BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kegitan Administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja atau
kegiatan. Ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan,
menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir
seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari
kegiatan Administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi tersebut
tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya
kegiatan dalam bidang Administrasi atau Ketatausahaan, yaitu mengelola
arsip.
Arsip adalah setiap catatan tertulis atau tercetak, yang mempunyai arti
atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam
pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan
menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan
mudah. Pentingnya sistem arsip dalam subuah perusahaan adalah sebagai
bahan informasi, sebagai bahan bukti menggambarkan suatu kejadian dari
masa lampau dan masa yang akan datang. Begitu pentingnya arsip sehingga
semua perusahaan perlu menerapkan sistem ini.
Pada Pelaksanaan Praktek Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang
bertempat di PT. PLN (PERSERO) RAYON BUKITTINGGI penulis
ditempatkan di Bagian Administrasi. Pada bagian tersebut, penulis bertugas
mengarsip, meng-upload data pelanggan, men-scan dan menyusun data
pelanggan berdasarkan prosedur perusahaan. Akan tetapi pekerjaan yang
sering dilakukan oleh penulis adalah Mengarsip Dokumen. Oleh karena itu,
penulis mengambil judul laporan yang berkaitan dengan masalah arsip.
Laporan ini berjudul MENGELOLA(AIL) ARSIP INDUK
LANGGANAN DI BAGIAN AIL PADA PT PLN(PERSERO)RAYON
BUKITTINGGI.

1.2Tujuan Memililih Judul

1
Tujuan penulis memilih judul adalah :
1) Ingin mengetahui tentang arsip induk langganan di bagian AIL
PT.PLN(persero)Rayon Bukittinggi.
2) Ingin mengetahui perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam
mengarsip AIL(Arsip Induk Langganan) dibagian AIL
PT.PLN(persero)Rayon Bukittinggi.
3) Ingin mengetahui prosedur penyimpanan AIL(Arsip Induk Langganan)
dibagian AILPT.PLN(persero)Rayon Bukittinggi.

BAB II

2
 MENGELOLA (AIL) ARSIP INDUK LANGGANAN DI BAGIAN AIL
PADA PT PLN(PERSERO)RAYON BUKITTINGGI

2.1 SEJARAH PERUSAHAAN

Sejarah ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19,

ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik
untuk keperluan sendiri. Pengusahaan tenaga listrik tersebut berkembang
menjadi untuk kepentingan umum, diawali dengan perusahaan swasta
Belanda yaitu NV. NIGM, NV. GEBEO, NV. OGEM yang memperluas
usahanya dari hanya dibidang gas kebidang tenaga listrik. Selama Perang
Dunia II berlangsung, perusahaan-perusahaan listrik tersebut dikuasai oleh
Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17 Agustus 1945,
perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemuda-pemuda
Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada Pemerintah
Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarna
membentuk Jawatan Listrik dan Gas yang berkedudukan di Yogyakarta,
dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik hanya sebesar 157,5 MW saja.
Pada masa Agresi Belanda I, perusahaan-perusahaan listrik yang
dibentuk dengan Ketetapan Presiden diatas, dikuasai kembali oleh
pemiliknya semula. Pada Agresi Belanda II, tanggal 19 Desember 1948.
sebagian besar kantor-kantor jawatan listrik dan gas direbut oleh pemerintah
Kolonial Belanda kecuali daerah Aceh. Tahun 1950 Jawatan Listrik dan Gas
dirubah menjadi Jawatan Listrik dan Gas pemerintah Kolonial
Belanda.Sedangkan perusahaan listrik swasta diserahkan kembali kepada
pemiliknya sesuai dengan hasil Konferensi Meja Bundar (KMB).
Jawatan tenaga membawahi Perusahaan Negara Pembangkit Tenaga
Listrik (Penupetel) dan diperluas dengan membawahi juga perusahaan
Negara untuk Distribusi Tenaga Listrik (Penuditel) pada tahun
1952.Berdasarkan Keputusan Presiden No. 163 tanggal 3 Oktober 1953
tentang Nasionalisasi semua perusahaan Belanda dan Peraturan Pemerintah
RI No. 18 tentang Nasionalisasi Perusahaan Listrik dan Gas milik Belanda.

3
 Berdasarkan PP tersebut penguasaan perusahaan-perusahaan Listrik dan Gas
(P3LG) menangani proses alih pemiliknya.
Berdasarkan UU No. 19 tahun 1960 tentang Perusahaan Negara, dan
melalui PPRI No. 67 tahun 1961, tanggal 1 Januari 1961 Jawatan Listrik dan
Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik
Negara) yang bergerak dibidang listrik, gas dan kokas.
Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN dibubarkan dan dibentuk 2
perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola
tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas. Saat
itu kapasitas pembangkit tenaga listrik PLN sebesar 300 MW.Tahun 1972,
Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan Listrik Negara sebagai
Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN).Tahun 1990 melalui Peraturan
Pemerintah RI No. 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa usaha
ketenagalistrikan.
Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor
swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan
dengan kebijakan di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari
Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).

2.1.1 Visi dan Misi PT PLN (persero)

VISI
Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul
dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.
MISI
Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait,
berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan
pemegang saham.
Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan
ekonomi.
Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

MOTTO

4
 Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik

2.1.2 Makna Lambang/Logo PT PLN (persero)

A. Bentuk Lambang

Bentuk, warna dan makna lambang

perusahaan resmi yang digunakan adalah sesuai yang tercantum pada
Lampiran Surat Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara No :
031/DIR/76 Tanggal : 1 Juni 1976, Mengenai Pembakuan Lambang
Perusahaan Umum Lisrtik Negara.

B. Element-Element Dasar Lambang

1. Bidang Persegi Panjang Vertikal
Menjadi bidang dasar bagi elemen-elemen
lambang lalnnya, melambangkan bahwa PT
PLN (Persero) merupakan wadah atau
organisasi yang terorganisir dengan
sempurna.Berwarna kuning untuk
menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik
mampu menciptakan pencerahan bagi kehidupan masyarakat.Kuning
juga melambangkan semangat yang menyala-nyala yang dimiliki tiap
insan yang berkarya di perusahaan ini.

2. Petir atau Kilat

Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai
produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan.Selain itu petir pun
mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN (Persero) dalam
memberikan solusi terbaik bagi para pelanggannya.Warnanya yang

5
 merah melambangkan kedewasaan PLN
sebagai perusahaan listrik pertama di
Indonesia dan kedinamisan gerak laju
perusahaan beserta tiap insan perusahaan serta
keberanian dalam menghadapi tantangan
perkembangan jaman.
3. Tiga Gelombang
Memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oteh tiga bidang
usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu
pembangkitan, penyaluran dan distribusi yang
seiring sejalan dengan kerja keras para insan
PT PLN (Persero) guna memberikan layanan
terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna biru
untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya
listrik yang tetap diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu
biru juga melambangkan keandalan yang dimiliki insan-insan perusahaan
dalam memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya

2.1.3 Struktur Organisasi PT PLN (persero) Rayon Bukittinggi

6
 SSAMA nn
UAa l i
PNs y
EAs t
G
RK i
E
VnR e
Ir j a
SR a
Oy o
Rn
T
E
K
N
I
K
Sumber : PT.PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

UraianTugas Dari Masing MasingJabatandanKegiatanUmum PT PLN

(Persero) Rayon Bukittinggi.

1. Manager Rayon
Bertanggung jawab atas pengelolaan operasi dan pemeliharaan
jaringan distribusi tenaga listrik, niaga dan pelayanan pelanggan
sesuai dengan kewenagannya dalam rangka meningkatkan
pelayanan ketenagalistrikan secara efisien dan efektif dengan

7
mutu dan keandalan untuk mencapai target kinerja unit.Tugas
pokok Manager Rayon :
1. Mengkoordinasikan program kerja dan anggaran sebagai
pedoman kerja untuk mencapai kinerja unit.
2. Mengkoordinir pelaksanaan pedoman keselamatn
ketenagalistrikan (K2) dan K3 untuk keselamatan dan
keamanan pegawai dalam bekerja.
3. Mengoptimalkan operasi dan pemeliharaan jaringan
distribusi untuk mempertahankan keandalan pasokan
energy tenaga listrik.
4. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan Tata
Usaha Langganan (TUL).
5. Mengkoordinir proses pengelolaan keuangan dan
pendapatan.
6. Melakukan evaluasi realisasi kinerja rayon.
7. Melakukan evaluasi teknik kegiatan system operasi dan
pemeliharaan jaringan distribusi.
8. Melakukan pengendalian komunikasi dan hubungan kerja
internal dan eksternal dengan stakeholder perusahaan.

a) Analyst Kinerja Rayon

Bertanggung jawab atas pelaporan kinerja dan
validasi data untuk mendukung pencapaian target
kinerja yang ditetapkan.Tugas pokok Analyst Rayon :
1. Menyusun laporan kinerja rayon.
2. Menyusun langkah-langkah strategis untuk mencapai
target kinerja.
3. Menyusun data perusahaan yang berhubungan
dengan target kinerja.

2. Supervisor Teknik
Bertanggung jawab atas pengendalian operasi dan
pemeliharaan jaringan distribusi, pemantauan susut distribusi
dan upaya penurunannya, pengelolaan dan pengembangan
asset jaringan dan kontruksi distribusi serta penyambungan
dan pemutusan. Tugas pokok Supervisor Teknik :

8
1. Meningkatkan keandalan system operasi jaringan
distribusi.
2. Memelihara jaringan distribusi.
3. Mengendalikan pelayanan gangguan dan mengkoordinir
petugas pelayanan teknik.
4. Memantau dan mengevaluasi susut distribusi dan upaya
penurunannya.
5. Mengelola asset jaringan dan kontruksi distribusi.
6. Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan penyambungan dan
pemutusan.
7. Memastikan penyusunan RAB dan SPK pekerjaan distribusi
sesuai ketentuan yang berlaku.

a) Assistant Operator / Junior Operator Operasi

Distribusi
Bertanggung jawab dalam merencanakan,
melaksanakan program kerja operasi distribusi
kemuadian mengevaluasi hasil pelaksanaan operasi
jaringan distribusi.
Tugas pokok Asistant Operator /Junior Operator Operasi
Distribusi :
1. Meyusun rencana dan pelaksanaan optimasi operasi
jaringan distribusi untuk keandalan tenaga listrik.
2. Memonitor pelaksanaan dan pekerjaan manuver
jaringan distribusi.
3. Mengevaluasi hasil pelaksanaan operasi jaringan
distribusi.
4. Menganalisa dan mengevaluasi hasil pelaksanaan
program/strategi Yantek sesuai fungsi Operasi
Distribusi untuk pencapaian target kinerja gangguan
penyulang.

b) Assistant Technician/Junior Technician

Pemeliharaan Distribusi
Bertanggung jawab dalam merencanakan dan
melaksanakan program kerja pemeliharaan

9
 distribusikemudian mengevaluasi hasil pelaksanaan
pemeliharaan jaringan distribusi.
Tugaspokok Assistant Technician/Junior Technician
Pemeliharan Distribusi :
1. Menyusun jadwal pemeliharaan.
2. Menyusun perbaikan pemeliharaan jaringan distribusi
untuk keandalan distribusi tenaga listrik.
3. Mengawasi pelaksanaan pemerataan beban gardu.

c) Assintant Engineer/Junior Engineer Pengendalian

Kontruksi
Bertanggung jawab atas koordinasi, pengawasan
pembangunan jaringan distribusi serta memberikan
rekomendasi desain maupun prosedur kerja yang
disesuaikan dengan kondisi lapangan.Tugas pokok
Engineer/Junior Engineer Pengendalian Kontruksi:
1. Mengawasi pekerjaan pihak ketiga agar sesuai dengan
kontrak kerja.
2. Melaksanakankoordinasi dalam pelaksanaan pekerjaan
pembangunan jaringan distribusi dengan pihak terkait.
3. Memberikan rekomendasi perusahaan desain kontruksi
sesuai kondisi lapangan untuk memudahkan
pelaksanaan pekerjaan kontruksi.

d) Assistant Operator/Junior Operator Administrasi

Teknik
Bertanggung jawab dalam mengelola fungsi
administrasi dan dokumentasinya agarsesuai dengan
ketentuan yang berlaku di perusahaan.Tugas pokok
Assistant Operator/Junior Operator Administrasi Teknik:
1. Menyiapkan administrasi teknik dan dokumentasinya.
2. Menyusun RAB pekerjaan distribusi.
3. Menyiapkan dan membuat SPK/ kontrak kerja dan
berita acara pekerjaan teknik.

e) Assitant Engineer/JuniorEngineerOperasi
Pemeliharaan dan Pembangkit

10
 Bertanggung jawab melaksanakan pengendalian
pengoperasian unit pembangkit, memeriksa dan
mengatasi gangguan (first line maintance),
melaksanakan uji kemampuan (performance test)
instalasi pembangkit serta melakukan kegiatan
pemeliharaan peralatan mesin pembangkit untuk
menjaga keandalan operasional.Tugas pokok Assitant
Engineer/Junior EngineerOperasi Pemeliharaan dan
Pembangkit:
1. Melaksanakan pengendalian pengoperasian unit
pembangkit.
2. Memonitor dan melaporkan kelainan atau gangguan
unit pembangkit.
3. Melaksanakan uji kemampuan unit pembangkit sesuai
SOP yang ditetapkan.
4. Mengatasi gangguan (first line maintance) unit
pembangkit agar unit pembangkit dapat bekerja
dengan normal kembali.
5. Melaksanakan pencatatan logsheet operasi sebagai
rekaman kegiatan operasional unit pembangkit.
6. Melaporkan dengan segera kepada atasan bila terjadi
gangguan pada unit pembangkit.
7. Membuat laporan pelaksanaan pengoperasian unit
pembangkit.
8. Membuat laporan kerusakan peralatan unit
pembangkit.
9. Melaksanakan pemeliharaan mesin secara rutin dan
periodic.
10. Melaksanakan uji kemampuan pada bagian
pemeliharaan mesin setelah diadakan
perbaikan/overhaul sesuai dengan SOP yang
ditetapkan.
11. Membuat data riwayat pemeliharaan instalasi
pembangkit untuk bahan perencanaan pemeliharaan
berikutnya.

11
 12. Melaksanakan kegiatan perbaikan yang diperlukan
apabila terjadi gangguan atau kerusakan pada mesin.
13. Menyimpan dokumen pemeliharaan, gambar-gambar
dan peralatan kerja sebagai bahan sajian biula
diperlukan.
14. Menganalisa penyebab kerusakan peralatan mesin
dan melaporkan kepada atasannya.
15. Mengevaluasi hasil kegiatan pemeliharaan mesin.
16. Melaksanakan peraturan SMM, SML, SMK3 dan K2LH.

3. Supervisor Administrasi
Bertanggung jawab atas pengelolaan adiministrasi tata
usaha langganan, administrasi perkantoran, sarana kerja,
keamanan serta administrasi keuangan di Rayon.

Tugas pokok Supervisor Administrasi :

1. Melaksanakan fungsi tata usaha lapangan.
2. Mengelola keamanan dan K3 dilingkungan gedung Rayon.
3. Mengatur administrasi perkantoran, pemeliharaan
gedung/kantor dan fasilitas kerja.
4. Mengelola fungsi keuangan di rayon.
5. Mengelola fungsi kehumasan.

a) Assistant Analyst/Junior Analyst Pelayanan

Pelanggan
Bertanggung jawab dalam mengolah data potensi
pasar, serta melaksanakan proses pelayanan pelanggan
untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.Tugas pokok
Assistant Analyst/Junior Analyst Pelayanan Pelanggan:
1. Memonitor program pelayanan pelanggan dan system
informasi pelanggan sesuai TMP.
2. Memonitir target penjualan secaraperiodik/bulan.
3. Melaksanakan kegiatan program promosi produk
pelayanan .
4. Melaksanakan survey kepuasan pelanggan.
5. Menyiapkan draft pembuatan dan penertiban
SIP/SPJBTL.

12
 b) Assistant Analyst/Junior Analyst Akuntansi Dan
Keuangan
Bertanggung jawab dalam melaksanakan
administrasi fungsi keuangan di Rayon.Tugas pokok
Assistant Analyst/Junior Analyst Akuntansi Dan Keuangan
:
1. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran.
2. Menyusun pertanggung jawaban realisasi
pembayaran.

c) Assistant Officer/Junior Officer Administrasi Umum

Dan K3
Bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan rumah
tangga kantor serta melaksanakan program K3 untuk
pencapaian target kinerja unit.Tugas pokok Assistant
Officer/Junior Officer Administrasi Umum dan K3:
1. Memonitor dan memproses tagihan restitusi dari pihak
ketiga.
2. Memonitor penyimpanan kearsupan surat keluar /
masuk, ketentuan dan peraturan yang berlaku.
3. Mengelola permintaan kebutuhan rumah tangga
kantor dan kendaraan bermotor.
4. Melaksanakan kegiatan pelaksanaan sarana dan
prasarana K3.

4. Supervisor TRANSAKSI ENERGY

Bertanggung jawabmemonitor pelaksanaan dan implementasi program
transaksi energy secara lengkap, akurat dan tepat waktu.Tugas Pokok
Supervisor Transaksi Energy :
1. Membuat laporan pemantauan terkait dengan transaksi energy.
2. Melakukan kordinasi dengan unit pelaksana atas pelaksanaan transaksi
energy.
3. Melakukan rekonsiliasi energi dan rekonsiliasi komersial dengan bagian
atau bidang terkait.
4. Memonitor aktivitas transaksi energy di Unit Induk dan Unit Pelaksanaan
pada AP2T sudah akurat dan benar (contoh : faktor kali) catatan kalimat
unit induk dihilangkan.

13
5. Menyiapkan dan memonitor pelaksanaan rekomendasi penanganan/
perbaikan serta prioritas atas aktivitas kontrol terhadap proses pendapatan.

a) Assistant Engineer/Junior Engineer Pengendalian

Susut dan PJU
Bertanggung jawab dalam melaksanakan
perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi pelaksanaan
P2TL sebagai upaya penekanan susut serta inventarisasi
PJU.
Tugas pokok Assistant Engineer/Junior Engineer
Pengendalian Susut dan PJU :
1. Menyusun target operasi jadwal kegiatan P2TL.
2. Mengevaluasi hasil pelaksanaan P2TL.
3. Melaksanakan inventarisasi, penertiban dan materisasi
PJU.

b) AssistantEngineer, Junior Engineer/Assistant

Technician, Junior TechnicianPenyambungan dan
Pemutusan
Bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan
penyambungan dan pemutusan energi listrik pelanggan
berdasarkan work order.
Tugas pokok Assistant Engineer, Junior Engineer/Assitant
Technician, Junior TechnicianPenyambungan
danPemutusan:
1. Melaksanakan pengawasan pekerjaan penyambungan
baru dan perubahandaya berdasarkan WO/PK.
2. Memonitor penyambungan dan pemutusan sebagai
upaya peningkatan kerja.
3. Menyusun laporan penyambungan dan pemutusan.

c) AssistantOfficer/Junior Officer Pembacaan Meter

dan Pengendalian Piutang
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengawasan
dan memastikan akurasi proses baca meter dan
melaksanakan proses billing dan berkoordinasi dengan
P2APST, serta mengendalikan piutang.Tugas pokok

14
 Assistant Officer/Junior Officer pembacaan meter dan
pengendalian piutang :
1. Memastikan hasil akurasi baca meter yang
dilaksanakan oleh outsourcing cater dan mitra kerja.
2. Melaksanakan pengendalian piutang.
3. Memonitor dan memastikan pelunasan pembayaran
rekening listrik.
4. Memonitor kinerja vendor dalam melaksanakan
penurunan tunggakan.

2.2 WAKTU PELAKSANAAN

Waktu : 1 Juni s/d 15 September 2015

Tempat : PT PLN (Persero) Area Bukittinggi
Alamat : Jln Sudirman, Bukittinggi

2.3 LANDASAN TEORI

2.3.1 Arsip Dan Kearsipan
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Secara etimologi (asal usul kata), kata arsip berasal dari:
1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
2. Bahasa Latin, felum (bundel) yang artinya tali atau benang,
3. Bahasa inggris, archieve, artinya kumpulan warkat; record artinya
catatan; dan file artinya sekumpulan informasi/warkat,
4. Bahasa belanda, archief artinya warkat.
5. Bahasa jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Secara umum, Arsip adalah setiap catatan tertulis, tercetak, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang
disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan
secara cepat.
Karsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah.
Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:

15
 1) Mempunyai arti
2) Mempunyai kegunaan
3) Disimpan dengan teratur
4) Apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan mudah.

B. Sistem Pemyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
a) Manfaat sistem penyimpanan arsip
1. Arsip dapat tertata dengan rapi
2. Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan
kertas yang memenuhi ruangan
3. Arsip tidak mudah hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara.
4. Mudah dalam perawatan.
5. Mudah mencari bila sewaktu-waktu diperlukan.
6. Mudah dalam penyusutan karena dapat diketahui mana arsip yang
memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
b) Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip
a. Sistem abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi.
b. Sistem subjek
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama/masalah subjek pada isi
surat.
c. Sistem tanggal
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan tahun, bulan, tanggal arsip dibuat.
d. Sistem wilayah
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.
e. Sistem nomor
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun dengan menggunakan kode angka/nomor.

c) Tujuan penyelenggaraan kearsipan

a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur,dan aman.
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yanag dibutuhkan dengan
cepat dan tepat.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan.

16
 d. Untuk menghemat penyimpanan.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip.
g. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang
pertanggung jawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyaratan.

2.3.2 Jenis-Jenis Peralatan dan perlengkapan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan
bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti
logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip,
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan
mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip
tahan lama.

A. Jenis-jenis peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1) Filling Cabinet
Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa
laci, antara 1-6 laci;

2) Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga.

3) Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai
bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu juga besi
yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan
engsel, pintu dorong, ataupun menggunakan kaca.

17
4) Rak Arsip
Ral arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan
arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

5) Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas
tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya.

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di

tengah map.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi

penggantung.

6) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan
kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelempokan)
arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.

18
7) Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5
cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.

8) Stapler
stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan
sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan
tenaga manusia.

9) Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

10) Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada
lembaran dokumen.

11) Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan
arsip yang bersifat inaktif.

12) Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan
surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan
disimpan kedalam folder masing-masing.

13) Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada
map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari
sebuah folder/guide.

14) Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak terbuat dari kayu atau
besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip,
atau kartu-kartu yang memiliki jatuh tempo.

15) Cardex (Card Index) Cabinet

19
 Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang.

16) Rak/Laci Kartu

Rak/ laci karut adalah laci-yang disusun secara teratur
dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang
disusun secara vertikal.

17) Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti
flash disk, CD (compact disk), kaset, dan sebagainya.

B. Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak
tahan lama (penggunaanya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu
disediakan secara terus-menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, anatara lain sebagai berikut.
1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat
dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

2. Kartu tunjuk silang

Katu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang
terdapat pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukkan tempat (map)
dari suatu dokumen/arsip yagn dicari pada
tempat yang ditunjukan. Katu tunjuk silang
dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.
3. Lembar pinjam arsip (out slip)

20
 Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran
formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip.
4. Map Pengganti (Out Folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat,
tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat,
maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)
dan menempatkannya di tempat map yang
dipinjam tadi.
5. Buku arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyimpanan arsip

2.3.3 Prosedur Sistem Pemyimpanan Arsip

A. Sistem abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi.
B. Sistem subjek
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama/masalah subjek pada isi surat.
C. Sistem tanggal
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, tanggal arsip dibuat.
D. Sistem wilayah
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.
E. Sistem nomor
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode angka/nomor.
2.4 PEMBAHASAN
2.4.1 Arsip Induk Langganan (AIL) Di Bagian AIL Pada PT PLN
(Persero)Rayon Bukittinggi.

21
Arsip Induk Langganan (AIL) adalah dokumen data pelanggan yang berisi
dasar informasi yang digunakan unit dalam melakukan identifikasi status
pelanggan terkait, baik dari sisi jaringan dan tagihan, informasi pelanggan
tersebut hendaknya selalu menggambarkan kondisi terkini dari pelanggan
tersebut dan di dukung dengan dokumentasi yang memadai.

A. Di Bagian AIL sistem kearsipan yang digunakan ialah Sistem Nomor,

yaitu nomor pelanggan yang tertera di amplop AIL dimana setiap AIL
terdapat nomor pelanggan yang berbeda-beda.

B. Jenis-jenis Dokumen/Arsip di bagian AIL

Jenis-jenis dokumen/arsip dibagian AIL yaitu surat masuk, Surat
masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterima dari kuri (penerima surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman
Adapun jenis-jenis surat masuk yang terdapat dibagian AIL yaitu:
1. Identitas pelanggan seperti KTP pelanggan
2. Surat permohonan pelanggan
3. Laporan hasil survey
4. Surat jawaban
5. Kuitansi pembayaran
6. Surat perjanjian jual beli tenaga listrik
7. Sertifikat laik operasi (SLO)
8. Surat perintah kerja
9. Bon pemakaian
10. Berita acara pelaksanaan
11. Surat perubahan data pelanggan
12. Lain-lain

C. Tujuan Penyimpanan AIL dengan System Nomor

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan
cepat dan tepat.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan.
4. Untuk menghemat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kelestarian arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.

22
 7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang
pertanggung jawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kegitan-kegiatan kemasyarakatan.

D. Manfaat Penyimpanan AIL dengan System Nomor

1. AIL dapat tertata dengan rapi
2. Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan
data-data pelanggan yang memenuhi ruangan.
3. AIL tidak mudah hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara.
4. Mudah dalam perawatan.
5. Mudah mencari apabila sewaktu-waktu diperlukan.

2.4.2 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan di Bagian AIL PT PLN

(Persero) Rayon Bukittinggi
1. Komputer
2. Telepon
Telepon adalah sarana/alat komunikasi yang di pergunakan sebagai
media komunikasi antara pihak satu dan pihak lainnya.
3. Faximile
Faximile adalah sarana/alat komunikasi yang dipergunakan sebagai
media pengiriman surat resmi yang telah diterbitkan (telah diberi
nomor,tanggal, ditandatangani, dan dibubuhkan cap dinas) sebelum
surat asli dikirm ke unit tujuan.
4. Printer
Printer adalah sebuah mesin yang digunakan untuk mencetak surat.
5. Mesin Fotocopy
Mesin Fotocopy adalah sebuah mesin yang digunakan untuk
menggandakan surat atau lebih.

6. Filling Cabinet
Filling Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara
1-6 laci yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
7. Lemari Arsip
Lemari Arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai
bentuk arsip.

Adapun perlengkapan kantor bagian AIL dalam perusahaan adalah

sebagai berikut:
1. Baki Surat
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Baki surat
ini dapat berguna untuk membedakan berbagai jenis berkas

23
 menurutkeperluannya. Baki surat diletakkan di meja staff administrasi
kantor atau sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit.
3. Alat Tulis Kantor
Alat tulis kantor antara lain bolpoin, pensil, penghapus, penggaris,
stapler, gunting, penjepit kertas.
4. Kertas dan Amplop
Kertas kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.
5. Stempel
Stempel perusahaan
2.4.3 Prosedur Penyimpanan AIL di Bagian AIL PT PLN (Persero) Rayon
Bukittinggi
A. Melakukan Penyortiran Dan Penyusunan Dokumen Arsip Induk
Langganan (AIL).
Dalam melakukan penyortiran dan penyusunan dokumen arsip induk
langganan (AIL) yang disusun adalah dokumen data pelanggan yang
berisi dasar informasi yang digunakan unit dalam melakukan identifikasi
status pelanggan terkait, baik dari sisi jaringan dan tagihan, informasi
pelanggan tersebut hendaknya selalu menggambarkan kondisi terkini dari
pelanggan tersebut dan didukung dengan dokumentasi yang memadai.
Tahapan dalam melakukan penyusunan AIL yaitu dengan memeriksa
kelengkapan isi amplop arsip pelanggan, diantaranya adalah :
a) Identitas Pelanggan
Merupakan kartu identitas dari pelanggan terkait.
b) Surat Permohonan (TUL I-01)
Merupakan surat permohonan dari pelanggan yang diajukan kepada
perusahaan yang berisi tentang kebutuhan pelanggan.
Jenis surat permohonan ini ada empat (4) yaitu :
1. Permohonan pasang baru
2. Permohonan perubahan daya
3. Permohonan ganti nama
4. Permohonan multi guna

Permohonan dari pelanggan dilakukan secara online pada situs

www.pln.co.id dan offline dengan cara datang langsung ke kantor PLN
(Persero) Rayon Bukittinggi.
c) Laporan Hasil Survey (LHS)

24
 Merupakan laporan hasil pekerjaan yang dilakukan oleh surveyor
untuk pengukuran jarak material yang akan dipasang dilapangan.
Survey lokasi ini hanya untuk pelanggan pasang baru.
d) Surat Jawaban (TUL I-03)
Merupakan surat balasan dari perusahaan atas surat permohonan yang
diajukan oleh pelanggan bahwasanya permohonan diterima.
e) Kuitansi Pembayaran (TUL I-06)
Merupakan bukti pembayaran yang sah dari pelanggan terhadap
pembayaran penyambungan listrik atau sesuai kebutuhan pelanggan.
f) Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL)
Merupakan surat perjanjian antara pihak pertama dimana adalah
manager dari PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi dan pihak kedua
adalah pelanggan. Surat perjanjian jual beli listrik ini berisi pasal-pasal
berdasarkan ketentuan jual beli listrik yang harus dipatuhi oleh
pelanggan dan ditanda tangani oleh masing-masing pihak serta
dilengkapai dengan materai 6000.
g) Sertifikat Laik Operasi (SLO)
Sertifikat laik operasi adalah sertifikat yang dikeluarkan oleh Lembaga
Inspeksi Teknik yang melakukan pengujian dan pemeriksaan instalasi
listrik seperti PPILN. Sesuai dengan Undang-Undang No 30 tahun
2009 tentang Ketenagalistrikan Pasal 44 ayat 4 yang berbunyi "Setiap
instalasi tenaga listrik yang beroperasi wajib memiliki Sertifikat Laik
Operasi" lebih lanjut lagi dalam Undang-undang dijelaskan sanksi
pelanggaran bagi instalasi listrik yang beroperasi tanpa Sertifikat Laik
Operasi.
h) Surat Perintah Kerja (TUL I-09)
Merupakan surat perintah kerja yang dilakukan oleh petugas untuk
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan yang diajukan oleh
pelanggan.
i) Bon Pemakaian (TUG 9 dan TUG 10)
Merupakan dokumen permintaan material ke gudang dan bon
pengembalian atas barang yang sudah digunakan dilapangan, misalnya
pengembalian meteran pascabayar karena pelanggan baru telah
memakai listrik prabayar.
j) Berita Acara Pelaksanaan

25
 Merupakan form yang dibawa oleh petugas yang digunakan disaat
pemasangan material dilapangan. Setelah material terpasang maka
pencatatan dilakukan pada form berita acara pelaksanaan tersebut.
k) Perubahan Data Langganan (TUL I-11)
Merupakan proses mutasi yang dilakukan oleh perusahaan yang
berhubungan dengan kebutuhan pelanggan.
l) Lain-Lain
Merupakan penambahan dokumentasi pendukung selain dari dokumen
pendukung diatas, di kelompokkan dalam kategori lain-lain dalam
kelengkapan AIL dan diletakkan pada urutan terakhir pada susunan
dokumen AIL.

B. Melakukan Scan Dokumen Arsip Induk Langganan (AIL).

Dokumen AIL yang di scan adalah dokumen yang telah tersusun
sehingga memudahkan dalam melakukan scan. Tujuannya adalah untuk
data upload gambar pada pembenahan data pelanggan. Dalam sehari
Penulis melakukan 30 dokumen AIL.
Pada tahapan scan dokumen AIL, langkah kerja yang dilakukan adalah :
a. Melakukan cek kembali kebenaran nomor ID pelanggan yang ada pada
amplop AIL dengan data info pelanggan pada Aplikasi Pelayanan
Pelanggan Terpusat (AP2T) PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi.
b. Selanjutnya lakukan scan dokumen AIL dan hasilnya disimpan dalam
bentuk PDF kemudian mengganti namafile menjadi nomor ID
pelanggan yang bersangkutan dan simpan pada folder yang telah
ditentukan.
Gambar 2.1 Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat

Sumber : PT.PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

C. Melakukan Entri Data Pelanggan
Entri data yang dilakukan adalah berupa kelengkapan dari dokumen AIL
yang telah di scan pada Microsoft Excel. Apabila dokumen AIL itu ada

26
 maka diberi tanda kelengkapan satu, apabila tidak diberi tanda
kelengkapan nol.
Kelengkapan AIL tersebut diantaranya adalah :
a. Tanggal
b. ID Pelanggan
c. Nama Pelanggan
d. Tarif Lama
e. Daya Lama
f. Tarif Baru
g. Daya Baru
h. Kode Amplop
i. Kode Label
j. Permohonan (TUL I-01)
k. Identitas
l. Survey (LHS)
m. Surat Jawaban Persetujuan (TUL I-03)
n. Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL)
o. Suplemen Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SSPJBTL)
p. Sertifikat Laik Operasi (SLO)
q. Kuitansi (TUL I-06)
r. Surat Perintah Kerja (TUL I-09)
s. Berita Acara Pelaksanaan (TUL I-10)
t. Perubahan Data Pelanggan (TUL I-11)
u. Lain-lain
v. Keterangan AIL
Merupakan keterangan lengkap atau tidak lengkap dokumen AIL.

D. Melakukan Pembenahan Data Pelanggan

Salah salah satu kegiatan transaksi energi adalah melakukan
pembenahan data pelanggan yang tujuan utamanya adalah untuk
memastikan bahwa data pelanggan yang tersimpan dalam Data Induk
Langganan (DIL) telah sesuai dengan dokumen pendukung yang disimpan
pada Arsip Induk Langganan (AIL) dan kondisi sesungguhnya dilapangan.
Pembenahan data pelanggan yang dilakukan adalah melakukan
upload gambar dokumen AIL yang telah di scan menggunakan aplikasi
Transaksi Energidan RevassTools.
Pembenahan data pelanggan yang dilakukan ada 5 macam yaitu :
1. Pembenahan Data Pelanggan Satu (PDP I)
Merupakan tahap melakukan upload gambar pada aplikasi
RevassTools, tujuannya adalah untuk memberikan informasi tentang
kelengkapan AIL. Sebelum melakukan upload gambar, terlebih dahulu
dokumen AIL yang telah di scan dan disimpan dalam bentuk PDF di
convert yang tujuannya adalah untuk merubah dokumen dalam bentuk

27
 photo. Setelah itu rubah ukuran file photo menggunakan aplikasi
fileminizerkarena file yang terlalu besar menggunakan waktu yang
lama dalam proses upload gambar.
Langkah kerja untuk melakukan PDP I adalah :
a. Buka aplikasi RevassToolsdenganmemasukkan User ID
danPassword.
b. Selanjutnya pilih transaksi dan pilih Upload Image Revass PDP I
c. Maka akan keluar tampilan awal proses entry dan upload hasil
pindai arsip induk langganan.
d. Masukkan nomor ID pelanggan pada form IDPEL, maka akan
muncul nama pelanggan yang data nya akan di upload.
e. Setelah itu lakukan upload dengan memilih file data pelanggan
yang akan di upload pada form yang telah tersedia.
f. Setelah langkah tersebut selesai maka klik upload dan tunggu
sampai data pelanggan berhasil di upload maka proses upload PDP
I selesai dilakukan.
Gambar : 2.2 Upload Image Revass (PDP I)

Sumber :PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

2. Pembenahan Data Pelanggan Dua (PDP II)

Merupakan langkah untuk menetapkan analisis prioritas data
pelanggan dan penetapan prioritas daya.
Langkah kerja yang dilakukan untuk melakukan pembenahan data
pelanggan dua (PDP II) adalah :
a. Buka aplikasi transaksi energi dengan menggunakan UserID dan
Password
b. Maka akan muncul tampilan awal aplikasi transaksi energi yang
terdiri dari form pembenahan data pelanggan
Gambar : 2.3 Aplikasi Pembenahan Data Pelanggan

28
 Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

c. Setelah itu pilih prioritas menurut daya pada salah satu form yang
tersedia dan pilih berapa daya yang terdapat pada data pelanggan
yang telah selesai di upload pada PDP I.
Jenis daya tersebut terdiri dari :
1. Daya diatas 200 kVa
2. Daya 41.5 sampai dengan 197 kVa
3. Daya 6.6 kVa sampai dengan 3.3 kVa
4. Daya diatas 2.2 kVa sampai dengan 5.5 kVa
5. Daya sampai dengan 2.2 kVa

Gambar : 2.4 Prioritas Menurut Daya (PDP II)

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

d. Klik proses, maka akan keluar tampilan berapa jumlah pelanggan

yang akan diproses dan perintah untuk memasukkan
passworddalam melakukan proses prioritas daya.
e. Setelah itu klik proses maka proses penetapan prioritas atau PDP II
selesai dilakukan.
3. Pembenahan Data Pelanggan Tiga (PDP III)
Merupakan langkah dimana dilakukannya verifikasi DIL
dengan AIL dimana tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi

29
validitas atau kebenaran informasi yang terdapat pada DIL dan
dokumen pendukungnya dalam AIL.
Dalam melakukan PDP III ini menggunakan aplikasi
Transaksi Energi. Langkah kerja yang dilakukan pada tahap PDP III
adalah :
a. Pada aplikasi transaksi energi pilih dan klik pada form Verifikasi
DIL/AIL
b. Maka akan keluar tampilan form untuk memasukkan nomor ID
pelanggan, setelah memasukkan nomor ID pelanggan maka data
dari pelanggan yang akan dilakukan verifikasi DIL/AIL akan
keluar seperti tampilan berikut.

Gambar : 2.5 Verifikasi DIL/AIL (PDP III)

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

c. Setelah itu beri tanda ceklis () pada beberapa form yang telah
ditentukan yaitu :
1. ID Pelanggan
2. Nama Pelanggan
3. Gol Piutang
4. Daya
5. Gol Tarif
6. Faktor Kali kWh
7. Faktor kali kVArh
8. Tanggal Jenis Mutasi
9. Sewa Trafo
10. Faktor Rugi Trafo

30
 11. Mendapatkan salinan dokumen SPJBTLterkini
12. Mendapatkan salinan kuitansi pembayaran PB atau mutasi
terkini
13. Mendapatkan salinan BA pemasangan/PK Penyambungan
terkini
14. Melakukan verifikasi klasifikasi kode pelanggan dengan
kebijakan di PLN.

d. Lalu klik simpan, maka proses verifikasi DIL/AIL selesai

dilakukan.

4. Pembenahan Data Pelanggan Empat (PDP IV)

Merupakan langkah untuk uploadgambar verifikasi fisik
dimana tujuannya adalah sebagai pembanding antara AIL, DIL dengan
data material yang terpasang dilapangan. Verifikasi fisik ini dilakukan
oleh petugas survey kelapangan dan mengisi form verifikasi fisik
dengan data material yang terpasang dilapangan.
Dalam melakukan upload gambar pada PDP IV menggunakan
aplikasi RevassTools. Langkah kerja yang dilakukan untuk melakukan
PDP IV adalah sebagai berikut :
a. Buka aplikaAmenggunakan UserID dan Pasword
b. Lalu pilih transaksi dan pilih Upload Image Revass PDP IV
c. Maka akan muncul tampilan proses entry Verifikasi Fisik (PDP IV)

Gambar 2.6 Proses Entry Verifikasi Fisik (PDP IV)

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi

31
 d. Lakukan entri nomor ID Pelanggan pada form IDPEL yang telah
tersedia, lalu tekan enter maka akan keluar nama dari pelanggan
terkait.
e. Dalam melakukan PDP IV yang di entri pada aplikasi terdiri dari
tiga buah form yaitu :
Nomor Meter
Merk Meter
Type Meter
f. Lakukan entri pada ketiga form berdasarkan isi dari dokumen berita
acara pelaksanaan Verifikasi Fisik yang dilakukan oleh petugas
surveyor dimana berisi tentang kenyataan material yang terpasang
dilapangan.
g. Selanjutnya pilih gambar yang form Verifikasi Fisik yang telah di
scan sesuai dengan nomor ID pelanggan dan lakukan upload
gambar pada PDP IV.
h. Tunggu sampai perintah upload gambar berhasil dilakukan maka
PDP IV selesai dilakukan.

5. Pembenahan Data Pelanggan Lima (PDP V)

Merupakan hasil dari keakurasian data antara AIL, DIL dan Verifikasi
Fisik, apabila data tersebut cocok maka hasilnya akan terlihat pada
PDP V dan apabila terjadi perbedaan antara dil, ail dan lapangan maka
pada PDP V tidak ada hasilnya.

E. Mengisi Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi yang diisi ada tiga jenis diantaranya adalah:

a) Ekspedisi AIL setelah dilakukan scan

Ekspedisi ini ditujukan kepada petugas update PDPJ (Pembenahan
Data Pelanggan dan Jaringan) yang tujuannya adalah untuk melakukan
penggambaran peta lokasi melalui peta satelit dan memeriksa
kebenaran arsip induk langganan,
data induk langganan dan material yang terpasang dilapangan, apabila
data tersebut cocok maka langsung dilakukan verifikasi fisik.
Dalam pencatatan buku ekspedisi ini terdapat lima (5) kolom yaitu :
1. Tanggal
Tanggal dimana diserahkan dokumen arsip induk langganan pada
petugas PDPJ

32
 2. Alamat
Nama petugas pembenahan data pelanggan dan jaringan (PDPJ)
3. Nomor surat
Nomor urut arsip induk langganan yang diserahkan
4. Isi Ringkas
Merupakan nomor ID data pelanggan yang telah dilakukan scan
dokumen
5. Paraf
Merupakan paraf dari petugas PDPJ yang merupakan tanda serah
terima dokumen AIL.
b) Buku Ekspedisi Penyerahan Hasil Survey (verifikasi fisik)
Ekspedisi ini berisi dokumen verifikasi fisik yang telah disurvey
ke lapangan oleh petugas PDPJ yang selanjutnya akan ditujukan
kepada petugas scan form verifikasi fisik yang akan dijadikan file
untuk upload pada PDP IV dan menyimpan form verifikasi fisik
tersebut pada amplop AIL pelanggan yang bersangkutan.
Pada penulisan ekspedisi ini terdapat tujuh kolom yaitu terdiri dari :
1. No
2. ID Pelanggan
3. Nama Pelanggan
4. Tarif
5. Daya
6. Tanggal Penyerahan AIL
7. Paraf
c) Ekspedisi Penyerahan AIL ke Ruang AIL
Ekspedisi ini merupakan penyerahan kembali amplop arsip
pelanggan pada ruang AIL yang tujuannya untuk disimpan kembali
padafilling cabinet dan rak arsip yang diserahkan oleh petugas scan
verifikasi fisik.
Dalam pengisian ekspedisi ini terdapat beberapa kolom diantaranya
adalah :
1. Nomor
2. ID Pelanggan
3. Nama Pelanggan
4. Alamat
5. Tarif/Daya Baru
6. Tarif/Daya Lama
7. Tanggal Penyerahan AIL
8. Paraf
F. Melakukan Penyimpanan Arsip Induk Langganan

33
 Dalam melakukan penyimpanan AIL, yang disimpan adalah AIL
yang telah selesai di scan dan upload.Dalam melakukan penyimpanan AIL
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Memastikan kondisi dan kesesuaian label nama pada masing-
masingamplop AIL sesuai dengan nama pelanggan serta memberi label
nama baru apabila belum terdapat label nama pada amplop AIL.
b. Memberi stempel pada amplop AIL dan kembali meletakkan AIL pada
rak dan filling cabinet yang telah ditentukan nomornya berdasarkan
nomor pelanggan.

G. Melakukan Penemuan Kembali Arsip Induk Langganan (AIL).

Dalam tahapan ini AIL dicari berdasarkan data pelanggan yang telah ada
untuk dilakukan scan dan peminjaman AIL oleh pegawai yang
menbutuhkan salah satu AIL. Penemuan kembali AIL dilakukan di ruang
AIL pada filling cabinet dan rak arsip yang telah ditentukan nomor
kontraknya.

H. Melakukan Penataan Kembali Arsip Induk Langganan (AIL).

Sistem penyimpanan AIL pada PT. PLN (Persero) Rayon Bukittinggi
adalah berdasarkan sistem nomor ID Pelanggan. Penyimpanan AIL
dilakukan padafilling cabinet dan rak arsip. Pada filling cabinet AIL
disimpan pada masing-masing rak berjumlah tiga ratus (300) buah dan
sudah tersusun menurut ID Pelanggan. Sedangkan pada rak arsip diberi
pembatas setiap jarak tiga ratus (300) AIL. Pada rak arsip masih ada AIL
yang belum tersusun berdasarkan nomor urut ID Pelanggankhususnya
pada AIL pelanggan pasang baru listrik prabayardan belum diberi
pembatas denganjarak tiga ratus (300) AIL. Untuk itu dilakukan penataan
dan penyusunan ulang AIL yang belum tersusun berdasarkan nomor ID
Pelanggan.
Contoh penyusunan arsip berdasarkan ID Pelanggan adalah sebagai
berikut :
a) 13221-67677-4
b) 13221-67678-9
c) 13221-67679-2

I. Mengisi Kelengkapan Amplop Arsip Pelanggan.

34
 Tujuan dari pengisian kelengkapan amplop arsip pelanggan adalah untuk
mengetahui nomor agenda dan nomor bukti dari masing-masing dokumen
arsip induk langganan. Dalam pengisian amplop arsip pelanggan ini yang
diisi ada tiga (3) kolom, diantaranya adalah:
o Nomor Dokumen
Merupakan nomor agenda dari masing-masingberkas yang ada pada
dokumen AIL.
o Tanggal Dokumen
Merupakan tanggal yang ada pada masing-masing berkas yang ada
pada dokumen AIL.
o Keterangan
Merupakan keterangan arsip induk langganan apakah pelanggan
pasang baru, perubahan tarif, dan perubahan daya.

BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN

Berdasarkan pengalaman Penulis yang dilaksanakan dalam 4 bulan di

Bagian Pengadaan PT PLN (Persero) Area Bukittinggi penulis dapat
menyimpulkan beberapa hal:
1. Sistem penyimpanan dan Penemuan kembali Arsip Induk Langganan (AIL)
yang di lakukan di PT PLN (Persero) Area Bukittinggi menggunakan sistem
nomor yaitu menggunakan nomor identitas pelanggan.
2. Peralatan dan perlengkapan di PT PLN (Persero) Area Bukittinggi yang
digunakan untuk penyimpanan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan masa
modern saat ini, yang mana diperlukan peralatan dan perlengkapan yang tepat
guna, sehingga pengarsipan lebih sistematis. Oleh sebab itu diperlukan
pemeliharaan secara pereodik, agar peralatan yang telah ada tidak cepat rusak
dan awet.

35
3. Prosedur Penyimpanan dan penemuan kembali sistem AIL di PT PLN (Persero)
Area Bukittinggi, yang mempunyai tugas melakukan pembenahan data
pelanggan dengan tujuan utamanya untuk memastikan bahwa data pelanggan
yang tersimpan dalam Data Induk Langganan (DIL) telah sesuai dengan
dokumen pendukung yang disimpan pada Arsip Induk Langganan (AIL) dan
kondisi sesungguhnya di lapangan. Sampai saat ini PT PLN (Persero) Area
Bukittinggisudah mengikuti tahap-tahap sesuai prosedur yang sudah
ditetapkan.Adapun tahap-tahapnya sebagai berikut:
1) Melakukan Penyortiran Dan Penyusunan Dokumen (AIL).
2) Melakukan Scan Dokumen Arsip Induk Langganan (AIL).
3) Melakukan Entri Data Pelanggan.
4) Melakukan Pembenahan Data Pelanggan.
5) Mengisi Buku Ekspedisi.
6) Melakukan Penyimpanan Arsip Induk Langganan (AIL).
7) Melakukan Penemuan Kembali Arsip Induk Langganan (AIL).
8) Melakukan Penataan Kembali Arsip Induk Langganan (AIL).
9) Mengisi Kelengkapan Amplop Arsip Langganan (AIL).
3.2 SARAN

Berdasarkan pengalaman kerja yang penulis dapatkan selama

melaksanakan praktek kerja industri (prakerin) di PT PLN (Persero) Rayon
Bukittinggi ada beberapa saran yang dapat penulis sampaikan yaitu :
Penanganan surat masuk di PT PLN (Persero) Rayon Bukittinggi sudah baik,
tetapi untuk memaksimalkan proses pengelolaan data-data pelanggan secara lebih
baik maka harus diperhatikan keakuratan data pelanggan sebelum diproses oleh
pihak Revass sehingga penanganan surat masuk akan jauh lebih efektif dari
sebelumnya.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2006. Modul Mengelola Dan Menjaga Sistem
Kearsipan, Jakarta: Erlangga.

PT.PLN (persero) Rayon Bukittinggi.

37