Manajemen Pendidikan

1
Staffing
KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan makalah ini
dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penyusun tidak akan sanggup
menyelesaikan dengan baik.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas wawasan mengenai sebuah
topik yakni Stuffing (Penyusunan Staf) yang kami sajikan berdasarkan pengamatan
dari berbagai sumber. Makalah ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik
itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh
kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.
Kami sadari bahwa tulisan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk
saran dan kritiknya. Terima kasih.




Langsa, 14 Oktober 2012

Penulis


Manajemen Pendidikan
2
Staffing

DAFTAR ISI
Daftar Isi ...................................................................................................................... i
Kata Pengantar .......................................................................................................... ii
A. Definisi Staf ...................................................................................................... 3
B. Macam-macam Staf ......................................................................................... 3
1. Staf Penasihat ............................................................................................. 3
2. Staf Pelayanan ........................................................................................... 4
C. Peranan Staf (Dalam proses manajemen) ..................................................... 4
D. Fungsi-fungsi Staf ............................................................................................ 6
E. Penyusunan Staf .............................................................................................. 7
Kesimpulan .................................................................................................................. 9
Daftar Pustaka ......................................................................................................... 10


Manajemen Pendidikan
3
Staffing
Stuffing (Penyusunan Staf)
A. DEFINISI STAF

Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang
fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.
1
Dimaklumi bahwa
dalam suatu organisasi pimpinanlah yang bertanggung jawab akan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi, tapi tidak berarti ia harus mengambil alih semua tugas tersebut. Dalam
pelaksanaan tugas, pimpinan dapat menunjuk staf (orang lain) untuk mengerjakannya
dengan pemberian wewenang dan pembahagian tanggung jawab. Pada waktu-waktu
tertentu pimpinan juga boleh membentuk panitia yang berfungsi sebagai staf atau sejumlah
orang yang diangkat dan dipilih guna mempertimbangkan persoalan yang diajukan
kepadanya (pimpinan).
B. MACAM - MACAM STAF
2

Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu : Staf Penasihat dan Staf
Pelayanan.

1. STAF PENASIHAT

Dibentuk guna memberi saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf
penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang
menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk
atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian
motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar saran-saran yang diberikan
kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta
diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses.

Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :

1
http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasi-umum.html diakses pada
tanggal 13 Oktober 2012
2
Ibid

Manajemen Pendidikan
4
Staffing

1. Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.

2. Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.

3. Mengadakan evaluasi atau penilaian.

4. Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.

5. Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.

6. Membuat kesimpulan.

7. Merumuskan saran-saran/pertimbangan-pertimbangan dalam bentuk tertentu
sehingga mudah dan dipahami oleh pimpinan.

2. STAF PELAYANAN ( Staf Specialis )
Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam
memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf
pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-
kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan.
C. PERANAN STAF (Dalam Proses Manajemen)

Dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok
pertama adalah yang bertugas utama menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, lalu
pihak lain bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda
organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun
kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan
organisasi secara efektif dan efisien.
Peranan staf dalam proses manajemen ialah membahas pentingnya kegiatan-kegiatan
penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas pentingnya
Manajemen Pendidikan
5
Staffing
peranan karyawan staf dalam membantu management members dalam mengambil
keputusan.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager
seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :
3

Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang
dihadapi oleh organisasi.
Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-
kekuatan yang dimiliki organisasi.
Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal
sehat dari para pelaksana.
Uraian di atas diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan
semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dan dapat dikatakan bahwa keputusan yang
menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan semua pihak belum
tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang diberikan kapada staff adalah sebagai berikut
4
:
Mengumpulkan data (fakta)
Menginterpretasikan data (fakta)
Mengusulkan alternatif tindakan
Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan
memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana
tersebut ditolak.
Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumen-dokumen lainnya yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari
rencana yang telah ditetapkan.
Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk
rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah
instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

3
Drs. Nurkolis, M.M, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet. IV, Grasindo, Jakarta, 2003, hal. 119.
4
Made Pidata, Manajemen pendidikan Indonesia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), hal.101
Manajemen Pendidikan
6
Staffing
Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas operasional
mengenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
Memberikan informasi dan nasihat kepada petugas-petugas operasional mengenai
pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.
Dari peranan staf sebagaimana diketahui bahwa staf yang diinginkan apabila :
Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik.
Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian,
pandangan dan sebagainya.
Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan,
dapat disebabkan:
(1) Bawahan belum mempunyai kemampuan
(2) Secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada
spesialist.

D. FUNGSI-FUNGSI STAF

Fungsi staf menurut bidang yang di layani dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di
perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran
dan staf lain/sebagainya. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan
menjadi
5
:

1. Staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta
melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu:

a) Terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan
terhadap elemen-elemen dalam organisasi.
b) Nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi
c) Nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu


5
Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hal.90
Manajemen Pendidikan
7
Staffing
2. Staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. Staf
ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam-macam untuk satu atasan dan
biasanya bersifat generalis.Umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top
manajer). Staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu :

a) Staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi
sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-
komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta
mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang
berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi:
Executive assintants tugasnya memberi bantuan kepada pucuk pimpinan
dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di
perlukan.
Administrative assistants bertugas memberikan layanan kepada seorang
pimpinan dalam soal kecil administrasi.
Special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada
pimpinan.
b) Line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada
dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang
menurut fungsinya.

Manajemen Pendidikan
8
Staffing

Contoh Bagan Staf


E. PENYUSUNAN STAF
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penyusunan staf, antara lain
sebagai berikut
6
:
1. Penyusunan staf berhubungan dengan penetapan orang-orang yang akan
memangku jabatan yang ada dalam organisasi. Penyusunan staf adalah menyusun
tenaga kerja sedemikian rupa sehingga tersedia tenaga kerja dalam kuantitas dan
kualitas yang dibutuhkan
2. Melakukan analisis pekerjaan (job analysis) yang menghasilkan uraian pekerjaan
(job description) dan persyaratan jabatan (job spesification)
3. Uraian pekerjan memuat nama pekerjaan, unit kerja, ikhtisar jabatan, tugas rutin
(harian), tugas berkala (periodik), hubungan jabatan, wewenang, tanggung jawab
dan persyaratan jabatan

6
http://mulyo.blog.esaunggul.ac.id/tag/penyusunan-staf/ diakses pada tangal 13 Oktober 2012
Manajemen Pendidikan
9
Staffing
4. Persyaratan jabatan merinci syarat yang diperlukan pemegang jabatan, umumnya
berupa pendidikan dan pengalaman
5. Melakukan analisis tenaga kerja (work force analysis) untuk menentukan jumlah
tenaga yang dibutuhkan dengan menghitung cyclical time, non cyclical time,
fatigue time, personnal time, waktu kerja per hari, hari kerja per bulan dan
prosentasi absensi per bulan
6. Analisis tenaga kerja dimulai dengan menghitung total waktu yang berhubungan
langsung dengan pekerjaan (cyclical time), waktu yang tidak berhubungan
langsung (non cyclical time), waktu yang diperlukan untuk menghilangkan
kelelahan (fatigue time) dan waktu untuk keperluan pribadi (personal time)
7. Hasilnya dibagi dengan hasil kali waktu kerja per hari dengan waktu penyelesaian
kerja per bulan, kemudian hasil pembagian tersebut ditambah dengan prosentase
absensi pegawai per bulan. Hasil perhitungan akhir menunjukkan jumlah tenaga
yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
8. Menentukan sumber tenaga yang diperlukan, baik sumber internal maupun
eksternal
9. Sumber internal : diperoleh dari penataran (up grading), pemindahan (transfering),
pengangkatan (promoting). Lebih disukai karena memberi motivasi kepada
pegawai namun kualifikasi sering tidak terpenuhi
10. Sumber ekternal : berasal dari lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor
penempatan tenaga, lembaga pendidikan, kursus, pesaing, migrasi. Kualifikasi
tenaga yang sesuai sering ditemukan dari sumber eksternal.
11. Menentukan metoda penarikan (recruitment) dan seleksi :
12. Penarikan dilakukan dengan menunggu lamaran, iklan, rekomendasi karyawan,
lembaga pendidikan, serikat pekerja, internet
13. Seleksi meliputi wawancara pendahuluan, pengumpulan data, pengujian (tes tulis,
praktik, integensi, kecakapan khusus), wawancara mendalam, pemeriksaan
referensi/prestasi, pemeriksaan kesehatan, mengambil keputusan (menentukan
calon terbaik), orientasi.


Manajemen Pendidikan
10
Staffing
KESIMPULAN
Staf adalah individu/kelompok dalam suatu organisasi yang bertugas memberikan
saran dan pelayanan kepada fungsi lini atas perintah dari pimpinan organisasi. Atau bisa
dikatakan yaitu orang yang diangkat/ditunjuk sesuai dengan keahliannya untuk
melaksanakan suatu tugas yang di-bebankan kepadanya.
Terdiri atas staf penasihat dan staf pelayanan, yang mana keduanya mempunyai
peran masing-masing.
Peranan staf dalam proses manajemen ialah membahas pentingnya kegiatan-
kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas
pentingnya paranan karyawan staf dalam membantu management members dalam
mengambil keputusan.
Diantara fungsi staf adalah :
1. Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk
pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan
melalui spesialisasi fungsi yang disebut staf.
2. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan
ke luar dari rantai komando.
3. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis.
4. Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas
pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai
nasihat, didorong berinisiatif.





Manajemen Pendidikan
11
Staffing

DAFTAR PUSTAKA
Drs. Nurkolis, M.M, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet. IV, Grasindo, Jakarta,
2003
http://mulyo.blog.esaunggul.ac.id/tag/penyusunan-staf/ diakses pada tangal 13
Oktober 2012
http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasi-
umum.html diakses pada tanggal 13 Oktober 2012
Made Pidata, Manajemen pendidikan Indonesia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004)
Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005)