Anda di halaman 1dari 40

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MENGENAI


SURAT MENYURAT DENGAN MENGGUNAKAN
APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) PADA PT
PLN (Persero) UNIT INDUK DISTRIBUSI JAWA
TENGAH DAN DIY

Oleh :

Siti Aminah

161010042

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS WAHID HASYIM SEMARANG

2019
HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

PT PLN (Persero) UNIT INDUK DISTRIBUSI JAWA


TENGAH dan D.I.YOGYAKARTA

Oleh :

Siti Aminah

161010042

Menyetujui,

Dosen pembimbing PKL Dosen Penguji

Hasan, S.E., M.Sc

NPP. 03.05.1.0125 NPP

Semarang …………….. 2019

Mengesahkan,

Ketua Program Studi Manajemen

Yulekhah Ariyanti, SE., MM.

NPP.03.05.01.0132

ii
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat
dan Karunia-Nya saya dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktik
Lapangan ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa terlimpah kepada Nabi
Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya, hingga kepada umatnya
hingga akhir zaman, amin. Laporan ini dibuat dalam rangka memenuhi sebagian
persyaratan kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Program Studi S1
Manajemen, fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang.

Selama proses pelaksanaan dan penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan


ini,saya mendapatkan dukungan serta bantuan dari berbagai pihak sehingga saya
dapat menyelesaikan laporan ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan banyak
terimakasih kepada:

1. Allah SWT atas hidayah, dan ridho-Nya telah diberikan kepada praktikan;
2. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan doa, serta
dukungan moril dan materil
3. Yulekhah Ariyanti, SE., MM. selaku Ketua Program Studi Manajemen yang
telah mengarahan dalam melaksanakan PKL ini
4. Bapak Hasan, S.E., M.Sc selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan
waktu untuk saya dalam membantu penulisan laporan praktik kerja lapangan
ini
5. Bu Mursidah Wildani selaku pembimbing kegiatan magang di PT PLN
(Persero) UID Jateng dan DIY yang telah memberikan banyak pengetahuan,
pengalaman, dan kesempatan untuk belajar banyak hal tentang dunia kerja.
6. Seluruh karyawan di PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY khususnya
bagian Admuf (Ibu Wati, Bapak Sigit, Bapak Dede, Mas Rizal, Mas Irwan
dan karyawan lainnya) yang telah ikut membimbing saya pada saat PKL.
7. PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY yang telah menerima dan
mengizinkan Penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

iii
8. Teman – teman Manajemen A1 yang telah mendukung penulis sejak awal
melaksanakan kegiatan PKL hingga penyusunan laporan ini.
9. Sahabat – sahabat yang telah mendoakan serta mendukung penulis.
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah
memberikan bantuan serta dukungan kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa laporan magang ini jauh dari kesempurnaan, karena
keterbatasan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman penulis, oleh karena itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun sebagai perbaikan di
masa yang akandatang.

Penulis juga berharap semoga kelak laporan ini dapat bermanfaat bagi para
pembaca dan dapat dijadikan pertimbangan bagi pihak – pihak yang
berkepentingan.

Semarang, 9 Maret 2019

Siti Aminah

iv
DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii

KATA PENGANTAR ................................................................................... iii

DAFTAR ISI ................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... vii

DAFTAR TABEL .......................................................................................... viii

BAB 1 PEBDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1


1.2 Tujuan .................................................................................................. 2
1.3 Manfaat ................................................................................................ 3

BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan PT. PLN (Persero) ................................................ 5


2.2 Visi dan Misi PT. PLN (Persero) ......................................................... 6
2.3 Struktur Organisasi .............................................................................. 8

BAB 3 PELAKSANAAN PKL

3.1 Tempat Pelaksanaan PKL .................................................................... 10


3.2 Waktu Pelaksanaan PKL ...................................................................... 10
3.3 Bidang Kerja ........................................................................................ 11
3.4 Laporan Harian PKL ............................................................................ 12
3.5 Pelaksanaan PKL ................................................................................. 13
3.6 Kendala yang dihadapi ......................................................................... 16
3.7 Cara Mengatasi Kendala ...................................................................... 16

v
BAB 4 PEMBAHASAN

4.1 Sistem Informasi Manajemen


4.1.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ........................................ 18
4.1.2 Tujuan Sistem Informasi Manajemen.............................................. 19
4.1.3 Fungsi Sistem Informasi Manajemen .............................................. 20
4.1.4 Macam-macam Sistem Informasi Manajemen ................................ 20
4.2 Sistem Informasi Manajemen Pada PT PLN
4.2.1 Pengertian AMS ............................................................................... 21
4.2.2 Penggunaan AMS ........................................................................... 22
4.2.3 Prasyarat ........................................................................................... 23
4.2.4 kuaifikasi Pelaksana ......................................................................... 23

BAB 5 PENUTUP

5.1 Kesimpulan ......................................................................................... 24


5.2 Saran .................................................................................................... 25

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 27

LAMPIRAN

DOKUMENTASI

vi
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ....................................................................... 8

vii
DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Laporan Kegiatan Harian ................................................................. 12

viii
LEMBAR BIMBINGAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Nama Siswa : Siti Aminah

Nomor Induk Mahasiswa : 161010042

Dosen Pembimbing PKL : Hasan, S.E., M.Sc

No Tanggal Materi Bimbingan Paraf Dosen


Pembimbing

Semarang, Maret 2019

Dosen Pembimbing Lapangan

Hasan, S.E., M.Sc

NPP. 03.05.1.0125
BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan


Pada perkembangan bangsa saat ini para mahasiswa dituntut mempunyai
kemampuan bukan hanya pengetahuan teori tetapi juga membutuhkan
pengetahunan praktek. Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan
akademik yang berorientasi pada bentuk pembelajaran mahasiswa untuk
mengembangkan dan meningkatkan tenaga kerja yang berkualitas. Dengan
mengikuti Praktek Kerja Lapangan diharapkan dapat menambah
pengetahuan, keterampilan dan pengalaman mahasiswa dalam
mempersiapkan diri memasuki dunia kerja yang sebenarnya. Praktek Kerja
Lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap, kemampuan, dan
keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah. Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan di perusahaan dan berbagai instansi akan sangat
berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuan,
keterampilan, dan pengalaman.
Perguruan tinggi adalah salah satu lembaga pendidikan yang
mempersiapkan mahasiswa untuk dapat bermasyarakat, khususnya pada
disiplin ilmu yang telah dipelajari selama mengikuti perkuliahan. Dalam
dunia pendidikan hubungan antara teori dan praktek merupakan hal penting
untuk membandingkan serta membuktikan sesuatu yang telah dipelajari
dalam teori dengan keadaan sebenarnya dilapangan. Diharapkan mahasiswa
yang telah mengikuti kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini bisa bekerja
sama antar individu dengan baik, memiliki sikap yang ulet, jujur dan
bertanggung jawab dalam bekerja nantinya.
Universitas Wahid Hasyim Semarang merupakan salah satu perguruan
tinggi yang ada di Semarang yang menghasilkan sumber daya manusia yang
mampu bersaing di dunia kerja dan telah menghasilkan alumni-alumni yang
berkualitas dari tiap-tiap disiplin ilmu yang membidanginya. Para mahasiswa
diharapkan akan terjun didunia kerja baik swasta maupun pemerintah dengan
sikap profesional yang tinggi.
1
Kegiatan Magang dilaksanakan oleh mahasiswa dengan mendapat arahan
dan bimbingan dari dosen pembimbing magang fakultas dan juga
pembimbing lapangan di tempat magang, dengan adanya hal tesebut
diharapkan mahasiswa dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia
kerja setelah mereka lulus dari bangku kuliah nantinya, serta mahasiswa
diharapkan dapat menerapkan teori-teori yang diperoleh selama di bangku
perkuliahan pada instansi/lembaga tempat mereka melaksanakan kegiatan
magang.
Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama
sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama,
sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian
penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas
bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.
Maka administrasi kesekretariatan adalah keseluruhan proses
pelaksanaan kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-
tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
Salah satu syarat untuk memenuhi tugas akhir pada kurikulum
Universitas Wahid Hasyim Semarang program studi Manajemen maka
diadakan Praktik Kerja Lapangan. Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan agar
mahasiswa dapat mengenal dunia kerja yang sebenarnya, mempraktekkan
teori yang diperoleh dari perkuliahan pada kantor atau perusahaan, baik
swasta maupun pemerintah. PKL ini dilaksanakan di PT PLN (Persero) Unit
Induk Distribusi Jawa Tengah dan DIY.

1.2 Tujuan
1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh mahasiswa selama di
perguruan tinggi tidak hanya sebatas mengetahui teorinya saja tetapi
dapat mempraktekkan secara langsung.

2
2. Membentuk karakter mahasiswa untuk menjadi pekerja yang jujur,
disiplin, tepat waktu, dan baik bekerja sama dalam kelompok maupun
individu.
3. Mempersiapkan mahasiswa untuk memasuki dunia kerja mulai dari
berinteraksi, bersosialisasi, dan menyesuaikan siri dengan dunia kerja.
4. Meningkatkan wawasan kepada praktikan supaya merasakan
pengalaman-pengalaman baru khususnya di dunia kerja.

1.3 Manfaat
Pelaksanaan PKL akan menghasilkan manfaat atau kegunaan baik bagi
praktikan, Universitas Wahid Hasyim Semarang, dan juga bagi perusahaan
tempat pelaksanaan PKL, kegunaan tersebut antara lain:

1. Bagi (mahasiswa) praktikan


a. Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi atau kondisi
sebenarnya di perusahaan atau Instansi, sehingga praktikkan dapat
dengan cepat menyesuaikan diri pada saat kita terjun langsung ke dunia
kerja.
b. Menambah pengetahuan diri praktikan tentang bagaimana bekerja
dalam sebuah organisasi dan bagaimana melakukan pemecahan
masalah, sekaligus melatih diri praktikan dalam hal tersebut
c. Memperoleh pengalaman tentang bagaimanakah dunia kerja yang
sesungguhnya dan melihat bagaimana penerapan ilmu manajemenyang
telah praktikan dapatkan di bangku kuliah pada sebuah perusahaan.
d. Menjalin hubungan yang baik antara praktikan dengan perusahaan
tempat praktikan melakukan PKL.

2. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang


a. Menjalin hubungan yang baik dan saling menguntungkan
antaraUniversitas Wahis Hasyim Semarang dengan perusahaan atau
instansi tempat praktikan melakukan PKL.

3
b. Membangun kerja sama antara dunia pendidikan dan
perusahaansehingga perguruang tinggi lebih dikenal oleh kalangan
dunia usaha.
c. Mempersiapkan lulusan Universitas Wahid Hasyim Semarang yang
berkualitas.
d. Menjaga nama baik universitas karena kualitas praktikan
dalammelaksanakan PKL di perusahaan atau instansi tempat praktikan
melaksanakan PKL.

3. Bagi PT. PLN (Persero) UID Jateng dan DIY


a. Menjalin kerja sama antara Instansi dengan dunia pendidikanterutama
dalam menyalurkan tenaga kerja profesional.
b. Dapat membantu dalam menyediakan sumber daya manusia
yangberpotensi dan bermutu untuk instansi atau Lembaga.
c. Membangun hubungan kerja sama yang baik dan salingmenguntungkan
antara perusahaan dengan Universitas Wahid Hasyim Semarang.

4
BAB II

TINJAUAN UMUM PT. PLN (Persero)

2.1 Sejarah Perusahaan


Pada tahun 1897 mulai digarapnya bidang kelistrikan oleh salah satu
perusahaan milik Belanda (NV NIGM) ditandai dengan berdirinya pusat
pembangkitan listrik (PLTU) yang berlokasi di Gambir. Karena
terjadinya perang dunia II maka terjadi peralihan pengelolaan perusahaan
tersebut oleh Jepang setelah Belanda menyerah kepada Jepang. NV
NIGM dialihkan ke perusahaan Djawa Denki Jogyosha Djakarta Shisha.

Berawal di akhir abad 19, bidang pabrik gula dan pabrik ketenagalistrikan
di Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang
bergerak di bidang pabrik gula dan pebrik teh mendirikan pembangkit tenaga
lisrik untuk keperluan sendiri.Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan
pengelolaan perusahaan-perusahaan Belanda tersebt oleh Jepang, setelah
Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.

Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada


Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini
dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delagasi
Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pemimpin KNI
Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan
perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indinesia. Pada
27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di

5
bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas
pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.

Pada tanggal 1 januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi
BPU-PLN (Bada Pemimpin Umum Perusahaan Listrik Negara) yang
bergerak di bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1
Januari 1965. Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu
Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik
negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17, status
Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum
Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan
(PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan


kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka
sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi
Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan
listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.

PT. PLN (Persero)memiliki visi dan misi dalam menjalankan


kegiatan operasinya. Visi dan Misi digunakan perusahaan untuk
menggerakkan seluruh elemen agar bekerja sesuai dengan tujuan
perusahaan.Visi dan misi dibuat juga untuk menyamakan semangat
bekerja seluruh pegawai perusahaan. Berikut visi dan misi PT. PLN
(Persero):

2.2 Visi dan Misi PT. PLN (Persero)


2.2.1 Visi PT. PLN Persero UID Jateng dan DIY
Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang,
Unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.
2.2.2 Misi PT. PLN (Persero) UID Jateng dan DIY

6
untuk mewujudkan visi misi yang telah ditetapkan tersebut PT. PLN
(Persero) UID Jateng dan DIY mengembangkan misi yang sangat penting:
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi
pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan
ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya PT PLN juga memiliki


motto dan nilai perusahaan. Motto dan Nilai perusahan digunakan sebagai
landasan kerja perusahaan. Dengan motto dan Nilai perusahaan,
pegawai jadi memiliki arah gerak. Motto dari PT. PLN adalah “Listrik
untuk Kehidupan yang Lebih Baik. Nilai-nilai perusahaan yang
terkandung dalampedoman perilaku PLN yaitu tumbuh kembang, unggul,
terpercaya, dan potensi insani. Secara garis besar makna yang
terkandung dari Nilai-nilai Perusahan tersebut ialah sebagai berikut :

1. Tumbuh Kembang :
a. Mampu mengantisipasi berbagai peluang dan tantangan usaha
b. Konsisten dalam pengembangan standar kinerja
2. Unggul :
a. Terbaik, terkemuka dan mutakhir dalam bisnis kelistrikan
b. Fokus dalam usaha memaksimalkan potensi insani
c. Peningkata kualitas input, proses, dan output produk dan
jasa pelayanan secara berkesinambungan
3. Terpercaya :
a. Memegang teguh etika bisnis
b. Konsisten memenuhi standar layanan yang dijanjikan
c. Menjadi perusahaan favorit para pihak yang berkepentingan

7
PT. PLN (Persero) mulai dari pertama beroperasi hingga
sekarang memiliki banyak penghargaan. Beberapa penghargaan yang
terbaik adalah Masuk dalam 500 perusahaan terbaik di dunia
versimajalah Fortune. Pada tahun 2014, PT. PLN (Persero) menjadi
perusahaan dengan urutan 477 perusahaan terbaik di dunia. PT.PLN
merupakan BUMN kedua yang berhasil masuk urutan 500 besar,
sebelumnya PT Pertamina yang berada di urutan 123. Selain itu
penghargaan lainnya adalah peraih kategori Best Of Human Capital
Invitiative on Competency Managementdan Best of CEO Commitment
on Human Capital Developmentdari kegiatan Indonesia Human Capital
Study 2014.

2.3 Struktur Organisasi

Praktikan ditempatkan di bagian Sekretaris Umum(Sekmum). Di dalam


struktur organisasi Sekmum terbagi beberapa bagian yang mempunyai
peranan dan fungsi masing-masing yang terangkum dalam uraian berikut ini :

Gambar 2.1

Struktur Organisasi

MANAJER BIDANG KHA

Deputi Manajer Deputi Deputi Administrasi


Komunikasi dan Bina ManajerHukum umum dan Fasilitas
Lingkugan

Supervisor

Staf Admuf Staf Admuf Staf Admuf Staf Admuf Staf Admuf

Sumber: PT PLN (Persero) Unit Induk Distribusi Jawa Tengah dan


D.I.Yogyakarta (2019).

8
a. Manajer Bidang Komunikasi Hukum dan Administrasi (KHA)
Bertanggung jawab atas pengadaan usaha, melalui optimalisasi
seluruh sumber daya secara efisien, efektif dan sinergis serta menjamin
penerimaan hasil penjualan tenaga listrik, peningkatan kualitas pelayanan,
peningkatan profit serta iklim kerja yang produktif.

b. Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas


Mengawasi, melaksanakan dan mengendalikan aktifitas pelaksanaan
fungsi keuangan, pengendalian piutang, secretariat dan rumah tangga
kantor, serta mengatur koordinasi dan pengendalian fungsi pelayanan
pelanggan yang terkait dengan tujuan pokok dan fungsi unit kerjanya.

c. Supervisor Administrasi Umum


Mengatur dan mengarahkan kegiatan, anggaran, keuangan,
sekretariatan meliputi surat menyurat, rumah tangga, kebutuhan fasilitas/
sarana kerja dan pemeliharaan sarana kerja. Merencanakan,
mengkoordinasikan, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan proses
keuangan yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi unit kerjanya sesuai
dengan kebaikan dan standar yang berlaku, sehingga informasi yang
dihasilkan dapat tersaji secara akurat, informative dan tepat waktu.

d. Staf bidang Administrasi Umum


Membuat laporan seluruh kegiatan, anggaran, keuangan, sekretariatan
meliputi surat menyurat, rumah tangga, kebutuhan fasilitas/ sarana kerja
dan pemeliharaan sarana kerja.

9
BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1 Tempat Pelaksanaan PKL

Praktikan melaksanakan PKL di perusahaan BUMN yang bergerak


dalam bidang jasa yang menyediakan pelayanan jasa listrik, yaitu PT. PLN
(Persero).Dalam kegiatan operasinya, PT. PLN (Persero) merupakan
perusahaan penyedia listrik terbesar di Indonesia.Praktikan melaksanakan
PKL pada PT. PLN (Persero) Unit Induk Distribusi Jawa Tengah dan DIY.
Berikut ini merupakan informasi data perusahaan tempat pelaksanaan PKL :

Nama Perusahaan : PT PLN (Persero) UID Jawa Tengah dan DIY

Alamat : Jl. Teuku Umar No.47 Karangrejo Gajah Mungkur

Kota Semarang Jawa Tengah 50231

Telepon : (024) 8412268

Website : www.pln.co.id

Penempatan : bidang Administrasi Umum dan Fasilitas

3.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan


Waktu pelaksanaan PKL ini dilaksanakan pada tanggal 1 Februari 2019
sampai dengan 28 Februari 2019. Selama melakukan PKL praktikan melalui
beberapa tahap yang harus dilaluli berikut adalah tahapan-tahapan :
a. Tahap Persiapan
Sebelum melaksanakan PKL, praktikan mencari informasi dan
menentukan perusahaan dengan asumsi perusahaan itu dekat dengan
Universitas Wahid Hasyim Semarang.Setalah mencari informasi, maka
praktikan memutuskan PT. PLN (Persero) sebagai tempat melaksanakan
PKL.Setelah itu, praktikan mengurus pembuatan surat pengantar dari
Fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang telah di setujui
10
oleh kepala Program Studi S1 Manajemen untuk melakukan PKL. Setelah
surat pengantar PKL siap, praktikan langsung mengajukan surat
permohonan pelaksanaan PKL tersebut ke PT PLN (Persero) UID Jawa
Tengah dan D.I.Yogyakarta.
Setelah menyerahkan surat permohonan, satu minggu kemudian
praktikan mengambil surat balasan izin melaksanakan PKL dari instansi
yang sebelumnya sudah diberitahu untuk mengambil surat balasan.
b. Tahap Pelaksanaan
Praktikan melaksanakan PKL selama satu bulan terhitung sejak tanggal 1
Februari 2019 sampai dengan 28 Februari 2019. Dengan ketentuan jam
operasional kerja sebagai berikut :
Hari kerja : Senin - Jumat
Masuk kerja : 07.30 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
Pulang : 16.30 WIB
c. Tahap Laporan
Setelah menyelesaikan waktu PKL, tahap selanjutnya Praktikan menyusun
laporan PKL.Laporan ini yang menjadi salah satu persyaratan
kelulusan.Laporan PKL tersebut meliputi penyusunan dan pengumpulan
data-data Laporan PKL selama praktik di perusahaan PT. PLN
(Persero).Laporan ini berisi pekerjaan praktikan selama melakukan
PKL.Dengan adanya laporan ini, menjadi bukti bahw praktikan telah
melakukan PKL.Praktikan mulai menulis laporan ketika di akhir
pelaksanaan PKL yaitu bulan Februari hingga batas akhir pengumpulan
laporan di bulan Maret 2019.

3.3 Bidang Kerja

Selama melaksanakan kegiatan PKL di PT PLN UID Jateng dan DIY


yang berlangsung selama 19 hari kerja, penulis ditempatkan di bidang
Administrasi Umum dan Fasilitas (Admuf). Bagian Administrasi Umun dan
Fasilitas ini dipimpin oleh Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas
(DM ADMUF) yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada
11
Manajer Area. Bagian bidang Admuf juga terdapat dua supervisor yang
bertugas untung mengawasi seluruh pekerjaan yang mengenai Administrasi
Umum dan Fasilitas.
Pada pelaksanaan PKL, praktikan dibantu oleh Bu Mursidah Wildan
sebagai pembimbing lapangan dan dibantu oleh seluruh pegawai di bagian
Admuf. Selama satu bulan, praktikan melakukan banyak pekerjaan di bidang
Administrasi Umum dan Fasilitas, lebih tepatnya di sekretariatan. Dalam PT.
PLN (Persero), kesekretariatan ini adalah segala surat masuk maupun surat
keluar harus melalui kesekretariatan terlebih dahulu.
Dibawah ini adalah tugas – tugas dan kegiatan penulis selama melaksanakan
kegiatan PKL di PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY:

3.4 LAPORAN HARIAN PKL

Tabel 3.1

Laporan harian PKL

Hari Tanggal Kegiatan PKL


ke -
1 1 Februari 2019 Pengenalan tugas-tugas dan pengenalan seluruh
karyawan PLN
2 4 Februari 2019 - Menulis resi untuk surat keluar
- Mengantar surat masuk ke bagian yang
ditujukan

3 6 Februari 2019 - Mempelajari penomoran surat dengan AMS


- Pengoperasian mesin ketik

4 7 Februari 2019 - Menomori surat dengan menggunakan AMS


- Mengantar surat masuk

5 8 Februari 2019 - Menulis resi untuk surat keluar


- Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

6 11 Februari 2019 - Menomori surat


- fotocopy
- Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

7 12 Februari 2019 - Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

12
- Arsip surat

8 13 Februari 2019 - Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju


- Menulis resi untuk surat keluar

9 14 Februari 2019 - Scanning surat dan menyimpannya di almari


AMS
- Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

10 15 Februari 2019 - Menyimpan surat masuk dengan menggunakan


AMS dan menerusan pada bagian yang dituju

11 18 Februari 2019 - Menomori nota dinas


- Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

12 19 Februari 2019 - Mengarsip surat0 surat


- Menulis resi untuk surat keluar
- Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

13 20 Februari 2019 - Mengetik nomor surat dengan mesin etik


- Memproses surat masuk

14 21 Februari 2019 - Mencatat surat masuk ke buku agenda


- Mengantar surat massuk ke bagian yang dituju

15 22 Februari 2019 - Menomori nota dinas


- Fotocopy
- Mengarsip surat

16 25 Februari 2019 - Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju


- Menulis resi untuk surat keluar

17 26 Februari 2019 - Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

18 27 Februari 2019 - Arsip data di excel


- Mengantar surat massuk ke bagian yang dituju

19 28 Februari 2019 - Menomori nota dinas


- Mengarsip surat
- Mengantar surat masuk ke bagian yang dituju

Sumber : diolah 2019.

13
3.5 PELAKSANAAN

Pelaksanaan PKL di PT. PLN (Persero) Unit Induk Distribusi Jawa


Tengah dan DIY mulai jumat, 1 Februari 2019 dan berakhir pada kamis, 28
Februari 2019. Selama menjalani PKL praktikan mendapat bimbingan dari
Bu Mursidah Wildani selaku pembimbing lapangan. Selain itu praktikan juga
mendapat pengarahan mengenai surat menyurat.
Selama 19 (sembilan belas) hari praktikan melaksanakan PKL, pekerjaan
yang dilakukan oleh praktikan pada PT. PLN (Persero) Unit Induk Distribusi
Jawa Tengah dan DIY adalah sebagai berikut :
1. Mencatat secara manual di buku agenda mengenai surat masuk, kemudian
mengantar surat tersebut kepada bagian yang di tujukan.
2. Menulis resi untuk surat yang akan dikirim diluar area PT PLN (Persero).
3. Menerima surat masuk dari Aplikasi Manajemen Surat dan
melanjutkannya ke bagian yang dituju. Sebelum melanjutkan ke bagian
yang dituju, alangkah baiknya surat tersebut dibaca terlebih dahulu dan
pada siapa surat tersebut di tujukan. Biasanya surat akan dilanjutkan atau
dikirim kepada sekretaris. Misalnya surat ditujukan kepada General
Manajer SDM, maka surat tersebut di kirimkan kepada sekretaris SDM
dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
4. Menomori surat
a. Menomori Nota Dinas
Nota dinas adalah naskah dinas intern di lingkungan unit kerja
yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam rangka
pelaksanaan tugas, fungsi, dan tanggung jawab jabatanjkedinasan
yang ditujukan kepada pejabat lain di lingkup internal unit
organisasi yang bersangkutan guna menyampaikan laporan,
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian pendapat
kepada pejabat lain.
Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas
dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat
yang dituju. Nota dinas tidak boleh digunakan untuk membuat putusan
mutasi pegawai. Nota dinas digunakan untuk komunikasi dari bawahan
14
kepada atasan atau antar pejabat yang setingkat atau dari atasan kepada
bawahan. Nota dinas dibuat secara sistematis yang memuat:

a) Alinea pembuka, yaitu memuat uraian gagasan dari pengirim


nota dinas agar dibaca, dipahami, dipelajari, dan sampai
dengan diterima atau ditolak oleh penerima nota dinas.
b) Alinea isi, yaitu memuat uraian antara lain:
a. Pembahasan
- Dasar pertimbangan (data, informasi, dan fakta), analisis, dan
akibat/implikasi yang timbul selanjutnya.
- Ketaatan kepatuhan kepada ketentuan aturan yang berlaku, yaitu
memuat uraian tentang ketentuan peraturan perundang-undangan
yang menjadi dasar hukum dalam menjalankan kewenangan serta
tugas dan fungsi.
- Analisis risiko, yaitu memuat uraian jenis risiko yang mungkin
timbul, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi sebagai akibat
sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan
datang serta mitigasi terhadap risiko tersebut.
b. Pendapat, yaitu memuat urman pikiranjanggapan, buah pemikiran
tentang sesuatu hal, bertindak yang mungkin atau pemecahan
masalah. simpulan, pilihan cara dapat dilakukan, dan
c. Rekomendasi, yaitu memuat uraian permintaan perhatian,
menganjurkan, saran, dan usul tindakan yang perlu dilakukan.
c) Alinea penutup, yaitu memuat kalimat penutup yang singkat, padat, dan
jelas.

Menomori Nota Dinas dengan cara manual yaitu menulis format


nomor nota dinas, menulis nominal yang tertera, dan tanggal
penomoran di buku agenda. Setelah mengetahui nomor nota
dinasnya,diketik dengan mesin ketik.

15
b. Menomori surat dengan menggunakan AMS
Menomori surat secara komputerisasi yaitu dengan menggunakan
Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Berikut cara – cara menomori surat
dengan AMS :
- Tanggal bidang usaha, klik tanggal isi dengan tanggal berapa surat itu
dibuat.
- Lampiran, klik pada lampiran kemudian isi lampiran tersebut dengan
1 LBR, 1 SET. Jika tidah ada di isi dengan tandan (-).
- Jenis surat, pilih jenis surat yang akan di nomori, biasanya berupa
surat atau facimile.
- Alamat, ketik alamat yang ditujukan
- Perihal, ketik perihal yang tertulis pada surat tersbut.
- Tembusan, (jika ada)
- Kemudian klik update dan muncul nomor suratnya.
5. Scanning surat dan menyimpannya di almari Aplikasi Manajemen Surat
(AMS).
Scanning surat masuk yang bertuliskan ditujukan kepada PT PLN
(Persero) UIDJTY, kemudian di simpan pada almari AMS,dan diteruskan
kepada bagian yang ditujukan yang tertulis pada isi surat tersebut. Setelah
itu surat yang sudah di scan, dimasukkan kedalam arsip surat.
3.6 Kendala yang dihadapi
Selama PKL di PT PLN (Pesero) Unit Induk Distribusi Jawa Tengan dan
D.I. Yogyakarta praktikan dihadapi dengan berbagai kendala. Berikut kendala
yang dihadapi prakikan:
1. Pada awal- awal PKL praktikan masih canggung dengan pegawai lainnya.
Dikarenakan baru kenal dengan karyawan – karyawan PLN, membuat
praktikan dalam menjalankan tugas – tugas di awal PKL sedikit bingung.
2. Praktikan belum pernah menggunakan Aplikasi AMS yang digunakan
perusahaan dalam surat menyurat. Di awal, praktikan tidak mengerti dalam
menjalankan aplikasi tersebut, dikarenakan belum pernah sebelumnya
menggunakan AMS.

16
3. Masih minimnya pengetahuan praktikan dalam sistem informasi AMS di
PT PLN. Yang dimana praktikan belum terbiasa dengan sistem informasi
AMS perusahaan PLN.

3.7 Cara Mengatasi Kendala


Adapun cara mengatasi kendala tersebut adalah :
1. Prakikan berusaha untuk terus berkomunikasi dengan pegawai perusahaan
khususnya di bidang ADMUF, agar praktikan dapat lebih dekat dengan
pegawai lain.
2. Praktikan harus lebih banyak belajar menggunakan sistem AMS di PLN
dengan cara banyak bertanya langsung kepada supervisor. Praktikan harus
lebih menambahkan wawasannya setelah mengikuti praktik kerja lapangan
ini. Agar nantinya mempermudah praktikan di dunia kerja.
3. Praktikan harus banyak bertanya dan lebih menggali banyak informasi
mengenai dunia kerja. Supaya nantinya praktikan sudah siap untuk bekerja
dan mampu memenuhi harapan perusahaan.

17
BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Sistem Informasi Manajemen


4.1.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) juga biasa dikenal dengan sebutan


Management Information System (MIS) merupakan sistem yang direncanakan
untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarluaskan data berupa
informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen.
Sementara business dictionary, sistemn informasi manajemen adalah
pendekatan yang terorganisasi untuk mempelajari kebutuhan informasi
manajemen organisasi di setiap tingkat guna pengambilan keputusan
operasional, taktis, dan strategis.

Pengertian sistem informasi manajemen adalah sebuah metode formal


yang menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pihak manajemen
secara on time dan trusted sebagai pendukung proses pengambilan keputusan
pada perencanaan dan pengawasan serta fungsi operasi dalam organisasi agar
lebih efektif. ( James A.F Stoner).

Menurut Raymond McLeod Jr, pengertian Sistem Informasi Manajemen


adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama.

Informasi tersebut menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem


utamanya tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi
sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.

Menurut Nash dan Robert, pengertian sistem informasi manajemen adalah


kombinasi dari user/orang, teknologi, media, prosedur, dan juga
pengendalian, yang memiliki tujuan tertentu.

18
Tujuannya adalah untuk mendapatkan jalur komunikasi, memproses tipe
transaksi, dan memberi sinyal kepada manajemen terhadap kejadian di
internal suatu organisasi/ perusahaan.

Menurut Bodnar dan Hopwood, pengertian sistem informasi manajemen


adalah kumpulan dari perangkat keras/ hardware (baca: Pengertian Hardware)
maupun perangkat lunak/ software untuk mentransformasikan data ke dalam
suatu bentuk informasi yang lebih berguna.

Menurut James O’Brien, pengertian sistem informasi manajemen adalah


kombinasi dari setiap unit yang dikelola oleh user atau manusia, hardware,
software, jaringan komputer dan jaringan komunikasi data, dan juga database
yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang suatu
organisasi.

Menurut James AF Stoner, pengertian sistem informasi manajemen adalah


metode formal yang memberikan pihak manajemen sebuah informasi yang
tepat waktu, dapat dipercaya, dan dapat mendukung proses pengambilan
keputusan bagi perencanaan, pengawasan, serta fungsi operasi sebuah
organisasi yang lebih efektif.

Cara kerja sistem informasi manajemen, dimulai dari pemprosesan data


kemudian disimpan dalam database terpusat dimana ia dapat diakses dan
diperbarui oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai dengan tujuan
mereka.

4.1.2 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Sesuai dengan penjelasan di atas, sebagai salah satu bentuk strategi di


dalam internal perusahaan maka penerapan manajemen sistem informasi
memiliki beberapa tujuan dan fungsi berikut ini:

1. Pengumpulan data dapat menyediakan informasi yang bisa mendukung


pengambilan keputusan.

19
2. Informasi berguna dalam perencanaan, pengendalian, evaluasi dan juga
perbaikan lanjutan.
3. Sitem informasi bisa dipergunakan sebagai dasar untuk perhitungan harga
produk, jasa maupun untuk tujuan lainnya sesuai yang diinginkan
manajemen.
4.1.3 Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen memiliki berbagai fungsi yang dijalankan
pada suatu organisasi. Adapun fungsi utama sistem informasi manajemen
adalah sebagai berikut :
- Memudahkan bagi pihak manajemen organisasi dalam menjalankan fungsi
manajemen seperti perencanaan, pengawasan, pengarahan serta
pendelegasian tugas pada seluruh unit/departemen yang memiliki kaitan,
koordinasi dan garis komando.
- Melakukan peningkatan secara efektif dan efisien akan data yang tersedia
secara akurat dan on time.
- Meningkatkan produktivitas dan menghemat anggaran organisasi.
- Mengembangkan mutu dan kualitas SDM yang disebabkan adanya
koordinasi unit sistem kerja yang sistematis.
4.1.4 Macam - Macam Sistem Informasi Manajemen
Dalam perusahaan yang besar dan sudah berdiri lama biasanya
sistem informasi sudah terstruktur dengan sangat baik dan sudah
terprogram. Sistem informasi manajemen mengatur bagaimana interaksi di
dalam perusahaan maupun perusahaan dengan lingkungan bisa bekerja
sesuai dengan prosedur yang berlaku, misalnya dalam sistem informasi
produksi, sistem informasi pemasaran maupun dalam kegiatan lainnya.
Beberapa contoh penerapan sistem informasi dalam perusahaan
diantaranya:
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Perusahaan menggunakan sistem ERP untuk mengelola dan
melakukan pengawasan yang saling terintegrasi pada unit bidang kerja
accounting, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, operasional dan
pengelolaan persediaan.

20
2. Supply Chain Management (SCM)
Seperti namanya, sistem informasi manajemen ini bergerak untuk
menyajikan data-data secara terintegrasi terkait suplai bahan baku, seperti
pemasok, produsen, pengecer hingga ke konsumen terakhir.
3. Transaction Processing Sytem (TPS)
Sebuah program yang berguna untuk proses dalam jumlah yang
besar dan terjadi secara rutin. Biasanya diaplikasikan pada manajemen gaji
dan investaris.
4. Office Automation System (OAS)
Sistem informasi manajemen ini yang paling sering diterapkan baik
pada perusahaan besar maupun kecil yang berguna untuk melancarkan
sistem informasi melalui pengintegrasian server-server komputer dalam
internal perusahaan.
5. Informastic Management System (IMS)
Sistem informasi manajemen ini berguna untuk mendukung
spektrum tugas-tugas di dalam perusahaan dan bisa digunakan untuk
membantu pengambilan keputusan. Dalam penerapannya, beberapa fungsi
informasi disatukan melalui program komputerisasi seperti e-procurement.

4.2 Sistem Informasi Majamen pada PT PLN (Persero)


4.2.1 Aplikasi Manajemen Surat (AMS)
Sistem informasi manajemen dalam PT PLN (Persero) salah satunya
dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
Aplikasi Manajemen Surat (AMS) merupakan aplikasi yang berfungsi
sebagai sarana untuk mengelola administrasi kesekretariatan yang bukan
bersifat rahasia, guna menjamin kelancaran penerimaan surat, pendistribusian
surat, pengeluaran surat, pencairan surat baik surat masuk,surat keluar,
produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur.
Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data – data surat menyurat dalam
bentuk softcopy juga membantu menunjukkan lokasi/ tempat hardcopy
disimpan.

21
Aplikasi ini dapat dipakai untuk menyimpan data surat menyurat dalam
bentuk softcopy sekaligus sebagai sarana untuk menunjukkan lokasi/ tempat
hardcopy disimpan dan memberi kemudahan bagi user dalam melakukan
pengarsipan maupun pencarian dokumen.
AMS juga sangat efektif dan efisien dalam pengolahan surat menyurat
sehingga lebih memudahkan bagian kesekretariatan daam menjalankannya,
dengan Aplikasi AMS PT. PLN secara sadar membantu penggunaan kertas
atau papperless. Papperless adalah sebuah metode dimana dokumen-
dokumen dan data-data yang memungkinkan untuk dibuat digital akan
dikonversi ke dalam bentuk digital file.
Untuk mendukung implementasi AMS di lingkungan PT PLN (Persero),
maka diperlukan Standard Operating Procedure (SOP) berfungsi sebagai
guiden selurug pegawai maupun pelaksana AMS di lingkungan PT PN
(Persero).
SOP ini mencakup mekanisme alur pengoperasian aplikasi terdiri dari
Surat Masuk, Surat Keluar, Nota Dinas, Surat Bentuk Khusus, Produk
Hukum, Lain-lain dan Administrasi AMS.
Standard Operating Procedure (SOP) dapat diartikan sebagai Prosedur
Pengoperasian Baku. SOP memuat informasi detail tentang lankah-langkah
penanganan dan pengoperasian sebuah sistem atau perangkat.

4.2.1 Penggunaan AMS


Penggunaan Aplikasi Manajemen Surat saat ini adalah setiap pegawai
PLN dilingkungan Distibusi Jawa Timur yang terkait dengan proses
penyelesaian sesuai isi dalam surat, dimana diawali entry datanya oleh
Sekretariat sebagai Unit Tata Usaha, dan setiap pegawai atau yang terlibat
harus ikut bertanggung jawab dan menjaga agar seiap surat yang diproses
melalui AMS tidak dimanfaatkan untuk kepentingan yang dapat merugikan
Perusahaan.

22
4.2.2 PRASAYARAT
SOP ini bisa dipergunakan dengan mensyarakatkan beberapa hal sebagai
berikut :
a. SDM Pelaksana
b. PC/Laptop/Tablet, printer, Scanner sesuai dengan spesifikasi yang
disyaratkan
c. Jaringan LAN/WAN/Internet

4.2.3 Kualifikasi Pelaksana


Pelaksana yang dimaksud dalam SOP ini adalah :
a. Sekretariat Direktur Utama
b. Sekretariat Dirktorat
c. Sekretariat SatuanDivisi/Sekper
d. Seluruh Pejabar Struktural
e. Seluruh Fungsional Ahli & Fungsional
f. Seluruh Outsourcing yang diberikan tugas khusus

Pelaksana AMS ini adalah setiap pegawai tetap mauun outsourcing di


lingkungan PT PN (Persero) yang mendapat tanggung jawab untuk
melakukan prose penerimaan dan pendistribusian surat maupun outsourcing
yang terlibatharus bertanggung jawab dan menjaga rahasia isi surat maupun
dokumen, agar setiap surat yang diproses melalui AMS tidak dimanfaatkan
untuk kepentingan yang dapat merugikan perisahaan.

23
BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan akademik yang berorientasi


pada bentuk pembelajaran mahasiswa untuk mengembangkan dan
meningkatkan tenaga kerja yang berkualitas.Dengan mengikuti Praktek
KerjaLapangan diharapkan dapat menambah pengetahuan, keterampilan dan
pengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki dunia kerja
yang sebenarnya.Praktek Kerja Lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu
antara sikap, kemampuan, dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa di
bangku kuliah. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di perusahaan dan
berbagai instansi akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba
ilmu pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman.

Praktikan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT PLN (Persero)


Unit Induk Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta yang beralamat di Jl.
Teuku Umar No.27 Karangrejo Gajah Mungkur Semarang Jawa Tengah
50231. Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, praktikan ditempatkan di
bidang administrasi Umum. Kegiatan ini berlangsung sejak tanggal 01
Februari 2019 – 28 Februari 2019. Waktu pekerjaan PKL dimulai pada hari
senin – kamis pukul 07.30 - 16.30 WIB dan hari jumat pukul 07.00 – 15.00
WIB.

Kesimpulan yang didapat praktikan setelah melaksanakan PKL adalah


pada PT. PLN (Persero) menggunakan Sistem Informasi Manajemen salah
satunyadengan menggunakan Aplikasi AMS. AMS merupakan suatu aplikasi
untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan yang bukan bersifat rahasia,
kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat,
pencarian surat baik surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk
khusus maupu nota dinas. AMS juga sangat efektif dan efisien dalam
pengolahan surat menyurat sehingga lebih memudahkan bagian
24
kesekretariatan daam menjalankannya, dengan Aplikasi AMS PT. PLN secara
sadar membantu penggunaan kertas atau papperless. Papperless adalah
sebuah metode dimana dokumen-dokumen dan data-data yang memungkinkan
untuk dibuat digital akan dikonversi ke dalam bentuk digital file.

Berdasarkan pengalaman praktikan yang lain dalam melaksanakan Praktik


Kerja Lapangan (PKL), dapat ditari kesimpulan bahawa:

1. PKL merupakan kegiatan yang sangat berguna dan memberikan manfaat


kepada mahasiswa yaitu bertambahnya wawasan tentang dunia kerja,
sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri sebelum memasuki dunia
kerja yang sebenarnya.
2. Praktikan dapat lebih mempelajari tanggung jawab dan kedisiplinan dan
menyelesaikan tugas pekerjaan yang diberikan. Praktikan mendapatkan
pengalaman mengenai lingkungan kerja dan memahami cara
bersosialisasi dan berkoordinasi dalam lingkungan kerja.
3. Terdapat beberapa kendala dalam melaksanakan PKL yaitu sulit
berkomunikasi dengan beberapa pegawai PT PLN (Persero) UID Jateng
dan DIY.
5.2 Saran
berdasarkan pengalaman Praktik Kerja Lapangan di PT PLN (Persero),
praktikan mendapatkan banyak pengalaman yang dapat dijadikan saran untuk
PKL ke depannya agar lebih baik lagi. Saran- saran tersebut ditujukkan untuk
mahasisw yang akan melaksanakan PKL, untuk Universitas Wahid Hasyim
Semarang, dan untuk PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY.

Saran untuk mahasiswa yang ingin melaksanakan PKL :

1. Bagi mahasiswa yang ingin melaksanakan PKL, hendaknya benar-benar


mempersiapkan diri dengan ilmu pengetahuan yang didapat selama
perkuliahan.

25
2. Memilih tempat PKL yang sesuai dengan Program Studi mahasiswa dan
berkonsultasi dengan kaprodi konsentrasi, atau dosen pembimbing
mengenai tempat PKL yang dituju.
3. Praktikan harus disiplin dan bertanggung jawab pada setiap tugas yang
diberikan instansi. Apabila ada yang tidak mengerti tentang
pekerjaannya, praktikan tidak sungkan untuk meminta bantuan
bimbingan pekerjaan di tempat PKL.

Saran untuk Fakultas Ekonomi Universitas Wahid Hasyim Semarang :

1. Untuk kedepannya Fakultas Ekonomi Univesitas Wahid Hasyim


Semarang lebih memperpanjang waktu pelaksanaan PKL, karena bagi
mahasiswa PKL dengan waktu sebulan sangatlah singkat.

Saran untuk PT PLN (Persero) UID Jateng dan DIY:

1. Hubungan baik antara pegawai harus tetap terus dijaga untuk


meningkatkan pelayanan yang lebih baik serta agar terciptanya suasana
kerja yang lebih nyaman.
2. Meningkatkan pemahaman pegawai mengenai visi, misi, dan tujuan PT
PLN (Persero) UID Jateng dan DIY agar semua pegawai dapat
bertanggung jawab dalam pencapaian hal tersebut.

26
DAFTAR PUSTAKA

http://repository.fe.unj.ac.id/4775/1/LAPORAN%20PRAKTIK%20KERJA%20L
APANGAN%202016.pdf

http://leadership-training-centre.blogspot.com/2010/06/administrasi-
kesekretariatan-bag-i.html

http://andiich.blogspot.com/2014/02/laporan-praktek-kerja-lapangan-pkl.html

http://repository.fe.unj.ac.id/4179/1/PKL%20Aji%20Handoyo%20M%208335123
495.pdf

https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/sistem-informasi-manajemen.html

https://www.pln.co.id/tentang-kami/profil-perusahaan

https://soraastral.wordpress.com/2015/05/06/nota-dinas/

27
DOKUMENTASI