PROSES PEMBUATAN EVENT

Disusun untuk memenuhi tugas Event Organizer

Oleh :
Damianus Valentio Chrisandy Putra (520139)
IMK / 5

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG

Jl. Soekarno Hatta No. 94, Mojolangu, Kec. Lowokwaru,
Kota Malang, Jawa Timur 65142
2020 / 2021
Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Mahakuasa karena telah memberikan

kesempatan pada kami untuk menyelesaikan makalah ini. Atas rahmat-Nya lah saya
dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Proses Pembuatan Event” tepat
waktu. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Ms. Alif Dian Cahyaningtyas,
S.Psi pada mata kuliah Event Organizer.

Saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya, karena tugas yang telah

diberikan ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan terkait metode penelitian.
Saya juga mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang telah membantu
proses penyusunan makalah ini.

Saya menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan makalah
ini.

Malang, 1 Desember 2022

ii
 Damianus Valentio Chrisandy Putra

Daftar Isi

Bab I : Pendahuluan

1.1 Latar Belakang.............................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................2

Bab II : Pembahasan

2.1 Merencanakan Event...................................................................................3

Bab III : Penutup

3.1 Kesimpulan..................................................................................................8

Daftar Pustaka.......................................................................................................9

iii
 BAB I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini persaingan dalam dunia usaha sangatlah ketat, hal ini
ditandai dengan banyaknya perusahaan yang berusaha untuk merebut
market share dan new market melalui beragam cara dan inovasi yang
ditampilkan dalam produk atau jasa yang mereka hasilkan. Begitu pula
persaingan bisnis dalam lingkup penyedia jasa seperti Event Organizer
(EO) di era komputerisasi saat ini sangatlah kuat. Sebuah produk
maupun jasa yang ditawarkan semakin berkembang, sasaran dan
kualitasnya juga semakin bagus. Sebagai penyedia jasa harus mampu
memberikan servis yang maksimal kepada kliennya agar mampu
bertahan dalam ketatnya persaingan bisnis.
Tentunya berbicara dunia EO akan lebih baik jika kita mengetahui
dunia event organizer dulu. Event Organizer terdiri dari dua kata dalam
bahasa Inggris, yaitu event dan organizer. Dalam bahasa Indonesia,
event berarti acara, sedangkan organizer berarti pengatur. Pengertian
harfiahnya sangat sederhana, yaitu pihak yang mengatur konsep dan
tekhnis acara, namun bila kita melihat aktivitas yang dilakukan akan
menjadi sangat rumit karena pengatur yang dimaksud bukan hanya satu
orang, tapi juga tim yang terdiri dari banyak orang yang membawahi
bidang sesuai ahlinya masingmasing. Acara juga memiliki arti, mulai dari
pertunjukkan musik, in-house training, public training, pameran, dan lain
sebagainya. Sehingga diwajibkan bagi tim inti EO itu tidak hanya
menguasai satu acara saja. Kecuali, bagi EO yang ingin fokus di satu
bidang saja.
EO atau event organizer atau penyelenggara acara adalah istilah
untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialih
bahasakan, namun umumnya istilah aslinya (Event Organizer) tetap
dipergunakan. EO sendiri pada dasarnya bertugas untuk membantu
kliennya agar dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi
 2

hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien,
namun penggunaan jasa EO yang profesional juga ditujukan agar
mampu menghasilkan acara berkualitas.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana merencanakan pelenggaraan event?
 3

BAB II
Pembahasan
2.1 Merencanakan Event
Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga
memerlukan sebuah perencanaan yang akan menjadi pengarah
kegiatan agar tercapai dengan baik dan teratur. Charles Berger
mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi
adalah representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang
memberikan panduan untuk mencapai tujuan”. (Stephen and Karen,
185: 2009). Perencanaan yang baik akan menuntun kepada
keberhasilan sebuah pameran, apalagi jika penyelenggaraan pameran
dikelola oleh orang yang memiliki kreativitas yang tinggi, konseptor
ulung, mediator, inisiator, dan komunikator yang professional
Perencanaan sebuah event ialah upaya pemikiran dan perancangan
sebuah acara agar dicapai hasil yang efisien dan teratur. Charles Berger
mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi
adalah representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang
memberikan panduan untuk mencapai tujuan”.
Dalam merencanakan acara (event) sebagai pedoman
penyelenggaraan event yang berlaku untuk semua kegiatan pameran,
yaitu (Lidia Evelina, 15-19:2009)
1) Menetukan tema
Tema sangat penting untuk menentukan langkah selanjutnya.
Tema-tema yang memunculkan fenomena baru akan banyak
mendapat perhatian dari calon peserta pameran (event) maupun
pengunjung nantinya.
2) Mengadakan penelaahan
Sebelum pelaksanaan, EO harus melakukan kegiatan survey
untuk menjajaki berbagai hal terkait dengan kegiatan event
sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan
Sumber Daya Manusia (SDM), target peserta dan target
pengunjung yang diharapkan.
 4

Menurut Any Noor (2013: 110), proses penetapan ide event harus
tetap berpedoman pada:
1) Sifat event yang diselenggarakan
2) Tujuan event
3) Bagaimana event dapat terselenggara
4) Keuntungan apa saja yang akan didapat oleh peserta dari
terselenggaranya event
Pada tabel berikut ide yang muncul adalah gambar, film,bazaar,
seminar dan lelang. Terhadap kelima ide yang muncul tersebut perlu
dilakukan analisa lagi.

Gambar 1 Proses Penetapan Ide untuk Event (Any Noor, 2013:110)

Dengan menggunakan kriteria evaluasi yang telah ditetapkan,

misalnya analisis biaya dan keuntungan, maka jenis proses yang harus
dilalui selanjutnya adalah pada tabel 1

PROSES MAHASISWA

Ide yang muncul Gambar-film-bazar-seminar-lelang

Saringan I pemasaran Terlalu banyak sponsor yang

dibutuhkan untuk event, event tidak
telalu menarik untuk public local.
 5

Hasil : hilangkan ide lelang dan film

Saringan II Event gambar membutuhkan

Operasional persiapan yang panjang dan waktu
yang harus disesuaikan dengan
peserta, sehingga tidak mudah
diselenggarakan.

Hasil : hilangkan ide event gambar

Saringan III Keuangan Seminar tidak menghasilkan banyak

keuntungan tahun lalu. Hasil :
hilangkan ide seminar

Konsep yang diterima Ide yang dapat diselenggarakan :

bazar

Tabel 1 Proses Penyaringan Ide Event (Any Noor, 2013:112)

Tahap saringan pertama yaitu pemasaran. Tahap ini akan
memudahkan penyelenggara untuk melihat apakah event yang akan
diselenggarakan dapat dipasarkan dengan mudah, dan apakah event
dapat menarik banyak minat publik menghadirinya. Tahap pemasaran
akan berhubungan dengan banyaknya jumlah pengunjung pada event
yang sesuai dengan target pasar yang dibidik.
Tahap saringan kedua tentang operasional, harus diperhatikan waktu
yang dibutuhkan untuk persiapan, karena “event menggambar” juga
mengikutsertakan rentang usia tertentu, maka waktu yang disiapkan
harus disesuaikan dengan ketersediaan waktu peserta. Jika hal ini tidak
memungkinkan karena waktu yang dimiliki penyelenggara terbatas,
sebaiknya event gambar juga dihilangkan.
Tahap saringan ketiga yaitu tentang keuangan, analisa tahap
keuangan harus berdasar pada tujuan event, yaitu mencari keuntungan.
Apabila pengalaman sebelumnya seminar tidak menghasilkan uang
yang diharapkan, maka sebaiknya tidak dilakukan event seminar untuk
mengumpulkan dana.
 6

Pada tahap setelah proses saringan dilakukan, akan didapat satu

event yang dapat diselenggarakan, yaitu Bazar
Menurut (Joe Golbatt, 2002) tahapan-tahapan dalam
penyelenggaraan event ada lima, yaitu:
1) Riset
Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan
harapan dari target pasar. Melalui riset yang dilakukan secara
mendalam, penyelenggaraan dapat melihat trend yang sedang
berkembang, mengembangkan sistem penyediaan layanan baru
dan memecahkan masalah kecil sebelum menjadi besar. Yang
dilakukan umumnya hanya dengan menganalisis data sekunder
dan laporan penyelenggaraan event sebelum-sebelumnya
ataupun dari pengalaman.
2) Desain (rancangan)
Tahap ini adalah tahap perumusan tema dan konsep event.
Proses ini membutuhkan waktu cukup lama karena terjadi seleksi
ide dan konsep event
3) Planning
Tahap ini panitia mulai merumuskan strategi-strategi yang
kemudian siap untuk diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia
melengkapi sumber daya yang diperlukan untuk penyelenggaraan
event.
4) Coordinating
Tahap ini penekanan diletakkan pada arus proses, koordinasi
peserta dan pemecahan masalah jangka pendek. Panitia mulai
mengimplementasikan strategi-strategi yang telah disusun,
melakukan kegiatan audiensi, komunikasi kepada public, gladi
bersih, dan kegiatan-kegiatan pra-event lainnya. Tahap ini bisa
dimulai kurang lebih satu setengah bulan menjelang deadline
penyelenggaraan event.

5) Evaluations
Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat dilakukan
dengan metode review secara menyeluruh atau per-sesi. Tolak
 7

ukur menilai keberhasilan penyelenggaraan event dengan

menggunakan indikator kuantitatif, seperti jumlah peserta atau
undangan yang hadir dan transaksi, sedangkan hasil dari evalusi
kualitatif dan diumumkan saat penutupan acara.
 BAB III
Penutup
3.1 Kesimpulan
Perencanaan sebuah event ialah upaya pemikiran dan perancangan
sebuah acara agar dicapai hasil yang efisien dan teratur. Pedoman dalam
merancang sebuah ide acara (event) , yaitu sifat event yang
diselenggarakan, tujuan event, bagaimana event terselenggaran, dan
keuntungan peserta dari event tersebut. Dari ide tersebut lalu disaring
oleh analisa pemasaran, analisa operasional, dan analisa keuangan.
Tahapan dalam penyelenggaran event ada lima, yaitu: 1) Riset, riset
dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan dari
target pasar; 2) Desain, tahap ini adalah tahap perumusan tema dan
konsep event; 3) Planning, tahap ini panitia mulai merumuskan strategi-
strategi yang kemudian siap untuk diimplementasikan; 4) Coordinating,
panitia mulai mengimplementasikan strategi-strategi yang telah disusun,
melakukan kegiatan audiensi, komunikasi kepada public, gladi bersih, dan
kegiatan-kegiatan pra-event lainnya; 5) Evaluations, review dari
kegiatan  event yang telah diselenggarakan, apakah sudah sesuai dengan
rencana yang telah dibuat sebelumnya atau belum sesuai. Jika belum
sesuai rencana, maka mengapa ketidaksesuaian itu dapat terjadi.
 Daftar Pustaka
Rr. Chusnu Syarifa Diah Kusuma, 2016, Modul Manajement Event,
Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta