LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) ASC MEDAN SELATAN

Diajukan Oleh :

PUTRI ELENASARI
NIM : 1805092047

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2021
 SURAT PERNYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertandatangan dibawah ini :

Nama : PUTRI ELENASARI

NIM : 1805092047
Jurusan/Prodi : Administrasi Niaga/Administrasi Bisnis

Dengan ini saya menyatakan bahwa :

1. Laporan praktik kerja lapangan ini adalah asli dan murni baik gagasan, rumusan, serta
penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan pembimbing.

2. Dalam laporan praktik kerja lapangan ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah
ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan
dalam daftar pustaka.

3. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari terdapat
penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima
sanksi akademik sesuai dengan aturan yang berlaku.

Medan, Mei 2021

PUTRI ELENASARI
NIM 1805092047

i
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
DI PT.ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) ASC MEDAN SELATAN

Telah disetujui dan disahkan pada tanggal :

Medan, Mei 2021

Menyetujui :
Pembimbing Akademis, Pembimbing Lapangan

DjamesSiahaan, S.E, M.Si Carinda Cristina Clara Perangin-angin

NIP. 19640226 199303 1 006 Agency Development Executive

Ketua Jurusan Kepala Program Studi

Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si. Suri Purnami, S.E.,M.A.

NIP. 19720817 200501 1 001 NIP 19770824 200212 2 003

ii
 KATA PENGANTAR

Terlebih dahulu patut diucapkan puji dan syukur pada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat
dan rahmat-Nya, sehingga dapat diselesaikannya laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada
PT.Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan dengan baik selama 13 minggu sejak
tanggal 08 Februari - 07 Mei 2021.
Laporan PKL ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan
pendidikan program Diploma 3 (D3) Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi
Bisnis Politeknik Negeri Medan.
Selama menyelesaikan laporan ini, penulis telah banyak menerima dukungan dan
bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, melalui lembaran ini penulis mengucapkan
terimakasih kepada:
1. Abdul Rahman, S.E, Ak, M.Si, Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S,E, M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri
Medan.
3. Safaruddin, S.E, M.Si, Sekretaris Jurusan Adiministrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
4. Suri Purnami, S.E, M.A, Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri
Medan.
5. Erwinsyah S, S.Si.,M.Komp. selaku Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis.
6. Djames S, S.E, M.Si, dosen pembimbing PKL.
7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Jurusan Adiministrasi Niaga Politeknik Negeri
Medan.
8. Kakak Carinda Cristina Clara Perangin-angin, Agency Development Executive dan
sekaligus Pembimbing PKL di PT. Asuransi Jiwasraya ASC Medan Selatan.
9. Bapak Egal Oktara, Kakak Veranika br Kemit, Kakak Rizky Safitri serta agen-agen di
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan dan ASC Medan Utara.
10. Teristimewa untuk keluarga tercinta, Ridwan Tanjung, Ibunda Napsiah Panjaitan yang
telah mendoakan dan mendukung saya untuk dapat menyelesaikan laporan PKL ini.
11. Teristimewa pada abangku Sopian Tanjung, Rudi Halim Tanjung, Masitah Br. Tanjung,
Masliana Br. Tanjung, Siti Soliana Br. Tanjung, Nuraisyah Br. Tanjung, dan Romadona

iii
 Tanjung atas dukungan dan motivasi kepada penulis untuk dapat menyelesaikan laporan
PKL.
12. Teman-teman tercinta Silvya, Ernawaty, Cindy, Sonia, Astri, Lenita, Merlin, Laura,
Carter, kak valentina dan teman-teman Ab-6D, terimakasih atas dukungan dan
motivasinyakepada penulis untuk dapat menyelesaikan laporan PKL.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan praktik kerja lapangan, masih banyak
kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun dan bermanfaat untuk selanjutnya. Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih
dan berharap agar laporan praktik kerja lapangan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan para
pembaca khususnya Politeknik Negeri Medan demi peningkatan wawasan dan pengetahuan kita
semua.

Medan, Mei 2020

Penulis,

Putri Elenasari
1805092047

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN...................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................................ii
KATA PENGANTAR ...........................................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................v
BAB 1 PENDAHULUAN.............................................................................................1

1.1 Latar belakang Praktik Kerja Lapangan.............................................................1

1.2 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan.....................................................2
1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan.........................................................................2
1.4 Manfaat Praktik Kerja Lapangan.......................................................................3
1.5 Sistopiktika.........................................................................................................4

BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN.......................................5

2.1 Profil PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan...........................5
2.2 Deskripsi Pekerjaan………………………………. .........................................14
2.3 Topik/Bidang yang di-amati/observasi ……………........................................16
2.4 Pembahasan ……………………………………… .........................................16
2.5 Hambatan selama PKL ………………………….. .........................................18

BAB 3 SIMPULAN DAN SARAN ……………………….........................................19

3.1 Simpulan...........................................................................................................19
3.2 Saran..................................................................................................................20

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................22
LAMPIRAN ........................................................................................................................22

v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 2 Surat Penyelesaian Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 3 Form Daftar Nilai Dari Perusahaan
Lampiran 4 Form Laporan MingguanPraktik Kerja Lapangan

vi
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Setiap perusahaan dalam kegiatan selalu berusaha mencapai sarana yang ditetapkan agar
dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dikemudian hari. Proses pencapaian
tujuan perusahaan melibatkan tenaga kerjanya, maka perusahaan harus memperhatikan
karyawan terbaik. Salah satu upaya untuk mendapatkan sumber daya manusia yang
berkualitas dapat dilakukan melalui jalur pendidikan. Politeknik Negeri Medan sebagai sarana
pendidikan nasional yang memiliki tujuan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang
berdedikasi tinggi, disiplin, terampil dan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya. Untuk
mencapai hal tersebut, maka Politeknik Negeri Medan membuat program perkuliahaan yang
terencana dan terprogram, satu diantaranya adalah menyelenggarakan program Praktik Kerja
Lapangan yang bekerja sama dengan perusahaan pemerintah dan swasta.
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan bagian dari mata kuliah yang harus
ditempuh sebagai salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa/i Program Studi Administrasi
Bisnis, Politeknik Negeri Medan. Tujuan kegiatan ini dilaksanakan sebagi salah satu bentuk
pengaplikasian ilmu-ilmu secara teoritis yang telah didapat selama perkuliahan yang
pengimplementasianya dilakukan dalam kegiatan ini, salah satu ilmu serta teori yang akan
diaplikasikan di tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah menganalisis sistem yang
berjalan pada perusahaan. Kegiatan ini pula dapat memupuk disiplin kerja yang akan
bermanfaat bagi mahasiswa setelah menyelesaikan perkuliahan, serta diharapkan melalui
program ini mahasiswa/i dapat mengakomodasikan antara konsep-konsep atau teori yang
diperoleh waktu kuliah dengan kenyataan operasional dilapangan kerja yang sesungguhnya.
Dalam kesempatan ini, dilakukan Praktik Kerja Lapangan di PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero) ASC Medan Selatan yang beralokasi di Jl. Gatot Subroto KM.6,3 No. 171, Sei
Sikambing B, Kec. Medan Sunggal, Kota Medan, Sumatra Utara 20122, selama 12 minggu
yang dimulai pada tanggal 08 Februari 2021 sampai dengan 08 Februari 2021.

1
1.2 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

Praktik Kerja Lapangan dilakukan selama 13 minggu dimulai dari tanggal 08 Februari
2021 sampai dengan 07 Mei 2021. Adapun hari kerja di kantor PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero) ASC Medan Selatan yaitu hari senin sampai dengan hari jum’at. Adapun waktu
kerja pada hari senin sampai dengan hari jum’at dimulai pukul: 08.00 WIB s/d 17.00 WIB.
Istirahat jam kerja dimulai pukul: 12.00 WIB s/d 13.00 WIB. Sedangkan pada bulan
Ramadhan, waktu kerja pada hari Senin sampai hari Jumat dimulai pukul 08.00 WIB s/d
16.00 WIB dengan jam istirahat dimulai jam 12.00 WIB s/d 13.00 WIB.
Untuk peraturan berpakaian pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan
menetapkan pada hari senin menggunakan pakaian atasan kemeja berwarna putih dan
bawahan berwarna hitam atau dongker, lalu untuk hari selasa,rabu dan jum’at menggunakan
pakaian smart casual dan untuk hari kamis menggunakan batik.

No. Hari Jam Kerja

1. Senin 08.00-12.00 & 13.00-17.00
2. Selasa 08.00-12.00 & 13.00-17.00
3. Rabu 08.00-12.00 & 13.00-17.00
4. Kamis 08.00-12.00 & 13.00-17.00
5. Jum,at 08.00-12.00 & 13.00-17.00

Table 1.2 Jadwal Kerja PKL

Sumber:www.jiwasraya.co.id

1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Adapun tujuan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kesempatan pada Mahasiswa/I untuk dapat menerapkan teori-teori selama
ini yang diperoleh dibangku perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi dilapangan.

2
2. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan serta keterampilan Mahasiswa/I dengan
cara mengaplikasikan ilmu yang diperolehnya dibangku perkuliahan.

3. Memperoleh pengalaman selayaknya seorang karyawan perusahaan yang diharapkan

dapat menjadi bekal dalam menyesuaikan diri pada saat bekerja nanti.

4. Mengetahui peranan karyawan-karyawati dalam melaksanakan tugastugasnya.

5. Mengeamati sejauh mana kemampuan yang dimiliki pada saat melaksanakan suatu
pekerjaan.

6. Mengetahui bagaimana menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di

perkantoran.

7. Memenuhi salah satu syarat kelulusan untuk menyelesaikan pendidikan D3 Program

Studi Administrasi Bisnis,Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.

1.4 Manfaat Praktik Kerja Lapangan

Setelah melakukan kegiatan praktik kerja lapangan maka manfaat yang didapat adalah :
1. Memperoleh keterampilan sesuai dengan pengetahuan yang diperoleh selama mengikuti
perkuliahan di Politeknik Negeri Medan.

2. Mengembangkan pola fikir dan ilmu yang telah diperoleh selama duduk di bangku
perkuliahan dan mencoba menemukan sesuatu yang baru yang belum pernah diperoleh
dari pendidikan formal.

3. Terjalinnya hubungan yang teratur, sehat dan dinamis antara perusahaan dengan lembaga
pendidikan, serta menumbuhkan hubungan kerjasama yang saling menguntungkan dan
bermanfaat.

3
4. Memungkinkan adanya kerja sama yang teratur dan dinamis antara perusahaan dengan
perguruan tinggi di waktu yang akan datang.

1.5 Sistopiktika

Dalam penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan ini terdapat beberapa subbab. Hal ini
dimaksudkan agar penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan lebih sistematis. Adapun
sistematika penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan ini adalah:
Bab 1 Pendahuluan
Menguraikan latar belakang PKL, pelaksanaan PKL, tujuan PKL, manfaat PKL, dan
sistopiktika.

Bab 2 Pembahasan
Mengambarkan sejarah singkat terbentuknya perusahaan, deskripsi pekerjaan, bidang yang
diamati, pembahasan dan hambatan selama PKL.

Bab 3 Simpulan dan Saran

Pada bab ini berisi kesimpulan dari hasil Praktik Kerja Lapangan dan saran-saran yang dapat
digunakan sebagai masukan bagi Politeknik Negeri Medan, PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
ASC Medan Selatan dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan laporan praktik
kerja lapangan ini.

4
 BAB 2
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

2.1 Profil Perusahaan

Jiwasraya dibangun dari sejarah teramat panjang. Bermula dari NILLMIJ, Nederlandsch
Indiesche Levensverzekering en Liffrente Maatschappij van 1859, tanggal 31 Desember 1859.
Perusahaan asuransi jiwa yang pertama kali ada di Indonesia (Hindia Belanda waktu itu)
didirikan dengan akta Notaris William Hendry Herklots Nomor 185. Pada tahun 1957
perusahaan asuransi jiwa milik Belanda yang ada di Indonesia dinasionalisasi sejalan dengan
program Indonesianisasi perekonomian Indonesia. Tanggal 17 Desember 1960 NILLMIJ van
1859 dinasionalisasi berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 23 tahun 1958 dengan
mengubah namanya menjadi PT. Perusahaan Pertanggungan Djiwa Sedjahtera.
Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 214 tahun 1961, tanggal 1 Januari
1961, 9 (sembilan) perusahaan asuransi jiwa milik Belanda dengan inti NILLMIJ van 1859
dilebur menjadi Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera. 4 (empat) tahun
kemudian tepatnya tanggal 1 Januari 1965 berdasarkan Keputusan Menteri PPP Nomor
BAPN 1-3-24, nama Perusahaan negara Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera diubah menjadi
Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Djasa Sedjahtera. Setahun kemudian tepatnya tanggal 1
Januari 1966, berdasarkan PP No.40 tahun 1965 didirikan Perusahaan Negara yang baru
bernama Perusahaan Negara Asuransi Djiwasraja yang merupakan peleburan dari Perusahaan
negara Asuransi Djiwa Sedjahtera.
Berdasarkan SK Menteri Urusan Perasuransian Nomor 2/SK/66 tanggal 1 Januari 1966,
PT. Pertanggungan Djiwa Dharma Nasional dikuasai oleh Pemerintah dan diintegrasikan
kedalam Perusahaan Negara Asuransi Djiwasraja. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor
33 tahun 1972, tanggal 23 Maret 1973 dengan Akta Notaris Mohamad Ali Nomor 12 tahun
1973, Perusahaan Negara Asuransi Djiwasraya berubah status menajdi Perusahaan Perseroan
(Persero) Asuransi Jiwasraya yang Anggaran Dasarnya kemudian diubah dan ditambah
dengan Akta Notaris Sri Rahayu Nomor 839 tahun 1984 Tambahan Berita Negara Nomor 67
tanggal 21 Agustus 1984 menjadi PT. Asuransi Jiwasraya.

5
 Berdasarkan Undang-Undang Nomor 1 tahun 1995, diubah dan ditambah terakhir dengan
Akta Notaris Imas Fatimah SH, Nomor 10 tanggal 12 Mei 1988 dan akta Perbaikan Nomor 19
tanggal 8 September 1998 yang telah diumumkan dalam Tambahan Berita Negara Nomor
1671 tanggal 16 Maret 2000 dan akta Perubahan Notaris Sri Rahayu H.Prasetyo,Sh, Nomor
03 tanggal 14 Juli 2003 menjadi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero).
Anggaran Dasar PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) telah beberapa kali diubah dan
ditambah, terakhir dengan Akta Notaris Netty Maria Machdar, SH. Nomor 74 tanggal 18
Nopember 2009 sebagaimana surat Penerimaan Pemberitahuan Perubahan Anggaran Dasar
Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU-
AH.01.10.01078 tanggal 15 Januari 2010, dan Akta Nomor 155 tanggal 29 Agustus 2008
yang telah mendapatkan persetujuan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia sesuai Surat Keputusan Nomor AHU-96890.AH.01.02 tahun 2008 tanggal 16
Desember 2008.

2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

Visi:

Menjadi Perusahaan Asuransi Jiwa Yang Sehat dan Tangguh.

Misi:

1. Menjalankan usaha asuransi jiwa dengan orientasi pelanggan.

2. Menyediakan kanal distribusi yang luas berbasis IT dengan didukung SDM
yang professional.
3. Menciptakan nilai bagi shareholder dan stakeholder lainnya.
4. Menjalankan usaha yang sustainable dengan menjunjung nilai-nilai tata kelola
Perusaahaan yang baik.

2.1.2 Tata Nilai

Tata Nilai: AKHLAK

6
 AMANAH
Kami memegang teguh kepercayaan yang diberikan.

 KOMPETEN
Kami terus belajar dan mengembangkan kapabilitas.

 HARMONIS
Kami saling peduli dan menghargai perbedaan.

 LOYAL
Kami berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan negara.

 ADAPTIF
Kami terus berinovasi dan antusias dalam menggerakkan ataupun
menghadapi perubahan.

 KOLABORATIF
Kami membangun kerja sama yang sinergis.

7
2.1.3 Bentuk Lambang PT.Asuransi Jiwasraya (Persero)

Gambar 2.1: Logo PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan
Sumber: www.jiwasraya.co.id

Adapun lambang dari perusahaan asuransi PT. Asuransi Jiwa Sraya adalah : Logo dari PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) menampilkan gambaran pohon yang menyerupai dua hati. Logo
tersebut memiliki makna perlindungan masa depan yang memberikan makna peace of mind
yaitu ketentraman hati dan pikiran. Logo tersebut juga merupkan simbol keteguhan hati PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) untuk tetap bertahan dan Berjaya di industry asuransi Indonesia.
Kesatuan Slogan:
1. Slogan “together for life” selalu muncul bersamaan dengan menggunakan warna abu-
abu.
2. “together for life” merupakan slogan perusahaan.
3. Slogan tersebut ini juga menekankan Jiwasraya sebagai “rekan anda hidup dan rekan
anda seumur hidup”
4. Slogan tersebut menggambarkan “kebersamaan dalam bekerja”
5. Jiwasraya memiliki rangkaian asuransi yang lengkap dan link produk untuk menjadi
rekan seumur hidup yang paling berharga.

2.1.4 Sturuktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)

8
 Suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan
dengan lebih efektif. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan
seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan, hubungan antar fungsi-fungsi serta wewenang dan
tanggungjawabnya.

Gambar 2.2: Struktur Organisasi ASC Medan Selatan

Sumber: www.jiwasraya.co.id

1. Direksi

Bertugas sebagai:
a. Mengawasi dan mengkoornidir seluruh Pejabat & Staff Divisi Penjualan Retail
& Corporate sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada.

b. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab terhadap penciptaan dan pembaruan

sesuai dengan perkembangan pasar/industri asuransi jiwa hal-hal yang
berhubungan dengan Strategi (Pola) Penjualan retail dan corporate.

9
 c. Melakukan evaluasi terhadap keberadaan Strategi (Pola) penjualan retail
dan corporate.

d. Mengkaji pelaksanaan Strategi penjualan yang terkait dengan Pola Keagenan

Retail 80.

e. Mengkaji pelaksanaan Strategi penjualan yang terkait dengan Pola Keagenan

Corporate.

f. Menyimpulkan dan merancang pembaruan Strategi penjualan yang terkait

dengan Pola Keagenan Retail dan Corporate.

g. Mengkaji & Melaksanakan Pendidikan dan pelatihan untuk Regional

Manager, Branch Manager Area Manager, Instruktur Junior/Senior dan atau
termasuk kandidat untuk jejang jabatan tersebut.

h. Memantau pelaksanaan kerja sesuai dengan pola keagenan retail & Corporate dan
memastikan strategi tersebut berjalan dengan baik dan benar.

2. Regional Agency Head

Bertugas sebagai:
a. Mengkoordinir segala kegiatan dan tugas-tugas pada kantor-kantor ASC.
b. Melaksanakan kebijakan sesuai yang diatur dalam anggaran dasar dan anggaran
rumah tangga perusahan yang telah digariskan pada Rapat Pemegang Saham.
c. Memberhentikan pegawai yang tidak disiplin.

3. Agency Development Executive

Bertugas sebagai:

10
 a. Berfungsi untuk mengambil setiap keputusan dan bertanggungjawab atas jalannya
organisasi dan tercapainya tujuan perusahaan pada ASC.

b. Memberikan pelayanan kepada para pemegang polis atas segala bentuk mutasi polis
yang memenuhi ketentuan dan syarat-syarat umum polis serta melakukan pelaporan
dan kegiatan pertanggungan lainya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

c. Mensupervisi agency agar mereka on-track dengan target dan strategi yang

ditetapkan oleh perusahaan sekaligus membuat agency tersebut berkembang secara
bisnis.

d. Menyediakan strategi dan dukungan agar agency tersebut berkembang dari sisi
jumlah agen yang direkrut, jumlah agen yang aktif, dan omset yang diperoleh.

4. Staff

Bertugas sebagai:

a. Menandatangani dan memeriksa ulang kelengkapan dokumen,dan surat-surat yang

masuk.
b. Menerima dan mencatat SPAJ ke dalam buku produksi.
c. Melaksanakan entry melalui program aplikasi serta mengirim file entry SP.
d. Mengelola arsip dokumen dan surat-surat yang berkaitan dengan pelayanan.
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang di perintahakan atasan.

5. Business Manager

Bertugas sebagai:
a. Melakukan Underwriting SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa) atau SKK (Surat
Keterangan Kesehatan) dan memberitahukan agen tentang perlunya pengisian SPAJ
atau SKK yang lengkap dan benar.
b. memberikan pelatihan bagi para BE.

11
6. Business Executive

Bertugas sebagai:
a. Membantu calon Pemegang Polis merencanakan masa depannya atau biasa disebut
dengan financial planner.

b. Menentukan Calon Nasabah

Dalam melakukan penjualan, agen Asuransi Jiwasraya memilih terlebih dahulu
menentukan calon nasabahnya. Masing-masing sales person memiliki kriteria
tersendiri terhadap calon nasabahnya dengan itu mereka dapat mengenal calon
nasabah jikalau dikaitkan dengan biaya, kegiatan proses penjualan dan waktu yang
dapat diatur antara calon nasabah dengan agen.

c. Mengadakan Komunikasi
Agen Asuransi Jiwasraya melakukan penjualan secara bertatap muka yang mana
mereka mendatangi calon nasabah untuk melakukan pra pendekatan dan pendekatan,
melalui itulah agen dan calon nasabah melakukan kegiatan(111) komunikasi secara
interpersonal. Agen menyampaikan pesan berupa produk-produk dan biaya yang
harus dibayarakan. Berdasarkan keefektivitasan komunikasi secara interpersonal
antara agen dan calon nasabah, Agen Jiwasraya sudah melakukannya dengan baik
hal ini dilihat dari jumlah nasabah setiap bulannya. Berikut unsur keefektivitasan
Komunikasi secara interpersonal yang telah dilakukan oleh Agen Asuransi
Jiwasraya, seperti unsur Keterbukaan dalam setiap memberikan informasi secara
jelas dan jujur kepada calon nasabah, unsur Empati yaitu kemampuan Agen dalam
merasakan dan dirasakan, unsur Dukungan dilakukan dengan penggunaan gaya
bahasa yang mudah dimengerti, penampilan, dan menghargai pendapat calon
nasabah, unsur Rasa Positif yaitu salah satu bentuk pelayanan yang diberikan Agen
dalam memberikan senyuman, sapaan, memberikan masukan yang positif, dan
menangani complain secara baik, dan yang menjadi unsur terakhir ialah unsur
Kesamaan, Agen Asuransi Jiwasraya dominan memilih calon nasabah yang berada
dalam lingkungan sekitarnya seperti tetangga, keluarga, dan kerabat sehingga dalam

12
 berkomunikasi ditemukan kesamaan dalam pandangan antara agen dan calon
nasabah.

d. Memberikan Pelayanan
Pelayanan yang diberikan Agen Asuransi Jiwasraya dalam menarik calon
nasabahnya sesuai dengan kriteria-kriteria kualitas pelayanan seperti Professinalism
and Skill yaitu mengenai keterampilan berkomunikasi dalam mendapatkan calon
nasabah, Attitudes and Behaviour yang ditunjukan pada calon nasabah untuk
meninggalkan kesan yang baik, Accessbility and Flexibility yang terlihat dengan
pelayanan yang diberikan perusahaan dan agen dalam melakukan (112) transaksi
pembayaran dalam setiap bulannya, Reliability and Trustworthiness yang menjadi
acuan sebagai seorang agen untuk menciptakan kepercayaan kepada calon
nasabahnya, Recovery yang baik dilakukan agen dalam menghandle keluhan dari
nasabahnya, dan terakhir Reputation and Credibility yang mana tugas agen dalam hal
meyakinkan calon nasabah sehingga menjadi loyal terhadap produk Asuransi
Jiwasraya. Dalam memperoleh hasil yang baik, agen sadar bahwa pelayanan menjadi
hal yang penting bagi calon nasabahnya agar tetap loyal.

e. Meningkatkan Kemampuan Diri

Setiap agen memiliki cara tersendiri dalam membangun kualitas dirinya. Dengan
kemampuan yang dimiliki sehingga dapat membuat calon nasabah menjadi tertarik
untuk membeli produk Asuransi. Untuk itu agen Asuransi Jiwasraya menambah
kemampuan dalam melakukan penjualan, kemampuan dalam melakukan negosiasi
terhadap calon nasabah, kemampuan berinteraksi dengan orang lain yang dimiliki
dari seorang agen.

1.2 DESKRIPSI PEKERJAAN

Dan selama melaksanakan PKL di PT. Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan, penulis
melakukan tugas pada bagian Administrasi diantaranya sebagai berikut :
2.2.1 Memeriksa kelengkapan berkas yang akan dilogbook

13
 Sebelum menginput data ke dalam logbook restrukturisasi harian, Penulis
bertugas untuk memastikan apakah ada yang kurang dari berkas tersebut baik dari segi
pengisian berkas maupun dari segi kelengkapan berkas tersebut. Jika terdapat
kekurangan, maka penulis akan meminta kepada agen untuk memperbaiki apabila jika
terdapat kesalahan ataupun kekurangan dokumen.

2.2.2 Menginput/Mengentry data polis asuransi ke dalam logbook restrukturisasi

harian

Menginput/Mengentry adalah memasukkan data yang terdapat dalam dokumen

fisik ke dalam bentuk file. Tugas penulis adalah memasukkan data polis yang terdapat
dalam FPR (Formulir Persetujuan Restrukturisasi) ke dalam logbook restrukturisasi
harian.

2.2.3 Melakukan scanning data polis asuransi ke dalam bentuk PDF dan diupload
ke SAE (Sistem Arsip Elektronik)

Scanning adalah memindai dokumen ke dalam bentuk file. Penulis melakukan

scanning data polis asuransi yang terdapat dalam FPR dan menyimpannya ke dalam
bentuk PDF. Setelah itu, penulis masuk ke sistem JL-Indo dan membuat pengajuan restru
ritel dan memasukkan dokumen tersebut sehingga dapat diupload ke SAE.

2.2.4 Fotocopy dokumen nasabah

Nasabah yang hendak melakukan restrukturisasi wajib melengkapi dokumen
seperti KTP dan buku tabungan. Dokumentersebutwajibdifotocopy agar
memilikipertinggalbagipihakjiwasraya.
Makadariitupenulisdiberitugasuntukmemfotocopydokumentersebutjikaadanasabah yang
akanmelakukanrestrukturisasidenganalat yang tersedia. Menggunakan tata cara dan
prosedur yang sudahdijelaskanpegawaikepadapenulis.

2.2.5 Mengentry data/polis menggunakan aplikasi JLINDO

Dokumen yang telah di logbook dan discan selanjutnya di entry menggunakan

aplikasi khusus jiwasraya yaitu Jlindo. Dalam aplikasi tersebut telah tersedia form/kolom

14
seperti nama nasabah, no.KTP, alamat, no.telepon, dana awal, jumlah uang asuransi, dan
juga ahli waris. Semua data yang ada pada aplikasi harus sesuai dengan data fisik yang
dimiliki/dipegang oleh perusahan, apabila ada ketidaksesuain atau perubahan seperti
perubahan No.telpon, No. KTP atau No. Rekening, maka data yang ada di aplikasi harus
dipebaiki dengan kata lain harus disesuaikan dengan data fisik yang dimiliki/dipegang
perusahaan. Khusus untuk perubahaan ahli waris, nasabah harus melampirkan form
perubahan ahli waris yang mana telah ditandatangani menggunakan materai. Setelah
semua data lengkap dan data sesuai yang di aplikasi dengan data fisik yang
dimiliki/dipegang perusahaan maka selanjutnya data tersebut di submit.

2.2.6 Menyusun arsip

Dokumen nasabah yang telah di logbook dan di scan serta diproses oleh kantor
pusat, selanjutnya didisusun kedalam sebuah MAP, yang mana MAP tersebut telah diberi
kode, seperti MAP I, MAP II, MAP III dan seterusnya. Dokumen yang telah dimasukkan
ke MAP selanjutnya disusun berdasarkan abjad. Penyusunan arsip dilakukan untuk
mempermudah staff/karyawan dalam menemukan dokumen, bila sewaktu-waktu
dokumen tersebut diperlukan.

2.2.7 Menyelesaikan pending

Dokumen yang sudahdilogbook, serta discan dan diupload ke sistem arsip
elektronik (SAE) biasanya akan diproses oleh kantorpusat, agar
dapatmengeluarkannomor polis yang baru. Namun ada beberapa dokumen tidak dapat
diproses oleh pusat (pending), dikarenakan adanya data yang tidak lengkap (seperti
fotocopy KTP tertanggung, tanda terima,form pernyataan perubahan ahli waris, dll),
penulisan tidak jelas atau data scan (pengajuan restu ritel) belum terlampir. Semua
dokumen yang pending harus diperbaiki atau dilengkapi dokumennya yang kurang,
setelah itu dokumen tersebut discan ulang dan diupload ke sistem arsip elektornik (SAE)
yang ada di aplikasi Jlindo. Setelah dokumen tersebut terupload, maka dapat diselesaikan
(Done) melalui aplikasi Jlindo, agar kantor pusat dapat melanjutkan proses
Restrukturisasi.

15
2.3 BIDANG YANG DIAMATI/OBSERVASI

Sistem Arsip Elektronik (SAE)

PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan mempunyai kapasitas arsip yang
cukup tinggi sehingga sistem penyimpanan arsip dalam perusahaan ini harus benar-benar
dilakukan secara teliti dan hati-hati agar pada saat arsip dibutuhkan, arsip dapat lebih cepat
ditemukan. Oleh karena itu, perusahaan menerapkan sistem penyimpanan arsip secara
komputerisasi atau disebut dengan Sistem Arsip Elekronik (SAE).
Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip Elektronik
merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya computer
yang dapat memprosesnya. Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya memiliki konsep
yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki
cabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka pada sistem kearsipan
berbasis elektronik juga memilki cabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual.
Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi kedalam
bentuk file digital. (Sugiarto, 2005).

2.4 PEMBAHASAN

Dalam pembahasan ini penulis mengambil salah satu permasalahan dari topic/bidang
yang diamati/observasi yaitu penggunaan sistem arsip elektronik (SAE) pada PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan. Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya
memiliki konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan
konvensional memiliki cabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka
pada sistem kearsipan berbasis elektronik juga memilki cabinet virtual yang didalamnya berisi
map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah
dikonversi kedalam bentuk file digital. (Sugiarto, 2005).
Manfaat sistem arsip elektronik:
1. Membantu para pegawai perusahaan dalam pengarsipan dokumen perusahaan, lebih
menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

16
 2. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja.

3. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini dikarenakan file berada dilayar monitor
atau memprintnya tanpa dapat mengubahnya.

4. Apabila file tidak sengaja dipindahkan, maka kita dapat mencarinya dengan
menggunakan kata kunci atau nama file.

5. Menghemat pemakaian tempat atau ruang penyimpanan arsip.

6. Mudah digunakan dalam berbagai informasi arsip kepada client dan sebagainya
melalui jaringan internet atau LAN dan manfaat lainnya.

Penyimpanan arsip pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan
menggunakan metode scanning dokumen kedalam computer melalui aplikasi Sistem Arsip
Elektronik (SAE). Dalam hal ini pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan dimasing-
masing seksi dan selajutnya pegawai seksi akan menyimpan arsip dalam aplikasi Sistem Arsip
Elektronik (SAE) . dokumen yang di arsip yaitu dokumen yang berhubungan dengan polis
asuransi, klaim asuransi, dokumen pemeliharaan, serta dokumen transaksi keuangan.
Komponen sistem penyimpanan arsip elektronik yaitu meliputi memindahkan dokumen
dengan cara scan dokumen, menyimpan dokumen dengan asas sentralisasi dan desentralisasi,
mengindeks dokumen dengan kata kunci dan mengontrol akses dengan cara menjaga
keamanan dokumen. Arsip yang disimpan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) pada
PT. Asuransi Jiwasraya ASC Medan Selatan yaitu berupa arsip dinamis dan arsip statis.

2.5 HAMBATAN

Dalam menjalankan Praktik Kerja Lapangan penulis hampir tidak memiliki hambatan
dalam mengerjakan pekerjaan, dikarenakan sudah dipelajari sebelumnya di Politeknik Negeri

17
Medan dan setiap pekerjaan yang berikan, akan terlebih dahulu dijelaskan oleh pembimbing
dengan biak dan jelas. Akan tetapi ada beberapa hambatan yang dirasakan penulis tetapi
semua hambatan tersebut dapat diatasi dengan baik, adapun hambatan-hambatan yang penulis
hadapi yaitu :
1. Pada saat melakukan entry menggunakan aplikasi khusus perusahaan yaitu Jlindo,
dibutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan dalam pengisian data.

2. Pada saat meng-upload data ke sistem arsip elektronik, terkadang jaringan tidak stabil
diakibatkan adanya maintenance jaringan oleh pusat, sehingga penulis berpikir bahwa
data tersebut telah ter-upload, namun ternyata data tersebut belum ter-upload. Oleh
karena itu penulis harus mencari ulang data tersebut dan meng-uploadnya lagi ke aplikais
sistem arsip elektronik.

3. Penulis tidak dapat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan selama 13 minggu sesuai
ketentuan Politeknik Negeri Medan, Jurusan Administrasi Niaga, Prodi Administrasi
Bisnis dikarenakan sakit, sehingga penulis hanya dapat melaksanakan kegiatan Praktik
Kerja Lapangan selama 12 minggu.

18
 BAB 3
SIMPULAN DAN SARAN

3.1 Simpulan

Praktik kerja lapangan dilaksanakan selama 12 (dua belas) minggu sejak tanggal 08
februari 2021 sampai dengan 30 april 2021. Selama melaksanakan PKL banyak diperoleh
pengalaman dan informasi tentang kegiatan rutin di dalam perusahaan. Melalaui pelaksanaan
PKL penulis dapat mempraktikkan pengetahuan dan keterampilan yang dipelajari di
Politeknik Negeri Medan. Beberapa hal yang dapat disimpulkan setelah melakukan Praktik
Kerja Lapangan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan sebagai berikut:
a. Praktik Kerja Lapangan telah dilaksanakan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC
Medan Selatan di jalan Gatot Subroto KM.6,3 No. 171, Sei Sikambing B, Kec. Medan
Sunggal, Kota Medan, Sumatra Utara 20122. Perusahaan bergerak dibidang jasa asuransi
yang menunjang terhadap perencanaan masa depan masyarakat.

b. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini dapat mengkombinasikan antara teori yang
didapatkan dibangku kuliah dengan operasional di lapangan kerja yang sesungguhnya.

c. Kegiatan selama Praktik Kerja Lapangan ini memperoleh ilmu pengetahuan dan
pengalaman serta bertanggungjawab penuh atas tugas yang diberikan dan diperoleh.

d. Selama menjalani Praktik Kerja Lapangan, didapat banyak pengalaman dan pengajaran
yang berharga yang nantinya sangat berguna jika sudah bekerja disuatu instansi
perusahaan, mulai dari kegiatan operasional, proses kerja, bahkan bagaimana
membangun hubungan kerjasama yang baik antar karyawan dengan atasan maupun
sesama karyawan dan belajar untuk bersikap mandiri, jujur, inisiatif, sopan, dan
bertanggungjawab.

Selama menjalani Praktik Kerja Lapangan, tentu penulis mendapatkan banyak

pengalaman dan pengajaran. Salah satu pengalaman yang sangat berharga bagi penulis yaitu
melakukan pekerjaan di bidang Kearsipan. Kearsipan merupakan salah satu mata kuliah yang

19
dipelajari dalam Jurusan Administrasi Niaga, Prodi Administrasi Bisnis.Sistem arsip yang
digunakan oleh perusahaan yaitu Sistem Arsip Elektronik (SAE). Dokumen-dokumen yang
ingin di arsip terlebih dahulu di scan, dan file disimpan dalam bentuk PDF , kemudian penulis
masuk ke sistem JL-Indo dan membuat pengajuan restru ritel dan memasukkan dokumen
tersebut sehingga dapat diupload ke SAE. Sementara untuk dokumen yang berbentuk fisik,
diarsip menggunakan arsip sistem Abjad. Dokumen-dokumen terlebih dahulu dibagi
kebeberapa MAPseperti (MAP I, MAP II, MAP III, dll), lalu setiap dokumen yang ada di
dalam MAP disusun sesuai dengan Abjad (Nama Pemegang Polis). Setelah MAP selesai
disusun sesuai Abjad, kemudian MAP disimpan kedalam lemari Arsip.

3.2 Saran

Untuk memperlancar pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dan agar tujuan Praktik Kerja
Lapangan yang diingankan dapat tercapai, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Untuk Politeknik Negeri Medan

a. Politeknik Negeri Medan hendaknya menjalin kerja sama lebih erat lagi dengan
instansi atau lembaga yang dijadikan tempat Praktik Kerja Lapangan oleh
mahasiswa, sehingga pada giliran mahasiswa mendatang tidak mengalami
kesulitan memperoleh tempat praktik kerja lapangan dan tidak terjadi
kesimpangsiuran informasi tentang tempat praktik kerja lapangan yang akan
dilakukan mahasiswa.

b. Sebaiknya Politeknik Negeri Medan melakukan kerja sama yang baik dengan
berbagai perushaan negeri maupun swasta upaya membuka kesempatan kerja
sehingga apabila suatu saat nanti perusahaan ingin merekrut karyawan
kemungkinan besar bias langsung berkomunikasi mengenai karyawan yang
mereka butuhkan.

20
2. Untuk Perusahaan

PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) ASC Medan Selatan berkenan untuk menerima
mahasiswa Politeknik Negeri Medan untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan
memberikan bimbingan yang baik pada mahasiswa.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Issabela, E. C (2020). Laporan Praktik Kerja Lapangan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero)

ASC Medan Utara.

Situs resmi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) https://www.jiwasraya.co.id/,

diakses pada 20 Mei 2021

Seputar pengetahuan.co.id, ”Pengertian arsip elektronik, manfaat dan

komponen”https://www.seputarpengetahuan.co.id/2018/06/pengertian-arsip-elektronik-
manfaat-komponen.html, diakses pada 16 Mei 2021

Restiana, F. (2018). Laporan Praktik Kerja Lapangan pada Divisi Keuangan dan Umum di
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Jakarta Timur.

Sihombing, V. (2020). Laporan Praktik Kerja Lapangan di PT Kereta Api Indonesia

(Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara .

22
Lampiran 1: Surat Pengajuan PKL

23
24
Lampiran 2: Surat Penyelesain

25
Lampiran 3: Lembar Penilaian

26
Lampiran 4: Laporan PKL Minggu I

27
Lampiran 5: Laporan PKL Minggu II

28
Lampiran 6: Laporan PKL Minggu III

29
Lampiran 7: Laporan PKL Minggu IV

30
Lampiran 8: Laporan PKL Minggu V

31
Lampiran 9: Laporan PKL Minggu VI

32
Lampiran 10: Laporan PKL Minggu VII

33
Lampiran 11: Laporan PKL Minggu VIII

34
Lampiran 12: Laporan PKL Minggu IX

35
Lampiran 13: Laporan PKL Minggu X

36
Lampiran 14: Laporan PKL Minggu XI

37
Lampiran 15: Laporan PKL Minggu XII

38