada klien perseorangan tapi juga bisa perusahaan. Dalam hal ini
biasanya perusahaan menggunakan jasa EO untuk mengatur kegiatan rapat,
seminar, dan gathering. Selain perusahaan dan perseorangan, EO juga bisa
melayani organisasi-organisasi masyarakat untuk mengatur acara reuni,
wisuda dan lain – lain.

Dengan adanya event organizer, orang – orang yang ingin

mengadakan acara baik wedding, birthday celebration, gathering, seminar,
dan lainnya menjadi lebih mudah, tidak merepotkan, dan tidak perlu
menyiapkan, mengatur, serta merencanakan sendiri, hanya perlu
memikirkan konsep dan mengeluarkan uang. Uang yang dikeluarkan pun
sebanding dengan kreativitas yang dihasilkan. Jika klien menginginkan hasil
yang bagus atau maksimal maka uang yang dikeluarkan pun juga tidak
sedikit tergantung dengan seberapa megahnya konsep acara yang dibuat.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian sumber daya manusia penyelenggaraan event?
2. Bagaimana gambaran umum organisasi EO?
3. apa saja peran dan tanggungjawab EO?

C. Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui:
1. Pengertian sumber daya manusia penyelenggaraan event,
2. Gambaran umum organisasi EO, dan
3. Peran dan tanggungjawab EO.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sumber Daya Manusia Penyelenggaraan Event

Sumber daya terpenting dalam suatu organisasi adalah sumber
daya manusia, yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, pikiran,
kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Dalam manajemen
personalia terdapat beberapa proses yaitu perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengendalian, atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan
sumbe daya manusia yang mempunyai tujuan untuk mencapai sasaran
perorangan, organisasi, dan masyarakat. Dalam suatu organisasi ada
beberapa tugas-tugas kepemimpinan ktiris manajer yang mencakup
penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan.
Sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi tanpa
orang-orang yang cakap suatu organisasi dan manajemen akan gagal
mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan
personalia secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka
sebagai manajer. Dalam manejemen personalia ini akan dibahas bagaimana
organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang dan
waktu yang akan datang, bagaimana seorang manajer merekrut dari
menyeleksi orang-orang dengan kemampuan potensial yang terbaik dalam
setiap posisi dalam suatu organisasi.
Bagaimana manajer memberikan latihan agar mereka
melaksanakan pekerjaan mereka dengan efektif dan efisien. Semua fungsi
manajemen saling terkait dan mempengaruhi satu dengan yang lain. Oleh
sebab itu fungsi manajemen personalia harus dilaksanakan oleh semua
manajer, baik mereka yang mengelola perusahaan besar maupun menjadi
pemilik perusahaan kecil. Sedangkan event organizer merupakan kegiatan

3
 pengorganisasian sebuah kegiatan mulai dari perencanaan sampai
pengawasan, yang dilakukan secara terkonsep. 1

B. Gambaran Umum Organisasi EO

Event Organizer atau EO bisa dikatakan adalah sekumpulan orang-

orang yang ahli dibidangnya, dalam menyelenggarakan sebuah acara atau
event. Dan karena biasanya acaranya kompleks (mengandung berbagai
unsur atau komponen) maka diperlukan juga beberapa orang yang mumpuni
di berbagai unsur tersebut untuk mengerjakan event tersebut. Dulu misalnya,
di era 80-90an, sebuah acara atau event ulang tahun anak-anak berusia
sekitar 5 atau 7 tahun harus dipersiapkan sedemikian rupa agar meriah dan
berkesan. Mungkin talent yang dibutuhkan hanyalah seorang tukang sulap
atau seorang badut, atau seorang pendongeng. Atau mungkin ketiganya
sekaligus. Cuma, dalam pelaksanaan di lapangannya, dibutuhkan lebih dari
sekedar orang yang berbakat.

Selain sang orangtua yang menjadi promotornya, mungkin ada

pula sang tante yang mendata siapa saja yang perlu diundang, jenis makanan
apa saja yang perlu dihidangkan, susunan acaranyanya apa saja dan lain
sebagainya. Dan sang om juga bisa turut membantu dengan memilihkan
bentuk undangan, mencari toko yang termurah, menawar harganya, mencari
sound system dan lain-lain. Kemudian ada kakak sepupu yang mungkin bisa
membantu dengan mengirimkan undangan ke beberapa tetangga, meniup
balon, memasang pita warnawarni. Dan jangan dilupakan juga, peran bibi di
dapur yang mempersiapkan makanan.

Ternyata, untuk mengadakan sebuah pesta ulang tahun bagi

seorang anak kecil membutuhkan lebih dari 2-3 orang yang harus bisa
mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

1
Hanafisumenep, Pengertian Sumber Daya Manusia Penyelenggaraan Event dan
Struktur Organisasi Event. (https://contoh-makalah2.blogspot.com/2018/09/pengertian-sumber-
daya-manusia.html ,diakses pada 20 Oktober 2022, pukul 21:34)

4
 Sekarang, di era mulai dari era 90an hingga sekarang, cukup
dengan booking sebuah restoran cepat saji kemudian sebar pesan melalui
handphone ke para undangan, sebuah acara lengkap dengan badut, MC,
dekorasi, sound system dan lain-lain sudah siap diselenggarakan. Secara
garis besar, itulah EO. Sekumpulan orang yang mempunyai tugas dan fungsi
yang berbeda-beda namun bisa saling berkolaborasi dan bersinergi untuk
mensukseskan penyelenggaraan sebuah acara. Semakin kompleks acaranya,
tentunya membutuhkan lebih banyak personil dalam tubuh EO.2

C. Posisi dan Jabatan

Jika kita melihat ke dalam struktur sebuah EO, kita akan

menemukan berbagai posisi dan jabatan, yang tentunya disesuaikan dengan
acara yang akan diselenggarakan. Namun jika kita melihat ke sebuah
perusahaan EO, maka kita akan melihat bahwa strukturnya kurang lebih
sama dengan struktur perusahaan jasa pada umumnya. Dalam sebuah
perusahaan EO, yang biasanya ada adalah:

– Bagian marketing,
– Bagian administrasi,
– Bagian keuangan, dan
– Bagian teknis EO itu sendiri.

Seperti yang sudah diketahui, bagian marketing tugas utamanya

adalah mencari client bagi EO. Kemudian bagian administrasi bertugas
mengurus segala sistem administrasi yang diperlukan. Lalu bagian
keuangan bertugas “menjaga gawang” perusahaan EO tersebut dari sisi

2
Jeaneta Josefin Rumerung, “Modul Event Organizer” (http://ab.polimdo.ac.id/wp-
content/uploads/2019/01/MODUL_Event-Organizer-2019.pdf ,diakses pada 27 Oktober 2022,
pukul 15:30)

5
financial dan akuntansi. Kemudian bagian teknis EO adalah bagian yang
bertugas untuk menyelenggarakan acara.3

Beberapa posisi yang punya fungsi dan peranan penting dalam

dunia usaha EO adalah sebagai berikut:

Event Manager atau Event Director atau Project Manager

Penamaan bisa berbeda-beda, tetapi kurang lebih fungsinya sama,

yaitu orang yang memegang peranan terpenting dalam sebuah
penyelenggaraan acara. Di perusahaan EO, orang seperti ini biasanya sudah
mendukuki posisi sebagai owner atau direktur, dan jika ada event project
dia akan merekrut orang lain berkemampuan sama untuk dijadikan Event
Manager atau Project Manager, dan dia sendiri bertindak sebagai supervisor
untuk mengawasi Event Manager atau Project Manager tersebut.

Production Manager

Segala seseuatu hal yang berkaitan dengan teknis acara posisinya

dipegang oleh seorang Production Manager. Stage, Light system, Sound
System, Front of House, Security, tenda, electricity, dan lain-lain bahkan
mungkin sampai ke kaos atau topi event bisa dikerjakan di bagian produksi
di bawah pimpinannya. Semakin besar event-nya, semakin besar pula
“pasukannya”. Biasanya, seorang Production Manager punya beberapa
orang yang berperan sebagai tangan kanannya. Ada tangan kanan yang
menangani stage, atau lighting, atau sound, atau FoH, atau
security/keamanan, atau kelistrikan dan lain-lain. Production Manager yang
bijaksana akan selalu memeriksa kesempurnaan hasil produksi divisinya.

3
Ibid.

6
 Berikut ini adalah posisi-posisi yang berada di bawah Production
Manager:

1) Assistant Production Manager (wakil dari Production Manager)

2) Traffic Management Officer (mengatur segala sesuatu yang
berhubungan dengan kinerja produksi)
3) Administration Officer (mengatur segala sesuatu yang berhubungan
dengan administrasi produksi)
4) Production Finance Officer (mengatur segala sesuatu yang
berhubungan dengan keuangan produksi)
5) Internal Production Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang
berkaitan dengan produksi internal)
6) Venue Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan venue / lokasi event)
7) Permit Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
perijinan)
8) Security Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan keamanan acara)
9) Stage Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan panggung)
10) Stage Management Coordinator (biasanya akan bekerja sama
dengan Stage Director/Manager)
11) Lighting System Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang
berkaitan dengan tata cahaya)
12) Sound System Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang
berkaitan dengan tata suara)
13) Talent Coordinator (biasanya akan bekerja sama dengan
Talent/Artist Management)
14) FoH Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan Front of House)

7
 15) Vendor Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan vendor/supplier dll.)
16) Electricity Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan kelistrikan)
17) Water Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang berkaitan
dengan kebutuhan)
18) Public Facility Coordinator (mengatur segala sesuatu hal yang
berkaitan dengan fasilitas publik)
19) General Support Coordinator (mengatur segala hal yang umum
yang berkaitan dengan produksi)
20) Dan lain-lain. 4

D. Job Description dalam Organisasi Event Organizer

Job description adalah penyataan tertulis berupa rincian pekerjaan

yang menjelaskan informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, kondisi
kerja dan tanggung jawab. Setiap job description harus ada nama
pekerjaannya. Setiap orang harus melakukan dan melaporkan pekerjaannya
kepada siapa, performa dalam bekerja dan pendidikan atau skill yang
memadai. Job description dapat mengarah kepada produktivitas karyawan
agar sesuai standar yang ditetapkan perusahaan. Biasanya orang yang
memiliki pengalaman cenderung dapat menyelesaikan tugasnya dengan
cepat. .5

4
Ardha Deirir. “Posisi-posisi didalam EO”
(https://eoindonesia.wordpress.com/2013/08/18/posisi-posisi-di-dalam-event-organizer-bag-1/
,diakses pada 26 Oktober 2022, 18:40)
5
Threslia Regina Da Sugar, “Even Organizer”
(https://www.academia.edu/9496947/even_organizer , diakses pada 25 Oktober 2022, 12:50)

8
1. Peran dan Tanggung Jawab Event Organizer

a) Bertemu dengan klien, dan Perusahaan. Seorang event organizer akan

sering bertemu dengan klien untuk membahas ruang lingkup acara
b) Observasi, sebab jasa event organizer perlu mengetahui gambaran jelas
yang diproyeksikan dari sebuah acara serta tempat apa yang dapat
mengakomodasi ukuran dan persyaratan klien
c) Menyewa vendor, Perusahaan EO akan menemui dan menyewa vendor
seperti katering, musisi, disc jockey, fotografer, perusahaan rental, dan
dekorator, semakin cepat memesan, semakin baik
d) Mempersiapkan akomodasi, Jika mengundang tamu atau pembicara
dari luar kota untuk acara tersebut atau jika acara berlangsung lebih
dari satu hari, maka EO bertanggung jawab dalam menyiapkan
akomodasi untuk mereka
e) Menyewa pembicara, Jika akan ada pembicara di acara tersebut, EO
bertanggung jawab untuk menjadwalkan pidato mereka di acara
tersebut. Biasanya hal ini berlaku untuk klien perusahaan
f) Koordinasi dan pengawasan, Tugas dan tanggung jawab event
organizer selanjutnya adalah menghubungi masing-masing vendor
sebelum acara untuk mengonfirmasi tugas mereka dan meminta agar
mereka datang lebih awal untuk membantu masalah apa pun yang
mungkin terjadi selama proses persiapan dan kordinasi
g) Follow Up, Ketika acara selesai, kamu masih harus menjaga hubungan
baik dengan klien dan memastikan bahwa mereka puas dengan layanan
yang diberikan.

2. Keterampilan dan Pengetahuan Event Organizer

a) Leaderhip, Skill leadership yang baik sangatlah penting di berbagai

profesi. Dalam menahkodai sebuah event, memimpin jalannya event dari
awal sampai akhir secara runtut dan detail serta mengarahkan anggota
untuk mensukseskan event

9
 b) Negosiasi, Seorang event manager selain harus kreatif, ia juga harus
memiliki kemampuan berorganisasi dan komunikasi yang baik.
Kemampuan ini nantinya akan digunakan dalam bernegosiasi dan
berhubungan baik dengan klien atau vendor
c) Detail dalam perencanaan sebuah event, seorang EO harus ahli dalam
banyak hal, misalnya memantau berbagai proses di dalamnya, vendor,
dan menjaga hubungan baik dengan klien
d) Keterampilan komunikasi, Keterampilan mendengarkan, dan menulis
yang sangat baik untuk berkomunikasi dengan vendor, peserta acara dan
kru acara
e) Koordinasi, EO harus dapat bekerja bersama orang lain dan
menyesuaikan dengan kebutuhan setiap klien
f) Pemecahan masalah, Event organizer atau perencana acara harus mahir
tidak hanya dalam memecahkan masalah tetapi juga menjaga ketenangan
saat melakukannya
g) Keterampilan interpersonal, Kemampuan untuk membangun dan
memelihara hubungan baik dengan vendor sangat penting agar
perencanaan dan penyelenggaraan acara menjadi lebih mudah.6

6
Gramedia. “Profesi event organizer” (https://www.gramedia.com/pendidikan/profesi-
event-organizer/ ,diakses pada 25 Oktober 2022, pukul 16:40)

10
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Event Organizer atau EO bisa dikatakan adalah sekumpulan orang-

orang yang ahli di bidangnya, dalam menyelenggarakan sebuah acara atau
event. Dan karena biasanya acaranya kompleks (mengandung berbagai
unsur atau komponen) maka diperlukan juga beberapa orang yang mumpuni
di berbagai unsur tersebut untuk mengerjakan event tersebut.

B. Saran

Dalam pembuatan makalah ini apabila terdapat beberapa kesalahan

dalam cara penulisan baik penempatan kalimat maupun pembahasan,
penulis meminta maaf dan sekiranya pembaca dapat memperbaiki kesalahan
dalam pembuatan makalah. Dan saya harap semoga makalah ini bisa
menambah pengetahuan para pembaca.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Hanafisumenep, Pengertian Sumber Daya Manusia Penyelenggaraan Event dan

Struktur Organisasi Event. (https://contoh-
makalah2.blogspot.com/2018/09/pengertian-sumber-daya-manusia.html
,diakses pada 20 Oktober 2022, pukul 21:34)

Rumerung, Jeaneta Josefin. Modul Event Organizer (http://ab.polimdo.ac.id/wp-

content/uploads/2019/01/MODUL_Event-Organizer-2019.pdf ,diakses
pada 27 Oktober 2022, pukul 15:30)

Deirir,Ardha. Posisi-posisi didalam EO

(https://eoindonesia.wordpress.com/2013/08/18/posisi-posisi-di-dalam-
event-organizer-bag-1/ ,diakses pada 26 Oktober 2022, 18:40)

Sugar,Threslia Regina Da. Even Organizer.

(https://www.academia.edu/9496947/even_organizer , diakses pada 25
Oktober 2022, 12:50)
Gramedia.Profesi event organizer(https://www.gramedia.com/pendidikan/profesi-
event-organizer/ ,diakses pada 25 Oktober 2022, pukul 16:40)

12