LAPORAN KEGIATAN PAMERAN

DISUSUN OLEH :
1. RANI AIDIL FITRI
2. RUDIKA
3. ABDI MUJAILID

SMK NEGERI 1 LINGSAR

Tahun Ajaran 2020/2021
A. PENGERTIAN LAPORAN KEGIATAN
Laporan adalah sebuah format penyampaian data mengenai suatu keadaan
atau suatu aktifitas yang menyajikan fakta serta pertanggung jawab
sebagai sebuah keterangan dari informasi yang berdasarkan keadaan
objektif dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.

B. TUJUAN LAPORAN KEGIATAN

Tujuan Penyusunan teks laporan kegiatan ditujukan sebagai bentuk
pertanggungjawaban. Tujuan dari teks laporan kegiatan antara lain:
1. Mengidentifikasi atau menggambarkan suatu kegiatan.
2. Mendokumentasikan rangkaian dan catatan selama kegiatan
berlangsung.
3. Menguraikan peristiwa atau tindakan.
4. Memenuhi syarat dalam sebuah kesepakatan.
5. Menjadi bahan penilaian.
6. Memberikan informasi, fakta, dan kondisi seobyektif mungkin terkait
kegiatan yang dilaksanakan.
7. Mengambil kesimpulan atas kegiatan yang dikerjakan.

C. CIRI-CIRI LAPORAN KEGIATAN

Ciri-ciri Ciri-ciri dari teks laporan kegiatan adalah sebagai berikut:

1. Terdiri atas tiga baian, yaitu pendahuluan, isi laporan, dan penutup.
2. Bahasa yang digunakan jelas agar pembaca laporan kegiatan dapat
memahami dengan tepat tanpa menimbulkan persepsi.
3. Ditulis secara sistematis dan berurutan.
4. Teks laporan kegiatan dilengkapi bukti yang memperkuat obyektifitas
laporan. Bukti tersebut dapat berupa foto, nota, struk, atau bukti lainnya.

D. STRUKTUR LAPORAN KEGIATAN

Struktur Seperti teks pada umumnya, teks laporan kegiatan terdiri atas
struktur yang membangunnya. Struktur teks laporan kegiatan berbeda-
beda tergantung kegiatan macam apa yang dilaksanakan. Rincian dalam
isi laporan kegiatan disesuaikan dengan kebutuhan pertanggungjawaban.
 Namun, secara garis besar, strukturnya meliputi tiga bagian tersebut, yaitu
pendahuluan, isi laporan, serta penutup.
1. Pendahuluan Latar belakang kegiatan: berisi gambaran singkat
mengenai kegiatan yang telah dilakukan, serta alasan mengapa
melakukan kegiatan tersebut. Obyek kegiatan dan strategi pelaksanaan:
menjelaskan secara umum pihak mana saja yang terlibat serta bagaimana
melaksanakan kegiatan. Tujuan: menjelaskan maksud dari kegiatan yang
telah dilaksanakan. Baca juga: Struktur Teks Laporan Hasil Percobaan
2. Isi Laporan Jenis kegiatan: menyebutkan secara jelas kegiatan apa
yang dilakukan. Waktu dan tempat: menyebutkan kapan dan di mana
kegiatan dilaksanakan. Pelaksana kegiatan: menyebutkan siapa saja yang
menjalankan kegiatan. Dapat ditulis berupa susunan kepanitiaan atau
susunan kepengurusan dari pihak yang menyelenggarakan kegiatan.
Pelaksanaan kegiatan: menggambarkan secara rinci serangkain kegiatan.
Peserta: tidak semua kegiatan melibatkan peserta. Namun bila ada,
tuliskan secara garis besar sasaran peserta kegiatan. Hambatan dan
kesulitan: menjabarkan kendala apa saja yang terjadi selama menjalankan
kegiatan. Tulis kendala yang paling berdampak dengan logis. Hasil
kegiatan: menyampaikan apa saja yang diperoleh setelah kegiatan
berlangsung.
3. Penutup Kesimpulan dan saran: meringkas laporan pelaksanaan
kegiatan serta memberi saran atas kekurangan atau perbaikan yang dapat
menjadi pembelajaran untuk kegiatan lain ke depannya. Lampiran: berisi
bukti kegiatan berupa foto, nota, struk, tabel anggaran, bukti transaksi,
atau bukti lainnya. 

E. MACAM-MACAM LAPORAN KEGIATAN

1. Laporan kegiatan berdasarkan macam dan jenis
Laporan kegiatan berdasarkan macam dan jenisnya yaitu sbb:
a. Laporan yang berbentuk memo. Biasanya laporan singkat yang
berisi mengenai perihal pokok atau inti saja dan hanya
disampaikan di internal sebuah departemen atau perusahaan.
b. Laporan berbentuk surat isinya lebih panjang daripada laporan
yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Biasa ditunjukkan
keluar organisasi.
 c. Laporan berbentuk naskah. Laporan ini bisa Panjang atau pendek.
Bila Panjang dibuat dalam format buku dan dalam
penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
d. Laporan berbentuk campuran. Laporan ini gabungan dari laporan
bentuk naskah dengan memo atau surat. Laporan ini dibuat
dikarenakan ini laporan kompleks.
2. Laporan kegiatan berdasarkan waktu penyampaiannya
Laporan kegiatan berdasarkan waktu penyampaiannya adalah sbb:
a. Laporan insidental. Laporan ini tidak diberikan secara rutin tetapi
pada suatu kegiatan tertentu yang jadwalnya tidak tetap.
b. Laporan perodik yaitu laporan yang dbuat pada suatu periode
waktu tertentu dan dinamai sesuai dengan periodenya pula.
Contohnya lapporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
3. Jenis laporan kegiatan berdasarkan maksud pelaporannya
Jenis laporan kegiatan berdasarkan maksud pelaporannya terdiri dari
laporan-laporan berikut ini.
a. Laporan informatif yaitu laporan yan bukan berisi mengenai data
atau analisis namun sebuah laporan yang bertujuan untuk
menyampaikan informasi yang factual dan spesifik.
b. Laporan rekomendasi yaitu laporan yang disamping memberikan
informasi juga menyertakan pendapat pelapor dengan maksud
memberikan rekomendasi.
c. Laporan analitis yaitu laporan yang berisi sumbangan pikiran
pembuat laporan yang dapat berisi mengenai masukan atau usulan
setelah melalui hasil analisis yang mendalam.
d. Laporan prtanggung jawab yaitu dokumen atau laporan yang berisi
mengenai panitia serta kegiatan dan laporan keuangan suatu
organisasi kepada organisasi sederajat atau kedudukan yang lebih
tinggi.
4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan
Hal-hal yang perlu idperhatikan dalam membuat laporan yaitu sbb:
a. Laporan yang disampaikan harus spesifik dan tegas.
b. Sesuai dengan fakta dan objektif.
c. Tidak bertele-tele.
d. Adanya masukan.
e. Konsisten.
f. Tepat waktu.
 g. Disampaikan ke orang dan alamat yang tepat.

F. LAPORAN KEGIATAN PAMERAN

Setelah kegiatan pameran berakhir, pesrta dan panitia akan melakukan
pembokaran dan evaluasi yang dipimpin oleh even manager (EM) dan
bagian pemasaran marketing. Hal yang diperhatikan dalam evaluasi yaitu
kinerja tim pelaksanaan, tim produksi, sesi acara, kritik dan saran yang
membangun dari para peserta atau pengunjung pameran. Hasil evaluasi ini
akan disusun dalam bentuk laporan pertanggung jawaban yang disusun
oleh sekretaris berdasarkan hasil laporan setiap sesi bidang program
pameran.

G. EVALUASI KEGIATAN
Evaluasi kegiatan merupakan salah satu program kerja yang harus
dilakukan oleh panitia. Dalam evaluasi disusun berdasarkan hasil
pengamatan dan pelaksanaan kegiatan pameran mulai dari persiapan,
pelaksanaan, sampai penutupan. Dari hasil evaluasi tersebut didapat
sebuah keuntungan-keuntungan di antaranya:
1. Kegiatan evaluasi bertujuan untuk memperbaiki kegiatan selanjutnya
lebih baik dan lebih siap serta lancar baik dalam hal perencanaan dan
pelaksanaan sampai pada laporan tahap akhir.
2. Estimasi pemiayaa yang akan dilaksanakan selanjutnya dapat
diprediksi dengan baik.
3. Dapat menjadi bahan acuan dalam upaya peningkatan kualitas pada
acara yang dilaksanakan di waktu yang akan dating

Itulah manfaat evaluasi , dan jika evaluasi telah dilaksanakan dengan baik
maka hasil evaluasi tersebut akan disusun berdasarkan laporan dari per
bidang kegiatan disertai dengan bukti. Kumpulan data bukti kegiatan di
sebut dengan laporan pertanggung jawaban (LPJ). Dengan adanya
dokumen yang diabadikan ini maka ada beberapa manfaat antara lain:

1. Sebagai panduan untuk kegiatan berikutnya.

2. Sebagai salah satu laporan bagi para donator yang terlibat, sehingga
kan memberikan kepuasan bagi para donator.
H. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
LPJ disusun sebagai bentuk pertanggung jawaban dari panitia yang terlibat
dalam kegiatan yang diselenggarakan. Brikut ini salah satu contoh format
yang ada dalam LPJ:
1. Bab I pendahuluan
Pendahuluan adalah halaman awal dengan isi latar belakang dan tujuan
diadakan kegiatan. Dalam pembahasan yang ada di pendahuluan
dibuat menjadi tiga sub bab, yaitu:
a. Latar belakang.
b. Nama kegiatan.
c. Maksud dan tujuan kegiatan.
2. Bab II rencana pelaksanaan kegiatan
Bab II berisi rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan.
Dalam bab II ini biasanya memuat:
a. Rencana prosedur kegiatan.
b. Rencana anggaran biaya (RAB)
c. Susunan panitia
3. Bab III pelaksanaan kegiatan
Bab III berisi penjelasan dan penjabaran dari hasil kegiatan pameran.
Dalam bab III semakin detail pelaksanaannya maka semakin baik.
4. Bab IV evaluasi dan hasil pelaksanaan
Dalam bab ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan yang diselenggarakan
yaitu untuk melihat dan mengevaluasi hal yang membuat sukses
kegiatan maupun hambatan yang dihadapi. Pada bab ini terdapat 2 sub
bab yaitu sub bab evaluasi pelaksanaan kegiatan yang berisikan faktor
yang menghambat dan mendukung pelaksanaan kegiatan. Lalu sub bab
hasil pelaksanaan kegiatan berisikan evaluasi dan kesimpulan yang
didapat selama kegiatan berlangsung.
5. Bab V penutup
Bab penutup adalah bab terakhir berisikan kata-kata penutup dari
proposal, selain itu juga berisikan kalimat ucapan terimakasih serta
mohon maaf kepada semua pendukung kegiatan atas kekurangan
pelaksanaan.
6. Lampiran
Bab lampiran ini berisikan dokumen-dokumen penting bagi penerima
laporan pertanggung jawaban. Lampiran biasanya berupa foto
kegiatan, bukti pembayaran dan sebagainya.
I. ALAT UKUR KEBERHASILAN PAMERAN
Adapun alat ukur keberhasilan pameran dapat dijelaskan sbb:
1. Total penjualan dan transaksi yang terjadi dalam sekali pameran.
2. Kenaikan nilai penjualan secara signifikan.
3. Keberhasilan uang didapat dari kualitas pameran (meriah-banyak
pengunjung respons publikasi-masa media, dan pembicaraan hangat
dikalangan masyarakat).
4. Keberhasilan yang berhasil didapatkan dari kontrak atau perjanjian
dagang selama pameran.
5. Keberhasilan yang didapat dari sorotan wartawan baik sebelum dan
sesudah pameran berlangsung.
6. Keberhasilan yang didapat dari jumlah brosur yang dicetak sampai
habis kepada peserta atau pengunjung.
7. Keberhasilan yang didapat dari peserta berkaitan dengan persaingan
dari prosedur produk sejenis dengan mendapatkan pelanggan dan
bersaing secara sehat.