SKRIPSI

ANALISIS PERENCANAAN EVENT HARI PEDULI SAMPAH

NASIONAL TAHUN 2020 OLEH PT GENESIA DWI MITRA JAKARTA

Disusun sebagai Salah Satu Syarat

Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 4

Oleh
ADE MALISA SIREGAR
NIM 1605121047

PROGRAM STUDI MICE

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2020
 LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS PERENCANAAN EVENT HARI PEDULI SAMPAH NASIONAL

TAHUN 2020 OLEH PT GENESIA DWI MITRA JAKARTA

ADE MALISA SIREGAR

1605121047

Telah dipertahankan di depan Tim penguji pada tanggal 2020

dan dinyatakan telah memenuhi syarat guna memperoleh gelar S.Tr.Par.

Ketua Sidang : Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si

NIP : 19720817 200501 1 001

Penguji 1 : Rismawati, S.E.,M.Si

NIP : 19630319 199003 2 001

Penguji 2 : Dra. Ratna Dewi, M.Hum

NIP : 19660325 199103 2 001

Pembimbing 1 : Suri Purnami, S.E., MA.

NIP : 19770824 200212 2 003

Pembimbing 2 : Djames S, S.E., M.Si.

NIP : 19640226 199303 1 006

Medan, 2020

Menyetujui

Ketua Jurusan Kepala Program Studi

Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si Faulina, S.E.,M.Si

NIP 197208172005011001 NIP 19640414 199003 2 001

i
 LEMBAR PERSETUJUAN

Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan, dengan ini

menyatakan persetujuan atas skripsi dari mahasiswa Program Studi MICE berikut:

Nama : Ade Malisa Siregar

NIM : 1605121047
Program Studi : MICE
Judul Skripsi : ANALISIS PERENCANAAN EVENT HARI PEDULI
SAMPAH NASIONAL TAHUN 2020 OLEH PT GENESIA
DWI MITRA JAKARTA

Pembimbing 1 : Dra. Ratna Dewi, M.Hum

NIP 19660325 199103 2 001

Pembimbing 2 : Djames S, S.E., M.Si.

NIP 19640226 199303 1 006

Menyetujui

Ketua Jurusan Kepala Program Studi

Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si Faulina, S.E.,M.Si

NIP 197208172005011001 NIP 19640414 199003 2 001

ii
 PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ade Malisa Siregar
NIM : 1605121047
Program Studi : MICE
Judul Skripsi : “ANALISIS PERENCANAAN EVENT HARI PEDULI
SAMPAH NASIONAL TAHUN 2020 OLEH PT GENESIA
DWI MITRA JAKARTA”

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa penulisan skripsi ini berdasarkan hasil

penelitian, pemikiran, dan pemaparan asli dari saya sendiri yang disusun untuk
memperoleh gelar Sarjana Terapan Pariwisata (S.Tr.Par) di Politeknik Negeri
Medan.

Pengutipan yang saya lakukan pada beberapa bagian tertentu dari hasil karya
orang lain dalam hal ini telah saya cantumkan sumbernya secara jelas sesuai
dengan kaidah, norma, dan etika penulisan ilmiah.

Apabila dikemudian hari ternyata ditemukan bahwa skripsi ini bukan hasil karya
saya sendiri atau adanya plagiat, saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar
akademik yang saya sandang dan sanki-sanki lainya sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

Medan, Oktober 2020

Penulis

Ade Malisa Siregar

1605121047

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis sampaikan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan berkat, rahmat, dan kesehatan, sehingga penulis mampu
menyelesaikan skripsi dengan judul “Analisis Perencanaan Event Hari Peduli
Sampah Nasional Tahun 2020 Oleh PT Genesia Dwi Mitra Jakarta” yang disusun
sebagai syarat akademis dalam menyelesaikan Program Studi Diploma 4 MICE,
Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan karena menyadari segala keterbatasan yang ada. Untuk itu demi
sempurna nya skripsi ini, penulis sangat membutuhkan dukungan dan sumbangsih
pikiran yang berupa kritik dan saran yang bersifat membangun.
Penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, karena itu
penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Abdul Rahman, S.E.Ak., M.Si, Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Faulina, S.E., M.Si., Ketua Program Studi MICE.
4. Suri Purnami, S.E., M.A. dan Djames S, S.E., M.Si. Dosen Pembimbing yang
telah meluangkan waktu dalam pemberian pengarahan dan petunjuk kepada
penulis dalam proses penyusunan skripsi.
5. Seluruh Dosen di Jurusan Administrasi Niaga Program Studi MICE, yang
telah memberikan ilmu pengetahuan selama Penulis menuntut ilmu di
Politeknik Negeri Medan.
6. Bapak Madio Pristanto Pimpinan PT Genesia Dwi Mitra Jakarta.
7. Seluruh Staff dan Karyawan PT Genesia Dwi Mitra Jakarta yang telah banyak
memberikan bantuan selama melakukan kerja praktik serta dalam
penyelesaian laporan ini.
8. Kepada kedua Orang Tua Maruli Tua Siregar dan Lisma Agustina
Tampubolon, A.Md yang telah tulus ikhlas memberikan kasih sayang, cinta,
Doa, perhatian, dukungan moral dan materil yang telah diberikan selama ini,
terima kasih telah meluangkan segenap waktunya untuk mengasuh, mendidik,
membimbing, dan mengiringi perjalanan hidup penulis dengan dibarengi
alunan Doa yang tiada henti agar sukses dalam menggapai cita-cita.

iv
9. Kepada adik-adik Saya terkasih Malanthon Putra Siregar dan Praja Prastya
Siregar, terima kasih sudah menggandeng tangan Saya dalam Doa.
10. Rekan-rekan Mahasiswa Prodi MICE, Khususnya mahasiswa MICE 8A
Politeknik Negeri Medan, terima kasih untuk doa, dukungan dan
semangatnya.
12. Sahabat terbaik Sarah Tasya Purnama Napitupulu, terimakasih atas perhatian,
inspirasi, dukungan, doa serta kebersamaan.
13. Kepada semua pihak yang telah berkenan memberikan bantuan dan dorongan
Serta kerja sama yang baik, sehingga laporan ini selesai dengan baik yang
tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Akhir kata peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan, akan tetapi sedikit harapan semoga skripsi ini bermanfaat bagi
peneliti umumnya kepada para pembaca.

Medan, 2020
Penulis,

Ade Malisa Siregar

NIM 1605121047

DAFTAR ISI

v
LEMBAR PENGESAHAN....................................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN..................................................................................ii
PERNYATAAN....................................................................................................iii
KATA PENGANTAR...........................................................................................iv
DAFTAR ISI..........................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................viii
ABSTRAK.............................................................................................................ix
ABSTRACT.............................................................................................................x
BAB 1 PENDAHULUAN.....................................................................................1
1.1 Latar Belakang Masalah......................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.................................................................................4
1.3 Tujuan Penelitian..................................................................................4
1.4 Manfaat Penelitian................................................................................4
1.5 Sistematika Penulisan...........................................................................5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA............................................................................6
2.1 Kajian Pustaka......................................................................................6
2.2.1 Pengertian Perencanaan...............................................................8
2.2.2 Bentuk – Bentuk Perencanaan.....................................................8
2.2.3 Pengertian Event..........................................................................9
2.2.4 Jenis-Jenis Event........................................................................10
2.2.5 Perencanaan Event.....................................................................13
2.2.6 Tahapan Dalam Perencanaan Event..........................................17
2.3 Kerangka Pemikiran...........................................................................18
BAB 3 METODE PENELITIAN.......................................................................16
3.1 Rancangan / Jenis Penelitian..............................................................16
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian.............................................................16
3.3 Jenis Dan Sumber Data.......................................................................16
3.4 Teknik Pengumpulan Data.................................................................17
3.5 Informan Penelitian............................................................................17
3.6 Metode Analisis Data.........................................................................18
3.7 Teknik Analisis Benchmarking..........................................................19
BAB 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN......................................21
4.1 Hasil Penelitian...................................................................................21
4.1.1 Perencanaan Operasional Event.................................................21
4.1.2 Perencanaan Keuangan Event....................................................22
4.1.3 Kegiatan Pasca Event.................................................................23
4.2 Pembahasan Hasil Penelitian..............................................................23

vi
 4.2.1 Pelaksanaan Perencanaan Operasional Event............................24
4.2.2 Pelaksanaan Keuangan Event....................................................27
4.2.3 Analisis Pembahasan Proses Perencanaan Event......................28
4.2.4 Kegiatan Pasca Pelaksanaan Event............................................31
4.4 Analisis Hasil Benchmarking Data.....................................................32
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN......................................................................32
5.1 Simpulan.............................................................................................32
5.2 Saran...................................................................................................32
Daftar Pustaka......................................................................................................33
LAMPIRAN...........................................................................................................34

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kerangka Pemikiran..........................................................................19

vii
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Crew Pelaksana HPSN 2020.............................25
Gambar 4. 2 Registrasi Peserta..............................................................................28
Gambar 4. 3 Penyambutan Tamu VVIP................................................................28
Gambar 4. 4 Tarian Minim Sampah.......................................................................28
Gambar 4. 5 Peresmian HPSN 2020......................................................................29
Gambar 4. 6 Kegiatan Bersih Pantai......................................................................29

viii
 ABSTRAK

Manajemen event adalah suatu kegiatan yang dikelolah secara profesional,

sistematis, efektif dan efesien. Fungsi perencanaan pada manajemen event sangat
penting karena kebutuhan sebuah event ditentukan oleh ketetapan dalam memilih
sumberdaya, pembentukan tim, pengolahan anggaran pada keuangan terintegrasi
dan terorganisasi.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis perencanaan event yang dilakukan PT
Genesia Dwi Mitra, agar dapat mengetahui perencanaan yang digunakan dalam
membuat suatu event. Metode penelitian yang dilakukan adalah metode penelitian
kualitatif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan menggunakan wawancara
dengan pimpinan perusahaan dan para pegawai perusahaan dan dokumentasi dari
perusahaan selama event diselenggarakan oleh PT Genesia Dwi Mitra pihak event
organizer. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan benchmarking
dengan membandingkan dengan salah satu perusahaan penyelenggaraan event
yang kompeten di kota Jakarta.
Hasil analisis Benchmarking menunjukan bahwa PT Genesia Dwi Mitra dalam
melakukan fungsi perencanaan event mulai dari perencanaan operasional,
perencanaan keuangan, hinga kegiatan pasca event terlaksanakan dengan baik
terbukti dengan tercapainya tujuan diselenggarakannya event dan melakukan
kegiatan yang mengajak masyarakat untuk lebih perduli terhadap lingkungan

Kata kunci : perencanaan event, benchmarking

ix
 ABSTRACT

Event management is an activity that is managed professionally,

systematically, effectively and efficiently. The planning function in event
management is very important because the needs of an event are determined by
provisions in selecting resources, team building, budget management in
integrated and organized finance. This study aims to analyze the event planning
carried out by PT Genesia Dwi Mitra, in order to know the planning used in
making an event. The research method used is qualitative research methods. Data
collection techniques were carried out using interviews with company leaders and
company employees and documentation from the company during the event held
by PT Genesia Dwi Mitra, the event organizer. The data analysis technique in
this study used benchmarking by comparing with one of the competent event
organizing companies in the city of Medan. The results of the Benchmarking
analysis show that PT Genesia Dwi Mitra in carrying out event planning
functions ranging from operational planning, financial planning, until post-event
activities are carried out well, proven by achieving the objectives of holding
events and carrying out activities that invite the public to care more about the
environment.

Keywords: event planning, benchmarking

x
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dunia usaha di Indonesia mengalami kemajuan zaman yang sangat cepat.
Terbukti dengan bertambah banyaknya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang dan jasa. Seperti dalam bidang jasa
penyelenggaraan event, kini terlihat semakin dibutuhkan oleh semua lapisan
masyarakat. Layanan jasa yang dapat membantu aktifitas serta dapat menjawab
kebutuhan masyarakat akan penyelenggaraan event adalah event organizer. Jasa
EO (Event Organizer) di Indonesia khususnya di kota-kota besar itu sangatlah
diperlukan oleh perseorangan, instansi ataupun perusahaan, dimana pada zaman
sekarang ini setiap orang ingin sesuatu yang serba praktis dan juga cepat,
contohnya ketika dalam melakukan sebuah acara. Apabila setiap orang, instansi
ataupun perusahaan ketika mereka menjalankan sebuah acara dan menginginkan
hasil yang sesuai dengan yang mereka harapkan, tetapi mereka juga tidak mau
dipusingkan dengan berbagai konsep yang begitu rumit yang menuntut mereka
untuk menjalankan acara tersebut dengan lancar, maka mereka akan menyewa
jasa EO (Event Organizer) sebagai solusinya.
Dalam hal ini proses manajemen sangat penting untuk dilakukan oleh
sebuah event organizer demi menjamin keberhasilan event-nya. Manajemen event
dapat diartikan sebagai pengorganisiran sebuah event yang dikelola secara
profesional, sistematis, efisien dan efektif salah satunya dalam perencanaan event.
Perencanaan adalah seperti peta dari suatu event yang menunjukkan ke mana akan
pergi, dan apa yang harus diperhatikan sepanjang perjalanan dan bagaimana dapat
diterapkan untuk memberikan arahan secara keseluruhan bagi suatu event..
Perencanaan yang baik harus terjadi selama masa suatu event, dan event mungkin
berubah seiring dengan berubahnya lingkungan dan ditemukannya faktor-faktor
baru. Tetapi pemahaman yang diberikannya ke dalam situasi akan memungkinkan
menyesuaikan diri pada kondisi dan keadaan yang berubah.
Dalam melakukan perencanaan event semua orang harus bekerja keras
dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan yang kita
harapkan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibatdalam

1
 2

sebuah Tim. Maksudnya, dalam sebuah Tim itu tidak boleh merasa dirinya paling
kuat, hebat dalam menjalankan tugas, tapi semuanya harus saling bergantung satu
sama lain. Adapun Tim yang dimaksudkan dalam pelaksanaan manajemen event
itu adalah EO (Event Organizer). EO (Event Organizer) adalah penyelenggara
sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang
sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja Tim
dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, targeting, scheduling, pressure
dan teamwork solidity. EO mempunyai peran yaitu melaksanakan
penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event
tersebut dan mengelolanya secara profesional. Salah satu perusahaan yang
menyediakan jasa EO (Event Organizer) adalah PT Genesia Dwi Mitra, yang
merupakan sebuah perusahaan yang ber alamatkan di JL. Summangung II No.
KA/6 Kelapa Gading, Jakarta dan bergerak dibidang MICE. Perusahaan ini
menyediakan jasa event organizer yang siap untuk melakukan tugasnya yang
berkaitan dengan event tersebut, seperti mulai dari planing, organizing, actuating
dan controlling, seperti proses perizinan, memilih acara, mengemas acara,
meyakinkan keamanan pada saat pelaksanaan, sampai pada laporan per tanggung
jawabannya. Berikut rangkuman beberapa event besar yang telah dilaksanakan
oleh PT Genesia Dwi Mitra beberapa tahun terakhir.
Tabel 1. 1 Data Event Besar Tahun 2018-2020
No Nama Event Venue Time
1 Lampung Bay Fun Run Lampung 19 Agustus 2018
2 Peningkatan Kapasitas Direktorat Pulau Ayer 1-3 November
Pengelolaan Bahan-bahan 2018
Berbahaya Dalam Pengelolaan
Merkuri
3 Gerakan Perempuan Peduli Sawo Jajar Brebes 11 Maret 2019
Mangrove, Penanaman 50.000
Mangrove Bersama OASE
Kabinet Kerja Tahap III
4 Penyelenggaraan Lokakarya Jakarta 29 Juli – 2
Analisis Pusat Komodo Agustus 2019
Pengendalian Patroli Laut DJBC
TA 2019
5 FAMTRIP TA/TO Oman Medan 26- 29
September 2019
6 Hari Peduli Sampah Nasional Labuan Bajo 5-6 Maret 2020
2020 Di Labuan Bajo
 3

Sumber : PT Genesia Dwi Mitra 2020

Salah satu event yang ditangani oleh PT Genesia Dwi Mitra adalah
memperingati “Hari Peduli Sampah Nasional Tahun 2020” yang dilaksanakan
oleh Kementerian Lingkungan Hidup Dan Kehutanan. Menurut hasil pra
penelitian yang penulis lakukan dengan turut serta menjadi bagian dari EO PT
Genesia Dwi Mitra dapat diketahui bahwa program ini berjalan mulai dari bulan
Januari hingga Maret Tahun 2020 pelaksanaan di Labuan Bajo, event ini ditangani
oleh PT Genesia Dwi Mitra dan diselenggarakan dalam 2 tahap yaitu acara
peresmian dan aksi bersih pantai bersama. Penyelenggaraan event tahap pertama,
yaitu peresmian sekaligus untuk pengenalan program “Hari Peduli Sampah
Nasional 2020” yang dilaksanakan pada tanggal 5 Maret Tahun 2020 yang
bertempat di depan Hotel Inaya Bay, kota Labuan Bajo, Kabupaten Manggrai
Barat. Event peresmian dan pengenalan program ini, dihadiri juga oleh para
pimpinan dan pejabat yang berada dari di Jakarta dan Labuan Bajo. Kegiatan
selanjutnya, melakukan aksi bersih pantai bersama yang dilakukan 10.000 peserta
di 5 zona dan dilanjutkan melakukan penimbangan sampah hasil kebersihan.
Penulis ingin menggambarkan perencanaan yang dilakukan perusahaan
tentang keberhasilan EO dalam mengelola event ini, yang bisa dilihat dari event
yang berjalan dengan lancar dan juga klien yang merasa sangat puas dengan
kinerjanya dan tertarik untuk melakukan kerjasama lagi jika melakukan event
selanjutnya. Buktinya sejak Perusahaan PT Genesia Dwi Mitra didirikan sejak
2018 client sudah menggunakan jasa EO PT Genesia Dwi Mitra pada sebagai
pelaksanaan, sehingga menjadikan event ini unik untuk diteliti oleh penulis.
Alasan lain untuk melakukan penelitian mengenai event “Hari Peduli Sampah
Nasional” ini adalah karena ingin mengetahui bagaimana cara EO PT Genesia
Dwi Mitra dalam mengelola event sebesar ini bahkan sampai client dari EO pun
tertarik untuk melakukan kerjasama secara berkelanjutan. Melihat uraian diatas,
maka penulis tertarik untuk mengetahui dan ingin meneliti bagaimana
perencanaan event yang dilakukan oleh PT Genesia Dwi Mitra dalam event “Hari
Peduli Sampah Nasional Tahun 2020” sehingga ketika pelaksanaan acara tersebut
bisa berjalan dengan sangat meriah dengan judul “Analisis Perencanaan Event
 4

Hari Peduli Sampah Nasional Tahun 2020 Oleh PT GENESIA DWI MITRA
Jakarta”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Perencanaan event KLHK pada
Hari Peduli Sampah Nasional Tahun 2020 yang dilakukan oleh PT Genesia Dwi
Mitra.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses perencanaan
event tahunan yang diadakan oleh Kementerian Lingkungan Hidup Dan
Kehutanan (KLHK) pada Peduli Sampah Nasional Tahun 2020 oleh Perusahaan
PT Genesia Dwi Mitra.
1.4 Manfaat Penelitian
Dengan dilaksanakannya penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat.
Manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
Memperluas wawasan penulis dalam bidang manajemen event khususnya
dalam perencanaan sebagaimana fungsi pertama dari ilmu manajemen yang
menjadi penentu arah event akan dilaksanakan oleh perusahaan.
2. Bagi Perusahaan
Berguna sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam menyikapi
berbagai masalah yang timbul dalam perusahaan menyangkut penanganan
sebuah event untuk mencapai sasaran pasar yang ingin dicapai dalam setiap
event dan skripsi ini dapat menjadi referensi di masa yang akan datang
mengenai hal yang berkaitan di dalamnya.
3. Bagi Peneliti Lain
Dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian masalah tentang proses
perencanaan event dalam penyelenggaraan suatu event yang harus
diterapkan oleh perusahaan
4. Bagi Politeknik Negeri Medan
Skripsi ini dapat menjadi referensi di masa yang akan datang mengenai hal
yang berkaitan di dalamnya.
 5

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan skripsi ini disusun secara sistematis agar pembagiannya terarah
dan mempermudah dalam pemahaman, untuk itu penulis membagi Skripsi dalam
lima bab.
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.
BAB 2 TUJUAN PUSTAKA
Bab ini berisi landasan teori yang mendukung penelitian, yaitu pengertian
manajemen event, pengertian event, perencanaan penyelenggaraan event,
serta kerangka pemikiran.
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi objek dan ruang lingkup penelitian, tempat dan waktu
penelitian, jenis dan sumber data, metode pengumpulan data, informan
penelitian dan metode analisis data
BAB 4 HASIL DAN PENELITIAN
Pada bab ini berisi tentang deskripsi unit analisis, gambaran umum
perusahaan, gambaran umum informan, serta hasil penelitian dan
pembahasan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang simpulan dan saran
 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Kajian Pustaka

Kajian literatur dalam penelitian akan diawali dengan pemaparan hasil
penelitian studi terdahulu yang dianggap relevan dengan penelitian ini. Peneliti
mengumpulkan beberapa penelitian yang dianggap relevan sebagai bahan
masukan, selain itu peneliti juga dapat mengklasifikasikan nya dengan penelitian
terdahulu, selanjutnya akan dapat dilihat persamaan dan perbedaan penelitian
dengan penelitian-penelitian sebelumnya, sehingga akan terlihat orisinalitas dari
penelitian ini. Adapun penelitian terdahulu diantaranya adalah:
Pertama, penelitian yang dilakukan oleh Johan Saputro Mahasiswa Ilmu
Sosial Dan Humaniora Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
dengan judul “Perencanaan Event Management pada Festival Kesenian
Yogyakarta sebagai Media Komunikasi Identitas Yogyakarta”. Tujuan penelitian
ini adalah untuk mengetahui event Management dalam penyelenggaraan Festival
Kesenian Jogyakarta. Hasil penelitian menunjukan bahwa Penyelenggaraan
Festival Kesenian Yogyakarta diselenggarakan dimulai dengan penunjukan
panitia pelaksana lalu melakukan kegiatan perencanaan dari penetapan tujuan
hingga penyusunan strategi. Adapun tahapan-tahapan dalam perencanaan event
management yaitu Research, Design, Planning, Coordinating, Evaluations..
Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh Johan Saputro dengan yang dilakukan
oleh peneliti bisa dilihat dari teori yang digunakan, Johan Saputro menggunakan
konsep manajemen Goldbatt sedangkan peneliti menggunakan konsep
perencanaan event dari Wilcox et.al. Perbedaan lainnya terletak pada objek
penelitiannya, Ginanjar Akhmad melakukan penelitian di Dinas Kebudayaan
Daerah Istimewa Jogyakarta sedangkan peneliti melakukan penelitian di PT
Genesia Dwi Mitra Jakarta. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Johan
Saputro dengan peneliti adalah sama-sama menggunakan pendekatan kualitatif
dan juga tema yang sama yaitu mengenai event.
Kedua, penelitian yang dilakukan oleh Andi Achwan Mahasiswa Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta jurusan Ilmu Komunikasi dengan judul

6
 7

“Perencanaan Event Rendezvous Sewindu HCCS (Studi Deskriptif pada

Komunitas Motor HCCS Yogyakarta)”. Fokus penelitian ini adalah bagaimana
perencanaan komunikasi dalam penyelenggaraan event Rendezvous Sewindu
HCCS. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa bentuk riset yang dilakukan adalah
melakukan analisis situasi lingkuan dengan melakukan observasi pada event yang
telah diselenggarakan oleh komunitas motor CB Joker dan Police. Analisis situasi
dilakukan untuk mengetahui kesempatan dan kelemahan dalam proses
perencanaan komunikasi. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang peneliti
lakukan adalah dari konsep yang digunakan, Andi Achwan menggunakan konsep
Event Management Joe Goldbatt sedangkan penulis menggunakan konsep
manajemen dari George Tery. Persamaan antara penelitian Andi Achwan dengan
peneliti adalah sama-sama menggunakan metode kualitatif.
Ketiga, penelitian yang dilakukan oleh Angel Jessyca Sandela Sinaga,
Jurusan Kepariwisataan, Sekolah Tinggi Pariwisata Bandung dengan judul
Evaluasi Perencanaan Event Dalam Meningkatkan Penjualan Di Mall Pluit
VIillage, Jakarta. Fokus dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi event yang
diadakan Pluit Village namun belum sesuai segmentasi pengunjung dan
meningkatkan penjualan diduga karena perencanaan event yang kurang tepat.
Persamaan penelitian ini yaitu menggunakan studi deskriptif kualitatif. Perbedaan
penelitian Angel Jessyca Sandela Sinaga dengan peneliti adalah objek
penelitiannya, Angel Jessyca Sandela Sinaga melakukan penelitian di Mall Pluit
VIillage, Jakarta sedangkan peneliti melakukan penelitian di PT Genesia Dwi
Mitra. Hasil dari penelitian ini perencanaan penentuan pelanggan dan
kebutuhannya yang telah dilakukan oleh Pluit Village hanya mengakomodir
kepentingan pengunjung daripada kepentingan tenant.
Keempat, penelitian yang dilakukan oleh Teguh Nirwantoro jurusan
Psikologi Dan Ilmu Sosial Budaya, Universitas Islam Indonesia, Yogyakarta
dengan judul Analisis Manajemen Event Jakarta International Java Jazz 2015
Oleh PT Java Festival Production. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
bagaimana manajeman event PT. Java Festival Production dalam penyelenggaraan
konser music berskala internasional pada event Java Jazz 2015. Berdasarkan hasil
penelitian yang telah diuraikan, maka dapat diambil PT Java Festival Production
 8

menggunakan manajemen event dalam suatu penyelenggaraan dan menjadi

beberapa tahapan yaitu Research, Design, Planning, Coordination, Evaluation
dalam keberhasilan event.

2.2 Landasan Teori / Dasar Teori

2.2.1 Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan,
perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi,
menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara
menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga
tercapainya tujuan organisasi. Sebelum dapat mengorganisasi, mengarahkan atau
mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan
arah organisasi. Dalam perencanaan harus memutuskan apa yang harus dilakukan,
Berdasarkan pendapat di atas, terlihat bahwa perencanaan adalah gambaran
tentang apa-apa yang akan dilakukan mulai dari penetapan tujuan, strategi untuk
mencapai tujuan hingga sistem perencanaan untuk mengkordinasikan dan
mengintegrasikan seluruh pekerjaan organisasi sehingga tujuan bisa tercapai. Hal
ini sekaligus menjawab juga apa saja yang harus dilakukan, kapan, bagaimana,
dan siapa yang akan melakukannya.
2.2.2 Bentuk – Bentuk Perencanaan
Berdasarkan luas cakupan masalah dan jangkauan waktunya perencanaan
dapat dibedakan menjadi tiga macam bentuk:
1. Rencana Global
Rencana global ini merupakan penentuan tujuan yang menyeluruh atau
keseluruhan dan yang menyangkut jangka panjang dari organisasi tersebut
sebagai keseluruhan atau totalitas. Perencanaan global dalam suatu perusahaan
biasa diistilahkan dengan Corporate Plan. Di dalam Corporate Plan ini diuraikan
tujuan pokok yang akan dicapai perusahaan serta sasaran-sasaran jangka panjang
yang akan dicapai sebagai misi yang dibawa perusahaan. Analisis penyusunan
Corporate Plan sering dinamakan analisis “SWOT” yang berasal dari singkatan:
a. Strength, yaitu kekuatan-kekuatan yang dimiliki.
b. Weaknesses, yaitu kelemahan-kelemahan yang ada.
 9

c. Opportunity, atau kesempatan-kesempatan yang terbuka.

d. Treath atau tekanan-tekanan yang dihadapi perusahaan.
2. Rencana Strategis
Rencana ini disusun untuk menentukan tujuan-tujuan kegiatan yang
mempunyai arti strategis dan berdimensi jangka panjang. Arti strategis dalam
penyusunan rencana ini adalah untuk menyusun dan memilih urutan bidang mana
yang akan dicapai terlebih dahulu dan berikutberikutnya. Untuk menyusun
rencana strategis kita harus mengetahui keadaan saat ini dan dihubungkan dengan
perkembangan masa depan yang paling mungkin terjadi dan bagaimana usaha kita
untuk merubah keadaan sesuai tujuan yang dikehendaki. Dipandang dari dimensi
waktunya perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang dan
biasanya dibuat oleh tingkatan manajemen atas. Perencanaan strategis
menyangkut keputusan tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan secara
keseluruhan, dan alat apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Rencana Operasional
Rencana operasional meliputi perencanaan terhadap kegiatan kegiatan
operasional yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka
panjang baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis.
Perencanaan ini biasa disebut dengan perencanaan taktis.
2.2.3 Pengertian Event
Event adalah sebuah acara besar yang dilakukan pada setiap hari, bulan,
tahun, yang di lakukan sekelompok orang untuk menyelenggarakan acara tersebut.
Event adalah sebuah acara yang mendatang banyak orang ke sebuah tempat untuk
menikmati acara yang sedang diselenggarakan. Menurut Noor (2013: 8), event
merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal
penting sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang
terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan
tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada
waktu tertentu.
Event mempunyai arti atau pengertian Event adalah sebuah pameran,
pertunjukan atau festival yang diselenggarakan dengan syarat dan tujuan dan
membutuhkan peserta event dan pengunjungnya.
 10

2.2.4 Jenis-Jenis Event

Event sebenarnya dikelompokkan ke dalam beberapa kategori sesuai acara
yang ditanganinya. Namun, bagi orang awam, jenis-jenis event organizer
hanyalah satu, yaitu penyelenggara acara. Seiring semakin maraknya
penyelenggaraan acara-acara, baik untuk kebutuhan pribadi maupun perusahaan,
maka jasa Event Organizer menjadi bidang yang paling banyak dicari. Berikut ini
merupakan jenis-jenis event.
1. Jenis Event Berdasarkan Jenis Ukuran Dan Besarnya
Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event dibedakan menjadi 3,
yaitu:
a. Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi
yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggara
dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai media. Biasanya
event ini terselenggara setelah dilakukan Bidding (kompetisi antara beberapa
organizer untuk menjadi penyelenggara). Contoh: Piala Dunia
b. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota
atau daerah di suatu tempat. Bersifat regional di suatu daerah
tertentu. Contoh :Rio Karnaval, yang dikenal sebagai ekspresi dari Amerika
Latin, yang memberikan energi pada kota Rio de Jeneiro
c. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media
untuk meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun waktu
periode tertentu untuk menghadiri event tersebut dan memberikan dampak
peningkatan ekonomi secara signifikan. Contoh: PRSU (Pekan Raya
Sumatera Utara).
2. Jenis Event Berdasarkan Tujuan dan Kegunaannya
Event yang dikategorikan berdasarkan tujuan dan kegunaannya, atau
berdasarkan penyelenggaraannya, biasanya berupa business event dan special
event.
1. Business Event
Event bisnis terdiri dari kegiatan yang sering dilakukan oleh perusahaan atau
instansi. Ciri dari event bisnis adalah adanya peningkatan pendapatan pada
perusahaan atau daerah. Berikut yang tergolong sebagai event bisnis
 11

a. Meeting
Pertemuan atau rapat merupakan kegiatan rutin perusahaan, namun dengan
adanya perusahaan tingkat korporasi, kebutuhan meeting akan lebih beragam
sehingga kegiatannya perlu mendapat perhatian yang lebih baik dari seorang
meeting planner (organisasi atau orang yang melakukan perencanaan untuk
penyelenggaraan rapat perusahaan).
b. Incentive
Unsur yang terdapat dalam perjalanan insentif adalah bisnis dan wisata. Pada
perjalan insentif, kegiatan bisnis dan pariwisata dilakukan bersama untuk
mencapai tujuan perusahaan. Perjalanan insentif sering diberikan untuk pegawai
di satu perusahaan karena mereka berprestasi. Dalam perjalanan insentif, unsur
wisata nya adalah perjalanan ke destinasi yang memiliki daya tarik untuk
dikunjungi, sementara unsur bisnis nya adalah menghadiri kegiatan seperti
seminar, workshop atau konferensi. Perjalanan insentif tidak hanya dilakukan oleh
perusahaan, tetapi banyak institusi pendidikan melakukan perjalan insentif dengan
format yang sama, misalnya kunjungan industri, kuliah lapangan, atau wisata
studi yang dikemas seperti perjalanan insentif.
c. Conference
Konferensi adalah merupakan bisnis yang mempertemukan orang secara
langsung dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah,
kasus, negosiasi, membangun hubungan dan jaringan bisnis, meningkatkan
performa baik individu ataupun perusahaan. Konferensi merupakan event bisnis
yang mengedepankan komunikasi baik komunikasi internal (dalam bentuk
pertemuan untuk penjualan, seminar, pelatihan, konferensi tahunan) maupun
komunikasi dengan audience seperti konferensi pers atau product launching.
d. Exhibition
Eksibisi merupakan event yang tumbuh dan berkembang sangat cepat. Eksibisi
biasanya menampilkan beragam jenis produk perusahaan yang dihadiri oleh
banyak pengunjung untuk membeli produk. Event ini mempertemukan penyedia
produk dan jasa dengan pembeli dalam satu tempat. Tujuan dari eksibisi adalah
untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada masyarakat luas. Dengan
demikian dampak diselenggarakannya eksibisi adalah masyarakat mengetahui
 12

produk baru perusahaan. Walaupun tujuannya hanya ingin memperkenalkan

produk, tapi perusahaan juga menghendaki adanya peningkatan penjualan pada
perusahaan.
2. Special Event
Special event dapat diselenggarakan mulai dari jenis event perorangan yang
sederhana dan kecil sampai dengan event yang besar. Karena jenis kegiatannya,
maka setiap event yang memiliki kekhasan tersendiri dari event dapat mendukung
terselenggaranya special event. Berikut yang tergolong sebagai special event
a. Leisure Event
Leisure Event telah berkembang sejak bangsa Roma menyelenggarakan
kegiatan gladiator. Bentuk leisure event yang ada saat itu adalah berupa
pertandingan yang diselenggarakan di Coloseum, Roma, Italia. Pada saat ini,
leisure event yang berkembang banyak berdasarkan pada kegiatan keolahragaan.
Kegiatan yang sama memiliki unsur pertandingan di dalamnya dan mendatangkan
banyak pengunjung pada event tersebut. Jenisleisure event antara lain olimpiade,
world cup, formula one dan tour deFrance.
e. Personal Event
Personal event adalah segala bentuk kegiatan yang di dalamnya terlibat
anggota keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan masa kini telah merubah
bentuk asli kegiatan personal event, misalnya pesta ulang tahun, resepsi sunatan,
reuni keluarga, arisan dan pesta pernikahan.
f. Cultural Event
Salah satu contoh event budaya yang menjadi ciri khas Kabupaten Demak
dalam bentuk festival atau karnaval adalah diadakannya acara “Grebeg Besar”
setiap tanggal 10 Dzulhijah yang dimeriahkan dengan beberapa prosesi adat,
antara lain ziarah ke makam Sultan-Sultan Demak dan Sunan Kalijaga, Pasar
Malam Rakyat di Tembiring Jogo Indah, Prosesi Selamatan Tumpeng Sanga
(tumpeng yang menggambarkan Wali Songo), Sholat Idul Adha dan juga
Penjamasan Pusaka Peninggalan Sunan Kalijaga (Kutang Ontokusuma dan Keris
Kyai Cubruk)
 13

2.2.5 Perencanaan Event

Event diadakan sebagai media promosi suatu brand atau dalam rangka
memperingati hal tertentu. Dalam menyelenggarakan event, ada beberapa hal yang
patut diperhatikan dalam proses pengerjaan event demi tercapainya tujuan
tersebut. Menetapkan rencana dalam merencanakan sebuah event, ada dua macam
perencanaan yang harus ditetapkan, yaitu rencana awal dan rencana detail dari
acara untuk rencana awal event diawali dengan pencarian dan pengumpulan
informasi tentang event yang akan diselenggarakan. Diantaranya adalah mencari
informasi dari competitor, maksudnya adalah menggali informasi dari event
competitor yang mirip atau serupa dengan event yang akan diadakan. Kemudian
mencari informasi seputar pihak-pihak yang terlibat. Lalu mengumpulkan
informasi seputar tempat yang akan digunakan. Hal tersebut dapat dilakukan
dengan membuat studi kelayakan bagi penyelenggaraan suatu event. Manfaat
studi ini untuk melihat apakah penyelenggaraan event tersebut dapat membawa
banyak manfaat atau tidak. Kelayakan yang dilakukan harus mampu melihat
sebanyak mungkin aspek yang timbul darin penyelenggaraan kegiatan, termasuk
aspek keuangan, aspek sumberdaya yang dimiliki, aspek promosi, dan aspek
lainnya yang dinilai perlu untuk diketahui. Layak atau tidaknya penyelenggaraan
suatu event tentunya harus dapat memberikan banyak manfaat bagi pihak yang
terkait dan menimbulkan kerugian yang sekecil mungkin atau bahkan tidak
menimbulkan kerugian apapun.
Perencanaan akan berhubungan dengan keterkaitan pihak penyedia barang
dan jasa yang akan mendukung terlaksananya event, sehingga perlu memasukan
pihak pendukung sejak awal dalam proses perencanaan banyaknya pihak yang
terkait dengan penyelenggaraan event harus disesuaikan dengan event yang
diselenggarakan misalnya untuk event yang diselenggarakan berhari-hari.
Tentukan kerja sama dengan penyedia jasa akomodasi seperti hotel, apartemen,
wisma, atau asrama dapat menjadi bagian dari terselenggaranya event. Lalu kerja
sama dengan penyedia jasa transportasi juga sangat diperlukan, terutama bagi
event yang diselenggarakan dengan keterbatasan alat transportasi untuk mencapai
tempat terselenggaranya event.
 14

Setelah semua informasi tentang penyelenggara event didapat, tahap

selanjutnya adalah menuangkan rencana ke dalam perencanaan yang lebih detil
dan dilakukan oleh pihak yang kompeten sesuai dengan bidangnya. Pada
penyelenggaraan event, biasanya terdapat tiga bagian pokok, sperti bidang
keuangan, bidang operasional, dan bidang pemasaran.
Bidang keuangan akan membuat rencana detail tentang keuangan. Termasuk
didalamnya penyusunan anggaran event menetukan jumlah tiket yang akan dijual
dan menentukan beberapa pemasukan yang diharapkan dari event. Siapa saja yang
akan menjadi sponsor dan apakah diperlukan sponsor untuk event tersebut, berapa
besar investasi yang dibutuhkan untuk penyelenggaran event tersebut. Meskipun
ada beberapa anggran event yang diselenggarakan tidak untuk mencari
keuntungan, tetap saja rencana anggaran biaya harus dibuat. Karena rencana
anggaran akan menjadi panduan dalam menyusun besaran biaya yang telah
ditetapkan. Setiap event memiliki tujuan yang berbeda, banyak event berorientasi
pada keuntungan daripada berorientasi pada biaya. Apabila tujuannya lebih pada
kualitas daripada keuntungan, maka biaya yang akan dikeluarkan akan lebih
banyak pada material yang memiliki kualitas prima. Rencana akhir juga meliputi
pembuatan laporan keuangan event.
Biaya operasional event secara detail harus menyusun rencana operasional
seluruh kebutuhan penyelenggaraan event. Yang termasuk dalam penyusunan
tersebut adalah kebutuhan akan sumber daya, staf atau tim yang akan terlibat.
Mulai dari keterampilan dan kemapuan yang diharapkan harus sudah dapat
disusun sejak rencana ditetapkan. Tempat penyelenggara event menjadi hal yang
harus dipersiapkan secara matang. Menurut Noor (2013: 161), sumber daya
manusia ada dua yaitu staf yang dibayar penyelenggaraan event dan sukarelawan
yang turut serta tanpa mendapat bayaran atas pekerjaannya.
1. Pegawai yang dibayar
Mencari staf untuk menyelenggarakan event harus disesuaikan dengan
kebutuhan dan karakteristik event tersebut. Jenis pekerjaan pada
penyelenggaraan event meliputi persiapan, pelaksanaan dan penutupan.
Jumlah staf terbanyak biasanya diperlukan pada saat persiapan dan
 15

pelaksanaan event. Staf yang bekerja pada event akan dibayar sesuai dengan
jumlah jam kerjanya.
2. Sukarelawan
Sesuai dengan namanya, sukarelawan rela menyumbangkan tenaga
atau jasa, kemampuan dan waktunya tanpa mendapatkan upah secara
finansial atau tanpa mengharapkan keuntungan materi dari organisasi
pelayanan yang mengorganisasi suatu kegiatan tertentu. Selain itu kegiatan
yang dilakukan relawan bersifat sukarela untuk menolong orang lain tanpa
adanya harapan akan imbalan eksternal. Relawan adalah orang-orang yang
tidak memiliki kewajiban menolong suatu pihak tetapi memiliki dorongan
untuk berkontribusi nyata dalam suatu kegiatan dan berkomitmen untuk
terlibat dalam kegiatan yang membutuhkan kerelaan untuk mengorbankan
waktu, tenaga, pikiran, serta materi untuk diberikan kepada orang lain.
Pemilihan lokasi yang tepat untuk penyelenggaraan event perlu
didukung oleh infrastruktur pendukung pada kegiatan,seperti transportasi
menuju venue event, adanya akomodasi yang memadai, adanya penyediaan
layanan jasa lainnya. Tempat akan mempengaruhi kesan peserta atau
pengunjung terhadap event.
Pada setiap penyelenggaraan event sebaiknya selalu membuat
rencana cadangan untuk tempat penyelenggaraan. Karena banyak hal terjadi,
dan tempat yang telah direncanakan tidak dapat digunakan dan juga berupa
gangguan lainnya. Tidak boleh dilupakan bahwan keselamatan, kesehatan
dan keamanan kerja bagi staf yang terlibat harus mendapat perhatian. Hal ini
dapat diatasi dengan bekerja sama dengan pihak asuransi atau menyerahkan
pekerjaan dengan resiko kecelakaan tinggi pada pihak lain. Misalnya
membuat panggung, apabila staf yang dimiliki tidak kompeten makan
sebaiknya bekerja sama dengan pihak lain yang kompeten dibidangnya.
Bagian pemasaran merupakan bagian yang tidak kalah penting dari
bagian lain. Menurut Noor (2017). Teknik memasarkan event yang
ditetapkan oleh EO berbeda antara satu dan lainnya. Pemasaran event
tergantung pada perbedaan karakteristik pangsa pasar yang akan dituju.
Tidak semua event dipasarkan dengan biaya yang besar, karena banyak
 16

event dipasarkan atas kemampuan staf pemasaran yang biasanya lebih

ampuh menggunakan pengaruh word of mouth untuk mempengaruhi target
pasar. Pengaruh ini dinilai lebih efektif daripada memasarkan event dengan
memasang advertasi yang berbiaya mahal.
Hal ini akan berhubungan dengan jumlah pengunjung atau peserta
pada event yang akan diselenggarakan. Jumlah pengunjung akan
dipengaruhi oleh bagaimana informasi mengenai event sampai kepada
sasaran yang tepat. Sehingga dibutuhkan perencanaan yang detail pada
pemasaran event. Menurut Noor (2017), untuk mencapai jumlah pengunjung
atau partisipan sesuai target yang ditetapkan, perlu perencanaan yang hati-
hati dan dilakukan secara efektif yang dimulai dengan menyusun jadwal
pemasaran, menentukan media pemasaran yang tepat sehingga mudah
memengaruhi target pasar menghadiri event.
Rencana untuk pengidentifikasian risiko yang mungkin timbul pada
event, sebaiknya dilakukan oleh seorang ahli. Seorang manajer event, belum
tentu mengetahui semua tentang risiko event, sehingga pada setiap
penyelenggaraan event perlu dilakukan pertemuan dengan semua anggota
untuk membicarakan kemungkinan risiko yang timbul.
Tahap terakhir proses perencanaan yang perlu diperhatikan adalah
legalitas dari penyelenggaraan event. Banyak event diselenggarakan tidak
mendapat ijin dari pihak-pihak yang berhubungan dengan event. Misalnya
masyarakat sekitar penyelenggaraan event atau pihak yang berwenang yang
memberikan izin yang pada akhirnya akan menjadi masalah setelah event
berlangsung. Pada tahap akhir juga perlu dilakukan eveluasi terhadap
penyelenggaraan event tersebut. Hal ini untuk mengetahui apakah event
tersebut sesuai dengan yang telah diharapkan, ditargetkan dan direncanakan
atau apakah event tersebut perlu diganti atau apakah ada perubahan pada
formatnya.
Pengartisipan atau dokumentasi juga tidak kalah penting dalam
proses manajemen event ini. Hal ini dikarenakan supaya tetapada bukti yang
pasti perihal proses pelaksanaan manajemen event yang telah dilaksanakan.
 17

Dimana sewaktu-waktu dokumentasi atau kearsipan akan sangat dibutuhkan

untuk mendukung suksesnya suatu event.
Menurut Noor (2017), awal dari perencanaan event yaitu melakukan
sebuah penelitian atau riset terlebih dahulu oleh penyelenggara yang akan
melaksanakan suatu kegiatan event, yakni pendekatan terhadap lingkungan
penyelenggaraan kegiatan dan pencarian informasiyang berhubungan
dengan event yang akan diselenggarakan. Informasi yang diperlukan dapat
berupa : a. Tersedianya waktu yang tepat untuk jenis event yang akan
diselenggarakan; b.Ketersedian tempat pelaksanaan sesuai dengan tema dan
tujuan event; c.Penetapan staf yang sesuai dengan keterampilan dan
kemapuan ( kompetensi) yang dibutuhkan event.
2.2.6 Tahapan Dalam Perencanaan Event
Menurut Abdullah (2009) Pelaksanaan event secara ideal akan melalui
tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Perencanaan Event
Perencanaan Event yang meliputi kegiatan pengidentifikasi kebutuhan atas
special khusus tersebut. Identifikasi ini secara minimum akan menjawab beberapa
hal yang penting meliputi:
a) Why: yaitu merupakan jawaban mengapa kegiatan ajang khusus tersebut harus
atau layak dilaksanakan
b) Who: yaitu merupakan jawaban atas siapa yang kita inginkan untuk hadir
sebagai audiens dari kegiatan tersebut.
c) Where: merupakan pemenuhan jawaban atas parameter logistik dan peluang-
peluang kreatif yang ada.
d) When: meliputi hal-hal yang berhubungan dengan waktu penyelenggaraan,
pemilihan waktu, serta alasannya.
e) What: berhubungan dengan bentuk acara dan isi dari kegiatan
f) How: merupakan jawaban hasil atas beberapa sumber daya yang akan
digunakan baik yang telah tersedia (untuk dialokasikan) maupun yang belum
tersedia (untuk dipersiapkan).
2. Pelaksanaan Event
 18

Pelaksanaan kegiatan ajang khusus selayaknya mempertimbangkan filosofi

pengalaman yang telah disebutkan diatas. Beberapa hal yang patut dicermati
untuk hal ini adalah sebagai berikut:
a. Mencermati kegiatan mulai dari kedatangan audiens (mempersiapkan first
impression)
b. Mempersiapkan materi-materi pendukung kegiatan (terutama sekali bila
kegiatan diadakan untuk mendukung kegiatan pemasaran)
c. Persiapan transportasi dan penyambutan audiens
d. Atmosfer event, termasuk didalamnya hal-hal yang berkenaan dengan
dekorasi kegiatan
e. Pencermatan atas makanan dan minuman yang dipersiapkan pada saat
event berlangsung
f. Pencermatan atas hiburan yang disediakan untuk acara ajang khusus
tersebut
g. Souvenir, terutama yang langsung berkaitan dengan special event
h. Mencermati dan mempersiapkan sarana kepulangan audiens seperti
kemudian penjemputan penyedian sarana transportasi (sebagai tahap akhir
pembentukan persepsi dan pengalaman
3. Evaluasi
Evaluasi merupakan kegiatan secara ideal dilakukan pada tiap-tiap tahapan
penyelenggaraaan kegiatan. Evaluasi adalah kegiatan yang berkesinambungan
seiring dengan proses kegiatan ajang khusus. Hal ini harus diperhatikan secara
seksama guna memperbaiki tiap tahapan yang selanjutnya. Sekalipun demikian,
pada tataran praktis tiap-tiap sub tahapan kegiatan ini berjalan secara simultan,
sehingga persiapan yang memadai dapat dianggap sebagai kunci dari kesusksesan
pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan
2.3 Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran merupakan alur pikir penulis yang dijadikan sebagai
skema pemikiran yang melatarbelakangi penelitian ini, dalam kerangka pemikiran
ini peneliti akan coba menjelaskan masalah pokok penelitian, penjelasan yang
disusun akan menggabungkan antara teori dengan masalah yang diangkat dalam
penelitian ini
 19

Gambar 2. 1 Kerangka Pemikiran

Hari Peduli Sampah Perencanaan Event

Nasional Tahun 2020 Oleh 1.Perencanaan Operasional
2.Perencanaan Keuangan
PT Genesia Dwi Mitra

Kegiatan Pasca - event

Sumber: Pengolahan Data, 2020

 BAB 3
METODE PENELITIAN

3.1 Rancangan / Jenis Penelitian

Adapun rancangan yang akan digunakan dalam penelitian dalam penelitian
ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Peneliti yang
menggunakan metode deskriptif cenderung tidak perlu mencari atau menerangkan
saling berhubungan dan menguji hipotesis. Data yang dikumpulkan adalah berupa
kata-kata, gambar, dan bukan angka-angka. Hal ini disebabkan oleh adanya
penerapan metode kualitatif. Selain itu, semua yang dikumpulkan
berkemungkinan menjadi kunci terhadap apa yang diteliti.
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan sejalan dengan pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan. Adapun tempat dan waktu penelitian event diadakan pada:
Tempat Penelitian : PT Genesia Dwi Mitra
Lokasi : Jalan Summangung II No.KA/6 Kelapa Gading, Jakarta
Waktu Penelitian : Penelitian Dilaksanakan mulai dari 5 Februari sampai
dengan 5 Mei 2020 merupakan semester B T.A
2019/2020 Program Studi MICE Politeknik Negeri
Medan
3.3 Jenis Dan Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini dibagi kepada dua bagian, yaitu sebagai
berikut:
1. Data Primer
Sumber data Primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumber
asli. Data primer menurut Umar (2003: 56) merupakan data yang diperoleh
langsung di lapangan. Peneliti melakukan berbagai teknik pengumpulan data
primer untuk mendukung penelitian seperti teknik observasi, teknik rekam, teknik
menyimak, mencatat, dan memadukan dengan teknik wawancara.
2. Data sekunder
Menurut Sugiyono (2005: 62) data sekunder adalah data yang tidak
langsung memberikan data kepada peneliti, misalnya peneliti harus melalui
oranglain atau mencari melalui dokumen. Data sekunder dalam penelitian ini

16
 17

berupalitelatur dan data penunjang dimana satu sama lain saling mendukung, yaitu
buku-buku, makalah, tesis dan sumber ilmiah lain yang berhubungan dengan
karya ilmiah ini
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Teknik Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini, antara lain
menggunakan teknik Observasi, Wawancara dan Dokumentasi yang terkait
dengan perencanaan Event
1. Observasi
Peneliti melakukan observasi partisipasi aktif. Maksudnya adalah peneliti
mengamati dan terlibat secara langsung dalam kegiatan event tersebut.
Pengumpulan data dan informasi yang penulis lakukan ialah dengan cara datang
ke perusahaan dengan menanyakan secara langsung ke beberapa karyawan PT
Genesia Dwi Mitra dari kegiatan event ini.
2. Dokumentasi
Menurut Sugiyono (2013:240) dokumentasi merupakan salah satu teknik
pengumpulan data. Dokumentasi sendiri merupakan catatan peristiwa yang sudah
berlalu. Dokumentasi yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar, sketsa dan
lain-lain. Studi dokumentasi merupakan pelengkap dari penggunaan metode
observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.
3. Wawancara
Teknik wawancara adalah salah satu teknik yang digunakan pada saat
seorang peneliti melakukan observasi ke lapangan. Wawancara dalam suatu
penelitian bertujuan untuk mengumpulkan keterangan tentang perencanaan event
wawancara dilakukan sebagai cara peneliti menghimpun sumber data. Wawancara
yang dilakukan adalah wawancara sederhana dengan pertanyaan mendasar yang
berkaitan dengan event Hari Peduli Sampah Nasional 2020. Teknik wawancara
digunakan sebagai cara peneliti dalam mengarahkan informan pada pokok
masalah, sehingga semua informasi yang dibutuhkan dalam penelitian terhimpun
dengan lengkap.
3.5 Informan Penelitian
Pemilihan informan sebagai sumber data dalam penelitian ini berdasarkan
pada asas subjek yang memahami permasalahan, memiliki data, aktif dan masih
 18

bekerja pada PT Genesia Dwi Mitra serta bersedia memberikan informasi lengkap
dan akurat pada Perencanaan Event. Informan dalam penelitian ini yaitu:
1. Informan utama
Informan utama adalah informan yang mengetahui secara teknis dan detail
tentang masalah penelitian yang akan diteliti. Informan Utama pada
penelitian ini adalah Bapak Madio sebagai Project Manager
2. Informan kunci
Informan kunci adalah Informan yang bersedia berbagi konsep dan
pengetahuan dengan peneliti. Informan Kunci pada penelitian ini adalah
Cici Amelia Seriawan sebagai koordinator acara.
3. Informan pendukung
Informan pendukung adalah informan yang memberikan informasi
tambahan sebagai pelengkap analisis dan pembahasan dalam penelitian
yang tidak diberikan oleh informan utama dan informan kunci.
3.6 Metode Analisis Data
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan. Penelitian
kualitatif merupakan suatu proses penyelidikan untuk mendapatkan pemahaman
akan masalah yang dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan informan
secara terperinci, dan disusun dalam latar ilmiah. Peneliti menggunakan metode
ini untuk menggambarkan, mendeskripsikan berbagai situasi, kondisi dalam
perencanaan event Hari Peduli Sampah Nasional 2020 menjadi objek penelitian
dan berusaha mengambil temuan-temuan penelitian tersebut dengan suatu ciri,
sifat, model, juga gambaran dari situasi permasalahan yang diteliti. Peneliti
melakukan wawancara mendalam terhadap narasumber yang peneliti anggap
kompeten di masing-masing bidang yang menunjang informasi data penelitian.
Informan ini peneliti anggap dapat memberikan keberagaman informasi untuk
ditelaah dan diolah dalam penelitian. Sehingga melahirakan argumen dan
pandangan yang menyeluruh.
Wawancara mendalam ditujukan kepada setiap narasumber atau informan
terpilih. Hal ini dapat dilakukan oleh peneliti bersamaan dengan kegiatan
observasi. Peneliti juga melibatkan diri untuk ikut serta dalam perencanaan event
sehingga mengetahui detail perencanaan event yang diterapkan dalam event Hari
 19

Peduli Sampah Nasional 2020 untuk dituangkan ke dalam penelitian. Dalam

mengolah dan analisis data, peneliti menggunakan metode analisis deskritif
kualitatif. Metode ini dijalankan dengan mengklasifikasi data yang terkumpul,
dirangkai, dan dijelaskan menggunakan kalimat yang dipisah-pisahkan menurut
kategori untuk mendapatkan kesimpulan. Adapun tujuan dari metode ini adalah
untuk melukiskan, menggambarkan secara sistematis, faktual dan akurat
mengenai faktor-faktor sifat serta hubungan antar fenomena pada perencanaan
event Hari Peduli Sampah Nasional 2020. Analisis data pada sebuah penelitian
kualitatif mencakup tiga proses, yaitu: (Sugiyono, 2016:247)
a. Reduksi Data
Setelah data selesai dikumpulkan, maka data-data tersebut penulis pilah atau
seleksi sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti dalam penelitian ini. Data
yang kurang sesuai maka tidak penulis gunakan sehingga mempermudah untuk
menyajikan datanya.
b. Penyajian Data
Dalam penyajian data, maka data yang penulis peroleh dideskripsikan sesuai
dengan apa yang terjadi di lapangan. Penulis menyajikan data secara runtut
dengan kalimat-kalimat sesuai dengan rumusan masalah yang diajukan dalam
penelitian ini. Data yang penulis dapat tersebut kemudian penulis sinkronkan
kesesuaian nya dengan teori yang ada apakah sesuai atau tidak.
c. Penarikan Kesimpulan
Tahap terakhir adalah membuat kesimpulan, setelah penyajian data selesai
maka penulis membuat kesimpulan sesuai dengan tujuan dari penelitian ini.
Kesimpulan dibuat dengan singkat dan jelas sehingga dapat merepresentasikan
hasil dari penelitian yang telah penulis lakukan.
 BAB 4
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

Pada bab ini penulis akan memberikan pemaparan mengenai hasil temuan
gambaran umum tentang perencanaan event dalam penyelenggaraan event Hari
Peduli Sampah Nasional tahun 2020 dan akan mendeskripsikan hasil penelitian
mengenai bagaimana analisis Perencanaan Event Hari Peduli Sampah Nasional
tahun 2020 dalam memperingati HPSN diperingati setiap tanggal 21 Februari.
Setelah penulis melakukan penelitian dilapangan selama tiga bulan di Perusahaan
PT Genesia Dwi Mitra dan penulis menemukan banyak temuan-temuan lapangan
dari proses tahapan penelitian mulai dari mengambil data hingga melakukan
wawancara dengan beberapa narasumber yakni Bapak Madio Pristanto sebagi
Project Manager, Cici Amelia Setiawan sebagai koordinator acara, bang Ghani
sebagai koordinator crew. Pada bab ini penulis akan mendeskripsikan hasil dari
temuan penulis dalam penelitian yang berjudul ”Analisis Perencanaan Event Hari
Peduli Sampah Nasional Tahun 2020”. Data hasil penelitian ini diperoleh dari
hasil wawancara dengan melalui beberapa gabungan metode pengumpulan data.
4.1.1 Perencanaan Operasional Event
PT Genesia Dwi Mitra selaku tim EO dalam penyelenggaraan event Hari
Peduli Sampah Naional 2020 di Labuan Bajo melakukan planning yang sangat
matang mengingat event ini adalah event yang sangat bergengsi dan dapat
mendatangkan peluang yang sangat besar demi peningkatan karir PT Genesia Dwi
Mitra selaku tim pelaksana event. Sebelum melakukan planning, PT Genesia Dwi
Mitra juga melakukan riset yaitu melalui proposal yang dikirimkan ke pihak
Kementrian Lingkuan Hidup Dan Kehutanan klien dari event ini. Selain itu,
dilakukan juga rapat koordinasi kepada seluruh pihak terkait guna membahas
detail penyelenggaraan kegiatan. Rapat tersebut mencakup persiapan teknis dan
administrasi penyelenggaraan kegiatan Peringatan Hari Peduli Sampah Nasional
2020 di Labuan Bajo, Penyedia jasa juga melakukan koordinasi dengan seluruh

21
 22

vendor/supplier terkait dengan penyediaan sarana dan prasarana dalam

penyelenggaraan kegiatan yang akan berlangsung.
Rencana Operasinional adalah salah satu fase yang paling penting karena
memerlukan banyak sumber daya seperti staf, peralatan, dan lain-lain. Untuk
membuat acara tersebut benar-benar terjadi. Berdasarkan wawancara yang
dilakukan kepada Bapak Madio Pristanto selaku Project Manager event ini, bahwa
professional event organizer memerlukan jumlah waktu yang cukup untuk
merencanakan acara secara menyeluruh dan efesien. Ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam perencanaan operasional, seperti sumber daya,
kepegawaian, logistik, layanan, peralatan, jadwal produksi dan lain-lain.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan kepada Cici Amelia Setiawan
selaku koordinator acara ini, setelah mendapat persetujuan atas proposal event dari
pihak klien melalui proses pitching maka yang dilakukan selanjutnya adalah
membentuk beberapa tim kerja, yakni tim produksi, tim desain, tim finansial, dan
administrasi serta nge-hire beberapa freelance yang sudah berpengalaman dalam
pelaksanaan event sejenis dikarenakan event hanya dilakukan satu kali dalam
setahun. Pembagian tim juga disertai dengan mengembangkan uraian pekerjaan,
menunjukkan peran dan tanggung jawab yang jelas agar setiap anggota tim tahu
persis apa yang sebenarnya mereka lakukan.
Dalam tahap planning, ketua panitia melakukan meeting persiapan dengan
klien baik bertemu langsung di kantor EO Genesia Dwi Mitra atau dengan
melakukan concall untuk membahas semua materi yang telah dipersiapkan dan
apabila kemungkinan ada tambahan atau evaluasi bisa dibicarakan melalui
meeting. Persiapan acara dilakukan mulai sejak observasi lapangan untuk melihat
situasi dan kondisi tempat pelaksanaan event yakni di Labuan Bajo.
4.1.2 Perencanaan Keuangan Event
Manajemen keuangan untuk event penting karena menentukan keberhasilan
acara. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menghitung dan memastikan
jumlah anggaran secara keseluruhan yang tersedia. Ketika bertemu dengan klien,
EO perlu mengetahui dana yang disiapkan dan memahami tujuan dari
penyelenggaraan event. Jumlah dana ini akan menjadi batas atas bagi klien untuk
mengukur kemampuan pembiayaannya. Tidak hanya itu, EO juga perlu
mengetahui informasi penting termasuk jumlah peserta, desain event, dan
 23

kebutuhan lainnya yang menjadi alokasi anggaran. Ini penting untuk mengetahui
sejauh mana ekspektasi dari klien.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan Kak Endang selaku person
in charge EO Genesia Dwi Mitra event Hari Peduli Sampah Nasional 2020
mengenai rencana keuangan, beliau berkata dukungan keuangan untuk event ini
berasal dari Kementrian Lingkuan Hidup dan Kehutanan sepenuhnya dan tidak
adanya sponsor pada event ini. Hal ini dikarenakan event yang diselenggarakan
adalah jenis event organizational yang berarti yang diselenggarakan oleh EO
Genesia Dwi Mitra tersebut merupakan event atas dasar permintaan klien yakni
Kementrian Lingkuan Hidup Dan Kehutanan yang bertujuan khusus untuk
memberi akan kesadaran masyarakat untuk lebih hidup bersih dan peduli
lingkungan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Kak Endang selaku
person in charge, terdapat rencana pengeluaran untuk kebutuhan event dalam
pelaksanaan event selama dua hari dapat berkisar kurang lebih Rp. 1.000.000.000
Yang terdiri dari biaya konsumsi, penginapan tamu VVIP, parkir, ID pass crew,
ID pass tim, vendor, souvenir dan kebutuhan lainnya.
4.1.3 Kegiatan Pasca Event
Kegiatan yang dilaksanakan setelah event selesai adalah kegiatan loading
out yang dilakukan oleh para crew dan tim vendor yang sebelumnya juga
melakukan loading in sehingga proses pembongkaran, pengemasan dan
pemulihan serta melakukan pembersihan area dan perbaikan ulang apabila ada
kerusakan lokasi maupun fasilitas disetiap tempat pelaksanaan event Hari Peduli
Sampah Nasional Tahun 2020. Setelah tempat pelaksanaan acara bersih dan
kembali seperti semula, pihak EO menyusun laporan kegiatan disertai dengan
dokumentasi berupa foto dan video sebagai bukti bahwa pihak EO Genesia Dwi
Mitra telah menyelenggarakan Hari Peduli Sampah Nasional Tahun 2020 sesuai
dengan rencana.
4.2 Pembahasan Hasil Penelitian
Peneliti melakukan analisis pembahasan mengenai proses perencanaan event
yang dilakukan oleh tim EO Genesia Dwi Mitra terhadap Hari Peduli Sampah
 24

Nasional Tahun 2020 pelaksanaan serta membahas adanya kelebihan dan peluang
penyelenggaraan event.
4.2.1 Pelaksanaan Perencanaan Operasional Event
Pada tahap perencanaan PT Genesia Dwi Mitra selaku tim EO pelaksana
kegiatan melakukan rapat dengan client yakni dari pihak Kementrian Lingkuan
Hidup Dan Kehutanan untuk membahas tentang event, tema, konsep dan tujuan
akan diadakan event, setelah EO sudah mengetahui keinginan dari klien
selanjutnya dilakukan pembuatan proposal. Tahap awal adalah melalui
pengiriman proposal tentang planning kegiatan yang dilakukan oleh EO kepada
klien yang juga sebelumnya telah melakukan kerja sama pada event sebelumnya.
Selanjutnya klien setuju dengan diadakannya kerja sama maka dilakukan tim EO
adalah follow up informasi terbaru tentang event dan mengetahui kebutuhan klien
seperti apa dan tim EO melakukan negosiasi harga. Perencanaan yang dilakukan
terdiri dari pemilihan venue, pemilihan tim, pembagian job description, penetapan
anggaran atau budget, penetapan rundown acara dan penetapan waktu
penyelenggaraan event.
Perlu diketahui, bahwa dalam event ini tidak ada bagian pemasaran
dikarenakan event ini adalah event organizational dikhususkan untuk masyarakat
yang berada di Labuan Bajo. Adapun event ini adalah permintaan dari klien
Kementrian Lingkuan Hidup Dan Kehutanan yang dibuat khusus untuk
memperingati Hari Peduli Sampah Nasional tahun 2020. Tim EO Genesia Dwi
Mitra mendapatkan pasar yang baik khususnya didaerah Jakarta dikarenakan
banyaknya relasi pimpinan EO Genesia Dwi Mitra sehingga banyak mendapatkan
event yang akan dikelola setiap bulannya.
Pembahasan selanjutnya adalah penentuan tim atau staf yang akan
menjalankan rencana dan menangani pelaksanaan event ini. Genesia dwi Mitra
termasuk perusahaan event organizer yang cukup lengkap dan struktur
organisasinya. Untuk melaksanakan event Hari Peduli sampah Nasional Tahun
2020 ini diperlukan beberapa crew yang diambil dari freelance yang telah
bekerjasama dengan PT Genesia Dwi Mitra pada setiap event yang
diselenggarakan sehingga proses seleksi tidak dilakukan dalam event ini. Menurut
Cici Amelia Setiawan selaku koordinator acara dari hasil wawancara yang
 25

dilakukan, event Hari Peduli Sampah Nasional Tahun 2020 merupakan event
bergengsi mengingat klien yaitu Kementrian Lingkuan Hidup Dan Kehutanan
adalah Pemerintahan. Terdapat 20 orang crew dari freelancer yang di-hire oleh
EO Genesia Dwi Mitra dengan pembagian job description yang diberikan oleh
manager crew. Berikut adalah gambar struktur pelaksana event Hari Peduli
Sampah Nasional Tahun 2020.
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Crew Pelaksana HPSN 2020

Event
Logistic

Event Event
Entertai Runner
Event
n
Manager

Audio Event
Visual Venue

Sumber: Pengolahan Data, 2020

Adapun job description yang akan dilakukan masing-masing crew mulai
dari event logistic crew adalah sebagai berikut :
1. Mengantarkan barang dengan penuh tanggung jawab dan tepat waktu
2. Memastikan barang yang diterima tim yang sudah menunggu di lapangan
dalam keadaan baik dan tidak rusak
3. Membuat laporan mengenai barang yang telah tersedia
4. Mendata peralatan, perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan mengupayakan
pengadaanya dengan sebelumnya.
5. Menyiapkan tempat dan perlengkapan yang berkaitan dengan pelaksanaan
event
6. Mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana dan prasarana.
7. Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam peminjaman atau
penyewaan peralatan
 26

8. Bertanggung jawab atas pemeliharan atau perawatan dan pengembalian

peralatan peralatan perlengkapan kegiatan
9. Mengadakan dan mendistribusi perlengkapan selama kegiatan dilaksanakan
10. Mengkordinir satpam apabila terjadi barang yang masuk pada malam hari
11. Mengkordinir kebutuhan yang dibutuhkan oleh divisi lain maupun kebutuhan
dalam sebuah event tersebut.
Sedangkan job description yang dilakukan oleh event venue crew adalah :
1. Bertugas memasang dan mengatur posisi dan pendirian tenda
2. Mendata peralatan yang akan digunakan untuk pendirian tenda, showcase,
lounge area, EO room, catering room, cleaning room, dan lain-lain
3. Memberikan informasi kepada setiap orang yang terlibat dalam pemakaian
setiap ruangan.
Event entertainment juga peran yang tidak kalah penting untuk kesuksesan
event. Adapun yang dilakukan oleh event entertainment crew adalah sebagai
berikut:
1. Mengarahkan dan mendampingi artis dan MC untuk persiapan event
2. Mengalokasikan personal pengamanan artis apabila diperlukan
3. Memperlajari sistem keamanan dan bangunan (venue)
4. Berkoordinasi dengan transportasi model dan MC, mengenai rute
peralanan yang akan dilalui (dalam kota, venue)
5. Memastikan keamanan model dan MC selama diatas panggung (sound
chek, show time)
6. Mendampingi MC dan model selama sound check dan show time
7. Memberik\an pertolongan pertama jika terjadi masalah pada artis
Dalam pengelolaan event Hari Pduli Sampah Nasional Tahun 2020 juga
terdapat runner crew. Meskipun namnya runner crew, tim ini wajib bergerak
cepat dan memiliki skill yang serba bisa. Adapun tugas yang dilakukan runner
crew yakni :
1. Melakukan loading in dan loading out selama event
2. Memesan komsumsi crew untuk pagi, siang, dan malam hari
3. Melakukan koordinasi dengan satpam untuk melakukan pengamanan pada
saat event berlangsung
 27

4. Menemani dan menolong peserta acara apabila membutuhkan bantuan

Adapun tugas yang dilakukan oleh event Audio-visual crew adalah sebagai
berikut:
1. Melakukan sesi dokumentasi yang meliputi perekaman dan foto proses
pelaksanaan hingga penutupan event.
2. Menyimpan pendokumentasian dalam bentuk hard copy dan soft copy.
3. Menyebarluaskan hasil dokumentasi kepada anggota
4. Mengatur pemasangan sound system
Tim produksi EO Genesia Dwi Mitra dikerjakan oleh vendor yang sudah
berpengalaman
1. Memastikan kesiapan alat – alat yang menjadi pendukung acara seperti,
generator listrik , lampu, sound sistem dan lain sebagainya.
2. Melakukan penjadwalan seluruh bagian produksi seperti soundchek,
showtime dan lain sebagainya.
3. Memastikan keamanan panggung, seperti tegangan listrik, ketinggian
panggung, dan kekuatan pangung.
Jadwal produksi dilakukan tiga hari sebelum event dan dikerjakan oleh tim
produksi dan vendor yang telah dipilih EO. Mendiskusikan hal-hal yang ingin di-
update sesuai dengan permintaan klien, dalam hal ini juga melakukan checklist
semua material yang digunakan pada kegiatan HMPS 2020.
Selanjutnya pada logistik pada saat event, karena venue berada di Labuan
Bajo logistik dikirim melalui pengiriman barang melalui jalur darat dan laut untuk
itu pengiriman barang dilakukan seminggu sebelum event dilaksanakan, logistik
yang telah sampai akan di periksa dan kemudian disimpan di penyimpanan
barang.
4.2.2 Pelaksanaan Keuangan Event
Rencana event dapat dilaksanakan secara efektif apabila dilakukan kontrol
yang baik terhadap pelaksanaanya. Sebelum menyusun anggaran event, EO
Genesia Dwi Mitra telah memahami tujuan dari penyelenggaraan event yang
dapat membantu dalam pengelolaan keuangan. Berdasarkan hasil wawancara
kepada kak Endang selaku person in charge PT Genesia Dwi Mitra, beliau
mengatakan anggaran pada event ini semua berasal dari klien dan dalam
 28

penyusunan anggaran disertai dengan pengetahuan sumberdaya apa saja yang

dipakai untuk event ini, peralatan dan perlengkapan, konsumsi, souvenir,
transportasi, hingga berapa orang keseluruhan tim pelaksana pada event ini.
Mengetahui biaya dari keseluruhan tersebut baik untuk penyusunan anggaran
keuangan. Menggunakan keuangan dengan baik sehingga tidak melampaui
budget yang diberikan oleh klien.

4.2.3 Analisis Pembahasan Proses Perencanaan Event

Adapun hasil dari perencanaan event yang telah diterapkan pada saat
penyelenggaraan event adalah sebagai berikut:
1. Peresmian pada acara HPSN
Rangkaian kegiatan Hari Peduli Sampah Nasional 2020 di Labuan Bajo
dimulaikan pada pukul 06.00 yaitu dengan melakukan registrasi secara
bergantian bagi peserta event
Gambar 4. 2 Registrasi Peserta

Lalu dilanjutkan dengan kedatangan tamu VVIP dan disambut oleh tarian
minim sampah dan paduan suara oleh anak-anak SLB
Gambar 4. 3 Penyambutan Tamu VVIP
 29

Gambar 4. 4 Tarian Minim Sampah

Selanjutnya para tamu VVIP memasuki area acara. Acara dibuka oleh MC,
dilanjutkan dengan menyanyikan lagu Indonesia Raya dan kemudian
sambutan-sambutan. Setelah seluruh sambutan selesai, agenda selanjutnya
ialah peresmian secara resmi serangkaian HPSN sekaligus simbolis peresmian
dan juga simbolis penyerahan motor sampah dan beberapa fasilitas lainnya.
Gambar 4. 5 Peresmian HPSN 2020

2. Aksi Bersih Pantai Bersama

Kegiatan selanjutnya ialah aksi bersih sampah dengan seluruh masyarakat
setempat, dilanjutkan dengan penimbangan hasil aksi bersih. Aksi bersih
dilakukan di sekitaran pantai di 5 zona oleh para peserta HPSN 2020
Gambar 4. 6 Kegiatan Bersih Pantai
 30

3. Resepsi Puncak
Setelah aksi bersih sampah selesai, para tamu VIP meninggalkan ruang acara.
Rangkaian selanjutnya ialah resepsi puncak perayaan dan peringatan HPSN
2020 berupa penampilan musik dan apresiasi dari penggiat sampah dan untuk
memberikan hiburan kepada para peserta HPSN 2020

Berikut adalah susunan acara Hari Peduli Sampah Nasioanal Tahun 2020
Tabel 4. 1 Rundown Acara
Waktu Kegiatan

06 Maret 2020

06.00 – 07.00 Registrasi Peserta

07.00 – 07.30 Mentri LHK, Menko Maritim dan Menteri KKP tiba
langsung menuju panggung disambut tarian Minim
Sampah dan paduan suara dari anak-anak SLB

07.30 – 08.30 Sambutan :

 Gubernur NTT
 Menteri LHK
 Menteri KKP
 MenkoMaritim
08.30 – 09.00 Peresmian pada acara HPSN:

 PDU
 Motor Roda 3
 TPA
 Escavator
 Armroll : 2
 Penyerahan Bibit 40.000 bibit
 31

09.00 – 10.30  Aksi bersih pantaib ersama 10.000 peserta di 5

zona
 Penimbangan sampah hasil aksi bersih
10.30 – 11.00 Menteri LHK, Menko Maritim dan Menteri KKP
meninjau pameran dan langsung meninggalkan lokasi

11.00 – 13.00 ISHOMA

13.00 – 21.00 Resepsi Perayaan dan Peringatan HPSN 2020

(Musik dan Apresiasi Penggiat Persampahan)

Sumber : PT Genesia Dwi Mitra 2020

4.2.4 Kegiatan Pasca Pelaksanaan Event
Setelah event selesai, tim EO tidak lantas bubar begitu saja. Tim
melakukan tugasnya sampai benar-benar selesai yaitu melakukan proses
pembokaran atauout loading dan pengemasan barang yang telah selesai dipakai,
membersihkan kembali lokasi pelaksanaan event, melakukan evaluasi kinera tim
EO, membuat laporan yang meliputi keseluruhan acara, sampai dengan
perencanaan lanjutan untuk kedepannya.
1. Evaluasi Kinera Tim EO Genesia Dwi Mitra
Setelah melakukan tugasnya dengan sangat baik, tim EO Genesia Dwi
Mitra melakukan evaluasi. Hal yang dievaluasi tidaklah banyak dikarenakan
pelaksanaan acara yang sukses. Namun ini tidak membuat tim cepat merasa puas
karena masih banyak hal dan tugas yang harus dikerjakan dan ditingkatkan lebih
baik lagi
2. Pelaporan
Setelah melakukan evaluasi, tim EO membuat laporan
pertanggungjawaban mulai dari kegiatan dilakukan sampai penutupan. Laporan
tersebut dibuat untuk diadikan bukti bahwa EO Genesia Dwi Mitra telah
menggunakan anggaran yang dipercayakan oleh klien sebagaimana mestinya.
Laporan tersebut juga disertai dengan lampiran foto dan video yang diliput selama
pelaksanaan acara. Hal itu diberikan kepada klien sesudah hari pelaksanaan acara.
3. Perencanaan lanjutan
Setelah melihat penilaian dari klien dan tercapainya tujuan diadakan event
tersebut, maka klien memberikan kepercayaan kepada EO Genesia dwi Mitra
 32

untuk mengelolah event yang akan diadakan Kementrian Lingkuan Hidup Dan
Kehutanan untuk yang selanjutnya.
 BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan dengan judul analisis perencanaan
event hari peduli sampah nasional tahun 2020, peneliti mengambil kesimpulan
sebagai berikut :
1. Kesuksesan event Hari Peduli Sampah Nasional tahun 2020 tidak terlepas dari
adanya perencanaan yang matang, perencanaan itu dituangkan dalam
perencanaan operasional dan perencanaan keuangan yang semuanya
dikombinasikan dalam penyelenggaraan event tersebut.
2. Perencanaan operasional dimulai dari penentuan tujuan event, tema event,
waktu dan tempat penyelenggaraan, penentuan anggaran untuk event, Jadwal
produksi dilakukan tiga hari sebelum event dan dikerjakan oleh tim produksi
dan vendor yang telah dipilih EO. Mendiskusikan hal-hal yang ingin di-update
sesuai dengan permintaan klien, dalam hal ini juga melakukan checklist semua
material yang digunakan pada kegiatan HMPS 2020. Selanjutnya untuk
logistik pada saat event, karena venue berada di Labuan Bajo logistik dikirim
melalui pengiriman barang melalui jalur darat dan laut untuk itu pengiriman
barang dilakukan seminggu sebelum event dilaksanakan, logistik yang telah
sampai akan di periksa dan kemudian disimpan di penyimpanan barang.
3. Perencanaan keuangan disediakan sepenuhnya dari client dan tidak ada
pencarian sponsor untuk event karena event ini sudah mempunyai anggaran
yang telah dibiayai sepenuhnya oleh Kementrian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan.
5.2 Saran
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, maka peneliti memberikan saran
yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan. Saran tersebut adalah sebagai
berikut :
1. Hendaknya seorang manajer lebih mampu menguasai dan dapat menerapkan
ilmu manajemen dalam sebuah event organizer untuk setiap penyelenggaran
event demi mencapai kesuksesan event secara bersama

32
 33

2. Dalam sumber daya/ kepegawaian perusahaan agar lebih ditambah dan dalam
pemilihan baiknya dipilih sesuai dengan kemapuan agar lebih memudahkan
pada saat adanya event dan tidak banyak menggunakan staf tenaga lepas
3. Dalam pengelolahan keuangan harus mampu menjelaskan berapa uang yang
sudah dikeluarkan dalam penyelenggaraan event dan pendapatan yang akan
diterima
 33

Daftar Pustaka

Achwan, Andi. Perencanaan Event Rendezvous Sewindu HCCS (Studi Deskriptif

pada Komunitas Motor HCCS Yogyakarta. Yogyakarta.
Alfisyahr, Rizal., dkk. 2018. Analisis Manajemen Event Pariwisata Olahraga
Bromo Maratho. Jurnal Administrasi Bisnis. Vol.64, No.1.
Budiana, Heru Ryanto., dkk. 2017. Manajemen Special Event Langgam
Kahyangan. Jurnal Heritage. Vol. 8, No.1.
Goldbatt, Joe. 2002. Special Event. Third Edition. New York: John Wiley Sons.
Moleong, Lexy J. (2012). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing Dasar-dasar Event Manajemen.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Nirwantoro, Teguh. 2015. Analisis Manajemen Event Jakarta International Java
Jazz 2015 Oleh PT Java Festival Production. Jakarta.
Noor, Any.2013. Manajemen Event. Bandung: Alfabeta
Noor, Any.2007. Globslisasi Industri Mice. Bandung: Alfabeta
Sanjaya, Marta. 2016. Analisis penyelenggaraan spesial event “End Of Year
Marbella Night” Oleh Extra Ordinary Event Organize. Jurnal Bisnis Dan
Komunikasi. Vol.3, No.1.
Saputro, Johan. 2014. Perencanaan Event Management pada Festival Kesenian
Yogyakarta sebagai Media Komunikasi Identitas Yogyakarta. Yogyakarta.
Sinaga, A.J.S. Evaluasi Perencanaan Event Dalam Meningkatkan Penjualan Di
Mall Pluit VIillage, Jakarta. Jakarta.
Sugiyono.2010. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
 34

LAMPIRAN

Transkrip Hasil Wawancara

Informan 1
Nama : Madio Pristanto
Jabatan :Project Manager
Jenis Kelamin :Laki-Laki
Usia : 45 Tahun
Lama Bekerja di PT Genesia Dwi Mitra : 2 Tahun
1.Seberapa petingkah perencanaan event dalam EO ?
Jawaban : sangat penting, perencanaan adalah panduan kita dalam melaksanakan
sebuah event
2. Khusus dalam fungsi perencanaan, apa pendapat bapak dalam merencanakan
sebuah event?
Jawaban : Professional event organizer (PEO) memerlukan perencana yaitu
pemakaian waktu yang cukup dan tepat. Dimulai dari perencanaan operasional
seperti riset terlebih dulu, penentuan sumber daya, pembentukan tim, pemakaian
logistik, k3 hingga perencanaan keuangan, seperti melakukan negoisasi budget,
pengalokasian budget yang tepat. Sehingga memudahkan langkah untuk memulai
sebuah project event dan memperoleh keuntungan
 35

Transkrip Hasil Wawancara

Informan 2
Nama : Cici Amelia Setiawan
Jabatan : Koordinator Acara
Jenis Kelamin : Perempuan
Usia : 37 Tahun
Lama Bekerja di PT Genesia Dwi Mitra : 2 Tahun
1.Seperti apakah event HPSN 2020
Jawaban : event HPSN 2020 adalah event yang dapat dikatakan besar karena
diselenggarakan oleh Kementrian Lingkuan Hidup Dan Kehutanan. Para pejabat
jikut hadir pada event ini. Lokasi event di Labuan Bajo
2.Seberapa pentingnya rencana dilakukan untuk event ini?
Jawaban : pasti sangat penting, dengan adanya perencanaan kita lebih tau apa
yang akan dilakukan untuk selanjutnya atau bisa dijadikan pedoman untuk
melangkah dalam mengerjakan sebuah event. Kalau tidak menggunakan
perencanaan pada saat event akan sulit nanti dalam mengelolah event.
3. Seperti apakah permintaan klien untuk HPSN 2020 ?
Jawaban : yang pasti dikonsep dengan baik sesuai dengan tema yang sudah dibuat,
dekorasi yang menarik dan pada event tersebut tidak diperbolehkan menggunakan
bahan seperti plastik semuanya harus bahan yang dapat di daur ulang.
4.Mengapa KLHK memakai jasa PT Genesia Dwi Mitra ?
Jawaban : kalau menurut saya karena PT Genesia Dwi Mitra sudah melakukan
kerjasama sejak 2018, KLHK percaya pada kita buat handle event-event mereka.
5.Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan event ini ?
Jawaban : setelah proposal disetujui oleh klien (pitching) selanjutnya menentukan
tim yaitu pada bagian internal dari kantor PT Genesia Dwi Mitra) ada 6 orang.
Yang terdiri dari Tp manager, koordinator acara, koordinator kesekretariatan, tim
finansial, tim desain, tim produksi. Selebihnya kita hire dari freelance yang sudah
dipilih oleh PT Genesia dwi Mitra
 36

6. Bagaimana dengan keuangan ci, darimana sumber keuangan untuk pelaksanaan

event ?
Jawaban : event ini adalah organizational event dan KLHK yang menjadi klien
yang meminta PT Genesia Dwi Mitra nge-handle event HPSN 2020. Jadi sumber
keuangan sepenuhnya adalah budget dari KLHK. Kita tinggal sesuaikan ke
budget, itulah yang menjadi tugas kita.
7.Kapan dan dimana pertemuan internal biasanya dilakukan ?
Jawaban : kalau internal kita melakukan meeting di kantor PT Genesia Dwi Mitra,
kalau untuk vendor juga terkadang kita melalui call dan kadang kita invite ke
kantor.
8.Menurut Cici, apakah event ini berjalan dengan perencanaan?
Jawaban : menurut saya sudah sesuai dengan rencana, karena kita juga sudah
merencanakan yang terbaik.
 37

Transkrip Hasil Wawancara

Informan 3
Nama : Ghani
Jabatan : Crew Manager
Jenis Kelamin : Laki-laki
Usia : 29 Tahun
Lama Bekerja di PT Genesia Dwi Mitra : 2 Tahun
1.Bagaimana penentuan jumlah crew untuk event ini ?
Jawaban : Saya menempatkan sejumlah crew berdasarkan kebutuhan event HPSN
2020. Bekisar 20 orang saya tugaskan dalam event HPSN 2020 dan membagikan
job description kepada mereka.
2.Bagaimana proses komunikasi antara crew?
Jawaban : Semua crew yang dibentuk (venue crew, logistic crew, runner,
entertainment crew, Audio-visual crew) itu akan melakukan tugasnya masing-
masing sesuai dengan job description. Dan bertanggungjawab kepada manajer
crew yaitu saya sendiri
3.Kapan dan dimana biasanya dilakukan meeting tentang event ini?
Jawaban : meeting bersama EO Genesia Dwi Mitra diadakan dikantor
4.Apakah rencana pada pelaksanaan berjalan dengan baik ?
Jawaban : ya, untuk rencana yang sudah dibuat berjalan dengan baik. Sesuai
dengan yang sudah direncanakan tanpa adanya kendala yang dihadapi
5.Apakah crew yang dipilih sesuai dengan kemampuan yang dibutuhkan ?
Jawaban : ya untuk event ini kami memilih crew yang memang sudah handal dan
pengalaman sesuai dengan tugas yang diberikan sehingga lebih mudah dan cepat
dalam pekerjaannya
38