MODUL MANAJEMEN EVENT ORGANIZER (EO)

Bidang Kelembagaan (Event Organizer)

FoSSEI Nasional 2017 – 2018

Event Organizer adalah penyelenggara acara. Semua yang berhubungan

dengan acara dari persiapan sampai laporan jadi tanggungjawab. Dalam event
organizer ada 3 fase penting dalam membuat sebuah acara yang kreatif, yaitu:
1. Planning Phase

Dalam membuat sebuah acara, tentu perencaan adalah hal yang utama.
Sebelum lebih jauh dalam perencanaan membuat acara, ada 6 basic thinking
yang harus kita penuhi yaitu What, When, Where, Who, Why dan How. Kita
harus tahu dahulu mau membuat acara seperti apa, kapan dan dimana
tempatnya, siapa saja yang menjadi target audiens kita, kenapa kita bikin acara
tersebut dan bagaimana cara mengemas acara tersebut dengan baik. Dalam
planning phase, ada beberapa hal yang harus kita rencanakan sebaik mungkin.
Misalnya seperti bagaimana ide dan konsep dari acara, juga perencanaan
biaya. Research juga jadi hal yang penting sebelum membuat sebuah acara.
Tujuannya agar acara yang akan kita bikin bisa sekreatif dan sebaik mungkin.
Tidak hanya jadi acara yang seadanya tapi juga acara yang bisa bermanfaat
dan menarik bagi para pengunjung yang hadir.

2. Preparation Phase

Fase kedua adalah Preparation Phase. Persiapan setelah perencanaan memang

merupakan hal utama kedua dalam membuat sebuah acara. Hal-hal yang harus
dipersiapkan antara lain contohnya seperti sponsor dan desain. Sponsor dalam
sebuah acara menjadi satu hal yang penting karena bisa mendukung
pendanaan serta promosi dari acara tersebut. Semakin banyak sponsor yang
bisa kita dapatkan, semakin besar acara yang bisa kita bikin. Untuk
mendapatkan sponsor-pun, kita dituntut untuk bisa membuat sebuah proposal
acara yang semenarik dan sekreatif mungkin. Agar calon-calon sponsor
tersebut tertarik untuk mensponsori acara yang akan kita bikin. Dalam
 membuat acara, desain juga nggak kalah penting, desain poster acara yang
unik dan kreatif, bisa menarik pengunjung sebanyak mungkin. Apalagi kalau
acaranya juga menarik. Bahkan, desain panggung dan tempat acara juga bisa
jadi pengalaman tersendiri buat pengunjung.

3. The Day and Post Event

The Day and Post Event Phase. Fase The Day adalah dimana ketika acara
tersebut mulai dilaksanakan. Disini mungkin akan ada banyak kendala yang
tidak sesuai dengan harapan, tetapi jika perencanaan dan persiapannya telah
100% pasti acara akan berjalan dengan selancar. Itu artinya, balik lagi ke
perencanaan dan persiapan yang harus dipikirkan sematang mungkin terutama
untuk ide dan konsep acara. Sedangkan Post Event adalah fase terakhir setelah
acara tersebut selesai. Dalam fase ini biasanya kegiatan yang dilakukan adalah
evaluasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari
acara yang sudah kita buat dan pastinya juga menjadi acuan untuk acara
lainnya yang akan dibuat kedepannya agar lebih baik lagi. Tidak ada salahnya
jika meminta kritik dan saran dari pengunjung-pengunjung yang datang.

Itu adalah 3 fase utama yang dibutuhkan saat membuat sebuah acara. Jadi,
jangan pesimis dahulu jika kita mau membuat acara, tetapi merasa belum
berpengalaman dan takut acaranya jadi gagal. Karena di dalam membuat sebuah
acara, yang paling penting itu bukan pengalaman, melainkan niat kemauan dan
ide-ide kreatif.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) EVENT ORGANIZER

Dalam membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) event organizer tergantung
kepada kebutuhan kita dalam membuat suatu acara atau kegiatan, di bawah ini
merupakan SOP event organizer dalam bentuk umum:
1. Ketua Pelaksana
 Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiataan atau acara
 Melakukan arahan dan masukan kepada setiap divisi
 Melakukan komunikasi dan kordinasi ke setiap divisi
2. Sekretaris Pelaksana
 Membuat proposal kegiatan
 Membuat presensi untuk setiap kegiatan yang berhubungan dengan acara
 Menyiapkan buku notulensi saat acara
 Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan

3. Bendahara Pelaksana
 Meminta setiap divisi untuk membuat anggarannya
 Mengumpulkan dan meminta bukti transaksi setiap pembelian per divisi
 Mencatat setiap pengeluaran dan pemasukkan
 Memeriksa setiap anggaran per divisi

4. Divisi Acara
 Melakukan rapat internal
 Menyusun timeline acara dan deadline acara
 Menentukan tanggal dan waktu terselenggaranya kegiatan per acara
 Menentukan tempat kegiatan acara diadakan
 Menentukan tema acara
 Menentukan judul, tema utama dan tujuan diselenggarakan acara tersebut
 Menentukan jumlah seminar yang akan diadakan
 Menentukan pembicara, moderator, serta MC acara
 Menentukan pembicara yang akan mengisi kegiatan per acara
 Menghubungi pembicara dan membicarakan kesediaan sebagai pembicara
 Membuat TOR pembicara
 Menentukan MC per acara
 Menentukan Moderator per acara
 Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan oleh acara
 Membuat rundown per acara
 Membuat SOP per acara
 Membuat jobdesc masing-masing panitia
  Menentukan anggaran keseluruhan yang dibutuhkan acara
 Menentukan anggaran pembuatan tiket dan HTM yang dibutuhkan acara
 Menentukan tata tertib acara untuk panitia dan peserta
 Membuat planning B, C, D, ext.... apabila ada masalah dan kendala dalam
hal pembicara

5. Divisi Kesekretariatan
 Mencatat pengeluaran sekretaris
 Membuat surat permohonan pembicara
 Membuat surat-menyurat perihal perizinan, publikasi, dan permohonan
 Mendistribusikan surat izin panitia
 Membuat timeline
 Membuat SOP
 Mengadakan rapat
 Membuat jadwal jaga stand
 Mencari jadwal-jadwal kelas
 Membuat form pendaftaran peserta seminar
 Membuat ketentuan seminar pada ticket
 Menjarkom peserta untuk pelunasan Booking, DP Dan Cash back Goers
 Membuat kuisioner semua seminar acara
 Melakukan pengecekan ulang nama-nama peserta
 Persiapan perlengkapan Hari-H (ex: fotocopyan untuk brosur, surat
izin,etc..)
 Membuat Daftar kehadiran peserta per seminar untuk hari H
 Membuat jobdesc panitia

6. Divisi Humas dan Sponsorship

 Rapat internal divisi
 Menyebarkan poster ke kampus-kampus lain.
 Membuat SOP
 Membuat jobdesk untuk anggota
 Membuat anggaran dana
  Membuat list sponsorship
 Menyebarkan proposal sponsorship
 Melakukan follow up kepada perusahaan
 Melakukan MoU kepada sponsor
 Mengkoordinasikan perlengkapan, souvenir dan konsumsi yang didapat
dari sponsor kepada divisi yang bersangkutan
 Membuat laporan pertanggung jawaban kepada pihak sponsor
 Mengingatkan tim Design, Dokumentasi, dan Publikasi untuk
mendokumentasikan logo dan produk sponsor
 Membantu mempromosikan produk sponsor pada pembukaan stand

7. Divisi Design, Dokumentasi, dan Publikasi

 Membuat timeline dan pembagian jobdesk
 Membuat rencana anggaran
 Publikasi ke KSEI seregional, FoSSEI Regional, dan FoSSEI Nasional
 Menjadwalkan dan melaksanakan rapat internal
 Membuat desain yang berhubungan dengan acara
 Membuat desain sertifikat, banner, dan pamflet peserta
 Mengelola media sosial KSEI saat acara berlangsung
 Meminta divisi perlengkapan untuk mencetak desain yang telah dibuat
 Koordinasi dengan divisi sponsorship untuk mengambil gambar logo-logo
dan video yang terkait keperluan sponsorship

8. Divisi Perlengkapan
 Membuat grup Divisi Perlengkapan
 Mencetak Brosur
 Menyiapkan semua perlengkapan registrasi saat buka stand
 Melakukan Rapat Internal Divisi Perlengkapan
 Menyusun Timeline dan Anggaran
 Meminta kas Divisi Perlengkapan kepada Bendahara
 Meminta List Perlengkapan kepada seluruh Divisi lain
  Melakukan pembelian, peminjaman, atau penyewaan Perlengkapan yang
belum tersedia untuk seluruh Divisi
 Melaporkan segala yang berhubungan dengan perlengkapan di grup
 Mengumpulkan seluruh nota pembelian
 Melakukan pemesanan jauh-jauh
 Melakukan percetakan semua output dari divisi Design, Dokumentasi, dan
Publikasi
 Memeriksa dan merapihkan seluruh perlengkapan yang dibawa saat hari H
 Memastikan tidak ada Perlengkapan yang tertinggal, rusak maupun hilang
 Memindahkan dan menyusun seluruh Perlengkapan ke ruang panitia
 Memeriksa keadaan seluruh Perlengkapan dalam kondisi baik
 Membuat jobdesc anggota

9. Divisi Kesejahteraan / Konsumsi

 Melakukan rapat internal divisi
 Membuat timeline
 Membuat anggaran
 Menentukan menu makan panitia, pembicara, dan peserta
 Membagi jobdesc
 Membuat list perlengkapan
 Memastikan jumlah pembicara, peserta, dan tamu undangan yang hadir,
berkoordinasi dengan divisi acara

Biasanya dalam kegiataan yang diadakan lebih dari satu hari ditambah
dengan divisi kesehatan yang bertugas untuk menjaga kesehatan dari para peserta
dan panitia saat kegiatan berlangsung. Untuk jumlah panitia per divisi disesuaikan
dengan kebutuhan acara, jika panitia pelaksana kurang atau lebih dapat menjadi
tidak efektif kepanitian tersebut.

Komunikasi dan Koordinasi

Fungsi Koordinasi dan Komunikasi
1. Setiap anggota panitia selalu membawa daftar tugas masing-masing.
2. Bila terjadi masalah dalam menjalankan tugas disarankan untuk selalu
melaporkan kepada koordinator divisi atau koordinator yang menjadi
atasannya.
3. Solusi berdasarkan kesepakatan yang tidak merugikan siapapun dan wajib
diberitahukan kepada seluruh anggota panitia mengenai perubahan yang
dilakukan sehingga tidak ada salah paham dengan pihak lain!

Fungsi Monitoring
1. Biasakan untuk selalu memonitor jalannya acara. Kadangkala ada saja
kejadian yang tidak dikehendaki seperti Pembicara yang belum datang sedang
waktu mulai sudah sangat dekat! Pastikan semua anggota panitia datang dan
bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Bila ada yang berhalangan
segera dicarikan solusinya!
2. Demikian pula halnya dengan masalah perlengkapan karena dapat mengurangi
nilai keberhasilan sebuah acara. Jangan sampai peserta  merasa tidak puas atau
terganggu hanya dengan hal kecil yang tidak secara langsung berhubungan
dengan acara seperti masalah dengan sound system yang tidak berfungsi
dengan baik.

Sumber Daya Manusia Dalam Kepanitian

SDM adalah Sumber Daya Manusia yang bekerja untuk kepentingan

Event dan berkewajiban untuk mensukseskan Event tersebut. Untuk itu perlu
dilakukan sebagai berikut:
1. Tuliskan Job Desk atau daftar pekerjaan yang menjadi tanggungjawab dari
masing-masing anggota panitia.
2. Bila dianggap perlu dalam menyiapkan SDM yang berkualitas dan
profesional, lakukan induksi dan pelatihan.
3. Kadangkala Event menggunakan tenaga sukarela/volunteers.
4. Perlu keahlian khusus dalam penempatan anggota panitia agar dapat bekerja
sesuai dengan kemauan dan kemampuan mereka.
 Sumber Daya Manusia bisa berasal dari dalam organisasi namun dapat
juga mengajak SDM dari luar. Namun, terlebih dahulu kandidat tersebut  harus di
pilih sesuai dengan posisi yang tersedia.

Buatlah daftar spesifikasi dari tenaga sukarela:

1. Posisi :
2. Melapor ke :
3. Bertanggung Jawab ke :
4. Pengetahuan yg dimiliki :
5. Keahlian :
6. Pengalaman :
7. Harapan :

Agar para SDM yang tergabung dalam kepanitiaan mendapatkan

pemahaman yang sama perlu ada baiknya untuk membuat pelatihan agar mereka
mengetahui Tujuan dari Event, Venue dan tugas mereka. Buatlah  outline secara
umum, informasi lokasi  dan Informasi tugas mereka. Mereka juga diberi
informasi mengenai aturan-aturan yang berlaku di lokasi event seperti
emergencies procedurs, prosedur penggunaan alat-alat telekomunikasi dan waktu
penggunaan area-area tertentu. Sebaiknya para anggota panitia juga menggunakan
pakaian seragam atau pakaian dari sponsor, peralatan yang mereka akan
gunakan,mengetahui Sistem pelaporan  kejadian, melakukan Supervisi, informasi
mengenai Peran khusus dan kapaan waktu mereka istirahat dan waktu untuk
makan.

PUBLIKASI EVENT
Kualitas publikasi sangatlah bergantung bagaimana event  tersebut 
dilaksanakan dan dapat menciptakan hasil yang baik dan bermanfaat  serta
menimbulkan inspirasi bagi orang lain. Publikasi dapat diterapkan pada event
untuk memperoleh popularitas yaitu berupa pengertian, kepercayaan,
penghargaan, kekaguman dan sebagainya dari publik. Publikasi dapat
menumbuhkan penerimaan dan kepercayan dari publik dan mampu membentuk
pendapat umum dengan jalan menyiarkan berita-berita terutama dengan
menciptakan peristiwa salah satunya event. Point-point penting dalam melakukan
publikasi, antara lain:

1. Memiliki kemampuan dalam memilih media yang sesuai dengan karakteristik

khalayak sasaran.
2. Memiliki daya kreativitas, mampu menemukan dan menentukan hal baru,
penting dan menarik untuk mendapatkan liputan dari media massa.
3. Memiliki kemampuan menulis, khusus media release terkait dengan event
yang dipublikasikan.
4. Memiliki produktivitas dan motivasi tinggi untuk mendukung publisitas event.
5. Memiliki pengetahuan yang luas mengenai media cara kerja, kekhususan dan
persyaratannya: kebijakan editorial. Frekuensi penerbitan, tanggal dan
waktu terbit, proses percetakan atau pembuatan, daerah sirkulasi,
jangkauan audience dan metode distribusi.
6. Kemampuan untuk menjalin relationship dengan pihak media massa.
7. Mampu menyelenggarakan konferensi media atau media tour berkaitan
dengan event yang dilakukan.
8. Mampu memunculkan publikasi yang positip sejak sebelum, saat dan pasca
pelaksanaan event.

Mengatur Publikasi untuk Sebuah Event

 Upayakan dapat liputan luas dari media massa, baik cetak, elektronik, maupun
media interaktif, misalnya dengan konferensi media atau pers, new release,
atau liputan langsung dari pihak media.
 Undang media untuk meliput event.
 Publikasi event sebelum, selama dan setelah pelaksanaan, agar tidak hanya
acara event, perusahaan, produk, maupun pihak-pihak yang terlibat mendapat
liputan terus  menerus dari media massa.
 Siapkan secara teknis segala keperluan peliputan, seperti media room, listrik,
facsimile, dan komputer untuk online.
 Siapkan News release, foto-foto, gambar, dan media kit untuk melengkapi
keperluan media massa dalam penulisan berita.
 Siapkan foto atau rekaman pelaksanaan event untuk memenuhi permintaan
media massa.
News release untuk Event
Digunakan untuk publikasi suatu event. Release sebaiknya dikirimkan
kepada semua media massa yang relevan, baik cetak maupun elektronik. Ada
beberapa kelebihan dari pengiriman release ini, antara lain:

1. Release yang dimuat tidak perlu membeli atau membayar space (pada media
cetak) atau spot (pada media radio atau televisi)
2. Oleh khalayak beritanya dinilai lebih kredibel dibandingkan iklan yang dibeli
karena ditulis pihak media, dan informasi yang ada bebas disampaikan
termasuk yang sifatnya propaganda.
3. Mengirimkan release kepada pihak media massa berarti memberikan servis
kepada mereka untuk mengisi space atau spot pada rubrik atau program di
media massanya.

Kekurangan dari news release antara lain isi beritanya tidak bisa dikontrol
sehingga seringkali isinya tidak sesuai dengan yang diharapkan, dan space/spot
yang disediakan sangat terbatas sedangkan release yang masuk cukup banyak.
Masa pemuatannya seringkali juga tidak sesuai dengan harapan. Artinya, tidak pas
dengan khalayak sasaran yang dituju.
Banyak hal yang harus dipertimbangkan ketika ingin mendapatkan
publikasi terhadap event melalui release yang dikirim kepada pihak media massa,
antara lain:

1. Mengandung nilai berita (news value), artinya berisi informasi yang penting
dan menarik buat orang banyak.
2. Ada unsur kebaruan, artinya isi informasinya terjadi hari ini atau paling
lambat kemarin.
3. Mengandung unsur 5 W (What, Who, Where, When, Why) dan 1 H (How).
4. Ditulis secara sederhana, artinya menggunakan bahasa sehari-hari dan tidak
banyak menggunakan bahasa asing/teknis. Tidak lebih dari dua halaman,
ditulis dengan dua spasi pada satu halaman sisi. Untuk itu paragaraf dan
kalimat harus dibuat singkat dan pendek.
5. Ditulis dengan format yang baik dan disusun secara piramida terbalik,a rtinya
informasi yang paling penting diletakkan di bagian awal/atas, mengingat
pemotongan release oleh pihak media massa akan dilakukan dari bagian
bawah.
6. Berikan informasi yang lengkap tentang judul atau  tema release berkaitan
dengan eventnya, nama, logo, alamat lembaga atau perusahaan pengirim,
contact person dan seberapa penting release ini untuk dimuat segera atau pada
tanggal tertentu.

Konferensi media untuk event

Konferensi media, sering disebut juga konferensi pers merupakan cara lain
untuk mendapatkan publisitas dari suatu event. Kegiatan ini harus direncanakan
dan dirancang dengan baik agar tujuan dapat tercapai. Hal-hal yang perlu
dipertimbangkan penyelenggara antara lain:

1. Konferensi media dapat dilakukan sebelum, selama, maupun setelah event

berlangsung.
2. Dengan konferensi media diharapkan akan terjadi Tanya jawab antara pihak
media massa dan penyelenggara acara sehingga fasilitas untuk ini harus
dipersiapkan.
3. Undang media massa dan wartawan secara personal yang relevan dengan
topik yang akan dibahas dan lakukan konfirmasi kehadirannya.
4. Siapkan release untuk menjadi bahan rujukan pihak media massa terkait
dnegan event dan  sediakan kit (alat tulis, block note, kertas) untuk keperluan
media.
5. Siapkan narasumber yang kredibel untuk menjadi pembicara dalam konferensi
media (misalnya: pihak penyelenggara, pengisi acara, atau event organizer).
6. Pilih tempat dan waktu yang paling tepat untuk pihak media.
7. Siapkan fasilitas yang lengkap di lokasi pelaksanaan untuk memenuhi
kebutuhan media massa (ruang representative untuk media cetak dan
elektronik, komputer, facsimile, internet, listrik, kabel dan sebagainya).
8. Sebelum pelaksanaan sebaiknya ada diskusi internal untuk mengantisipasi
pertanyaan pihak media massa.
9. Buat dokumentasi selama pelaksanaan untuk mengantisipasi apabila
dibutuhkan pihak media.
10. Lakukan evaluasi dan berikan ucapan terima kasih buat media massa yang
hadir dan kirimkan release buat media massa yang tidak hadir.

Peliputan Media massa terhadap Event

Selain News release dan konferensi pers, peliputan media massa terhadap
persiapan atau pelaksanaan suatu event akan sangat signifikan untuk mendapatkan
publisitas. Cara ini lebih kredibel  karena liputan dilakukan langsung oleh pihak
media, tanpa ada distorsi dan upaya manipulasi.

Audience bisa mendapatkan gambaran secara nyata, seperti kondisi yang

sebenarnya. Tayangan melalui media televisi  tentunya lebih baik dibandingkan
melalui radio atau media cetak karena sifatnya yang audio-visual. Untuk
mendapatkan liputan yang optimal, bagian publikasi harus merencanakan dan
merancang dengan baik dan matang bagaimana pelaksanaannya Dalam hal ini,
peran media relations yang selama ini dilakukan ikut menentukan seberapa luas
dan banyak publisitas yang akan diperoleh. Hal yang harus diperhatikan antara
lain:
 Upayakan agar event mendapat liputan yang luas dari pihak media massa, baik
cetak maupun elektronik. Undang semua media massa yang relevan untuk
melakukan peliputan. Undang mereka satu atau dua minggu sebelum hari H,
lengkapi dengan informasi tentang event yang akan dilakukan dan jangan lupa
lakukan konfirmasi bersedia tidaknya hadir.
 Sarankan media massa hadir lebih awal untuk melakukan persiapan sebelum
tamu undangan tiba di lokasi. Ini penting agar tidak mengganggu kenyamanan
tamu undangan.
 Siapkan fasilitas yang dibutuhkan pihak media massa, terutama posisi atau
lokasi terbaik untuk peliputan, khususnya untuk media televisi, agar mereka
leluasa melaksanakan kerjanya.
 Berikan pada pihak media rundown acara agar mereka bisa memilih hal-hal
yang penting untuk diliput (panitia bisa membantu  mengarahkan).Lakukan
evaluasi dan berikan ucapan terima kasih pada media massa yang datang
meliput event, terlepas dimuat/ditayangkan tidaknya liputan yang telah
dilakukan.

Mekanisme Publikasi
Organisasi mempublikasi kegiatan kepada seluruh pengurusnya dan
diharapkan mereka membantu memperluas publikasi tersebut kepada keluarga dan
teman kemudian mereka  meneruskan publikasi kepada pihak-pihak lain. Di
bawah ini beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mempublikasikan sebuah
acara di dalam sebuah organisasi, misalnya:

1. Secara informasi dapat disampaikan dalam rapat-rapat internal, jauh sebelum

event dimulai.
2. Pemberitahuan lewat broadcast. Tidak hanya informasi berupa tulisan tetapi
dalam bentuk format poster atau brosur lebih baik.
3. Tempelkan poster acara tersebut pada lift, majalah dinding, maupun tempat-
tempat lain yang dinilai strategis dalam menyampaikan informasi kepada
seluruh mahasiswa.
4. Letakkan brosur atau flyer di lobi maupun tempat parkir. Jadi tidak hanya
mahasiswa yang mengetahui, namun juga para tamu, dosen, dan rektorat yang
datang ke kampus.
5. Informasikan melalui bulletin atau majalah internal kampus.

Menyusun jadwal publikasi

Penyusunan jadwal harus direncanakan dengan matang dan tidak
dilakukan secara tergesa-gesa atau mendadak. Dalam pelaksanaannya juga
membutuhkan pengawasan atau monitoring untuk mencek agar semua berjalan
sesuai denagn jalurnya.
Acara yang besar tentu membutuhkan waktu persiapan publikasi yang
lebih panjang dibandingkan dengan acara yang berskala lebih kecil. Untuk acara
yang bersifat local dan tidak terlalu besar, publikasi dilakukan 2 minggu sebelum
hari pelaksanaan. Sedangkan untuk  acara yang berskala lebih besar akan
memerlukan waktu publikasi yang lebih panjang karena publikasi itu harus
tersebar luas dan diharapkan mampu menyedot perhatian masyarakat dari
berbagai kalangan hingga ke luar negeri. Publikasi dapat mulai dilakukan rata-rata
1 bulan sebelum hari H.
Persiapan tidak hanya dibutuhkan oleh penyelenggara tetapi juga bagi mereka
yang akan berpartisipasi.

Menjaga citra organisasi

Penempatan logo serta tema acara harus menjadi identitas yang mampu
menyampaikan pesan kepada semua yang hadir. Tampilkan logo orgaanisasi
maupun tema acara pada backdrop, standing banner, topi, kaos atau seragam
panitia acara, pin, tas dan atribut lainnya.
Jangan ragu untuk memanfaatkan setiap atribut berlogo dalam setiap
pengambilan gambar atau foto. Contohnya penempatan logo pada backdrop.
Letakkan dan atur sedemikian rupa sehingga dijadikan latarbelakang pengambilan
gambar maka logo tersebut tetap tampak dan tidak tertutup kepala orang.
Apa yang harus disampaikan
Anda harus memastikan bahwa materi publikasi yang dibuat memuat data
atau informasi umum yang diperlukan setiap orang yang ingin berpartisipasi
dalam kegiatan itu, yaitu:
 Nama dan tema acara
 Waktu dan tempat, untuk (bila ada) dan juga pelaksanaan (hari H) atau
kegiatan itu berlangsung beberapa hari.
 Logo dan nama organisasi
 Biaya yang harus dibayar, bisa berupa kontribusi atau pembelian tiket.
 Tempat melakukan pembayaran atau pembelian tiket
 Pengisi acara, bisa artis atau tokoh penting sebagai pembicara atau public
figure yang sedang trend.
 Pemancu acara, artis atau tokoh terkenal lain.
 Acara khusus, unik dan menarik hanya ada di acara tersebut.
Hal di atas perlu ditulis, karena banyak orang bersedia hadir karena
acaranya unik dan membuat orang penasaran ingin menyaksikan langsung dan
orang terkenal di dalam event tersebut.

Publikasi Melalui Media  Massa

Publikasi dengan menggunakan iklan pada media massa cetak maupun
elektronik dapat dilakukan pula dengan cara mengirimkan press release,
melakukan konferensi pers, liputan khusus maupun wawancara eksklusif.
Komunikasi dengan pihak media dapat dilakukan sebelum pada saat hari H.
Para wartawan disediakan tempat sebagai tamu khusus dengan meja yang
khusus untuk pers. Tugas seorang PR dan juga manager dari event tersebut adalah
menyambut mereka secara langsung dan membuat mereka merasa nyaman dengan
suasana yang ada.
Bila memungkinkan, seorang PR dapat mengatur wawancara singkat
dengan Ketua Panitia penyelenggara yang paling mengetahui mengenai seminar
dapat memberikan informasi langsung kepada wartawan yang meliput dan bila
diperlukan juga dengan pemimpin atau pejabat perusahaan yang telah hadir.
Berikan waktu dan kesempatan khusus mengambil foto atau gambar.
Panitia menyiapkan press release (tertulis) untuk para wartawan dari
media cetak dan elektronik yang berisi point-point penting pada event yang perlu
diketahui oleh khalayak.untuk dimuat, ditayangkan atau disiarkan dalam media
mereka masing-masing.
Berikan juga kesempatan kepada wartawan untuk memewancarai keynote
speaker atau artis dan public figure yang hadir dalam event tersebut. Jangan lupa
menyiapkan souvenir dan media kit bagi para insan pers yang hadir pada kegiatan
itu. Manfaatkan waktu untuk menemani wartawan sambil  menginformasikan
yang berkaitan dengan event dan perusahaan.
Dengan kecanggihan teknologi yang dimiliki perusahaan, seorang PR bisa
pula memanfaatkan situs jejaring sosial seperti Facebook dan Twitter, mailist dan
SMS  Blast  atau situs  perusahaan untuk mempublikasikan event yang dibuat.
Cara ini biasanya lebih cepat untuk mendapatkan respon dari khalayak.

Publikasi melalui media bellow the line

Untuk event yang dalam skala kecil dapat menghemat biaya dan tidak
terlalu perlu untuk melakukan publikasi melalui media massa. Publikasi dapat
dilakukan dengan mengirimkan brosur dan leaflet. Panitia juga dapat membuat
spanduk atau umbul-umbul atau banner yang menginformasikan kegiatan.
Spanduk dan umbul-umbul sebagai media luar ruang dipasang pada
tempat-tempat yang strategis, di pinggir–pinggir jalan maupun di sekitar gedung
seminar. Sedangkan banner, biasanya dipasang di dalam ruangan gedung atau
tempat-tempat keramaian yang tertutup. Pada saat event berlangsung, spanduk dan
banner dapat dipasang di tempat-tempat tertentu dalam ruangan dengan tetap
memperhatikan estetika ruangan dan tidak terlihat ramai dan semrawut.

Kesimpulan dari publikasi:

 Publikasi diperlukan tidak hanya pada persiapan event tetapi juga liputan
pada pelaksanaan event dan sesudah event berlangsung yang menjadi promosi
untuk khalayak jika menyelenggarakan event berikutnya.
Untuk mendapatkan publikasi, peran seorang PR menjadi penting, mulai
dari menyiapkan news release, mengundang dan mengarahkan wartawan serta
membuat publikasi bellow the line sebagai penunjang.