MAKALAH

EVENT MANAJEMEN PENDIDIKAN

Program Studi Manajemen Pendidkan Islam

DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH EVENT

MANAJEMEN PENDIDIKAN

Dosen Pengampu:
Nopa Seri Jaya, M.Pd

Disusun Oleh
Yoga Rahman Wijaya (200206087)
Saiful Aulia (200206078)

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AE-RANIRY
DARUSSALAM BANDA ACEH
2021/2022

i
 KATA PENGANTAR

Pertama - tama kami mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberkati kami sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Kami juga ingin mengucapkan
terima kasih bagi seluruh pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini dan
berbagai sumber yang telah kami pakai sebagai data dan fakta pada makalah ini.
Kami mengakui bahwa kami adalah manusia yang mempunyai keterbatasan dalam
berbagai hal. Oleh karena itu tidak ada hal yang dapat diselesaikan dengan sangat sempurna.
Begitu pula dengan makalah ini yang telah kami selesaikan. Tidak semua hal dapat kami
deskripsikan dengan sempurna dalam makalah ini. Kami melakukannya semaksimal mungkin
dengan kemampuan yang kami miliki.
Maka dari itu, kami bersedia menerima kritik dan saran dari pembaca yang budiman. Kami
akan menerima semua kritik dan saran tersebut sebagai batu loncatan yang dapat memperbaiki
makalah kami di masa datang.
Dengan menyelesaikan makalah ini kami mengharapkan banyak manfaat yang dapat dipetik
dan diambil dari karya ini. Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah wawasan
kedudukan dan pengetahuan yang bermanfaat bagi kita semua.

Banda Aceh, 28 November 2022

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... 2

DAFTAR ISI................................................................................................................................... 3
BAB I .............................................................................................................................................. 4
PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 4
A. Latar Belakang ........................................................................................................................ 4
B. Rumusan Masalah ................................................................................................................... 5
C. Tujuan Penulisan ..................................................................................................................... 5
BAB II............................................................................................................................................. 6
PEMBAHASAN ............................................................................................................................. 6
A. Definisi Event Organizer ....................................................................................................... 6
B. Peluang bisnis event organizer (EO)....................................................................................... 7
C. Tantang Dalam Bisnis Event Organizer.................................................................................. 8
BAB III ......................................................................................................................................... 12
KESIMPULAN ............................................................................................................................. 12
A. Kesimpulan ........................................................................................................................ 12
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 13

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Event Organizer merupakan sebuah perkumpulan yang bergerak di bidang biro jasa atau bisnis
jasa. Event organizer tidak jauh berbeda pengertiannya dengan sebuah kepanitiaan. Event
organizer mempunyai ruang lingkup kerja yang luas, sesuai dengan jenis event yang ada dan
perkembangannya. Event Organizer membantu pihak-pihak yang berminat untuk mengadakan
event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi,
talkshow dan sebagainya, mulai dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan
baik. Melihat begitu luasnya lingkup kerja yang tercipta dari eventorganizer. Manajemen event
dapat diartikan sebagai pengorganisiran sebuah event yang dikelola secara profesional, sistematis,
efisien dan efektif yang kegiatannya itu meliputi mulai dari konsep (perencanaan), sampai dengan
pelaksanaan hingga pengawasan. Ketika melakukan manajemen event semua orang harus bekerja
keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan yang kita harapkan.
Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam sebuah tim. EO (Event
Organizer) adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian
mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim
dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, targeting, sceduling, pressure dan teamwork
solidity. EO mempunyai peran yaitu melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan
pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional. Jasa EO (Event
Organizer) di Indonesia khususnya di kota-kota besar itusangatlah diperlukan oleh perseorangan,
instansi atupun perusahaan, dimana padazaman sekarang ini setiap orang ingin sesuatu yang serba
praktis dan juga cepat, contohnya ketika dalam melakukan sebuah acara. Apabila setiap orang,
instansiataupun perusahaan ketika mereka menjalankan sebuah acara dan menginginkan hasil yang
sesuai dengan yang mereka harapkan, tetapi mereka juga tidak maudipusingkan dengan berbagai
konsep yang begitu rumit yang menuntut mereka untuk menjalankan acara tersebut dengan lancar,
maka mereka akan menyewa jasa EO (Event Organizer) sebagai solusinya. Saat ini dapat
dikatakan event organizer salah satu industri jasa yang menjadi kebutuhan perusahaan perusahaan
untuk menjalankan suatu event secara maksimal dan juga menjadi peluang bisnis yang sangat
menjanjikan dengan nilai per project nya yang sudah sangat besar. Baik-buruknya suatu event

4
bergantung kepada pihak internal dalam mengelola sebuah acara dan mengorganisir sumberdaya
yang bekerja terhadap sebuah acara yang dilakukan. Jika internal gagal dalam memanejerial
sesuatu event, dapat berakibat buruk terhadap citra penyelenggara atau produk itu sendiri.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu event organizer dan bisnis event organizer?
2. Bagaimama peluang bisnis di bidang event organizer>
3. Apa saja tantangan dalam bisnis event organizer?

C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui event organizer dan bisnis event organizer
2. Mengetahui peluang bisnis di bidang event organizer
3. Mengetahui tantangan dalam bisnis event organizer

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Definisi Event Organizer

Event adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal peting
sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya,
tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan
masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu. “Event” makna sederhananya adalah acara,
peristiwa, atau kegiatan. Sedangkan organizer adalah pengatur, perencana, pelaksana. Jadi Event
Organizer adalah penyelenggara atau pengatur sebuah acara. Event organizer harus memiliki skill
terhadap detil dari penyelenggaraan event dan memiliki kreativitas yang tinggi. Pengunjung atau
penonton pada event harus membawa kesan yang tidak terlupakan dari penyelenggaraan event .
seorang event organizer harus bersedia bekerja tanpa mengenal waktu, terutama pada saat
penyelenggaraan hampir tiba dan saat event berlangsung.
Event Organizer merupakan suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya
untuk melakukan kegiatan, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasidalam
rangka membantu tercapainya tujuan seperti peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar,
pagelaran musik, dan lain sebagainya,di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif
Event Organizer sendiri1 . Event Organizer adalah sebuah tim kerja yang terdiri dari banyak devisi
dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat
dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Operasional (kinerja) event organizer dibagi
menjadi tiga tahapan menurut hafidz, diantaranya:
1) Tahap pra produksi yang meliputi menentukan konsep, pembentukan tim kerja, observasi
tempat, publikasi, dan penyesuaian administrasi dan kontrak kerjasama
2) Tahap Produksi yang meliputi kesiapan kru, kesiapan segala yang diperlukan, pelaksanaan, dan
monitoring selama event berjalan
3) Tahap pasca produksi yang meliputi evaluasi dan pembuatan laporan2

1 Ibid, h. 107
2 Ibnu Novel Hafidz, Mengulik Bisnis Event Organizer, (Yogyakarta: Gava Media, 2007), hh. 70-73

6
 B. Peluang bisnis event organizer (EO)
Persaingan bisnis dalam lingkup penyedia jasa seperti Event Organizer (EO) di era
komputerisasi saat ini sangatlah kuat. Sebuah produk maupun jasa yang ditawarkan semakin
berkembang, sasaran dan kualitasnya juga semakin bagus. Sebagai penyedia jasa harus mampu
memberikan servis yang maksimal kepada kliennya agar mampu bertahan dalam ketatnya
persaingan bisnis. Di era saat ini dimana banyak industri baru lahir dan bermunculan usaha-usaha
baru atau startup baru dan pesatnya pertumbuhan bisnis saat ini yang kemudian membutuhkan
pengelolaan sebuah acara dalam hal ini adalah event organizer (EO). Perkembangan dunia usaha
di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan
semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun
jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer3 . Mengelola suatu
acara secara maksimal merupakan bagian penting perusahaan karena beberapa acara dilakukan
sebagai bagian promosi atau marketing misalkan seperti program layanan dari bank, dan untuk
hal ini event organizer profesional dibutuhkan. Segment pasaran event organizer (EO) sangatlah
luas mulai dari event yang dilakukan oleh perusahaan, pemerintah, swasta, lembaga negara,
hingga masyrakat kelas menengah dan keatas. Biasanya event organizer dalam satu tahun hanya
dapat menyelenggarakan beberapa event saja tergantung ukuran eventnya d an biasanya budget
yang dikeluarkan yang menggunakan jasa event organizer kisaran puluhan juta hingga milyar
rupiah per project, hal ini yang membuat bisnis event organizer memiliki prospek bagus dan
memiliki konsumer yang sangat luas. Bisnis Event organizer, event-event tidak selalu ada atau
rutin untuk dilaksanakan, hal ini tergantung dengan moment tertentu atau kebijakan yang dibuat
oleh vendor atau perusahaan penerima jasa. Persaingan sebenarnya dapat dihadapi dengan
pemasaran yang berorientasi pada kepuasan konsumen, yaitu dengan memberikan pelayanan yang
bermutu lebih tinggi dibandingkan dengan mutu pelayanan yang diharapkan konsumen/pelanggan
secara konsisten dan terus menerus. 4 Event organizer merupakan bisnis yang menyediakan
kemudahan dalam hal mengurus event. Perusahaan yang tidak memiliki banyak waktu untuk
mengurusi event dan memerlukan kepraktisan tentunya akan menggunakan jasa event organizer
(EO) karena memudahkan mereka dalam melaksanakan event secara maksimal. Industri event

3 William O’toole, Corporate Event Management, (Jakarta: PPM, 2007), h. 105

4 Supranto. Op.cit, h. 103

7
organizer saat ini memiliki banyak pemain baru sehingga persaingan dan inovasi semakin
meningkat, hal ini sangat bagus untuk meningkatkan kualitas layanannya, jadi perusahaan EO
yang kurang inovatif akan tenggelam oleh pesatnya perkembangan industri event organizer5 .
Salah satu perusahaan event organizer di Indonesia yang mengalami perkembangan dan
pengalaman adalah Axella Production

C. Tantang Dalam Bisnis Event Organizer

Tantangan dan hambatan tentunya terdapat didalam setiap aktivitas bisnis tak terkecuali event
organizer, hambatan dalam event organizer dapat berupa hambatan internal dan eksternal yang
dapat dilihat diantaranya:
1. Kekurangan staff
Tantangan pertama yang dimiliki oleh bisnis event organizer adalah kekurangan staf.
Kekurangan staf ini merupakan masalah serius untuk acara. Kekurangan staf ini seringkali
menjadi masalah tidak hanya pada saat persiapan, tetapi juga ketika hari H. Jadi pencegahan
adalah kunci menangani tantangan satu ini. Sebuah studi kasus baru-baru ini oleh para profesional
analitik SDM menemukan bahwa cara terbaik untuk menentukan pemilihan staf yang optimal
untuk organisasi adalah dengan: Bicaralah dengan pemangku kepentingan utama dan dapatkan
informasi mendetail tentang bantuan yang mereka butuhkan selama hari acara. Tuliskan setiap
judul peran atau fungsi yang diinginkan bersama dengan deskripsi terperinci tentang apa yang
akan menjadi tanggung jawab mereka. Hitung berapa banyak anggota staf yang diperlukan jika
hanya 25% dari peserta yang muncul. Kemudian hitung berapa banyak anggota staf yang
diperlukan jika 75% dari peserta hadir. Pekerjakan jumlah rata-rata orang dan pertimbangkan
untuk memiliki beberapa panggilan.

2. Pengeluaran yang Berlebihan

Penganggaran adalah aspek paling menantang dari sebuah bisnis EO, menurut para
profesional acara yang berpengalaman dalam survei baru-baru ini. Jadi jika ini adalah sesuatu
yang dikhawatirkan, tentu tidak sendirian. Karena banyak hal kecil berubah atau tiba-tiba muncul
selama proses perencanaan acara, yang terbaik adalah menjaga pengeluaran tetap sederhana.
Bandingkan anggaran acara sebelumnya dan nilai apa yang dapat Kawan Kledo lakukan dengan

5 Any Noor, Manajemen Event, (Bandung: alfabeta:2009)

8
lebih baik kali ini. Atau, jika baru dalam perencanaan acara, jangan takut untuk melihat data dari
pertemuan perusahaan sebelumnya. Penting juga untuk memastikan bahwa menilai semua
permintaan untuk perubahan event yang akan mempengaruhi anggaran event. Bahkan jika ada
yang mengajukan permintaan perubahan ini, beri tahu mereka bahwa acara secara keseluruhan
akan terpengaruh dan harus memeriksa ulang semua nomor, untuk berjaga jaga.

3. Mengabaikan Networking
Bagi para profesional bisnis, jaringan atau networking adalah faktor utama pengambilan
keputusan memilih menghadiri suatu acara atau tidak. 41% pelaku jejaring aktif tidak punya
waktu untuk berjejaring sesering yang mereka inginkan dan 67% pencari kerja tingkat pemula
mengatakan bahwa bertatap muka secara langsung lebih berharga daripada metode lainnya. Dari
sini dapat diketahui betapa penting dan berpengaruhnya suatu acara. Tidak peduli apa yang telah
direncanakan sejauh ini, ada banyak peluang untuk aktivitas jaringan. Terlepas dari anggaran,
Kawan Kledo mungkin dapat memasukkan beberapa ide hebat ini: Happy hour terorganisir di
akhir hari kegiatan; Stasiun jaringan kecepatan saat makan siang; Lounge sosial tempat peserta
dapat bersantai di antara aktivitas dan bertemu orang baru.

4. Tidak Memiliki Rencana Cadangan

Cuaca ekstrem menjadi tantangan bisnis event organizer yang wajib selanjutnya. Di Indonesia,
cuaca menjadi bagian yang sangat sulit untuk diprekdisi. Pagi hari langit tampak cerah, namun
siang bisa hujan lebat. Perubahan cuaca ini juga bisa terjadi sewaktu-waktu, tidak tergantung pada
musim. Oleh karenanya penting bagi untuk memiliki rencana cadangan jika sewaktu-waktu terjadi
hal-hal yang diluar didugaan. Jika memang sedang musim hujan, menggelar acara di luar ruangan
sebaiknya dihindari. Selain itu, selalu pikirkan tempat kedua. Salah satu yang memungkinkan
adalah tempat yang memungkinkan untuk memesan menit terakhir, terletak di dekatnya, dan tidak
banyak diminati sepanjang tahun ini. Pertimbangkan untuk membeli asuransi acara atau cuaca
jika acara ditunda atau dibatalkan. Hal ini sangat penting jika acara ini menjual tiket karena tamu
harus mendapatkan pengembalian uang.

9
 5. Kurangnya Pengalaman Kerja
Memulai bisnis event organizer bukan sesuatu yang mudah. Perlu membekali diri dengan
pengetahuan dan kemampuan untuk memipin suatu acara. Meski tampak sepele, faktanya,
mempersenjatai diri dengan pengetahuan ini dapat menyelamatkan dari kesulitan di masa depan.
Ada beberapa hal yang dapat lakukan untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja
untuk bisnis EO ini: Miliki sumber daya untuk berita perencanaan acara, tren, dan pendidikan
yang dapat cari dengan cepat untuk mendapatkan saran sesuai kebutuhan. Tetapkan satu atau dua
mentor tidak resmi. Siapa pun yang memiliki pengalaman perencanaan acara atau pandai
berimprovisasi solusi untuk masalah dapat sangat membantu ketika terjadi kesalahan. Minta
nomor (atau email) mereka dan pastikan meminta izin mereka sebelumnya. Luangkan waktu di
antara acara untuk memperoleh atau menyegarkan sertifikasi perencanaan acara ini sehingga bisa
sesiap mungkin ketika proyek Anda berikutnya dimulai.

6. Tamu atau Peserta Acara Lebih dari Perkiraan

Ketika event yang Kawan Kledo pegang berjalan sesuai kapasitas saatnya untuk merayakan!
Namun pastikan lakukan perayaan ini sebelum mengetahui bagaimana akan mengatur baik itu
dalam hal makanan ataupun kapasitas tempat untuk tamu atau peserta acara.Tamu atau peserta
acara yang sesuai dengan perkiraan adalah hal terbaik yang terjadi ketika memegang suatu event.
Namun kelebihan tamu atau peserta acara juga bisa terjadi kapan saja, jadi pastikan Kawan Kledo
menyiapkan rencana lain jika tamu atau peserta event lebih dari perkiraan.Pantau terus forum
acara, mention di media sosial, dan aktivitas di aplikasi acara. Jika jumlah orang yang terlibat
dengan acara di platform ini lebih tinggi dari jumlah orang yang harapkan untuk hadir, pastikan
menyesuaikan rencana Anda.

7. Manajemen Acara yang Tidak Terstruktur

Alur kerja yang disederhanakan, komunikasi terpusat, dan proses perencanaan acara yang
skalabel bukan hanya kata kunci. Mereka adalah alat yang butuhkan untuk memaksimalkan
produktivitas dan pada akhirnya, kesuksesan acara ini. Membuat acara atau event dapat
dimanajemen dengan baik adalah kunci utama dari kesuksesan event yang pegang. Kabar baiknya
adalah ada banyak perangkat lunak dan alat perencanaan acara gratis di luar sana. Jadi, tinggal
menggunakan alat perencanaan manajemen acara ini dengan sebaik-baiknya.

10
 8. Mengabaikan Peraturan di Tempat Acara
Mengadakan acara di suatu tempat memang gampang-gampang-susah. Salah satu hal yang
wajib untuk ditaati adalah peraturan dimana akan menyelenggarakan acara tersebut.Tidak semua
tempat bisa digunakan sebagai tempat acara dengan leluasi. Beberapa tempat memiliki peraturan
yang wajib dipenuhi ketika menyelenggarakan sebuah acara. Sebagai panitia acara, wajib
hukumnya bagi untuk mengikuti setiap peraturan yang ada. Berikut adalah beberapa cara untuk
meneliti kejadian lokal yang perlu diperhatikan: Kalender acara Google untuk wilayah, kota, dan
lingkungan acara Anda. Tanyakan kepada pengelola venue apakah ada undang-undang zonasi
yang harus Anda patuhi. Jangkau perencana acara area melalui media sosial dan lihat apakah
mereka memiliki cerita perang yang ingin mereka bagikan tentang area atau ruang acara tertentu.

9. Terpaku ke Jadwal Acara

Tidak peduli seberapa keren susunan jadwal yang telah buat, setiap orang membutuhkan
sedikit waktu luang di sana-sini. Pastikan jadwal acara memiliki banyak hal berikut: Periode bebas
yang ditentukan di mana tidak ada acara, kegiatan, atau ceramah yang berlangsung. Program
istirahat makan siang yang dinyatakan dengan jelas atau disarankan. Waktu senggang yang benar-
benar terpisah dari acara networking, di mana tamu Anda yang lebih tertutup dapat beristirahat.
Waktu penyelesaian lebih awal di akhir acara multi-hari sehingga peserta tidak kehabisan tenaga.
Terpaku ke jadwal acara memang akan memudahkan dalam mengatur acara tersebut. Namun
terpaku ini juga bisa menjadi masalah mengingat banyaknya orang yang mengikuti acara ini.

10. Tidak Mengonfirmasi Vendor

Kesalahan perencanaan acara ini lebih umum dari yang kira. Selain membayar deposit,
memasukkannya ke dalam rantai email yang relevan, dan mengonfirmasi waktu penyiapan tempat
Anda, Anda perlu mendapatkan satu konfirmasi akhir dalam waktu 48 jam setelah acara. Kawan
Kledo tidak pernah tahu apa yang mungkin muncul – apakah itu masalah keluarga pribadi atau
vendor yang tidak stabil, memiliki konfirmasi tertulis dari semua mitra adalah cara yang bagus
untuk mencegah kesalahpahaman. Ditambah, jika ada yang tidak beres, perusahaan asuransi acara
ini dapat menggunakan komunikasi terdokumentasi itu untuk membantu meyakinkan mereka
bahwa melakukan segala daya Anda untuk membuat semuanya bekerja.6

6 Donny Perdana de Keizer, event organizer sebagai peluang wirausaha, jurnal humaniora, Vol.2 No.1 April 2011

11
 BAB III
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Event adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal peting
sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya,
tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan
masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu. “Event” makna sederhananya adalah acara,
peristiwa, atau kegiatan. Sedangkan organizer adalah pengatur, perencana, pelaksana. Jadi Event
Organizer adalah penyelenggara atau pengatur sebuah acara. Event Organizer adalah sebuah tim
kerja yang terdiri dari banyak devisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan
membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Saat ini event
organizer menjadi industry baru dalam bisnis, bahka sector isnis ii sudah ayak orag aru yag mulai
terjun didalamya. Mengelola suatu acara secara maksimal merupakan bagian penting perusahaan
karena beberapa acara dilakukan sebagai bagian promosi atau marketing misalkan seperti program
layanan dari bank, dan untuk hal ini event organizer profesional dibutuhkan, oleh karenanya bisnis
event organizer menjadi peluang bisnis baru yang menjanjikan. Selain memiliki peluan bsinis yang
menjanjikan, event oraganizer juga memiliki tantangan dalam menjalankan bisnis event organizer
seperti tantangan sumber daya manusia, kamunikasi, planning, kompetensi pekerja, dan masalah
internal eksternal lainnya. Hal ini sebagai bahan evaluasi terhadap perusahaan yang memberikan
layanan event organizer sebagai bisnis.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Donny Perdana de Keizer, event organizer sebagai peluang wirausaha, jurnal humaniora,
Vol.2 No.1 April 2011
William O’toole, Corporate Event Management, (Jakarta: PPM, 2007)
Ibid, h. 107
Supranto. Op.cit,
Ibnu Novel Hafidz, Mengulik Bisnis Event Organizer, (Yogyakarta: Gava Media, 2007)
Any Noor, Manajemen Event, (Bandung: alfabeta:2009)

13