Anda di halaman 1dari 8

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi kehidupan
sehari-hari. Laporan dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan mengenai hal tertentu
sesuai dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi
antara lain adalah surat, memo, dan laporan.
Surat merupakan alat komunikasi dengan organisasi atau orang di luar
organisasi. Memo adalah alat komunikasi informal yang melibatkan anggota internal.
Laporan berfungsi untuk menganalisis dan evaluasi semua aktivitas organisasi dan
berkaitan dengan pengambilan keputusan. Laporan ini lebih bersifat formal dan disertai
dengan data-data yang mendukung.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana peranan sistem pelaporan manajerial?
2. Apa saja jenis laporan manajerial?
3. Bagaimana tata cara penyusunan laporan ?
4. Bagaimana sistematika laporan manajerial?

C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan sistem pelaporan manajerial
2. Untuk mengetahui apa saja jenis laporan manajerial
3. Untuk mengetahui bagaimana tata cara penyusunan laporan
4. Untuk mengetahui sistematika laporan manajerial
BAB II

PEMBAHASAN

A. Peranan Sistem Pelaporan


Laporan menurut permendikbud No. 6 Tahun 2013 tentang tata naskah dinas di
lingkungan kemendikbud, adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
suatu kegiatan. Sehingga laporan adalah salah satu alat resmi penyampai informasi
dalam sistem administrasi perkantoran. Fungsi laporan menurut Locker (2000) adalah
sebagai sarana komunikasi vertikal, sebagai alat pertanggung jawaban, memberi
informasi penting, dan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.1
Laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan suatu urusan
tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal atau badan usaha yang dibuat untuk
keperluan pimpinan membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.
Secara terperinci, laporan manajerial pada pokoknya mempunyai berbagai peranan
sebagai berikut:
1. Bagi organisasi secara keseluruhan, laporan manajerial dapat memberikan gambaran
menyeluruh mengenai perkembangan organisasi serta kelebihan dan
kekurangannya.
2. Bagi pelaksanaan suatu tugas dalam organisasi, laporan manajerial dapat
menunjukkan suatu segi yang perlu disempurnakan untuk kelancaran tugas
pekerjaan organisasi.
3. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial dapat menyediakan
berbagai data untuk pembuatan keputusan yang tepat beserta tindakan selanjutnya
yang jitu.
4. Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana
untuk menyampaikan kesimpulan penting atau gagasan baru kepada atasannya.2

B. Jenis Laporan Manajerial


1. Berdasarkan waktu penyampaian
a. Laporan rutin
Laporan ini sering disebut juga sebagai laporan berkala atau periodik.
Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut periode

1
Wildan Zulkarnain, Manajemen Perkantoran Profesional, (Malang: Gunung Samudera,2015), Hlm.97
2
Widyamartaya, Mahir Menulis Berbagai Laporan. (Penerbit Kanisius), hlm. 25

1
waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulan. Laporan ini
biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan efektivitas
pada satuan unit organisasi atau tugas individu dalam organisasi. Contoh
laporan rutin anatara lain laporan manajemen dalam sidang RUPS (Rapat
Umum Pemegang Saham) dan laporan pertanggungjawaban Presiden RI setiap
tanggal 16 Agustus.
b. Laporan insidental
Merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu tidak
terjadwal secara tetap. Laporan ini disusun bila ada sesuatu hal yang dipandang
sangat penting untuk disampaikan atau ada kegiatan yang bersifat khusus dan
mendadak. Contoh laporan insidental adalah laporan bencana alam, laporan
hasil penelitian, laporan kegiatan sosial, dan lain-lain.

2. Berdasarkan cara penyampaiannya


a. Laporan lisan
Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelapor
mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik terhadap
muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting diperhatikan
bahwa menyampaikan laporan melalui telepon, menurut etika perkantoran,
dianggap kurang sopan. Laporan lisan disampaikan bila hal-hal yang dilaporkan
hanya bersifat informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang
mendetail, serta hal-hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh
yang fatal.
b. Laporan tertulis
Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya diketik di
komputer, yang memberikan keleluasaan penggunaan data yang mendukung
dalam bentuk diagram maupun gambar yang mendukung isi laporan. Mengenai
berapa banyak yang akan dilaporkan tergantung pada kebutuhan, apakah laporan
dapat dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan secara mendalam.
c. Laporan visual
Merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan,
foto, film, atau slide. Laporan ini bisa kita temui pada berita yang ditayangkan
dalam televisi atau film dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian
tertentu sehingga membutuhkan biaya yang relatif lebih besar.

2
3. Berdasarkan bentuk
a. Laporan bentuk surat
Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan dengan isi yang terbatas,
biasanya hanya poin-poin terpenting saja yang perlu ditulis di dalamnya.
b. Laporan berbentuk formulir
Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tetap. Dengan
demikian yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap.
c. Laporan berbentuk karangan atau naskah
Laporan dibuat dalam bentuk karangan karena informasi yang disampaikan
cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya
skripsi atau tesis maupun disertasi.

4. Berdasarkan sifat penyajian


a. Laporan informal
Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat
yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya.
Pembuatan laporan dapat membuat bentuk yang sesuai dengan keinginannya
sendiri dan sering tanpa disertai dokumen-dokumen yang mendukung materi
laporan.
b. Laporan formal
Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi
dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-dokumen resmi.

5. Berdasarkan maksudnya
a. Laporan informatif
Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan tentang sesuatu hal.
Karena hanya bersifat memberi informasi, pelopor tidak diharuskan untuk
memberi analisis atau rekomendasi terhadap fenomena yang dilaporkan.
b. Laporan rekomendatif

Laporan yang selain menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si


pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas
dasar pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam.

3
c. Laporan pertanggungjawaban
Laporan ini memberikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan
program kerja tertentu, baik dilihat dari segi proses, keberhasilan atau kegagalan
suatu program, faktor penghambat, dan pendukungnya.
d. Laporan analitis
Laporan ini selain memberikan informasi kepada pimpinan, juga
dimaksudkan memberikan sumbangan pemikiran sehubungan dengan informasi
yang dilaporkan berdasarkan analisis yang mendalam.
e. Laporan perkembangan
Laporan perkembangan merupakan laporan yang dibuat untuk
menginformasikan perkembangan atau kemajuan mengenai pelaksanaan suatu
kegiatan, program, atau perkembangan organisasi secara keseluruhan.
f. Laporan studi kelayakan
Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap suatu
program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan ini
menganalisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan
keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Dalam laporan ini disajikan
beberapa alternatif solusi atas masalah tersebut dan kemudian dievaluasi guna
menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.3

C. Tata Cara Penyusunan Laporan

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses


penyusunan laporan harus memperhatikan tata caranya, meliputi4:

1. Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa
yang akan dilaporkan? mengapa hal itu dilaporkan? kapan laporan akan
disampaikan ? data apa yang penting , sebagai data utama maupun data pendukung?
dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini , maka dapat dirumuskan secara jelas

3
Rahmawati, Manajemen Perkantoran, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2014), hlm. 51
4
Badri M Sukoco, Manajemen Perkantoran Modern, (Surabaya: Penerbit Erlangga, 2007), Hlm 182-
183

4
latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang
relevan untuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan data dan penyajian data
Langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data.
Dalam proses pengumpulan data harus harus selalu mengacu pada permasalahan
dan tujuan yang telah ditetapkan.
3. Sistematika Laporan
Menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan.
4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan
sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak
dibaca.

D. Sistematika laporan
Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, meliputi5:
1. Pendahuluan
Memuat latar belakang masalah dan rumusan masalahnya, tujuan penulisan
laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup dan sistematika
laporan.
2. Isi laporan dan pembahasan
Adalah bagian yang memuat isi utama. Isi laporan ini akan ditentukan oleh
masalah dan maksud atau tujuan laporan.
3. Penutup atau kesimpulan
Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung
analisis. Tetapi jika suatu laporan mengandung analisis, bagian akhir suatu laporan
akan berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk,
berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi, ataupun gabungan dari kesemuanya
itu.

5
Badri M Sukoco, Manajemen Perkantoran Modern, (Surabaya: Penerbit Erlangga, 2007), hlm. 181

5
BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Pembuatan laporan merupakan salah satu kegiatan penting bagi pegawai
administrasi perkantoran. Laporan disusun untuk mempermudah pimpinan dalam
pengambilan keputusan. Laporan terdiri dari berbagai bentuk, dapat dilihat dari cara
penyampaiannya, bentuk, maksud dan sifat penyajiannya. Apa pun bentuk laporan yang
disusun dan disampaikan memberikan sumbangan langsung bagi pimpinan dalam
pengambilan keputusan organisasi.
Dalam penulisan laporan tidak boleh asal-asalan, harus mengikuti tata cara yang
ada mulai dari tahap persiapan, pengumpulan data sampai pada tahap penulisan laporan
itu sendiri, agar laporan tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Hal lain yang
tak kalah penting dalam penulisan laporan adalah sistematika laporan, yang meliputi:
pendahuluan, isi dan penutup atau kesimpulan.

B. Kritik dan Saran


Demikian makalah ini kami buat, kami menyadari bahwa dalam penyusunannya
masih terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun sangat kami butuhkan demi perbaikan makalah kami selanjutnya. Semoga
makalah ini bisa bermanfaat bagi kita semua.

6
Daftar Pustaka

Badri M Sukoco, 2007, Manajemen Perkantoran Modern, Surabaya: Penerbit Erlangga

Rahmawati, 2014, Manajemen Perkantoran, Yogyakarta: Graha Ilmu

Widyamartaya, Mahir Menulis Berbagai Laporan. Penerbit Kanisius

Wildan Zulkarnain, 2015, Manajemen Perkantoran Profesional, Malang: Gunung


Samudera