NAMA: Reza Ilmyan Dedo Putra (1610411159) & Rakan Adiantoro (1610411184)

Jika ingin membuat suatu event memang sangat dibutuhkan bagaimana perencanaan
dan budgeting dari event itu sendiri. Sebuah event pastinya tidak akan jauh dari 2 hal yang
utama tersebut. Namun bukanlah hal yang mudah untuk kita menentukan suatu permasalahan
perencanaan dan budgeting event. Tak terkecuali kepada para perusahaan-perusahaan yang
ingin merencanakan suatu event.

Sebuah perusahaan harus memikirkan atau menemukan tujuan dari event yang akan
dibuat. Apa yang diharapkan dari event tersebut dan apa saja yang menjadi target dari event
tersebut. Untuk menggapai tujuan tersebut, sebuah perusahaan harus membuat sebuah event
yang memiliki berita atau hal-hal penting di dalamnya untuk para media (televisi, koran,
majalah fashion, internet dll).

Perusahaan yang membuat sebuah event experience bagi para pendatang, harus
memiliki 4 hal penting didalamnya, yaitu enlighthening, engaging, energizing, educational
atau entertaining.

1. Enlightening adalah alasan mengapa ketika kita berada dalam tahap merancang acara,
kita harus berusaha keras untuk menerangi audiens kita untuk alasan mengapa acara
tersebut dibuat.
2. Engaging adalah satu-satunya cara untuk mencapai peningkatan partisipasi dan rasa
memiliki adalah melalui desain acara yang dibuat dengan cermat yang menjadikan
keterlibatan sebagai hal yang utama. Semakin banyak pendengar kita terlibat, semakin
mereka menjadi penyebar acara kita menyebarkan kabar baik tentang apa yang bisa
didapat orang dari menghadiri acara kita.
3. Energizing adalah cara dimana kita harus selalu berusaha mendesain acara yang akan
membangkitkan energi positif dari penonton.Kita semua pergi ke acara langsung
untuk mengalami energi kerumunan. Energi acara langsung sangat kuat sehingga
seperti kecanduan yang diinginkan sebagian besar orang, terkadang satu-satunya
alasan mengapa mereka menghadiri acara.Oleh karena itu, membuat program atau
konten yang memberi energi adalah suatu keharusan.
4. Entertaining atau Educational merupakan hal yang penting dalam event experience.
Event yang dibuat harus bisa menghibur orang-orang. Agar mereka tidak bosan
 terhadap event tersebut. Jangan lupa untuk memberikan edukasi didalamnya agar
orang-orang tahu apa saja nilai-nilai yang terdapat didalamnya.

Disetiap event yang akan dibuat memiliki tujuannya masing-masing. Berikut adalah
tujuan-tujuan dari event tersebut.

1. Meetings
 Memberikan informasi tentang produk atau perusahaan tersebut
 Bertukar ide
 Mengeluarkan produk terbaru

2. Corporate Events
 Meningkatkan pengetahuan produk
 Menghargai Pegawai
 Menghargai Supplier
3. Fund Raisers
 Mendapatkan perhatian media
 Menambah jumlah voulenteers
 Mencari perhatian sponsor
4. Conferences
 Mengumpulkan sejumlah orang banyak untuk bertukar ide
 Mengetahui penjualan
5. Incentives
 Mengumpulkan sejumlah pegawai untuk menentukan strategi yang akan
datang
 Mencari dukungan keluarga atau teman-teman
6. Special Events
 Mencari perhatian client baru
 Mencari perhatian para media
 Meluncurkan Produk terbaru
 Memberikan hadiah bagi para pengunjung
Initial Planning

Perusahaan atau perorangan telah memutuskan untuk mengadakan suatu acara.

Setelah mempersiapkan sebuah visi acara dan perkiraan biaya awal, mereka telah
menyimpulkan
bahwa mereka memiliki dana yang cukup dan telah mengalokasikan jumlah yang ditentukan
untuk peristiwa. Mereka telah menentukan tujuan acara dan memutuskan untuk
melakukannya akan membenarkan pengeluaran keuangan. Mereka sekarang siap untuk
memulai inisial merencanakan acara tersebut.

Terdapat 3 Hal penting dalam Initial Planning, yaitu:

1. Corporate Event Committee or Team

Saat menyiapkan atau bekerja dengan komite atau tim acara perusahaan atau
keduanya dalam hal perusahaan yang bekerja dalam kemitraan sponsor dengan
organisasi nirlaba, berupaya mencocokkan keterampilan, bidang minat, dan
Ketersediaan waktu dengan bidang tanggung jawab.
2. Type of Event
Saat menentukan sebuah event, kita harus melihat target dari audience kita. Jika event
yang dibuat tidak sesuai dengan target dari audience, event tersebut bisa dibilang
tidak berhasil. Karena event yang dibuat harus memberikan apa yang audience
inginkan dan siapa yang menjadi target sasarannya harus tepat agar bisa berjalan
dengan tujuan dari event tersebut
3. Time Requirements
Dalam memutuskan jumlah waktu perencanaan yang diperlukan, buatlah daftar
semuanya. Anda akan membutuhkan dan menetapkan kerangka waktu untuk setiap
item. Mulailah dengan berakhir dalam pikiran. Apa yang perlu dilakukan agar acara
Anda sukses. Ingatlah untuk membangun penyangga waktu. Meluangkan waktu
 untuk meneliti untuk menentukan jadwal yang realistis. Manajemen waktu untuk
Perencana Acara akan menunjukkan kepada Anda cara membuat dan membangun
penyangga waktuitu akan bekerja di keduanya.

Visualization

Visualization merupakan hal yang penting dalam kesuksesan sebuah event. Ini
merupakan tahap setelah konsep dari Initial Planning sudah terbuat. Ini merupakan proses
dimana anda dapat melihat proses event yang akan datang dan dapat melihat potensi-potensi
apa sajakah yang akan membuat masalah. Ini dapat membantu anda menyiapkan hal-hal
pentingi sebelum event tersebut dimulai , agar tidak terjadi kesalahan disaat event tersebut
dimulai.

Terdapat beberapa hal penting dalam Visualization yang harus anda pertanyakan dan
memiliki jawabannya, yaitu :
 Apa tujuan dari acara Anda?
 Tahun berapakah Anda mempertimbangkan untuk memegangnya acara tersebut?
 Apa yang akan dikenakan orang?
 Hari apa acara tersebut dimulai?
 Jam berapa acara di hari itu? (Bagaimana lalu lintas dan parkir?)
 Siapa yang akan hadir? Apakah itu individu atau pasangan? Jika pasangan,
apakah mereka akan tiba bersama atau sendirian ?
 Jenis te/mpat apa yang akan menjadi yang terbaik, pengaturan terbaik, pendukung
terbaik
 Apakah Anda berencana cukup jauh untuk memikirkan bahwa tempat event tersebut
tersedia?

Monitoring The Budget

 Setelah anda sudah merencanakan event anda, anda harus melakukan monitoring
keuangan dari acara tersebut dengan menggunakan aplikasi-aplikasi yang tersedia seperti
Excel. Ini akan membantu anda melihat apa saja barang-barang yang akan dimasukan
kedalam acara tersebut dan apakah harga dari barang tersebut sesuai dengan Budget anda.
Sesuaikan pengeluaran untuk acara tersebut sesuai dengan modal yang sudah ditetapkan
untuk acara anda.
Event Design Principles Checklist

1. The Elements
2. The Essentials
3. The Environment
4. The Energy
5. The Feelings

Event Experience Design Objectives

1. Educational
2. Enlightening
3. Engaging
4. Energizing
5. Entertaining

Menurut kami setiap event yang akan dibuat dan diselenggarakan harus memiliki
perencanaan event terlebih dahulu. Mulai dari Design Objectives, Target Event,
Visualization, Budgeting, dan Initial Planning. Karena hal-hal tersebut akan sangat
membantu kelancaran pembuatan Event sampai berlangsungnya Event tersebut. Sehingga
tidak terjadi kesalahan didalamnya da Event tersebut berjalan dengan lancer.