8 Hal Penting untuk EO yang Akan Mengadakan Event

Persiapan event organizer (EO) sebelum event berlangsung sangat penting dilakukan
secara detail dan matang. Event yang berjalan lancar dan sukses pasalnya menjadi dambaan
tidak hanya untuk penyelenggara tetapi juga untuk klien. Jika Anda adalah panitia event
ataupun EO dan sedang mencari cara merencanakan event yang sukses, selamat! karena Anda
berada di tempat yang tepat.
Untuk mempermudah Anda, kami merangkum hal fundamental yang harus dipersiapkan
secara umum serta berdasarkan kategori event. Pertama, mari berfokus pada hal umum yang
harus diperhatikan terlebih dahulu sebelum mengadakan event.

Hal Umum Penting yang Harus Diperhatikan Saat Akan Mengadakan Event
Mengapa disebut umum dan penting? Pada dasarnya, hal-hal yang akan dibahas adalah
lumrah namun tidak dapat disepelekan. Jika tidak dipersiapkan dengan baik maka akan banyak
menimbulkan masalah seperti miskomunikasi antar pihak, kekurangan biaya, hingga event yang
berantakan karena tidak ada rencana cadangan yang dapat menurunkan pamor pihak
penyelenggara.
Jika Anda sudah memahami risiko dari perencanaan event yang tidak matang,
maka berikut kami rangkum 8 hal penting yang harus Anda persiapkan agar event berjalan
dengan sukses:

1. Set-Up General Meeting

Tujuan dari general meeting adalah menentukan pondasi dan konseptual event. Rapat ini
penting dilakukan untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa
yang diharapkan oleh klien. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda
akan sukses karena Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien ke dalam event yang
akan dilaksanakan.
Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan-kesepakatan mendasar
akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Blueprint akan dibawa ke internal
meeting EO untuk diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan
dibagi kepada setiap divisi dalam tim EO.

2. Perencanaan Anggaran Biaya

Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk membuat acara tentu terbatas.
Oleh karena itu, salah satu hasil dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya.
Penentuan anggaran di awal penting untuk mengontrol pembelanjaan agar anggaran tidak
melebihi uang yang dimiliki.
Setelah merencanakan anggaran bersama, tim EO harus segera membagi anggaran
tersebut ke setiap divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan biaya operasional persiapan
event organizer seperti, penyewaan tempat / gedung, konsumsi, dekorasi, transportasi dan
logistik seperti sound system, souvenir, pengadaan dokumen hand-out print dan name tag
panitia atau peserta, sampai fee jika mengundang pembicara atau pengisi hiburan.

3. Membuat Check List

Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada
satupun pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia / project officer, ketua
divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak
adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori
ingatan manusia yang terbatas.

4. Pembagian Timeline Kerja

Persiapan event organizer memerlukan kerja sama tim yang baik. Agar tidak ada
pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibuat timeline kerja. Dokumen ini berisi
pembagian tugas setiap anggota tim serta checklist apa saja yang dikerjakan dan ditentukan
waktu pengerjaannya.
Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan
event seperti penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara
atau pemateri sampai menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun
dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena
dikerjakan mendekati hari-H.

5. Membuat Rundown Acara

Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau
susunan acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah general meeting.
Seiring berjalannya waktu, rundown bisa terus diperbarui karena tidak semua yang
direncanakan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri
yang tidak bisa hadir, sampai konten acara yang berubah.

6. Koordinasi dengan Vendor

Sebagian besar event pasti membutuhkan pihak ketiga yang mampu memenuhi
kebutuhan event tersebut. Pihak ketiga atau vendor harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal
yang dibutuhkan dapat terpenuhi dan dicari jauh-jauh hari agar Anda dapat mendapatkan
harga lokasi, harga dekorasi, harga souvenir seperti harga name tag panitia-peserta, tas,
agenda, dll lebih murah. Berikut beberapa vendor umum yang dibutuhkan dalam
menyelenggarakan event.

6.1 Vendor Makanan atau Catering

Sebuah event pasti membutuhkan makanan, apalagi yang diadakan seharian penuh atau
bahkan beberapa hari. Pengadaan makanan harus disesuaikan dengan anggaran biaya agar
anggaran tidak defisit. Pastikan vendor makanan memiliki track record yang baik, jika perlu
survei dan bandingkan beberapa vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor
terbaik.

6.2 Vendor Ruangan / Gedung

Jika klien Anda tidak memiliki gedung atau ruangan sendiri tentunya Anda harus
menyewa ruangan di tempat lain dengan budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan
dengan jumlah orang yang akan hadir dan pastikan fasilitas ruangan memadai seperti
tersedianya toilet, tempat parkir, mushola, pendingin ruangan yang baik sampai sound
system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung juga harus strategis agar peserta yang akan
hadir tidak sulit dan terlalu jauh menjangkaunya.

6.3 Vendor Souvenir

Banyak jenis event yang membutuhkan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak
yang hadir dalam event. Souvenir yang bagus akan membuat event lebih berkesan dan
membuat pihak-pihak terkait yang hadir merasa dihargai. Souvenir juga bisa menjadi kenang-
kenangan agar event tersebut selalu teringat.
Souvenir yang bermanfaat seperti souvenir tas, macam jenis goodie bag
spunbond maupun kanvas dan blacu, buku, pulpen dll akan lebih berkesan karena dapat dipakai
kembali. Pilihlah penyedia atau vendor souvenir dengan track record yang baik dan pengerjaan
tepat waktu agar souvenir dapat dibagikan pada hari-H event.

7. Siapkan Media Promosi

Event Anda bertiket dan mengundang banyak orang? Lakukan promosi dan publikasi di
banyak tempat. Media promosi yang dapat dipakai dan relatif murah adalah media digital
dengan beriklan, menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, serta
meminta influencer untuk mempromosikan acara Anda lewat media digital mereka. Semakin
bagus promosi yang Anda buat makan semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi
oleh banyak orang.

8. Lakukan Final Check dan Rencana Cadangan

Karena tidak semua hal yang dipersiapkan akan berjalan lancar dengan pasti, final
check dan pembuatan rencana cadangan wajib ada dalam tahap persiapan event organizer.
Untuk kembali mengintegrasikan tugas setiap divisi dan anggota tim, final check dan
pembahasan rencana cadangan diperlukan sebelum pelaksanaan acara agar tidak ada hal yang
terlewat dan setiap orang mengetahui progres persiapan event secara keseluruhan. Rencana
cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti rundown acara
yang mundur, pembicara yang berganti, jumlah peserta yang berubah, dan lain sebagainya.
 Persiapan Event Organizer Sesuai Kategori Event
Setelah Anda mengetahui hal umum penting yang perlu diperhatikan dalam mengadakan
sebuah event, langkah selanjutnya adalah mengetahui titik berat perbedaan persiapan di setiap
kategori event. Tentunya dengan tetap menerapkan langkah umum yang sudah dipaparkan di
atas. Berikut dijelaskan hal-hal paling penting dalam mengadakan event sesuai dengan 5
kategori event:

1. Seminar, Konferensi, atau Pelatihan

Event yang sedang Anda kerjakan adalah event seminar, konferensi, atau pelatihan?
Maka hal paling penting yang harus menjadi persiapan event organizer adalah pembicara,
pemateri dan logistik untuk pihak-pihak yang hadir. Logistik yang dimaksud yaitu makanan,
ruangan dan souvenir.
Makanan harus disesuaikan dapat berupa snack saja atau bisa makanan berat jika event
melewati jam makan siang / malam. Ruangan harus sesuai untuk kegiatan pembelajaran karena
seminar dan pelatihan adalah event pembelajaran dan diskusi untuk transfer dan berbagi ilmu.
Souvenir yang disediakan harus mendukung pelaksanaan seminar dan pelatihan seperti seminar
kit dengan isian goodie bag yang berisi tas dan alat tulis.
Tas berupa tas goodie bag, ransel atau selempang dapat digunakan peserta untuk
membawa barang bawaannya. Alat tulis berupa buku agenda atau notes dan pulpen dapat
digunakan peserta untuk mencatat hal-hal penting dalam pelaksanaan seminar atau pelatihan.

2. Incentive Event (Family Gathering atau Rewarding Event)

Banyak perusahaan atau instansi yang mengadakan incentive event. Bentuknya dapat
berupa family gathering, rewarding event atau event sejenis. Tujuan acara adalah untuk ajang
silaturahmi atau pemberian penghargaan kepada para karyawan. Hal paling penting yang harus
diperhatikan di persiapan event organizer adalah konsep acara, ruangan dan logistik yang
berkesan.
Konsep harus dapat menyajikan suasana yang emosional karena merupakan perpaduan
antara acara formal dan kekeluargaan. Ruangan harus nyaman karena peserta akan membawa
keluarga. Logistik berupa makanan dan souvenir harus disediakan sebaik mungkin. Makanan
harus sesuai dengan kebutuhan keluarga dan souvenir harus berkesan serta jika memungkinkan
dapat dibuatkan souvenir eksklusif sesuai tema acara, misal saat acara diselenggarakan saat
pergantian tahun souvenir dapat mencakup paket kalender berisi sampul kalender dengan isian
beberapa lembar, agenda, serta pulpen premium yang dapat memberikan kesan mendalam
bagi peserta.

3. Exhibition (Pameran)
Persiapan event organizer yang paling penting yang harus diperhatikan dalam
mengadakan pameran adalah koordinasi vendor (logistik) dan manajemen tenant. Vendor
logistik yang menyediakan dekorasi, meja, ruangan harus dipastikan dengan baik
agar tenant dapat melakukan pameran dengan optimal. Manajemen tenant yang dimaksud
adalah mengkoordinasi tenant pengisi stand pameran agar dapat menyuguhkan pameran yang
menarik untuk memamerkan hasil karya atau mempromosikan produk-produk terbaru.

4. Meeting
Rapat atau meeting dapat menjadi event yang sangat penting bagi petinggi-petinggi
perusahaan atau instansi. Apalagi jika melibatkan stakeholders terkait atau banyak
perusahaan / instansi yang berbeda.
Hal yang harus diperhatikan pada persiapan event organizer adalah koordinasi vendor
terutama ruangan beserta fasilitasnya, makanan dan souvenir. Ruangan dan fasilitasnya harus
mendukung untuk aktivitas diskusi dan presentasi. Makanan terbaik dan souvenir eksklusif
disediakan agar acara terkesan eksklusif dan dikenang dengan baik.

5. Event Hiburan
Acara hiburan seperti pentas seni atau konser dapat dikatakan acara yang sangat
kompleks sehingga persiapannya juga panjang. Di luar internal persiapan event organizer, hal
paling penting yang harus diperhatikan adalah media promosi yang baik. Manajemen promosi
dan penjualan tiket sangat penting demi menunjang kesuksesan acara karena sebagus apapun
acara hiburan jika yang hadir sedikit maka acara akan terkesan buruk.
Perlu diingat bahwa membuat acara yang sukses tidak hanya saat acara berlangsung saja
tetapi lebih jauh saat perencanaan dan persiapan event organizer yang matang dengan kerja
sama tim yang baik. Sudah siap untuk menyukseskan event? Terapkan 8 hal penting di atas dan
sesuaikan dengan 5 kategori event yang sesuai dengan event yang akan dijalankan.
Jika Anda dapat mengerjakan semua hal penting tersebut dengan baik kemungkinan
besar event yang Anda buat dapat terlaksana dengan baik. Walaupun Anda tidak dapat
memastikan hasil event yang terbaik tetapi Anda dapat memastikan bahwa rencana dan
eksekusi sudah dilakukan dengan usaha yang terbaik. Semoga tulisan ini dapat membantu dan
menjadi referensi bagi Anda yang akan mengadakan event dan sedang mempersiapkannya.