1.

Pendahuluan
1.1 Latar Belakang

Event merupakan salah satu instrumen komunikasi yang banyak dimanfaatkan

oleh perusahaan untuk memperkenalkan diri kepada khalayaknya. Pemanfaatan event

yang digunakan sebagai alat promosi perusahaan seringkali dinilai lebih efektif daripada

pengalokasian uang untuk beriklan di media massa. Dibandingkan dengan alat

komunikasi pemasaran yang lain, event yang melibatkan targeted audience merupakan

alat publikasi yang ampuh bagi perusahaan. Selain itu, event juga dapat mendorong

penyebaran aktivitas word of mouth tentang brand karena didalamnya melibatkan emosi

audience. Penyelenggaraan event oleh perusahaan biasanya dilakukan dalam bentuk

sponsorship. Oleh karena itu, pelaksanaan event sebaiknya dilakukan dengan

perencanaan matang agar tujuan perusahaan dalam menyelenggarakan event tersebut

dapat tercapai.

Terdapat beberapa definisi yang membahas mengenai event. Salah satu

diantaranya adalah bahwa event didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang

diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik

secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi dan agama.

Event diselenggarakan untuk tujuan dan waktu tertentu serta melibatkan kelompok

masyarakat masyarakat (Noor, 2009:7).

Dalam merencanakan sebuah acara istimewa tentu saja memerlukan persiapan

yang matang dan tepat. Pada umumnya, setiap acara membutuhkan persiapan dan

perencanaan yang cermat, agar acara dapat berjalan sesuai dengan harapan. Disinilah

1
 pentingnya peranan event organizer untuk memudahkan pelaksanaan event.

2. Landasan Teori
2.1 Event Concept
Definisi event menurut Shone dan Parry dalam (Any Noor,2009:8) Special event are
that phenomenon arising from those non-routine occasion which have
leisure,cultural,personal,or organizational objective set apart from the normal activity or
daily life,whose purpose is to enlighten,celebrate,entertain,or challenge the experience of a
group of people ( Special event adalah suatu fenomena yang muncul karena adanya
kesempatan yang non rutin yang memiliki rekreasi, tujuan budaya, pribadi, atau organisasi
dari aktivitas normal atau kehdupan sehari-hari yang tujuaanya adalah untuk mencerahkan,
merayakan, menghibur,atau menantang pengalaman sekelompok orang.
Selain itu Goldblatt dalam Shone dan Parry dalam (Any Noor,2009:8)
menggarisbawahi aspek dari event adalah A special event are that recognizes a unique
moment in time with ceremony and ritual to satisfy specific needs (special event atau acara
khusus mengakui sebuah momen yang unik dalam waktu dengan upacara dan ritual untuk
memenuhi kebutuhan)
Event pada dasarnya pertemuan atau sekumpulan orang untuk perayaan secara privasi
maupun umum,ritual atau peringatan.Event telah menjadi fitur utama dalam kampanye politik
dan bisnis. Mereka menjadikan event sebagai salah satu bagian dari marketing tool untuk
membuat kesadaran secara besar atau cepat dan mengajukan banding dengan harapan dapat
memecahkan iklan tradisional,kampanye promosi,dan saluran komunikasi.
Dalam mengelola suatu acara atau event , kita memerlukan suatu konsep yang
mendasari event management. Konsep ini bertujuan untuk menarik stakeholder event dalam
pencapaian tujuan bersama.
Arti konsep menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah
1. Ide atau pengertian yg diabstrakkan dari peristiwa konkret.
2. Suatu gambaran mental dari objek, proses, atau apa pun yg ada di luar bahasa, yg
digunakan oleh akal budi untuk memahami hal-hal lain.
Dengan demikian,konsep sebagai suatu rancangan yang dijadikan dasar yang
berkembang melalui alur pemikiran yang dibuat dan alhasil menjadi suatu kegiatan. Konsep
ini direalisasikan sesuai kesepakatan adanya pihak EO dengan bank BTPN Syariah. Konsep
ini harus dibuat berbeda dan diharapkan bisa menarik peserta acara tersebut.
 Konsep berasal dari suatu ide yang nantinya dikembangkan menjadi konsep. Dalam
membuat konsep acara, diperlukan perencanaan acara yang matang yang dilakukan oleh
pihak EO. Perencanaan konsep dibuat berdasarkan adanya visi-misi dan tujuan serta
pandangan yang objektif.
Untuk melakukan penyusunan konsep acara, maka terdapat 4 hal yang harus
diperhatikan dalam perencanaannya. Hal-hal tersebut menurut McCartney (2010:145-147)
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Visi
b. Misi
c. Tujuan atau goal
d. Objektif
Pada tabel di bawah ini akan memberikan penjelasan mengenai 4 hal tersebut:

Conceiving the vision and mission Setting Goals and Objectives

Visi : Visi dibuat untuk melihat ke Goal :Sebuah goal mengartikan tujuan
depan dan menentukan apa yang dari suatu acara dan hal apa yang ingin
diinginkan oleh acara. Penelitian yang dicapai.
terbatas dapat dilakukan tetapi Objektif : Sebuah objektif dari acara
pernyataan perlu ditulis dengan harus menentukan : Apa yang dihasilkan
mengukur beberapa realita yang ada. dari sebuah acara?. Objektif bermacam-
Misi : Pernyataan misi akan macam dan mungkin termasuk gabungan
memberikan alasan dan fokus dibalik dari mencapai keuntungan, launching
acara mengapa itu dibutuhkan. Hal itu product, keterpaduan sosial,
harus mencakup semua stakeholder meningkatkan pariwisata atau perayaan.
sebagai pihak yang ikut termasuk dalam Sebuah objektif yang baik memiliki
proses pendanaan dan berharap untuk unsur SMART (Spesific, Measureable
membuat keuntungan kepada and quantifiable, Achieveable, Relevant,
masyarakat setempat. Time specific).

Setelah menentukan keempat hal tersebut yang menjadi landasan penyusunan sebuah
konsep acara, maka langkah selanjutnya adalah mulai menyusun konsep sebuah acara.
Menurut McCartney (2010:148) terdapat beberapa hal yang berkaitan dalam proses
penyusunan konsep acara, yaitu sebagai berikut :
a) Membuat Ide Acara
1. Melakukan riset pasar atau lingkungan dan melihat bagaimana pembuatan
acara yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan
pembandingan bagi kita agar dapat mengetahui seperti apakah acara yang telah
dilakukan sebelumnya, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan dari acara
tersebut.
2. Melibatkan para pemangku kepentingan acara dalam melakukan
brainstorming. Hal ini dilakukan agar kita dapat mengetahui keinginan dari
pihak klien mengenai konsep acara tersebut.
b) Pengaturan Tujuan
1. Menyamakan tujuan acara dengan kebijakan perusahaan.
2. Memastikan bahwa tujuan acara memiliki karakter SMART (Specific,
Measurable, Achievable, Realistic, Time-constraint).
c) Screening Proccess
Melakukan pengurangan hal-hal yang berkaitan dengan acara dikarenakan
tidak cukupnya sumber daya keuangan, SDM, supplier dalam perencanaan acara.
d) Feasibility Testing
1. Melakukan uji coba konsep acara atau mempresentasikan konsep acara yang
telah disusun di depan para stakeholder acara.
2. Menganalisa tanggapan dari para stakeholder tersebut agar penyusunan konsep
tersebet dapat disesuaikan dengan tujuan acara yang telah ditetapkan.
e) Concept Refining
1. Melibatkan tim produksi, tim desain, tim hiburan dan tim pemasaran
2. Mengembangkan strategi kolaborasi dengan stakeholder lokal dan internasional
3. Menciptakan tim kerja yang bertanggung jawab untuk peran-peran yang
berbeda
f) Implementasi atau Penyelenggaraan Acara serta Mengawasi (Implementation and
Monitoring)
1. Meng-implementasi konsep acara yang telah dibuat
2. Melihat feedback dari implementasi acara dan respons dari mekanisme acara

g) Review dan Evaluasi

1. Menetapkan cara untuk melakukan evaluasi acara yang telah dilakukan
 2. Memberikan tanggapan secara konstan untuk menyesuaikan dengan tujuan
acara.

Dengan kita memperhatikan hal-hal diatas maka akan membantu kita untuk menyusun
sebuah konsep yang dapat mencapai tujuan dilakukannya sebuah acara.Selain itu, di dalam
penyusunan sebuah konsep acara kita harus mengetahui bagaimana tahapan penyusunan
rencana kegiatan acara yang akan dilakukan. Hal ini dilakukan agar kegiatan yang akan
dijalankan memiliki pedoman yang jelas sehingga acara tersebut dapat berjalan secara
sistematis dan tidak berantakan.

Tipe-Tipe Event
Menurut Mc Cartney terdapat beberapa tipe dari Event (Mc Cartney, 2010:7). Tipe
tersebut antara lain adalah sebagai berikut :

Tabel 2.2 Tipe-Tipe Event

Tipe Event Tujuan
Olahraga Kompetisi antara peserta baik di
darat,udara, maupun di air.
Peserta amatir maupun professional.
Keterlibatan yang sangat tinggi antara
stakeholder
acara,peserta,spektator,sponsor,media,dan
pemerintah.
Budaya Berbagai macam festival yang berdasarkan
agama,budaya,dan tradisi lokal.
berdasarkan pada berbagai keadaan seperti
museum,situs purbakala,candi dan
gereja,pusat kota atau desa,dan lahan
terbuka.
Seni Konser dan pertunjukan yang digunakan untuk
memamerkan lukisan lokal atau internasional,
kerajinan,gambar,patung,tari,musik,lagu,dan
 Tipe Event Tujuan
kostum.
Politik Acara yang diselenggarakan secara nasional
berdasarkan keputusan pemerintah.
Menampilkan pasukan militer

MICE Akronim dari MICE adalah meetings,incentive

travel,convention,dan exhibition.
Rekreasi Acara olahraga yang menyenangkan atau
outing.
Special Launching produk.
Pembukaan dan penutupan serta upacara
penghargaan
Beauty Pageant
Acara pengumpulan dan Amal.
Private Ulang tahun,pernikahan,perayaan,pesta,dan
jenis gathering social lainnya.
Berdasarkan tipe-tipe event diatas,event yang dilakukan oleh pihak PT. Iris
Worldwide yang berbentuk malam apresiasi dan rapat tahunan 2015.

2.2. Special Event

Special event adalah suatu acara telah diciptakan khusus untuk menggambarkan ritual
tertentu,bahan presentasi,kinerja,atau perayaaan yang direncanakan secara sadar dan
menciptakan kesempatan khusus untuk menandai atau mencapai sosial tertentu , budaya ,
tujuan dan sasaran atau perusahaan. Special event biasanya dilakukan secara tidak rutin .
Special Event bisa termasuk hari nasional dan perayaan,acara perkantoran yang
penting,penampilan budaya yang unik,acara olahraga nasional,CSR,promosi produk,dan
launching produk baru. Special Event menurut Getz (Johnny 2011:12) terdapat dua konteks
yaitu dari sudut pandang Event Organizer dan konsumernya.
1. Event Organizer : a special event is a one time, or infrequently occuring event outside the
normal program or activities of the sponsoring or organizing body.
Special event yang dirancang dan dilaksanakan oleh sebuah Event Organizer merupakan
jenis acara yang dalam perancangannya harus dibuat secara khusus dan benar-benar
berbeda, sehingga acara tersebut tidak sama seperti acara yang biasanya dibuat oleh
 klien. Sebuah special event merupakan acara yang dilaksanakan atau dilakukan oleh
suatu perusahaan atau instansi dalam frekuensi yang tidak sering seperti acara biasanya.
2. Konsumer atau klien : a special event is an opportunity for an experience outside the
normal range of choices or beyond everyday experience.
Dari sudut pandang klien, special event dipandang sebagai sebuah kesempatan bagi
mereka untuk memberikan sebuah pengalaman yang berbeda dari biasanya kepada para
tamu undangan, sehingga mereka dapat memiliki persepsi yang baik seperti yang
diharapkan dari tujuan dilaksanakannya acara tersebut.
Sedangkan menurut Joe Goblatt, special event merupakan situasi istimewa yang
dirayakan dengan rangkaian upacara (perayaan) dan ritual untuk mendapatkan kepuasan atas
kebutuhan tertentu (Pudjiastuti, 2010:xiv).
Dari pernyataan para ahli tersebut dapat dilihat bahwa penyelenggaraan sebuah
special event memiliki peran yang penting bagi pihak yang menyelenggarakannya. Karena
dengan menyelenggarakan sebuah acara yang spesial atau khusus maka hal tersebut akan
membuat acara nya berbeda dari acara-acara biasa. Selain itu, acara khusus atau special event
tentunya akan lebih menarik perhatian audien.

2.3 Tujuan dan Manfaat Special Event

Tujuan diselenggarakannya sebuah special event adalah untuk memberikan kesan
yang mendalam bagi setiap khalayak yang terlibat, baik audience, pemberi sponsor, maupun
pelaksananya (Pudjiastuti, 2010:xv).
Menurut Tom Duncan (Pudjiastuti, 2010:xxv), tujuan diselenggarakannya sebuah
special event adalah :
a. Mempengaruhi khayalak sasaran.
b. Mengasosiasikan sebuah merek dengan suatu kegiatan, gaya hidup, atau individu
tertentu.
c. Menjangkau target sasaran yang lebih luas.
d. Meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap merek, produk atau perusahaan.
e. Mempublikasikan sebuah merek, produk atau perusahaan yang nantinya akan
meningatkan pengetahuan khalayak.
Dari poin-poin tersebut dapat dilihat bahwa tujuan penyelenggaraan suatu special
event adalah untuk mempengaruhi khayalak, publikasi, dan menciptakan sebuah citra yang
baik di mata khalayak.
 Melalui kegiatan tersebut pihak yang menyelenggarakan jenis acara ini secara efektif
dapat mempengaruhi khalayak melalui komunikasi yang disampaikan selama acara
berlangsung.
Sedangkan manfaat dari diselenggarakannya sebuah special event, menurut Rosady
Ruslan adalah :
a. Memberikan informasi secara langsung (tatap muka) dan mendapatkan timbal balik
yang positif dari publiknya.
b. Menjadi media komunikasi sekaligus mendapatkan publikasi sehingga pada
akhirnya publik sebagai target sasaran akan memperoleh pengenalan, pengetahuan
dan pengertian mendalam. Dari special event tersebut juga diharapkan akan
tercipta citra yang positif perusahaan atau produk yang diwakilinya (Pudjiastuti,
2010:xxix)
Dengan diadakannya sebuah special event, maka perusahaan yang
menyelenggarakannya dapat berkomunikasi secara langsung baik pihak internal perusahaan
maupun pihak eksternal perusahaan.
Setelah proses konsep acara special event dilakukan,dilanjutkan dengan tahapan
perencanaan penyelenggaraan rencana kegiatan acara yang dilakukan.Hal ini dilakukan agar
kegiatan acara yang dilakukan berjalan dengan baik dan mengantisipasi adanya hambatan
yang ada.

2.4 Perencanaan Event

Ketika sebuah konsep acara telah selesai dirancang dan terkait dengan perencanaan
event. Menurut Pudjiastuti (2010:87) terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika
akan mengimplementasikan sebuah konsep acara, yaitu:
a. Persiapan
Melakukan pengecekkan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
acara.Seperti pengisi acara, kondisi panggung, kondisi ruangan dan sebagainya.
b. Geladi bersih
Melakukan kegiatan untuk mencoba dan mengecek kesiapan dari para anggota
yang akan terlibat ketika acara dimulai. Kegiatan ini dilakukan oleh para pengisi
acara., alat-alat yang akan digunakan ketika acara.
Sedangkan dari segi koordinasi terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan
ketika melakukan implementasi rancangan konsep acara, hal ini bertujuan agar
dalam pelaksanaan acara kerja sama tim tetap terjalin dengan baik.
c. Komunikasi
Kesempurnaan koordinasi dalam special event sangat ditentukan oleh kualitas
komunikasi yang dilakukan secara terus-menerus di antara anggota tim kerja.
Ketika pelaksanaan acara mulai berlangsung masing-masing kru harus tetap
menjaga komunikasi yang baik, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan HT
(Handy Talky).
d. Kepentingan pribadi
Setiap anggota tim harus mampu untuk tidak mencampuradukkan antara
kepentingan pribadi dan kepentingan kelompok. Hal ini bertujuan agar tidak
menimbulkan perpecahan di dalam tim acara.
e. Komitmen
Komitmen anggota tim dibutuhkan sejak awal persiapan acara sampai dengan
tahap akhir atau evaluasi.
Dengan adanya komitmen maka setiap anggota tim tetap mengerjakan pekerjaan
mereka yang telah diberikan hingga acara selesai. Sebab tidak sedikit orang yang
bersemangat di awal pembentukan tim, namun ketika telah mulai mengerjakan
tugas mereka dan merasa lelah, meninggalkan pekerjaannya.

f. Kepercayaan
Membangun kepercayaan antar anggota tim sangat dibutuhkan untuk dapat
menghasilkan acara yang sukses.
Ketika dapat dibangunnya kepercayaan baik antar anggota tim maupun dengan
klien, tentu saja akan memudahkan dalam melakukan kerja sama ketika tahap
penyusunan maupun implementasi acara.
g. Kerja sama
Kualitas koordinasi sebuah acara dapat dilihat dari kemampuan manajer acara
dalam membangun kolaborasi atau kerja sama di antara seluruh anggota tim dan
hal ini merupakan pekerjaan yang sulit karena masing-masing anggota memiliki
personality.
h. Tanggung jawab
Hal ini berkaitan dengan upaya mengatasi masalah yang muncul dengan baik dan
benar sehingga tidak mengganggu kelancara kerja pihak lain.
Tanggung jawab sangat penting dalam setiap kegiatan, termasuk acara spesial
seperti Annual strategic meeting and appreciation night btpn syariah oleh PT. Iris
Worldwide.Jika tidak ada tanggung jawab dari setiap anggota atas tugasnya maka
acara tidak akan berjalan dengan sukses.