02-Buku Informasi Event 1.0

BUKU INFORMASI
MELAKSANAKAN EVENT
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA INDUSTRI
POLITEKNIK APP JAKARTA
Jl. Timbul no.34, Cipedak, Jagakarsa, Jakarta Selatan 12630
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

1. PENDAHULUAN --------------------------------------------------------------------------------------------- 3
A. Tujuan Umum -------------------------------------------------------------------------------------- 3

B. Tujuan Khusus ------------------------------------------------------------------------------------ 3
2. EVENT ……………………………………………………………………………………………----4
3. KELAYAKAN PROYEK EVENT ………………………………………………………………-----9
4. KONSEP ACARA EVENT ………………………………………………………………..-----------11
5. MANAJEMEN PROYEK EVENT ………………………………………………………..------------15
6. KALKULASI ANGGARAN EVENT ……………………………………………………..------------18
7. PENYUSUNAN PROPOSAL …………………………….…………………..------------------------21
8. PENDAYAGUNAAN WEB DAN MEDIA SOSIAL ……………………………..……...------------29
9. LEGALITAS EVENT …………………………………………………………………….-------------31
10. MANAJEMEN RESIKO EVENT ………………………………………………………..-------------35
11. MANUAL EVENT …………………………………………………………………………------------46
12. EVALUASI DAN PENGUKURAN ……………………………………………………….------------48
DAFTAR PUSTAKA 49
BAB I
Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 2 dari 47

Buku Informasi Versi: 2020
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan studi
kelayakan event yang akan dijalankan dan mampu melaksanakan event.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Melaksanakan Event ini
guna memfasilitasi peserta belajar sehingga pada akhir pembelajaran diharapkan memiliki
kemampuan sebagai berikut:
Event Mahasiswa dapat memahami jenis event dan

peran EO
Kelayakan Proyek Event Mahasiswa dapat menjelaskan kelayakan event
Konsep Acara Event Mahasiswa mampu membuat konsep event
beserta penentuan lokasi event
Manajemen Proyek Event Mahasiswa mampu mengelola event, mulai
pembagian produk event, pembagian kerja,
matriks RACI dan membuat peta lokasi
Kalkulasi Biaya Event Mahasiswa dapat memperkirakan besarnya biaya
event berdasarkan kebutuhan dan
mempertimbangkan saluran pemerolehan dana
dari luar
Penyusunan Proposal Mahasiswa mampu menyusun proposal bisnis
dengan mencakup hal-hal yang menjadi
pertimbangan perusahaan dalam menjadi sponsor
event
Pendayagunaan web dan Mahasiswa memahami pentingnya publikasi event
media sosial yang menggunakan teknologi terkini
Legalitas Event Mahasiswa memhami pentingnya kontrak
Manajemen Resiko Event Mahasiswa dapat melakukan mitigasi resiko suatu
event
Manual Event Mahasiswa mampu menyusun manual event
Evaluasi dan Pengukuran Mahasiswa memahami dan mampu melakukan
Event evaluasi dan pengukuran event
BAB II
MANAJEMEN EVENT

Event Manajemen adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan

sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, dan reuni, serta bertanggung
jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan
melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan
(Goldblatt, 2013). Event Management juga dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah
kegiatan yang dikelola secara profesional, systematis efisien, dan efektif. Kegiatannya meliputi
konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam event
management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan
kegiatan yang sesuai dengan harapan. Banyak istilah penyebutan event management, antara
lain :
a) Event Organizer (EO)
b) Production House (PH) atau Rumah produksi
c) Communication
d) Agency / biro jasa
e) Panitia Pelaksana
f) Organizing Committee
g) Dan lain sebagainya.
Event Organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris, yaitu event dan organizer.
Dalam bahasa Indonesia, event berarti acara sedangkan organizer berarti pengatur. Jadi secara
harfiah Event Organizer diartikan sebagai Pihak yang mengatur sebuah acara. Atau dapat
dikatakan Event Organizer adalah usaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien
untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga
selesai, dalam rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang
diharapkannya melalui rangkaian acara”.
PENGERTIAN EVENT ORGANIZER

EO lahir dari keinginan para pihak yang memiliki sejumlah dana. Mereka memiliki beberapa
tujuan yang diharapkan dapat dicapai dengan mengadakan rangkaian acara dan tentu saja
sebagai penyandang dana mereka tidak mau repot-repot untuk mengatur acara itu. Mereka
cukup memberikan briefing singkat mengenai mengenai maksud dan tujuan mengadakan acara,
sementara bentuk kreatif acara dan eksekusi diserahkan pada EO
PERAN EVENT ORGANIZER

• Dalam kegiatan sebuah event, EO mempunyai peranan yang sangat penting.
Yaitu membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan pemilik dana (biasa disebut
sebagai klien).
• EO melalui rangkaian acara, mulai dari proses penciptaan konsep, persiapan tempat,
perizinan, perlengkapan pendukung, artist & talent, dokumentasi, hingga jalannya
acara dan jika diperlukan sampai pada publikasi acara di media massa.
ELEMEN-ELEMEN EVENT
1. Why
Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini, khususnya dalam memenuhi
kebutuhan dan keinginan khalayak.
2. Who
Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam kegiatan ini, juga berhubungan
dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup.
3. Where
Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak
sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar
untuk mempengaruhi emosi penonton.
4. When

Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga

mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang dihubungkan dengan
waktu untuk penelitian dan persiapan.
5. What
Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak sasaran,
terdiri dari nama atau jenis acara, isi program dan elemen yang dibutuhkan
Jenis-Jenis event berdasarkan jenis ukuran dan besarnya

Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event dibedakan menjadi 3, yaitu:
1. Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi yang besar
pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggara dan diinformasikan
serta diliput melalui tayangan berbagai media. Biasanya event ini terselenggara setelah
dilakukan Bidding (kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi
penyelenggara). Contoh : Piala Dunia
2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota atau daerah di
suatu tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu. Contoh : Rio Karnaval, yang
dikenal sebagai ekspresi dari Amerika Latin, yang memberikan energi pada kota Rio
de Jeneiro.
3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media untuk
meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun waktu periode
tertentu untuk menghadiri event tersebut dan memberikan dampak peningkatan ekonomi
secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan Raya Jakarta).
Jenis event berdasarkan kategori special event Jenis event berdasarkan kategori special
event:
1. Leisure Event
Leisure Event telah berkembang sejak bangsa Roma menyelenggarakan kegiatan
gladiator. Bentuk leisure event yang ada saat itu adalah berupa pertandingan yang
diselenggarakan di Coloseum, Roma, Italia. Pada saat ini, leisure event yang
berkembang banyak berdasarkan pada kegiatan keolahragaan. Kegiatan yang sama
memiliki unsur pertandingan didalamnya dan mendatangkan banyak pengunjung pada
event tersebut.Jenis leisure event antara lain olimpiade, world cup, formula one dan tour
deFrance.
2. Personal Event
Personal event adalah segala bentuk kegiatan yang di dalamnya terlibat anggota
keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan masa kini telah merubah bentuk asli
kegiatan personal event, misalnya pesta ulang tahun, resepsi sunatan, reuni keluarga,
arisan dan pesta pernikahan.
3. Cultural Event
Salah satu contoh event budaya yang menjadi ciri khas Kabupaten Demak dalam bentuk
festival atau karnaval adalah diadakannya acara “Grebeg Besar” setiap tanggal 10
Dzulhijah yang dimeriahkan dengan beberapa prosesi adat, antara lain ziarah ke makam
Sultan-Sultan Demak dan Sunan Kalijaga,Pasar Malam Rakyat di Tembiring Jogo
Indah,Prosesi Selamatan Tumpeng Sanga (9 tumpeng yang menggambarkan Wali
Songo), Sholat Idhul Adha dan juga Penjamasan Pusaka Peninggalan Sunan Kalijaga
(Kutang Ontokusuma dan Keris Kyai Cubruk).
4. Organizational event (charity, political, commercial, sales)
Menurut Any Noor (2013:24) penjabaran mengenai MICE adalah sebagai berikut:
a. Meeting
Pertemuan atau rapat merupakan kegiatan rutin perusahaan, namun dengan adanya
perusahaan tingkat korporasi, kebutuhan meeting akan lebih beragam sehingga
kegiatannya perlu mendapat perhatian yang lebih baik dari seorang meeting planner
(organisasi atau orang yang melakukan perencanaan untuk penyelenggaraan rapat
perusahaan).
b. Perjalanan Insentif
Unsur yang terdapat dalam perjalanan insentif adalah bisnis dan wisata. Pada perjalan
insentif, kegiatan bisnis dan pariwisata dilakukan bersama untuk mencapai tujuan
perusahaan. Perjalanan insentif sering diberikan untuk pegawai di satu perusahaan
karena mereka berprestasi. Dalam perjalanan insentif, unsur wisatanya adalah
perjalanan ke destinasi yang memiliki daya tarik untuk dikunjungi, sementara unsur bisnis
nya adalah menghadiri kegiatan seperti seminar, workshop atau konferensi. Perjalanan
insentif tidak hanya dilakukan oleh perusahaan, tetapi banyak institusi pendidikan
melakukan perjanan insentif dengan format yang sama, misalnya kunjungan industri,
kuliah lapangan, atau wisata studi yang dikemas seperti perjalanan insentif.
c. Conference.
Konferensi adalah merupakan bisnis yang mempertemukan orang secara langsung
dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah, kasus, negosiasi,
membangun hubungan dan jaringan bisnis, meningkatkan performa baik individu ataupun
perusahaan. Konferensi biasa diselenggarakan dengan nama lain, seperti summit,
assembly, convention, congress, briefing, dan training. Konferensi merupakan event
bisnis yang mengedepankan komunikasi baik komunikasi internal (dalam bentuk
pertemuan untuk penjualan, seminar, pelatihan, konferensi tahunan) maupun komunikasi
dengan audience seperti konferensi pers atau product launching.
d. Exhibition
Eksibisi merupakan event yang tumbuh dan berkembang sangat cepat. Eksibisi biasanya
menampilkan beragam jenis produk perusahaan yang dihadiri oleh banyak pengunjung
untuk membeli produk. Event ini mempertemukan penyedia produk dan jasa dengan
pembeli dalam satu tempat. Tujuan dari eksibisi adalah untuk memperkenalkan produk
baru perusahaan kepada masyarakat luas. Dengan demikian dampak
diselenggarakannya eksibisi adalah masyarakat mengetahui produk baru perusahaan.
Walaupun tujuannya hanya ingin memperkenalkan produk, tapi perusahaan juga

menghendaki adanya peningkatan penjualan pada perusahaan. Jenis eksibisi menurut Any Noor
(2013:23) terdiri dari: - Pameran dagang, bertujuan untuk memperkenalkan produk-produk
perdagangan pada masyarakat umum. Saat ini pameran. Banyak perusahaan yang

memperkenalkan produknya melalui pameran dan liputan khusus di televisi, misalnya motor
show, informasi produk layanan perbankan di televisi seperti welcome to BCA. - Pameran
dagang khusus dan ekshibisi, berisi pameran produk atau jasa untuk jenis pengunjung tertentu
dan dilakukan oleh event organizer yang sudah disewa. Misalnya World Travel Market
menyelenggarakan kegiatan yang mengkhususkan pada program pariwisata Negara-negara di
lima benua yang di fokuskan pada penjualan prooduk pariwisata diseluruh dunia. - Eksibisi
khusus, berupa pengenalan produk baru perusahaan. Dapat diselenggrakan di dalam atau luar
perusahaan seperti exhibition hall atau ballroom hotel. Biasanya pengunjung hanya terdiri dari
tamu undangan saja.
POSISI EO POSISI EO DI ANTARA 5 P

Dalam sebuah kegiatan event tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak yang terdiri dari 5 P
(Suseno, 2006). Dari ke-5 unsur P ini akan terlihat posisi sesungguhnya dari event organizer.
Ke-5 P itu adalah :
1. Penyandang Dana
Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.
2. Pelaksana
Di sinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras untuk
mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak (menjadi pusat dari seluruh pihak yang
ada) sehingga pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.
3. Penampil
Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program sangat
tergantung pada para penampilnya. Pengisi acara kunci bisa berupa Guest Star, MC, dan
sebagainya yang sudah banyak dikenal
4. Penonton
Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat lomba F1, faktor
penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.
5. Pengamat
Pengamat bisa berasal dari kalangan pers di mana pengamat memiliki pengaruh sebagai
humas atau PR secara tidak langsung.
KAITAN HUMAS DENGAN EVENT

Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event) dalam humas merupakan
salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan umum terhadap perusahaan atau produk
tertentu yang akan ditampilkan dalam acara tersebut. Di sisi lain, kegiatan special event dari
humas atau PR tersebut diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lain yang terlibat atau
terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus humas, baik untuk
meningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan (awareness), maupun upaya pemenuhan
selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling
pengertian bagi kedua belah pihak
FUNGSI EVENT
Arti penting event bagi perusahaan adalah sebagai suatu media efektif dalam membangun good
will publik kepada perusahaan, yaitu :
1. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen

2. Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event untuk karyawan
3. Membangun dukungan komunitas / masyarakat luas
Tujuan event harus ditetapkan agar target konsumen jelas dan konsep acara terarah dengan
jelas.

BAB III
KELAYAKAN PROYEK EVENT
Analisis S.W.O.T
Dalam melakukan sebuah perencanaan event, yang pertama harus dilakukan adalah
memperhatikan kekuatan (strenght) dan Kelemahan (Weakness) sebelum event tersebut
dilakasanakan. Apabila kelemahan-kelemahan itu lebih banyak daripada kekuatan-
kekuatannya maka harus dipertimbangkan dengan seksama apakah harus menunda atau tidak
dilaksanakan event tersebut. Sementara peluang (opportunities) dan ancaman (threats)
terhadap event biasanya baru muncul pada saat atau sesudah event berlangsung. Peluang
adalah segala faktor yang membawa manfaat atau memberikan keuntungan bagi event tanpa

ada upaya tambahan atau investasi oleh penyelenggara. Ancaman adalah segala faktor yang
menghambat penyelenggaraan untuk mengembangkan potensi secara maksimal.
CONTOH S.W.O.T
Strength :
a) Unik dan belum pernah dilakukan sebelumnya
b) Menghadirkan bintang tamu dan selebritas yang andal dan terkenal.
c) Strategis untuk memengaruhi khalayak
d) Dikemas dengan teknik modern yang kreatif dan inovatif.
e) Adanya publikasi sebelum, selama dan setelah acara.
Weakness :
a) SDM tidak tersedia sehingga harus mencari pihak luar
b) Tidak mampu menjangkau khalayak tertentu.
c) Memerlukan biaya yang besar
d) Kurang diminati media massa

Opportunity :
a) Dukungan dari pihak Sponsor
b) Dukungan dari pemerintah, lembaga non profit atau perusahaan swasta
c) Dukungan dari pihak media massa
d) Dukungan yang luar biasa dari khalayak.
Threat :
a) Tawuran antar penonton
b) Gangguan teknis
c) Batalnya bintang tamu.
Setelah teridentifikasi masing-masing faktor SWOT, disusunlah matriks strategi SWOT yang
berisi strategi-strategi dalam menyiapkan event berdasarkan identifikasi faktor SWOT tersebut.
Selain SWOT, dapat dilakukan pula analisis gap yakni dengan membandingkan
pelaksanaan event-event serupa sebelumnya. Yang dibandngkan adallah ekspektasi atau
harapan dengna relaita event yang telah berlangsung. Tujuan analisis gap untuk mengidentifikasi
gap antara alokasi optimis dan integrasi input, serta ketercapaian sekarang. Analisis gap
membantu organisasi/lembaga dalam mengungkapkan yang mana harus diperbaiki. Proses
analisis gap mencakup penetapan, dokumentasi, dan sisi positif keragaman keinginan dan
kapabilitas (sekarang).
Analisis gap dapat ditinjau dari perbedaan perspektif tentang : lembaga/organisasi, arah
organisasi, proses organisasi, teknologi informasi. Analisis gap dapat menjadi dasar untuk
mengukur investasi waktu, uang, dan tenaga kerja yang dipakai, variabel ini dapat diukur melalui
skala interval: ’baik, rata-rata, dan kurang’. Kebanyakan analisis gap ditinjau dari : gap produk
dan gap kompetitif.
Analisa gap terdiri dari tiga komponen faktor utama yaitu: 1). daftar karakteristik (seperti atribut,
kompetensi, tingkat kinerja) dari situasi sekarang (apa yang saat ini), 2). daftar apa yang
diperlukan untuk mencapai tujuan masa depan (apa yang harus), dan 3). daftar kesenjangan apa
yang ada dan perlu diisi.
Karakteristik Tahun n-1 Tahun sekarang

1 Atribut
2. Kompetensi
3.Tingkat kinerja
Kesenjangan

1
2
3
Pada akhir studi kelayakan event harus dinyatakan bahwa event tersebut layak atau tidak
dilakukan.
BAB IV
KONSEP ACARA EVENT
Berikut konsep menurut beberapa ahli:
1. Woddruf mendefinisikan konsep sebagai suatu gagasan atau ide yang relatif sempurna,
produk subjektif yang berasal dari cara seseorang membuat pengertian tentang suatu objek
melalui pengalamannya
2. Dari wikipedia bahasa indonesia, konsep merupakan abstrak, entitas mental yang
menunjuk pada kategori atau kelas dari suatu entitas, kejadian atau hubungan.
3. Kamus bahasa Indonesia konsep adalah pembawa arti
4. Soedjadi mendifinisikan konsep adalah ide abstrak yang digunakan untuk mengadakan
klasifikasi atau penggolongan yang pada umumnya dinyatakan dengan suatu istilah atau
rangkaian kata
5. Sedangkan Bahri menjelaskan konsep adalah satuan ahli yang mewakili sejumlah objek
yang memiliki ciri yang sama.

Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga memerlukan sebuah
perencanaan yang akan menjadi pengarah kegiatan agar tercapai dengan baik dan teratur.
Charles Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah
representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang memberikan panduan untuk
mencapai tujuan”. (Stephen and Karen, 185: 2009). Perencanaan yang baik akan menuntun
kepada keberhasilan sebuah pameran, apalagi jika penyelenggaraan pameran dikelola oleh
orang yang memiliki kreativitas yang tinggi, konseptor ulung, mediator, inisiator, dan komunikator
yang professional.
Dalam merencanakan acara (event) sebagai pedoman penyelenggaraan event yang
berlaku untuk semua kegiatan pameran (Lidia Evelina, 15-19:2009), yaitu:
1. Menentukan Tema
Tema sangat penting untuk menentukan langkah selanjutnya. Tema-tema yang
memunculkan fenomena baru akan banyak mendapat perhatian dari calon peserta
pameran (event) maupun pengunjung nantinya.
2. Mengadakan Penelaahan
Sebelum pelaksanaan, EO harus melakukan kegiatan survey untuk menjajaki berbagai
hal terkait dengan kegiatan event sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu,
lokasi, kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM), target peserta dan target pengunjung
yang diharapkan. Metode survey bisa ditempuh dengan berbagai cara, yaitu:
a. Direct mail Kelemahan metode ini, yaitu menyita waktu lama, karena sulit mendapat
respon langsung.
b. Telesurvey Survey bisa juga dilakukan dengan menghubungi lewat telepon dengan
calon peserta yang didapat Event Organizer dari data base perusahaan atau data
dapat ditemukan dari surat kabar, majalah dan lain sebagainya. Metode ini lebih
efektif bila sebelumnya kita sudah terlebih dahulu mengenal orang yang kita hubungi.
c. Personal Interview Event organizer bisa menanyakan langsung tanggapan target
peserta yang akan diajak apakah event tersebut tepat atau tidak untuk dilaksanakan,
sekaligus menampung usulan-usulan dari mereka mengenai kemungkinan terbaik
dari event tersebut.
Menurut Any Noor (2013: 110), proses penetapan ide event harus tetap berpedoman
pada:
1. Sifat event yang akan diselenggarakan;
2. Tujuan event;
3. Bagaimanaevent dapat terselenggara
4. Keuntungan apa yang akan didapat oleh peserta dari terselenggaranya event.
Ada beberapa tahapan yang bisa anda coba lakukan pada saat menyusun konsep acara,
yang apabila anda terapkan maka diharapkan akan dapat membantu anda menbuat suatu
konsep acara yang kreatif dan menarik, yang akan kami jelaskan berikut ini:
1. Cari Referensi Sebanyak-banyaknya
Pertama-tama yang perlu anda lakukan dalam membuat konsep acara yang menarik adalah
dengan cara mencari referensi acara lain sebanyak-banyaknya, terutama yang sesuai dengan
event yang akan anda buat. Ini berguna untuk memancing ide kreatif anda sendiri, karena
dengan melihat berbagai referensi acara, bisa jadi anda akan terpikirkan suatu ide baru,
ataupun hasil percampuran dari referensi-referensi tersebut.
2. Pelajari Studi Kasus dari Acara yang Pernah Ada
Tidak hanya melihat referensi dari luarnya saja, anda juga harus membedah setiap acara
yang anda ambil sebagai contoh, dan mencoba mengupas apa saja yang dibutuhkan guna
acara tersebut berjalan dengan baik.
Dengan begitu anda jadi lebih memahami apakah acara yang serupa juga bisa anda lakukan
atau tidak, dan kalau tidak mungkin dilakukan, apa kira-kira alternatif yang bisa anda coba.

Pahami juga siapa yang mensponsori acara tersebut, dari industri apa, siapa target
pengunjungnya, berapa harga tiket masuknya, di mana lokasinya, apa kendala yang kira-kira
mereka hadapi, dan lain sebagainya.
3. Menyusun Konsep Awal
Langkah selanjutnya adalah mencoba membuat draft kasar dari konsep yang ingin anda
ajukan setelah melihat dan mengamati contoh kasus yang pernah ada, tanpa harus
membutuhkan data yang valid.
Buatlah konsep awal yang hanya berisikan elemen-elemennya saja tanpa harus ada
perumusan rencana anggarannya seperti apa, guna membantu anda membentuk suatu
kerangka dasar dari konsep acara tersebut.
4. Buang Elemen yang Tidak Perlu
Setelah konsep awal jadi, selanjutnya anda harus memilah dan membuang elemen-elemen
yang sekiranya tidak diperlukan, baik karena anda angap akan sulit dilaksanakan, atau yang
anda anggap hanya akan menjadikan biaya semakin bengkak, atau faktor-faktor lainnya.
Yang dimaksud elemen di sini bisa dari beragam hal, misalnya konsep desain
panggung, gimmick dari acara, pengisi acara, spesifikasi sound system dan lighting, atau hal
apapun yang anda masukkan ke dalam konsep awal tersebut.
5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari Harga
Setelah anda membuang elemen-elemen yang tidak perlu, langkah selanjutnya anda sudah
bisa untuk mulai survei harga dan juga vendor, dan membuat daftar lengkapnya sehingga
apabila konsep anda nantinya berjalan, anda sudah tidak perlu repot lagi mencari-cari.
Ini juga berguna untuk mengantisipaso apabila kesiapan anda dipertanyakan oleh atasan,
ataupun calon sponsor atau pemberi dana, karena anda bisa mengajukan daftar vendor
tersebut supaya mereka juga memahami berapa besar anggaran yang anda butuhkan dan
juga kemungkinan suatu elemen bisa terlaksana atau tidak.
6. Menyusun Tim yang Kompeten
Walaupun masih tahap konsep, anda juga sebaiknya sudah mulai menyusun siapa-siapa saja
yang sekiranya akan anda masukkan ke dalam tim inti pelaksana acara tersebut, dan lebih
baik lagi apabila anda dapat mengkonfirmasi kesediaan mereka.
Memilih seseorang yang tepat untuk suatu posisi bisa akan meningkatkan efisiensi dan
efektifitas pekerjaan anda nantinya pada saat mempersiapkan suatu acara, dan juga dapat
menambah kredibilitas anda apabila orang tersebut sudah memiliki reputasi.
7. Brainstorming dengan Tim
Setelah tim terbentuk, ada baiknya anda diskusikan lagi mengenai konsep acara yang akan
anda ajukan, dan mencoba mendapatkan feedback dari masing-masing anggota tim
pelaksana yang anda tunjuk tersebut.
Perlu dicatat bahwa tidak serta merta usulan mereka harus anda terapkan, melainkan anda
harus mempertimbangkan dengan matang apakah usulan ang diberikan benar-benar
memberikan manfaat yang signifikan atau tidak.
8. Menyusun Daftar Sponsor
Setelah konsep telah anda susun dan dimatangkan, maka tahapan selanjutnya dalam cara
membuat konsep acara adalah menyusun daftar nama-nama sponsor yang sekiranya akan
memiliki peluang terbaik untuk mendanai acara yang akan anda laksanakan tersebut.
Pastikan calon sponsor yang anda kumpulkan memiliki target audiens yang serupa dengan
target pengunjung acara anda, atau pun sesuai dengan tema kegiatan, industri yang anda
sasar, atau apa saja yang sekiranya akan dapat memberikan manfaat bagi para calon
sponsor tersebut.

9. Menyusun Proposal yang Menarik

Apabila konsep telah matang, tim telah siap, daftar vendor dan sponsor juga telah anda buat,
maka tahapan selanjutnya adalah menyusun proposal yang menarik bagi para calon sponsor
serta pemberi dana.
Isi proposal biasanya berupa paket-paket sponsorship yang berisikan imbal balik apa saja
yang akan diterima calon sponsor apabila tertarik untuk mendanai acara, misalnya
penempatan logo sponsor pada spanduk, brosur, penyediaan booth di lokasi acara, dan lain
sebagainya.
10. Buat Survei
Untuk semakin memantapkan persiapan, anda juga bisa mencoba membuat survey kepada
para calon pengunjung atau calon partisipan dalam konsep acara yang anda buat, dengan
tujuan untuk mengetahui seberapa besar acara tersebut menarik minat mereka.
Karena, semenarik dan sekreatif apapun konsep acara yang anda buat menurut anda dan
tim, apabila ternyata tidak dianggap cukup menarik oleh calon pengunjung atau partisipan
yang anda targetkan tentunya akan percuma dan hanya akan membuang waktu serta biaya
saja.
11. Kaji Ulang Konsep Acara
Anda juga perlu mengkaji ulang konsep acara meskipun telah banyak anda revisi dan
hilangkan berbagai elemen di dalamnya, guna memastikan apakah ada hal-hal yang masih
terlewat atau bahkan bisa ditambahkan ke dalamnya.
Tetapi anda juga harus tahu kapan waktunya anda berhenti mengkaji ulang, karena
dikhawatirkan apabila telalu sering anda kaji, bisa jadi akan terlalu banyak tambahan yang
membuat konsep acara melenceng terlalu jauh dari tujuan awalnya.
Berikut ilustrasi proses mahasiswa membuat konsep acara:

Konsep acara dapat ditentukan dengan melihat beberapa pertimbangan berikut:

1. Budget klien
2. Lokasi yang disepakati
Pemilihan lokasi juga merupakan hal yang penting saat menyiapkan konsep acara.
Pertimbangan yang biasanya dilakukan adalah:
1. Suasana apa yang ingin ditampilkan
2. Kegiatan apa yang akan dilakukan
Untuk memudahkan, dapat dibuatkan tabel keputusan pemilihan lokasi yang meuat segala
pertimbangan sebagai berikut:
BAB V
MANAJEMEN PROYEK EVENT
Perencanaan event harus dipantau dan dilaporkan secara terus menerus karena rentan
berubah dan berkembang secara dinamis. Setiap orang yang terlibat di dalamnya haru
senantiasa sigap terhadap setiap kemajuan dari proyek event. Pembagian tugas menjadi salah
satu faktor penting dalam sebuah perencanaan event.
Dalam membagi tugas atau pekerjaan dalam kelompok, sebaiknya perlu diketahui
beragam konten acara yang direncanakan. Untuk menyederhanakan, berikut merupakan contoh
pembagian produk dalam sebuah event (WPS):
MALAM PENGANUGERAHAN PERUSAHAAN
dinner hiburan awarding

Setelah pembagian produk dalam event tergambarkan, konsep acara akan mudah dibuat
dengan bantuan kotak morfologi sebagai berikut:
Tempat Bentuk ruang Pengisi acara Konsep acara Award Layar

Hotel sultan U shape Penyanyi Klasik Medali LCD
single
Balai kartini Round table Band modern Trofi Videotron
Atrium GI Classroom Video Casual Plakat backdrop
Kotak morfologi merupakan daftar pilihan yang relevan dengan penyelenggaraan suatu
event. Jika suatu pertimbangan telah pasti, tidak perlu lagi disusun kotak morfologi untuk
pertimbangan tersebut. Misal lokasi event Malam Penganugerahan Perusahaan telah pasti
berangsung di perusahaan tersebut, maka tidak perlu dimunculkan pertimbangan lokasi dalam
kotak morfologi. Setelah semua pilhan dimasukkan ke dalam kotak morfologi, lingkarilah
alternative yang menjadi konsep final dari sebuah event.
Berdasarkan pilihan yang telah ditetapkan maka dapat disusun struktur pembagian kerja sebagai
berikut:
Menghubungi vendor Menghubungi band Melakukan survey

tempat Melakukan negosiasi harga pemenang
Menyewa round table set Melakukan kontrak Memesan plakat
Setting penempatan tamu Setting tempat dandan/rias Menghubungi pemenang
dalam round table Setting tempat peralatan Setting audio saat
Menghubungi catering band penyerahan award
tenant Mendampingi band (LO) Menyerahkan award
Taste food Menyiapkan videotron Melakukan dokumentasi
Menghubungi tamu dan publikasi

Jika telah terbentuk struktur pembagian kerja, perku segera dibuatkan divisi-divisi terkait
pembagan kerja yang telah dilakukan misal: Ketua pelaksana, Sekretaris, Bendahara, Seksi
konsumsi, Seksi peralatan Seksi dokumentasi dan publikasi, Seksi acara, Seksi keamanan, dan
seksi kesehatan.
Kesempatan dan tanggunng jawab pelaksana sebaiknya disusun dengan baik agar tidak
terjadi ketimpangan tanggung jawab antara satu pelaksana dengan pelaksana lainnya. Berikut
contoh matriks tanggung jawab yang biasa disebut sebagai RACI Matrix (Responsible –
Accountable – Consulted – Informed). RACI Matrix, bagian dari RAM (Responsibility Assignment
Matrix), adalah tool yang digunakan untuk menampilkan penugasan tiap-tiap anggota project
untuk masing-masing aktifitas. Penugasan untuk tiap anggota bisa berbeda-beda tergantung skill
dan tanggung jawab yang di bebankan. Perbedaan tersebut direpresentasikan dengan huruf R-
A-C-I.

R – Responsible. Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengerjakan aktifitas yang

dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa terdapat lebih dari 1 orang.
A – Accountable. Pihak yang memiliki otoritas dan akuntabilitas untuk aktifitas yang dimaksud.
Berarti pihak ini memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan keberhasilan pengerjaan
aktifitas tersebut. Dalam setiap aktifitas, hanya boleh ada 1 orang.
C – Consulted. Pihak-pihak yang akan dihubungi untuk konsultasi dan dimintakan nasihat
mengenai aktifitas yang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa terdapat lebih dari 1 orang.
I – Informed. Pihak-pihak yang akan diinformasikan mengenai perkembangan pengerjaan
aktifitas yang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa terdapat lebih dari 1 orang.
Setelah konsep, lokasi dan waktu ditentukan, suasana calon venue event dapat
digambarkan melalui peta lokasi. Peta lokasi memuat segala hal yang sesuai dengan kondisi
venue. Termasuk di dalamnya sumber listrik, toilet, tiang, pohon, saluran air/pembuangan.
Berikut merupakan contoh peta lokasi

BAB VI
KALKULASI BIAYA EVENT
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menghitung dan memastikan jumlah anggaran
secara keseluruhan yang tersedia. Ketika bertemu dengan klien, kita perlu mengetahui dana
yang disiapkan dan memahami tujuan dari penyelenggaraan event. Jumlah dana ini akan
menjadi batas atas bagi klien untuk mengukur kemampuan pembiayaannya. Tidak hanya itu, kita
juga perlu mengetahui informasi penting termasuk jumlah peserta, desain event, dan kebutuhan
lainnya yang menjadi alokasi anggaran. Ini penting untuk mengetahui sejauh mana ekspektasi
dari klien. Menyusun anggaran harus dilakukan untuk setiap event yang akan diselenggarakan
agar sukses. Beberapa kesalahan yang sering terjadi menyusun anggaran adalah:
 Tidak melihat tujuan event saat menyusun anggaran.
 Menentukan biaya per peserta kegiatan sebelum diketahui dengan pasti berapa total
biaya yang akan dikeluarkan untuk keseluruhan event.
 Tidak melibatkan pihak-pihak yang berhubungan dengan keuangan dan pengeluaran
biaya yang pada akhirnya biaya yang disusun tidak sesuai dan tidak akurat.
 Sangat optimis akan ada permintaan event atau gagal akan mendapatkan tempat
penyelenggara sesuai dengan harapan
 Melupakan biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan.
 Pengeluaran yang tidak disertai bon atau invoice, sehingga kurang kontrol terhadap
pengeluaran.

Melakukan survey harga merupakan satu hal yang tidak boleh dilewatkan untuk
mengetahui secara pasti semua harga kebutuhan event. Jangan sepelekan hal-hal kecil yang
sering kali luput dari perhatian. Pastikan harga yang didapat adalah harga pasti di pasaran dan
bukan hasil dari perkiraan saja. Untuk efisiensi, pilihlah supplier atau vendor yang bisa
memberikan harga paling rendah namun mampu memberi kualitas terbaik. Survey yang
dilakukan meliputi:
1. Survey biaya keamanan
Event yang diselenggarakan untuk skala lokal biasanya akan memiliki prosedur yang
berbeda jika dibanding dengan event skala nasional. Begitu juga dengan biaya
keamanannya. Tingkat perijinan keamanan untuk event yang memobilisasi massa tinggi
biasanya memiliki prosedur dan biaya yang berbeda jika dibandingkan dengan event
lokal. Setiap daerah biasanya memiliki kebijakannya masing-masing
2. Survey biaya publikasi
Media publikasi merupakan sarana untuk menginformasikan event kepada publik yang
lebih luas. Biasanya untuk perijinan publikasi seperti spanduk, baliho, poster maupun
media luar lainnya dapat diurus di pemerintah kota/pemerintah kabupaten di tiap daerah.
Mintalah daftar biaya pajak masing-masing titik dengan detail, setiap tempat biasanya
akan memiliki harga yang berbeda-beda. Dalam membuat rencana anggaran publikasi,
daftar biaya pajak bisa dicantumkan secara detail, ditambah biaya produksi, dan biaya
pemasangan.
3. Survey pajak hiburan
Secara umum pajak hiburan adalah 10% dan dapat dibayarkan ke Dispenda. Angka ini
bisa dijadikan sebagai patokan berapa pengeluaran pajak yang harus kita bayarkan
4. Survey Harga vendor
Banyak vendor yang menyajikan variasi harga dan biaya. Surveylah lebih dari 2 vendor
agar dapat menetapkan vendor yang tepat guna efisiensi biaya.
Rencana Anggaran Biaya ini sangat tergantung dari konsep acara yang sudah
ditetapkan. Beberapa contoh pengeluaran untuk penyelenggaraan event diilustrasikan
pada tabel berikut:

Selain pengeluaran, perlu dilakukan pemetaan terhadap kemungkinan pemasukan dana

untuk penyelenggaraan event. Beberapa daftar yang dapat digunakan sebagai
pemasukkan kepada event:
Mengontrol Anggaran
1. Mengatur “termin” pembayaran, harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. tidak
boleh melakukan melakukan pembayaran tanpa perhitungan.
2. Down Payment atau uang muka adalah faktor penting dan bagian strategi mengatur
keuangan. Sedangkan pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor,
penghitungan tiket dan sumber-sumber lainnya.
Beberapa hal yang dapat diatur dengan variasi “termin” pembayaran, antara lain :
1. Pembayaran pada tahap awal (pertama) a. Perizinan b. Uang Muka sewa tempat c. Uang
Muka penampil d. Uang Muka perlengkapan panggung, dekorasi, tenda, dan sebagainya e.
Uang Muka Soundsystem f. Biaya Komunikasi & Transportasi
2. Pembayaran lunas sebelum pelaksanaan acara : a. Honor penampil b. Konsumsi c. Honor
Keamanan d. Biaya Publikasi pers e. Biaya pajak Tontonan
3. Pembayaran lunas setelah selesai acara maksimal 3 hari : a. Honor petugas operasional b.
Honor LO (Liasion Officer) VO (Volunteerr Officer) c. Biaya dokumentasi
4. Pembayaran lunas : a. Akomodasi Hotel b. Biaya Sewa Kendaraan

BAB VII
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ADMINISTRASI LAINNYA
Membuat Proposal Event Mengidentifikasikan proposal Banyak EO gagal mendapatkan

sponsor karena tidak mengetahui apa yang akan diinginkan oleh perusahaan, sehingga sangat
penting bagi EO dalam menyusun proposal untuk menyesuaikan dengan keinginan perusahaan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun proposal bagi perusahaan. Beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam menyusun proposal bagi perusahaan adalah:
1. Fokus pada pengunjung
EO harus mengetahui siapa yang akan menjadi pengunjung event, hal ini dapat
diketahui dengan melihat demografi, kebiasaan dengan gaya hidup target pengunjung
event yang sesuai dengan pangsa pasar produk perusahaannya akan menjadi
perhatian khusus dalam mempertimbangkan keikutksertaan perusahaan sebagai
sponsor. EO harus dapat meyakinkan bahwa event yang diselenggarakan merupakan
komunikasi paling baik antara event dan produk perusahaan.
2. Nilai event
Nilai event merupakan hal penting yang harus ditampilkan oleh EO, nilai event sangat
berpengaruh pada keinginan perusahaan pemberi sponsor. Misalnya bagaimana
media menampilkan perusahaan sebagai pemberi sponsor. Apakah akan dilakukan
liputan secara lokal ataupun internasional, apakah akan dihubungkan dengan media
promosi lainnya? Termasuk juga bagaimana logo perusahaan ditampilkan, apakah
nama sponsor akan terlihat di tempat umum?
3. Keuntungan bagi pemberi sponsor dan agen dibawahnya.
Banyak perusahaan memiliki jalur distribusi barang yang panjang misalnya adanya
keagenan perusahaan. Bagi perusahaan pemberi sponsor, apakah event akan dapat
memberikan keuntungan juga kepada agen lainnya? Hal seperti ini perlu dijelaskan

dalam proposal, sehingga manfaat yang didapat perusahaan akan didapat juga oleh
agennya.
4. Kerjasama dengan sponsor lainnya
Kerjasama antara event dengan sponsor merupakan hal yang sering terjadi. Harus
dipertimbangkan, apakah event yang akan diselenggarakan merupakan event yang
unik? Apabila ya, bagaimana hasilnya, apakah sukses atau gagal event tersebut?
Banyak event sukses dengan kerjasama tetapi tidak sedikit juga yang mengalami
kegagalan. Hal ini terjadi karena kesalahan EO dalam mengidentifikasi event. Atau
sebaliknya, perusahaan tidak melihat kesamaan tujuan dalam event.
5. Sumber dana dari perusahaan yang menjadi sponsor
Jenis sponsor tentunya berbeda-beda, banyak perusahaan menjadi sponsor tunggal
bagi event, menjadi sponsor utama, sponsor pendukung atau sebagai donatur saja.
Tentunya pengelompokan ini didasarkan pada seberapa penting event memberikan
nilainya pada perusahaan. Total keseluruhan biaya yang harus ditanggung tidak
sesuluruhnya harus ditangging perusahaan dan besarnya dana yang dikeluarkan
sponsor tidak selalu dalam bentuk uang namun bisa berbentuk produk, pegawai yang
kompeten atau kegiatan administrasi.
6. Karakteristik event
Event yang diselenggarakan harus memiliki karakteristik yang jelas. Berapa besar
pencapaian penyelenggara event? Apakah dengan menjadi sponsor, citra produk
perusahaan sponsor dapat menjadi meningkat. Tentunya hal ini merupakan pengaruh
dari citra event itu sendiri.
7. Reputasi EO
Reputasi yang dimiliki EO merupakan hal yang sangat penting untuk mendapatkan
sponsor. Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam menilai reputasi EO, diantaranya
dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut: a. Apakah EO memiliki ahli yang
dapat mengelola tercapainya tujuan pemberi sponsor. b. Apakah event organizer
memiliki reputasi yang baik untuk bekerjasama dengan pemberi sponsor. c. Apakah
EO pernah mendapat penghargaan selama menyelenggrakan event? d. Apakah EO
pernah melanggar peraturan yang berlaku dan mendapat sangsi? e. Seberapa pasti
EO dapat memberikan keuntungan kepada pemberi sponsor? f. Apakah event
dilengkapi dengan asuransi? g. Bagaimana respon dari staf EO untuk merealisasikan
permintaan pemberi sponsor? h. Bagaimana kondisi keuangan EO?
8. Kesempatan lainnya
Meskipun perusahaan pemberi sponsor tidak selalu menginginkan terjadi penjualan
pada saat event berlangsung namun jika dimungkinkan, hal tersebut dapat menjadi
salah satu keuntungan bagi perusahaan pemberi sponsor.
Banyak kegiatan lain yang berhubungan dengan sponsorship dapat dilakukan bersamaan
dengan event seperti:
1. Penjualan produk perusahaan secara langsung.
2. Memperkenalkan produk baru perusahaan dalam bentuk eksibisi yang dilakukan bersama
dengan event.
3. Talk show tentang produk perushaan dengan pembawa acara orang terkenal.
4. Kegiatan sosial perusahaan dalam event
5. Jenis kegiatan pendukung yang diselenggarakan bersama dengan event dapat menjadi
bagian dari penyelenggara event yang tentunya akan membawa citra tersendiri bagi event.
Penyusunan Proposal
Menyusun sebuah proposal adalah hasil kajian metodologi. menulis proposal yang benar dan
baik, dipadukan dengan hasil seni imajinasi. Agar dapat menyediakan informasi yang memadai
sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung hal-hal berikut :

1. Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi Anda dan manfaat yang dapat
Anda tawarkan kepada sponsor.
2. Rincian Event / Properti Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi
jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan dan sebagainya – semuanya
berkaitan dengan data keras / jumlah (kuantitatif). Informasi yang disediakan di sini bervariasi,
tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan
3. Rencana Pemasaran Rencana pemasaran yang telah Anda susun dicantumkan di bagian ini.
Rencana tersebut menjelaskan bagaimana Anda akan memasarkan event Anda, nilai dari semua
komponen pemasaran, media yang akan Anda gunakan, dan rencana publikasi.
4. Riset Pasar Untuk mendapatkan sponsor, Anda harus memiliki informasi menyeluruh
mengenai pasar sasaran Anda, paling tidak profilnya - siapa mereka, tingkat pendidikan mereka,
di mana mereka tinggal, dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset.
5. Pendorong Agar sponsor yakin atas manfaat yang Anda tawarkan, tampilkan bukti manfaat
yang telah diperoleh oleh sponsor pada acara yang telah Anda selenggarakan sebelumnya.
6. Paket Manfaat Tampilkan beberapa manfaat yang ada dalam daftar inventaris manfaat
kepada calon sponsor Anda. Gunakan tanda bullet untuk masing-masing manfaat. Untuk
mempermudah pemahaman calon sponsor, Anda juga dapat mengelompokkan manfaat tersebut
ke dalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat
7. Investasi Dalam bagian ini Anda harus merinci semua bentuk investasi yang dapat
dikontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk : a. uang tunai b. jasa atau
barang c. dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi Anda Dalam
bagian ini masukkan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang Anda tawarkan
Tujuan Utama Pembuatan Proposal

Adapun tujuan utama dari pembuatan proposal event adalah untuk menjelaskan konsep dan ide
dasar dari event yang akan dibuat secara mendetail sebagai upaya untuk meyakinkan calon
klien bahwa konsep itu ditawarkan dengan banyak kelebihan sehingga calon klien diharapkan
memilih konsep anda.
Proposal Ringkas
Proposal ringkas merupakan proposal yang terdiri dari 2-3 halaman yang berisi ikhtisar acara,
audiens sasaran, pemasaran, strategi promosi, dan manfaat utama yang ditawarkan. Cara ini
merupakan cara yang efektif untuk mengundang minat calon sponsor. Jangan lupa cantumkan
nomor kontak Anda agar mudah dihubungan oleh calon sponsor. Sebagai pedoman, jumlah
halaman sebuah proposal minimal 4 – 5 halaman sedangkan maksimalnya 12 halaman, lebih
dari itu, proposal Anda tidak akan disentuh oleh calon sponsor. Selain itu, proposal harus mudah
dan cepat dibaca.
Menetapkan Harga
Menetapkan harga merupakan bagian paling sulit sekaligus paling vital. Pertama dan terpenting,
biaya total harus sedikit lebih mahal daripada bila sponsor menjalankan acaranya sendiri
(pramelani.blogspot.go.id). Proposal Anda harus dapat membuktikan bahwa sponsor akan lebih
untung berinvestasi pada sponsorship dari pada kalau beriklan. Nilai keuntungan lebih tersebut
kira-kira 150% sampai 200%. Karena ada kecenderungan perusahaan akan tetap bertahan pada
zona nyaman dengan beriklan. Satu hal yang amat penting adalah jangan beberkan rencana
biaya pengeluaran Anda, karena akan merusak citra dan mengindikasikan Anda lebih
mementingkan kebutuhan Anda sendiri daripada harga diri organisasi.
Menghitung harga sponsor

Selisih antara biaya penyediaan manfaat dengan harga sponsorship adalah keuntungan (atau
kerugian) Anda. Biaya untuk penyediaan manfaat yang ditawarkan
Biaya staf dan administrasi + Biaya penjualan + Biaya pelayanan = Biaya total
Contoh Pembuatan Proposal Event Pada Proses pembuatan proposal diawali dengan :
1. Briefing Klien

Misal : Calon klien adalah perusahaan internasional, produsen alat-alat kesehatan kelas
dunia yang memiliki cabang dibanyak negara termasuk Indonesia. Salah satu produknya
adalah alat pelangsing dan penghilang lemak di perut. Pada awal peluncuran untuk
pertama kalinya produk ini menjadi bestseller di antara produk-produk lain diperusahaan
itu. Tetapi saat ini penjualannya mengalami stagnasi dan bertahan di level tertentu. Jadi
perusahaan ingin mengadakan acara agar alat itu kembali menjadi bestseller dan
penjualannya meningkat.
2. Brainstorming (curah gagasan) antar anggota tim.
Tim inti berdiskusi setelah sebelumnya dibahas mengenai briefing calon klien, pengayaan
materi produk, pasar sasaran produk mulai dari level ekonomi, kebiasaan dan gaya hidup
hingga proses uji produk.
3. Proposal
Tidak ada aturan baku bahwa isi proposal event harus seperti yang dicontohkan tetapi
rata-rata memiliki pola yang sama. Isi proposal biasanya terdiri dari : a. Latar Belakang b.
Tujuan c. Sekilas pasar sasaran d. Tema Acara e. Implementasi tema acara f.
Mekanisme rangkaian acara g. Pendukung Acara/ Talent h. Set Panggung, dan
sebagainya.
Sponsorship
Definisi sponsorship menurut International Event Group (1995) dalam Getz (1997)
merupakan biaya yang dikeluarkan kepada penyelenggara event dengan imbalan eksploitasi
komersial kepada pasar potensial dalam event. Sementara Geldard dan Sinclair (1996) dalam
Bowdin dkk (2003) mendefinisikan sponsorship sebagai sesuatu pembelian yang biasanya
intangible yang akan menghasilkan keuntungan tangible kepada pemberi sponsor misalnya
meningkatkan keuntungan serta peningkatan citra perusahaan. Dari kedua definisi tersebut tidak
hanya perusahaan saja yang menjadi sponsor namun pemerintah juga dapat masuk kedalam
kategori sponsor karena pemerintah biasa menjadi sponsor utama dalam penyelenggaraan
event atau festival.
Sebagai pemberi sponsor tentunya pemerintah menginginkan adanya keuntungan bagi
pihaknya. M. Linggar Anggoro mendefinisikan sponsor adalah penyediaan dukungan finansial
untuk suatu acara, subjek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap memang pantas
menerimanya. Sponsorship adalah menciptakan kerja sama saling menguntungkan antara
organisasi dengan perusahaan sponsor.
Apabila sponsorship dipilih berdasarkan manfaat dari besarnya eksposur atau
kemewahan acara, para sponsor selalu dapat memilih acara (event) lain yang diselenggarakan
oleh pesaing Anda. Karena itu penyelenggara event tidak dapat mengandalkan pendapatan dari
sponsor. Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan.
Sponsorship yang didasarkan kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang
menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerja sama kemitraan ini. Pendekatan
untuk pengembangan sebuah program sponsorship yang bersahabat dengan organisasi :
a. menjaga komunikasi dengan para staf dan atasan
b. mendidik semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi
c. menyediakan laporan perkembangan, laporan studi kasus, dan lain-lain untuk staf
membentuk tim sponsorship
Paket Sponsorship
Dalam pengertian yang luas, sponsor dapat di bagi menjadi :
1. Sponsor Substitusi, yaitu pertukaran tanpa adanya aliran dana masuk ke panitia, misal Media
partner.
2. Sponsor dana langsung, yaitu sponsor yang terikat kontrak dengan pihak penyelenggara
konferensi dan event dengan menyerahkan dana sponsor dengan kompensasikompensasi yang
diatur dalam sponsoship.

3. Sponsor Kerjasama Penyusunan paket sponsor menjadi bagian dari strategi pemasaran
sponsorship yang memiliki peran sangat penting. Sebuah paket yang baik adalah
mempertimbangkan keseimbangan antara produk dan satuan harga yang ditetapkan untuk
masing-masing produk atau paket yang ditawarkan.
Paket sponsor konferensi dan event scientific biasanya dapat dibagi ke dalam dua kategori
sponsorship, berdasarkan besar, kecilnya dana sponsor yang harus disediakan pihak sponsor
dan jenis paket program yang di jual kepada sponsor.
1. Sponsor berdasarkan levelnya : Sponsor emas, sponsor perak, sponsor perunggu.
2. Sponsor additional: yang ditawarkan adalah jenis sesi atau program dalam konferensi dan
event tersebut
Beberapa keuntungan yang biasanya didapat oleh pemerintah sebagai sponsor menurut
Bowdin dkk (2003) diantaranya:
1. Peningkatan ekonomi pada daerahnya
2. Peningkatan identitas masyarakat penyelenggara
3. Peningkatan interaksi sosial kemasyarakatan
4. Berbagi ide dan mengembangkan kebersamaan
5. Peningkatan infrastruktur bagi masasyarakat
6. Mendapatkan dukungan popularitas
Selain itu pihak yang sering memberikan sponsor pada penyelenggaraan event adalah
perusahaan. Perusahaan menginginkan keuntungan yang besar dari event yang
diselenggarakan. Beberapa keuntungan yang diharapkan perusahaan dari penyelenggaraan
event diantaranya:
1. Peningkatan penjualan produk perusahaan
2. Peningkatan kepercayaan konsumen kepada perusahaan
3. Peningkatan brand awareness
4. Meningkatkan merek tertentu untuk standar tertentu pula
5. Memasuki pasar khusus
6. Penyedia entertainment bagi konsumen
7. Menampilkan keunggulan produk
8. Menciptakan produk sponsor
Hal penting yang harus di ingat adalah bahwa sponsor yang memiliki potensial harus
mendapatkan keuntungan dari event yang diselenggarakan. Ada beberapa hal penting yang
harus menjadi pertimbangan untuk mendapatkan sponsor potensial, yaitu:
1. Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa pasar
yang sama.
2. Adanya media yang akan mengekspos event yang akan diselenggarakan
3. Keuntungan publisitas dan public relation apa yang akan didapat oleh sponsor
4. Keuntungan langsung apa yang akan didapat oleh sponsor disamping pemberitaan
melalui media,misalnya mendapatkan tempat khusus pada jamuan makan malam.
Gratis tiket masuk bagi sponsor dan koleganya, tempat duduk VIP Untuk event yang
membutuhkan sponsor, sebagai EO harus mengetahui bagaimana event dapat
bekerjasama dengan sponsor, karena event yang diselenggarakan dan perushaan
harus sama-sama memiliki tujuan yang sama.
Untuk mengetahui apakah event yang akan diselengarakan cocok untuk bekerjasama
dengan sponsor, berikut ini beberapa pertanyaan yang harus dijawab:
1. Apakah event yang akan diselenggarakan akan memberikan keuntungan kepada
perusahaan pemberi sponsor.
2. Apakah target pengunjung event sesuai dengan target konsumen pemberi sponsor
3. Apakah event yang akan diselenggarakan memiliki peraturan tentang spnsor
4. Apakah ada perusahaan yang tidak sesuai untuk mensponsori event? (misalnya
perusahaan rokok dan minuman keras sebaiknya tidak dijadikan sponsor untuk event
dikalangan pendidikan)
5. Apakah dalam organisasi event memiliki bagian khusus atau ahli khusus yang akan
mengelola sponsor? Memilih sponsor yang sesuai dengan event Sponsor merupakan
kontrak komersial yang berisi kontribusi perusahaan kepada penyelenggara event atas

sejumlah uang atau produk yang dikeluarkan untuk mendukung penyelenggaraan

event.
Apabila penyelenggara event tidak dapat memberikan keuntungan kepada perusahaan
pemberi sponsor, maka tidak akan ada sponsor atau dana yang akan dikeluarkan oleh
perusahaan terhadap event. Keuntungan yang diinginkan perusahaan tidak harus dalam bentuk
penjualan produk saat event berlangsung, tetapi terdapat berupa brand awareness terhadap
produk perusahaan dan sejenisnya.
Pemberian sponsor tergantung pada bagaimana event organizer dapat menampilkan
keuntungan apa saja yang dapat diterima oleh pemberi sponsor. Dengan pertimbangan tersebut
EO perlu mengetahui hal-hal apa saja yang diinginkan pemberi sponsor, seperti:
1. Tujuan penyelenggara event untuk mendapatkan sponsor
2. Peraturan tentang sponsor yang perlu diikuti oleh EO, karena setiap perusahaan
memiliki peraturan yang berbeda tentang sponsor
3. Penetapan tingkatan sponsor, misalnya sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor
pendukung. Tidak jarang juga jenis tingkatan ini memiliki nama seperti platinum, gold,
silver
4. Tipe sponsor yang cocok untuk event yang diselenggarakan. Tipe sponsor kesehatan
akan cocok menjadi sponsor pada event olah raga, minuman ringan, perusahaan
telekomunikasi akan lebih mensponsori event yang bersifat lebih
5. Bagaimana rencana sponsor ditetapkan. Hal ini akan berhubungan dengan penetapan
sponsor apabila terdapat beberapa sponsor yang ingin menjadi bagian dalam event.
6. Nilai yang ditetapkan untuk jenis barang atau jasa yang akan diberikan. Nilai barang
yang akan diberikan sebagai sponsor bisa dalam bentuk prosentasi penjualan atau
diberikan secara cuma-cuma
7. Apa keuntungan pemberi sponsor apabila mengikuti event tersebut. Harus dapat
dijelaskan keuntungan perusahaan menjadi sponsor pada event, misalnya
pengenalan produk baru perusahaan.
8. Siapa yang akan menyetujui pemberian sponsor. Persetujuan berkaitan dengan
perusahaan pemberi sponsor. Tidak semua perusahaan memberikan
kewenangannya hanya kepada direktur saja untuk menyetujui pemberian sponsor,
tetapi bisa juga menjadi wewenang manager pemasaran atau lainnya.
Banyak perusahaan yakin bahwa memberikan sponsor merupakan bagian dari strategi
pemasaran perusahaan. Sehingga hal pertama yang harus dilakukan EO adalah mengerti
bagaimana perusahaan mengembangkan strategi pemasarannya.
Menyusun rencana bisnis sponsor

Langkah awal untuk meyakinkan perusahaan pemberi sponsor bahwa event yang akan
diselengarakan sesuai dengan harapannya, maka rencananya bisnis harus ditetapkan sejak
awal. Rencana bisnis event berisi tentang (Noor sasetya, 2013):
1. Keuntungan apa saja yang akan didapat oleh perushaan pemberi sponsor dan EO penerima
sponsor.
2. Kejelasan bagaimana tujuan perusahaan dapat dicapai melalui event.
3. Rencana dan waktu menunjukan secara detil seluruh aktifitas dan tempat untuk
merealisasikan
4. Rencana biaya dan program yang akan dikeluarkan oleh perusahaan. Termasuk juga
didalamnya bagaimana pengelolaan dana yang dikeluarkan oleh perusahaan.
5. Anggaran rinci setiap biaya yang akan didanai oleh perusahaan pemberi sponsor, misalnya
dana untuk membayar staf dan ahli yang akan bekerja untuk event.
6. Hal lain yang dianggap perlu oleh pemberi sponsor sehingga mendukung rencana bisnis
pemberi sponsor dan event yang akan diselenggarakan.
Dari semua penuturan diatas perlu diingat bahwa menyusun rencana bisnis memiliki
kesamaan, kesemuanya biasanya harus memuat dan mempertimbangkan hal-hal berikut:
1. Pendahuluan
2. Latar belakang
3. Tujuan
4. Target audiens
5. Jadwal kegiatan/waktu

6. Anggaran
7. Evaluasi
Strategi Mendapatkan Sponsor

Salah satu konsep diselenggarakannya event adalah dapat menarik sponsor untuk
membiayai event, maka ada beberapa hal yang harus diingat bahwa sponsor yang potensial
harus mendapatkan keuntungan dari event yang diselenggarakan, diantaranya adalah :
1. Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa pasar
yang sama
2. Adanya media yang akan mengekspos event yang diselenggarakan.
3. Keuntungan publisitas dan Public Relations apa yang akan didapat oleh sponsor
4. Keuntungan langsung apa yang akan di dapat oleh sponsor di samping pemberitaan
melalui media, misal : mendapatkan tempat khusus dalam jamuan makan malam,
gratis tiket masuk bagi sponsor Hal ini menunjukkan bahwa tanpa dapat
mengungkapkan keuntungan apa saja yang akan di dapat oleh perusahaan menjadi
sponsor event, maka akan sulit mendapatkan sponsor tersebut. Pemberi sponsor tidak
hanya melihat keuntungan langsung saja tetapi juga event yang di selenggarakan
harus mampu meningkatkan citra yang akan di bangun event terhadap organisasi
pemberi sponsor.
Komposisi Sponsor Media

1. Melakukan kerjasama promosi dengan media, baik cetak/koran, radio, majalah
maupun televisi.
2. Sebelum melakukan kerjasama barter publikasi, diperlukan pengetahuan tentang
spesifikasi produk dan tarif space/ruang iklan/spot iklan dari masing-masing media.
3. Untuk Koran/surat kabar istilah satuan ruang iklan di surat kabar adalah
MILIMETERKOLOM atau mmk.
4. Dihitung dari baris kiri ke kanan disebut kolom dikalikan dengan panjang pendek dari
atas ke bawah disebut milimeter, ukuran iklan misalnya 2 kolom x 100 mm (10 cm) =
200 mmk.
5. Semua surat kabar menerapkan sistem perhitungan ini, yang membedakan adalah
jumlah maksimal kolomnya (panjang dalam sentimeter) sesuai dengan ukuran luas
korannya harga tarif iklan.
6. Untuk Koran/surat kabar istilah satuan ruang iklan di surat kabar adalah
MILIMETERKOLOM atau mmk.
7. Dihitung dari baris kiri ke kanan disebut kolom dikalikan dengan panjang pendek dari
atas ke bawah disebut milimeter, ukuran iklan misalnya 2 kolom x 100 mm (10 cm) =
200 mmk.
8. Semua surat kabar menerapkan sistem perhitungan ini, yang membedakan adalah
jumlah maksimal kolomnya (panjang dalam sentimeter) sesuai dengan ukuran luas
korannya harga tarif iklan.
9. Untuk Radio dan TV menerapkan sistem tarif spot iklan untuk durasi 30 detik dan 60
detik.
10. Untuk radio ada istilah ad lips yaitu announce oleh penyiar langsung. Sedangkan
untuk TV masih ada variasi lain misalnya insert, bumper in, bumper out, running text
tapi yang 33 biasanya untuk barter adalah spot TVC (commercial) 30 second atau 60
second, running text dan liputat berita saja.
Contoh Penghitungan Barter Promosi

1. Kerjasama dengan surat kabar
- Tarif iklan display BW (Black & White) Rp. 10.000/mmk
- Tarif iklan display FC (Full Colour) Rp. 15.000/mmk
a. Barter yang kita ajukan - Pemasangan iklan display BW ukuran 2 kolom x 200mm
- Diskon 80 % sebanyak 2 kali muat, artinya kita untuk membayar sebesar 20 % plus
PPN 10 %

- perhitungannya : 2 kolom x 200 mm = 400 mmk, tarif umum : 400 mmk x Rp. 10.000 =
Rp. 4.000.000 + PPN 10 % (Rp. 400.000)= Rp. 4.400.000/muat x 2 kali muat = Rp.
8.800.000,-
- Diskon 80 % (Rp. 3.200.000) dari Rp. 4.000.000/muat = Rp. 800.000 + PPN 10 % (Rp.
80.000) = Rp. 880.000/muat x2 = Rp. 1.760.000 (harga inilah yang harus kita bayar
bila pihak pengelola surat kabar setuju)
2. Kerjasama dengan Radio
- Tarif spot iklan Rp. 10.000/60 detik
- Tarif Ad-lips Rp. 15.000/ tayang
a. Barter yang kita ajukan - pemutaran spot iklan 60 detik, 10 kali perhari, selama 12 hari, barter
full promosi artinya kita mengajukan untuk dapat full barter
- Perhitungannya : Rp. 10.000 x 10 kali perhari = Rp. 100.000 x 12 hari = Rp. 1.200.000 b.
Kontraprestasi untuk surat kabar
- Logo tercantum pada Backdrop acara;
- Logo tercantum pada leaflet 2000 eksemplar
- Logo tercantum pada poster 1000 eksemplar
- Logo tercantum pada iklan promosi media cetak 34
- Logo tercantum pada Baliho 2 unit
- Logo tercantum pada booklet acara 2000 eksemplar, ¼ halaman FC
- Hak pemasangan Banner Promosi 3 buah di dalam gedung acara.
- Hak memasang umbul-umbul di luar gedung acara sebanyak 10 buah
- Penyebutan oleh pembawa acara
- Logo pada program Multimedia
Etika Sponsorship Pada saat melakukan kerjasama dengan sponsor ada beberapa hal yang
harus diperhatikan :
1. Sesuaikan sponsor yang dituju dengan event yang akan dilaksanakan.
2. Buat perjanjian untuk bertemu.
3. Patuhi kesepakatan-kesepakatan yang telah dibuat oleh sponsor

BAB VIII
PENDAYAGUNAAN WEB DAN MEDIA SOSIAL
Publikasi dan promosi dalam penyelenggaraan event adalah kegiatan yang paling
penting. Dengan adanya promosi yang direncanakan dengan baik, tujuan untuk menarik minat
calon peserta dan mendatangkan pengunjung/pembeli yang sesuai dapat dipenuhi. Langkah-
langkah dalam perencanaan promosi
1. Mengidentifikasikan pendengar sasaran
2. Menentukan tujuan komunikasi / promosi
3. Merancang pesan
4. Memilih saluran komunikasi
5. Menentukan anggaran promosi total
6. Memutuskan bauran promosi (iklan, promosi penjualan, PR dan organisasi penjualan).
7. Pengukuran hasil-hasil promosi
8. Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi pemasaran
Metode Promosi
1. Iklan
2. Promosi Penjualan
3. Penjualan pribadi / Kewiraniagaan
4. Hubungan Masyarakat / Publisitas Iklan
• Untuk melakukan kegiatan ini dapat dilakukan melalui below the line atau above the
line.
• Above the line : Media cetak, Media elektronik (Radio dan TV).
• Below The Line : Billboard, Spanduk, Giant Banner, Katalog, Brosur/ selebaran Sales
Promotion Untuk menunjang sebuah event, pengunjung dapat diberikan hal-hal sbb :
1. Diskon khusus
2. Entertaiment/Hiburan
3. Pameran, dengan membuka stand Public Relations
Kegiatan Public Relations (PR) biasanya digunakan oleh Event Organizer yang ingin
menyelenggarakan event berskala besar. Bentuk-bentuk kegiatannya adalah sbb :
1. Press Release & Konferensi Pers Mengundang Wartawan untuk menghadiri acara yang
diselenggarakan, fungsinya adalah untuk memberikan informasi kepada para wartawan yang
diharapkan dapat disebarluaskan kepada masyarakat.
2. Donasi Mengadakan event yang sebagian hasilnya akan disumbangkan atau sebagai dana
sosial.
Bentuk Promosi Efektif

1. Membuat brosur untuk mencari peserta yang berisikan tema, waktu, tempat, denah stand,
keuntungan-keuntungan (point selling) yang akan diperoleh jika calon pengunjung hadir dalam
event
2. Membuat iklan di media cetak & elektronik
3. Untuk event skala besar biasanya diadakan konferensi pers. 4. Membuat undangan khusus
kepada target pengunjung potensial 5. Membuat direct mail 6. Iklan melalui internet/ website 7.
Poster 8. Spanduk-spandk promosi 9. Stiker Promosi 10. Souvenir Promosi 11. Balon udara 12.
Billbard 13. Baliho 14. Umbul-umbul Promosi / Hanging Banner 15. Katalog Pameran 16.
Promosi Media Lokal. 37 Strategi Media Promosi - Media promosi di atas dapat dibuat sebelum
atau bersamaan kita membuat proposal untuk ditunjukkan kepada orang-orang yang
berkompeten - Hal-hal penting dalam merencanakan desain grafis antara lain : 1. Memuat
gambar ilustrsi yang sesuai dengan tema event 2. Menampilkan wajah artis atau nama-nama
penampil secara mencolok dan kontras dengan warna dasar 3. Menampilkan informasi tempat,
waktu pelaksanaan dan harga tiket tanda masuk 4. Menampilkan logo-logo calon sponsor Dalam
membuat desain, kita perlu mendalami segmen pasar event. Misal, jika event yang diadakan
adalah untuk golongan usia 30 tahun maka, komposisi warna-warna yang digunakan dalam
desain berupa warna-warna soft, pastel Dari beberapa bentuk publikasi untuk memasarkan
sebuah event, berikut adalah contoh bentuk publikasi event yang dapat ditawarkan kepada pihak
sponsor:
1. Poster coming soon
2. Poster acara
3. Spanduk
4. Ticket
5. Wall of fame
Menjalankan kegiatan di media sosial bukan hanya tentang menyajikan konten, tapi juga
membangun relasi dan interaksi dua arah dengan pengguna lain. Sebelum mulai menggunakan
media untuk publikasi, pastikan dulu tujuannya, tetapkan sasaran, rancang konten yang mau
disajikan, pilih channel yang tepat, dan tentukan ukuran suksesnya.

BAB IX
LEGALITAS EVENT
Menurut Sulistiyowati dan Harisma (2016), setiap event yang diselenggarakan harus jelas
legalitasnya. Legal dalam arti aman dari dan telah mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak
yang berwenang memberikan izin untuk penyelenggaraan event. Legalitas event dapat
ditentukan dengan kejelasan penyelenggara event. Legalitas event dapa terlihat dari kejelasan
organisasi event, status keanggotaan dalam organisasi, kontrak dan kerjasama event, dan
perijinan.
Legalitas untuk sebuah kegiatan event ditentukan oleh siapa yang menyelenggarakan
event, bisa berupa event coordinator, committee, atau perusahaan pemberi sponsor. Sangatlah
penting mengetahui siapa penyelenggara event, siapa pemilik event dan siapa yang
bertanggungjawab terhadap event. Struktur organisasi untuk event harus mampu mencerminkan
hal ini dimana didalamnya terdapat status dari setiap personel, seperti kordinator event,
kontraktor dan siapa saja stakeholdernya. Di samping struktur organisasi, pada setiap
penyelenggaraan event harus juga ada kontrak yang ditandatangani secara bersama antara
even torganizer dengan perusahaan pemberi sponsor untuk keberlangsungan event. Seluruh
legalitas tercantum di atas harus dituangkan dalam kontrak dan perjanjian yang diketahui oleh
dua pihak. Kontrak
Event Kontrak adalah perjanjian antara dua pihak yang berisi tanggungjawabdan
kewajiban yang diatur berdasarkan hukum yang berlaku yang isinya menjelaskan pertukaran
kepentingan antara kedua belah pihak (Bowdin dkk: 2003). Kontrak dapat tertulis dan juga dapat
persetujuan lisan, tetapi sebaiknya setiap kontrak dituangkan dalam perjanjian tertulis. Kontrak
biasanya tertuang dalam kalimat yang singkat dan jelas dan tidak dalam jumlah lembar yang
banyak, tetapi untuk kontrak yang mencantumkanjumlah uang yang besar dan sejumlah
kewajiban, harus tertuang dalam kontrak formal.
Goldblatt (1997) dalam Bowdin (2003) menjelaskan beberapa hal yang biasanya muncul
pada kontrak sebuah event adalah:
- Nama kedua belah pihak dan nama perusahaan yang mengikat kontrak
- Produk atau layanan yang diberikan secara detail (peralatan, hiburan, penggunaan
fasilitas bangunan, penasehat, ahli)
- Keuntungan yang didapatkan oleh belah pihak
- Tandatangan kedua belah pihak yang mengerti isi kontrak, dan kondisi perjanjian
tersebut.
Supaya kontrak menguntungkan kedua belah pihak, sebaiknya setiap kontrak memuat
seluruh elemen yang dibutuhkan, seperti: kondisi keuangan, termasuk didalamnya jadwal
pembayaran, kasus pembatalan,waktu pengiriman, hak dan kewajiban kedua belah pihak, serta
penjelasan secara rinci pertukaran barang dan jasa antara kedua belah pihak. Setiap event yang
dielenggarakan akan memiliki kontrak yang berbeda tergantung dari kepentingannya. Misalnya
event yang berukuran medium akan membutuhkan kontrak dengan pihak-pihak seperti pengisi
acara, penyedia tempat, penyedia barang dan jasa (supplier), penyedia jasa katering, kemanan,
penyedia peralatan audio visual dan sponsor.
Berbeda dengan event kecil yang diselenggarakan kemungkinan tidak memerlukan
kontrak dengan banyak pihak, mungkin hanya berupa surat perjanjian saja dan tidak

mencantumkan detail perjanjian. Kesemuanya tergantung dari jenis perjanjian dan dengan pihak
mana membuat kontraknya.
Penulisan kontrak memiliki gaya yang berbeda, sebagai seorang event manager harus
bisa menyesuaikan dengan perbedaan tersebut. Dalam operasionalnya, event organizer
membutuhkan banyak kontrak dengan pihak-pihak terkait penyelenggaraan event.
Proses pembuatan kontrak untuk kegiatan event biasanya terdiri dari lima langkah utama:
intention, negotiation, initial acceptance, agreement onterm dan signing (Bowdin dkk, 2003).
Proses pembuatan kontrak tersebut berlaku pula bagi event management yang memiliki kontrak
standar, perusahaanya terdapat pada nama dari supplier atau pihak yang akan melaksanakan
kontrak serta kondisi khusus yang akan digunakan dalam kontrak tersebut. Proses ini juga akan
membantu perusahaan untukmengerti kontrak yang dikirim oleh supplier atau sponsor serta
pihak lain yang terlibat dalam kegiatan event.
Proses pembuatan kontak ini biasanya memerlukan waktu lama. Untuk event yang
berskala besar dan kontrak yang lebih kompleks biasanya ada perjanjian utama yang dikirim
setelah negosiasi berlangsung. Isi dari perjanjian ini berupa poin penting dan sangat spesifik dari
pelayanan atau produk yang tercantum. Kontrak dapat diperbaiki, atau diberhentikan sesuai
kesepakatan pihak-pihak yang terlibat. Bagian akhir kontrak harus berisi pasal yang
memperbolehkan kesemua pihak menyelesaikan masalah pada pihak berwenang apabila terjadi
ketidaksamaan.
Kontrak antara EO dengan Pihak Penyedia Jasa Hiburan Kontrak untuk entertainment
biasanya berisi klausal tentang kewajiban penyelenggara event yang akan menyediakan barang
dan jasa termasuk juga pembayaran yang dilakukan.
Kontrak untuk pengisi acara utama bisa mencapai dua puluh sampai tiga puluh lembar
yang didalamnya berisi: - Spesifikasi teknik (microphone tata cahaya, teknisi yang dibutuhkan
danlain-lain). - Spesifikasi hospitality (makanan, minuman, waktu istirahat, akomodasiuntuk
bersantai, dan lain-lain). - Spesifikasi tempat (pembayaran, kebutuhan asuransi). Banyak
kegiatan event menampilkan hiburan sebagai kegiatan pendukung, dan kadang kegiatan
pendukung menjadi cara EO untuk menarik peserta kegiatan event yang akan diselenggarakan,
sehinggakegiatan ini pun harus masuk dalam kontrak kegiatan event meskipun hanya bersifat
kegiatan pendukung. Kontrak juga harus berisi klausal yang ditandatangani oleh kedua belah
pihak. Apabila sebuah grup entertainer diwakili oleh agen yang ditunjuk,maka agen 43 tersebut
harus juga ikut menandatangani kontrak tersebut, bias sebagai saksi atau pihak yang mewakili
pihak yang grup entertainernya.
Kontrak antara EO dengan Pihak Penyedia Tempat Penyelenggaraan Event Kontrak
untuk tempat penyelenggaraan event memiliki klausal tersendiri yang biasanya terdiri dari
penggunaan tempat serta perawatan dan kerugian yang harus ditanggung apabila terdapat
kerusakan, sehingga diperlukan sejumlah personal dan staf keamanan untuk menjaga tempat
terselenggaranya event. Kontrak untuk tempat penyelenggaraan event biasanya terdiri dari:
- Deposit Jumlah uang yang dikeluarkan yang biasanya dihitung berdasarkan prosentase
total biaya yang dikeluarkan untuk menyewa tempat. Deposit akan dikembalikan apabila tidak
terdapat kerusakan atau perbaikan atas event yang telah berlangsung.
- Pembatalan Terdapat biaya ganti rugi apabila tempat penyelenggaraan tidak jadi
digunakan, bisa juga berbentuk pengembalian penuh dari total keseluruhan biaya atau sebagian
dari jumlah yang ditetapkan. Biasanya besarnya biaya pembatalan tergantung dari berapa lama
waktu mencapai tanggal pelaksanakan kegiatan.
- Akses Akses merupakan jalan masuk dan keluar dalam satu tempat penyelenggaraan,
termasuk didalamnya kapan waktu pembukaan danpenutupan, pintu masuk dan keluar. Akses
biasanya dibedakan antara pengunjung dan pegawai. Dalam satu tempat penyelenggaraan
sebaiknya terdapat beberapa akses untuk melancarkan jalannya kegiatan.
- Keterlambatan Denda yang ditetapkan apabila penggunaan tempat melebihi waktu yang
telah ditetapkan. Sering terjadi keterlambatan pada pelaksanakan event yang berakibat pada
penggunaan tempat melebihi waktu yang telah disepakati. Sebaiknya hal ini telah masuk dalam
perhitungan waktu penyelenggaraan.
- Penambahan Menyusun tatak letak ruangan yang akan digunakan sesuai dengan
kebutuhan event. Rencana tata letak ruangan bisa berubah setelah tata letak ruang disusun, hal
ini karena tidak jarang penyelenggara hanya menghitung berapa luas ruangan yang akan
digunakan tanpa meninjau secara langsung keadaan ruangannya. Karena hal itulah maka

mungkin terjadi penambahan atau penguranganyang diperlukan untuk terselenggaranya

kegiatan.
- Lambang Lambang meliputi lambang-lambang atau logo yang akan dipajang selama
kegiatan event berlangsung. Lambang merupakan promosi dari perusahaan pemberi sponsor.
Seluruh materi promosi yang akan dipasang harus mendapat persetujuan dari pengelola tempat.
Saat menyewa tempat, harus jelas apa saja yang akan didapatkan oleh penyewa dan apa yang
tidak akan didapatkan, misalnya apabila dalam gambar atau brosur yang diperlihatkan tercantum
foto meja dan kursi beserta kelengkapan lainnya, tidak berarti bahwa tempat yang akan disewa
akan mendapatkan fasilitas yang sama seperti di gambar. Sehingga perlu dijelaskan dalam
kontrak atau perjanjian semua fasilitas yang akan didapatkan atau tidak tersedia.
Kontrak antara EO dengan Pihak Sponsor Kontrak dengan sponsor biasanya meliputi
tanda dan lambing perusahaan, eksklusifitas dari pemberian sponsor serta keberlanjutansponsor
setelah event berakhir tetap harus dijelaskan. Sebagai spesifikasi khusus, logo sponsor bisa
tercantum dalam setiap produk promosi atau hanya dalam produk-produk tertentu saja. Seperti
dijelaskan oleh Korman(2000) dalam Bowdin dkk (2003) bahwa perusahaan pemberi
sponsorbiasanya akan meminta secara detil ekslusifitas dari merk perusahaannya untuk
mendapatkan keuntungan maksimal dari sebuah event. Ia juga menjelaskan bahwa untuk
sponsor dengan prosentase kecil harus dapat dipastikan bahwa mereka tidak membutuhkan
portofolio seperti pemberi sponsor utama. Karena ada perbedaan pemberian sponsor
berdasarkan jumlah yang diterima oleh event organizer, maka terdapat tingkatan untuk sponsor,
misalnya: sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendampingatau supplier sebagai pemberi
sponsor juga harus ada dalam kontrak. Kontrak dengan sponsor akan menjelaskan juga hak dan
kewajiban yangharus dipenuhi, seperti berapa jumlah delegasi/pengunjung yang hadir dan
diberikan kepada sponsor.
Kontrak antara EO dengan Media Kontrak dengan media akan sangat beragam karena
terdapat jumlah uang yang besar, misalnya pada proses produksi dalam dunia broadcast yang
akan menghasilkan barang seperti video dan rekaman suara. Beberapa hal yang penting dalam
klausal kontrak yang dibuat dengan broadcast adalah:
- Area Harus dapat mengidentifikasi cakupan area dilaksanakannya kontrak, misalnya
lokal, nasional, atau internasional. Perusahaan event harus berhati-hati dengan hak cipta dari
liputannya serta nilai-nilai yangakan disiarkan.
- Garansi Harus dipertimbangkan ketika jenis dan level dari sponsor yang akan
diikutsertakan dalam liputan. Terkadang kontrak dengan sponsor dan kontrak dengan broadcast
menimbulkan perselisihan. Apabila terdapat tiga pihak yang terlibat, sebaiknya cantumkan
semua pihak yang akan terlihat di dalamnya.
-Izin tayang ulang Berisi tentang berapa banyak penayangan dalam jangka waktu yang
telah diterapkan, kewenangan pihak broadcast dalam meng-edit atau mengambil intisari
penayangan, dan berapa banyak peralatan yang digunakan. Biasanya hal ini akan terjadi setelah
event selesai terselenggara, sehingga kontrak yang dibuat harus mencantumkan masa berlaku
kontrak.
- Merchandising Kontrak dapat berisi pasal atas siapa yang memiliki hak cipta dari produk
aslinya. Hak kepemilikian dan penjualan produk sepertibarang-barang promosi dan rekaman
event yang diselenggarakan dapat menjadi pemasukan utama untuk sebuah kegiatan.
- Akses Akses bagi broadcaster untuk memasuki area event, akses merupakan point
utama, apakah tim broadcast akan berada di panggung selama kegiatan berlangsung?
Bagaimana rencana penempatan peralatan yang digunakan juga harus masuk dalam pasal yang
ada di kontrak. Apakah broadcast bisa juga dengan mudah wawancara tamu utamadalam event.
Sangat penting dijelaskan dalam kontrak berapa banyak akses yang dimiliki oleh broadcaster
untuk meliputi kegiatan yangberlangsung. Broadcaster biasanya dapat memberikan banyak ide
dalam menata tempat penyelenggaraan sesuai dengan acara yang akan diliput. Misalnya area
yang cocok dengan liputan televisi serta dekorasi yang sesuai dengan tema kegiatan yang
berlangsung. Kesemuanya tergantung pada kebutuhan event, misalnya, keikutsertaan stasiun
televisi pada penyelenggaraan event dalam merencanakan dan mendekorasi ruang sesuai tema
dari kegiatan yang berlangsung sehingga selama event berlangsung, hal ini mampu membawa
sinergi antara event, sponsor dan broadcaster yang kesemuanya memberikan keuntungan bagi
stakeholder yang terlibat.

Kontrak antara EO dengan Asuransi Asuransi merupakan strategi yang digunakan untuk
memperkecil resiko yang mungkin ditimbulkan oleh suatu event. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam mengasuransikan suatu event adalah: - Kontrak tempat penyelenggaraan,
apakah asuransi termasuk dalam kontrak yang ditandatangani saat penyewaan tempat? -
Apakah ada keamanan yang memadai ditempat diselenggarakan event? Kondisi yang
diharapkan berupa penjagaan atas barang-barang dan kondisi pencegahan yang diharapkan. -
Pastikan bahwa asuransi akan menutup semua biaya kerugian yang ditimbulkan, atau sebagian
sesuai dengan perjanjian yang dibuat. - Apabila dalam kontrak tertera hanya akan menutup
semua resiko kecil yang muncul, maka harus muncul pertanyaan Apakah dibutuhkan asuransi
lain untuk menutup semua kegiatan apabila terjadi sesuatu?‟ - Apakah pengunjung/peserta dan
semua orang yang terlibat dalam event juga termasuk dalam kontrak asuransi? - Apakah
peralatan yang dipinjam juga termasuk dalam asuransi? Apabila terjadi kerusakan, apakah
asuransi juga akn menutup semua biayanya? Masih banyak asuransi yang dapat digunakan
untuk meminimalisasi resiko yang ditimbulkan penyelenggaraan event. Di banyak negara maju,
penggunaan asuransi kecelakaan diri bagi pekerja, sukarelawan dan peserta atau pengunjung,
serta asuransi properti. Kesemua asuransi yang akan digunakan dalam penyelenggaraan event.
Di banyak negara maju, penggunaan asuransi pada event sudah mulai diperhitungkan, misalnya
asuransi cuaca, asuransi kecelakaan diri bagi pekerja,sukarelawan dan peserta atau
pengunjung, serta asuransi properti. Kesemua asuransi yang akan digunakan dalam
penyelenggaraan event haruslah dilaksanakan dengan legalitas yang jelas.

BAB X
MANAJEMEN RESIKO EVENT
Berbagai kemungkinan dan konsekuensi dari tidak tercapainya tujuan event yang ditetapkan:
 Resiko ekonomi : kerigain karena kekurangan sponsor, donasi atau penjualan tiket
 Resiko psikologis: lokasi terpencil atau reputasi venue yang buruk
 Resiko kinerja: kegagalan artis, atau keterlambatan pengisi acara
 Resiko fisik: keamanan pekerja, kontraktor
Risiko Special Event dari Perspektif Project Management

Resiko adalah berbagai kemungkinan dan konsekuensi dari tidak tercapainya tujuan
proyek event yang ditetapkan. Tantangan terbesar dari industri event adalah kehadiran risiko
yang menjadi bagian integral dari industri tersebut.
Dalam suatu perusahaan, kantor event bertanggung jawab untuk membiayai sejumlah
event besar atau pekerjaan besar lainnya, bekerjasama dengan bagian pemasaran atau humas
karena kantor event memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk memastikan bahwa event
dapat memaksimalkan kesempatan yang ada dan meminimalkan risiko bagi perusahaan.
Tiap event merupakan kombinasi unik dari suppliers, venues, klien, sponsors, dan
audien. Meskipun jika semua elemen event benar-benar sama, namun cuaca pasti berbeda,
dolar Australia naik, perusahaan pentingnya bankrut atau merger, atau ada aturan baru yang
berkenaan dengan event.
Jika kita tidak belajar dari kesalahan, maka kita akan dinyatakan bersalah dan akan
mengulanginya. Event manager individual, dengan diri mereka sendiri, akan sulit melakukan hal
ini. Pastinya mereka dapat belajar dari kesalahan mereka sendiri – tapi hal ini tidak dapat
membuat sebuah industri. Asosiasi seperti ISES dapat menyediakan tempat untuk
menyimpan the 'lessons learned' yang dapat digunakan untuk memperkuat industri.
Untungnya event manager memiliki perangkat yang dapat digunakan bagi event mereka
selanjutnya. Yaitu merupakan metodologi manajemen risiko yang dibentuk dalam project
management. Tulisan ini akan memberikan outline metodologi tersebut, mengadaptasikannya
kedalam industri event dan akhirnya memberikan beberapa referensi.
Manajemen Risiko
Industri kita didasarkan pada risiko. Ketidakpastian akan masa depan akan menciptakan
risiko. Sebuah event merupakan kombinasi unik dari elemen-elemen seperti suppliers,
pengunjung, klien dan juga tingkat ketidakpastian. Kebanyakan waktu event manager digunakan
untuk mengurangi ketidakpastian ini. Saat saya menyelenggarakan konser ditengah-tengah rawa
( Macquaire Marshes di NSW) ketidakpastiannya sangat tinggi. Apakah ada orang yang datang?
Apakah saya harus menggunakan satelit untuk siaran? Apakah ada pengunjung yang nanti
digigit ular atau bertemu dengan babi hutan. Pekerjaan manajemen risiko ini adalah untuk
menemukan area ketidakpastian dan menguranginya. Penjelasan ini tidak cukup bagi event
manager modern, mereka harus mampu mendemonstrasikan bagaimana hal ini dilakukan.
Mitos pertama yang harus dihilangkan adalah bahwa manajemen risiko hanya memberi
perhatian pada keselamatan atau keamanan. Ini memang merupakan bagian penting
manajemen risiko – tapi tidak hanya itu. Jika event manager berkonsentrasi hanya pada isu
keselamatan, maka mereka akan kehilangan area risiko lain yang akan mengganggu
keselamatan itu sendiri. Sebagai contoh tidak cukup dana untuk menyewa sejumlah staf
keamanan karena sponsor menarik diri. Dalam kasus ini risiko utama adalah penarikan diri
sponsor. Risiko kedua adalah hasil dari isu keamanan. Keunggulan yang dimiliki event
manager adalah mereka sangat sadar akan risiko keselamatan. Orang-orang adalah event kami.
Saat seseorang mendarat dibulan dan dunia menyaksikannya – ini yang membuat special
event – maka ini bukan hanya perbuatan orang-orang engineering. Event manager memahami
proses dasar untuk melakukan perencanaan manajemen risiko secara penuh. Mereka siap
melakukan hal ini saat mereka berjalan menuju lokasi, melihat masalah, seperti listrik yang tidak
bisa dimatikan atau tangga yang tidak nampak pada cahaya terang.
Konsep yang salah :
 penilaian resiko hanya dibutuhkan oleh event besar
 penilaian resiko hanya dilakukan oleh profesional atau event organiser
 penilaian resiko sangat kompleks dan berbelit-belit
 saya tidak paham akan penilaian resiko
 saya tidak perlu khawatir tentang penilaian resiko
mengapa semua event memerlukan penilaian resiko?
 Sebagai seorang event event organiser, kita mempunyai tanggung jawab kepada publik
untuk memastikan bahwa event yang kita selenggarakan berjalan dengan aman dan
matang.
 Penilaian tentang resiko memberikan arahan kepada kita tentang tindakan apa yang harus
diambil ketika terjadi peristiwa.
 Penilaian atas resiko tidak menajamin bahwa event yang dilaksanakan tidak mengandung
kesalahan, tetapi penemuan-penemuan diawal sangat membantu mengurangi terjadinya
akibat yang bakal muncul bila hal tersebut tidak diketahui di awal.
 Penilaian atas resiko meruapakan usaha terbaik kita bahwa perencanaan yang kita buat
selalu dilandasi oleh back up strategy dan pencegahan yang efektif.
Poin kunci :
 yakinkan bahwa setiap orang mempunyai tanggung jawab atas posisi dan bidangnya,
erutama yang berkaitan dengan keselamatan, kesehatan dan gangguan terhadap jalannya
acara
 selain dalam bentuk tulisan, pastikan bahwa semua crew yang terlibat dilakukan briefing
atas resiko yang potensial
 penilaian atas resiko adalah proses yang logis – nyatakan dalam pertanyaan : “bagaimana
jika...” jangan buat complicated. Anda harus mencari cara untuk mengcover dan
menanganinya.
Proses analisis risiko yang dapat digunakan oleh para event manager dalam setiap event yang
dijalankannya :
 Identifikasi risiko
 Menilai kemungkian terjadinya risiko
 Menilai dampak terjadinya risiko
 Membuat strategi untuk meminimumkan risiko
 Menetapkan tugas untuk meminimumkan risiko dengan kerangka waktu
 Monitor risiko
 Menilai kembali risiko dengan tindakan lebih lanjut
Figure 1 shows the flow chart of the process. Note that there is an output - or deliverable from
this. It is a risk plan document.
Terdengar sangat teknis – tapi jika anda mengamati apa yang anda lakukan jika anda
bertanya pada caterer contoh makanan mereka anda mulai memasukkan elemen manajemen
risiko ke dalam event. Penilaian risiko anda dapat menyimpulkan bahwa ini merupakan ide yang
baik untuk mengambil foto piring makanan sehingga caterer tahu apa yang anda harapkan pada
malam event. Sehingga meminimumkan kemungkinan mereka melakukan kesalahan pada saat
itu jika mustahil untuk memperbaikinya, seperti jika akan dihidangkan untuk tamu.

Harapannya, contoh ini dapat menggambarkan proses manajemen risiko teknis sebagai
sifat alamiah kedua dari event manager, yang lebih pada intuitif. Langkah selanjutnya adalah
melihat semua elemen event dan mengaplikasikan proses yang sama. Tapi disini ada masalah –
bagaimana anda mengidentifikasi semua elemen tersebut? Jika anda melupakan satu hal maka
anda tidak dapat melakukan manajemen risiko secara penuh. Inilah mengapa manajemen risikko
di dasarkan pada project management. Elemen tersebut ditemukan dalam work breakdown
structure (WBS). Oleh karena itu, daftar pekerjaan yang dibutuhkan harus dilakukan untuk
mengorganisasi dan menyelesaikan event.
Sebagai contoh salah satu elemen WBS adalah sponsorship. Risiko yang ada pada
wilayah ini bisa jadi sponsor menarik diri dari event. Menggunakan proses analisis risiko diatas,
kita dapat melihat kemungkinan hal ini terjadi dan konsekuensinya jika hal ini terjadi. Lalu kita
mencoba mengurangi keduanya jika mungkin. Kita dapat mengurangi kemungkinan ini dengan
memastikan bahwa kita secara teratur mengkomunikasikan dengan sponsor dan memahami
kebutuhan bisnis mereka. Kita dapat mengurangi konsekuensi yang terjadi dengan memastikan
bahwa kita memiliki sponsor pengganti. Apakah ada cara lain bagi event untuk mengurangi risiko
tersebut?
Ada lebih banyak perangkat dan teknik dari project management yang dapat digunakan,
yaitu:
1. Analisis Stakeholder – beberapa risiko muncul dari permintaan stakeholders. Oleh
karena itu stakeholder management plan merupakan langkah pertama manajemen risiko.
2. Fault trees – teknik ini digunakan untuk membantu identifikasi risiko dan membuat staf
dapat diminta nasehatnya dan menjadi bagian proses manajemen risiko. Catat bahwa
'konsultasi' merupakan rekomendasi dalam beberapa aturan OHS. Mendapatkan
keterlibatan staf dan suplier dalam analisis risiko merupakan langkah penting.
3. Dokumentasi – bukti keberhasilan manajemen risiko bukan hanya bebas dari
insiden, event yang sukses, tapi juga dokumen yang mencatat risiko dan menjadi bagian
terintegrasi dari event management. Hal ini juga termasuk lembar laporan insiden dan
daftar risiko. Hal ini membentuk dokumen perencanaan manajemen risiko. Dokumentasi ini
merupakan dasar bagi project management.
4. Terminologi - manajemen risiko proyek memberikan event company sebuah daftar
bentuk akurat yang dapat menggambarkan risiko. Hal ini merupakan standar yang
digunakan pada seluruh industri. Sebagaimana staf memiliki bahasa untuk
menggambarkan masalah yang mungkin terjadi pada saat yang sama ketika mereka
menganalisanya.
5. Audit Risiko – audit risiko terkait dengan kompetensi dan model maturity yang
dinamakan conference paper. Tujuan audit risiko adalah agar organisasi event mengetahui
standar yang mereka gunakan dibandingkan dengan industri lainnya. Hal ini
membantu gap yang ada. Gambar 2 merupakan adaptasi dari industri olahraga – yang
jauh lebih maju dibandingkan dengan industri event dalam bidang ini. Dalam kasus ini
untuk event publik.

contoh Identifikasi risiko menggunakan checklist dibawah ini agar cepat
1. Organisasi
 Apakah event dilaksanakan dengan dukungan sebuah perusahaan?
 Apakah komite telah mendelegasikan kewenangannya untuk mengorganisasi dan
melaksanakan event?
 Apakah peran komite sudah jelas?
 Apakah tanggung jawab anggota komite sudah jelas?
 Apakah komite bekerja sesuai dengan timelines yang sudah dibuat?
 Apakah catatan yang akurat mengenai proses dan keputusan pada rapat telah dibuat?
 Apakah komunikasi telah dijaga dengan baik antar anggota komite?
 Apakah komunikasi telah dijaga dengan baik antar komite dengan organisasi induk?
 Apakah pengelola sadar akan dengan Duty of Care?

2. Keuangan
 Apakah proyeksi finansial telah diselesaikan untuk mewujudkan event?
 Apakah keuangan telah dialokasilan pada masing-masing peran anggota komite?
 Apakah sudah ada persetujuan untuk memisahkan keuangan event dengan organisasi
induk?
 Apakah transaksi keuangan sudah sesuai dengan bukti?
 Apakah bukti transaksi telah tersimpan dengan baik?
 Apakah ada petugas keamanan yang menjaga aset finansial?
Dalam industri event sebagaimana juga industri lain yang project based, identifikasi dan

manajemen risiko menempati prioritas tertinggi bagi manajemen. Ada beberapa keadaan
tertentu pada event yang menambah pentingnya manajemen risiko seperti:
 Kerumunan yang besar
 Menggunakan tenaga relawan dan staf yang tidak cukup terlatih
 Venue dan lokasi yang tidak dapat diuji/diperiksa
 Keputusan yang harus cepat dan kurangnya waktu, khususnya jika event sudah semakin
dekat
 Aktivitas yang kompleks dan membutuhkan spesialisasi
 Mendebarkan, aktivitas yang ditampilkan yang merupakan risiko
 Kebutuhan akan hubungan yang baik dengan komunitas
 Komunikasi yang tidak dapat diuji
 Event company yang baru
 Pengendalian 'continuing work' yang sedikit pada subkontraktor dan supplier
Kurangnya waktu untuk mempertimbangkan dengan baik keputusan yang diambil, seiring
dengan semakin dekatnya event, ditambah lagi dengan biaya yang dibutuhkan untuk membuat
setiap perubahan, menjadikan periode yang sangat berisiko pada saat event hampir dimulai.
Kedua hal tersebut diatas bersama-sama menjadi alasan yang penting untuk mengidentifikasi
dan mengendalikan masalah sebanyak mungkin.
Definisi Manajemen Risiko

Definisi manajemen risiko menurut The Australian Standard adalah:
Manajemen Risiko merupakan bentuk yang diaplikasikan ke dalam metode sistematis dan logis
dalam membangun konteks, identifikasi, analisis, evaluasi, mengelola, memonitor dan
mengkomunikasikan risiko yang terkait dengan setiap aktivitas, fungsi atau proses yang mampu
dilakukan oleh organisasi untuk meminumumkan kerugian dan memaksimumkan peluang.
Manajemen Risiko lebih pada identifikasi peluang dan menghindari atau mengurangi
kerugian.Penekanan pada identifikasi peluang sangatlah penting bagi event
management sebagaimana risiko yang dapat merangsang proses kreatif.
Pada sebuah event yang saya selenggarakan baru-baru ini bersama Dewan Seni
didaerah pedalaman Warrumbungles di Australia, hujannya sangat lebat, badai dan semua
sungai banjir. Dan ini merupakan event outdoor. Saya membuat keputusan untuk
memindahkan event ke dalam arena olahraga tertutup. Selama seharian di dalam venue,
seniman lokal melukis gambar pegunungan yang besar sehingga audien paling tidak akan
merasa berada di sebuah gunung berapi. Ini merupakan kesempatan untuk memperoleh uang
untuk disumbangkan pada kegiatan amal. Kami memutuskan untuk melelang lukisan tersebut
dan mendapat $1500. Sebuah risiko telah berubah manjadi peluang.
Identifikasi Risiko
Pengetahuan yang didapat dari pengalaman menyelenggarakan event adalah
kemampuan untukmengidentifikasi risiko. Sehingga masuk akal jika kita bertanya pada mereka
yang telah berpengalaman. Dalam banyak kasus mereka ini adalah kontraktor dan pemasok.
Meskipun sebuah event bisa saja memakan waktu perencanaan selama setahun dan selesai
dalam satu hari, pemasok secara kontinyu bekerja pada beberapa event dan pengetahuan
mereka tidak ternilai dibandingkan dengan event manager.
Metode identifikasi risiko lainnya adalah:

1. Mengadakan pertemuan dengan stakeholder
2. Mempekerjakan pakar manajemen risiko
3. Mengumpulkan isu pada pertemuan staf dan relawan
4. Melalui pemerintah setempat dan kepolisian
5. Menanyakan petugas emergensi
Bertukar pikiran merupakan metode identifikasi risiko yang umum. Pertemuan untuk
bertukar pikiran ini dapat diselenggarakan pada sepanjang event atau pada bagian tertentu.
Menggunakan pengujian event, model event, dan 'event incubating' merupakan metode lain
untuk mengidentifikasi risiko. Olympic Organising Committee membuat jadwal terperinci
dari event yang lebih kecil yang dapat menguji aspek dari rencana keseluruhan. Sebelum ada
komputer yang dapat melakukan modelling event. Bagaimanapun, skenario keuangan
sederhana, menggunakan kertas kerja dan software project management, digunakan sebagai
metode untuk identifikasi risiko. Dalam skala yang lebih besar dan lebih scientific, event dapat
dibuatkan inkubator dalam sebuah lingkungan yang terkendali atau dalam sebuah skala kecil
dan rencana yang telah selesai digunakan sebagai dasar dari event yang lebih besar atau
digunakan di wilayah lain.
Perangkat Identifikasi Risiko

Cause to effect :
Effect to cause ;
Fault Tree
Kurangnya Peserta pada Festival Wine and Food
Promosi Tema/Konten Operasi/Staging Lingkungan
Publisitas negatif Supplier yang tidak Ketiadaan parkir/ Cuaca buruk

cocok transport

Dokumentasi
Risk Management for Special Events

Planning, Evaluation and Risk Control Checklist
ABAG PLAN
Introduction
This checklist and event evaluation tool was developed to assist ABAG PLAN members
anticipate and reduce the uncertainly involved in special events planning and execution. No
checklist can identify every possible scenario and risk exposure, but it will provide a framework
for discussion and analysis of risk associated with each exposure. This process will help assure
that incidents do not occur as a result of poor planning or failure to recognize potential risk. The
completed checklist also provides documentation of the evaluation process, assigns
accountability, and provides a means of follow up.
Event Details
Name of the Event:

Date(s:
Hours Open to Public:
Anticipated:
Audience/Attendees: Families ___ Teens ____ Seniors ____ Children ____ Singles ____

Disabled ____ Pets ____

Event Sponsor:
Event Organizer:
For Profit ____ Non Profit ____
Organizing Committee
Members:
Participating Groups/Organizations:

Service or Goods Providers:

Moderate to High Risk Events
IF your event involves any of the following, please contact Marcus Beverly, Risk Manager,
ABAG PLAN regarding special events insurance coverage. Special events insurance
requirements for
Special Events/Instructors, Vendors/Contractors Insurance and may be reviewed at
1 Minors as participants
2 Lodging and Accommodations will be provided for overnight stays for participants
3 Alcoholic beverages will be served
4 Vendors and/or exhibitors will be present
5 Musical performances or other entertainment will be provided
6 Rides
7 Mechanical devices
8 Inflatables (jumphouses, etc)
9 Animals, petting zoos
10 Fireworks, hazardous materials, or other fire related dangers
11 Any other activity that would rank as “moderate to high” risk such as races or water sports
Certificates of insurance must be obtained which name the city as an additional insured.
Potential Check Risk Management Strategy (may be a Person Plan To Be

Risk issues of combination of all) Responsible Completed
concern by
associated Date
with this
event
Cancel Hazard ID Insurance Response /
the and and Contingency
Activity Mitigation Contracts Plans
Procedure
s Needed
PLANNING AND
EVENT
ADMINISTRATION
Special Events
Committee in place
Schedule meetings to
assure consistent
communications with
all stakeholders
Document review and
verification process in
place
Safety review for each
activity in place
Vendor/Contractor ris
k control plan provided
Guidelines, rules, and
requirements for all
providers and
participants signed
A thorough
site/building survey
has been completed to
assure it meets criteria
for the event and has
no identifiable
associated detracting
features or hazards
Potentia Check Risk Management Strategy (may be a Person Plan To

l Risk issues of combination of all) Responsibl Be
concern e Complete
associate d by
d with this Date
event
Cancel the Hazard ID Insuranc Response /
Activity and e and Contingenc
Mitigation Contract y Plans
Procedure s
s Needed
FINANCIALS
Financial
projections are
complete and
indicate event is
viable
A member of the
organizing
committee has
been designated as
responsible person
for finance
Receipt collection
and accounting
procedure is in
place
A mechanism is in
place which keeps
the City” finances
separate from the
organizer’s
finances, if different
Bonds
Event cancellation
penalties or losses
Security deposits
Fees

concern e Complete
associate d by
d with this Date
event
Cancel the Hazard ID Insuranc Response /
Activity and e and Contingenc
Mitigation Contract y Plans
Procedure s
s Needed
PEOPLE
SAFETY
Participant
Spectator
Lost person(s)
Minors
Crowd control
Volunteers and
employees

concern e Complete
associate d by
d with this Date
event
Cancel Hazard ID and Insuranc Response /
the Mitigation e and Contingenc
Activit Procedures Contract y Plans
y Needed s
SITE SAFETY
Seating
Props and
decorations
Walking
surfaces
Lighting/visibility
Temporary

structures
Temporary
electric/utilities
Emergency
service access
Heating and
cooling
Communication
s
Sanitation
Life safety for
buildings
(capacity, exits,
alarms,
emergency
lighting)
Fire prevention
and controls-
pyrotechnics,
bonfires,
fireplaces

concern e Complete
associate d by
d with this Date
event
Cancel Hazard ID and Insuranc Response /
the Mitigation e and Contingenc
Activit Procedures Contract y Plans
y Needed s
PARKING AND
TRANSPORTATIO
N
Road closure
Traffic routing
Emergency vehicle
access
Parking
EMERGENCY
RESPONSE
First aid/Medical
Evacuation
Earthquake
Fire
Violence
ENVIRONMENT
Noise and/or
light pollution

Environmental
impact
Water utilization and
disposal
Recycling
Weather
contingency
SECURITY
Alcohol/Drug
management
Fencing/Perimeter
security
Protection of money
Entry/Admission
controls
Anti-social behavior
Sabotage
VENDOR-
CREATED RISK
Cooking (fire, hot oil,
etc)
Food safety
Temp. structures or
equipment
Storage
Mobility and
transport
ANIMALS
Pet Admission
Exhibits
Performances
ENTERTAINMENT
Rides
Inflatables (e.g.
jumphouses)
Mechanical devices
Play equipment
Demonstrations
REGULATORY /
LEGAL / RISK
TRANSFER
Waivers and hold
harmless
Insurance policies
Accessibility and
special
accommodations

Permit requirements
Application review
Use agreements
Contracts
License and/or
certification
requirements
New legislation
pertaining to the
event which must be
addressed
REPUTATION
Entertainment
Political
Drugs and alcohol
Vendor sales items
Impact on property
owners and
neighbors
Beberapa alternatif penangangan risiko yang dapat diambil antara lain yang bertujuan untuk
1. menghindari risiko (risk avoiding),
2. memitigasi risiko untuk mengurangi kemungkinan atau dampak (risk reducing),
3. mentransfer risiko kepada pihak ketiga (risk sharing)
4. menerima risiko (risk acceptance)).
BAB XI
MANUAL EVENT
Mendekati hari pelaksanaan sebuah EO yang baik akan mengeluarkan manual event
yang berisi panduan mengenai event yang akan berlangsung. Manual event merupakan sebuah
catatan dan ringkasan dari sebuah event. Manual event digunakan untuk mengatur berbaai
dokuumen utama seperti jadwal dan format administrasi lainnya, salinan kontrak, checklist, floor
plan) yang perlu untuk mengelola sebuah event. Fungsi dari manual event antara lain untuk
monitoring dan metode komunikasi.
Beberapa jenis manual event yakni:
1. Manual event utama (master )
berisi dokumen pokok yang menunjukkan bagaimana mengorganisir event yang
mencakup template atau format yang dapat digunakan. Di samping itu, manual event
utama memuat kebijakan korporat yang berkaitan dengan permintaan untuk proposal,
hubungan vendir, kebijakan pembayaran, proses kontrak, kajian hukum, pedoman
perushaan tentang jenis event yang boleh diselenggarakan ssuai standar sosial dan
etika.
2. Manual event produksi atau operasi
Manual event ni adalah manual kerja harian kerja yang spesifik yang memuat isian dari
manual master ditambah berbagai persyaratan, hambatan, dan variable. Manual event
produksi ini juga memuat gambaran tentang bagaimana event ssuai dengan sasaran
strategis perushaan dan event tersebut.
Dokumen utama yang harus dimasukkan ke dalam manual operasi adalah:
a. Daftar audio visual;perlengkaan apa saja yang diperlukan, kapan diperlukan, nama
dan no ruangan, kontak orang, kebutuhan listrik, kapan ruang siap diatur
b. Daftar keutuhan terkait listrik
c. Pergeseran jadwal, pastikan informasi terdokumentasi dengan baik menggunakan
tanggal, waktu, dan nama ruangan yang spesifik
d. Daftar registrasi peserta; untuk memastikan hal-hal yang terkait dengan logistic atau
transportasi untuk undangan
e. Judul sesi, rencana rotasi, permintaan khusus sebagai pengingat singkat
f. Jadwal rotasi; jadwal sesi rinci, termasuk no ruangan/lokasi dan waktu
g. Memo; koleksi berbagai dokumen tentang kronologi yang berkaitan dengan event
h. Catatan; komentar pribadi dan catatan rinci lain termausk kertas pengingat
i. Skematika lab; tata letak perabot, listrik, perlengkapan audiovisual
j. Garis besar sesi; kerangka umum dari sesi-sesi dalam event
k. Rencana konferensi dan dikumen rancangan sesi; diperlukan kerangka sesi dengan
sasaran yang terukur dari pihak yang bertanggung jawab untuk mengembangkan ssi
event tersebut
l. Keuangan; untuk menelusuri status anggaran event
m. Evaluasi; ringkasan dari berbagai pendapat yang disampaikan oleh peserta dan tamu
yang hadir.
3. Manual Staf
Manual staf memuat hal-hal yang berhbungan dengan tugas dan tanggung jawab staf
yang spesifik.
Checklist manual operasi berisi antara lain:

1. Desain manual
2. Info yang berkaitan dengna narasumber utama dan logistic
Berisi nomor kantor dan no HP semua personel kunci, info jalur telepon yang bisa
digunakan, nama-nama orang yang terkait langsung dengan pengelolaan tempat event
3. Produksi
Berisi ringkasan event, jadwal lokasi, catering, keamanan, tugas dan tanggung jawab,
fasilitas, daftar kru, jadwal pemasok, dll.
4. Media informasi
5. Gambaran umum event, lembar fakta tentang event

BAB XII
EVALUASI DAN PENGUKURAN EVENT
Bowdin et al. (2001), evaluasi event adalah suatu proses pengamatan yang kritis,

pengukuran dan pemantauan terhadap implementasi event, dengan tujuan untuk menaksir
dampak yang dihasilkan secara akurat.
Melalui definisi di atas, kita dapat memahami bahwa keberhasilan suatu event hanya
dapat diukur melalui proses evaluasi. Tanpa melakukan evaluasi, keberhasilan event hanyalah
sekedar asumsi yang tidak memiliki bukti. Oleh karena itu, setiap event yang sudah
diselenggarakan perlu dievaluasi kembali.
Kembali mengutip dari karya tulis Asta Beloviene, Event Management Handbook, kriteria yang
diukur dalam suatu event terbagi menjadi dua:
1. Hard criteria, yang berfokus pada hasil (outputs) yang tampak (tangible) dan terukur
secara kuantitatif. Misalnya jumlah dan profil pengunjung, data penjualan, laporan
keuangan, dan kebutuhan biaya event.
2. Soft criteria, yang berfokus pada proses dan cenderung tidak tampak (intangible) dan
hanya dapt diukur secara kualitatif. Misalnya citra positif, persepsi pengunjung, komitmen
staf, dan manfaat sosial.
Cara-cara umum yang sering digunakan untuk mengevaluasi event:
1. Survei (kuisioner)
2. Wawancara
3. Focus group discussion
4. Media monitoring – kliping koran, dsb.
5. Rapat panitia
6. Rekaman video

Sebaiknya dalam mengevaluasi event tidak hanya melibatkan pihak internal, tetapi juga pihak-
pihak luar yang turut terlibat dalam event tersebut.
Satu hal yang perlu tetap diingat, jangan pernah menganggap remeh evaluasi.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, Iqbal Alan. 2009. Manajemen Konferensi dan Event. Yogyakarta: Gajah Mada
University Press.
Goldblatt, Joe. 2002. Special Events. New York: John Wiley and Sons.
Kennedy, John E. 2009. Manajemen Event. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer.
Sulaksana. 2003. Integrated Marketing Communications - Teks dan Kasus. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.
Noor, Any. 2009. Manajemen Event. Bandung: alfabeta.
Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relation dan Media Komunikasi (Konsepsi dan
Aplikasi). Jakarta: Raja Grafindo Persada.
O’Toole William dan Phyllis Mikolaitis. 2012. Corporate Event Mangement. Jakarta: PPM Press


02-Buku Informasi Event 1.0

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

02-Buku Informasi Event 1.0

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

A. Tujuan Umum -------------------------------------------------------------------------------------- 3

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 2 dari 47

Event Mahasiswa dapat memahami jenis event dan

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 3 dari 47

Event Manajemen adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan

PENGERTIAN EVENT ORGANIZER

PERAN EVENT ORGANIZER

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 4 dari 47

Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga

Jenis-Jenis event berdasarkan jenis ukuran dan besarnya

4. Organizational event (charity, political, commercial, sales)

Walaupun tujuannya hanya ingin memperkenalkan produk, tapi perusahaan juga

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 6 dari 47

POSISI EO POSISI EO DI ANTARA 5 P

KAITAN HUMAS DENGAN EVENT

1. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 7 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 8 dari 47

Karakteristik Tahun n-1 Tahun sekarang

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 9 dari 47

Berikut konsep menurut beberapa ahli:

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 10 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 11 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 12 dari 47

9. Menyusun Proposal yang Menarik

Berikut ilustrasi proses mahasiswa membuat konsep acara:

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 13 dari 47

Konsep acara dapat ditentukan dengan melihat beberapa pertimbangan berikut:

MALAM PENGANUGERAHAN PERUSAHAAN

dinner hiburan awarding

MALAM PENGANUGERAHAN PERUSAHAAN

dinner hiburan awarding

Tempat Bentuk ruang Pengisi acara Konsep acara Award Layar

MALAM PENGANUGERAHAN PERUSAHAAN

dinner hiburan awarding

Menghubungi vendor Menghubungi band Melakukan survey

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 15 dari 47

R – Responsible. Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengerjakan aktifitas yang

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 16 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 17 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 18 dari 47

Selain pengeluaran, perlu dilakukan pemetaan terhadap kemungkinan pemasukan dana

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 19 dari 47

Membuat Proposal Event Mengidentifikasikan proposal Banyak EO gagal mendapatkan

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 20 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 21 dari 47

Tujuan Utama Pembuatan Proposal

Menghitung harga sponsor

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 22 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 23 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 24 dari 47

sejumlah uang atau produk yang dikeluarkan untuk mendukung penyelenggaraan

Menyusun rencana bisnis sponsor

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 25 dari 47

Strategi Mendapatkan Sponsor

Komposisi Sponsor Media

Contoh Penghitungan Barter Promosi

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 26 dari 47

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 27 dari 47

Bentuk Promosi Efektif

Judul Modul: Melaksanakan Event Halaman: 28 dari 47

Disabled Pets